WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Retrait d'une demande de gestion électronique de documents - Qu'est-ce que c'est ? Et comment cela fonctionne-t-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de rassembler, d'organiser, de numériser et de classer tous les contenus papiers d'une entreprise.

Retrait des applications : Adieu aux anciennes applications

Le retrait d'applications (parfois aussi appelé "déclassement d'applications" ou "extinction d'applications") est un processus qui consiste à fermer des applications obsolètes, des "dinosaures", tout en migrant les données qu'elles contiennent vers des archives normalisées où ces informations seront toujours accessibles.

Le terme "applications", dans ce cas, inclut également les plateformes, les systèmes, les configurations matérielles, les langages de programmation, etc. Quant au contenu, il s'agit de presque tous les types d'informations, mais le plus souvent de données, d'images, de vidéos ou de documents (tels que des contrats).

Le problème de l'entreprise : une entreprise conserve une application ancienne et vieillissante, mais n'y accède que rarement pour fournir des données à partir de sa base de données. Mais le coût de la maintenance permanente - maintenir en vie les applications patrimoniales - est élevé car elles ne sont plus prises en charge par l'auteur/vendeur via le support et la maintenance habituels. De plus, l'ancien système nécessite un savoir-faire spécifique et coûteux et souvent un matériel spécifique.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Outre le coût, cela représente également un risque pour l'entreprise : Que faire si le système tombe en panne ?

"Un bon retrait d'application se traduit par des informations stockées de manière à pouvoir être facilement recherchées et réutilisées pour une autre application."

Quand faut-il opter pour le retrait des applications ?

Le déclassement d'une application se pose typiquement dans ces situations :

• Lorsque vous envisagez de migrer les données de l'entreprise vers le cloud,
• Lorsque votre ou vos applications actuelles atteignent la fin naturelle de leur cycle de vie,
• Lorsque vous êtes sur le point de passer à une application plus moderne, pour offrir une solution actualisée, et
• Lorsque vous devez stocker, organiser et gérer la sensibilité conformément aux règles de conformité des données.

Dans le dernier cas, le problème est que les anciens systèmes - ceux que vous utilisez probablement actuellement - n'ont pas été conçus pour respecter les règles de conformité. Ils ne suppriment jamais aucune information, mais ils n'ont pas non plus été conçus pour démontrer clairement que vous respectez les périodes de conservation.

Lisez notre blog pour vérifier si vous pouvez vous imaginer dans l'un des 4 conseils pour savoir quand utiliser le retrait des applications.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

POURQUOI LES ANCIENNES APPLICATIONS ET LES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION FANTÔMES DOIVENT-ELLES DISPARAÎTRE ?

Retrait d'une application - avantages et responsabilités

Le déclassement d'une application obsolète permet d'accélérer les processus et de dépenser plus utilement le budget dans l'ensemble de l'entreprise. Mais qui doit poser la question ?

Voyons les principaux avantages pour savoir quels départements sont les plus concernés :

1. Réduction des coûts - La suppression des anciennes applications permet de réaliser d'importantes économies sur les coûts du système.

2. Meilleure accessibilité de l'information - Sortir l'information de l'ancienne application ; partage de l'information externe ; partage de l'information interne.

3. Réduction des risques opérationnels

4. Amélioration de la conformité

5. Préparation à la migration vers le cloud

Comme vous le voyez, le retrait des applications permet de réaliser des économies sur les finances de l'entreprise, de simplifier les choses pour le département informatique et est crucial pour le maintien de la conformité aux normes et réglementations. C'est donc principalement le directeur financier, le responsable informatique et le responsable de la conformité qui doivent être intéressés et impliqués en premier lieu.

"Les anciens systèmes n'ont pas été construits pour démontrer que vous respectez les périodes de conservation des données."

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre la possibilité de faciliter les processus de gestion des documents pour l’utilisateur.

Comment commencer et procéder ?

Le processus de retrait des applications nécessite une solide préparation - ce qui constitue un défi, car les anciens systèmes complexes ne montrent souvent pas tout à première vue.

Vous devez notamment prendre en compte

1) la capacité à organiser l'extraction des données

2) la vitesse d'exportation des données et de recherche,

3) le niveau de simplicité lors de l'ajout de nouvelles recherches, et

4) la facilité d'utilisation de l'archive.

Avec système vous travaillerez non seulement avec des experts du processus de migration des données, mais vous bénéficierez également d'une formation et d'un accueil gratuits.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Quel que soit le stade où vous en êtes dans votre recherche du système qui vous convient, il est très courant de se poser des questions. Dans cet article, nous nous efforçons de répondre à nombre de ces questions :

• Qu'est-ce que la gestion documentaire ?
• Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
• Pourquoi les entreprises choisissent-elles des systèmes de gestion électronique de documents ?
• Quels sont les types de systèmes de gestion de documents ?
• Quelles sont les fonctionnalités à rechercher ?
• Comment les entreprises utilisent-elles les systèmes de gestion de documents ?
• Comment choisir le bon système de gestion de documents pour votre entreprise ?
• Quelles questions poser lors de l'évaluation des plates-formes ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

Qu'est-ce que la gestion de documents ?

La gestion documentaire désigne la manière dont vous classez, stockez, récupérez, gérez, partagez et sécurisez vos documents professionnels. Dans le domaine des technologies d'entreprise, le terme "gestion de documents" est souvent utilisé comme synonyme de "système de gestion de documents". Cependant, cela ne tient pas compte du fait que si vous êtes en activité, vous disposez déjà d'une forme de système de gestion de documents.

Par exemple, stocker des documents Word et des feuilles de calcul Excel sur votre PC, c'est gérer des documents. L'utilisation de classeurs pour stocker des documents papier est une autre forme de gestion de documents.

Cela étant, la définition de la gestion des documents est la suivante : comment stocker tous vos documents, qu'ils soient numériques ou papier ?

Autrefois, la gestion des documents papier impliquait des classeurs, des dossiers, des agrafes et des trombones. Aujourd'hui, il s'agit probablement de ces documents et de fichiers numériques tels que Word, Excel, PDF, images et un assortiment d'autres que vous utilisez quotidiennement.

Bien sûr, le défi avec les fichiers numériques est de les organiser et, lorsque vous en avez beaucoup, de les rendre faciles à retrouver. Un système de gestion des documents peut alors s'avérer utile.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

En général, un système de gestion de documents fait référence au stockage électronique sécurisé de vos documents, de sorte que tous les documents - numériques et papier numérisé - peuvent être classés, indexés, archivés, récupérés, annotés et partagés grâce à des droits d'accès cryptés et à un système de rapports pour garantir la conformité.

De nombreux systèmes comprennent également une fonctionnalité de flux de travail automatisé. Vous pouvez préconfigurer des flux de travail ou les créer de manière ad hoc selon les besoins pour accélérer le processus d'approbation d'un document numérique. De cette manière, les documents se déplacent à peu près de la même manière qu'ils le faisaient sur papier. Seulement, cette fois, ils ne se déplacent pas réellement, ce qui les rend plus sûrs et plus faciles à trouver.

Lors de vos recherches sur la gestion des documents, vous rencontrerez probablement le terme de gestion de contenu d'entreprise (GCE). Une gestion de contenu d'entreprise (GCE) offre un plus grand nombre de fonctionnalités et d'intégrations. Par exemple, vous pouvez la relier à votre logiciel de gestion de la relation client ( GRC ). La gestion du cycle de vie des documents - qui vous permet de gérer la durée de conservation d'un document - est une autre caractéristique commune à ces systèmes de gestion documentaire d'entreprise plus robustes.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Pourquoi les entreprises choisissent les systèmes de gestion de documents

Un système de gestion de documents offre de nombreux avantages aux entreprises.

• Simplifie le travail à distance. Le papier ne peut pas passer d'un bureau à domicile à un autre à la vitesse à laquelle vous en avez besoin. Les fichiers stockés localement sur les PC doivent être trouvés, envoyés par e-mail ou téléchargés pour être partagés. Ce mode de travail réduit la productivité de chacun. Ceux qui partagent le fichier doivent interrompre ce qu'ils sont en train de faire tandis que ceux qui ont besoin du fichier doivent attendre.

Les systèmes de gestion de documents éliminent ce problème. Le fichier réside dans un dépôt unique et sécurisé auquel chacun peut accéder de n'importe où, ce qui signifie qu'il n'y a plus d'attente et moins d'interruptions.

• Augmente la productivité. Que vos collaborateurs travaillent au bureau, à domicile ou en déplacement, chacun peut accéder aux fichiers dont il a besoin, quand il en a besoin. Mais la productivité ne se limite pas à la réalisation d'un travail plus important. Les représentants commerciaux peuvent obtenir les réponses dont ils ont besoin lorsqu'ils sont face à un client, ce qui accélère le processus de vente. L'automatisation des flux de travail peut accélérer des processus tels que la comptabilité fournisseurs, ce qui accélère le paiement.
• Améliore la sécurité sur le lieu de travail. Les documents numériques éliminent le besoin de déplacer le papier physique, créant ainsi un partage de documents sans contact. Ils facilitent également la mise en place d'un lieu de travail hybride avec un mélange d'employés à distance et sur place.

Réduction de l'utilisation du papier. Vous continuerez probablement à recevoir des documents papier et vous devrez peut-être en imprimer quelques-uns aussi, mais la majeure partie des impressions de bureau diminuera car un seul document numérique peut servir à toute l'entreprise. Lorsque tout le monde y a accès, il est beaucoup moins nécessaire de créer des copies. Et les nouveaux documents peuvent être imprimés directement dans le système, pour une utilisation et un accès immédiats par tous ceux qui en ont besoin.

• Introduit un meilleur contrôle des coûts et une meilleure budgétisation. Moins de papier signifie que vous utiliserez moins de papier, mais les économies ne s'arrêtent pas là. Les documents numériques signifient moins de classeurs et de coûts associés au classement et au stockage du papier. Vous disposerez de plus d'espace de bureau, ce qui peut s'avérer très utile pour la gestion de la distance entre les employés. Vous pouvez bénéficier d'une réduction des coûts d'envoi de documents papier. Et en tant qu'application, les coûts d'utilisation peuvent être mieux mesurés, suivis et contrôlés.
• Améliore l'agilité de l'entreprise. Les documents électroniques se déplacent à la vitesse de l'internet. Ils ne sont pas non plus limités par les contraintes physiques du papier ou d'un bureau, ce qui signifie que les entreprises peuvent répondre plus rapidement aux besoins des clients, poursuivre leurs activités si le bureau est fermé pour une raison quelconque, accélérer l'exécution des tâches liées aux documents et s'adapter rapidement aux changements dans l'environnement commercial, puisque tout le monde a accès aux informations et aux données nécessaires.
• Assure la continuité des activités. Les documents vitaux sont disponibles pour vous et votre équipe, où que vous soyez. Les mises en œuvre du cloud public ou du cloud privé (dans votre propre cloud) vous permettent de sortir de votre bureau, de vous installer dans un autre lieu et de continuer à travailler.
• Reprise après sinistre. Les documents stockés numériquement peuvent être rapidement restaurés à partir d'une sauvegarde. Si vous utilisez un déploiement en nuage avec ses systèmes redondants, le temps de récupération et la restauration du point de récupération peuvent être immédiats, en fonction de votre mise en œuvre.
• Gouvernance de l'information. Des fonctionnalités telles que le contrôle des versions permettent aux entreprises de suivre les modifications, l'âge des documents et leur cycle de vie. (Le contrôle des versions prend également en charge la reprise après sinistre et la continuité des activités.) Le fait de disposer des documents dans un emplacement centralisé permet également d'éviter l'existence de plusieurs versions dans différentes zones, ce qui consomme de l'espace supplémentaire sur le serveur/le disque dur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de savoir qui a consulté, modifié, enregistré ou détruit les documents.

Quel système de gestion documentaire choisir ?

Nous avons évoqué dans la section ci-dessus les systèmes de gestion de documents en nuage. Bien qu'ils soient populaires, ils ne sont pas la seule façon de mettre en œuvre la gestion de documents. Il existe deux types d'implémentation : le cloud et le système sur site.

Systèmes de gestion de documents dans le nuage. Ces systèmes vivent et résident dans le nuage, tout comme un grand nombre d'applications que vous utilisez dans votre vie professionnelle et personnelle. Ils sont considérés comme des applications en nuage publiques, ce qui signifie seulement qu'ils sont accessibles via l'internet, mais pas que vos informations sont accessibles au public. Tout ce dont vous et vos employés avez besoin pour accéder au système est une connexion Internet.

Parmi les avantages de ce système, citons

• Aucun besoin de matériel sur site.
• Aucun besoin d'assistance informatique.
• Pas de frais de maintenance ou d'assistance - seulement un abonnement.
• Accès sécurisé partout où il y a une connexion Internet.
• Installation et configuration rapides.
• Toutes les données sont sauvegardées dans un centre de données sécurisé.
• Les redondances du système du centre de données garantissent un accès constant.
• Idéal pour les bureaux et les environnements de travail à distance.

Gestion de documents sur site. Ce type de mise en œuvre signifie que vous achetez le logiciel et l'installez sur votre réseau, que ce soit sur un serveur physique dans votre bureau ou dans votre propre environnement de cloud privé.

Pourquoi choisit-on la gestion de documents sur site ?

• La politique de sécurité des données exige de posséder et d'héberger tous les logiciels au sein du réseau de l'entreprise.
• Le personnel et l'infrastructure informatiques sont déjà en place, pour l'application, la sauvegarde et la connectivité, comme le VPN pour les utilisateurs distants.
• Préférence de l'entreprise.

Caractéristiques à attendre d'un système de gestion de documents

Comme vous pouvez vous y attendre, les différentes plates-formes présentent des caractéristiques différentes. Il existe toutefois des fonctionnalités minimales que vous devez vous attendre à trouver dans chaque plateforme de gestion de documents.

• Sécurité et contrôle d'accès. Chaque système doit exiger une connexion de l'utilisateur et avoir plusieurs niveaux d'accès aux droits de l'utilisateur, c'est-à-dire, administrateur, gestionnaire, utilisateur, lecture seule.
• Méta-données. Parfois appelées indexation, elles permettent d'appliquer des données clés - que vous définissez - au document afin d'en simplifier la recherche. Ainsi, vous n'avez pas besoin de conserver plusieurs copies dans différents dossiers. Par exemple, vous pouvez rechercher un dossier client par numéro de contrat pour trouver les documents relatifs à ce contrat.
• Recherche et récupération. Plutôt que de cliquer dans un dossier, vous saisissez les données indexées dans les champs de recherche (comme indiqué ci-dessus) et vous obtenez instantanément une liste de tous les fichiers et documents associés.
• Annotations. Ajoutez des surlignages, expurgez des copies, appliquez des tampons, etc. aux documents, soit en tant que superposition, soit en les intégrant au fichier lui-même.
• Flux de travail. Vous pouvez créer des flux de travail pour les documents ou même créer des flux de travail ad hoc pour faire passer les documents par un processus standard, comme vous le feriez dans votre bureau. Ces flux de travail peuvent démarrer au moment de la prise de contact avec une capture de données intelligente ou dès qu'un document est déplacé dans un dossier. Il est probable que les capacités des flux de travail varient considérablement d'un système à l'autre.
• Partage de documents et collaboration. Envoyez un lien vers un document à un collègue ou consultez un document avec un membre de votre équipe dans un bureau à l'autre bout du monde.
• Capture et routage. Scannez des fichiers dans le système, glissez et déposez-les depuis votre PC ou votre courrier électronique, ou faites-les acheminer depuis des systèmes de capture tiers. Dans certains systèmes, vous pouvez même créer des formulaires dans le système qui deviennent des documents individuels et dynamiques que vous pouvez remplir.
• Intelligence économique. Cet élément fait référence à votre accès aux dossiers commerciaux essentiels, aux rapports de journal et à d'autres rapports qui vous permettent d'utiliser les données contenues dans vos documents et de recueillir des informations sur la façon dont vos documents sont utilisés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Comment les entreprises utilisent leurs systèmes de gestion de documents

Avec autant de fonctionnalités, la façon dont vous utilisez votre système dépendra de ce dont vous avez le plus besoin. Les utilisations typiques sont :

• Pour la gestion et le stockage des documents. Vous et vos employés l'utilisez comme un classeur électronique. Vous numérisez les documents papier dans le système et stockez les documents numériques. L'avantage par rapport aux processus traditionnels est que l'indexation vous permet d'extraire les documents que vous voulez plus rapidement, de n'importe où.
• Pour piloter les flux de travail et les processus d'approbation. Les documents RH tels que les demandes d'emploi peuvent être examinés, approuvés et transmis, tout en restant sécurisés. Les processus AP/AR peuvent être automatisés. Les options sont presque illimitées lorsque des flux de travail sont disponibles.
• Création de formulaires/documents. Si votre système offre cette fonctionnalité, vous pouvez remplir des formulaires qui, une fois soumis, entrent dans le système de gestion des documents comme un nouveau document et peuvent même déclencher un flux de travail.
• Travail à distance. Les systèmes de gestion électronique de documents mettent le papier à la disposition des employés, quel que soit l'endroit où ils travaillent.

Quel système choisir pour votre entreprise ?

Pour choisir le bon système de gestion de documents, il faut d'abord savoir ce qui motive votre besoin actuel.

• Avez-vous besoin d'un moyen d'organiser les fichiers et de contrôler l'accès des travailleurs à distance ?
• Cherchez-vous à abandonner les processus basés sur le papier ?
• De nouveaux flux de travail sont-ils nécessaires pour répondre à l'environnement de travail actuel ?

Vous devez identifier vos trois à cinq principaux besoins. Vous devez également déterminer le nombre de personnes qui l'utiliseront. Sera-t-il utilisé par tout le monde ou sera-t-il limité à un petit groupe ou à un service ?

Ensuite, demandez-vous si vous voulez un système en nuage ou sur place. Si vous optez pour un système sur site, vous devrez vous demander si vous disposez du budget nécessaire pour acheter du nouveau matériel (si nécessaire) et si vous avez le personnel pour gérer l'installation.

Ensuite, faites quelques recherches. Il s'agit de déterminer quels systèmes vous souhaitez investir du temps pour assister à une démonstration. Vous trouverez peut-être quelques webinaires en ligne qui montrent des utilisations spécifiques du système. Ils peuvent être un bon moyen d'acquérir une compréhension de base du fonctionnement du système. Pendant votre démonstration, assurez-vous de voir comment le système répondra à vos principaux besoins.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

Questions à poser lors de l'achat d'un système de gestion de documents

Même si un système de gestion de documents semble parfait, il y a plusieurs questions à poser, surtout si vous avez beaucoup de fichiers - papier ou numériques - à importer. Vous aurez probablement beaucoup d'autres questions spécifiques à votre entreprise, mais ces questions peuvent vous aider à démarrer.

• Comment faire pour que les fichiers papier soient numérisés dans le système et indexés ?
• Quel est le processus d'importation et d'indexation des documents numériques préexistants ?
• Pouvez-vous créer des processus de flux de travail ou des flux de travail ad hoc ?
• Ce système répond-il à mes exigences de conformité ?
• Combien de personnes peuvent utiliser le système ? Y a-t-il des limitations ?
• Comment se présentent la formation et l'assistance ?
• Quel est le programme de développement du produit ? (Vous voulez vous assurer qu'il restera à jour).
• Le produit offre-t-il des intégrations, par exemple avec d'autres applications ou même des multifonctions ?

La gestion des documents aujourd'hui

L'augmentation récente et spectaculaire du nombre de travailleurs à distance a fait de la gestion des documents un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. La gestion des documents doit être facile d'accès tout en restant sécurisée. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage un classement personnalisable en fonction du métier et des réalités de chaque organisation.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

Les organisations telles que les organismes à but non lucratif, les établissements universitaires, les hôpitaux et d'autres entreprises, petites ou grandes, s'appuient sur des volumes massifs d'informations et de données pour prendre efficacement des décisions commerciales, améliorer la connectivité, évaluer les produits et les marchés et effectuer des transactions avec les parties prenantes et les clients. 

Par conséquent, elles doivent stocker, gérer, suivre, récupérer et partager de manière stratégique des documents numériques tels que des PDF, des fichiers Microsoft Word et des images numériques. 

Les systèmes de gestion de documents fournissent un centre unique et automatisé pour organiser ces différents formats de documents essentiels dans le lieu de travail moderne et convertir les documents papier. 

Souvent confondu avec un système de gestion de contenu, un SGD est largement considéré comme un composant d'un système de gestion de contenu d'entreprise (SGCE) qui comprend également la gestion des actifs numériques, les systèmes de flux de travail, l'imagerie documentaire et les solutions de gestion des dossiers. Les plates-formes de pointe basées sur le cloud computing offrent une sécurité réseau, une gouvernance, un contrôle des versions et une collaboration accrus aux entreprises désireuses de moderniser leurs systèmes de gestion de documents.

Contrairement aux anciens systèmes traditionnels qui prennent beaucoup de temps, manquent de flexibilité, augmentent les risques de sécurité et sont souvent incompatibles avec les nouvelles technologies, ces systèmes dématérialisés sont particulièrement avantageux pour les entreprises qui cherchent à étendre leurs objectifs commerciaux numériques et à automatiser leurs processus. Par exemple, en modernisant la façon dont les équipes de comptabilité fournisseurs de tous les secteurs d'activité gèrent leurs demandes d'achat, leurs factures, leurs bons de commande, leurs reçus et leurs contrats avec les fournisseurs, ces solutions de GED ont permis aux professionnels de la comptabilité fournisseurs de fonctionner dans un environnement numérique entièrement automatisé et efficace. 

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Logiciel de gestion de documents par reconnaissance optique de caractères (OCR)

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie logicielle utilisée par les systèmes modernes de gestion de documents. Lorsqu'un document est numérisé dans le système de gestion documentaire, la solution OCR le "lit" automatiquement et convertit le contenu écrit ou imprimé en texte lisible par une machine. 

Les documents (factures, reçus, contrats de fournisseurs, etc.) sont ensuite automatiquement "agrafés" aux enregistrements numériques, ce qui les rend facilement consultables et modifiables dans la GED.

Applications de reconnaissance optique de caractères :

Contrats, factures, reçus, paiements, chèques, pièces justificatives, bons de commande, rapports de réception, relevés bancaires, dotations, dons, correspondance, propositions, images, etc.

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Avantages d'un système de gestion des documents

Réduction des coûts

Alors que le coût du papier continue à monter en flèche, les coûts opérationnels liés à l'utilisation d'une solution papier augmentent également de façon constante. Un système de gestion électronique des documents (GED) peut réduire considérablement les coûts liés aux documents mal classés ou perdus, aux violations de la réglementation, au gaspillage de papier et d'autres ressources, et aux erreurs courantes de saisie de données. En fait, une GED peut réduire les frais généraux de 30 à 40 % et favoriser la rentabilité et la croissance.

Amélioration du flux de travail

Évitez les problèmes associés à des flux de travail disjoints en numérisant les documents essentiels au sein d'une GED alimentée par l'intelligence artificielle et la reconnaissance optique de caractères. En numérisant vos documents et en les plaçant dans un flux de travail électronique pour qu'ils soient examinés, approuvés et stockés dans une GED automatisée, votre entreprise peut également.. :

• Établir un contrôle d'accès
• conserver des pistes d'audit détaillées pour répondre aux exigences de conformité et suivre l'activité des utilisateurs
• gérer un référentiel de documents

Une meilleure collaboration

Que votre équipe partage un bureau ou travaille à distance, une GED basée sur le cloud facilite le partage et la collaboration sur divers documents et processus par rapport aux solutions de gestion de documents traditionnelles. Avec un programme, les documents électroniques peuvent être partagés sous la forme d'un lien sécurisé, de sorte que la collaboration se fait en un seul clic. Une GED peut également créer des pistes d'audit permettant de savoir qui a effectué une modification et quand. En outre, grâce à la capture intégrée des e-mails, toute correspondance liée à un document partagé est suivie et consultable.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Recherche avancée

Lorsque des documents importants sont capturés et enregistrés dans une GED numérique robuste, tout le contenu est archivé et indexé avec des métadonnées. Cela permet des capacités de recherche avancées lorsque quelqu'un a besoin de localiser n'importe quelle donnée ou texte qui a été numérisé et stocké avec les enregistrements ERP. En quelques secondes, les recherches complexes donnent des résultats précis, ce qui permet aux équipes chargées de la comptabilité fournisseurs et autres d'économiser du temps, de l'argent et de l'énergie.

Réduction de l'espace de stockage

Supprimez les coûteux classeurs, boîtes, bacs de rangement et bureaux surdimensionnés en adoptant une GED moderne qui stocke les documents dans le cloud et gère un flux de travail automatisé et sans papier. La récupération d'un espace physique précieux permet non seulement de faire de la place pour d'autres solutions organisationnelles, mais aussi d'économiser de l'argent qui pourra être mieux utilisé pour améliorer l'efficacité de l'entreprise. 

Récupération plus facile

Les systèmes modernes de gestion des documents permettent aux entreprises d'améliorer considérablement la vitesse de récupération des documents. Mais si l'on considère que les employés passent en moyenne six jours par an à essayer de trouver des documents, cela ne devrait pas être une surprise. Compte tenu des avantages de la fonction de recherche avancée évoquée plus haut, il est clair qu'un SGD rend la récupération des documents facile et rapide. Les documents sont triés en fonction de variables spécifiques qui rendent leur recherche et leur récupération exceptionnellement pratiques. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Une sécurité renforcée

Une GED peut doter une organisation de fonctions de sécurité essentielles pour éviter les coûteuses violations de données et autres cybermenaces. En plus de protéger l'intégrité et la confidentialité des données de l'entreprise, le système de GED peut compléter les autres habitudes de sécurité prises par le propriétaire de l'entreprise. Parmi les fonctions de sécurité les plus efficaces d'une GED figurent l'archivage numérique, les suppressions et les sauvegardes automatiques, l'annotation et la rédaction de documents, les autorisations utilisateur basées sur les rôles et l'authentification multifactorielle. 

Reprise après sinistre

Une GED permettra de protéger les précieuses données de votre entreprise et de promouvoir des efforts avancés de reprise après sinistre en cas de destruction des serveurs. Une connexion Internet stable garantira que vos fichiers sont sauvegardés sur le cloud. La reprise après sinistre basée sur le cloud offre la tranquillité d'esprit que la continuité des activités peut être maintenue même si les opérations de votre organisation ont été perturbées. 

En cette ère de technologies de l'information en constante évolution, il est essentiel que les entreprises protègent leur stockage de documents contre un certain nombre de menaces ou d'inefficacités. Qu'il s'agisse de réduire les coûts, de renforcer la sécurité, d'offrir une recherche avancée ou de faciliter la récupération des documents, l'adoption et la gestion d'un système de gestion électronique des documents présentent de nombreux avantages. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

7 raisons pour lesquelles l'indexation des documents est essentielle, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Parce que de nombreuses entreprises sont en train de numériser leurs documents papier en documents numériques, surtout depuis que l'épidémie de COVID19 a frappé le monde, il est essentiel de discuter en profondeur de l'indexation des documents.

L'indexation de documents est le processus qui consiste à lier ou à étiqueter des documents numériques avec certains attributs ou étiquettes. Elle facilite la découverte des fichiers et permet ainsi à l'utilisateur d'accéder à tout moment à n'importe quel document en quelques clics. L'indexation de documents offre une solution à long terme aux difficultés de stockage, d'accès, d'organisation et de protection des documents.

L'indexation des documents est importante pour la recherche d'informations car elle détermine la vitesse et la précision avec lesquelles les informations et les documents peuvent être retrouvés au sein de votre organisation. Elle fournit un lien entre les termes et les documents qui les contiennent. Sans une indexation appropriée des documents, la recherche d'informations sera longue et coûteuse.

C'est l'étape suivante vers une mise en œuvre complète de la gestion des documents, lorsque vous commencez à convertir les copies physiques en documents numériques.

Dans le cadre de vos efforts pour devenir un bureau sans papier, il existe des produits et des stratégies spécifiques que vous devez adopter pour profiter pleinement des avantages de la dématérialisation.

Pendant les heures de travail, nous passons beaucoup de temps à chercher des documents. En fait, selon une étude récente, les travailleurs intellectuels passent plus d'une heure par jour à chercher les documents qu'ils souhaitent.

C'est pourquoi il est essentiel pour les entreprises d'utiliser l'indexation des documents pour faciliter la gestion des documents.

Cet article traite de l'indexation des documents, explique pourquoi elle est essentielle et fournit des exemples.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre la possibilité à tout utilisateur du système qui dispose d'une habilitation de sécurité, quelle que soit sa situation géographique, d'accéder facilement à toute information sur les documents.

Qu'est-ce que l'indexation de documents ?

Le terme "index" vient du latin et signifie "indiquer, conduire, diriger ou trouver".

L'indexation de documents est la pratique consistant à étiqueter les documents avec certains attributs afin qu'ils puissent être facilement recherchés et récupérés ultérieurement. Par exemple, une entreprise peut indexer des documents en fonction du nom du client, du numéro de client, de la date, du bon de commande ou d'autres caractéristiques essentielles qui peuvent être utiles ultérieurement.

L'indexation, en d'autres termes, développe un chemin vers les documents en fonction du fonctionnement des processus d'affaires d'une entreprise et de la façon dont ses employés travaillent.

L'un des aspects les plus importants d'une bonne mise en œuvre de la gestion documentaire est la création d'index. Chaque organisation étant différente, le choix des critères d'indexation à employer est un choix essentiel pour tirer le meilleur parti de vos nouvelles données numériques.

Voici quelques exemples

• Nom du fournisseur
• Nom du patient
• Adresses
• Numéros de compte
• Numéro de facture
• Numéro du bon de commande
• les dates.

Les données d'indexation sont sauvegardées ou incorporées dans une base de données ou un système de gestion des documents, ce qui offre aux utilisateurs un cadre pour trouver les documents.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'optimiser le flux de travail de votre entreprise.

Méthodes d'indexation des documents

Il existe trois méthodes que votre organisation peut utiliser pour indexer un document : L'indexation des documents en texte intégral, les métadonnées et l'indexation par champ. Lorsque vous indexez des fichiers pour votre système de gestion de documents, il est recommandé d'utiliser une combinaison de toutes les méthodes disponibles pour une récupération plus rapide et précise des documents.

1- Indexation de documents en texte intégral

La recherche en texte intégral, ou en anglais Full Text Search (FTS), est l'une des méthodes les plus efficaces pour retrouver des documents aussi rapidement que possible.

Lorsque les documents sont numérisés, ils sont convertis en images numériques. Pour comprendre le texte, on utilise plusieurs technologies comme la reconnaissance optique de caractères, qui construit un index de chaque phrase et de sa position.

Ces technologies lisent chaque page d'un document numérique, en extraient les informations et les indexent pour les retrouver ultérieurement.

Lorsque l'on interagit avec plusieurs langues, des difficultés peuvent apparaître. Cependant, la plupart des outils disponibles sont assez précis et prennent en charge un large éventail de langues.

2- Les métadonnées

Le terme "métadonnées" fait référence aux "données qui contiennent des informations sur d'autres données".

En d'autres termes, ce sont des "données sur les données". Elles contiennent toutes les informations nécessaires pour comprendre et utiliser efficacement les données.

Cependant, sa pertinence devient évidente lorsque l'on considère son utilisation fonctionnelle.

Les métadonnées peuvent être ajoutées aux documents numériques sous forme de balises ou d'autres informations en vue d'une recherche et d'une récupération ultérieures.

Il s'agit d'une approche très solide, mais son exécution manuelle est sujette à des erreurs. Il existe sur le marché d'autres technologies permettant d'automatiser cette procédure, ce qui augmentera la productivité et l'efficacité du personnel et le rendra moins sujet aux erreurs.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

3- Indexation par champs

L'indexation par champ, qui est conceptuellement liée à l'indexation par métadonnées, fait référence à diverses sources d'information à l'intérieur d'une base de données, également appelées champs.

Ce type d'option d'indexation permet à l'utilisateur de rechercher des détails qui sont uniques à chaque page. Le champ peut être un nom de fournisseur, des données reçues, un type ou toute autre zone désignée, par exemple.

Comment fonctionne l'indexation des documents ?

Le processus d'indexation de documents implique le balayage manuel ou automatique de documents scannés et numérisés afin d'identifier des phrases clés prédéfinies. Bien entendu, l'indexation manuelle de documents est une opération qui prend du temps et qui est sujette à des erreurs. La méthode la plus suggérée est d'automatiser ce processus.

• Manuellement, un employé doit parcourir tous les documents numériques et en extraire les informations essentielles à utiliser lors de la production d'un document dans le système de gestion des documents.
• La majorité des technologies actuelles permettent une automatisation complète de cette opération. Lorsque le document est numérisé, le système utilise des algorithmes de reconnaissance optique de caractères pour extraire les informations importantes de la page, les stocker sous forme de métadonnées et rendre la recherche plein texte disponible.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

Pourquoi l'indexation des documents est-elle importante ?

L'indexation des documents numériques vous permet de trouver le fichier dont vous avez besoin en quelques minutes. Les informations contenues dans les documents stockés doivent être utilisées pour prendre des décisions cruciales. Elle permet aux organisations de gagner du temps dans la recherche de documents, d'économiser de l'argent sur le stockage, d'améliorer la collaboration et le flux d'informations.

La numérisation des documents permet de les retrouver rapidement et facilement, de gagner de l'espace et d'assurer la sécurité, la conformité juridique et la reprise après sinistre.

L'indexation des documents est essentielle pour donner au personnel la capacité de trouver rapidement des informations. Jetons un coup d'œil à certains des avantages supplémentaires de l'indexation.

1- Gagner du temps

Pour être agile dans l'environnement actuel qui évolue rapidement, il est essentiel d'être équipé de la technologie, des outils et des processus appropriés. L'un des aspects les plus importants de la capacité à réagir rapidement est la possibilité de découvrir facilement des documents.

L'indexation des documents, lorsqu'elle est effectuée efficacement, permet à votre personnel de gagner un temps considérable au quotidien.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus. 

2- Moins de frais de stockage

Les documents papier prennent beaucoup de place lorsqu'il s'agit de les stocker. Les documents numérisés ont simplement besoin d'un espace de stockage virtuel, qui est généralement peu coûteux.

3- Conformité aux audits

Les audits sont souvent longs et coûteux, surtout lorsqu'il s'agit de documents tangibles. Le fait d'avoir vos données numérisées et indexées aidera le processus à se dérouler beaucoup plus facilement et rapidement.

4- Collaboration plus facile

Lorsqu'on utilise des documents papier, la coordination de l'organisation interne entre les différents départements est nécessaire et difficile.

La numérisation des papiers et l'indexation des informations qui leur sont associées devraient permettre un partage, un transfert et une lecture plus rapides, mettant tout le monde sur la même longueur d'onde.

5- Prise de décision

Les informations contenues dans les documents sauvegardés sont indispensables à une prise de décision efficace. Si votre entreprise a besoin d'un temps considérable pour identifier et accéder aux documents, le processus de prise de décision est retardé, et vous risquez de passer à côté de possibilités éventuelles.

L'indexation des documents numériques accélère considérablement votre processus de prise de décision.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de joindre des informations utiles à un document ou à un fichier, comme le numéro de facture, l'identifiant du dossier ou la date d'embauche, etc.

6- Un accès plus rapide

Il va sans dire que les documents numériques et indexés sont plus faciles à obtenir et à consulter pour votre personnel, ce qui augmente sa productivité et son efficacité.

7- Amélioration du flux d'informations

Les informations numériques sont plus facilement partagées et circulent sans problème entre les services et les collègues.

Les documents de l'entreprise ne seront utiles que si les informations nécessaires sont facilement accessibles dans le système. Cela ne peut se faire que si les documents sont correctement indexés.

Conclusion

L'indexation des documents est une méthode efficace pour faciliter la recherche ultérieure de documents dans de grandes archives contenant des milliers de documents.

Les documents peuvent être indexés par leur contenu en texte intégral (de sorte que n'importe quel mot du contenu peut être consulté) ou par des informations liées au document, telles qu'un identifiant unique, la date de production ou le thème principal du document.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Les avantages des systèmes de gestion de documents amélioreront les opérations globales de votre entreprise, réduiront les coûts, augmenteront la productivité, sécuriseront vos documents, amélioreront la collaboration, augmenteront la conformité et, plus important encore, vous mettront sur la voie d'un espace de travail entièrement numérique.

Un système de gestion de documents, à la base, est un logiciel qui capture, maintient, récupère et distribue des documents numériques. Dans sa forme la plus simple, il vous permet de fournir rapidement et simplement aux employés, aux clients et aux fournisseurs les informations dont ils ont besoin, réduisant ainsi les inefficacités et vous permettant d'atteindre vos objectifs commerciaux.

Comme la plupart des hommes d'affaires le savent, il est assez difficile de maintenir un lieu de travail propre en permanence ; c'est pourquoi il a toujours été nécessaire de mettre en place un système garantissant qu'une entreprise fonctionne de la manière la plus organisée possible.

En réalité, les recherches montrent que plusieurs organisations dans le monde entier subissent des pertes financières importantes en raison de la perte inutile de temps et d'argent dans la gestion du lieu de travail.

Mais la bonne nouvelle, c'est que vous pouvez vous débarrasser de ces risques bureautiques en adoptant l'un des logiciels de gestion de documents en ligne les plus récents, qui permet à une entreprise de fonctionner aussi harmonieusement que possible.

Dans ce poste, nous allons discuter des 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents qui peuvent améliorer vos processus d'affaires.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Qu'est-ce qu'un SGD ?

Un système de gestion de documents est un système qui permet d'organiser, de stocker et de récupérer toute la documentation qu'une entreprise utilise quotidiennement. Il vous permet de contrôler le cycle de vie complet des documents numérisés, de leur création à leur élimination.

Non seulement il contribue à la mise en place d'un bureau sans papier, mais il vous permet également de rationaliser les opérations de l'entreprise et de développer les activités importantes pour elle.

Il doit être considéré comme la solution fondamentale de toute entreprise numérique, tous les documents provenant de diverses sources étant finalement archivés dans un référentiel numérique ou détruits en fonction des diverses réglementations en matière de conservation.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

Les 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents

Toutes les solutions de gestion de documents ne sont pas identiques. Plusieurs facteurs les distinguent les unes des autres... Comprendre ce qui constitue une plateforme bien conçue est essentiel pour les organisations modernes de toutes tailles - petites, moyennes et grandes.

Investir dans un système de gestion de documents et numériser vos documents papier vous permettra non seulement d'obtenir un excellent retour sur investissement, mais aussi de créer une base solide pour développer votre entreprise en optimisant vos procédures et votre flux de travail.

Voici les 15 principaux avantages des systèmes de gestion de documents :

1- Moins de stockage physique

L'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est la possibilité de numériser vos documents, ce qui réduit le stockage physique nécessaire pour les documents papier.

Le stockage des documents physiques nécessite beaucoup d'espace de stockage, de maintenance, d'armoires, etc. Tous ces coûts seront réduits à une fraction de ce qu'ils étaient avant la transition vers un monde numérique.

Selon une étude, le stockage des documents physiques occupait près de 15 % de la surface totale des bureaux. Et, en moyenne, l'espace de bureau aux États-Unis coûte 285 dollars par pied carré. À ce montant, c'est beaucoup d'argent à dépenser pour le seul stockage de documents.

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, l'archivage numérique des documents est bien moins coûteux et plus pratique.

2- Réduire les coûts opérationnels

Les entreprises modernes sont constamment à la recherche de moyens de réduire leurs coûts opérationnels. L'abandon des documents papier au profit du numérique et la mise en place d'un système les aideront à atteindre cet objectif.

Une GED, lorsqu'elle est correctement déployée, peut aider les entreprises à ne plus jamais perdre un document, à découvrir des documents plus rapidement, à protéger des documents et à partager des documents entre départements et entre pairs plus rapidement.

Ces dépenses sont considérablement réduites lorsqu'une fonction de recherche est incluse dans votre plateforme de gestion de documents, et que la récupération des documents est simple et rapide.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

3- Favoriser un meilleur contrôle des versions

Combien de fois avez-vous découvert qu'un autre collègue avait écrasé vos dernières modifications d'un document ? Ou avez-vous fait un choix professionnel basé sur une version antérieure d'un document ?

Le contrôle des versions des documents est une fonctionnalité cruciale de la liste des avantages de la gestion documentaire. Sans elle, votre entreprise serait en plein désarroi.

L'un des avantages les plus importants de l'adoption d'un système est qu'il garantit toujours que vous travaillez sur la version la plus récente du document ; les modifications simultanées des documents ne sont pas autorisées ; en d'autres termes, lorsque quelqu'un a besoin de mettre à jour un document, celui-ci doit être verrouillé.

En d'autres termes, lorsque quelqu'un a besoin de mettre à jour un document, celui-ci doit être verrouillé. En outre, il aide à la génération automatique de numéros de version (mineure et majeure) en fonction de paramètres établis.

4- Améliorer la sécurité

La plupart des organisations s'accordent à dire que l'un des avantages les plus importants du système de gestion des documents sur lequel elles comptent est la création d'une architecture de sécurité solide pour sécuriser les documents numériques.

La sécurité des documents est un sujet majeur car l'absence d'informations ou l'exposition d'informations sensibles au public peut avoir une influence significative sur le taux de réussite global d'une entreprise.

Les documents papier peuvent tomber dans de mauvaises mains, être égarés ou même détruits pour diverses raisons. Les documents numérisés, en revanche, doivent faire l'objet d'un traitement spécifique et distinct afin d'être correctement conservés et entretenus.

Une solution réputée dispose souvent d'une pléthore de fonctionnalités permettant de gérer la sécurité de vos documents pendant toute leur durée de vie, du cryptage au filigrane, en passant par la gestion des droits numériques ou la restriction de l'accès aux seuls rôles autorisés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

5- Une meilleure collaboration

La GED facilite la collaboration, la visibilité et l'accessibilité. Par conséquent, elle améliore la collaboration tant en interne au sein de l'entreprise qu'en externe avec les parties prenantes.

La plupart des solutions offrent une variété de méthodes de collaboration, à la fois faciles et compliquées.

Les employés peuvent facilement collaborer en partageant un lien vers le document, en le commentant et en prenant des mesures. Les utilisateurs peuvent collaborer en temps réel, redéfinir et annoter la pièce jointe du document pour une meilleure collaboration.

6- Un accès plus facile

Les employés peuvent désormais travailler de presque n'importe où dans le monde, et votre entreprise doit permettre un accès instantané aux documents professionnels.

L'un des avantages les plus importants d'un système de gestion de documents est sa capacité à fournir les documents demandés aux utilisateurs depuis le creux de leur main.

7- Améliorer la conformité réglementaire

En fonction de leur secteur d'activité et de leur région d'implantation, les entreprises doivent se conformer à une variété de lois et de réglementations.

Un système solide aidera l'entreprise à rester conforme aux règles et à garantir que les documents sont conservés conformément à une stratégie clairement définie.

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8- Rationaliser les processus centrés sur les documents

La gestion et la numérisation des documents sont deux des composantes ou critères les plus importants pour l'adoption efficace d'un flux de documents numériques.

La majorité des entreprises s'appuient sur des centaines, voire des milliers, de documents pour mener à bien leurs activités quotidiennes. Ces documents sont souvent envoyés entre les services, les travailleurs, les patients et les fournisseurs pour approbation, signature et modification.

L'utilisation d'un système de gestion de documents pour simplifier les activités centrées sur les documents peut avoir un avantage significatif sur les opérations de votre entreprise.

9- Améliorer l'indexation des documents

L'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est leur capacité à permettre la récupération rapide des documents, ce qui aide les employés à réduire le temps perdu à rechercher des documents.

L'indexation des documents est la pratique qui consiste à marquer les documents avec certains attributs afin qu'ils puissent être facilement recherchés et récupérés ultérieurement.

Chaque organisation étant différente, le choix des critères d'indexation à employer est un choix essentiel pour tirer le meilleur parti de vos nouvelles données numériques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

10- Améliorer la capture des données

Certaines solutions du marché incluent un module de capture de données sophistiqué qui permet d'extraire les informations critiques d'un document numérisé pendant l'étape de numérisation.

Le processus de capture est renforcé par des capacités informatiques pour obtenir les résultats les plus précis.

11- Intégration avec d'autres systèmes

Lorsque les documents sont enregistrés dans une GED, ils peuvent être accessibles via des services par d'autres applications métiers.

C'est un avantage considérable si vous avez besoin d'un document pour un nouveau formulaire ou si vous avez besoin d'une autorisation après qu'il ait été enregistré dans votre système.

Par exemple, de nombreuses entreprises continuent de s'appuyer sur la messagerie électronique pour le partage de documents et la collaboration, et la majorité des systèmes bien connus disposent d'une connectivité avec les plateformes de messagerie pour l'archivage automatique des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de localiser un dossier en quelques clics seulement.

12- Améliorer la recherche

La capacité à identifier rapidement des documents est la caractéristique la plus importante dont les employés ont besoin dans leurs tâches quotidiennes.

La plupart des solutions du marché incluent des fonctions de recherche robustes et étendues, permettant aux employés de rechercher des documents sur la base d'informations précédemment collectées, de métadonnées et d'informations contenues dans la pièce jointe.

13- Une meilleure sauvegarde

Nous avons entendu de nombreuses histoires d'entreprises perdant des documents importants en raison de catastrophes naturelles, d'incendies et d'autres incidents.

Une GED, avec des fonctionnalités telles que le stockage centralisé, la numérisation, l'archivage, etc., permet d'améliorer la sauvegarde et la récupération des documents en cas d'incidents imprévus.

14- Piste d'audit

À notre avis, l'un des avantages les plus importants des systèmes de gestion de documents est la piste d'audit, qui permet à la direction de voir à tout moment qui a accédé au document, qui l'a modifié, combien de versions il a, quand il a été mis à jour pour la dernière fois, etc.

La capacité à gérer les documents de la GED pendant leur cycle de vie est essentielle. L'affichage de l'historique complet de toutes les opérations effectuées est l'une des mesures les plus importantes. Cela vous permettra de voir qui a lu le document GED, apporté des améliorations, téléchargé la pièce jointe, etc.

15- Se mettre au vert

Une GED réduit le besoin de papier dans votre bureau, ce qui le rend plus écologique. Avec la GED, vous sauvez plus de trois fois plus d'arbres chaque année. Un bureau vert est un lieu d'emploi pour les générations futures.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).