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Vue d'ensemble
Les employeurs sont de plus en plus préoccupés par les problèmes liés à la violence sur le lieu de travail, au vol d'identité et de biens, à la baisse de productivité et aux accidents et blessures sur le lieu de travail. Compte tenu de l'augmentation constante des coûts des litiges, les employeurs doivent trouver des moyens appropriés pour minimiser ces risques. C'est pourquoi de nombreux employeurs surveillent désormais leurs employés au travail afin de prévenir les blessures, les écarts de conduite et d'autres types de pertes.
Tout en se prémunissant contre ces risques, les entreprises doivent également trouver un équilibre entre les intérêts commerciaux de l'entreprise et les attentes raisonnables de ses employés en matière de vie privée. Ce défi est d'autant plus difficile à relever que la technologie permet aux employeurs de surveiller l'utilisation du courrier électronique, d'Internet et du téléphone par leurs employés sans que ceux-ci ne s'en rendent compte.
Le rôle des RH
Les employeurs sont tenus par la loi de fournir un lieu de travail sûr à leurs employés et doivent également prendre des mesures raisonnables pour protéger leurs actifs commerciaux. En adoptant des mesures pour atteindre ces divers objectifs, les employeurs doivent être guidés par des intérêts commerciaux légitimes et par le bon sens.
Le rôle du professionnel des ressources humaines dans la gestion de la vie privée au travail est de faciliter l'adoption de pratiques raisonnables et efficaces qui protègent les employés tout en minimisant le risque de responsabilité de l'employeur.
En collaboration avec les professionnels du droit, de la gestion des risques et de la sécurité, la fonction RH joue un rôle clé dans l'élaboration et l'utilisation de systèmes de contrôle pour endiguer les problèmes quotidiens de vol, de violation de la sécurité et d'autres inconduites des employés. En particulier, les RH doivent s'assurer que le contrôle est étroitement adapté, que la nécessité du contrôle est étayée par une justification commerciale légitime et que les employés comprennent qu'ils n'ont aucune attente raisonnable en matière de vie privée lorsqu'ils utilisent des équipements et des systèmes fournis par l'employeur, tels que les réseaux informatiques, les téléphones. Les RH doivent également aider l'employeur à s'assurer que les programmes de surveillance ne violent pas les conventions collectives ou ne créent pas une atmosphère de surveillance au milieu d'une campagne de syndicalisation.
De plus, les employeurs devraient inclure des professionnels des RH et du droit dès les premières étapes de l'examen et de la mise en œuvre de la surveillance sur le lieu de travail. Ils devraient également s'efforcer de trouver une solution à l'échelle de l'entreprise qui ne démoralise pas les employés et qui soit claire et compréhensible pour eux. Enfin, les RH jouent un rôle essentiel dans la communication des politiques et procédures de l'employeur en matière de surveillance du lieu de travail et de protection de la vie privée des employés, y compris les raisons pour lesquelles la surveillance est nécessaire et la manière dont elle sera mise en œuvre. Le rôle des RH dans ce processus est essentiel pour assurer la confiance et la coopération des employés.
Restrictions légales en matière de surveillance du lieu de travail
La surveillance du lieu de travail est soumise à une série de dispositions constitutionnelles et de lois fédérales et étatiques concernant le droit à la vie privée des employés et la nécessité de les informer qu'ils font l'objet d'une surveillance. D'un point de vue juridique, la divulgation de la surveillance est la tactique la plus intelligente. Informer les employés qu'ils seront surveillés supprime l'attente raisonnable des employés en matière de vie privée - l'élément qui constitue souvent la base des poursuites pour atteinte à la vie privée en vertu de la loi commune.
Bien que le fondement de l'allégation d'atteinte à la vie privée diffère selon les juridictions, les tribunaux qui se sont penchés sur la question procèdent généralement à une analyse spécifique des faits. Ils évaluent les attentes raisonnables de l'employé en matière de vie privée et déterminent si l'employeur a un intérêt commercial légitime à effectuer la surveillance. Le fait que le caractère raisonnable des attentes des employés en matière de respect de la vie privée joue généralement un rôle important dans l'analyse d'un tribunal constitue un argument supplémentaire en faveur de la divulgation des activités de surveillance. En informant les employés que leurs communications ne sont pas sécurisées ou que leurs activités seront surveillées, l'employeur peut réduire les attentes des employés en matière de respect de la vie privée, ce qui renforce la défense de l'employeur devant les tribunaux, tout en réduisant l'impact sur le moral des employés.
Questions relatives aux relations de travail
Les entreprises syndiquées sont confrontées à des complications supplémentaires. La vidéosurveillance de toute partie du lieu de travail est une condition d'emploi qui doit généralement faire l'objet de négociations collectives et être acceptée par le syndicat avant d'être mise en œuvre. Il existe une exception lorsque l'utilisation de caméras de surveillance a été abordée et abandonnée dans la clause relative aux droits de la direction ou dans une autre disposition de la convention collective. Même dans ce cas, la communication et l'adhésion du représentant syndical contribueront grandement à la mise en œuvre d'un tel programme.
La surveillance secrète sans négociation peut causer des problèmes importants pour l'employeur syndiqué, mais même les employeurs qui ne sont pas syndiqués peuvent avoir affaire au conseil sur cette question si l'employeur décide de mettre en place un système de surveillance au milieu d'une campagne de syndicalisation. À moins que l'employeur ne puisse démontrer que les destructions de biens, les effractions ou d'autres problèmes de sécurité ont augmenté avec le début de la campagne de syndicalisation, il sera probablement le destinataire d'une accusation de pratique déloyale de travail.
Surveillance des appels téléphoniques et de la messagerie vocale
La loi fédérale sur l'écoute électronique interdit l'interception des messages vocaux stockés ainsi que des appels téléphoniques en direct. Toutefois, les employeurs peuvent se livrer à une surveillance légale des communications téléphoniques orales s'ils le font dans le cours normal de leurs activités. Cette exception est particulièrement importante pour les employeurs qui gèrent des opérations de télémarketing ou de service à la clientèle en raison de leur intérêt particulier à assurer un contrôle de la qualité.
L'ECPA prévoit que dès qu'un employeur se rend compte qu'une conversation téléphonique est de nature personnelle, il doit cesser d'écouter. Même le consentement de l'employé ne suffira probablement pas à protéger l'employeur, à moins que l'employé ne consente spécifiquement à une surveillance illimitée des appels professionnels et personnels. Il est possible que les employeurs disposent d'une plus grande marge de manœuvre pour surveiller les appels des employés à partir de téléphones réservés à un usage professionnel. Par exemple, lorsqu'un employeur informe ses employés que la ligne principale de réception de l'entreprise ne peut être occupée par des appels personnels, il peut utiliser une technologie connue sous le nom de registre à plume pour enregistrer les numéros de téléphone et la durée de l'appel, mais pas le contenu de conversations spécifiques. Les employeurs devraient essayer d'adapter étroitement toute intrusion dans la vie privée des employés à l'objectif spécifique qu'ils cherchent à atteindre. L'utilisation d'une technologie moins intrusive peut permettre d'atteindre cet objectif.
La surveillance téléphonique est le mode de communication sur le lieu de travail le plus susceptible d'être affecté par les lois de l'État où les communications ont lieu.
Les avantages de l'utilisation des communications électroniques sur le lieu de travail sont évidents. Les médias électroniques sont souvent la méthode la plus efficace de communication entre les employés et entre une entreprise et ses clients. Le maintien d'un réseau d'information électronique permet aux employeurs de surveiller la productivité, la qualité et l'efficacité des employés. Toutefois, l'utilisation du courrier électronique, de la messagerie vocale et d'Internet par les employés a entraîné une multitude de problèmes sur le lieu de travail.
Par exemple, l'utilisation personnelle du courrier électronique et d'Internet par un employé pendant les heures de travail peut affecter la productivité et la rentabilité de l'employeur. Plus important encore, l'utilisation abusive des moyens de communication électroniques par les employés peut exposer les entreprises à des risques de responsabilité juridique et de violation de la sécurité des données.
Les employeurs doivent tenir compte des attentes des employés en matière de vie privée dans le cadre de l'utilisation des médias électroniques. Dans le contexte d'un litige lié à l'une de ces questions, les organisations doivent être attentives à la possibilité de découvrir les communications électroniques ; toutefois, les employés qui ont poursuivi leurs employeurs pour atteinte à la vie privée en raison de la surveillance du courrier électronique n'ont généralement pas eu beaucoup de succès.
Certains États peuvent étendre la protection de la vie privée à l'utilisation personnelle des systèmes de messagerie électronique de l'entreprise par les employés, en fonction de la nature de la communication.
Surveillance de l'utilisation d'Internet
Certains observateurs ont fait valoir que les restrictions de surveillance électronique de l'ECPA ne s'appliquent pas à l'utilisation d'Internet car la consultation de sites Web n'implique pas de "communication". Cependant, les employeurs ne devraient pas risquer d'enfreindre cette loi alors que la voie la plus sûre consiste à établir et à mettre en œuvre une politique claire régissant l'utilisation appropriée d'Internet sur le lieu de travail, en se réservant expressément le droit de surveiller cette utilisation sans autre avis.
Contrôle/surveillance vidéo
La vidéosurveillance est une technique courante utilisée par les employeurs pour surveiller les activités des employés sur le lieu de travail. De nombreux employeurs ont recours à la vidéosurveillance pour minimiser la mauvaise conduite des employés. La surveillance vidéo peut également fournir des preuves d'un crime si celui-ci se produit sur le lieu de travail. Les employeurs doivent prendre en considération les lois de l'État dans lequel la surveillance a lieu, si la zone de surveillance est une zone publique ou privée, si le son est capturé en plus de la surveillance visuelle, et si la caméra est à vue ou cachée. Les employeurs ne doivent pas utiliser la vidéosurveillance dans les zones où les employés s'attendent à ce que leur vie privée soit respectée.
Quelques suggestions pour éviter les contestations juridiques des employés:
- N'utilisez la vidéosurveillance que lorsqu'elle est justifiée par un objectif commercial légitime (par exemple, prévenir le vol ou la violence sur le lieu de travail, enquêter sur une conduite illégale ou inappropriée, surveiller les performances des employés).
- Limitez la vidéosurveillance au moment, à l'endroit et à la méthode les moins intrusifs qui serviront l'objectif de l'entreprise.
- N'utilisez que des caméras visibles ou informez les employés par écrit que des caméras cachées peuvent être utilisées.
- Obtenez le consentement écrit des employés pour la surveillance vidéo à des fins professionnelles légitimes.
- N'utilisez pas la vidéosurveillance dans des zones où les employés peuvent raisonnablement s'attendre à ce que leur vie privée soit respectée (par exemple, dans les salles de bain, les vestiaires, les loges, les salons, au domicile des employés ou dans d'autres lieux extérieurs au lieu de travail où les employés ne sont pas exposés à la vue du public).
- N'utilisez pas de dispositifs de vidéosurveillance qui capturent ou enregistrent le son sans vous conformer aux lois fédérales et étatiques sur les écoutes et les enregistrements.
- Si le lieu de travail est syndiqué, respectez les dispositions de la convention collective concernant la vidéosurveillance ; en l'absence de telles dispositions, négociez avec le syndicat avant de mettre en place la vidéosurveillance.
- N'utilisez pas la vidéosurveillance dans le cadre d'activités syndicales (ou d'autres "activités concertées" des employés concernant les conditions d'emploi).
- Ne sélectionnez pas les employés pour la vidéosurveillance d'une manière qui pourrait être considérée comme discriminatoire en vertu des lois fédérales ou nationales sur la discrimination (par exemple, ne filmez pas uniquement les femmes, les musulmans ou les personnes handicapées).
- Ne sélectionnez pas d'employés pour la vidéosurveillance en guise de représailles pour avoir exercé des droits en vertu d'une loi quelconque.
- Comprenez et respectez les lois nationales ou locales relatives à la vidéosurveillance.
- Former les superviseurs aux questions juridiques liées à la surveillance vidéo.
- Traitez les informations obtenues par la surveillance vidéo comme confidentielles et limitez l'accès aux enregistrements vidéo au personnel de sécurité ou au personnel de direction ayant besoin de les connaître.
- Adoptez des garanties procédurales pour éviter toute utilisation involontaire ou inappropriée des enregistrements vidéo liés au travail.
Surveillance de la localisation des employés
La surveillance de la localisation implique que les employeurs vérifient l'emplacement et les mouvements des employés à l'aide du système de positionnement global (GPS), qui a été conçu à l'origine par l'armée. Ce système utilise des satellites pour transmettre des signaux à des récepteurs GPS au sol qui peuvent localiser l'emplacement. L'emplacement des employés peut être déterminé dans les bâtiments de l'entreprise et le long des rues et des autoroutes. La vitesse à laquelle les employés se déplacent dans leur voiture ou leur camion peut également être déterminée. Les employeurs peuvent utiliser ces technologies pour accroître la productivité et offrir un lieu de travail plus sûr.
Bien que l'ECPA exclue "toute communication provenant d'un dispositif de localisation" et ne s'applique probablement pas au suivi GPS, les lois étatiques sur le droit à la vie privée doivent être prises en compte. Comme pour la plupart des questions relatives à la vie privée, le fait d'informer les employés qu'un dispositif GPS peut les surveiller pendant leur travail réduit considérablement la capacité d'un employé à prétendre qu'il avait une attente raisonnable en matière de vie privée et à obtenir gain de cause.
Recherches auprès des employés
Les perquisitions sur le lieu de travail soulèvent une variété de questions et ont de nombreuses implications. Que doit-on fouiller sur une personne ou sur un bien ? À qui appartiennent ces biens et pourquoi ? Qui procédera à la fouille ? S'agit-il d'un employeur privé ou public ? Les réponses à ces questions, ainsi que d'autres considérations, déterminent la meilleure façon de procéder dans une situation donnée.
Employés du secteur public
Si les employés du secteur public peuvent toujours faire l'objet de fouilles sur leur lieu de travail, la portée de la fouille sera plus limitée que ce qui serait autorisé dans le secteur privé. Les perquisitions ont tendance à avoir une portée et un objectif limités, découlent souvent de preuves de mauvaise conduite ou sont menées dans des zones où les attentes en matière de respect de la vie privée sont moindres, comme dans le cas d'une perquisition dans un bureau privé où d'autres personnes ont fréquemment accès aux dossiers.
Employés du secteur privé
Les employeurs privés disposent d'une plus grande marge de manœuvre dans la conduite des fouilles des employés, bien que des droits à la vie privée sur le lieu de travail existent en vertu du droit commun et du droit des États.
Plusieurs États ont adopté des lois accordant des droits spécifiques en matière de vie privée aux employés et imposant des obligations aux employeurs, notamment en ce qui concerne la surveillance électronique. Dans quelles circonstances un employeur privé peut-il procéder à une fouille sur le lieu de travail ? La réponse à cette question est étroitement liée à la question de savoir si l'employé avait une attente raisonnable en matière de respect de la vie privée pour l'objet (par exemple, un casier, un sac à main) qui a été fouillé et si l'employeur avait un motif professionnel légitime pour effectuer la fouille. Prenons l'exemple d'un employé qui dispose d'un casier au travail, qui est autorisé à utiliser son propre verrou et qui n'est pas tenu de fournir la combinaison de ce verrou à son employeur. Il n'existe pas de politique d'entreprise concernant les fouilles.
Établir une politique à l'échelle de l'entreprise
Pour une meilleure protection, les employeurs doivent établir et diffuser aux employés une politique écrite claire selon laquelle les courriels, l'utilisation d'Internet, les appels téléphoniques et les véhicules appartenant à l'entreprise peuvent être surveillés, sans autre avertissement.
Spécifications de la politique
Même si une politique de surveillance est en place, l'employeur doit préciser expressément qu'il n'est pas obligé de surveiller les communications des employés. Dans le cas contraire, les employés peuvent prétendre que l'entreprise n'a pas réussi à les protéger si un comportement préjudiciable ou offensant se produit et que l'employeur ne parvient pas à le détecter par le biais de la surveillance.
Les employeurs doivent tenir compte des dispositions clés suivantes lors de l'élaboration d'une politique de surveillance à l'échelle de l'entreprise :
- Préciser ce qui est régi par la politique de surveillance (par exemple, les communications électroniques, les téléphones, les biens et locaux de l'entreprise, etc.) et informer les employés que la surveillance et les fouilles peuvent avoir lieu à tout moment, pour n'importe quelle raison, avec ou sans préavis.
- Établir que les systèmes informatiques et téléphoniques et autres équipements de l'organisation sont la propriété de l'employeur, et que les employés ne doivent pas s'attendre à ce que leur vie privée soit respectée lorsqu'ils les utilisent ou utilisent des biens personnels pour mener à bien les activités de l'entreprise.
- Préciser que les ordinateurs, téléphones et autres équipements de l'entreprise sont généralement destinés à un usage professionnel, une utilisation personnelle limitée étant acceptable.
- Interdire la transmission ou le téléchargement de matériel offensant, obscène, profane, discriminatoire, harcelant, insultant, désobligeant ou autrement illégal.
- Interdire la transmission ou la diffusion d'informations confidentielles ou de secrets commerciaux de l'entreprise à toute source extérieure.
- Expliquer aux employés que toutes les communications et tous les fichiers sont soumis à la surveillance de l'employeur et que ce dernier a accès à tous ces fichiers, même ceux que l'employé a supprimés du système.
- Informer les employés que toute utilisation non autorisée des systèmes d'information de l'entreprise peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement.
- Appliquer toute mesure disciplinaire prise en vertu de cette politique de manière équitable et cohérente afin d'éviter toute plainte pour discrimination.
- Exiger de tous les nouveaux employés qu'ils signent un document écrit attestant qu'ils ont lu et compris la politique et qu'ils acceptent d'en respecter les termes comme condition d'emploi dans l'entreprise. En outre, il est bon de demander aux employés de réaffirmer leur compréhension de la politique à intervalles réguliers.