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Quel est l'intérêt de stocker des documents numériques en ligne si vous comptez toujours sur l'impression, la télécopie, la numérisation et les stylos à encre lorsqu'ils doivent être signés ?

De nombreuses entreprises ont troqué leurs classeurs pour des GED basés sur le cloud, leurs documents clients et employés pour des CRM et HRM, leurs feuilles de calcul pour des ERPs - mais elles reviennent au stylo et au papier lorsqu'il s'agit de vérifier l'identité, d'approuver et d'auditer. En d'autres termes, ils interrompent leur transformation numérique au meilleur moment et passent à côté de tous les avantages de la gestion numérique des transactions.

Cet article explore les opportunités offertes par les solutions de gestion des transactions numériques et les avantages pour les entreprises en termes d'efficacité et de sécurité de leurs processus documentaires.

Qu'est-ce que la gestion des transactions numériques ?

La gestion des transactions numériques consiste à tirer parti d'un ensemble d'outils et de pratiques électroniques pour optimiser les tâches documentaires courantes. Cette expression est généralement utilisée pour désigner la catégorie de services en nuage conçus pour gérer les transactions basées sur des documents.

Les solutions de gestion des documents vont au-delà des avantages du classement sécurisé des documents fournis par les systèmes de gestion des documents (SGD). Il s'agit de passer de la gestion des documents à la gestion des transactions documentaires avec une variété de processus - notamment la signature, la vérification de l'identité, le contrôle et le routage sécurisé.

Un logiciel de GED permet de réaliser des processus commerciaux plus rapides, plus faciles et plus sûrs grâce à des fonctionnalités intégrées telles que la signature électronique, l'authentification numérique et l'automatisation des flux de travail.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de favoriser la croissance numérique. 

Les éléments essentiels de la gestion des transactions numériques

La gestion des transactions numériques touche tous les aspects du cycle de vie d'un document, de la création au stockage. Quatre domaines fonctionnels principaux permettent à la gestion des transactions numériques de traiter toutes les activités autour d'un document à un niveau avancé d'efficacité et de sécurité.

1. Gestion des archives

Les fondements du bureau sans papier reposent sur la gestion et le stockage des archives dans le cloud. La capture, l'indexation, la recherche et la récupération de documents, le partage sécurisé et le contrôle d'accès, la sauvegarde, le cryptage et les capacités d'intégration sont des éléments clés des systèmes de gestion de documents et les bases nécessaires à la gestion des transactions numériques.

Il n'est pas surprenant que les entreprises désignent les capacités de capture et d'analyse du contenu (29 %), l'élimination de la saisie et de la classification redondantes des données (33 %) et la prévention du tri et de l'acheminement manuels des documents (35 %) comme les trois principaux catalyseurs numériques de la mise en œuvre de la GED.

Les pratiques de gestion électronique des documents comportent un certain nombre d'avantages, tels que :

• L'amélioration de la manipulation des données, de l'accessibilité et de la collaboration pour augmenter la productivité globale.
• L'atténuation des cyber-risques et la prévention de la perte de données pour renforcer la sécurité et assurer la continuité des activités.
• La conservation, l'élimination et l'effacement appropriés des données des clients et des entreprises pour répondre aux obligations légales et maintenir la conformité réglementaire.

2. Authentification numérique

L'identification sécurisée est la condition préalable à toute action impliquant des documents. De nombreux processus documentaires quotidiens peuvent tirer parti de l'authentification numérique : connexion au système de stockage, accès et partage de fichiers, approbation de documents, etc. L'authentification numérique conforme à la lutte contre le blanchiment d'argent est également largement utilisée pour répondre aux exigences en matière d'accueil de nouveaux clients.

La vérification de l'identité via une carte d'identité électronique avant de permettre l'accès à un document offre la plus haute sécurité sur l'identité de la personne. Et cela devient encore plus important à l'ère du numérique où les relations à distance ou transfrontalières nécessitent nécessairement une validation d'identité sans contact pour être certain de l'identité des parties et accélérer les tâches administratives.

C'est pourquoi l'authentification numérique est essentielle pour la gestion des transactions numériques. Les méthodes d'identité électronique permettent aux utilisateurs de remplacer les anciennes pratiques et les pièces d'identité en papier par des mécanismes d'identification plus rapides, plus sûrs et plus pratiques.

En fait, la satisfaction des attentes des clients en matière d'accès et d'utilisation de l'information (38 %) et l'application et l'automatisation de la gouvernance et de la conformité (28 %) figurent parmi les principaux facteurs d'évolution vers la gestion des transactions numériques.

3. Signature électronique

La signature électronique est incontournable pour toute entreprise. En fait, les signatures électroniques constituent une grande partie des solutions de gestion des transactions numériques , captant la plus grande part de marché (44,32 %) en 2020. Un logiciel de gestion des transactions numériques avec des capacités de signature électronique intégrées évite d'avoir à intégrer cette fonctionnalité primordiale depuis une source externe.

Une solution de gestion des transactions numériques offre un aperçu complet de l'état du processus documentaire, de sorte qu'il est facile de vérifier qui a signé et quelles signatures manquent. 95 % des entreprises reconnaissent l'importance d'un retour d'information permanent et de mises à jour de l'état d'avancement du processus. La solution de gestion des transactions numériques permet d'y parvenir grâce à un suivi en temps réel et à une surveillance permanente du parcours du document.

Ce qui compte encore plus que les économies de temps et de coûts, c'est le niveau de fiabilité et de sécurité beaucoup plus élevé offert par les signatures numériques par rapport aux signatures traditionnelles.

Les documents papier peuvent être facilement modifiés : les signatures manuscrites peuvent être falsifiées, des modifications peuvent être apportées au contenu du document papier et les parties contractantes peuvent nier l'avoir signé. Rien de tout cela n'est possible lorsque des signatures numériques sont utilisées, car le document est protégé d'un triple point de vue :

• L'authentification des signataires au moyen d'identifiants numériques confirme l'identité du signataire et lie les données de validation de la signature électronique à cette personne.
• L'intégrité du contenu du document est garantie car chaque étape est capturée dans une piste d'audit sécurisée qui permet aux utilisateurs de détecter toute tentative de modification.
• L'intention de signer et d'être lié à l'accord est explicitement exprimée après lecture et acceptation d'une déclaration et d'un consentement. Chaque signature numérique est horodatée de sorte que le moment fiable de la génération de la signature peut être utilisé comme preuve de non-répudiation.

4. Automatisation du flux de travail

Les capacités d'automatisation fusionnent et relient les trois premiers domaines pour des opérations fonctionnelles et combinées. Avec l'automatisation du flux de travail, toutes les tâches à effectuer autour d'un document sont traitées et exécutées de manière cohérente, efficace et sécurisée. Il en résulte des économies de temps et d'argent, une réduction des efforts manuels, une standardisation des processus documentaires et une protection contre les erreurs.

Le système de gestion des transactions numériques permet aux utilisateurs de mettre en place des scénarios de routage personnalisés afin de créer des flux basés sur des règles qui déclenchent les étapes nécessaires de manière autonome et systématique.

Par exemple, imaginez que vous avez un document qui doit être signé par plusieurs personnes dans un ordre particulier. Avec la gestion des transactions numériques En outre, vous pouvez définir des paramètres de sécurité tels que l'authentification par carte d'identité électronique avant la consultation du document, afin de vous assurer que seules les bonnes personnes y ont accès. De plus, des rappels automatiques notifieront les participants pour s'assurer que le document suit son chemin vers la finalisation du processus.

Avec le logiciel de gestion des documents, plusieurs processus peuvent être traités simultanément. Aucune étape critique ne peut être manquée, et aucun document ne peut être perdu. Les flux de documents sans entrave améliorent les performances d'évolutivité et accélèrent la prestation de services pour l'utilisateur final. En d'autres termes, l'automatisation est synonyme de résultats commerciaux plus rapides et d'une meilleure expérience client, qui sont les deux principaux facteurs de la croissance continue du marché de la gestion des transactions numériques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage une expérience utilisateur de grande qualité. 

Comment fonctionne la gestion des transactions numériques ?

Une solution de gestion des transactions numériques intègre et automatise la gestion d'archives en ligne sécurisées, l'authentification fiable, la signature numérique et l'automatisation des flux de travail sur la même plateforme afin de faciliter le contrôle et la surveillance des documents commerciaux. Au lieu d'adopter un logiciel différent pour chacun des objectifs mentionnés ci-dessus, les utilisateurs peuvent s'appuyer sur un outil unique pour gérer toutes les transactions documentaires.

Quel type de transactions documentaires pouvez-vous gérer avec le système de gestion des documents ?

Toutes les fonctions d'une organisation gèrent des processus documentaires à un certain niveau, et peuvent donc toutes bénéficier de la gestion des transactions numériques. Les flux de travail interdépartementaux qui impliquent plusieurs personnes sont ceux qui ont le plus besoin d'une automatisation numérique. La solution de gestion des transactions numériques s'avère donc particulièrement bénéfique pour la collaboration interne et externe.

Le logiciel de gestion des transactions numériques permet aux utilisateurs d'interagir avec les documents depuis différents endroits et d'accroître l'efficacité et la productivité à tous les niveaux de l'entreprise.

Que vous souhaitiez essayer la solution de gestion des transactions numériques pour répondre à un besoin administratif spécifique ou que vous soyez prêt à lancer une initiative globale à l'échelle de l'entreprise, les cas d'utilisation suivants peuvent vous aider à bien comprendre les applications réelles de gestion des transactions numériques:

• Finances, achats et comptabilité : la gestion des transactions numériques facilite le traitement des factures, des créances et des documents de paie en supprimant les remises de documents papier et en numérisant les approbations des responsables. Il en va de même pour l'audit des bilans et des comptes de résultat, le traitement des documents de fusion et d'acquisition, les bons de commande, les déclarations de travaux et la gestion de tout autre type de documents et de rapports financiers. On attend des départements financiers une sécurité et une fiabilité de haut niveau, et la gestion des transactions numériques ne laisse aucune place aux erreurs et améliore la précision.
• Services juridiques : La plupart des transactions de documents juridiques incluent des processus de signature. Lorsqu'il s'agit d'opérations sensibles au facteur temps ou à forte valeur ajoutée, la rapidité et la conformité sont de la plus haute importance. La signature numérique réduit considérablement le temps et les efforts à consacrer à la gestion des contrats et à la conformité interne. De la paperasse quotidienne aux documents de l'entreprise, en passant par les règlements, et jusqu'aux dossiers des dirigeants et du conseil d'administration et aux documents relatifs aux réunions d'actionnaires - les documents de grande valeur peuvent être traités en toute tranquillité et protégés contre tout accès non autorisé.
• Gestion informatique et support client : La gestion des accès et des changements, le suivi des actifs et les rapports d'incidents sont cruciaux pour toute entreprise en ligne. Le système de gestion des données permet d'agir immédiatement pour répondre aux besoins des clients. Grâce à l'amélioration de la gestion et de l'accessibilité des données, les informations et les dossiers des clients peuvent être retrouvés en un rien de temps. La gestion des accès et des changements permet d'effectuer des modifications de compte, des demandes d'annulation et, plus généralement, d'aider les clients à un rythme et avec une efficacité qui seraient impossibles pour une entreprise qui s'appuie sur le papier et les armoires physiques.
• Ressources humaines : Les documents d'embauche, les accords de confidentialité, les formulaires de paie et tous les documents et données sensibles impliqués dans les processus RH peuvent être traités en toute sécurité par une solution de gestion des données numériques. Une meilleure protection des données, une efficacité accrue des processus et des transactions plus rapides donnent une meilleure image à vos employés avant même qu'ils ne commencent à travailler pour vous.
• Ventes : L'inscription de nouveaux clients et le traitement des commandes de vente peuvent être facilement automatisés pour améliorer les indicateurs clés de performance, tels que des cycles de commercialisation plus courts et des niveaux de transformation plus importants. La solution de gestion de la relation client peut être utilisée pour envoyer des devis et des contrats sous forme numérique afin qu'ils soient examinés et signés par les clients, sans perdre de temps en courriels et en appels téléphoniques. Grâce à l'authentification numérique, la vérification de l'identité des nouveaux clients peut être effectuée sans effort. Le système permet un accueil facile et efficace des clients dans le respect de la législation anti-blanchiment.
• Administration générale et relations avec les tiers : Quel que soit le sujet de la tâche - lorsqu'il s'agit de documents à partager, à signer, puis à stocker en toute sécurité - la GED change la donne. Tout le travail administratif peut être rationalisé et automatisé, tant en interne pour des processus commerciaux plus efficaces qu'en externe pour les clients, partenaires et fournisseurs.

Voici le marché des solutions de gestion de la relation client

83% des décideurs ressentent un besoin pressant pour une solution de gestion de la relation client qui n'est pas ou peu prise en compte par leurs solutions existantes. Et ce besoin devient plus urgent en raison de la croissance prévue du volume d'informations entrantes dans l'organisation, ainsi que de l'expansion et de la diversification des types d'informations. Un pourcentage exceptionnel de 98 % des entreprises ont signalé un impact sur le chiffre d'affaires dû à une mauvaise gestion des transactions, sous la forme d'affaires perdues, de prospects qui abandonnent les processus d'accueil, d'expériences décousues qui créent une faible satisfaction client, et d'affaires perdues en raison de l'absence de libre-service et de plateformes numériques orientées vers le consommateur.

La croissance du marché de la gestion des transactions numériques démontre la demande toujours croissante et l'efficacité de cet outil pour les entreprises modernes. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de fournir des renseignements à partir de données.

Quels sont les avantages de la gestion des transactions numériques ?

La gestion des transactions numériques offre de grands avantages aux organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité, à trois niveaux :

1. Des économies de coûts et de temps qui rendent votre entreprise plus efficace et plus rentable.

Numériser les processus documentaires signifie permettre des actions sur ces documents sur tous les appareils, à tout moment et de n'importe où. Les employés, les clients et toutes les parties prenantes concernées peuvent accéder au document dont ils ont besoin au même moment, sans avoir à se trouver au même endroit. Cette activation mobile améliore la collaboration et stimule la productivité. En outre, le logiciel de gestion des documents peut être intégré à d'autres programmes existants afin de minimiser la saisie de données et d'automatiser les flux d'informations entre différentes plateformes.

Le logiciel de gestion des documents réduit les dépenses de l'entreprise et fait progresser les bénéfices :

• Supprimant les coûts superflus liés aux processus papier
• libérant le temps des employés pour qu'ils puissent se concentrer sur des activités plus orientées vers les résultats.
• en accélérant le délai de rentabilisation grâce à des transactions plus courtes.

2. Les fonctions de sécurité garantissent des transactions plus sûres et une conformité de haut niveau.

Les gens sont traditionnellement habitués à traiter avec des papiers, et le manque de familiarité avec les solutions électroniques peut les amener à craindre les risques plus élevés des transactions numériques. Pourtant, il n'existe aucun moyen d'assurer un contrôle total des documents papier, ni d'avoir une visibilité sur les modifications apportées, ni de superviser le parcours du document. C'est à cela que sert le logiciel de gestion des documents numériques.

• Chaque document porte en lui une piste d'audit numérique détaillant qui y a accédé, quand et ce qu'il a fait. Tout est enregistré, suivi et contrôlable. Grâce aux paramètres de permission et au contrôle d'accès basé sur les rôles, seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fichiers et aux informations.
• Le stockage dans le nuage et les sauvegardes automatiques évitent toute perte potentielle de données. Les transferts de documents peuvent être cryptés, de sorte que vous pouvez envoyer des dossiers en toute sécurité, même s'ils contiennent des informations sensibles, et être sûr qu'ils ne seront jamais exposés au risque de falsification et de fraude. Des politiques de conservation des données peuvent être mises en place pour automatiser la durée de conservation de chaque type de document et répondre aux exigences de protection des données.
• Les signatures numériques sont tout aussi valables et juridiquement contraignantes que les signatures manuscrites, mais elles sont beaucoup plus sûres et fiables. Les documents signés numériquement intègrent des éléments cryptographiques qui peuvent être utilisés comme preuves légales en cas de litige devant un tribunal ou de contestation de la fiabilité du document. Le PDF final est verrouillé pour les modifications et certifie que le document est intact, non falsifié et original.

3. Des clients plus heureux et une meilleure performance en matière de responsabilité sociale

L'augmentation du nombre de clients numériques est un moteur important pour l'amélioration de l'orientation numérique. La gestion des transactions numériques améliore la satisfaction des clients en leur donnant un moyen facile de s'identifier et de signer des documents.

La gestion des transactions numériques est également le moyen le plus efficace de parvenir à un bureau entièrement sans papier. Réduire l'impact de l'entreprise sur l'environnement peut sembler un petit pas dans une perspective plus large. Mais toute organisation a la même responsabilité (et le même potentiel) pour déclencher ce que l'on appelle l'effet papillon numérique et façonner le futur standard de l'entreprise durable. Il s'agit de changer l'état d'esprit en passant de "réduire les coûts pour maximiser les revenus" à "réduire les déchets pour optimiser les profits".

Une transparence radicale et une approche environnementale consciente sont des facteurs de différenciation commerciale importants, qui vous permettent d'attirer et de fidéliser les clients et de vous démarquer sur le marché.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).