WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

La numérisation de documents présente t-elle des avantages pour votre entreprise? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

En numérisant vos documents pour en faire des fichiers numériques, vous débloquez de sérieux avantages pour votre organisation. Lisez ce qui suit pour découvrir les avantages de base et les avantages étendus.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'optimiser le flux de travail de votre entreprise.

Avantages de base de la numérisation de documents

1. Réduire les coûts, augmenter la productivité et améliorer l'accès aux informations clés

Ce sont les trois raisons les plus courantes pour lesquelles les gens envisagent de numériser leurs documents. La décision est généralement motivée par une perte de temps dans le classeur ou par l'égarement accidentel de documents.

Une enquête a révélé qu'il faut en moyenne 37 minutes pour retrouver la copie papier d'un document dans un classeur. Ces 37 minutes pourraient être consacrées à aider un client, à réaliser une vente ou à améliorer l'entreprise, mais elles sont plutôt utilisées pour retrouver un seul document.

Le fait de numériser et de localiser vos fichiers dans un système de gestion centralisée des documents vous permet de le faire en moins de 25 secondes.

Non seulement vous pouvez accéder plus rapidement aux informations clés, mais vous n'avez pas non plus à dépenser de l'argent pour stocker les documents (sur site ou hors site), vous n'avez pas besoin d'acheter régulièrement des boîtes ou des classeurs, et vous n'aurez pas à payer les coûts associés à l'impression et à l'envoi des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de favoriser la croissance numérique.

2. Audits, découvertes et conformité plus rapides

Les organisations et les services qui font l'objet d'audits, de demandes de communication de documents et d'enquêtes au titre de la loi sur la liberté d'information ont tout à gagner à numériser leurs documents. Si vous traitez ces demandes, vous savez qu'elles sont souvent très médiatisées et extrêmement sensibles au facteur temps.

Alors comment réduire le temps de recherche des informations ? Des fichiers numériques permettant la recherche de texte. Une stratégie de numérisation devrait être un élément clé du plan d'évaluation des risques de votre organisme. Les dossiers numériques sont faciles à stocker et à rechercher. Ils peuvent vous aider à répondre rapidement aux demandes et à éviter les amendes et la publicité négative.

3. Meilleure conservation des données

Même si les livres rares et les documents anciens sont très utiles pour la recherche, il ne faut pas non plus trop les manipuler.

En numérisant ces objets historiques, ainsi que tout document important mais fragilisé par l'âge, vous préserverez ces informations sous forme numérique. Quel que soit le type de recherche que vous, un employé, un client ou un consommateur effectue, vous n'aurez pas à vous inquiéter de la manipulation de matériaux délicats.

Les fichiers numériques permettent également de conserver vos informations en toute sécurité dans le cas (heureusement improbable) d'un incendie, d'une inondation ou d'une autre catastrophe naturelle.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus. 

4. Reprise après sinistre

En parlant de catastrophes naturelles, les dossiers papier sont vulnérables à plusieurs menaces. Les données des systèmes informatiques sont sauvegardées, mais il n'existe aucune sauvegarde pour les documents papier. En raison de l'absence de sauvegarde, la plupart des petites entreprises touchées par une catastrophe naturelle ne s'en remettent jamais. La numérisation de vos fichiers devrait faire partie de votre plan de continuité des activités.

Vous conservez vos dossiers inactifs dans des entrepôts de stockage ? Même les bâtiments de stockage sécurisés dotés de systèmes d'extinction des incendies présentent un risque de détérioration des documents.

En numérisant vos fichiers et en les stockant dans un système de gestion de documents basé sur le cloud (ou en ayant une sauvegarde sur un serveur hors site), vous pouvez rebondir après une catastrophe avec un minimum de perturbations pour vos clients. Les documents électroniques vous permettent de transmettre rapidement tous les fichiers requis à votre compagnie d'assurance ou au gouvernement.

C'est une bonne option même si vous n'êtes pas confronté à une véritable catastrophe. Vous devriez avoir une sauvegarde numérique de vos documents financiers importants, de vos licences, de vos permis, de vos informations fiscales et de tout ce qui est essentiel à la gestion de votre entreprise. Les fichiers numériques signifient que vos informations sont en sécurité, même en cas d'inondation ou d'incendie mineur.

5. Plus d'espace dans votre bureau

C'est un peu évident, mais si vous n'avez pas de boîtes et de classeurs partout dans votre bureau, vous pouvez récupérer et réutiliser cet espace. Avec vos documents papier numérisés et stockés sur un serveur ou dans le nuage, vous constaterez probablement que vous avez plus de place dans votre bureau que vous ne le pensiez. Cela signifie peut-être que si vous manquiez de place à votre bureau, vous n'avez pas besoin de déménager après tout.

Si vous souhaitez déménager dans un nouveau bureau, pourquoi emporter tout ce papier avec vous ? Plus de 30 % des travaux de numérisation que nous recevons sont liés à un déménagement ou à une délocalisation, car le stockage de documents papier dans des locaux de premier ordre coûte cher. (Et si vous déménagez, n'oubliez pas de vous procurer notre liste de contrôle gratuite pour le déménagement de bureaux).

À propos, saviez-vous que plus de 1 000 000 d'images numérisées peuvent être stockées sur une clé USB de 32 Go ? Une clé USB prend certainement moins de place que toutes ces boîtes de dossiers.

Imaginez à quel point votre bureau sera impressionnant et épuré, sans armoires de classement encombrantes ni boîtes partout !

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

6. Une sécurité accrue

Vous stockez peut-être vos dossiers sous clé, mais sont-ils vraiment aussi sûrs qu'ils pourraient l'être ? Les classeurs et les salles d'archives peuvent être laissés ouverts et rien n'empêche vraiment quelqu'un de jeter un coup d'œil.

L'avantage des documents numériques est qu'ils peuvent être protégés par un mot de passe, cryptés et stockés en toute sécurité sur le cloud. Les systèmes fournissent un accès sécurisé en fonction du réseau, des informations d'identification de l'utilisateur et du type de document. Toute l'activité du système fait également l'objet d'un suivi. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'accès non autorisé aux dossiers juridiques, aux documents des employés et/ou aux informations sur les clients.

Comment suivre l'utilisation d'un système sur papier ? Vous ne le pouvez pas !

Un autre avantage d'un bon système en nuage est que les données sont sauvegardées régulièrement et surveillées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela signifie que vous ne perdrez rien de précieux et que les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent accéder à ces données à tout moment.

Maintenant que nous avons couvert les avantages de base, passons aux avantages étendus.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage une expérience utilisateur de grande qualité. 

Avantages étendus de la numérisation de documents

1. Favoriser la transparence et l'ouverture

Les processus papier peuvent ralentir les affaires et ennuyer les employés. Après tout, y a-t-il quelque chose de pire que de travailler sur une facture ou une demande pour découvrir que quelqu'un d'autre a commencé à travailler dessus il y a une demi-heure ? Ou d'apprendre que vous travaillez sur un document qui date de plusieurs révisions ?

Lorsque chacun peut accéder aux informations dont il a besoin, sans craindre qu'elles soient périmées ou erronées, cela améliore le moral et la productivité. Les documents numériques sont également essentiels pour les équipes distantes ou distribuées, afin que chacun travaille à partir d'une seule collection d'informations.

Et la transparence ne s'arrête pas aux employés - elle est également bénéfique pour vos clients ! Les enregistrements peuvent être utilisés pour améliorer l'expérience client tout en permettant aux employés de fournir des niveaux de service plus élevés. Les documents numérisés sont également très simples à publier en ligne lorsque le partage d'informations est utile et approprié.

Refuser agressivement l'accès aux documents a l'effet inverse. Les employés de valeur, ainsi que les partenaires et les clients, peuvent se sentir déconnectés et moins appréciés.

2. Une meilleure conservation des documents et une meilleure gestion des dossiers

Lorsqu'il s'agit de gérer votre entreprise, vos priorités ne comprennent généralement pas la connaissance du calendrier de conservation de chaque document utilisé par votre entreprise. Par conséquent, une pratique courante dans la plupart des entreprises avec lesquelles nous avons travaillé consiste à mettre les vieux documents dans des boîtes et à les envoyer hors site lorsqu'ils manquent d'espace.

Bien sûr, cela fonctionne techniquement, mais ce n'est pas une bonne stratégie à long terme. La seule partie qui bénéficie de cette situation est la société de stockage de documents. En toute honnêteté, de nombreux documents qui devraient être jetés sont conservés inutilement pendant de nombreuses années. Cela signifie que vos frais pour les sociétés d'entreposage de boîtes ne font qu'augmenter.

Une fois que vous avez numérisé vos documents, les fichiers doivent être classés par type de fichier et par date. C'est tout ce dont vous avez besoin pour créer une certaine organisation, une identification et la capacité de vous conformer à l'obligation de ne pas conserver les dossiers plus longtemps que nécessaire.

Conseil de pro : Nous vous suggérons également de créer une politique de conservation des documents. Si vous avez un calendrier et un système de gestion des documents, vous pouvez définir des règles pour que le système vous rappelle quand supprimer certains documents.

3. Réduisez votre empreinte carbone

La numérisation de documents n'est pas seulement bénéfique pour votre entreprise, mais aussi pour le développement durable et l'environnement. En réduisant votre dépendance au papier, vous diminuez l'empreinte carbone de votre entreprise et vous préservez le papier, les arbres et l'environnement.

Saviez-vous qu'un employé de bureau moyen manipule plus de 10 000 feuilles de papier par an ? En numérisant vos documents, vous pouvez les envoyer par courriel ou y accéder en ligne, ce qui signifie que vous n'avez plus besoin de copier, d'imprimer et/ou d'envoyer des demandes par la poste.

Vous devriez également chercher comment éliminer complètement le papier de votre bureau. Pour commencer, vous pouvez investir dans des scanners pour tronquer le papier au fur et à mesure de son arrivée. Vous pouvez également convertir les formulaires papier en formulaires électroniques. Cela ne permet pas seulement d'éliminer le papier, mais aussi de sécuriser vos informations !

Voilà : neuf avantages que votre entreprise tirera de la numérisation de ses documents. L'idée de ne plus avoir de boîtes ou de classeurs remplis de papier et de bénéficier de tous ces avantages doit être séduisante, non ?

La meilleure chose à faire est de contacter une société de numérisation de documents et de voir si elle peut numériser un échantillon gratuitement. Une bonne société mettra également votre échantillon sur un système de démonstration pour que vous puissiez l'essayer et comprendre réellement les avantages de la numérisation.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment élaborer le plan parfait de mise en œuvre de la gestion électronique des documents? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Un plan de mise en œuvre de l'archivage fournit un cadre de référence sur la manière dont un organisme doit procéder pour créer et maintenir des documents efficaces, un contrôle des documents et d'autres systèmes connexes nécessaires à la gestion de ses actifs informationnels.

Un plan de mise en œuvre de la gestion des documents doit fournir : - le nom et la date de l'organisme ; - les objectifs ; - des informations générales sur l'organisme ; - les lois ou politiques qui affectent la gestion des documents ; - les politiques et procédures de gestion, de stockage et d'élimination des documents.

L'objectif d'un plan de mise en œuvre de la gestion des documents est d'aider un organisme à élaborer une stratégie de mise en œuvre de la gestion des documents. L'objectif principal de ce plan est de fournir des conseils et une orientation sur la meilleure façon de mettre en œuvre la gestion des documents au sein d'un organisme.

Pour les organismes présentant moins de risques et moins d'informations confidentielles, leurs plans peuvent alors prendre la forme de lignes directrices ou de listes de contrôle que les gens peuvent utiliser pour les aider à s'orienter en cas de besoin.

Ce qu'il faut inclure dans un plan de mise en œuvre du programme de gestion des documents

Le processus de mise en œuvre d'un programme de gestion des documents doit être bien pensé et planifié avant de commencer à le mettre en œuvre. Lorsque ce processus est réalisé correctement, la mise en œuvre ne devrait pas prendre plus de six mois ou un an au maximum pour une entreprise de taille moyenne.

La gestion des documents est un élément clé des efforts de conformité de toute organisation. Le processus de mise en œuvre consiste à créer un plan de mise en œuvre de la gestion des documents qui comprend la structure et les procédures de capture, de stockage, de récupération et d'élimination des documents.

Les étapes de la création d'un plan parfait de mise en œuvre de la gestion des documents sont les suivantes :

1- Développer la stratégie de gestion des documents

Il est important d'avoir une stratégie en place en matière de gestion des documents. En effet, sans plan, vous risquez de vous retrouver avec un système de classement désordonné qui rendra plus difficile la recherche de ce que vous cherchez.

La gestion des documents comprend généralement les responsabilités suivantes

• créer une culture d'entreprise qui valorise la gestion des documents
• concevoir un système de classement organisé
• élaborer des politiques et des procédures pour soutenir le stockage et la récupération de l'information.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

2- Identifier les principales parties prenantes

Afin de mettre en œuvre un plan de gestion des documents parfait, vous devez identifier les principales parties prenantes au sein de votre organisation pour vous aider à créer un plan. Les principales parties prenantes de votre plan de gestion des documents peuvent être les suivantes :

Le responsable de la gestion des documents ou une personne ayant une supervision équivalente.

Le directeur des technologies de l'information ou son représentant, qui est le responsable des technologies de l'information de l'organisation.

Un représentant des RH qui est impliqué dans la gestion des ressources humaines et qui comprend l'impact de la gestion des documents sur la stratégie de l'organisation.

Un délégué à la protection des données ou son représentant qui comprend les exigences de conformité et la manière de les mettre en œuvre dans une organisation.

3- Créer un inventaire de tous vos documents actuels

L'inventaire que possède votre entreprise est l'actif le plus important de toute entreprise. Vous devez créer un inventaire de tous vos documents actuels pour pouvoir les identifier rapidement et précisément lorsque vous en avez besoin. Cela est particulièrement important dans un environnement en mutation où les informations changent à un rythme rapide.

Cela les aidera à créer une liste de priorités pour ce qui doit être conservé et ce qui doit être jeté ou détruit.

4- Créez un emplacement pour le stockage des documents

La chose la plus importante à retenir lors de la conception d'une nouvelle installation d'entreposage de documents est l'emplacement. Un endroit mal choisi peut mettre en danger les employés, les clients et l'entreprise elle-même. Il est important de tenir compte de facteurs tels que l'humidité, la température et la lumière disponible pendant le processus de conception.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

5- Créer une équipe de gestion des documents 

Une équipe de gestion des documents est un élément essentiel de tout plan de gestion des documents réussi. Ces personnes sont chargées de gérer et de conserver les informations contenues dans les archives de votre organisation, tout en élaborant des politiques, des procédures et des normes qui répondent aux besoins de votre organisation.

6- Définir les exigences légales

Le plan de mise en œuvre de la gestion des documents juridiques doit comprendre

• Une liste de tous les types de documents juridiques qui doivent être créés ou conservés.
• Le calendrier de conservation des documents et la fréquence à laquelle ils doivent être mis à jour et détruits.
• La manière dont l'organisation va stocker les documents et l'endroit où ils sont stockés, y compris les personnes qui ont accès aux documents.
• La fréquence à laquelle les employés doivent être informés de leurs responsabilités et de leurs droits en matière de conservation des documents.
• La durée pendant laquelle les employés peuvent disposer des documents avant qu'ils ne soient détruits ou qu'ils conservent le droit de les détruire.
• Une liste de tous les endroits où sont stockés les biens personnels des employés, y compris les personnes qui y ont accès.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

7- Mettez en place un système d'archivage pour les anciens documents

Les dossiers papier et les systèmes de stockage obsolètes peuvent être un cauchemar pour les entreprises. Afin de préserver la sécurité des données de vos clients, vous devez mettre en place un système d'archivage. Celui-ci vous permettra de suivre et de stocker les anciens documents afin qu'ils soient facilement accessibles en cas de besoin, tout en fournissant un enregistrement numérique de l'histoire de votre entreprise.

8- Élaborez un calendrier de conservation des documents

Le calendrier de conservation des documents est un document qui est créé pour indiquer quand les documents doivent être conservés, quels documents doivent être conservés et où ils doivent être stockés. Il prévoit également une date d'expiration pour les documents.

Il s'agit d'un document important pour assurer le suivi des informations. Il protège l'entreprise en garantissant que tous les documents sont conservés en un seul endroit et qu'ils sont conservés pendant une durée déterminée.

Ces documents facilitent la recherche d'informations car ils fournissent un cadre pour localiser et accéder aux dossiers nécessaires. Le calendrier peut également être utilisé pour déterminer la durée de conservation de certains dossiers.

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Gestion des documents ou gestion des dossiers : Quelle est la différence ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

La gestion des documents

La gestion des documents est utilisée pour suivre et gérer les documents en cours de traitement. Plus précisément, elle est utilisée pour gérer l'ensemble du processus de création de documents, du début à la fin. Elle formalise le processus de création de documents afin de garantir la transparence et la responsabilité à chaque étape du processus. Il sert également à rendre le processus plus efficace en automatisant des tâches clés telles que les étapes d'assemblage, d'approbation et d'assurance qualité.

Pour les documents de toute importance ou complexité, ce processus comprendra les étapes suivantes :

1. Création : Le document est créé à partir d'un modèle vierge. Cela aboutit à la création de la version initiale.

2. Rédaction : Le contenu du document est créé par un ou plusieurs contributeurs. Selon la nature du document, le contenu peut inclure du texte dactylographié, du formatage, des images, des hyperliens et tout autre élément.

Si le processus fait appel à plusieurs contributeurs, il faut trouver un moyen de les laisser travailler sur le document sans écraser par inadvertance le travail des autres. Les différents systèmes gèrent ce problème de différentes manières :

• Extraction et archivage : Le système de gestion des documents permet à un seul utilisateur d'extraire le document, ce qui permet aux autres utilisateurs de le lire mais de ne pas y apporter de modifications. Une fois que l'utilisateur a terminé ses modifications, le document est archivé et est disponible pour un autre utilisateur. Chaque fois que le document est archivé avec des modifications, une nouvelle version est créée afin que toutes les personnes concernées puissent voir ce qui a changé entre chaque version. Si une modification non souhaitée est apportée, le document peut être ramené à une version antérieure.
• Co-rédaction : Le système de gestion des documents permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document, mais effectue un verrouillage interne au sein du document à un certain niveau granulaire. Dans SharePoint, par exemple, un document Word est verrouillé au niveau du paragraphe. Cette approche n'est pas aussi largement soutenue.

3. Révision : Cette étape consiste généralement à demander à une personne autre que le créateur de contenu de vérifier le contenu général du document, ainsi que des éléments tels que la grammaire, l'orthographe, le flux du document, l'exactitude des tableaux et des images, etc. Le système de gestion documentaire peut fournir des règles de gestion permettant d'attribuer une révision à une personne ou à un rôle particulier et de s'assurer que la révision est terminée avant que le document ne puisse avancer dans le processus.

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4. Révision : Une fois la révision terminée, le projet est renvoyé au créateur pour qu'il y apporte les modifications nécessaires. Cette étape est essentiellement similaire à l'étape de rédaction ci-dessus, y compris la création de nouvelles versions.

5. Assemblage : Cette étape n'est pas nécessaire pour tous les documents, mais elle l'est pour de nombreux documents plus complexes. Prenons l'exemple d'un contrat dont les termes et conditions diffèrent selon le lieu où le travail doit être effectué. Le système de gestion des documents peut s'assurer que des conditions générales sont incluses dans le document et qu'il s'agit des conditions correctes sur la base de règles commerciales.

6. Approbation : Certains documents feront l'objet d'un processus d'approbation formel, qui se terminera peut-être par une signature quelconque. Les contrats en sont un excellent exemple. D'autres seront moins formels - le document est approuvé une fois qu'il est publié et prêt à être utilisé.

7. Stockage : Une fois le document terminé, il est bon de le stocker dans une sorte de dépôt pour permettre aux utilisateurs autorisés de le trouver et d'y accéder, ainsi qu'aux informations qu'il contient.

En bref, la gestion des documents est utilisée pour créer des objets d'information et pour assurer la transparence et la responsabilité de la façon dont un objet d'information particulier a été créé.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

Gestion des documents

Certains documents doivent être gérés de manière plus formelle car ils servent de preuve d'une transaction ou d'une décision qui impose une obligation à l'organisation. Nous appelons ces objets d'information des enregistrements et les stockons de manière à préserver leur valeur probante. Un enregistrement particulier peut être composé de plusieurs éléments - par exemple, une demande d'assurance qui comprend le formulaire de demande, des déclarations de témoins ou d'autorités, des photographies, etc.

Les documents sont complets. Une fois qu'un objet d'information a été déclaré comme étant un document, aucune autre modification n'est attendue ou, en fait, autorisée. Si des modifications sont nécessaires, par exemple l'ajout d'une pièce à conviction à un contrat, le résultat est un nouveau document à part entière.

Voici les principales fonctionnalités associées aux processus et systèmes d'archivage :

Déclaration et enregistrement : Le document est placé dans un référentiel et un identifiant unique lui est attribué afin qu'il puisse être géré de manière cohérente tout au long de son cycle de vie.

Contrôles d'accès : Les utilisateurs autorisés pourront accéder au document, le récupérer et le lire, mais ne pourront pas le modifier. Dans certaines circonstances, il peut y avoir une raison d'autoriser des modifications des métadonnées associées à un document.

Règles de conservation : Les différents types de documents ont des exigences différentes quant à la durée de leur conservation, en fonction de leur valeur juridique, fiscale, administrative ou historique. Le système de gestion des documents engage des règles de conservation en fonction du contenu des documents.

Élimination : À la fin du cycle de vie des documents, les documents qui n'ont plus de valeur pour l'entreprise et qui ne sont pas concernés par un audit juridique ou un autre type d'affaire seront soit détruits, soit transférés à une autorité juridique de contrôle telle que les archives nationales ou d'État ou une bibliothèque d'entreprise.

Pistes d'audit : Il s'agit de la documentation finale sur la manière dont un document a été géré, de sa déclaration à son élimination. Dans de nombreuses organisations, les pistes d'audit sont elles-mêmes des documents qui doivent être gérés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de de contrôler qui peut consulter, ou modifier, ou supprimer un document.

Conclusion

Les processus et systèmes de gestion des documents et des dossiers apportent tous deux de la valeur à l'organisation. La gestion des documents permet de garantir la responsabilité du processus de création des documents ; la gestion des documents permet de garantir la responsabilité de la gestion des documents nécessaires à la conduite des activités de l'entreprise. La plupart des systèmes de gestion de contenu d'entreprise offrent aujourd'hui des fonctionnalités efficaces pour la gestion des documents et des enregistrements.

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Parmi les principaux avantages de la gestion de l'information, citons l'amélioration de la productivité et de l'efficacité, l'accès plus rapide à l'information, l'amélioration du soutien aux besoins de l'entreprise, l'amélioration de la conformité, l'amélioration de la gestion des risques et la prise de décisions éclairées.

Face à l'augmentation du volume d'informations, la plupart des organisations éprouvent des difficultés à gérer efficacement leurs informations. Cependant, avec l'aide des meilleures pratiques, des outils et des bonnes stratégies, les entreprises peuvent récolter les avantages de la gestion de l'information.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Les 13 principaux avantages de la gestion de l'information

Les avantages de la gestion de l'information sont la principale raison pour laquelle les entreprises investissent dans les technologies de l'information.

Nous avons identifié les 13 principaux avantages de la gestion de l'information :

1- Amélioration de la productivité et de l'efficacité

Le premier avantage de la gestion de l'information est qu'elle augmente votre productivité et votre efficacité. Votre capacité à gérer l'information augmentera considérablement votre charge de travail en vous rendant plus efficace avec votre temps.

2- Un accès plus rapide à l'information

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est qu'elle vous permet d'accéder plus facilement aux informations importantes. Si vous êtes un gestionnaire de l'information, votre travail sera beaucoup plus facile si vous avez une meilleure idée de la façon de tirer le meilleur parti de vos ressources en information et d'améliorer la qualité, l'exactitude et la rapidité de la gestion de l'information de votre entreprise.

3- Développer une politique d'information efficace

Le troisième avantage de la gestion de l'information est la possibilité de créer une politique d'information efficace. Sans une politique d'information bien définie, une entreprise ne peut pas prévoir les résultats de ses pratiques d'information ni les appliquer efficacement dans le monde réel.

La clé est de communiquer à tous les employés une image claire de la politique d'information et des directives de l'organisation.

4- Soutenir les besoins de l'entreprise

Une bonne gestion de l'information aidera les entreprises à suivre les changements et à améliorer leurs performances. Elles l'utilisent pour planifier, organiser et suivre l'information.

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est de fournir les informations nécessaires pour soutenir les processus commerciaux, la prise de décision et les opérations.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

5- Amélioration de la performance

Les organisations sont en mesure d'analyser rapidement l'information en ajustant les détails des tâches et des processus afin d'améliorer les résultats de l'entreprise. Cette analyse leur permet également de savoir comment leurs produits ou services correspondent aux exigences du marché ou aux besoins de l'entreprise.

6- Une sécurité robuste

Les entreprises doivent traiter, stocker et gérer les données de manière sûre et sécurisée. Diverses mesures de sécurité sont utilisées comme le cryptage, les systèmes de contrôle d'accès, les pare-feu et autres.

7- Conformité améliorée

La gestion de l'information aide les entreprises à suivre les données qu'elles génèrent ou fournissent à d'autres personnes ou organisations afin d'assurer le respect des réglementations légales ou des codes de conduite. En outre, les informations peuvent être utilisées pour identifier la source des données et les personnes à qui il faut s'adresser pour y avoir accès.

8- Amélioration de la gestion des risques

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est d'accroître la sécurité et de réduire les risques. La sécurité de l'information protège les données confidentielles contre les menaces physiques et électroniques, mais surtout, elle empêche les accès non autorisés au réseau de l'entreprise.

Les entreprises doivent suivre un ensemble de règles et de procédures qui garantissent la sûreté, la sécurité et la confidentialité de leurs processus commerciaux. La gestion de l'information est utilisée pour suivre ces règles par des organisations telles que les banques, les institutions financières ou les fournisseurs de services Internet.

9- Optimisation de la prestation de services

Les entreprises doivent fournir aux clients les services requis afin de répondre à leurs besoins et à leurs attentes. La gestion de l'information est l'un des éléments utilisés pour fournir ces services.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

10- L'intelligence économique

Les entreprises jouent un rôle essentiel dans la gestion de grandes quantités de données. La gestion de l'information aide les entreprises, lors de la collecte de données provenant de toutes les parties de l'organisation, en leur fournissant un moyen commun de stocker et d'accéder à ces données.

11- Continuité des activités

La gestion de l'information est utilisée lorsqu'une organisation possède une grande quantité d'informations dans son système. Bien que de nombreuses entreprises disposent de plans de reprise d'urgence, elles perdent quand même des informations qui peuvent être cruciales pour le succès de l'ensemble de l'opération.

12- Reprise après sinistre

Si un système ou un de ses composants venait à tomber en panne, il serait difficile de se remettre en ligne et de terminer la tâche spécifique qui a été interrompue. La gestion de l'information est utilisée pour s'assurer que ces informations peuvent être récupérées en cas de défaillance. Le système doit également être capable de continuer à fonctionner si le composant spécifique est tombé en panne.

13- L'analyse des données

Les organisations qui utilisent l'analyse des données peuvent rapidement identifier des tendances et des idées, qui peuvent ensuite être utilisées pour éclairer la prise de décision. Par exemple, si un certain type d'entreprise a tendance à la fraude ou au vol, il peut être plus efficace de se concentrer sur ces problèmes là où le volume de données est plus élevé que pour d'autres types d'entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce que la gestion des archives et pourquoi est-elle importante ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La gestion des archives est le processus de gestion, d'organisation et de conservation des documents historiques. Elle fait référence à la création, au stockage et à l'accès aux documents et autres matériels pour une utilisation et une conservation à long terme.

En raison de sa profondeur et de sa complexité, l'archivage nécessite un certain nombre d'étapes, qui consistent notamment à assurer la protection des données, à préserver les documents afin qu'ils soient disponibles pour une utilisation future, à leur permettre d'être facilement accessibles en de multiples endroits et à fournir des outils pour gérer la collecte et l'accès. Pour bien comprendre ce processus, il faut d'abord comprendre pourquoi nous archivons en premier lieu.

Les archives sont des collections d'informations et la gestion des documents est le processus qui consiste à garder ces informations en ordre. La principale différence entre les archives et la gestion des documents est que les archives sont collectées dans un certain but, tandis que la gestion des documents est utilisée pour garder la trace de toutes les informations.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

7 Meilleures pratiques en matière de gestion des archives

La gestion des archives est un défi de taille pour de nombreuses entreprises. Cette section aborde les meilleures pratiques en matière d'archivage et la manière de conserver efficacement vos archives.

Les meilleures pratiques en matière de gestion des archives sont les suivantes :

1- Adopter un système d'archivage bien structuré.

La première des meilleures pratiques de gestion des archives est de s'assurer que vous avez mis en place un bon système d'archivage, solide et bien structuré. Un bon système d'archivage aura une bonne base de données stockées dans celui-ci, et il devrait ressembler à un serveur de fichiers. Vous pouvez créer le vôtre à défaut d'en avoir un.

Assurez-vous d'avoir la bonne quantité de stockage pour ce système. Connaissez les limites de chaque disque et ce qui est nécessaire pour chaque application. Cela vous aidera à concevoir votre système correctement, la capacité des disques étant utilisée à bon escient.

2- Minimisez la quantité de données

La deuxième meilleure pratique de gestion des archives consiste à minimiser la quantité de données que vous stockez dans votre serveur ou à la réduire au maximum. Pour ce faire, vous devez éviter de stocker des copies contenant des informations en double et supprimer les données redondantes avant de le faire.

Une seule copie de la même information est souvent plus efficace que le stockage d'un certain nombre de copies et leur duplication. La raison en est que les copies multiples (comme celles d'un système de fichiers) doivent généralement être lues sur le disque, et si le temps de lecture est plus long, vous pouvez alors utiliser les techniques basées sur la mémoire discutées ci-dessous pour analyser tous les fichiers et supprimer leurs données en double.

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3- Disposer d'une solution de partage de fichiers

La troisième meilleure pratique de gestion des archives consiste à disposer d'une solution de partage de fichiers entre vos utilisateurs. Cette solution doit être utilisée lorsque vous avez trop d'utilisateurs qui accèdent à vos propres fichiers, car l'utilisation de la bande passante pour chaque utilisateur sera augmentée.

4- Créez un système de gouvernance

L'un des meilleurs conseils en matière de gestion des archives consiste à créer un système de gouvernance dans lequel les personnes de votre organisation ont accès aux ressources archivistiques, et sont averties si un élément important doit être archivé ou si certains éléments doivent être remplacés ou dissipés.

Les archivistes doivent savoir quand et pourquoi l'organisation actuelle a établi des archives de conservation, ou comment les règles d'archivage ont été modifiées pour répondre aux besoins spécifiques d'une institution. Il convient de noter que toutes les organisations n'ont pas de responsables nommés, qui doivent être dotés d'une autorité conformément aux documents de gouvernance de l'organisation.

5- Sécuriser les archives

Vous devez vous assurer que toutes les informations et les données que vous souhaitez archiver le sont de manière à ce qu'elles puissent être récupérées par le personnel autorisé de votre organisation et que vos données sont à la fois sûres et fiables. Vous devez toujours savoir combien de temps il faudra pour que les données archivées soient accessibles, avec les risques associés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

6- Vérification périodique des serveurs

Pour une gestion efficace de l'archivage, il est important de s'assurer que vous vérifiez régulièrement vos serveurs d'archives afin de garantir que les employés puissent continuer à travailler correctement sans aucune interruption des données. Il est également nécessaire de maintenir votre système à jour et de le faire fonctionner correctement, ainsi que d'être en mesure de le mettre à niveau si nécessaire.

7- Une connaissance approfondie de la conservation numérique

La meilleure façon d'apprendre les techniques d'archivage est de consulter des livres, de suivre des cours et de lire et partager les expériences d'autres personnes. Si vous ne savez pas ce que vous faites et ne le faites pas déjà, faites-vous une idée en étudiant comment les autres archivent leurs documents.

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Qu'est-ce que le plan de classement de la gestion des documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Un plan de gestion des dossiers est un outil puissant qui permet à votre entreprise de trouver, d'accéder et d'organiser rapidement tous vos documents importants. Sans lui, votre travail peut devenir impossible à gérer, et ce n'est pas l'image que vous voulez donner à votre marque.

Le Guide complet des plans de classement pour la gestion des documents est un article complet qui vous donne tout ce dont vous avez besoin pour élaborer un plan de classement solide comme le roc pour vos documents. Ne laissez plus le fastidieux processus Excel vous bloquer, utilisez ce guide pour vous assurer que vous avez ce dont vous avez besoin dès le départ.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus.

Qu'est-ce qu'un plan de classement pour la gestion des documents ?

Avec l'avènement des documents numériques, il est maintenant plus facile que jamais de créer un plan de gestion des documents. Ce processus peut vous aider à organiser et à conserver vos documents.

Un plan de gestion des dossiers peut inclure tous les types de dossiers, des documents papier aux fichiers numériques et aux applications logicielles. Il est important que vous gardiez la trace de toutes vos données afin de pouvoir trouver facilement ce dont vous avez besoin en temps voulu.

Les plans de gestion des dossiers ne concernent pas seulement les documents papier, mais aussi les fichiers numériques tels que les programmes informatiques et les feuilles de calcul. Vous devriez disposer d'une base de données ou d'une feuille de calcul où vous stockez toutes les informations en un seul endroit et vous assurez qu'elles sont faciles à trouver en cas de besoin.

Les plans de gestion des documents sont utilisés par de nombreuses organisations différentes pour gérer leurs documents. Ils peuvent être utilisés à des fins diverses, comme l'enregistrement de l'histoire d'une organisation, la gestion des documents qui doivent être conservés pour des raisons juridiques et la gestion du stockage des informations confidentielles.

Un plan de gestion des documents est créé en fonction des besoins et des exigences d'une organisation. Il est généralement créé après la réalisation d'un inventaire ou d'un audit des documents, qui donne une vue d'ensemble des types d'informations existant au sein de l'organisation à un moment donné. Une fois créé, il doit être revu régulièrement par tous les employés pour s'assurer qu'il est toujours pertinent pour les besoins actuels.

8 conseils pour une gestion efficace des documents 

Quels sont certains des avantages de l'utilisation d'un plan de gestion des dossiers ?

Le plan de gestion des dossiers est un type de document qui est utilisé spécifiquement pour gérer les dossiers. Il s'agit d'un document juridique qui est utilisé depuis de nombreuses années.

Il est important pour les entreprises de disposer d'un plan de gestion des dossiers afin de gérer les dossiers qu'elles stockent, en particulier lorsqu'il s'agit de conformité légale. L'utilisation d'un plan de classement des documents présente également des avantages, comme l'amélioration de l'efficacité et la réduction des coûts.

Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un plan de gestion des dossiers :

• Réduction du risque de violation des données
• Amélioration de l'efficacité
• Augmentation de la sécurité

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un plan de gestion des dossiers efficace ?

Pour gérer efficacement les documents, il est important de bien comprendre les principales caractéristiques d'un plan de gestion de documents efficace.

Dans le but d'accroître l'efficacité et de réduire les coûts, les organisations se tournent vers la numérisation. Cela a entraîné une augmentation de la demande de professionnels de la gestion des documents qui peuvent aider à la tenue des documents numériques et à la conformité.

Voici les principales caractéristiques d'un plan de gestion des documents efficace :

1) Définir l'objectif du plan

2) Établir un public cible

3) Élaborer une stratégie

4) Établir des politiques et des procédures

5) Établir des buts et des objectifs

6) Établir un échéancier

Considérations clés avant de choisir votre prochain plan de gestion des dossiers

Avant de choisir un nouveau plan de gestion des dossiers, il est important de tenir compte des éléments suivants :

• Quels sont vos besoins en matière de conservation ?
• Comment allez-vous stocker vos dossiers ?
• À quelle fréquence aurez-vous besoin d'accéder à vos dossiers ?
• Quels sont les coûts associés au plan de gestion des dossiers ?
• Quelles autres caractéristiques devraient être incluses dans le plan de gestion des dossiers ?
• Qui est votre public cible et quel type de contenu crée-t-il ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

Comment mettre en œuvre un plan de classement efficace ?

Un plan efficace de gestion des dossiers aidera votre entreprise à obtenir un avantage concurrentiel. Il vous aidera à améliorer l'expérience client et à faire en sorte que votre marque se distingue de la concurrence.

L'une des erreurs les plus courantes commises par les entreprises est de ne pas mettre en œuvre un plan de gestion des risques efficace. Elles pensent qu'elles peuvent simplement faire certaines choses sans les planifier au préalable, ce qui entraîne beaucoup de confusion et d'incohérence dans leurs efforts de marketing.

La mise en œuvre d'un plan efficace de gestion des dossiers commence par la définition des buts et objectifs de votre stratégie de marketing. Vous devez ensuite créer un plan comportant des objectifs, des étapes et des délais spécifiques pour chaque étape de la réalisation de ces objectifs.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

Qu'est-ce que la structure du plan de classement ?

La structure du plan de classement est une approche standardisée de l'organisation de la documentation des documents de manière systématique et méthodique. Cela peut se faire en créant des fichiers ou des dossiers et en les déplaçant de manière ordonnée.

Un exemple de structure de plan de classement consisterait à créer un dossier pour chaque année, un dossier pour chaque mois, un dossier pour chaque type de mois, et ainsi de suite.

Un plan d'organisation typique pour tout gestionnaire de documents comporterait ces éléments :

• Structure du plan de classement : Un dossier par année, un dossier par mois, etc.
• Schéma d'organisation : Un dossier par département ou unité de travail

Un plan de classement type comprend quatre éléments principaux : les documents physiques, les documents numériques, le stockage hors site et l'élimination.

Les documents physiques contiennent généralement les dossiers papier qui sont stockés dans un lieu spécifique.

Les documents numériques sont généralement des fichiers créés sous forme numérique et stockés sur site ou hors site, par exemple sur un site de stockage en ligne ou sur l'ordinateur personnel d'une personne.

Le stockage hors site correspond généralement aux sauvegardes des fichiers numériques sur des disques durs, des bandes ou d'autres supports accessibles hors des locaux.

L'élimination consiste à détruire complètement les documents physiques et numériques après qu'ils ont atteint leur objectif. En plus de ces quatre composantes, il existe souvent d'autres éléments, notamment des calendriers de conservation pour les systèmes électroniques et les documents papier.

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