Importance et avantages de la documentation d'un processus en Gestion Electronique de Documents GED présentés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) en Afrique.

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Lors de l'amélioration des processus d'entreprise, il est essentiel de documenter le processus ainsi que toutes les améliorations qui y sont apportées. La plupart des consultants documentent à la fois le "processus tel qu'il est" et le "processus tel qu'il sera". Bien que beaucoup considèrent cela comme habituel et le font pour les mêmes raisons, il existe d'autres raisons importantes de documenter le processus. La documentation aide l'organisation à obtenir des avantages primaires et secondaires à long terme, qui sont énumérés ci-dessous :

Pourquoi est-ce important ?

Voici les principaux avantages que toute organisation cherche à obtenir en documentant explicitement ses processus :

Aucune ambiguïté opérationnelle : La première et principale raison de documenter tout processus est le fait que cela réduit l'ambiguïté opérationnelle. La prochaine fois qu'il y aura une confusion sur qui est censé faire quoi ou sur les meilleures pratiques à suivre pour effectuer une tâche, il suffira de consulter la documentation détaillée pour résoudre le problème. Ces documents constituent la réserve de connaissances organisationnelles collectives concernant les processus et sont accessibles à tous en cas de besoin.

Matériel de formation : La documentation sert également de matériel de formation pour aider les nouvelles ressources à progresser plus rapidement dans la courbe d'apprentissage. Au lieu de faire en sorte que les ressources se joignent au travail et apprennent de manière tacite, la documentation peut être utilisée pour donner aux nouvelles ressources des cours sur les tâches à accomplir. La documentation fait office de manuel de formation et couvre le programme de cours, tout en fournissant des notes pour former les ressources. Elle peut être complétée par des visites sur le terrain pour une création plus rapide et plus efficace des ressources.

Utilisation marketing : La documentation peut également être utilisée par les services de marketing et de vente pour comprendre réellement les capacités de l'organisation. Cette connaissance les aide à déterminer réellement ce qu'ils peuvent promettre au client et ce qui peut être réalisé. Grâce à la connaissance des processus, le département marketing sera en mesure de faire des promesses que l'organisation pourra tenir. Il ne sera pas nécessaire de faire des promesses excessives ou insuffisantes, ce qui provoque des aigreurs et des troubles chez les clients à un stade ultérieur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de fournir des informations correctes, cohérentes et complètes.

Avantages secondaires

Outre les avantages primaires apparents qui contribuent directement aux opérations quotidiennes de l'entreprise, il existe certains avantages secondaires qui aident l'entreprise à analyser et à améliorer ses processus en permanence. Voici comment la documentation y contribue :

Disponible pour l'analyse : Lorsque les changements de processus sont documentés de manière détaillée, ils sont disponibles pour l'analyse quand cela est nécessaire. Cela aide la direction à comprendre les connaissances qui ont été utilisées pour concevoir les meilleures pratiques qui sont actuellement suivies. Cela permet également à la direction de décider si les meilleures pratiques suivies sont effectivement pertinentes dans l'environnement dans lequel elle opère et lui évite d'avoir à faire appel à des consultants pour la collecte des besoins, qui sont facturés à l'heure.

Possibilité de comparaison version par version : Avec une documentation détaillée en place, les améliorations des processus peuvent être suivies version par version. Cela signifie que la direction disposera des 3 ou 4 processus précédents et de leurs performances, ainsi que du processus et des performances actuels. Ils peuvent ainsi les voir ensemble et constater quels changements produisent quels résultats. Cela leur indiquera ce qu'ils ont réussi à faire et ils pourront continuer à le faire.

Qu'est-ce que le BPR ?

"Le BPR consiste à repenser fondamentalement et à redéfinir radicalement les processus d'entreprise afin d'obtenir des améliorations spectaculaires des mesures contemporaines essentielles de la performance, telles que le coût, la qualité, le service et la rapidité." Au lieu de commencer par un organigramme des activités, on conseille aux entreprises de faire table rase du passé. On leur dit ensuite de chercher à savoir pourquoi elles effectuent les tâches de la manière dont elles le font. Un ingénieur de processus examinera les activités à réaliser et la manière dont elles peuvent être conçues pour investir un minimum de ressources et obtenir un maximum de bénéfices.

Pourquoi réorganiser l'entreprise ?

La réingénierie des processus d'affaires est nécessaire dans deux cas :

1. L'organisation a découvert une méthodologie révolutionnaire qui va bouleverser ses processus pour lui donner plus de productivité et d'efficacité et, par conséquent, l'ensemble du processus doit être modifié.

2. L'organisation n'a pas réussi à se tenir au courant de l'évolution des technologies. Comme elle n'a pas innové en permanence, elle est maintenant confrontée à une situation du type "changer ou mourir" et la réingénierie des processus d'entreprise, qui permet d'intégrer les meilleures pratiques les plus récentes dans les processus, est le seul moyen de sauver l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

Comment réingénier l'entreprise ?

Disponibilité de l'information : Pour redéfinir fondamentalement un processus, il faut connaître les détails impliqués. Les détails provenant de sources internes et externes doivent être capturés et fournis aux personnes concernées dans les délais requis. Cela les aide à identifier les goulots d'étranglement et à trouver de meilleurs moyens d'atteindre le but recherché.

Partage de l'information : Un projet BPR est généralement facilité par une équipe interfonctionnelle. La plupart du temps, les équipes sont réparties sur différents sites géographiques. Les informations doivent être partagées avec succès entre les différentes personnes pour s'assurer que la réingénierie se déroule comme prévu et sans accrocs.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

La technologie comme solution : Les nouveaux processus qui sont développés à la suite d'initiatives de BPR font appel aux technologies les plus récentes pour atteindre les résultats finaux souhaités. Il s'agit généralement de commerce électronique, d'automatisation ou d'une autre solution technologique.

La réingénierie des processus d'entreprise est devenue un mot à la mode très important dans le lexique du BPR. De nombreuses entreprises qui ont tardé à prendre conscience de la puissance et de l'importance du BPR doivent se soumettre à des initiatives de réingénierie pour s'assurer qu'elles sont toujours pertinentes sur le marché. Les initiatives de réingénierie sont toutefois coûteuses et peuvent nécessiter certains temps d'arrêt. C'est la raison pour laquelle elles sont mal accueillies par de nombreuses entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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