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L'une des choses les plus importantes que les chefs d'entreprise doivent comprendre est qu'une technologie dépassée - en particulier une solution de gestion des documents - n'est pas seulement frustrante. Elle peut littéralement coûter de l'argent à une organisation à plus d'un titre. Dans cet article, nous allons aborder quatre avantages d'un système de gestion de documents.
Le volume d'informations que l'entreprise moyenne crée quotidiennement est énorme, à tel point que le simple fait d'en garder la trace peut s'avérer être un véritable parcours du combattant. Sans la mise en place d'une structure de gestion documentaire adaptée, vos employés risquent d'être rapidement submergés par vos données, au lieu de les utiliser pour faire progresser votre entreprise.
Heureusement, le bon système de gestion de documents peut aider à résoudre ces problèmes dans les entreprises de presque tous les secteurs. En fait, un système de gestion documentaire apportera avec lui un certain nombre d'avantages et d'opportunités distincts, qui méritent tous d'être examinés de plus près.
Les 4 avantages d'un système de gestion documentaire
Des capacités de conformité accrues
Selon le secteur d'activité dans lequel vous opérez, il est probable que votre entreprise doive faire face à son lot d'exigences de conformité. L'une des principales choses que beaucoup de gens ne comprennent pas (jusqu'à ce qu'il soit trop tard) est que si votre technologie n'est pas conforme à des réglementations telles que la norme ISO 9001 ou ISO 13485, votre entreprise ne l'est pas non plus.
Heureusement, c'est l'un des principaux avantages qu'apporte un système de gestion documentaire : il vous permet de démontrer votre conformité réglementaire de manière efficace, tout en améliorant la visibilité et le contrôle de vos propres informations.
Un système de gestion documentaire vous permet enfin de comprendre comment les données et les processus métier circulent dans votre entreprise, ce qui vous permet enfin de mener une approche basée sur les risques pour les processus de qualité. De plus, l'historique des approbations et les pistes d'audit signifient que les documents sont toujours hautement traçables d'une manière qui répond également à vos attentes en matière de sécurité.
Sécurité supérieure des documents
En parlant de sécurité des documents, un système de gestion des documents excelle à cet égard en proposant un référentiel unique pour offrir une meilleure protection aux informations critiques que vous créez au quotidien. Lorsque vos informations professionnelles essentielles sont stockées sur des disques durs personnels et d'entreprise, des stockages locaux, des partages réseau et d'autres emplacements dispersés, il est difficile de savoir ce qui se trouve où et encore moins de protéger le tout.
En rassemblant toutes ces informations en une seule source d'informations et de connaissances, vous les rendez immédiatement moins accessibles aux pirates et autres tiers malveillants.
Des outils de recherche robustes
Un autre problème lié à la dispersion des données est la difficulté de trouver ce que l'on cherche. Cela est particulièrement problématique compte tenu du volume de documents qui transitent chaque jour dans une entreprise. S'il faut en moyenne dix minutes à vos employés pour trouver le document qu'ils recherchent afin de pouvoir commencer leur travail, ce sont dix minutes qu'ils n'ont pas passées à faire quelque chose de significatif pour générer des revenus pour votre organisation. Multipliez ce coût d'opportunité par le nombre total d'employés que vous avez et le nombre total de documents dont ils peuvent avoir besoin chaque jour et vous pouvez commencer à avoir une idée de la gravité de ce problème.
Avec un système de gestion de documents approprié, cependant, tout cela disparaît. L'endroit où un document est stocké n'a plus d'importance, car tant que vos employés savent ce qu'ils cherchent, ils seront en mesure de le trouver. De même, grâce au contrôle de version et à d'autres fonctions similaires, vous pouvez être sûr que vos employés récupèrent à tout moment la bonne version d'un document.
Collaboration améliorée à tout moment et en tout lieu
Enfin, nous arrivons aux moyens par lesquels un système de gestion documentaire ne se contente pas de soutenir la collaboration interne, mais l'améliore. Le travail important que vos employés effectuent pour vos clients n'est pas créé dans le vide. Souvent, les projets réussis sont le résultat du travail acharné d'innombrables personnes, qui travaillent toutes en tandem pour apporter une contribution plus efficace que celle qu'elles pourraient apporter individuellement.
Mais lorsque les informations sont encore enfermées dans des silos de données, il est pratiquement impossible que cela se produise, car ces documents ne parviennent pas aux mains des personnes qui en ont besoin. Sans un contrôle de version approprié, la collaboration devient un processus décousu et frustrant. Trois personnes différentes peuvent être amenées à réviser un document avant qu'il ne soit transmis à un client, mais comment pouvez-vous être certain qu'elles révisent la même version de ce document ? Si une modification est apportée et qu'elle est finalement remise en question, comment savoir qui l'a effectuée ? Comment faire en sorte que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d'onde, sans parler du fait qu'elles avancent toujours dans la même direction ?
Un système de gestion documentaire de haute qualité élimine ces problèmes en fournissant une source d'information unique à laquelle toutes les parties peuvent accéder en toute sécurité, partout et à tout moment. Peu importe que vos employés travaillent à domicile dans un avenir proche - ils peuvent tous accéder aux mêmes versions des documents au même moment et contribuer au travail à accomplir.
Cela ne se contente pas d'éliminer le gaspillage des ressources, mais favorise une bien meilleure productivité et apporte une plus grande valeur ajoutée à vos clients.
Si l'information est le fondement de votre entreprise, il est certain que vous devez faire de la gestion efficace de cette information l'une de vos principales priorités. C'est, en substance, ce qu'un système de gestion de documents est conçu pour faire : il crée une opportunité de cesser de s'inquiéter de choses comme la conformité, la sécurité, la perte de productivité et une mauvaise collaboration, tout cela afin que vous puissiez concentrer le maximum de votre attention sur la gestion de l'entreprise la plus prospère possible.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).