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L'avenir des entreprises est numérique. Mais pouvez-vous vous permettre de vous passer de papier ? Découvrez ce que les systèmes de gestion électronique de documents (GED) offrent à votre petite entreprise.
Le passage au zéro papier est une bonne idée. Qui ne voudrait pas transformer le fouillis de notes manuscrites, de reçus, de documents et de dossiers que vous mélangez chaque jour en une bibliothèque numérique ordonnée qui trie, classe et récupère tout pour vous ?
Mais pour y arriver, il faut un peu de temps. Il ne s'agit pas seulement de l'argent, mais aussi des défis que représentent le choix du bon système, son intégration à vos applications existantes et la migration d'énormes quantités de données.
Grâce aux nombreuses options disponibles aujourd'hui, vous pouvez trouver un système de gestion électronique de documents (GED) qui vous permettra de profiter de tous les avantages du passage au numérique avec un minimum de coûts et de difficultés.
Découvrez ce qu'il faut rechercher dans un SGED et comment les documents numériques peuvent transformer votre petite entreprise.
Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (GED) ?
Un SGED est un logiciel qui gère la création, le stockage et le contrôle des documents par voie électronique.
Un SGED vous permet de tout numériser, des reçus aux manuels des employés, pour les stocker et les utiliser en ligne. Le bon système peut rendre votre entreprise plus légère et plus souple, en vous permettant d'accéder facilement aux informations, de rationaliser la gestion des documents et d'automatiser les flux de travail.
9 caractéristiques d'un système de gestion électronique des documents (SGED)
Lorsque vous cherchez le meilleur système d'archivage électronique, recherchez les caractéristiques suivantes.
1. Intégration aux systèmes existants
Certains systèmes de documents électroniques peuvent facilement s'intégrer à des systèmes existants tels que les systèmes de gestion de contenu (SGC), les systèmes de gestion de la relation client (SGRC) et les logiciels de ressources humaines (RH). Recherchez des caractéristiques telles que :
- Une intégration avec les plateformes que vous utilisez déjà.
- Un tableau de bord unique qui offre une visibilité sur les documents stockés dans plusieurs systèmes.
- Un système qui peut accéder aux données stockées dans le cloud et dans vos locaux.
2. Une tarification et un stockage adaptés à votre activité
La gamme de fonctionnalités, de stockage et de prix des solutions de dépôt électronique est suffisamment large pour qu'il existe une solution pour chaque entreprise.
Les systèmes de gestion de documents à code source ouvert sont disponibles gratuitement en version de base. Ces systèmes sont compatibles avec divers environnements d'exploitation, mais leur maintenance nécessite une expertise interne en matière de codage et de gestion des bases de données.
La plupart des solutions de GED comportent une tarification échelonnée en fonction de la capacité de stockage, des fonctionnalités et des niveaux de support client. Il est intéressant de comparer les prix pour trouver un système qui réponde à vos besoins en matière de gestion documentaire.
3. Numérisation rapide et précise
Les systèmes de GED font le gros du travail de création et de classement des documents à votre place, en offrant des fonctionnalités telles que :
- La numérisation rapide et à haut volume des documents et la reconnaissance avancée des caractères pour extraire les données des documents et formulaires numérisés.
- Conversion des documents numériques en types de fichiers optimaux pour le stockage selon les besoins.
- Le marquage automatique des documents avec des métadonnées telles que la date de création, les dates d'accès et de révision, le type de document, l'origine et les mots-clés pour faciliter le tri et la récupération.
- Attribution de noms et indexation des documents selon une structure de fichiers logique.
- Dispositions pour les signatures électroniques, les filigranes et autres attributs.
4. Fonctions de classement et de recherche intelligentes
Votre GED doit vous permettre de trouver et d'accéder facilement à tous vos documents et informations professionnels grâce à des fonctions telles que les suivantes :
- Une interface conviviale pour le tri et la récupération des documents.
- Un contrôle facile des documents pour le contenu lié à la qualité, comme les procédures opérationnelles standard.
- Une fonction de recherche intuitive et intelligente que les utilisateurs peuvent utiliser avec un minimum de configuration et de formation.
- La possibilité de filtrer par des attributs de fichiers tels que la date de révision ou le dernier utilisateur.
5. Partage et accès
Un système de contrôle des documents en ligne doit également faciliter la collaboration et le contrôle de l'accès aux informations. Recherchez un système qui vous permet de :
- Partager facilement les documents entre les parties prenantes internes et externes telles que les membres de l'équipe, les partenaires, les vendeurs et les fournisseurs.
- Attribuer des autorisations d'utilisateur telles que lecture seule, éditeur et propriétaire au niveau de l'utilisateur et du document pour éviter tout partage accidentel avec les mauvaises personnes.
- Masquez les fichiers sécurisés.
- Attribuez des tâches, ajoutez des commentaires et gérez les révisions de plusieurs contributeurs.
6. Contrôle des versions
Le contrôle des versions est une fonction essentielle d'un SGED, qui permet d'éviter des erreurs telles que l'écrasement de documents et l'accès à un contenu périmé. Recherchez un système qui :
- Crée automatiquement une piste d'audit des révisions et des approbations afin que vous puissiez toujours récupérer les modifications perdues.
- Rationalise les transferts d'informations entre les équipes.
- archive les versions obsolètes afin qu'elles ne soient pas accessibles accidentellement.
- Élimine la génération et la maintenance de contenu redondant.
7. Flux de travail automatisés
Un GED peut automatiser de nombreux aspects de la gestion des documents pour améliorer la précision et l'efficacité. Recherchez un système qui :
- Transmet automatiquement les documents aux utilisateurs pour révision et publication.
- Notifie toutes les modifications et approbations.
- Permet aux utilisateurs d'assigner des tâches, de transmettre du contenu et de suivre les délais jusqu'à leur achèvement.
- gère automatiquement les documents en fonction des calendriers de conservation établis afin de garantir la conformité.
- Vous permet de créer des flux de travail personnalisés pour automatiser vos processus commerciaux internes et superviser les projets.
8. Accès mobile
De nombreux systèmes de contrôle électronique des documents incluent des applications mobiles afin que vos équipes puissent être encore plus productives. Parmi les fonctionnalités utiles, citons :
- L'accès en temps réel à votre référentiel de documents sur site depuis n'importe quel appareil.
- Possibilité de créer, de rechercher et de télécharger du contenu via des appareils mobiles.
- Compatibilité avec une gamme de téléphones et de tablettes.
9. Stockage sécurisé
Avec une telle quantité de vos données et de votre documentation dans un seul référentiel, vous avez besoin d'une sécurité de pointe. Un GED peut protéger vos données grâce à des fonctionnalités telles que :
- Un stockage sécurisé dans le cloud avec chiffrement des données.
- Une protection par mot de passe entièrement chiffrée, facile à appliquer aux documents individuels et aux lots de documents.
- Des fonctions de sauvegarde automatique des données et de reprise après sinistre.
- Une sécurité avancée pour l'accès mobile.
Pourquoi choisir un système de gestion électronique des documents ?
Un SGED marque votre entreprise de son empreinte. Voici les principaux avantages.
1. Efficacité et productivité
En offrant un accès facile à tous vos documents et données, vous réduisez le temps que le personnel passe à rechercher et à manipuler des documents papier. Cela permet également aux employés de ne pas perdre de temps à conserver des documents redondants. Toutes ces heures économisées à gérer des fichiers papier se traduisent par une productivité et une efficacité accrues dans votre entreprise.
Une GED permet également de répondre facilement aux audits et de produire d'autres documents officiels sur demande. Plus besoin de fouiller dans les boîtes de dossiers pour trouver la déclaration d'impôts de l'année dernière : Tout est à portée de main.
2. Collaboration
Au lieu d'envoyer des documents pour approbation, de discuter des modifications au téléphone et d'envoyer des pièces jointes par courriel, vos équipes peuvent consulter les documents et collaborer en temps réel, même avec des parties prenantes externes. Une GED offre également une visibilité sur les processus métier pour une meilleure gestion.
3. Sécurité
Dans de nombreuses entreprises, les documents sont éparpillés sur plusieurs systèmes, et chaque utilisateur gère indépendamment les mots de passe, la sécurité des données et les sauvegardes. Une GED peut éliminer ces vulnérabilités en garantissant que tous vos documents sont protégés et sauvegardés de manière cohérente.
4. Qualité
Le contrôle des versions garantit que votre personnel travaille avec les informations les plus récentes, évitant ainsi des erreurs coûteuses. Tous vos documents et enregistrements étant visibles dans un seul système, vous pouvez extraire les informations dont vous avez besoin pour suivre l'avancement des initiatives, éclairer les décisions et la stratégie, et assurer la conformité aux procédures de l'entreprise.
5. De l'espace pour se développer
La raison la plus convaincante de se débarrasser du poids du papier est peut-être l'espace qu'il libère dans vos bureaux. Les dossiers papier occupent une surface précieuse que vous pouvez utiliser à meilleur escient. Si vous payez pour le stockage de fichiers hors site, vous pouvez également utiliser cet argent à meilleur escient.
En investissant dans un GED dès maintenant, votre entreprise se positionne pour une croissance illimitée au fur et à mesure que les transactions migrent vers un environnement numérique.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).