Systèmes d'archivage et de gestion électronique des données présentés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique

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Un système de gestion électronique des documents (GED) est un logiciel conçu pour gérer les informations et les documents électroniques dans le cadre du flux de travail d'une organisation. Utilisant diverses technologies, un SGED permet à un utilisateur de gérer la création, le stockage et le contrôle des documents.  Un SGED peut automatiser les processus et accroître l'efficacité.  Avant d'adopter un SGED, il est nécessaire de déterminer comment il s'intégrera au programme de gestion des documents de votre organisme. Il ne remplace pas les bonnes pratiques de gestion des documents.  

Fonctions d'un SGED

Il existe de nombreux systèmes de GED différents.  Chacun offre diverses fonctions adaptées à des besoins spécifiques et uniques, mais tous les systèmes de GED devraient inclure les fonctions de base suivantes :

  • Contrôle de sécurité - Cette fonction est cruciale pour contrôler l'accès à l'information.  Un système doit être doté d'un mécanisme permettant de protéger les documents qui ne doivent pas être divulgués et d'autoriser l'accès aux documents qui doivent être mis à la disposition du public.
  • Ajout, désignation et contrôle des versions - Le SGED doit permettre aux utilisateurs d'ajouter des documents au système et de désigner un document comme étant un document gouvernemental original. Il doit également attribuer automatiquement la désignation correcte de la version
  • Saisie et utilisation des métadonnées - Le SGED doit permettre à l'utilisateur de saisir et d'utiliser les métadonnées appropriées en fonction des besoins de l'organisme.

Fonctions optionnelles

  • Gestion des documents - Tous les SGED ne sont pas dotés de fonctions de gestion des documents.  Les systèmes dotés d'une composante de gestion des documents sont parfois appelés systèmes de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE).
  • Stockage - Un SGED peut offrir un stockage au sein du SGED ou la possibilité de travailler avec un système de stockage auxiliaire.
  • Recherche en texte libre - Un SGED peut permettre aux utilisateurs de rechercher chaque mot d'un document entier, alors que d'autres systèmes ne permettent que la recherche de métadonnées.
  • Conversion automatique - Cette fonction permet à l'utilisateur de convertir automatiquement un document d'un format de fichier à un autre (par exemple, d'un document Word à un PDF) après que le fichier a été désigné comme un document.

Logiciel de GED développé par WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est numéro 1 en matière d'archivage et de gestion électronique de documents.

Avantages d'un SGED

La plupart des organismes d'État créent, recueillent, traitent, distribuent, stockent, gèrent, récupèrent, conservent et éliminent d'énormes quantités d'informations électroniques.  Un SGED peut améliorer l'efficience et l'efficacité d'un organisme en :

  • Amélioration de l'accès aux dossiers et à l'information - Un utilisateur autorisé peut rechercher des documents dans un SGDE et le flux de travail peut automatiquement avertir un utilisateur lorsque l'information nécessaire est arrivée ou a été traitée.
  • Amélioration du service à la clientèle - Les informations conservées peuvent être immédiatement accessibles par un utilisateur et facilement transmises à un client, qu'il s'agisse d'un membre du public ou d'un représentant d'un autre organisme d'État.
  • Réduction des doublons - Un seul exemplaire d'un document peut être mis à la disposition de tous les utilisateurs autorisés.  Savoir qu'il n'existe qu'une seule copie est particulièrement utile lors de l'élimination des documents.
  • Automatisation des processus opérationnels - Certains processus qui étaient autrefois réalisés manuellement peuvent être exécutés automatiquement par un SGED.
  • Amélioration de la conformité réglementaire - Le respect des calendriers de conservation des documents peut être automatisé et amélioré grâce à la classification et au stockage automatiques des documents entrants par le système.

Logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est doté d'une puissante fonctionnalité de recherche avancée multicritère.

Choix d'un SGED

Lors de la préparation de la sélection, de la mise en œuvre et de la gestion d'un SGED pour une agence, il faut identifier les parties prenantes appropriées et les amener à la table des discussions. La première étape consiste à déterminer et à évaluer les besoins de l'organisme.  Chaque organisme aura un ensemble unique de besoins en fonction de ses obligations légales et de ses stratégies de gestion des documents, mais la fiabilité, l'exhaustivité, l'accessibilité, la recevabilité juridique et la durabilité sont toutes essentielles (ces concepts sont expliqués plus en détail dans la section "Concepts clés" du guide). Les types de documents qu'une agence crée aujourd'hui et dans le futur doivent être pris en compte lors de l'examen des options pour un SGED, ainsi que les questions suivantes :

  • Quels sont les besoins actuels et futurs de toutes les parties prenantes ?
  • Comment le système de GED sera-t-il utilisé ? Uniquement pour le flux de travail ou également pour la gestion des documents ?
  • Quels types de documents seront saisis et gérés à l'aide du SGED
  • Les documents existants seront-ils transférés dans le système ?
  • Quel type de métadonnées doit-on utiliser et qui va les gérer ?
  • Quels sont les documents qui doivent être partagés et stockés ?
  • Comment les dossiers seront-ils stockés et organisés pour faciliter leur récupération et leur accès ? (Les documents doivent être correctement classés avant la mise en œuvre du système). 
  • Comment les dossiers seront-ils éliminés du SGED
  • Le système permet-il de transférer, de convertir ou de faire migrer facilement les documents ?
  • Quelles sont les fonctionnalités les plus essentielles ou les plus souhaitées par l'organisme ? D'autres fonctions utiles mais non essentielles sont-elles souhaitées ?
  • Le nouveau SGED s'intégrera-t-il aux systèmes existants ? (c.-à-d. systèmes de courrier électronique, bases de données)

Mise en œuvre et déploiement d'un SGDE

Une fois le SGDE approprié choisi, les parties prenantes internes et le fournisseur du SGDE doivent élaborer un plan complet de mise en œuvre et de déploiement. Ce plan précisera comment et quand le système sera installé et testé, et fournira un historique du système. Le flux de travail doit être documenté et testé. Envisagez de permettre aux utilisateurs éventuels du SGDE de participer aux tests du système tout en sollicitant leurs commentaires. Un programme et des procédures de formation doivent également être élaborés avant le déploiement complet du système afin de fournir aux utilisateurs les outils nécessaires pour utiliser le système au maximum de son potentiel. Une gestion continue du système sera également nécessaire.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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