Comment suivre efficacement l'avancement d'un projet en suivi-évaluation pour en assurer le succès ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique vous explique.

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On vient de vous confier un nouveau projet. Vous savez ce que sera le produit fini et vous avez une équipe formidable pour vous aider à y parvenir. Tout est bien parti.

Trop souvent, cependant, les choses dérapent dans la gestion des projets. Les taux varient selon les secteurs, mais le Project Management Institute rapporte qu'environ 15 % des projets sont considérés comme des échecs complets. Parmi ceux qui réussissent, près de la moitié ne respectent pas les délais prévus, 43 % dépassent le budget et 32 % n'atteignent pas un aspect quelconque de la livraison du produit.

Que pouvez-vous faire pour éviter que votre projet n'échoue ? Si le temps, l'argent et le produit sont les trois pierres angulaires les plus courantes, que pouvez-vous faire pour créer des résultats positifs dans ces domaines ? Suivez l'évolution de votre projet.

Cela peut sembler trop simple pour être la clé du succès, mais le suivi de l'avancement du projet peut faire toute la différence entre le succès et l'échec du projet. Cela n'a pas besoin d'être compliqué, et avec un peu de dévouement, vous pouvez mener votre équipe à la réussite du projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de définir les jalons et les indicateurs clés des projets (ICP).

Les défis du suivi de l'avancement des projets

S'il est essentiel de se tenir au courant de l'avancement du projet, il est souvent difficile de le faire. Voici quelques exemples de difficultés qui rendent le suivi de l'avancement des projets difficile :

  • Souvent, les projets ne sont pas planifiés et documentés en détail.
  • La répartition des tâches du projet est parfois arbitraire, ce qui rend le suivi difficile.
  • De nombreux projets manquent de communication et tout le monde n'est donc pas sur la même longueur d'onde.
  • Des réunions de mise à jour fréquentes ne sont pas mises en place dans certains projets.
  • De nombreux projets n'utilisent pas les outils de gestion de projet de Google qui s'intègrent aux applications de Google pour un suivi efficace.

Il est possible de surmonter les difficultés liées au suivi des projets en inversant un ou plusieurs des aspects mentionnés ci-dessus.

Comment suivre efficacement l'évolution d'un projet

Voici les cinq conseils pour mesurer efficacement l'avancement d'un projet dans le cadre de la gestion de projet :

1. Faites-en un effort d'équipe

Chaque membre de votre entreprise veut la même chose : un projet réussi. Dans cette optique, faites participer tout le monde en organisant une réunion de lancement, en partageant votre vision et les motivations du client, et en sollicitant la contribution de votre équipe.

Il est particulièrement important que les membres de votre équipe de projet contribuent à la définition de vos objectifs, car c'est à eux qu'il incombe en grande partie d'atteindre les objectifs du projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

2. Utilisez des outils de reporting pour suivre l'évolution du projet

Il est extrêmement utile d'utiliser un logiciel de gestion de projet pour générer des rapports automatiques sur votre progression. Plutôt que d'évaluer individuellement les progrès réalisés par rapport aux délais ou d'essayer de calculer les pourcentages d'achèvement, une fonction de rapport du système de gestion de projet peut vous fournir des informations précises en quelques clics.

3. Fixez de bons objectifs

Vous ne pouvez pas suivre ce que vous n'avez pas établi. Les objectifs de qualité sont à la fois réalistes, précis et quantifiables. Rédigez une ébauche des objectifs de votre projet, puis examinez-les pour voir s'ils répondent aux exigences suivantes :

  • Réaliste - Il est bon d'avoir des objectifs élevés, et les objectifs élargis constituent un excellent moyen de stimuler votre équipe, mais gardez toujours les choses réalistes. Évitez de faire à vos clients des promesses qui ne peuvent être tenues. Posez-vous la question : Pouvons-nous atteindre cet objectif dans le temps imparti et avec les ressources dont nous disposons ?
  • Clair- De nombreux chefs de projet citent le manque d'objectifs clairs comme la cause la plus fréquente d'échec des projets. Interrogez-vous : Connaissons-nous exactement ce que l'on nous demande ? Tous les membres de l'équipe comprennent-ils ?
  • Mesurable - Il ne suffit pas de dire "terminer la phase 1 en temps voulu" ou "augmenter la capacité", par exemple. Vous avez besoin de chiffres. Décidez de la date à laquelle la phase 1 doit être achevée et établissez vos chiffres de base, acceptables et idéaux pour la capacité. Posez-vous la question : Existe-t-il des indicateurs quantifiables permettant d'évaluer chaque objectif ?

4. Rendez le projet visible

L'une des meilleures façons de promouvoir le succès est de rendre le projet visible pour tous les membres de votre équipe. Il est extrêmement motivant que votre équipe puisse voir les objectifs qu'elle a contribué à établir ainsi que les progrès réalisés (ou non) vers ces objectifs.

Les tableaux peuvent être physiques, sous la forme de notes autocollantes placées sur un mur vide, ou numériques, avec des espaces de travail en ligne partagés dans le monde entier.

Tout d'abord, identifiez les étapes ou les phases de projet de votre flux de travail et créez une colonne pour chacune d'elles. Ensuite, déterminez le nombre d'heures de travail nécessaires pour chaque étape de votre flux de travail. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Les tableaux peuvent être physiques, sous la forme de notes autocollants

Tout d'abord, identifiez les étapes ou les phases de projet de votre flux de travail et créez une colonne pour chacune d'elles. Ensuite, établissez une carte pour chaque tâche ou élément de projet à accomplir. Enfin, placez vos cartes dans les colonnes qui correspondent à la position de chaque tâche ou projet dans le processus. Lorsque les tâches passent d'une phase à l'autre, faites passer la carte dans la colonne suivante jusqu'à ce qu'elle soit passée par toutes les étapes de votre processus.

Tous les membres de l'équipe peuvent voir en un coup d'œil comment les tâches évoluent dans les phases. Ainsi, chaque membre de l'équipe sait qui attend, qui a besoin d'aide, quelles tâches sont en retard et ce qui doit être fait ensuite.

5. Faites régulièrement le point avec votre équipe

Soyez cohérent. Évitez la tentation du "tout régler et tout oublier". Créez un calendrier de projet pour vous-même afin de vérifier les objectifs que vous avez créés avec votre équipe. Les échéances sont des points évidents, mais si vous attendez l'échéance, il sera trop tard pour rectifier le tir. Plutôt que de suivre cette approche réactive, agissez de manière proactive.

Fixez-vous des rendez-vous pour mesurer les progrès à intervalles réguliers tout au long du projet. Cela vous permettra d'aborder les problèmes dès le début et de garder votre projet sur la bonne voie.

Un logiciel de suivi de projet de qualité peut faire toute la différence pour votre projet. Bon nombre des meilleurs outils du marché sont dotés de fonctions de suivi efficaces. Ces fonctionnalités permettent au chef de projet de ne plus avoir à se soucier du suivi.

La plupart des outils permettent de recevoir des courriels lorsqu'une phase ou une tâche du projet est sur le point d'être terminée ou lorsqu'une échéance se rapproche. En outre, les outils de qualité offrent une variété de moyens pour mieux visualiser les projets afin d'obtenir les informations requises plus rapidement.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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