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On ne peut nier la longue liste des avantages de la numérisation des documents. Cependant, que faites-vous de vos documents une fois qu'ils sont devenus numériques ?
Vous devez avoir un plan d'organisation pour vous aider à gérer le grand nombre de fichiers que vous avez convertis au format numérique. C'est là qu'intervient un système de gestion électronique des documents (GED).
Stocker et utiliser vos documents après les avoir numérisés
Une fois que vous avez numérisé vos documents, il est nécessaire de créer un plan de gestion des documents qui organisera vos documents numériques. Il existe des systèmes qui vous aident à gérer et à organiser tous vos fichiers.
Un système de gestion de documents (SGD) est un ensemble de technologies qui fonctionnent ensemble pour fournir une solution complète de gestion de la création, de la capture, de l'indexation, du stockage, de la récupération et de l'élimination des documents et des actifs informationnels de l'organisation.
Une GED permet d'améliorer le flux de l'information dans l'ensemble de l'organisation. Une GED est une plateforme logicielle qui sert de portail pour tous les documents d'une organisation. La gestion électronique de documents peut être achetée sous forme de logiciel et utilisée sur un serveur d'entreprise ou utilisée comme un "service logiciel" avec le cloud computing.
Stockage dans le nuage
Avec une option d'hébergement dans le nuage, vos fichiers sont stockés hors site et accessibles via un navigateur web. L'implication de l'informatique interne est faible (voire nulle). En outre, vous payez une petite redevance mensuelle plutôt qu'un coût initial plus élevé.
Vous voulez vous assurer que vous investissez dans un système sécurisé où vos fichiers sont tout aussi sûrs et accessibles.
Le stockage en nuage peut s'intégrer de manière transparente à tout système de GED. Il a la capacité de stocker des quantités massives d'informations à distance, ce qui vous permet de protéger vos informations, de sauvegarder régulièrement vos fichiers et d'accéder à vos informations à tout moment.
Système de gestion documentaire sur site
Une solution sur site est un système que vous ajoutez à la propre infrastructure de votre entreprise et qui est installé derrière son propre pare-feu. L'option sur site est généralement la plus adaptée aux entreprises qui disposent d'un personnel informatique interne et sont propriétaires de leurs serveurs. Elle convient également aux entreprises qui choisissent un mode de paiement initial plus important.
La GED est un bon choix pour toute entreprise qui exige un niveau élevé de sécurité. Lorsqu'il s'agit de données hautement confidentielles, il n'est peut-être pas judicieux de stocker les informations sur un serveur hébergé.
GED sur site ou stockage dans le nuage
La différence entre une GED sur site et une GED en nuage ne réside pas dans la fonctionnalité, mais plutôt dans l'installation et l'emplacement. Une GED sur site stocke les documents sur votre propre serveur sur site. Une GED basée sur le cloud stocke les documents sur un serveur hébergé dans un endroit séparé.
Les avantages de la GED
Une GED correctement gérée peut vous simplifier la vie. Voici quelques-uns des avantages d'une GED qui vous aideront à améliorer le flux de travail de votre entreprise.
Réduction des coûts de main-d'œuvre
- Une GED réduit la main-d'œuvre nécessaire pour gérer et manipuler les documents. Tous les documents numérisés sont instantanément disponibles pour chaque employé sur son ordinateur. Trouver un document ne prend que quelques secondes avec une simple recherche par mot-clé, ce qui réduit le coût de la main-d'œuvre.
Conformité légale
- Une GED permet de récupérer rapidement tous les documents numériques requis qui sont vieux et doivent être marqués pour être détruits lorsqu'ils atteignent la fin de leur durée de vie.
Sécurité
- Comprend des procédures de sécurité et la possibilité de définir l'accès à un niveau utilisateur. Les employés ne peuvent accéder qu'à ce dont ils ont besoin pour leur travail et les téléchargements de masse sont strictement contrôlés.
Accès à distance aux documents
- Les documents et dossiers de l'entreprise sont plus faciles à partager pour les employés qui travaillent à distance ou qui sont constamment en déplacement. Tout ce dont ils peuvent avoir besoin est disponible en temps réel.
Les avantages du stockage en nuage et explique comment il fonctionne :
Questions à poser à votre prestataire
Que vous décidiez d'opter pour un GED sur site ou un fournisseur de stockage en nuage, vous devez toujours poser les questions suivantes au prestataire :
1. La solution de bureau sans papier est-elle configurable ?
2. Le nouveau logiciel de gestion électronique de documents est-il conçu pour fonctionner avec votre logiciel actuel ?
3. Le flux de travail sans papier de la solution s'interface-t-il bien avec votre flux de travail ?
4. À quelle fréquence les informations sont-elles sauvegardées ?
5. A quelle fréquence mettez-vous à jour le logiciel ?
6. Quels sont les frais qui accompagnent une mise à niveau ?
7. Y a-t-il des frais annuels de maintenance et d'assistance ?
8. La solution de bureau sans papier est-elle évolutive ? Sera-t-elle adaptée à la croissance de votre entreprise ? Dans l'affirmative, quels sont les frais pour une utilisation supplémentaire ou additionnelle ?
9. La solution de gestion électronique de documents propose-t-elle une application mobile ?
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