WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Archivage des documents : Quelle est la meilleure façon de conserver des documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Votre certificat de naissance. Vos formulaires de déclaration d'impôts. Les dossiers financiers de votre entreprise. L'acte de propriété. Même si vous ne les utilisez pas très souvent, ce sont tous des documents importants que vous ne voudriez pas perdre, ou pire, tomber dans de mauvaises mains.

Mais posez-vous la question suivante : êtes-vous vraiment certain d'avoir rangé ces documents en toute sécurité ? Ces documents sont-ils bien classés et rapidement identifiables en cas de besoin ?

Nous allons vous parler du stockage et de l'archivage des documents et vous montrer les meilleures façons de stocker vos documents papier et numériques afin que vous puissiez avoir l'esprit tranquille en sachant qu'ils sont en sécurité.

Quelle est donc la meilleure façon de stocker vos documents ? Avant de répondre à cette question, nous allons d'abord vous expliquer pourquoi c'est important.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de rassembler, d'organiser, de numériser et de classer tous les contenus papiers d'une entreprise.

Pourquoi s'embêter avec l'archivage ?

Lorsque nous stockons des documents que nous n'utilisons plus activement, on parle d'archivage. Voici cinq des nombreuses raisons pour lesquelles l'archivage est si important pour les entreprises et les particuliers.

1. Répondre aux exigences réglementaires

De nos jours, la protection des données est un sujet dont la plupart des entreprises sont parfaitement conscientes. À la lumière des récentes mises à jour importantes de la loi sur la protection des données, les entreprises sont désormais soumises à une pression croissante pour gérer correctement et en toute sécurité les données des consommateurs, sous peine de se voir infliger de lourdes amendes. Cela leur impose de disposer de processus de gestion des données efficaces et de solutions de stockage des documents sécurisées.

D'autres exigences réglementaires imposent de conserver certains documents financiers pendant un certain nombre d'années. Grâce à l'archivage de documents, les entreprises peuvent satisfaire à ces exigences en stockant en toute sécurité des données et des documents.

2. Réduire les coûts et gagner de l'espace

Que vous soyez à la tête d'une grande entreprise internationale ou d'une jeune pousse, il est important de faire des économies là où vous le pouvez. Dans cette optique, l'archivage de documents permet de libérer de l'espace et de limiter les coûts opérationnels. Moins vous avez de documents à gérer sur site, moins vous devez consacrer de temps et d'argent à leur gestion.

3. Améliorer le flux de travail et les performances

Un archivage approprié des documents peut améliorer le flux de travail et les performances de votre entreprise. Selon les estimations, pas moins de 80 % des données de production n'ont pas besoin d'être facilement accessibles. 

4. Protection contre le vol d'identité

Les entreprises ne sont pas les seules à bénéficier de l'archivage. Chacun d'entre nous possède des documents importants qui pourraient potentiellement être utilisés pour le vol d'identité.

Quelles sont les différentes options de stockage des documents ?

Lorsqu'il s'agit d'archiver vos documents, il existe trois principales solutions de stockage à envisager : le stockage traditionnel, le stockage numérique et le stockage par numérisation à la demande. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de chacune d'entre elles.

Stockage traditionnel sur papier

Le stockage traditionnel de documents est essentiellement un stockage sur papier. Il s'agit d'archiver vos documents papier en les classant ou en payant une installation de stockage sécurisée hors site. Il s'agit d'une pratique courante pour les grandes entreprises qui ont besoin de conserver une trace écrite des documents non essentiels à leur mission.

Le stockage numérique

Il y a quelques décennies, le stockage de documents pour les entreprises signifiait des rangées et des rangées de classeurs. Cela signifiait dépenser de l'argent pour acheter de grandes quantités de papier, de crayons et de personnes pour les organiser. Heureusement, grâce à la technologie moderne, ce n'est plus nécessaire. 

Il est désormais possible de numériser tous vos documents à l'aide d'un scanner et de détruire les copies papier inutiles.

Il existe des sociétés d'archivage de documents qui se chargent de l'ensemble du processus pour vous. Elles numérisent vos documents, vous les remettent sur des clés USB ou des CD, ou les sauvegardent sur le cloud.

Néanmoins, cette option ne convient pas à tout le monde. De nombreux propriétaires d'entreprise aiment conserver des copies physiques et n'aiment pas l'idée de mettre tout leur système de stockage de documents entre les mains d'un ordinateur.

Stockage de documents à la demande

Le stockage de documents à la demande est le meilleur des deux mondes. Il s'agit d'une solution dans laquelle une entreprise stocke vos documents papier hors site pour vous, mais les numérise également et vous envoie une copie numérique sur demande.

Il s'agit donc d'une bonne option pour les entreprises qui souhaitent stocker une grande quantité de documents hors site, mais qui peuvent avoir besoin d'y accéder occasionnellement.

Cependant, les solutions de numérisation à la demande sont plus coûteuses que le stockage papier classique, car vous payez pour un service supplémentaire.

Stockage des documents sous forme de papier

Vous pourriez penser que le stockage de vos documents sur papier est superflu à l'ère du numérique.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Où dois-je stocker mes documents papier ?

En fin de compte, la meilleure façon de stocker vos documents dépend de la quantité que vous devez stocker et du montant que vous êtes prêt à dépenser. Voici vos deux principales options.

1. Le stockage interne

Le stockage interne est une solution intéressante pour les particuliers et les PME qui n'ont qu'un petit nombre de documents à stocker. Si vous choisissez cette option, vous devez vous assurer que vous disposez de l'équipement nécessaire pour les stocker en toute sécurité.

Pour les documents vraiment importants, vous pouvez envisager d'acheter un coffre-fort ignifugé (résistant au feu), qui garantira que vos documents papier pourront survivre à tout sinistre dans vos locaux.

Si vous optez pour des classeurs ordinaires ou d'autres unités de stockage, assurez-vous qu'ils sont sécurisés et organisez-les avec des trombones et des séparateurs.

2. Installations de stockage

Le recours à des installations de stockage hors site est une option rentable, dans la mesure où elles offrent une excellente sécurité et un espace accessible.

Lorsque vous choisissez un centre de stockage, tenez compte des éléments suivants :

• Quelle est la proximité entre le centre et votre lieu de travail ? Pouvez-vous accéder rapidement à vos documents si vous en avez besoin ?
• Services de gestion des documents : Selon les documents que vous prévoyez d'entreposer, vous voudrez peut-être choisir un établissement qui offre des services tels que l'indexation et la récupération des fichiers.
• La qualité des rayonnages : Choisissez un établissement qui met les documents dans des boîtes et les stocke sur des étagères métalliques. Si vous les entreposez sur le sol, ils risquent d'être endommagés par l'eau et les déversements.
• La sécurité et l'accès : Il va sans dire que vous devez vous assurer que les locaux que vous avez choisis sont sécurisés, avec des caméras internes et externes et un personnel formé.
• Climatisation : Certaines installations utilisent l'air conditionné pour éviter la dégradation du papier. Demandez-vous si vous avez besoin de cette fonctionnalité et choisissez un site en conséquence.

Stockage de documents numériques

Si vous ne souhaitez pas investir dans des solutions de stockage de documents sur site ou hors site, vous pouvez stocker vos documents sous forme numérique. Cela peut réduire les coûts en éliminant le besoin d'espace de stockage et améliorer votre flux de travail en rendant l'accès à vos documents numériques plus rapide.

Vous pouvez choisir parmi plusieurs solutions de stockage de documents numériques :

• Utilisez les bibliothèques pour stocker les documents sur votre disque dur.
• Stockez vos documents dans le nuage via un service.
• Enregistrez vos documents sur du matériel de stockage externe, comme des disques durs amovibles.
• Stockez vos documents à l'aide d'une GED spécialement conçue

La dernière solution, l'utilisation d'une GED, est probablement la meilleure façon de stocker vos documents sous forme numérique. Mais qu'est-ce qu'une GED ? Nous allons le découvrir.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents (SGD) ?

Les systèmes de gestion de documents sont des solutions logicielles qui vous aident à classer, stocker et gérer vos documents. Ils sont un peu comme un comptable numérique. Ils s'occupent du classement physique des documents, tout comme vous le feriez pour vos documents papier, mais sous forme électronique.

Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents différents sur le marché, mais la plupart d'entre eux présentent les mêmes caractéristiques.

Conseils généraux pour le stockage des documents

Quelle que soit la manière dont vous choisissez de stocker vos documents, il existe certaines bonnes pratiques que vous devez suivre afin de vous assurer que votre système de stockage reste organisé et efficace. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils qui peuvent vous y aider.

1. Stockez vos documents en tenant compte de l'accessibilité

Si vous stockez vos documents en interne, vous pourrez probablement économiser de l'argent, mais il est important de mettre en place un bon système pour vous assurer que vos documents archivés sont facilement accessibles.

Envisagez de stocker ensemble les documents de même type et veillez à les étiqueter pour pouvoir choisir facilement les documents nécessaires.

2. Gardez une trace du moment où vos documents peuvent être détruits

L'archivage des documents est important pour vous assurer que vous restez en conformité et que vous disposez de preuves telles que des reçus et des fiches de paie en cas de besoin. Cependant, lorsque les documents ont quelques années, il n'est souvent plus nécessaire de les conserver.

Lorsque vous archivez des documents, indiquez sur ceux-ci une date de destruction à laquelle ils ne seront plus nécessaires. Vous pourrez ainsi facilement vous occuper des documents périmés et vous assurer que vous utilisez efficacement votre espace de stockage.

3. Protégez vos documents papier de l'usure

Pour vous assurer que vos documents ne seront pas endommagés, vous devez penser à l'usure. Même s'ils sont stockés en toute sécurité, ils peuvent être endommagés par des manipulations fréquentes, l'exposition au soleil et les déversements. Placez-les dans des pochettes en plastique avant de les classer pour réduire le risque d'usure.

4. Envisagez l'utilisation de coffres-forts bancaires si vous souhaitez stocker des documents hors site.

Les banques accordent souvent des réductions sur les coffres-forts si vous êtes un client existant. Les coffres-forts peuvent être une bonne solution de stockage de papier hors site si vous n'avez besoin de stocker qu'un très petit nombre de documents importants.

5. Réfléchissez aux matériaux et à la conception de votre coffre

Certains matériaux résistent mieux à l'usure que d'autres. Si vous choisissez de stocker vos dossiers sur place dans des boîtes de rangement, essayez de choisir un matériel durable et résistant, comme le métal ou le plastique. Vous pouvez faire un meilleur usage de votre espace de stockage disponible si vous choisissez des boîtes empilables.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de gagner du temps avec sa fonctionnalité de recherche avancée optimisée multicritère.

6. Veillez à stocker vos documents dans un endroit frais et sec

La chaleur et l'humidité sont des tueurs de papier. Pour conserver vos documents en bon état, essayez de les stocker dans un endroit frais et sec. Si vous vivez dans un climat humide, pensez à utiliser un climatiseur ou un déshumidificateur pour contrôler l'humidité de votre espace de stockage. Si vous stockez vos documents hors site, surveillez les signes d'humidité dans l'installation que vous envisagez.

7. Assurez-vous qu'ils sont à l'abri des catastrophes naturelles

Si vous stockez des documents importants en interne, assurez-vous que vous avez pensé aux risques potentiels de catastrophes naturelles. Gardez-les en hauteur pour les protéger des inondations et optez pour un conteneur ignifuge (résistant au feu) si possible.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Avantages d'un système automatisé de gestion des ressources humaines, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le paysage des RH connaît des changements sans précédent en raison de l'évolution technologique. Qu'elles répondent aux attentes de spécialistes hautement qualifiés ou aux exigences réglementaires, les technologies RH n'ont jamais été aussi dynamiques grâce à l'automatisation du travail avec le personnel. Toutefois, outre l'évolution de la dynamique de l'entreprise, les technologies RH comportent leurs propres caractéristiques et menaces.

L'un des domaines où les technologies sous forme d'outils d'automatisation du temps de travail ont un impact immédiat est l'automatisation de la gestion des ressources humaines. Pendant des décennies, les RH ont été une énorme machine portable, mais les nouvelles technologies signifient moins de papier, moins de formulaires, moins de dossiers et moins de personnes qui devaient tout faire.

Aujourd'hui, les responsables RH comprennent à quel point une technologie efficace peut aider leur entreprise. Ils recherchent des logiciels RH modernes, flexibles et dynamiques pour répondre aux besoins évolutifs de leur entreprise. Cependant, toutes les solutions disponibles sur le marché ne peuvent pas offrir l'avantage dont leurs organisations ont besoin.

Les emballages en papier ont été remplacés par les logiciels traditionnels de gestion des ressources humaines. Les traces statiques de papier laissées par les anciens systèmes ont été remplacées par des outils permettant d'automatiser la gestion des ressources humaines dans le nuage. Le système RH basé sur le cloud a fait un grand pas en avant dans l'automatisation des RH. Grâce à l'automatisation des ressources humaines, les entreprises peuvent rapidement créer, optimiser, connecter et déployer les services nécessaires à un coût nettement inférieur. L'automatisation de la gestion des ressources humaines peut offrir certains avantages, nous allons donc examiner ce que vous pourriez être dans cette situation et ce que vous devez savoir pour réussir.

La gestion des ressources humaines est un domaine où de nombreux processus d'entreprise sont prêts à être automatisés pour améliorer l'efficacité et réduire les risques liés au recrutement, à la fidélisation et, si nécessaire, au licenciement du personnel. Les avantages de l'automatisation sont ressentis par les employés de toutes les divisions de l'entreprise, y compris le service des RH et l'entreprise dans son ensemble. Certes, les gens auront toujours besoin de ressources humaines lorsque la situation exige une complexité ou une sensibilité qui va bien au-delà de tout logiciel, mais ce n'est pas une excuse pour ne pas explorer les possibilités de l'automatisation.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité l'évaluation et la notation des performances des employés.

Pourquoi avez-vous besoin d'un système automatisé de gestion des ressources humaines ?

Recrutement et intégration des candidats

Le recrutement et l'intégration des employés sont les deux processus RH les plus importants. Vos responsables RH passent beaucoup de temps à rechercher, identifier et interviewer, sélectionner, choisir et embaucher des candidats. Mais la signature d'une lettre d'offre n'est pas la ligne d'arrivée. Le processus d'intégration requiert la même quantité d'énergie de la part de votre personnel RH. Si vous dépendez d'un système manuel de gestion des ressources humaines, tous ces processus vous rendront la vie plus difficile.

Fastidieux de collecter et de stocker des données

Lorsqu'il s'agit de recrutement et d'intégration, il y a tellement de choses à surveiller et à contrôler. L'automatisation des processus de recrutement et d'intégration à l'aide de l'outil d'automatisation de la gestion des ressources humaines les rationalisera, raccourcira la période d'intégration, augmentera la transparence, réduira les erreurs manuelles et améliorera l'efficacité globale.

Votre feuille de présence est devenue un cauchemar

Les traditionnelles feuilles de présence sur papier créent trop de problèmes et de chaos dans le processus de paie. Même les formulaires numériques ne sont pas totalement fiables. Malgré les aspects financiers qui y sont associés, tout le monde (employés, RH, équipe chargée de la paie) trouve que ce processus est un cauchemar, car.. :

1. La collecte et la compilation des feuilles de temps sont longues et fastidieuses

2. Il y a un facteur de coût énorme associé aux feuilles de temps papier

3. Les heures d'arrivée et de départ saisies manuellement peuvent contenir des erreurs et des inexactitudes. 

4. Les gens passent plus de temps à corriger qu'à créer des feuilles de temps. 

5. Elle est vulnérable aux fautes professionnelles délibérées

Si vos responsables RH sont toujours impliqués dans des tâches de routine telles que le suivi, la collecte, la vérification et la mise à jour des feuilles de temps manuellement, il est temps d'envisager l'utilisation d'une application de feuilles de temps automatisée.

Des processus d'évaluation des performances dépassés

Le processus traditionnel d'évaluation des performances n'est ni motivant ni productif. Au lieu de le considérer comme un outil d'amélioration, les employés (superviseur, employés, personnel RH) ont tendance à le percevoir comme une course fastidieuse. Le processus d'évaluation des performances est archaïque :

1. Il n'a lieu qu'une fois par an (examen annuel).

2. Il est dense en papier et prend beaucoup de temps.

3. Il est impossible de repérer les améliorations ou de les suivre.

4. C'est une conversation à sens unique.

La gestion traditionnelle des performances est non seulement lourde, mais aussi inflexible et ne répond pas aux besoins des membres actuels du personnel. Il est donc temps de mettre en place un outil d'automatisation dynamique qui surveille, mesure, contrôle et améliore les performances de vos employés grâce à une série d'audits continus.

Des processus d'approbation des congés à rallonge, qui prennent des semaines

Les outils obsolètes de comptabilisation des congés, tels que les formulaires papier, les courriers électroniques et les feuilles Excel, font de la comptabilisation des congés un processus long et complexe. Ces outils archaïques nécessitent un rapprochement manuel, ce qui réduit l'efficacité et la productivité du personnel RH en raison des erreurs et des inexactitudes. Si votre processus de gestion des congés est mal géré :

1. L'accès aux informations sur les congés (solde des vacances, historique médical) est fastidieux.

2. Il s'agit d'un processus manuel de tri et de gestion des documents

3. Le système ne rend pas compte de la politique d'absentéisme de votre organisation

4. Votre système de gestion des congés crée des silos technologiques

5. Ces données rendent difficile l'identification des tendances en matière de congés

Les erreurs dans la gestion des congés peuvent entraîner des problèmes de paie, des problèmes administratifs, voire des implications juridiques et financières. Afin de résoudre les problèmes liés à la gestion des congés, il est nécessaire de passer des feuilles de calcul et de la documentation à un outil technologique qui aidera à résoudre ces problèmes.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place le meilleur logiciel de gestion des ressources humaines qui est un outil d'automatisation dynamique qui surveille, mesure, contrôle et améliore les performances de vos employés grâce à une série d'audits continus.

Avantages de la gestion automatisée des RH

Avec le bon outil d'automatisation, l'automatisation des RH peut être relativement simple et offrir des avantages essentiels. Une meilleure compréhension de ces avantages aidera les organisations à comprendre que l'automatisation de la gestion des ressources humaines n'est plus un avantage mais une nécessité. Quels avantages pouvez-vous attendre de l'automatisation de la gestion des ressources humaines dans votre entreprise ? En voici quelques-uns :

Précision

La gestion automatisée des ressources humaines fournit davantage de points de données avec une plus grande précision pour les décisions d'embauche. Même si l'organisation est bien gérée, sans technologie adéquate, elle sera confrontée à un casse-tête majeur : l'erreur humaine. Il est impossible de prévoir ou d'éliminer les erreurs. Il faut beaucoup de temps et d'argent pour tout réparer. Le recyclage affecte le moral et l'efficacité des employés.

La principale raison des inexactitudes dans les processus RH est l'intervention manuelle et la nature complexe des processus de travail. L'automatisation de la gestion des ressources humaines optimise l'ensemble du flux de travail et réduit sa complexité. Cela élimine la dépendance manuelle de l'opérateur et réduit le nombre d'erreurs manuelles.

Gagner du temps

Le principal avantage de l'automatisation de la gestion des ressources humaines est le gain de temps. L'automatisation des processus RH permet d'effectuer des tâches manuelles répétitives avec une précision et une rapidité inégalées. Elle permet aux employés d'économiser directement un temps précieux consacré à la promotion des documents et à l'exécution des tâches courantes. Les ressources humaines et les autres employés peuvent désormais travailler de manière plus productive et consacrer ce temps à des tâches hautement efficaces. L'automatisation des tâches répétitives, l'exclusion de l'intervention manuelle et le comblement des lacunes du processus en sont quelques exemples.

Réduction des coûts

L'élimination des erreurs humaines et l'automatisation des tâches de routine réduisent l'énorme facteur de coût associé aux logiciels de ressources humaines. Contrairement au SGRH standard, l'automatisation de la gestion du personnel permet aux organisations d'automatiser de manière sélective les processus dont elles ont besoin, les organisations n'ont pas besoin de dépenser des sommes importantes pour acheter un logiciel qui inclut un certain nombre de fonctions inutiles. Le premier réflexe naturel de votre personnel actuel face à la mise en œuvre de l'automatisation sera de craindre pour son travail, mais cela ne devrait pas nécessairement être mauvais pour lui. Les ressources humaines sont un secteur d'activité dont la complexité et la profondeur ne cessent d'augmenter à mesure que les entreprises prennent conscience des pratiques de développement organisationnel, de formation et de fidélisation. Or, si les employés sont occupés à des tâches plus complexes, il leur est plus difficile de se concentrer sur des domaines qui peuvent être plus utiles à l'entreprise et leur offrir plus de problèmes et de satisfaction.

Contrairement aux systèmes RH autonomes, l'automatisation ne nécessite pas d'investissements initiaux importants ni de coûts de maintenance élevés. La plupart des outils d'automatisation des RH sur le marché proposent un modèle de paiement à l'usage, ce qui en fait un choix idéal pour les petites et moyennes entreprises qui doivent développer leurs processus RH en respectant leur budget.

Efficacité

Avec moins d'erreurs et plus de productivité, les employés peuvent se concentrer davantage sur les activités à valeur ajoutée. Une hiérarchie d'approbation prédéfinie et une piste d'audit affichent le statut de toutes les tâches en temps réel, ce qui réduit les facturations croisées et augmente la productivité des employés. En outre, une collaboration accrue permet aux employés de travailler ensemble pour réduire la charge de travail croissante.

Il a été noté que l'automatisation des processus RH a considérablement amélioré l'efficacité du personnel RH. La gestion automatisée des ressources humaines élimine les goulets d'étranglement technologiques et rend l'ensemble du processus transparent. L'interface simplifiée facilite la coopération dans toute l'organisation. L'automatisation fournit des informations pratiques et aide les organisations à prendre des décisions plus éclairées.

Cohérence

La complexité accrue de la situation en matière de personnel exige de la cohérence. Mais le processus manuel de collaboration avec le personnel est rarement cohérent. Chaque employé de votre organisation fait les choses différemment. Lorsque le processus est mis en place par une personne spécifique à partir de zéro, il sera unique selon la personne qui le met en place. Si les listes de contrôle et les affiches vous aident à rester cohérent, les interventions manuelles et les outils de gestion des ressources humaines isolés finissent par entraîner des variations. L'automatisation des ressources humaines garantit que toutes les tâches sont effectuées de manière cohérente, quelle que soit leur complexité.

Sécurité des données

L'automatisation des ressources humaines implique l'utilisation de logiciels qui sauvegardent les données importantes dans des services de cloud computing, ce qui vous protège contre la perte de données en cas d'incendie ou de panne informatique au siège. Elle réduit également le risque d'erreurs qui font naturellement partie de tout processus manuel, et certaines de ces erreurs peuvent entraîner des problèmes majeurs en termes de litiges fiscaux, de questions juridiques et d'autres problèmes coûteux.

Augmentation de la productivité

En plus de réduire le risque d'erreurs coûteuses et de donner à votre personnel RH du temps pour travailler dans d'autres domaines afin d'améliorer votre entreprise, les processus automatisés peuvent également libérer du temps pour le personnel de l'organisation lorsqu'il s'agit de ses propres responsabilités RH. Tout le monde bénéficie d'un système plus fluide et plus convivial, ce qui améliore le moral et stimule la productivité.

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Des processus simples et efficaces

En automatisant les processus de ressources humaines, l'entreprise peut accéder rapidement à des données beaucoup plus utiles sur la paie, les présences, etc. sans que le personnel RH ait besoin de les collecter.

Cohérence d'un endroit à l'autre

Les entreprises ayant des bureaux dans différents pays et continents peuvent rencontrer des difficultés pour assurer la cohérence des ressources humaines et trouver des systèmes qui fonctionnent pour tous. En choisissant soigneusement des systèmes automatisés qui répondent aux besoins mondiaux, on peut améliorer les flux de travail dans tous les bureaux et accroître la productivité et l'efficacité partout.

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Que faut-il faire pour suivre l'évolution d'un projet ou programme? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Il s'agit de tous les efforts et activités visant à collecter et à analyser les données relatives à la performance du projet.

Les données de performance sont toutes les données brutes générées par l'équipe de projet dans le processus d'exécution du plan de projet. Par exemple, les coûts réels, les lots de travaux terminés, les défauts trouvés, le temps passé, les jours de vacances utilisés, etc.

Hors contexte, ces données ne signifient rien. Vous ne pouvez pas prendre de décision sur la base de ces données.

Les informations sur les performances sont les données dans le contexte de votre plan de projet, des lignes de base du projet, des estimations, etc. En général, il s'agit de données de performance comparées aux valeurs prévues. C'est suffisant pour savoir s'il y a un écart, mais pas assez pour justifier une demande de changement.

Le rapport de performance est l'information analysée et compilée sous une forme qui vous aide à prendre des décisions éclairées. Le tableau de gestion de la valeur acquise est un excellent exemple d'outil de rapport de performance.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Suivre l'avancement en continu

Que faut-il faire pour suivre l'évolution d'un projet ?

Suivre l'avancement d'un projet semble simple. Mais de nombreux chefs de projet expérimentés ne le font pas correctement.

Pourquoi ?

Ils se concentrent sur le budget et le calendrier la plupart du temps. Alors que les problèmes apparaissent et s'accumulent dans d'autres aspects d'un projet.

La transformation des données dans le suivi de l'avancement du projet

Voici l'objectif des efforts de suivi en ces termes :

Établir des processus qui vous aideront à collecter les bonnes données qui pourront être converties en rapports utiles.

Se préparer au suivi de l'avancement du projet

Voici une question importante :

Quelles mesures sont cruciales pour votre projet ? Ce n'est pas parce que vous pouvez collecter des données que vous devez le faire. De plus, cela n'implique pas qu'elles seront utiles à la prise de décision à long terme.

Voici quatre aspects des données que vous devez considérer en premier lieu :

1. Elles doivent être bon marché et faciles à obtenir

Les données qui nécessitent des heures de collecte et de traitement ont peu de valeur.

Si vous ne disposez pas d'un logiciel intégré, simplifiez les processus de suivi. L'idéal est que la collecte des données soit intégrée au flux de travail.

2. Suivre la progression en continu

Vous devez être en mesure de collecter les mêmes données dans le même format pendant toute la durée de vie d'un projet. Sinon, l'interprétation et le traitement des données risquent de demander beaucoup d'efforts.

3. Comment interpréter les données

Il est évident de collecter et d'interpréter les coûts réels, le temps passé et les produits finis. Mais que faire avec l'engagement des parties prenantes, la qualité et l'efficacité des plans de réponse aux risques ?

4. Pouvez-vous fixer des seuils qui communiquent les problèmes ?

Pouvez-vous identifier un écart qui vous signalera que vous devez prendre des mesures ? Si ce n'est pas le cas, considérez les efforts que vous devez déployer pour interpréter les informations brutes tirées des données.

Ce qu'il faut retenir, c'est que vous devez réfléchir à l'avance pour comprendre comment collecter, utiliser et interpréter les données dont vous disposez.

Que devez-vous surveiller ?

Le temps et l'argent dépensés parlent d'eux-mêmes. Vous pouvez comparer les valeurs réelles aux valeurs prévues.

La qualité des exigences peut vous montrer le degré de dérapage que vous devez anticiper. Il s'agit d'une mesure qualitative qui indique si les exigences collectées sont suffisantes pour définir 100% de la portée.

Le pourcentage de livrables acceptés peut montrer votre véritable progression. Vous savez, vous pouvez avoir tous les livrables terminés à 80%. Mais dans cet état, ils n'ont aucune valeur pour les parties prenantes.

Risques

L'efficacité des plans de réponse aux risques indiquera si un plan de réponse traite le risque de manière efficace et dans les limites des réserves dédiées.

Les réserves de gestion restantes peuvent indiquer combien d'incertitudes et de risques inconnus vous pouvez absorber avant d'avoir un impact sur le plan du projet.

Parties prenantes

Le niveau d'engagement vous aidera si vous gérez stratégiquement les parties prenantes. Vous connaissez leur niveau d'engagement actuel (et leurs niveaux d'intérêt et d'autorité). Vous avez également prévu où vous devez faire évoluer l'attitude de chaque partie prenante envers le projet.

Les conflits vous aident généralement à suivre les tendances des comportements de certaines parties prenantes. Vous pouvez découvrir des interactions et des dépendances intéressantes entre elles.

La satisfaction est essentielle lorsque votre organisation fournit des services. Elle vous aidera à gérer votre projet de manière à assurer des relations commerciales prolongées avec les clients.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Communication

La sécurité est toujours importante. Vous devez contrôler le degré de sécurité des flux d'informations entre l'équipe de projet et les autres parties prenantes.

Le coût d'une décision est la valeur monétaire d'une décision que vous devez prendre lors d'une réunion ou par toute autre technique de facilitation. Il suffit d'additionner les taux de rémunération de tous les participants et de les multiplier par le temps que vous avez passé à prendre une décision.

Qualité

Parmi les nombreuses mesures de qualité que vous pouvez collecter, nous allons nous concentrer généralement sur les deux suivantes :

Les défauts par catégories montrent les domaines du projet qui requièrent le plus d'attention de votre part.

Les défauts signalés après le transfert montrent la force globale de vos efforts d'assurance qualité.

L'équipe d'assurance qualité devrait recueillir bien plus que cela. Cependant, il s'agit d'une question d'approche de votre gestion de la qualité.

Ressources humaines

Le journal des problèmes est une liste chronologique des conflits que vous avez eus avec les membres de l'équipe de projet et d'autres parties prenantes. Il permet de relier des événements apparemment sans rapport et de définir des modèles de comportement. Il permet également de s'assurer que vous n'avez pas de conflits non résolus.

Le progrès du développement personnel pour chaque personne de votre équipe de projet. Il vous montrera si vos collaborateurs sont intéressés à s'améliorer, à prendre de nouvelles responsabilités, etc. En outre, il s'agit d'une mesure secondaire du bonheur et de la motivation générale de l'équipe.

La carte en étoile des compétences est un tableau qui montre les compétences et l'expérience dans différents domaines pertinents pour votre projet. Vous pouvez également l'utiliser pour suivre la progression du développement de l'équipe.

Outils et techniques de suivi de projet

Les données doivent être dans un format que vous pouvez traiter efficacement et relier au plan du projet.

Collecter des informations de première main

La réunion quotidienne de Scrum est un excellent exemple de collecte d'informations de première main.

Pourquoi est-elle si populaire et si puissante ?

Elle est simple et son format d'information est strict :

1.         Qu'ai-je fait hier ?

2.         Ce que je vais faire aujourd'hui.

3.         Les problèmes que je rencontre.

Ce n'est peut-être pas suffisant pour suivre l'évolution du projet. Mais suffisant pour commencer à creuser plus profondément après.

Agréger les rapports formels

Personne n'aime les rapports. Surtout les rapports internes pour collecter des données.

Néanmoins, vous pouvez les rendre faciles et utiles.

Sur les grands projets, ce sera écrasant et de la micro-gestion. Cependant, sur un projet plus petit, cela fonctionne comme un charme.

Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour mettre à jour les plans directeurs et prendre des mesures correctives si nécessaire.

Utilisez une structure de répartition du travail

Vous disposez déjà d'un système de reporting structuré. Tout peut littéralement être lié à un lot de travaux ou à une livraison.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Rapports intégrés et humains

Aujourd'hui, je ne crois guère à une gestion de projet efficace sans JIRA, VSTS, MS Project ou tout autre outil. Ces outils ont des fonctions intégrées qui permettent de collecter et d'analyser les données relatives aux performances du projet.

Mais il y a un hic.

Il y a un facteur humain. Les gens doivent saisir les données réelles dans le système. Or, il y a tellement de raisons pour lesquelles ils ne le font pas régulièrement.

Ainsi, même avec un logiciel puissant, vous pouvez échouer dans le suivi de l'avancement du projet.

Vous aurez besoin de raisons convaincantes pour que l'équipe de projet suive l'évolution du projet de manière précise et régulière.

À retenir :

Qu'en est-il de la gestion de la valeur acquise, de la gestion des jalons et d'autres outils ? Ces outils relèvent davantage du "contrôle". 

Pour l'instant, vous devez déterminer clairement les données que vous pouvez obtenir de manière cohérente. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez sélectionner les outils appropriés pour contrôler le projet.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).