6 avantages du stockage des documents d'archives expliqués par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.

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Avez-vous envisagé d'utiliser un service d'archivage de documents hors site pour la gestion de vos documents de bureau, de vos documents juridiques importants et de vos dossiers personnels ? L'utilisation de ce type de service présente de nombreux avantages. Voici les 6 principales raisons pour lesquelles vous devriez prendre la décision d'archiver vos fichiers avec un partenaire de confiance :

1. Le stockage hors site des documents périmés et inutilisés libère de l'espace de bureau

L'espace de bureau ou d'entreposage est utilisé pour la productivité ; votre entreprise n'atteint pas son plein potentiel avec des rangées et des rangées de boîtes de stockage qui occupent ce précieux espace. L'utilisation d'une installation de stockage de documents d'archives permet à votre entreprise de fonctionner à plein régime, car tous vos documents sont stockés en toute sécurité dans notre site sécurisé, hors site, dans la région de Philadelphie.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

2. Les documents sont conservés dans un lieu sécurisé, sans risque d'utilisation non autorisée.

Comment stockez-vous actuellement vos dossiers importants ? Si vous craignez que votre salle d'archives ne soit compromise par un vol, ou même par des regards indiscrets, c'est que vos documents ne sont pas assez sûrs. 

3. Les documents sont protégés contre les dommages causés par le feu

Les documents sont l'élément vital de votre entreprise. Les dommages causés par le feu détruiraient les contrats, les décharges de responsabilité et les polices d'assurance. L'installation d'entreposage de documents d'archives protégée contre le feu a mis en place plusieurs protocoles qui éliminent les risques d'incendie.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

4. Les documents sont facilement récupérables

Grâce à une technologie de pointe, notre installation de stockage hors site peut suivre vos documents à chaque étape du processus d'archivage, ce qui garantit que l'archivage et la récupération des documents se font sans problème.

5. Le stockage des documents d'archives vous fait économiser de l'argent

Une bonne gestion des documents prend du temps. Les employés qualifiés de votre entreprise devraient mettre leur expertise à profit, et non perdre des heures à ranger des contrats terminés. L'entreposage des documents hors site élimine ce problème, ce qui signifie que l'argent de votre entreprise est utilisé de manière optimale.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de localiser un dossier en quelques clics seulement.

6. Vous pouvez rester en conformité avec la loi en conservant tous les documents pertinents.

La mise au rebut de vieux documents par des procédures de gestion de dossiers désordonnées peut conduire à l'usurpation d'identité, à la non-conformité HIPAA et à d'autres problèmes juridiques. L'archivage des documents auprès d'une société réputée et certifiée garantit la conformité de votre entreprise aujourd'hui et à l'avenir.

Assurez la sécurité de vos documents professionnels, tout en préservant votre tranquillité d'esprit et en améliorant vos résultats. Contactez un spécialiste de l'archivage de documents dès aujourd'hui pour en savoir plus.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).