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Il est important que les chefs de projet comprennent la progression du travail de leur équipe, qu'ils dirigent vers un objectif à long terme. Une façon d'y parvenir est de définir et de suivre les indicateurs clés de performance (ICP), des mesures de gestion de projet qui permettent aux dirigeants d'obtenir une vue d'ensemble complète des performances du projet.
Ces mesures permettent au chef de projet de voir comment les différents domaines fonctionnent et lesquels doivent être améliorés. Pour ce faire, il convient de définir des indicateurs clés de performance adaptés à l'objectif de chaque rôle. Cela peut être lié au coût, au temps ou au service par exemple. Sans eux, il est difficile de voir et de mesurer les progrès.
Lors de la réalisation d'un projet, l'enjeu est souvent important. Il est important que chaque personne travaillant sur le projet soit consciente de son objectif personnel et de celui du projet. Les indicateurs clés de performance permettent de s'assurer qu'un projet reste sur la bonne voie.
Avant de définir des indicateurs clés de performance pour votre projet, il est important de comprendre les avantages des mesures de gestion de projet. Réfléchissez également aux indicateurs clés de performance à utiliser et à quel moment.
Apprenez-en plus sur ce sujet dans cet article créé par notre équipe de gestion de projet.
Alors, pourquoi utiliser des indicateurs de gestion de projet ?
Le respect des délais, du budget, de la qualité et de l'efficacité sont tous des facteurs critiques pour votre projet et doivent être mesurés en cours de route. S'ils ne sont pas mesurés, des problèmes peuvent survenir trop tard pour être résolus ou les ressources peuvent manquer pour achever le projet. Cela peut être coûteux, stressant et démotivant pour l'équipe.
Un chef de projet peut utiliser les indicateurs clés de performance de la gestion de projet comme un outil de motivation ; ils doivent donc être quantifiables et cohérents. Lorsqu'une équipe est unie vers un objectif commun, la performance d'un individu sur un ICP peut faire ressortir sa contribution au projet. Celle-ci peut alors être reconnue et récompensée équitablement. Un ICP peut encourager la compétition au sein de l'équipe, être utilisé comme un facteur de motivation et servir de base à des incitations pour maintenir la dynamique.
Les indicateurs prouvent leur valeur
Il existe des indicateurs de gestion de projet liés aux coûts, qui peuvent prouver la valeur d'une équipe et du projet. Par exemple, un prestataire de services à la clientèle peut mesurer le temps qu'un client passe dans une file d'attente. Cela peut aider à comprendre l'expérience client fournie.
La définition de paramètres de gestion de projet est essentielle pour améliorer la façon dont les projets sont gérés et réalisés. Ils peuvent également être utilisés pour démontrer et prévoir les améliorations d'une année sur l'autre.
Les indicateurs améliorent les performances
En mettant en place des indicateurs de gestion de projet et en les communiquant largement au sein de l'entreprise, les employés comprennent ce que l'on attend d'eux. Ils sauront également comment leurs progrès sont mesurés. La définition de paramètres permet de lever les incertitudes et de mieux comprendre la tâche à accomplir. Cela permet de prendre des décisions en toute connaissance de cause et peut conduire à une amélioration des performances.
Si un projet semble être en retard sur le calendrier, le chef de projet peut suivre le moment où un membre de l'équipe prend ses pauses. Il peut alors ajuster les horaires pour s'assurer que le projet respecte la date d'achèvement.
Définir des indicateurs clés de performance efficaces
Les objectifs de performance importants doivent être mesurés à l'aide d'un indicateur de performance clé.
Un indicateur clé de performance efficace doit être convenu par toutes les parties avant le début du projet. Cela permettra de mieux comprendre le projet et les attentes. Un indicateur de performance clé solide doit donner à l'employé les moyens d'agir et lui fournir les informations dont il a besoin pour accomplir son travail.
Lorsque vous définissez un ICP, vous devez réfléchir à ce qui compte le plus et le relier à votre stratégie. L'ICP doit fournir les réponses aux questions les plus importantes, en accord avec la culture de votre organisation. Un ICP doit également être réaliste, rentable et tenir compte des contraintes et des délais.
Ils doivent être simples et avoir un sens pour l'organisation, ce qui permet de bien voir l'objectif final. En outre, un ICP doit être clairement mesurable et équitable pour tous. L'ICP doit être cohérent et soutenu par des données réelles. Vous devez mesurer régulièrement l'ICP et ajuster les performances pour atteindre le résultat requis. L'ICP doit servir de base à la prise de décisions critiques tout au long du projet et être aligné sur les objectifs.
Il est avantageux de faire en sorte que l'ICP reflète les succès antérieurs de l'organisation. L'ICP doit être aligné sur les objectifs du projet de l'entreprise.
Les huit indicateurs clés de performance les plus importants en matière de gestion de projet
Comme nous l'avons mentionné, il existe différents types d'indicateurs qui peuvent être utilisés pour suivre votre projet et son évolution. Ils vous aideront à comprendre les domaines dans lesquels vous réussissez et ceux qui doivent être améliorés pour que votre projet soit mené à bien.
Voici quelques types de mesures à envisager pour votre projet.
Indicateur clé de performance de la valeur planifiée ( VP ) du projet
De quoi s'agit-il ?
La valeur planifiée est le coût estimé de votre projet, y compris les activités planifiées et prévues.
Que mesure-t-elle ?
L'ICP mesure la part de votre budget qui a été utilisée par rapport à ce qu'il reste à acheter. Vous pouvez l'utiliser avec d'autres ICP pour le projet afin de comparer le calendrier et le coût.
Comment le mesurer ?
La valeur planifiée peut être calculée à l'aide de deux formules :
Valeur planifiée = (les heures restantes prévues sur le projet) X (le taux horaire du travailleur du projet).
Valeur planifiée = (pourcentage planifié des tâches restant à accomplir) X (budget du projet)
Si vous travaillez sur un projet d'un an avec un budget total de 125 000 $, vous pouvez mesurer la valeur planifiée à la fin du premier trimestre. Au bout de trois mois, vous devriez avoir réalisé 25 % des activités du projet, et il vous reste 75 % à réaliser. Si vous respectez le calendrier, vous aurez peut-être dépensé un quart des fonds à ce stade. Il s'agit de la valeur planifiée du projet. Si vous avez effectivement dépensé plus à ce jour, cela signifie que votre coût réel a été plus élevé que la valeur planifiée.
Autrement connu sous le nom de :
Cette mesure est également appelée coût budgété du travail prévu.
Qualité et satisfaction du client
Qu'est-ce que c'est ?
L'assurance qualité est une mesure axée uniquement sur les clients. Il peut s'agir du service fourni, de l'expérience du client et de sa satisfaction.
Que mesure-t-elle ?
L'indice de satisfaction de la clientèle (ISC) est le système le plus largement utilisé pour mesurer la satisfaction des clients. Le taux de recommandation net est une autre méthode de mesure de la satisfaction des clients. Le taux de recommandation net mesure la fidélité des clients, en déterminant la probabilité qu'un client recommande l'entreprise à une autre personne.
Comment la mesurer ?
Chaque entreprise et chaque projet peut choisir différents moyens de mesurer la qualité et la satisfaction des clients, en fonction de l'importance de chaque variable. Il peut s'agir du nombre de plaintes reçues, des recommandations en ligne, des résultats des formulaires de commentaires et des résultats des enquêtes.
Marge bénéficiaire brute
De quoi s'agit-il ?
Cette mesure, qui s'exprime en chiffres, est directement liée au résultat net et peut prédire le succès ou l'échec plus rapidement que les autres mesures.
Que mesure-t-elle ?
Plus la marge bénéficiaire brute est élevée, plus l'entreprise se porte bien. Chaque projet entrepris au sein de l'entreprise doit contribuer au bénéfice de l'entreprise. La marge est le pourcentage de chaque dollar gagné après déduction des coûts.
Comment la mesurer ?
Marge bénéficiaire brute = (bénéfice total - coûts totaux) /100
Heures planifiées et heures travaillées
De quoi s'agit-il ?
Avant de commencer un projet, il est important de planifier le nombre d'heures de travail qui seront nécessaires pour le mener à bien, en incluant le nombre d'heures de chaque membre de l'équipe. Ce nombre sera utilisé comme mesure des heures planifiées.
Que mesure-t-il ?
Périodiquement, vous devez mesurer le nombre d'heures qui ont été effectivement travaillées sur le projet. Une fois le projet terminé, ce chiffre correspondra aux heures travaillées.
Comment le mesurer ?
Les heures prévues peuvent être comparées au nombre d'heures effectivement travaillées, ce qui vous permet de voir à quel point votre estimation était juste et si des modifications doivent être apportées au délai du projet. Vous devrez peut-être aussi ajuster les coûts pour payer les heures travaillées requises.
Indice de performance des coûts (IPC)
Qu'est-ce que c'est ?
Le CPI est utilisé dans la gestion de projet comme un indicateur clés de performance pour mieux comprendre les coûts réels associés à un projet.
Que mesure-t-il ?
Il peut être utilisé pour prévoir les performances et allouer les fonds de manière efficace.
Comment le mesurer ?
Calcul : CPI = Valeur acquise / Coûts réels
Si votre résultat est supérieur à un, votre projet est en bonne voie pour se terminer en dessous des coûts prévus. En revanche, si votre résultat est inférieur à un, à ce rythme, votre projet risque de dépasser les coûts prévus.
Valeur acquise
Qu'est-ce que c'est ?
Ce indicateur clés de performance est un contrôle de la réalité pour le gestionnaire de projet. Il utilise la stratégie pour fournir une orientation en montrant la valeur que vous avez gagnée à partir de l'argent dépensé à ce jour.
Que mesure-t-il ?
La valeur acquise utilise des dates spécifiques pour comparer la valeur du travail accompli par rapport au budget approuvé pour le projet.
Comment la mesure-t-on ?
Valeur acquise ( VA ) = % du travail achevé / Budget à l'achèvement
Autrement connu sous le nom de :
- La valeur acquise est également appelée coût budgété des travaux réalisés.
- Écart de calendrier
Qu'est-ce que c'est ?
Cette mesure peut être utilisée comme un indicateur pour savoir si votre projet est en avance ou en retard sur le calendrier.
Que mesure-t-il ?
La variation du calendrier mesure vos estimations de temps et de budget, et la façon dont elles sont maintenues.
Comment la mesurer ?
Soustrayez votre valeur prévue (budget total divisé par le nombre total d'heures prévues) de votre valeur acquise (total des dépenses effectuées jusqu'à présent divisé par le nombre total d'heures travaillées jusqu'à présent). Si votre VA est positive, cela signifie que votre projet dépasse le budget ou le temps imparti. Si votre VA est négative, cela signifie que votre projet est inférieur au budget ou au temps imparti.
Retour sur investissement ( RSI )
Qu'est-ce que c'est ?
Le RSI aide un gestionnaire de projet à quantifier la valeur du projet et à comprendre la rentabilité d'un investisseur. Il est souvent utilisé avant le lancement d'un projet pour déterminer quel sera le rendement.
Que mesure-t-il ?
Le calcul du retour sur investissement mesure la valeur financière du projet par rapport à son coût.
Comment le mesurer ?
Calcul : RSI = (gain de l'investissement moins le coût de l'investissement) divisé par le coût de l'investissement.
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