Les indicateurs clés de performance de la gestion de projet en suivi-évaluation : Définitions et meilleures pratiques présentés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique.

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Vous êtes prêt à lancer un projet. Vous avez l'adhésion des parties prenantes, une équipe en place et un objectif clair. Même avec une planification parfaite, des problèmes peuvent toujours survenir au cours du cycle de vie du projet.

Comment empêcher votre projet de dévier, ou pire, d'échouer complètement ?

La réponse est d'identifier les indicateurs clés de performance qui vous permettront de garder vos projets sur la bonne voie dès le début.

Les KPI, ou indicateurs clés de performance, utilisent des données pour mesurer les facteurs de réussite d'un projet. Ils permettent de déterminer l'état d'avancement du travail et de mettre en évidence les points faibles de votre processus. Ils constituent un excellent moyen de découvrir les domaines susceptibles de mener à l'échec et d'apporter des corrections avant qu'il ne soit trop tard. Contrairement aux indicateurs de projet subjectifs, les KPI utilisent des données quantitatives pour déterminer la santé de vos projets.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de déterminer si votre programme est efficace ou pas.

Métriques et indicateurs clés de performance

Avant d'aborder certains indicateurs clés de performance courants, examinons les indicateurs de réussite d'un projet et leurs différences.

Les indicateurs clés de performance sont des indicateurs clairs de l'évolution d'un projet qui sont définis et convenus avant le début du projet. Les métriques mesurent également les progrès, bien qu'ils soient des indicateurs moins importants. Ainsi, si tous les KPI sont des métriques, seules les métriques les plus importantes sont des KPI.

Pour rester concentré, utilisez un nombre limité de KPI pour vous aider à atteindre l'objectif du projet et créer de véritables indicateurs de réussite.

Types d'indicateurs clés de performance dans la gestion de projet

Les données sont cruciales pour déterminer la réussite d'un projet, c'est pourquoi vous devez examiner le retour sur investissement, les niveaux de productivité, les performances en termes de coûts, la satisfaction du client, etc. Il est important de choisir des indicateurs clés de performance que vous pouvez mesurer avec des données réelles, et non des hypothèses.

Quelles mesures clés méritent d'être des KPI ?

Bien qu'il existe d'innombrables indicateurs clés de performance potentiels, il est préférable de n'en choisir qu'une poignée sur lesquels se concentrer pendant un projet.

Ceux-ci aideront toutes les équipes à être sur la même longueur d'onde et à savoir à quoi elles travaillent.

Pour vous aider à démarrer, consultez ces quatre principaux types d'indicateurs clés de performance dans la gestion de projet.

1. Modifications du budget

Les budgets doivent être fixés dès le début du projet. Des problèmes imprévus peuvent survenir tout au long du projet et, par conséquent, les budgets peuvent devoir être modifiés ou réaffectés pour soutenir les changements au sein du projet.

Il est également important de comprendre pourquoi, comment et où les changements de budget se sont produits, ce qui explique pourquoi les indicateurs clés de performance liés aux coûts sont si utiles. En voici quelques exemples :

• Indice de performance des coûts (IPC) - Rapport entre les coûts actuels et le montant à gagner.
• Écart budgétaire - Comparaison entre les chiffres réels et les chiffres estimés à mesure que le projet avance.
• Ajustements budgétaires - Fréquence à laquelle les montants ont changé depuis le début.

Cela vous aidera à établir un budget plus efficace pour les projets futurs.

2. Changements dans la structure de l'équipe

Un autre indicateur clé de performance de la gestion de projet concerne les équipes.

Des indicateurs clés de performance peuvent être définis pour comprendre pourquoi ces changements se sont produits et comment les ressources pourraient être mieux allouées à l'avenir.

• La capacité des ressources - Le décompte des membres de l'équipe et de leurs heures disponibles permet de déterminer la capacité.
• Temps passé par personne sur un projet - Comparez les heures réelles suivies par rapport aux heures budgétées.

3. Calendrier

Les projets doivent être divisés en phases clés et organisés à l'aide de plans de répartition du travail. Lorsqu'un projet est complexe ou qu'il comporte plusieurs parties mobiles, des étapes importantes peuvent être manquées en cours de route.

Lorsque cela se produit, cela perturbe le déroulement du projet et l'équipe en place. Il est donc utile de documenter les indicateurs clés de performance autour des délais. Ceux-ci peuvent inclure :

• Ajustements des échéances - Combien de fois les jalons ont-ils été repoussés ou manqués ?
• Temps de cycle - Combien de temps faut-il pour accomplir une tâche ?
• Achèvement du sprint - Combien de fois les éléments du sprint sont-ils achevés comme prévu ?

Cela permettra de remettre rapidement sur les rails un projet qui a déraillé.

4. Le retour sur investissement

Si le budget global est important, il est tout aussi important de voir dans quelle mesure vous êtes proche de vos objectifs de retour sur investissement (ROI).

En utilisant le retour sur investissement comme indicateur clé de performance, vous comprendrez à quel moment les coûts deviennent incontrôlables au point de mettre en péril la valeur de l'ensemble du projet. Cela permet également de déterminer la gestion des risques pour les projets futurs.

Comment définir les indicateurs clés de performance de la gestion de projet et les faire travailler davantage avec des objectifs SMART ?

Une fois que vous aurez déterminé les indicateurs clés de performance qui vous aideront à mesurer votre succès, vous voudrez utiliser les meilleures pratiques pour les suivre. Assurez-vous notamment que vos IRC sont créés comme des objectifs S.M.A.R.T.

Examinons chacun de ces critères et la façon de vous mettre en situation de réussite. En appliquant ces conseils, vous vous assurerez que vos indicateurs clés de performance recueillent les données nécessaires à la prise de décisions judicieuses.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de guider les activités de suivi et évaluation.

1. Spécifique : Clairement définis

Examinez les indicateurs clés de performance que vous avez identifiés. Sont-ils clairs ?

S'ils sont trop vagues, ils ne peuvent pas être mesurés correctement. Et s'ils ne peuvent pas être mesurés, comment allez-vous déterminer votre succès ?

Et si vous ne pouvez pas déterminer votre succès, les livrables de gestion de projet seront manqués tout au long du cycle de vie du projet, et l'objectif ne sera pas atteint.

2. Mesurable : Utiliser des données précises

Le succès ou l'échec de l'utilisation des KPI de gestion de projet repose sur les données. Mais si vous tirez des données de plusieurs sources ou si vous utilisez une meilleure estimation pour déterminer le résultat, la création d'indicateurs de performance clé est inutile.

Vous ne pourrez pas prédire le résultat d'un projet actuel ou futur. Assurez-vous donc que toutes vos données sont synchronisées afin que votre indicateur de performance clé soit mesurable et facile à rapporter.

3. Atteignable : Peut être atteint

Les ICP doivent être réalisables par l'équipe que vous avez constituée.

Si vos ICP sont trop élevés, non seulement ils ne seront pas atteints, mais les membres de l'équipe ne seront pas engagés. Ils n'apprécieront pas le fait que les objectifs soient trop élevés et, par conséquent, n'essaieront peut-être même pas. À long terme, le moral baisse et rien n'est mesuré.

4. Réaliste : Pertinent par rapport à l'objectif

Les indicateurs clés de performance doivent être pertinents pour le projet. Cela semble être une évidence, mais si plusieurs membres de l'équipe ajoutent des KPI, des KPI non pertinents peuvent commencer à se glisser.

Vérifier périodiquement que vos KPIs correspondent à l'objectif du projet vous aidera à garder votre projet sur la bonne voie.

Un excellent moyen de rester organisé est d'utiliser un logiciel de gestion de projet Agile. Il agit comme un tableau de bord dans la gestion de projet, vous donnant une vue d'ensemble de vos projets en cours, de ce qui a été accompli et de ce qui est à venir.

5. Basé sur le temps : Actionnable

Si vous utilisez la gestion de projet Agile, vous savez que les projets ne sont pas toujours linéaires.

Ainsi, lorsque vous créez des indicateurs clés de performance, vous voulez qu'ils suivent un modèle similaire.

Ils doivent pouvoir être utilisés à n'importe quelle étape du projet, tout en définissant des échéances claires pour les jalons.

Demandez-vous ce que vous apprenez de vos indicateurs clés de performance en cours de route. Si vous apprenez, par exemple, à revenir en arrière et à modifier quelque chose pendant la phase de planification, ce qui conduira à un meilleur résultat pendant la phase de test, alors vos ICP doivent vous conduire à l'action.

Vos indicateurs doivent vous guider dans la bonne direction, même si celle-ci s'écarte de ce que vous aviez prévu au départ.

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Comment utiliser les KPI à votre avantage

Les indicateurs clés de performance dans la gestion de projet sont un excellent moyen de garder un projet sur la bonne voie en utilisant des données concrètes.

N'oubliez pas de choisir une poignée d'indicateurs clés de performance à évaluer, et pas plus de sept.

En gardant votre tableau de bord clairement défini, vous pourrez vous concentrer pleinement, respecter votre budget et vous concentrer sur les indicateurs de haut niveau essentiels à votre réussite.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).