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Avez-vous déjà été pressé de retrouver sur votre ordinateur un contrat important qui semble avoir disparu ? Ou peut-être avez-vous dû passer beaucoup de temps à envoyer des documents par courriel à vos employés.
Sans un système de gestion électronique des documents, les fichiers deviennent difficiles à trouver et peuvent même se perdre.
Non seulement cela vous fait perdre un temps précieux, mais cela peut aussi coûter cher à votre entreprise en termes de perte de productivité. Vous pouvez même être confronté à des problèmes de sécurité des données.
Heureusement, votre entreprise peut bénéficier de nombreux avantages si vous choisissez de mettre en œuvre un système de gestion électronique des documents qui permet de conserver tous vos documents en un seul endroit. Lisez la suite pour connaître les sept raisons pour lesquelles votre entreprise devrait passer à ce système.
1. Plus de flexibilité pour vos employés
Avez-vous des employés qui se déplacent tout au long de la journée de travail, qui travaillent à domicile ou qui travaillent à partir d'appareils mobiles ? Si c'est le cas, l'utilisation de systèmes de gestion de documents d'entreprise vous permet, à vous et à votre personnel, d'accéder à tous vos documents importants, où que vous soyez.
Ces systèmes offrent un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à partir de n'importe quel appareil compatible avec le Web que votre entreprise pourrait utiliser.
Cette flexibilité permet à votre personnel de saisir le document dont il a besoin sans avoir à se rendre au bureau ou à demander à quelqu'un d'autre de l'envoyer par courriel.
2. Moins de risques de perte ou de corruption de fichiers
Lorsque vous utilisez un système de gestion de documents basé sur le cloud, vous pouvez moins craindre de perdre vos fichiers en raison d'une corruption, d'une suppression accidentelle, d'une catastrophe naturelle ou d'une panne d'ordinateur. Tous vos fichiers seront sauvegardés dans le nuage où vous pourrez les télécharger si vous perdez une copie locale.
Mieux encore, ces systèmes sont dotés d'un utilitaire de sauvegarde des données qui peut même vous permettre d'accéder aux versions antérieures des fichiers en cas de problème.
Ainsi, si un employé efface accidentellement la moitié du contenu d'un document, vous n'aurez pas à demander à quelqu'un de le refaire. Vous pouvez simplement restaurer le fichier à une version antérieure.
3. Une communication plus rationnelle au sein de l'entreprise
Le fait que tous vos documents soient stockés électroniquement dans un seul système facilite grandement la communication et la collaboration entre vos employés.
Vous et vos employés n'aurez plus à vous soucier de faire suivre des documents. Au lieu de cela, vous pouvez effectuer des recherches dans le système et obtenir instantanément le document dont vous avez besoin.
Vous pouvez vous attendre à ce que les projets se déroulent plus facilement, car les employés perdront moins de temps à se transmettre des fichiers et à se relancer les uns les autres. Votre personnel pourra également travailler ensemble sur les mêmes documents et suivre les modifications.
Mieux encore, vous pouvez intégrer votre système de gestion électronique de documents à des logiciels tiers utilisés par vos équipes.
4. Amélioration de la sécurité des documents
Lorsque vous conservez tous vos fichiers sur les ordinateurs de votre entreprise plutôt que dans un lieu centralisé sécurisé, vous êtes plus sensible aux menaces de cybersécurité.
Si quelqu'un venait à pirater le réseau de votre entreprise, il pourrait avoir accès à vos fichiers professionnels confidentiels et voler des informations.
Si un employé télécharge une pièce jointe d'un courriel contenant un virus, cela pourrait même corrompre ou supprimer les fichiers.
Un système de gestion électronique des documents est doté de contrôles stricts qui vous permettent de choisir exactement qui peut accéder aux fichiers. Ces systèmes utilisent également des serveurs cloud sécurisés dotés de pare-feu et d'outils de cybersécurité qui permettent d'éviter les piratages.
5. Économies de coûts
Bien que vous ayez à supporter les dépenses d'un système de gestion électronique des documents, vous constaterez que ce système permet à votre entreprise de réaliser des économies à long terme.
Pensez aux économies de temps réalisées lorsque vous n'avez pas à chercher des fichiers ou à les demander à d'autres personnes. Cela signifie moins de temps de travail rémunéré consacré à cette tâche inutile.
Vous évitez également d'avoir à payer de l'argent à cause d'erreurs comme la perte de documents. Après tout, cela pourrait inciter un client ou un client concerné à choisir une autre entreprise plutôt que de perdre son temps à attendre que votre entreprise retrouve ce qui est perdu.
Si votre entreprise utilise un système de dossiers sur papier, vous pouvez vous attendre à économiser encore plus d'argent. Saviez-vous que chacun des employés de votre bureau peut utiliser jusqu'à 10 000 feuilles de papier par an ? Vous pouvez réduire considérablement vos coûts de papier (et les coûts de déchiquetage) si vous passez à un système de gestion électronique des documents.
Vous pouvez également considérer le fait que vous n'aurez pas besoin d'un emplacement physique pour stocker vos fichiers. Qu'il s'agisse de disques durs, d'armoires à dossiers ou de bacs de stockage, votre entreprise économisera de l'argent car elle aura besoin de moins d'espace de stockage.
6. Productivité accrue du lieu de travail
L'utilisation d'un référentiel central pour vos documents professionnels améliore considérablement la productivité de votre lieu de travail. Vous en bénéficiez tout particulièrement lorsque vous devez trouver un fichier spécifique et que vous ne savez pas quel est son nom.
Les systèmes de gestion des documents d'entreprise organisent vos fichiers de manière à vous permettre d'effectuer des recherches optimisées sans avoir besoin de connaître le nom du fichier. Vous pouvez trouver facilement des fichiers spécifiques à l'aide de mots-clés ou de balises, ou en recherchant dans les sous-catégories et même dans les métadonnées.
Vous pouvez également considérer l'amélioration de la collaboration que vous procure un système de gestion électronique des documents. Vos employés pourront ainsi accomplir leurs tâches plus rapidement, qu'il s'agisse de créer de la documentation, de remplir des factures ou de remplir des contrats pour un client.
7. Conformité réglementaire facilitée
Vous devez également envisager de vous conformer aux réglementations lorsqu'il s'agit de documents tels que les dossiers médicaux, les dossiers juridiques et les données financières.
Ces normes ont souvent trait à la sécurisation, au suivi, à la vérification et à la récupération des documents.
Elles impliquent également de conserver des sauvegardes des fichiers essentiels que vous pouvez restaurer sur demande.
Respecter toutes ces règles peut devenir un véritable casse-tête si vous ne disposez pas d'un système centralisé et que vous essayez de les suivre seul. Le passage à un système de gestion électronique des documents peut donc vous fournir les contrôles nécessaires pour vous faciliter la tâche.
Utilisez un système de gestion électronique des documents pour votre entreprise
Vous connaissez maintenant les avantages d'un système de gestion électronique des documents. Vous comprenez donc qu'il est judicieux de passer d'un système basé sur le papier ou d'un système électronique créé par vous-même, moins efficace et moins sûr.
Vous devez prendre en compte des fonctionnalités telles que les capacités de recherche, les paramètres de sécurité et les outils de gestion des versions. Vous devez également tenir compte du support mobile et de la compatibilité avec tout logiciel tiers.
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