Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents et 8 raisons pour lesquelles votre entreprise en a probablement besoin ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique vous dit tout.

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Un système de gestion de documents est une solution logicielle qui permet la gestion numérique de la documentation. Aujourd'hui, la plupart des documents gérés par les systèmes de gestion de documents sont liés à l'entreprise.

Que font les systèmes de gestion de documents ?

Les systèmes de gestion de documents : Regardons de plus près

Pour faire simple, les systèmes de gestion de documents sont conçus pour rendre les tâches liées à la gestion de la documentation plus rapides, plus faciles et plus efficaces. Regardons de plus près ce qu'un système de gestion de documents peut faire pour une entreprise ou une organisation.

Logiciel d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet  d'organiser, de sécuriser, de stocker, de capturer, de numériser et d'étiqueter des documents.

1) Alléger la charge de travail

Le papier était à une époque une grande invention en soi. Comparé à la roche, aux tablettes d'ardoise ou au dessin sur les murs de pierre, le papyrus était un grand pas en avant ! Cependant, même le papier est devenu un lourd fardeau lorsque les entreprises et les organisations ont dû stocker et traiter de grandes quantités d'informations documentées. Les colonnes de papier empilées et les documents perdus sont devenus monnaie courante dans de nombreux secteurs. La technologie de numérisation inventée en 1957 est entrée en jeu dans les années 1980 lorsque les développeurs de logiciels l'ont utilisée pour créer les premiers systèmes de gestion de documents. La première tâche était simple en théorie : numériser des centaines, des milliers, voire des dizaines de milliers de documents dans un environnement numérique sécurisé et intégrer la possibilité de rechercher la documentation numérique. Pour de nombreuses entreprises, cela signifiait qu'il n'était plus nécessaire de chercher dans des pièces froides et sécurisées et dans des rangées de classeurs. Au lieu de cela, cela signifiait trouver des documents en utilisant simplement un ordinateur portable, une console professionnelle ou, plus récemment, un appareil mobile.

2) Produire une documentation sécurisée ;

La documentation sur papier n'a jamais été facile à stocker. Il est facile de les perdre, difficile de les rechercher et les garder en sécurité était et est toujours coûteux. La plupart des entreprises et des organisations ne pouvaient tout simplement pas se permettre de verrouiller les documents papier dans des salles de stockage à environnement contrôlé. La plupart des entreprises se contentaient d'utiliser des classeurs ou des salles de stockage exiguës. En raison de ces processus peu sophistiqués de stockage des documents, il était inévitable que les montagnes de documents rendent la gestion difficile.

Dans les années 1980, cependant, les logiciels de gestion de documents ont fait leur apparition sur la scène commerciale. Les entreprises ont commencé à acheter ces nouvelles solutions et les anciens classeurs et salles de stockage ont été jetés, vidés ou utilisés à d'autres fins. Certaines entreprises et organisations qui ont acheté des systèmes de gestion de documents, conformément aux réglementations du secteur, étaient toujours tenues de conserver les fichiers papier pendant une période déterminée, mais même pour ces entreprises, le fait que la documentation soit toujours sécurisée et disponible dans un espace numérique (en plus d'un espace physique) était une assurance et une commodité précieuses.

Les entreprises qui envisagent l'achat d'un système de gestion de documents peuvent se demander comment trouver le système le plus sûr et le plus sécurisé. Il existe, en fait, diverses certifications de sécurité numérique et techniques de gestion de la sécurité de l'information utilisées par les développeurs de chaque système de gestion de documents. Un système qui fonctionne pour une entreprise donnée peut ne pas convenir à une autre. Les acquéreurs potentiels devraient effectuer leurs vérifications préalables. Par exemple, commencez par une recherche Google sur les "systèmes de gestion de documents pour les entreprises de [ENTREZ LE NOM DE L'INDUSTRIE]", puis recherchez les résultats, en vous concentrant sur les témoignages des clients ainsi que sur les certifications de sécurité et les techniques de gestion utilisées par les différentes solutions.

Le logiciel d'Archivage et de gestion intelligente et avancée de documents de WEBGRAM, (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, se connecte aux référentiels existants en appliquant des métadonnées et des relations aux documents stockés dans d'autres systèmes.

3) Itinéraire en un clin d'œil

Si le processus de stockage de la documentation sur papier semble difficile, les processus de routage sont bien pires. Imaginez être chargé de transférer physiquement un document officiel à un ou plusieurs (généralement plusieurs) réviseurs, éditeurs ou signataires approuvés, puis imaginez acheminer des centaines, des milliers, voire des dizaines de milliers de documents à tous ces mêmes approbateurs. Il est facile de voir à quel point l'acheminement physique de la documentation devient rapidement un véritable cauchemar et exige que de nombreux employés à temps plein consacrent la majeure partie de leur temps à cette tâche. Même avec la technologie du courrier électronique, qui reste utile à de nombreux égards, la documentation est toujours susceptible de se perdre dans les dossiers de courrier électronique, pour ne plus jamais être retrouvée.

Avec un système de gestion des documents, cependant, l'acheminement se fait en une fraction du temps qu'exige l'acheminement physique ou par courrier électronique et évite que le document ne se perde !

4) Suivre à la vitesse de la pensée

En plus de l'acheminement de la documentation sur papier, il y avait le problème du suivi de la documentation. Les employés apportaient un document à un réviseur ou à un approbateur pour qu'il le signe, mais que se passait-il si cette personne n'était pas là ? Ou si un ou plusieurs réviseurs demandaient des modifications supplémentaires avant de signer ? Et s'ils signaient le document mais demandaient qu'il soit acheminé à quelqu'un d'autre à une date ultérieure ? De nombreux scénarios de ce type font qu'il est facile de perdre la trace des documents ou d'oublier comment un document s'intègre dans un processus métier. Il est assez facile de garder un seul document à l'esprit, mais des centaines, des milliers ou des dizaines de milliers de documents représentent un autre niveau de complexité qui nécessite des outils de gestion supplémentaires.

L'une des principales raisons pour lesquelles les systèmes de gestion de documents ont été développés était de pouvoir acheminer les documents rapidement et efficacement. Il est naturel, au cours des processus d'acheminement et d'approbation des documents, que des modifications supplémentaires soient nécessaires. C'est pourquoi de nombreux systèmes de gestion de documents intègrent également une technologie de suivi et d'horodatage dans leurs solutions, de sorte que le suivi de la documentation devient simple.

5) Trouver l'aiguille dans le classeur

Autrefois, pour trouver un document parmi des milliers d'autres, il fallait trouver le bon classeur, le bon tiroir ou, plus récemment, le bon courriel. Même avec le courrier électronique, la localisation d'un document prenait beaucoup de temps et n'était pas toujours sûre. C'est alors qu'apparaissent les systèmes de gestion de documents. La plupart des systèmes de gestion de documents sont dotés d'une technologie de recherche de pointe afin que les entreprises et les organisations n'aient pas à perdre du temps et de l'argent à rechercher les documents nécessaires. Même pour les entreprises comptant des milliers d'employés et des millions de documents, le bon système de gestion de documents fournira des organisateurs de documents numériques efficaces qui permettront aux utilisateurs de localiser un document (parmi des millions) en quelques secondes.

6) La validation peut être requise

Aujourd'hui, de nombreux secteurs sont fortement réglementés. Les institutions financières, les cabinets d'avocats et les entreprises du secteur des sciences de la vie sont parmi celles qui doivent respecter un niveau élevé de normes pratiques et éthiques pour rester en activité. Étant donné que ces secteurs (entre autres) exigent des systèmes de gestion de documents hautement sécurisés qui fonctionnent selon des normes industrielles uniques, les systèmes de gestion de documents spécialisés peuvent contribuer à garantir aux inspecteurs et aux auditeurs que la sécurité des documents et la gestion des processus sont conformes aux réglementations. Tous les systèmes de gestion de documents ne sont pas créés de la même manière, bien sûr. Certains offrent plus d'innovations que d'autres. Par exemple, certains systèmes de gestion de documents incluent des capacités d'audit afin que les entreprises et organisations hautement réglementées puissent effectuer des audits internes "pratiques" en préparation des audits externes. Ces audits internes peuvent être utilisés pour réaliser tout type d'audit et pas seulement ceux liés à la gestion documentaire.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de la fonctionnalité de traçabilité qui permet de suivre toutes les actions menées au sein du logiciel par qui et quand.

7) Systèmes de gestion de documents basés sur le cloud

Au cours de la dernière décennie, il est devenu populaire de se référer aux systèmes hébergés sur Internet comme étant "basés sur le nuage". Étant donné que la plupart des systèmes logiciels sont moins accessibles et moins pratiques à utiliser lorsqu'ils ne sont pas basés sur le cloud, il serait logique que la plupart des systèmes logiciels de gestion de documents passent au cloud et c'est effectivement la tendance. Bien sûr, de nombreuses entreprises et organisations ont des préoccupations (la plupart liées à la sécurité) concernant la gestion de leur contenu très précieux en ligne. Cependant, comme pour la plupart des solutions, la nécessité est la mère de l'invention et il existe déjà de nombreuses solutions viables de systèmes de gestion de documents sécurisés et basés sur le cloud.

8) Les systèmes de gestion de documents sont-ils "devenus mobiles" ?

La plupart des systèmes de gestion de documents sont devenus "mobiles" au cours des dernières années. Les applications mobiles sont essentielles dans l'environnement professionnel actuel.

9) Les avantages immédiats d'un système de gestion de documents

En résumé, voici une liste concise de certains des avantages de haut niveau qu'un système de gestion de documents peut apporter à toute entreprise ou organisation :

  • Augmenter la vitesse de travail tout en réduisant les erreurs
  • Éliminer les documents perdus et mal classés
  • Gagner du temps, de l'espace et de l'argent
  • Automatisation des processus redondants
  • Améliorer le service à la clientèle
  • Sachez où se trouvent vos documents à tout moment
  • Travaillez de n'importe où
  • Contrôlez l'accès
  • Suivre les dossiers
  • Le traitement des documents est rapide et efficace
  • Développez rapidement vos activités
  • Optimiser les performances

Résumé

En résumé, les systèmes de gestion de documents sont une solution évolutive et souvent personnalisable utilisée pour la gestion de la documentation. Pour la plupart des entreprises, les systèmes de gestion de documents peuvent être utilisés pour améliorer les processus opérationnels à tous les niveaux de l'entreprise, mais comme pour tout achat important, il convient d'effectuer les recherches et les consultations nécessaires.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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