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Vous avez du mal avec les feuilles de temps ? Voici comment les gérer efficacement.

Supposons que vous ayez planifié un projet, attribué des tâches et fixé la date d'achèvement prévue. Vous avez affaire à de nombreux éléments mobiles, ce qui signifie que vous voulez faciliter le suivi de chaque ressource importante.

Un détail crucial que vous ne devez pas négliger ? Les feuilles de temps des employés. 

Vos feuilles de temps, ou journaux d'heures des employés, vous aident à savoir où va votre temps et où il est le plus dépensé. 

Si certains avantages de la tenue des feuilles de temps sont assez évidents, d'autres le sont moins. 

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de déterminer si votre programme est efficace ou pas.

Qu'est-ce qu'une feuille de temps ? 

Une feuille de temps est un registre de la façon dont chaque employé a passé son temps de travail. Elle vous aide à suivre le temps qu'il faut aux employés pour terminer les tâches, mener à bien les projets ou s'occuper de la gestion des clients.

Mais la tenue d'une feuille de temps présente bien d'autres avantages qu'il n'y paraît. Les feuilles de temps sont également un élément crucial de l'estimation du coût des projets et de la gestion de la charge de travail.

Les feuilles de temps vous donnent une vue d'ensemble de la façon dont chacun de vos projets est géré, et si la gestion est bonne. Lorsque vous considérez les heures de travail des employés comme une ressource, vous pouvez en tirer parti pour une efficacité maximale sur chaque projet.

Une étude récente a constaté en suivant plus de 500 travailleurs ne suivaient pas le temps passé sur les e-mails et autres tâches liées au travail. 

Si l'on ajoute à cela le fait que plus de la moitié de leurs employeurs utilisaient des informations inexactes pour fixer le prix de leurs honoraires, on comprend qu'il y a un vrai problème. 

Plus de 80 % des feuilles de temps des employés doivent être corrigées. Cela indique que les travailleurs ne sont pas les meilleurs pour tenir à jour les feuilles de temps. 

C'est une raison de plus pour adopter une approche infaillible du suivi du temps avec les bons outils. Ainsi, vous éviterez que des tâches importantes, mais faciles à oublier, ne passent à travers les mailles du filet.

Avantages des feuilles de temps

Maintenant que vous savez ce qu'est une feuille de temps, examinons les avantages de sa création et de sa conservation. 

Calculer le bénéfice d'un projet 

Une feuille de temps vous permet de savoir combien d'heures vous avez payées aux salariés et aux contractants pour travailler sur un projet donné. Avec cette information en main, vous pouvez la comparer aux revenus générés par votre projet pour voir si la façon dont vous gérez le temps vous rapporte des bénéfices. 

Avez-vous passé trop de temps sur l'activité A et pas assez sur l'activité B ? L'embauche d'un entrepreneur a-t-elle été une perte de temps compte tenu des tâches qu'il a effectuées ? Trop de membres de l'équipe ont-ils consacré du temps à des tâches qui se chevauchent ?

Les feuilles de temps répondent à des questions clés de gestion de projet comme celles-ci, ce qui vous aide à créer de meilleures approches pour les projets futurs. Sans une feuille de temps appropriée, vous ne pouvez pas calculer avec précision les bénéfices du projet. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de guider les activités de suivi et évaluation.

Prévoir la capacité future

Près de 74 % des membres d'une équipe sont surchargés de travail sur des projets au moins une fois par mois, et cela va continuer sans une feuille de temps sur laquelle vous pouvez compter dans le cadre de votre gestion de projet. 

La prévision de la capacité future et le suivi du temps vont de pair. Que vous utilisiez la méthode de l'avance, du retard ou de la correspondance pour travailler sur des projets, chacune d'entre elles implique de mesurer le temps en tant que ressource allouée. 

Par exemple, supposons que vous utilisiez l'approche de la correspondance pour la planification prévisionnelle. Comment saurez-vous quelle est la capacité temporelle actuelle de votre équipe ? Jusqu'où pouvez-vous étendre cette capacité sans surcharger les membres de votre équipe ni décevoir vos clients ?

Presque tout dans la gestion de projet repose sur la gestion des heures. C'est la raison pour laquelle les feuilles de temps font partie intégrante de toute approche saine et mesurable de la gestion de projet. 

Exécuter une paie précise

Si vous avez déjà travaillé dans le domaine des ressources humaines ou de la comptabilité, vous savez à quel point il est important de gérer la paie avec précision. Sans feuilles de temps, il n'y a pas d'enregistrement du temps passé au travail. Sinon, comment pourrez-vous avoir la preuve du total des heures travaillées ? 

Par exemple, avec la feuille de temps, vous pouvez indiquer le taux horaire d'un employé sur son profil. Cela permet de calculer facilement les éventuelles heures supplémentaires dues, mais aussi d'évaluer la gestion des ressources. Si une partie de votre projet est à la traîne, vous pouvez rectifier le tir en temps réel.

La bonne feuille de temps peut également permettre de suivre des tâches plus complexes de suivi du temps. 

Par exemple, si un membre de l'équipe consacre 20 heures à une tâche, et qu'un autre membre consacre 10 heures à la même tâche, cela donne un total de 30 heures passées sur ce projet. "L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources nous a permis de mieux calculer le coût par embauche en fonction du nombre d'heures travaillées pour chaque rôle".

Comment créer des feuilles de temps

Manuellement

C'est un peu vieux jeu, mais vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel ou des fiches de présence en papier (ou même un tableau blanc) pour suivre les tâches liées aux feuilles de présence, par exemple

  • le temps passé sur un projet
  • Temps passé sur des tâches spécifiques
  • Temps passé en réunion avec les clients
  • les heures d'arrivée, les heures facturables, les heures de repos ou les heures de travail
  • le temps d'un entrepreneur ajouté au projet à la dernière minute.

Or, opter pour des modèles papier ou des tableurs allonge le processus de suivi du temps. Les choses deviennent plus fastidieuses qu'elles ne doivent l'être, et vous vous exposez à des erreurs faciles. 

Il est également difficile pour les chefs de projet et les RH d'analyser les données. Si quelque chose ne va pas dans le projet, il n'y a pas de point de référence auquel se référer pour rendre des comptes.

Pourtant, il existe une meilleure façon d'aborder la gestion des feuilles de temps. Cela commence et se termine par le choix du bon logiciel pour le travail. 

Logiciel de feuille de temps

Les logiciels de gestion des feuilles de temps changent la donne (si l'on peut dire). En voici quelques avantages :

  • Réduire de moitié le temps que vous consacrez au suivi des heures de travail 
  • Gérer tous vos projets de manière rentable
  • Un accès facile aux dossiers

Comme si cela ne suffisait pas, vous pouvez vous débarrasser de l'horrible pile de papiers à laquelle aboutissent toujours les feuilles de temps de la vieille école.

Comment gérer les feuilles de temps des employés 

Une fois que vous avez configuré votre feuille de temps, quelle est l'étape suivante ? Voici comment gérer les feuilles de temps des employés et améliorer votre productivité.

Définissez vos attentes

Le meilleur point de départ est de définir des attentes claires pour l'équipe. Cela suppose une approche organisée de la gestion de projet dès le départ, surtout si vous planifiez plusieurs projets. 

Lorsque vous définissez les attentes, soyez prêt à répondre à des questions telles que :

  • Quand le personnel doit-il soumettre des feuilles de temps ?
  • Comment doivent-ils étiqueter chaque entrée ?
  • Comment doivent-ils arrondir les heures irrégulières ? 
  • Comment doivent-ils suivre le temps des clients ?
  • Comment allez-vous comptabiliser et payer les heures supplémentaires ?

En fixant des attentes et en anticipant toutes les questions relatives aux feuilles de temps, vous réduirez automatiquement les allers-retours inutiles au sein de votre équipe. L'association de cette première étape avec l'automatisation constitue une combinaison puissante (nous y reviendrons plus loin). 

Catégorisez le temps

La gestion des feuilles de temps n'est pas toujours aussi simple que d'enregistrer une heure de début et de fin et d'appeler cela une journée. Souvent, vous devez catégoriser vos temps. Le temps passé sur différentes tâches ne compte pas tous de la même façon. 

Demandez aux membres de l'équipe de diviser leurs feuilles de temps en heures facturables et non facturables pour mieux comprendre la portée du projet. Il faut également tenir compte de la soumission des feuilles de temps pour les congés de maladie ou les heures supplémentaires lors de la catégorisation du temps. 

Le bon logiciel de suivi du temps facilite la catégorisation du temps. Au lieu de demander aux membres de votre équipe de se rappeler comment gérer et catégoriser chacune de leurs heures, vous pouvez utiliser l'automatisation, les règles et les préréglages qui leur donnent un endroit fiable pour suivre et étiqueter leur temps correctement.

Utiliser l'automatisation des feuilles de temps

L'automatisation est votre meilleur ami si vous voulez rationaliser le processus de saisie des temps. Par exemple, le système vous permet de définir un modèle de temps pré-rempli pour les projets avec des heures précises. À partir de là, les employés n'ont plus qu'à vérifier l'exactitude des données et à soumettre leur journal.

Cela améliore la précision et vous fait gagner un temps précieux. Vous pouvez également essayer de configurer des rappels automatiques par e-mail ou Slack aux membres de l'équipe qui ont oublié de soumettre leurs feuilles de temps en ligne.

Voici un fait amusant : saviez-vous que près de la moitié des membres de l'équipe maquillent leurs heures déclarées ? Ce n'est pas tout, environ 1 membre d'équipe sur 4 estime ne pas avoir les outils ou les ressources nécessaires pour fournir son meilleur travail. Même si 68 % des agences demandent à leurs équipes de suivre leur temps, 43 % de leurs employés décrivent leur processus de suivi du temps comme "inférieur à la moyenne".

Quelque chose d'aussi bénéfique que l'automatisation du suivi du temps n'est pas quelque chose dont vous voulez priver votre équipe. Avec un processus de feuille de temps en ligne reproductible en place, les chefs de projet et les équipes s'en portent mieux. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, Grâce aux données collectées et à un plan d'évaluation, le  cadre de suivi des résultats permet de suivre et de contrôler les activités afin de mieux gérer les résultats.

Faites approuver les feuilles de temps par une seule personne

Une solution de sécurité simple pour la gestion des feuilles de temps consiste à confier à une seule personne la responsabilité des tâches de suivi du temps. Cela peut contribuer à améliorer la précision et la responsabilité.

Il peut s'agir d'un chef de projet ou d'un membre des ressources humaines. Cette personne devrait être en mesure de vérifier les feuilles de temps chaque semaine pour confirmer leur exactitude. 

Analysez vos feuilles de temps

En plus de vous assurer que vous gérez correctement les salaires et la facturation, vous ne tirerez pas grand profit de vos feuilles de temps si vous ne les analysez pas.

Au fur et à mesure que vous avancez dans votre prochain projet, prenez le temps d'examiner les paramètres des feuilles de temps, comme la durée moyenne des activités, les heures facturables et non facturables, les heures réelles et les heures budgétées, la capacité, le temps alloué au travail contractuel ou même le temps passé avec les clients. 

Par exemple, si vous avez budgétisé 50 heures pour un projet mais que vous en avez passé 35 facturables et 20 non facturables, voyez comment vous pouvez réduire les tâches administratives (ou augmenter vos tarifs).

Ou, si vous êtes une petite entreprise qui fait appel à des sous-traitants pour un ensemble de tâches récurrentes, voyez s'il ne serait pas plus rentable de développer un rôle interne pour ces besoins récurrents.

Facilitez la gestion des feuilles de temps

La gestion des feuilles de temps ne doit pas être une corvée. Avec un logiciel de gestion du temps, vous n'aurez plus à vous soucier du suivi manuel du temps ou à trébucher sur des erreurs d'enregistrement.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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