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Les Systèmes de Suivi-Evaluation des Projets simples et limités dans le temps contiennent généralement un certain nombre d'éléments communs. Les organisations de la société civile mettent en œuvre de nombreux types différents de projets de développement. Celles-ci vont des projets simples et limités dans le temps, basés dans un seul endroit, aux programmes de travail internationaux, basés dans plusieurs pays et secteurs. La plupart des projets de développement doivent être accompagnés de Système de Suivi-Evaluation.
Un Système de Suivi-Evaluation de Projet couvre tout le
travail effectué pendant et/ou après un projet pour définir, sélectionner,
collecter, analyser et utiliser les informations. C'est là que tout se tient,
depuis la sélection initiale des objectifs et des indicateurs jusqu'à
l'évaluation finale d'un projet. Un Système de Suivi-Evaluation de Projet couvre généralement au moins certains des éléments décrits ci-dessous. Certains
de ces éléments (par exemple les indicateurs, les bases de référence) sont
toujours considérés comme faisant partie d'un système de suivi-évaluation.
D'autres éléments, comme les processus de planification ou d'apprentissage,
peuvent être considérés comme faisant partie d'un système plus large
(planification, suivi et évaluation) ou (suivi, évaluation et apprentissage).
Un système de suivi-évaluation de projet nécessite un contexte. Cela signifie qu'il faut définir les caractéristiques clés du système, comme sa portée et son objectif, ou les principes clés qui régiront son fonctionnement.
Objectif
Le Système de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes est conçu pour
fournir des preuves pour le travail de plaidoyer ou d'influence politique ; pour permettre la supervision et le contrôle du personnel ou des ressources ; pour soutenir l'allocation des ressources ; pour améliorer la communication entre les
différentes parties prenantes ; pour soutenir le marketing ou la collecte de fonds ;
ou pour renforcer l'autonomisation des différentes parties prenantes.
Principes
De nombreux systèmes de suivi-évaluation de projets sont
basés sur un ensemble de principes qui régissent la manière dont les systèmes
doivent être conçus et mis en œuvre. Les principes comprennent généralement des
directives sur des questions telles que l'éthique, la transparence, la
sensibilisation aux questions de genre, l'incorporation d'approches basées sur
les droits, ou tout autre principe de base considéré comme important par
l'organisation qui met en œuvre le projet.
Participation
La participation des différents groupes de parties prenantes
peut être couverte par les "principes". Mais même si le Système de Suivi-Evaluation d'un Projet n'est pas basé sur un ensemble de principes, il
est presque toujours important de clarifier dès le départ qui doit être
impliqué dans la planification, le Suivi-Evaluation, et comment il doit
l'être. Cela signifie qu'il faut évaluer quel type de participation est
souhaitable, et ce qui est faisable. Parfois, différents groupes de parties
prenantes sont impliqués dans un système de Système de Suivi-Evaluation parce que cela
permet de générer et d'analyser de meilleures informations. Parfois, c'est
parce que cela leur serait utile, ou parce qu'il est admis qu'ils ont le droit
d'être impliqués. La question clé de tout Système de Suivi-Evaluation de Projet est la suivante : "Que devons-nous savoir pour suivre et évaluer le
projet ? La sélection des informations est normalement envisagée lors des
étapes de conception et de planification d'un projet. Elle couvre une série de
processus allant de l'élaboration des plans à la définition des objectifs, des
indicateurs et des questions.
Remarque : bien que les informations soient souvent
sélectionnées au départ, il est également considéré comme une bonne pratique
d'affiner, d'ajuster et d'adapter les plans, les objectifs, les indicateurs et
les questions selon les besoins au cours d'un projet.
La collecte d'informations se fait normalement tout au long d'un projet. Cela permet d'une part de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie, et d'autre part d'évaluer les progrès vers les objectifs fixés, ainsi que d'identifier les changements inattendus. Certaines méthodes de collecte peuvent être définies au début d'un projet, mais d'autres peuvent évoluer au fur et à mesure que le projet se poursuit. Les informations sont souvent collectées sur la base d'objectifs, d'indicateurs et de questions prédéfinis, mais peuvent également couvrir des changements inattendus et/ou négatifs.
Outils et méthodologies de collecte de données
De nombreux types d'outils et de méthodologies peuvent être utilisés pour collecter des informations. Il peut s'agir d'outils simples comme les entretiens, l'observation et la photographie, ou de méthodologies plus complexes de collecte et d'analyse des données, comme la technique du changement le plus significatif (MSC) ou les méthodes d'apprentissage et d'action participatifs (PLA). Les projets utilisent souvent une combinaison de différents outils et méthodologies.
Modèles et formulaires
La plupart des projets développent des modèles ou des formulaires simples, utilisés pour enregistrer des informations formelles et informelles sur une base continue. Les modèles peuvent être utilisés pour enregistrer des faits basés sur des indicateurs quantitatifs définis. Ils sont souvent utilisés pour générer des données statistiques. Mais les modèles peuvent également être un bon moyen d'enregistrer des informations qualitatives telles que les perceptions, les opinions et les observations au cours d'un projet.
Lignes de base
De nombreux projets développent une ligne de base. Les lignes de base sont réalisées au début (ou presque) d'un projet, et sont conçues pour établir un point de départ afin que le changement puisse être évalué à un stade ultérieur.
Ils impliquent souvent la collecte d'informations sur les objectifs et/ou les indicateurs définis d'un projet.
Groupes de contrôle ou de comparaison
Certains projets établissent également des groupes de contrôle ou de comparaison afin de pouvoir comparer l'évolution de leur situation à celle des populations ciblées. Les groupes de contrôle ou de comparaison comprennent des personnes similaires aux bénéficiaires ciblés, mais qui ne reçoivent pas les mêmes services du projet. Les groupes de contrôle ou de comparaison sont souvent utilisés en même temps que les bases de référence, et sont une partie nécessaire de certaines méthodes complexes de collecte et d'analyse de données, telles que les méthodes quasi-expérimentales.
Méthodes d'échantillonnage
Les petits projets recueillent souvent des informations sur tous les bénéficiaires ciblés. Cependant, les projets plus importants peuvent utiliser des méthodes d'échantillonnage quantitatif pour déduire des changements sur des populations plus larges. Cela signifie utiliser une méthodologie d'échantillonnage approuvée pour générer des hypothèses sur un changement généralisé, sur la base d'un changement mesuré parmi un plus petit nombre de bénéficiaires. Des méthodes d'échantillonnage qualitatif peuvent également être utilisées dans certains projets. La plupart des systèmes de suivi-évaluation des projets contiennent des processus conçus pour analyser les informations, afin de donner un sens aux informations collectées tout au long d'un projet, ou après.
La collecte d'informations se fait normalement tout au long d'un projet. Cela permet d'une part de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie, et d'autre part d'évaluer les progrès vers les objectifs fixés, ainsi que d'identifier les changements inattendus. Certaines méthodes de collecte peuvent être définies au début d'un projet, mais d'autres peuvent évoluer au fur et à mesure que le projet se poursuit. Les informations sont souvent collectées sur la base d'objectifs, d'indicateurs et de questions prédéfinis, mais peuvent également couvrir des changements inattendus et/ou négatifs.
Outils et méthodologies de collecte de données
De nombreux types d'outils et de méthodologies peuvent être utilisés pour collecter des informations. Il peut s'agir d'outils simples comme les entretiens, l'observation et la photographie, ou de méthodologies plus complexes de collecte et d'analyse des données, comme la technique du changement le plus significatif (MSC) ou les méthodes d'apprentissage et d'action participatifs (PLA). Les projets utilisent souvent une combinaison de différents outils et méthodologies.
Modèles et formulaires
La plupart des projets développent des modèles ou des formulaires simples, utilisés pour enregistrer des informations formelles et informelles sur une base continue. Les modèles peuvent être utilisés pour enregistrer des faits basés sur des indicateurs quantitatifs définis. Ils sont souvent utilisés pour générer des données statistiques. Mais les modèles peuvent également être un bon moyen d'enregistrer des informations qualitatives telles que les perceptions, les opinions et les observations au cours d'un projet.
Lignes de base
De nombreux projets développent une ligne de base. Les lignes de base sont réalisées au début (ou presque) d'un projet, et sont conçues pour établir un point de départ afin que le changement puisse être évalué à un stade ultérieur.
Ils impliquent souvent la collecte d'informations sur les objectifs et/ou les indicateurs définis d'un projet.
Groupes de contrôle ou de comparaison
Certains projets établissent également des groupes de contrôle ou de comparaison afin de pouvoir comparer l'évolution de leur situation à celle des populations ciblées. Les groupes de contrôle ou de comparaison comprennent des personnes similaires aux bénéficiaires ciblés, mais qui ne reçoivent pas les mêmes services du projet. Les groupes de contrôle ou de comparaison sont souvent utilisés en même temps que les bases de référence, et sont une partie nécessaire de certaines méthodes complexes de collecte et d'analyse de données, telles que les méthodes quasi-expérimentales.
Méthodes d'échantillonnage
Les petits projets recueillent souvent des informations sur tous les bénéficiaires ciblés. Cependant, les projets plus importants peuvent utiliser des méthodes d'échantillonnage quantitatif pour déduire des changements sur des populations plus larges. Cela signifie utiliser une méthodologie d'échantillonnage approuvée pour générer des hypothèses sur un changement généralisé, sur la base d'un changement mesuré parmi un plus petit nombre de bénéficiaires. Des méthodes d'échantillonnage qualitatif peuvent également être utilisées dans certains projets. La plupart des systèmes de suivi-évaluation des projets contiennent des processus conçus pour analyser les informations, afin de donner un sens aux informations collectées tout au long d'un projet, ou après.
Une évaluation formelle peut être menée par le personnel interne du projet, mais elle est généralement facilitée par des personnes externes qui peuvent donner une opinion impartiale sur ce qui a changé grâce à un projet ou un programme, et sur ce qui a bien ou mal fonctionné. Les évaluations sont souvent plus efficaces lorsqu'elles sont planifiées dès le début d'un projet ou d'un programme.
Examens
De nombreux projets s'appuient plutôt sur des examens formels, qui peuvent être facilités en interne ou en externe, et peuvent inclure des membres de l'équipe du projet, des populations ciblées et/ou des parties prenantes plus larges.
Évaluation d'impact
Certains projets réalisent des études d'impact, destinées à évaluer les changements durables et à long terme induits par le projet. Cette évaluation peut ou non faire partie d'une évaluation ou d'un examen formel. Les évaluations d'impact peuvent être réalisées pendant ou à la fin d'un projet, ou quelque temps après sa fin.
Recherche
Certains systèmes de suivi-évaluation de projets ont des liens formels entre le suivi-évaluation et la recherche. Cela signifie que les résultats générés par le système de suivi- évaluation peuvent être examinés de manière plus approfondie en utilisant différentes formes de recherche formelle ou informelle. Cela signifie qu'il faut identifier ce qui est nécessaire pour que le système de suivi-évaluation fonctionne réellement, et prendre des mesures actives pour s'assurer que les systèmes et processus pertinents sont mis en place. Informatique et bases de données Certains projets ne stockent les informations que par le biais de systèmes de classement manuels. D'autres projets utilisent des bases de données ou des systèmes informatiques sophistiqués pour soutenir le stockage et le traitement des données. Dans la plupart des organisations, les systèmes informatiques sont utilisés par le personnel de Suivi-Evaluation, mais ne sont pas sous leur contrôle direct.
La gestion des données
La gestion des données couvre le stockage, la gestion et le partage systématiques des données brutes - les faits et les opinions générés et enregistrés par un Système de Suivi- Evaluation. Elle peut impliquer l'utilisation de bases de données.
Systèmes de gestion des connaissances (KM)
La gestion des connaissances va plus loin que la gestion des données et vise à permettre aux organisations d'acquérir ou de créer des connaissances utiles, puis de les mettre à la disposition de ceux qui peuvent les utiliser au moment et à l'endroit appropriés. La gestion des connaissances est souvent un élément important de l'apprentissage au sein d'un projet.
Budget de suivi-évaluation
Il existe souvent un budget fixe pour le suivi et l'évaluation dans le cadre d'un projet. Parfois, ce budget couvre le travail d'un personnel dédié au suivi et à l'évaluation. Dans d'autres cas, il peut couvrir le travail du personnel du projet chargé des tâches de suivi-évaluation. Un budget de Suivi-Evaluation peut également couvrir des activités particulières de suivi-évaluation, comme une évaluation de base ou finale.
Caractéristiques du poste
Certains projets disposent d'un personnel dédié au suivi-évaluation, tandis que le personnel d'autres projets doit effectuer le Suivi-Evaluation en plus de ses tâches normales. Dans les deux cas, des
spécifications de poste peuvent être développées spécifiquement pour couvrir le
travail de Suivi-Evaluation dans un projet.
Dans de nombreux Systèmes de Suivi-Evaluation de Projets, il
est important d'évaluer les capacités de suivi-évaluation des principales
parties prenantes, et de déterminer si cela doit changer. Si c'est le cas, le
personnel peut être soutenu par le développement des capacités. Les différentes
formes de soutien comprennent la formation, le mentorat, le soutien par les
pairs et le développement de directives de Suivi-Evaluation.