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Garder le contrôle de son budget est souvent plus facile à dire qu'à faire. Voici 5 conseils pour vous aider à déployer une gestion intelligente du budget du projet.
Garder le contrôle de son budget est souvent plus facile à dire qu'à faire. C'est particulièrement vrai aujourd'hui, alors que les organisations sont occupées à rebondir après la pandémie mondiale et à essayer de réaligner les objectifs commerciaux sur une nouvelle façon de travailler.
Pour les chefs de projet, l'émergence du travail à distance a rendu la gestion du budget des projets encore plus difficile. Le suivi des dépenses de l'équipe et le maintien du contrôle de la visibilité des dépenses sont de plus en plus complexes, et sans les bons outils et processus en place, le respect du budget est presque impossible.
Heureusement, la gestion du budget ne doit pas être aussi difficile.
Voici 5 conseils pour vous aider à gérer correctement vos budgets en 2022.
1. Vérifiez et ajustez fréquemment votre budget
Tenir à jour votre budget est sans doute le facteur le plus important en matière de gestion budgétaire de projet.
Si la pandémie nous a appris quelque chose, c'est qu'il y a du changement à chaque coin de rue, et qu'il est essentiel de rester réactif à ce changement pour réussir. La seule façon d'y parvenir est d'ajuster, d'actualiser et d'examiner fréquemment le budget de votre projet afin de rester sur la bonne voie.
Pour emprunter au monde de la physique, une bonne gestion budgétaire se résume à une chose, et une seule : l'entropie. En bref, l'entropie est une mesure du désordre, et pour atténuer l'entropie et maintenir l'ordre, il faut une source d'énergie tierce (dans ce cas, il faut que vous vérifiiez et ajustiez constamment votre budget). Sans cet effort constant, la seule voie logique est le chaos et le désordre, ou les dépenses excessives et l'échec du projet.
2. Contrôlez l'utilisation des ressources
L'un des principaux postes de dépenses de votre projet sera la main-d'œuvre. Il s'agira probablement aussi des outils et de la technologie.
Tout comme le suivi constant de votre budget, une gestion de projet réussie passe par un suivi constant de vos ressources. Examinez régulièrement le nombre de personnes qui travaillent sur votre projet et, si vous dépensez trop, redéfinissez votre stratégie pour ne pas dépasser votre budget. Il en va de même pour votre pile technologique.
En prenant le temps d'examiner les ressources de votre projet, vous vous assurez de les utiliser efficacement. Cela vous aidera également à comprendre si vous avez besoin ou non de ressources supplémentaires pour mener à bien votre projet.
3. Impliquez plusieurs parties prenantes
Le travail d'équipe permet de réaliser des rêves. Cela est vrai pour votre projet et pour son budget. Pour vous aider à respecter votre budget, il est important d'impliquer toute votre équipe. Vous favoriserez ainsi une culture des dépenses consciente et saine, où chaque membre de l'équipe prend activement en compte le budget du projet avant d'effectuer un achat.
Si tout le monde participe à la gestion du budget du projet, vous pouvez réduire les dépenses inconsidérées, accroître la responsabilité et veiller à ce que les dépenses inutiles soient réduites au minimum.
4. Restez concentré sur votre projet
Pour chaque projet, il y a une tendance à ce que des travaux non planifiés s'insèrent dans votre calendrier.
Cette dérive peut entraîner un important changement d'orientation de votre projet, qui se soldera par l'échec de votre budget et de votre projet lui-même. Pour réduire le risque de dérive, il est essentiel de rappeler constamment aux membres de l'équipe l'objectif initial de votre projet.
En fin de compte, le travail non délimité coûte des heures facturables. Il peut également coûter une expertise externe, de nouveaux outils ou toute autre ressource supplémentaire. Si vous n'en avez pas tenu compte dans votre budget, le dépassement est presque garanti.
Bien entendu, pour chaque projet que vous gérez, il est important de prendre en compte les changements inattendus. Si vous en tenez compte dans votre budget, vous pourrez rester ouvert et flexible au changement sans craindre l'échec du projet.
5. Automatisez votre gestion budgétaire
Pour de nombreux chefs de projet, une grande partie du temps est consacrée au suivi des progrès, à la gestion des prévisions et à l'ajustement des budgets après que les membres de l'équipe ont déposé des demandes de dépenses.
Cette approche réactive de la gestion du budget peut jouer un rôle dans la réussite ou l'échec d'un projet. Non seulement elle vous fait perdre du temps au détriment de parties plus importantes de votre projet (comme aider les membres de votre équipe à rester dans le cadre du projet), mais elle vous amène à gérer vos budgets de manière réactive plutôt que proactive.
Lorsqu'il s'agit de votre budget, travailler de manière réactive peut être préjudiciable. Après tout, vous devez connaître l'état de votre budget en temps réel afin de pouvoir prendre des décisions éclairées en matière de gestion des changements et naviguer avec succès sur la voie de l'achèvement du projet.
Pour ce faire, automatisez autant que possible la gestion de votre budget. Il doit être facile pour les membres de l'équipe de remplir des rapports de dépenses dès qu'ils effectuent un achat, par exemple. Vous devez également savoir en temps réel combien il reste dans le budget de votre projet sans avoir à consolider les reçus.
Une gestion budgétaire de projet réussie requiert la participation de tous
La gestion intelligente du budget d'un projet ne dépend pas uniquement de vous. Elle nécessite la participation consciente de toutes les personnes impliquées dans le projet, qu'il s'agisse des contractants, des employés à temps plein ou des agences externes auxquelles vous faites appel.
Si vous ne disposez pas d'un budget clair et si vous ne surveillez pas constamment vos dépenses et vos ressources, il est difficile de maintenir les coûts à un bas niveau, de garder les gens sur la bonne voie et de terminer votre projet dans les limites du champ d'application et, surtout, du budget.
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