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Les rapports de gestion de projet fournissent des informations sur l'avancement d'un projet. Nous allons aborder ici différents types de rapports et vous donner quelques conseils pour la rédaction d'un rapport.
Les bulletins scolaires et les rapports de lecture ne sont que quelques-uns des rapports que vous devez rédiger en tant qu'étudiant.
Lorsque vous êtes diplômé et que vous rejoignez les rangs des salariés, vous êtes confronté à une toute nouvelle liste de rapports de travail : rapports de dépenses, rapports de conformité, comptes rendus de réunions, rapports annuels, études de faisabilité, rapports de performance des employés, rapports des fournisseurs, etc.
Mais à quoi servent les rapports, exactement ?
En bref, les rapports sont des documents riches en informations organisés dans un but et pour un public spécifiques. Ils fournissent une image globale d'une situation. Par exemple :
- Un rapport scolaire résume les résultats d'un élève pour l'année scolaire.
- Un rapport de performance d'un employé détaille ses performances par rapport à un ensemble de paramètres de référence.
- Un rapport de dépenses fournit une liste des dépenses professionnelles pour une période donnée.
- Le compte rendu d'une réunion récapitule les points de discussion.
En gestion de projet, les différents rapports ont également des fonctions différentes. Les chefs de projet en sont responsables tout au long du cycle de vie du projet. Dans ce guide, nous allons découvrir les types courants de rapports de gestion de projet et certaines bonnes pratiques à prendre en compte lors de leur rédaction.
Voici 5 conseils pour rédiger un rapport de gestion de projet :
- Rédigez en tenant compte du public visé
- Sauvegardez votre rapport
- Structurez votre rapport
- Rendez-le facile à lire
- Séparez les faits des opinions
Vue d'ensemble : Qu'est-ce qu'un rapport de gestion de projet ?
Un rapport de gestion de projet n'est pas vraiment amusant à faire, mais il est nécessaire pour promouvoir la visibilité du projet, garder tout le monde sur la même longueur d'onde, gérer les attentes des parties prenantes et minimiser les risques.
Les rapports de projet :
- Faites le point sur l'avancement des projets
- Communiquer l'état du budget, de la portée et du calendrier du projet.
- servent de pistes d'audit lorsque vous avez besoin de revenir en arrière et d'analyser les résultats du projet.
Plus important encore, ils fournissent les informations dont les parties prenantes ont besoin pour prendre les meilleures décisions possibles.
Types de rapports de gestion de projet
Pour garantir la réussite des projets, les chefs de projet doivent rester au fait des principaux aspects du projet : portée, budget, calendrier, ressources, risques, parties prenantes, etc. Les rapports les y aident.
Voici quelques-uns des types de rapports les plus courants.
1. Rapport d'état
Un rapport sur l'état d'avancement du projet informe les parties prenantes de l'état d'avancement du projet, c'est-à-dire de sa progression. Il diffuse des informations clés, telles que
- Les travaux qui ont été achevés
- Ce qui est à venir
- Les performances réelles par rapport aux bases de référence et aux prévisions (par exemple, la date réelle d'achèvement d'un jalon par rapport à la date d'échéance et à la date d'achèvement prévue si le projet est toujours en cours).
- Budget
- Calendrier du projet
- Ressources
- Problèmes et risques affectant le projet
- Changements apportés au projet
- Mesures à prendre
- Message aux principales parties prenantes
Un rapport sur l'état d'un projet peut prendre plusieurs formes, notamment une présentation Microsoft PowerPoint ou un document contenant des graphiques et des tableaux générés par votre logiciel de gestion de projet.
2. Rapport sur les risques
Les risques sont des incertitudes qui peuvent affecter un projet d'une manière ou d'une autre. Ils doivent donc être communiqués en temps utile. Les rapports sur les risques sont essentiels pour la gestion des risques du projet et peuvent inclure les informations suivantes :
- Une vue d'ensemble des risques et opportunités globaux du projet
- Des résumés des risques individuels
- Plan d'action pour le traitement des risques
- Tendances de l'incidence des risques
3. Rapport sur les ressources
Tout projet nécessite des ressources. Sans les bonnes personnes ou les bons outils, il sera extrêmement difficile de faire avancer le projet. Un rapport de gestion des ressources aide les chefs de projet à affecter les bonnes ressources aux bonnes tâches au bon moment.
Ils contiennent des informations telles que :
- Qui travaille sur quoi, et quand
- La surallocation potentielle - ce qui signifie que certains membres de l'équipe travaillent au-delà de leurs capacités, ce qui peut entraîner des goulots d'étranglement, un épuisement et des retards dans le projet.
- la disponibilité des ressources pour une planification plus efficace.
4. Rapport sur les écarts
Un rapport sur les écarts montre si le projet avance comme prévu. Il compare ce qui s'est réellement passé à ce qui est censé se passer (résultats réels par rapport aux résultats prévus), ce qui vous permet d'évaluer si votre projet respecte ou non le budget, le calendrier ou la portée.
5. Rapport budgétaire
Le rapport budgétaire est un outil de gestion des coûts qui fournit des informations financières essentielles pour maintenir les projets dans les limites du budget ou en dessous. Au minimum, il doit contenir
- Le montant total dépensé pour les activités achevées
- Le montant total des dépenses prévues à ce jour
En comparant le montant total dépensé à ce jour et le montant prévu à ce jour, vous saurez immédiatement si le projet respecte le budget. Si ce n'est pas le cas, ces mesures peuvent vous permettre de le remettre sur la bonne voie :
- Remplacer les membres moins productifs de l'équipe par des membres plus expérimentés et plus productifs.
- réduire la portée de certaines tâches ou de certains produits livrables
- éliminer certains coûts (par exemple, en préférant les réunions virtuelles aux réunions en personne qui nécessitent des déplacements).
Que faut-il inclure dans un rapport de gestion de projet ?
Votre rapport doit transmettre ce que vous voulez que votre public sache, en particulier si vous voulez que les principales parties prenantes effectuent une action. Les rapports de projet varient d'une entreprise à l'autre, et leur longueur peut aller d'une page à 10 pages ou plus, en fonction des exigences de votre organisation.
Voici quelques éléments clés à inclure :
- Les détails d'identification du projet : Le nom du projet, le nom du chef de projet, le sponsor du projet, les dates de début et de fin prévues, le nom et les détails du client, et la date de publication du rapport.
- Mesures clés de la réussite du projet : Le calendrier réel par rapport au calendrier prévu, les coûts réels par rapport au budget, les ressources réelles par rapport aux ressources prévues, la portée réelle par rapport à la portée prévue, l'aperçu des risques et les problèmes de qualité, le cas échéant.
- Autres informations : Demandes de modification du projet en cours et approuvées, aperçu des décisions et des actions entreprises depuis le dernier rapport, jalons et réalisations récents, jalons à venir, livrables à venir et actions ou décisions requises.
Comment créer un rapport de gestion de projet
Il n'y a pas une seule façon de rédiger un rapport de projet. Le format ou la structure du rapport de projet dépend du type de rapport et des détails qui l'accompagnent.
Mais même si l'automatisation fait le gros du travail - pensez aux logiciels de projet qui produisent des graphiques et des diagrammes colorés en appuyant simplement sur un bouton - gardez à l'esprit ces directives générales lorsque vous rédigez un rapport de projet.
Conseil 1 : rédigez en tenant compte du public visé
Qui va lire votre rapport ? Connaissent-ils les acronymes du secteur ou la terminologie courante de la gestion de projet que votre équipe utilise pour communiquer ?
N'oubliez pas que le rapport ne vous est pas destiné. Si le rapport est destiné à un public qui n'a pas beaucoup d'expérience dans votre domaine de travail, abandonnez le jargon et écrivez dans un langage simple. Ou bien utilisez la première partie du rapport pour définir les termes que vous utiliserez afin que votre public n'ait pas de mal à suivre.
Conseil n° 2 : fournissez des données pour étayer votre rapport
Vous voulez que votre rapport soit crédible. Étayez-le avec des données pertinentes, précises et actuelles. Utilisez des feuilles de calcul, des tableaux et des graphiques pour aider votre public à visualiser des données complexes. Les informations visuelles sont plus faciles à assimiler que le texte pur.
Conseil n° 3 : structurez votre rapport
Quel que soit le type de rapport que vous créez, organisez les informations en sections ou segments. Placez également les bonnes informations dans les bonnes sections. Vous voulez que vos lecteurs puissent trouver rapidement ce qu'ils recherchent.
Conseil n° 4 : rendez votre rapport facile à lire
Lorsque vous rédigez vos rapports - ou communiquez en général - la clarté l'emporte sur l'intelligence. Les clients et les responsables de projet reçoivent de nombreux rapports hebdomadaires ou mensuels. Faites en sorte que le vôtre soit facile à lire et à comprendre.
- Rendez-le visuel : incluez des diagrammes, des graphiques et des illustrations des paramètres pertinents du projet pour clarifier certains points.
- Fournissez un contexte : Donnez une idée de la provenance des informations, par exemple le "pourquoi" d'un diagramme circulaire ou le "comment" des actions entreprises. Si une tâche ou un produit livrable est en retard, indiquez l'impact sur le projet et ce qui est fait pour remédier à la situation.
- Soyez concis : Excluez les détails dont votre public n'a pas besoin. Vérifiez que votre travail ne contient pas d'expressions et de phrases inutiles. Éliminez les redondances. Utilisez un langage simple et direct.
Conseil 5 : Distinguez les faits des opinions
Un rapport décrit les faits ou une situation réelle et doit être dépourvu d'opinion. Cependant, certains rapports peuvent parfois nécessiter votre opinion personnelle. Si c'est le cas, indiquez quelle partie du rapport est une opinion. Mieux encore, créez une section distincte pour cette partie.
Conseil n° 6 : clarifiez votre appel à l'action
Si vous demandez aux parties prenantes de faire quelque chose, soyez clair :
- Ce qui doit être fait
- Quand cela doit être fait
- Qui doit faire quoi
Il est peu probable que les gens agissent s'ils ne savent pas ce qu'ils doivent faire ensuite ou ce que l'on attend d'eux.
Une communication efficace grâce à des rapports de projet fiables
La préparation des rapports de projet est un élément essentiel de la gestion de la communication d'un projet, ce qui signifie que vos rapports doivent être fiables, précis et créés en tenant compte du public visé.
Il peut être stressant de fouiller dans des montagnes de données lorsqu'un rapport est dû, mais avec un logiciel de gestion de projet toutes les données pertinentes du projet peuvent être contenues dans un espace de travail centralisé - ce qui signifie qu'il n'est pas nécessaire de courir après les membres de l'équipe pour obtenir des mises à jour.
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