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Imaginez ce scénario : une nouvelle réglementation vient d'être annoncée qui va changer la façon dont vos équipes travaillent. Il peut s'agir d'une loi sur l'emploi, d'une nouvelle législation fiscale ou de règles de gestion des données. Ne pas s'y conformer pourrait coûter cher et nuire à la réputation de votre entreprise. Dans ce cas, les avantages de la mise à jour des processus opérationnels sont clairs : en changeant votre façon de travailler, vous réduisez le risque de sanction.
Il existe d'autres avantages à rafraîchir régulièrement les processus métier. Voyons d'abord pourquoi les organisations devraient le faire, puis explorons les moyens de le faire le plus efficacement possible.
Ce qu'implique la mise à jour des processus métier
Chaque entreprise utilise des centaines, voire des milliers, de processus pour accomplir son travail. De l'intégration de nouveaux employés à la signature de documents juridiques, en passant par le stockage de contrats et la destruction de données, la liste est longue.
La mise à jour des processus métier commence par un examen minutieux afin de s'assurer qu'ils sont aussi efficaces que possible. Les entreprises peuvent le faire soit parce qu'une nouvelle réglementation les oblige à modifier un ou plusieurs processus, soit simplement parce que quelqu'un a une idée pour une meilleure façon de faire quelque chose.
3 avantages cruciaux de la mise à jour des processus d'entreprise
Voici trois des raisons les plus importantes pour lesquelles les entreprises devraient continuellement améliorer et mettre à jour leurs processus.
- Rester en conformité avec la réglementation
Il s'agit peut-être de la raison la plus importante pour mettre à jour les processus métier. Selon une étude, les réglementations affectant les entreprises sont plus nombreuses que jamais, et les entreprises de toutes tailles, dans tous les secteurs, sont concernées par ces réglementations. Elles doivent continuellement réévaluer leurs processus pour s'assurer qu'ils sont conformes et réduire le risque de sanctions.
- Avantages économiques
Si vous découvrez des méthodes de travail plus rapides et plus efficaces, vos équipes peuvent être plus productives. Il est donc utile de rester attentif aux moyens d'économiser du temps et de l'argent.
- Mieux pour vos employés
La plupart des organisations ont des processus inefficaces qui laissent le personnel confus, frustré et déçu. Si les employeurs peuvent trouver des moyens d'améliorer ces processus, le personnel travaillera plus efficacement.
Comment mettre à jour en permanence les processus opérationnels
La mise à jour continue des processus d'entreprise est autant une question d'état d'esprit que de tâches pratiques. Les entreprises qui se concentrent sur l'amélioration continue ont tout à gagner à rechercher constamment de nouvelles méthodes de travail. Voici comment tirer tous ces avantages de la mise à jour des processus métier :
Commencez par la cartographie
Pour commencer, il est essentiel de cartographier vos processus existants. Utilisez un outil pour commencer à cartographier vos flux de travail, à l'aide d'une interface simple qui vous permet de vous faire une idée de la manière dont les informations sont traitées et les tâches distribuées dans l'organisation. Il doit s'agir d'une tâche collaborative qui implique toutes les parties prenantes du flux de travail.
Vous pouvez ensuite créer des flux de travail complets qui suivent les cartes que vous avez établies et envoient automatiquement les informations et les tâches aux bonnes personnes.
Donnez au personnel les moyens de mettre à jour et d'améliorer les processus
Une fois que vous avez cartographié vos processus et créé des flux de travail automatisés, il reste à les optimiser. Donner aux employés impliqués dans les processus individuels la possibilité de suggérer des améliorations est extrêmement responsabilisant. Avec un outil, les individus peuvent proposer des modifications à un flux de travail pour le rendre plus efficace, logique ou fluide, en ajoutant ou en supprimant des étapes (tout en demandant l'approbation du propriétaire du processus).
Ils peuvent choisir de le faire pour rendre le processus plus rapide et plus productif, ou pour s'assurer qu'il est conforme à une nouvelle législation. Quelle que soit la raison, cette approche permet d'améliorer constamment les processus.
Réservez du temps chaque trimestre pour évaluer les processus
Il est important que chaque processus ait un propriétaire qui en assume la responsabilité globale. Une fois que les processus sont en place et opérationnels, cette personne doit consacrer du temps à intervalles réguliers (une fois par mois, par trimestre ou tous les six mois, selon le cas) pour évaluer et revoir les processus en cours. Le processus fonctionne-t-il pour les personnes qui l'utilisent ? Pourrait-il être amélioré ? Y a-t-il une nouvelle réglementation à l'horizon qui pourrait, ou devrait, affecter le processus ?
Une approche pragmatique des processus
Les avantages de la mise à jour des processus d'entreprise sont clairs. Grâce à l'amélioration continue, votre organisation deviendra plus efficace et plus productive tout en évitant les risques liés à la non-conformité. Donner aux gens le pouvoir de proposer et d'apporter des changements aux processus opérationnels dans lesquels ils sont impliqués est également très responsabilisant et rend le personnel plus engagé et motivé.
Par-dessus tout, l'amélioration continue des processus opérationnels consiste à adopter une approche pragmatique du changement. Il ne s'agit pas forcément d'apporter de grands et énormes changements à l'organisation - parfois, il s'agit de changements progressifs, d'essais et d'erreurs pour améliorer le fonctionnement, et de prendre activement des mesures pour rendre les choses un peu plus fluides, un peu plus efficaces, chaque jour.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).