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Les entreprises d'aujourd'hui travaillent dans des délais serrés, certains employés étant sur place et d'autres travaillant à distance. Il est donc plus important que jamais pour les entreprises de trouver des moyens efficaces de numériser les documents papier et de les gérer efficacement.
Il est difficile de savoir quand apporter les mises à jour nécessaires à votre stratégie de gestion des documents. Mais vous pouvez aider vos employés et votre organisation en apprenant davantage sur la gestion électronique des documents et sur ce qu'elle peut faire pour dynamiser votre entreprise.
En quoi consiste un système d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) ?
Un système d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) est un outil électronique très structuré et robuste qui gère l'ensemble des documents utilisés par une entreprise. Un SGED fait passer la stratégie de gestion des documents au niveau supérieur, en convertissant les fichiers papier en un format électronique et en centralisant le flux de documents d'une organisation.
Au minimum, une GED doit améliorer les flux de travail grâce à certaines fonctions d'automatisation et à la possibilité de numériser facilement les documents papier. Grâce à ces capacités, une organisation peut obtenir un flux d'informations unique et cohérent qui améliore tout, de la collaboration et la communication à la conformité réglementaire.
Les entreprises de toutes les industries et de tous les secteurs, tels que les soins de santé, l'administration publique et la finance, comptent sur une solution solide qui pourrait leur permettre d'avoir une meilleure organisation, de gagner en temps et en argent.
- - les factures des comptes fournisseurs
- - les documents relatifs à la paie et aux impôts des employés
- - les bons de commande
- - les reçus de marchandises
- - Accords et contrats
- Correspondance à trois voies
Les atouts d'un système de gestion électronique de documents
Investir dans un système de gestion électronique des documents présente de nombreux avantages, quel que soit le secteur d'activité. En voici quelques-uns :
Vous aide à rester organisé
Un système de gestion électronique de documents crée des espaces numériques clairs et ordonnés pour les documents qui couvrent toute la gamme des opérations, depuis les formulaires quotidiens, comme le dernier lot de factures à payer, jusqu'aux documents moins utilisés, mais néanmoins essentiels, comme les contrats annuels avec les fournisseurs.
Cette organisation se répercute également sur d'autres processus, comme la gestion des audits. L'utilisation d'un système d'archivage et gestion de documents électroniques crée une architecture d'archivage qui facilite les audits en donnant à votre équipe un accès instantané aux audits précédents et à d'autres documents nécessaires qu'elle aurait autrement passé des jours ou plus à chercher.
Facilite une meilleure collaboration
Les départements de votre entreprise n'existent pas en vase clos : vous avez besoin d'une collaboration solide au sein des départements et entre eux. Si les employés doivent pouvoir accéder à des informations fiscales personnelles importantes, par exemple, votre service des ressources humaines doit pouvoir partager ces fichiers sans problème.
Un système d'archivage et de gestion électronique des documents permet à chacun de trouver et de partager rapidement les documents. Cette organisation accrue permet une meilleure communication et une meilleure collaboration.
Maintien de la sécurité des documents essentiels
Avec un système d'archivage et de gestion de documents obsolète, vous risquez de ne pas vous conformer aux exigences de sécurité réglementaires de votre secteur. Par exemple, les organisations opérant dans le secteur de la santé doivent se conformer à la réglementation HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour protéger les informations confidentielles des patients. Et les entreprises qui s'adressent à des clients doivent rester conformes au GDPR (General Data Protection Regulation).
À ce titre, il est important de s'assurer que votre système peut traiter et stocker correctement tout document sensible et confidentiel lié aux clients, aux employés, aux parties prenantes et même à votre propriété intellectuelle. Cela signifie que vous devez être en mesure de déterminer qui peut accéder à certains fichiers et les partager. Un système d'archivage et de gestion électronique des documents vous donne ce contrôle, en permettant un suivi complet de chaque document, y compris de ceux qui le consultent ou le révisent.
Gain de temps
L'organisation et la collaboration accrues qu'offre un SGED ne facilitent pas seulement le travail des employés et de la direction, elles font gagner beaucoup de temps à tous.
Avec tous vos fichiers sous forme numérique, personne n'a besoin de quitter son ordinateur pour chercher et trouver les fichiers dont il a besoin.
Économies d'argent
Après avoir passé en revue la liste des avantages présentés jusqu'ici, vous remarquerez peut-être qu'ils ont tous quelque chose en commun : ils conduisent tous à des économies financières.
L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents vous permet non seulement d'économiser de l'argent dans vos opérations quotidiennes, mais aussi de libérer des ressources au fil du temps et de vous aider à gagner de nouveaux clients et des investisseurs impressionnés par votre efficacité.
Enfin, vous n'avez plus à vous soucier des documents égarés, comme les factures des fournisseurs ou les paiements des clients, qui sont directement liés à vos opérations financières. Ces documents étant stockés en toute sécurité et facilement accessibles, vous pouvez vous assurer que les fonds entrants sont toujours à jour et que les paiements sortants sont effectués à temps, voire en avance, ce qui vous permet d'éviter les frais de retard et de bénéficier de remises pour paiement anticipé de la part des fournisseurs.
Quelles sont les caractéristiques d'un système d'archivage et de gestion électronique de documents ?
Maintenant que vous avez une bonne idée des avantages que vous pouvez tirer d'un investissement dans un système d'archivage et de gestion électronique des documents, vous vous interrogez peut-être sur les caractéristiques à rechercher pour obtenir ces avantages.
Nous vous présentons ici quelques-unes des caractéristiques qui donnent les meilleurs résultats.
Intégration transparente
L'intégration transparente à vos systèmes existants est une caractéristique essentielle de tout système d'archivage et de gestion électronique de documents. Elle contribue à supprimer la nécessité de procéder à des remplacements coûteux de plates-formes essentielles comme les progiciels de gestion intégrés (ERP), les systèmes de gestion de contenu (CMS), les systèmes de gestion des ressources humaines (HR) et les systèmes de gestion de la relation client (CRM).
Organisation et catégorisation faciles
L'organisation et la catégorisation faciles vous permettent de classer vos documents de la manière la plus logique possible pour vos flux de travail. En associant au fichier des détails tels que le nom du client, le type de fichier et le service, les employés peuvent le localiser rapidement.
Fonction de recherche puissante
Une fonction de recherche performante est l'une des caractéristiques les plus importantes d'un système d'archivage et de gestion électronique de documents.
Historique détaillé des modifications
Un avantage essentiel des systèmes d'archivage et de gestion électronique de documents est la possibilité de bénéficier des opportunités de partage et de collaboration entre les employés, les managers et les dirigeants. Pour permettre ce type d'efficacité et maintenir le contrôle des versions, il est important que chacun puisse voir qui a apporté des modifications et quand.
Des capacités de partage faciles
Le système d'archivage et de gestion électronique de documents doit également vous faire bénéficier de fonctions de partage faciles à utiliser, vous permettant de transférer des documents à ceux qui en ont besoin. Qu'un chef d'équipe ait besoin d'une feuille de calcul cruciale pour une réunion d'équipe ou qu'un employé ait besoin de la dernière feuille de temps, le processus doit être simple.
Fonctions de sécurité
Les fonctions de sécurité permettent de s'assurer que seules les personnes appropriées ont accès à certains documents. Un système d'archivage et de gestion électronique de documents de haute qualité doit vous donner la possibilité de définir des autorisations ou des autorisations à plusieurs niveaux pour garantir la sécurité des documents, en particulier lorsque les obligations réglementaires sont un facteur dans votre domaine.
Capacités d'automatisation du flux de travail
L'une des caractéristiques les plus importantes à rechercher dans un système d'archivage et de gestion électronique de documents est sans doute sa capacité à automatiser les processus. Dans des environnements de bureau collaboratifs, l'automatisation de traitements tels que l'acheminement de l'approbation des factures et le processus de traitement des documents permet de faire des gains de temps considérables et de réaliser des tâches plus efficaces.
Voici quelques processus automatisés à rechercher dans un système d'archivage et de gestion électronique de documents :
- Le traitement des factures pour assurer le paiement en temps voulu des fournisseurs, des organismes de service, des entrepreneurs, etc.
- Approbations par paliers qui peuvent être automatiquement réacheminées vers un approbateur de secours si nécessaire.
- Paiement électronique et génération de documents, tels que les documents de paie des employés et les documents fiscaux des employés.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).