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Les techniques et méthodologies de gestion de projet sont importantes pour assurer la clarté et la concentration lors de l'établissement de votre projet. Cependant, c'est la façon dont les personnes au centre du projet travaillent ensemble qui peut avoir le plus grand impact sur sa réussite globale.
Voici 10 conseils pour gérer les équipes de projet, afin d'améliorer leur efficacité :
1. Constituez une équipe équilibrée
Identifiez les membres de l'équipe de projet possédant à la fois l'expertise technique adéquate et un large éventail de styles de communication et de réflexion.
Cet équilibre peut être identifié grâce aux questionnaires que les membres potentiels de l'équipe de projet ont pu remplir.
2. Assurer la clarté et l'adhésion aux objectifs du projet
Indépendamment de l'ancienneté ou du niveau d'expérience des membres de l'équipe de projet, chaque personne doit être totalement claire et s'engager à atteindre les objectifs du projet.
En donnant à l'équipe la possibilité de vous faire part de ses préoccupations ou de ses problèmes dès le début du projet, en public ou en privé, vous éviterez les effets négatifs liés au manque d'engagement.
Toute " vibration " ou tout comportement négatif doit être exploré immédiatement pour s'assurer que le problème peut être résolu. L'implication de votre équipe dès les premières étapes de la planification du projet sera d'une grande aide.
3. Assurez-vous du soutien de la hiérarchie
Lorsque vous sélectionnez des membres de l'équipe de projet issus de différents services, il est essentiel d'obtenir le soutien et l'engagement de leur supérieur hiérarchique à l'égard du projet et du temps que le membre du projet devra consacrer aux réunions, aux recherches et aux actions convenues.
Identifiez avec le responsable hiérarchique tout domaine ou moment de conflit potentiel avec le travail ou l'engagement personnel du membre de l'équipe.
4. Établir un code d'équipe
Lors de la première réunion de l'équipe de projet, faites appel au groupe pour identifier les comportements qui aideront l'équipe de projet. Pour ce faire, il suffit de noter sur un tableau de papier les "attentes du chef de projet" et les "attentes de chaque membre de l'équipe". Celles-ci peuvent ensuite être dactylographiées et distribuées à l'équipe et utilisées comme rappel au début de chaque réunion.
Tout écart par rapport à ces comportements peut alors être contesté de manière constructive en se référant au code de l'équipe.
5. Reconnaître les étapes du développement de l'équipe
Les recherches montrent que toutes les équipes passent par différents stades de développement pour atteindre des performances maximales, et quelles que soient les compétences et l'expérience de chaque membre de l'équipe, la dynamique de groupe variera pour chaque nouvelle équipe.
Vous devrez adapter votre style de leadership (d'une approche directive à une approche consultative) à chacune de ces étapes pour vous assurer que vous faites passer l'équipe rapidement et efficacement par les trois premières étapes (formation, tempête et normalisation) afin qu'elle soit au maximum de ses performances le plus rapidement possible.
6. Faites appel à un facilitateur pour les réunions critiques
Un facilitateur neutre pour aider l'équipe de projet à se mettre en route ou à progresser à un stade critique tel que la génération d'idées ou la prise de décision peut être d'une grande aide pour l'équipe de projet.
Vous pouvez également développer vos propres compétences en matière d'animation de groupes, afin de vous assurer que l'équipe de projet donne le meilleur d'elle-même.
7. Utilisez tous les réseaux internes et externes
Avec l'équipe de projet, déterminez dès le début du projet qui d'autre pourrait vous aider à atteindre les objectifs de votre projet, par exemple pour mener des recherches, voir les meilleures pratiques, demander des avis et tirer des leçons des expériences passées.
Regardez dans l'ensemble de l'organisation avant de regarder à l'extérieur, car il se peut que d'autres personnes aient été confrontées à des problèmes similaires ou veuillent unir leurs forces, car elles souhaitent aborder l'objectif du projet. Tout à coup, vos ressources peuvent avoir augmenté !
8. Communiquez avec les principales parties prenantes
En même temps que vous identifiez qui peut vous aider, considérez qui sont vos principaux influenceurs pour ce projet, c'est-à-dire le sponsor du projet, le propriétaire du projet, les principales parties prenantes, et planifiez votre stratégie de communication pour vous assurer de leur engagement et de leur soutien total tout au long du projet.
9. Planifiez comment célébrer le succès de l'équipe du projet
En aidant l'équipe à visualiser le succès au début du projet, alors que les objectifs sont encore en train d'être définis, clarifiés ou transmis, vous augmenterez votre taux de réussite et les membres de l'équipe de projet se sentiront valorisés dès le début et seront donc plus enclins à relever les défis qui les attendent.
Réfléchissez à la manière dont vous célébrerez la réussite du projet à la fin du projet en impliquant tous les contributeurs clés et en vous assurant que le sponsor du projet est présent pour remercier personnellement l'équipe.
10. Examinez régulièrement l'apprentissage de l'équipe
Des examens réguliers et opportuns prévus dans votre plan de projet garantiront que l'équipe de projet travaille de la manière la plus efficace possible et contribueront à développer l'esprit d'équipe et, en fin de compte, son engagement envers le projet.
WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).