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Les systèmes de gestion électronique de documents en 2022
Alors que l'année 2021 touche à sa fin, vous commencez probablement le processus annuel d'identification de vos résolutions pour la nouvelle année 2022. Que vous commenciez un tout nouveau projet ou que vous vous attaquiez à une ancienne idée avec une attention renouvelée, la nouvelle année est un moment idéal pour prendre du recul et revoir vos objectifs.
Il en va de même pour les affaires : le début de la nouvelle année est le moment idéal pour réexaminer vos priorités pour 2022. Ce faisant, vous devriez envisager d'ajouter un objectif au plan 2022 de votre organisation : le développement d'un système de gestion électronique des documents (SGED).
Un système de gestion électronique des documents est utilisé pour stocker et indexer les documents cruciaux d'une organisation. Ce processus facilite l'organisation et la récupération de ces documents à l'avenir. Mais pourquoi un système de gestion électronique des documents est-il si important ? Vous trouverez ci-dessous trois raisons cruciales d'ajouter la gestion des documents à votre liste de résolutions du Nouvel An.
Vous avez déjà mis en place un système de gestion des documents ? Félicitations, vous êtes sur la bonne voie pour une année 2022 réussie ! Envisagez de réaliser un audit du système ou de faciliter la conversion continue des documents papier en fichiers électroniques comme objectif pour 2022.
Sécurité
L'une des meilleures parties de la migration de vos dossiers et fichiers dans un système de gestion électronique des documents est la sécurité accrue contre la négligence des employés et les catastrophes naturelles. En stockant vos documents sous forme électronique, il est impossible pour vos employés de jeter ou de détruire accidentellement un document important. De plus, les solutions de stockage dans le nuage empêchent que vos documents soient perdus à cause d'une catastrophe naturelle telle qu'un incendie de bâtiment. Avec la gestion électronique des documents, vous aurez l'esprit tranquille en sachant que vos documents sont sécurisés.
Conformité
Nous voyons cela tout le temps : une organisation confrontée à un procès passe des heures à passer au peigne fin l'ensemble de ses dossiers pour localiser un fichier crucial. Tout ce processus leur donne l'impression d'essayer de trouver une aiguille dans une botte de foin. En outre, s'ils ne parviennent pas à localiser ce document spécifique, leur organisation finit généralement par perdre beaucoup d'argent.
Un système de gestion électronique des documents vous aide à stocker et à organiser les documents de manière à ce qu'ils soient faciles à retrouver. Cette organisation est cruciale si vous êtes confronté à un procès, si vous traitez des dossiers de patients ou si vous devez respecter les mesures de conformité de l'industrie en matière de stockage des documents.
Collaboration
Que faites-vous lorsque deux employés ou plus ont besoin du même document au même moment ? Qu'en est-il lorsqu'un employé travaille hors site ? Ou lorsqu'un employé veut modifier un document et ajouter des notes ? Ces tâches sont source de maux de tête si vous stockez vos fichiers exclusivement dans un format physique. Ces maux de tête disparaissent avec un système de gestion électronique des documents.
La numérisation, l'indexation et le téléchargement de fichiers vers votre système de gestion électronique de documents permettent à plusieurs employés de partager et de modifier des documents en même temps. Cette facilité d'accès améliore la collaboration en temps réel entre vos employés et a un effet positif sur la productivité globale du bureau.
Que faire maintenant ?
Consultez notre guide de conversion de documents si vous souhaitez convertir des documents papier en fichiers électroniques mais ne savez pas par où commencer. Vous pouvez également contacter notre équipe de numérisation de documents pour discuter des prochaines étapes. Nous sommes impatients de vous aider à atteindre vos objectifs de gestion de documents pour 2022 !