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Gestion électronique des documents : comment fonctionne la GED ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La Gestion électronique des documents (GED) concentre toutes les informations de l'entreprise dans un même système, ce qui facilite l'accès et rend les données plus sûres.

GED est l'abréviation de Gestion électronique des documents. Il s'agit d'un ensemble de systèmes technologiques permettant de capturer, traiter, stocker, indexer, partager et sauvegarder les documents et informations de l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de sécuriser le travail de tous les employés de l'entreprise d'assurer la sécurité et la confidentialité des informations par la délimitation des droits d'accès, l'utilisation du cryptage, des signatures électroniques et la tenue d'un historique détaillé du travail des utilisateurs.

Savez-vous pourquoi la GED peut être vitale pour la croissance de votre entreprise ?

Formulaires, feuilles de calcul, documents, contrats, factures, dossiers : le manque d'organisation de ces éléments peut avoir un effet négatif important sur la routine de votre entreprise, affectant à la fois les processus quotidiens et la prise de décision assertive et stratégique.

La bonne nouvelle est que la GED peut éliminer cette paperasse banale. Mais c'est bien plus que cela.

Vous apprendrez comment fonctionne la gestion électronique des documents et quel impact elle peut avoir sur votre entreprise !

Qu'est-ce qu'un système de GED ?

Que vos documents soient imprimés ou numériques, la GED est un moyen d'unifier toutes vos informations professionnelles dans un système unique, de faciliter l'accès, qui peut se faire de n'importe où, et de rendre les données plus sûres.

Mais quel est l'intérêt de la GED ? Le principal avantage est de rationaliser le travail quotidien, ce qui permet d'améliorer la productivité et l'efficacité.

À quelle fin la Gestion électronique des documents (GED) est-elle utilisée ?

Le rôle principal de la Gestion électronique des documents (GED) est de permettre la transformation numérique des documents de l'entreprise.

Les dossiers, les contrats, les mémoires, les rapports et les documents administratifs peuvent généralement être numérisés, transformés de la forme physique à la forme numérique, et organisés avec la GED. De cette façon, ils peuvent être facilement accessibles à tout moment.

Cela s'applique non seulement aux textes, mais aussi à d'autres types de documents, tels que les images, les vidéos, les enregistrements et autres, ce qui permet de centraliser toutes les informations commerciales dans un environnement numérique unique.

Outre le stockage et l'organisation des fichiers, la GED peut également réduire l'impression de papier, ce qui est crucial pour les entreprises respectueuses de l'environnement.

Il est important de noter qu'il est possible de gérer non seulement des documents physiques, mais aussi des fichiers numériques. Après tout, à mesure que les technologies s'intègrent aux activités quotidiennes, les processus tendent à être exécutés de manière entièrement virtuelle.

Gardez à l'esprit qu'avec la GED, vous pouvez gérer le flux de documents des processus achevés à des fins d'archives et de mémoire, mais vous pouvez également gérer les processus en cours. Cela donne une plus grande fluidité au développement des activités en temps réel.

Quelle est l'importance de la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est une étape importante dans la gestion des connaissances de votre entreprise. Avec des données transparentes et unifiées, il devient possible de superviser l'exécution des processus, de mesurer les résultats et d'apporter des améliorations. En conséquence, la prise de décision devient basée sur des informations organisées.

Nous pouvons souligner une série d'avantages qui, ensemble, optimiseront divers processus d'entreprise :

Réduction des coûts

L'un des principaux avantages concurrentiels apportés par la GED est de rendre votre travail plus rapide en économisant du temps, de l'argent pour les copies et des ressources humaines.

Imaginez que, dans chaque processus d'achat, vous deviez rechercher des documents sur les derniers achats du client, des enregistrements de ses intérêts, des méthodes de paiement ou des contrats.

Réduction de l'espace physique

Le stockage électronique des documents est essentiel pour économiser de l'espace lorsque vous avez d'innombrables feuilles de dossiers et de copies.

Préservation de la mémoire de l'entreprise

Les documents seront stockés électroniquement, préservant ainsi l'histoire de votre entreprise au fil du temps. La GED permet le contrôle des versions des documents édités, ce qui permet de conserver leur historique et de faciliter les audits.

Récupération des documents

Les documents perdus ou endommagés peuvent être le fléau de nombreux secteurs d'une entreprise. Lorsque vous gérez vos documents selon les préceptes de la GED, les contrats, notes et rapports peuvent être stockés dans des emplacements sécurisés et prédéfinis. En outre, vous pouvez rechercher des documents pour les retrouver plus facilement.

Gestion visuelle

La GED permet d'assurer la transparence des informations pour l'ensemble de l'entreprise, les fournisseurs et les clients en mettant les documents à disposition en ligne.

Parmi d'autres avantages comme la possibilité de suivre l'évolution des processus en temps réel, la gestion visuelle vous permet de suivre les données et les métriques des processus.

Le service clientèle, par exemple, est beaucoup plus rapide, car les données nécessaires pour répondre sont visibles et automatisées. Il suffit de rechercher des mots-clés pour trouver les informations dans les documents.

Plus de sécurité pour vos données

La gestion des documents est également essentielle pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données. Lorsqu'il s'agit de documents numériques, la personne qui en est responsable peut définir les autorisations d'accès et les accorder uniquement aux personnes impliquées dans le processus.

Durabilités

Nous sommes au 21e siècle et tout le monde s'accorde à dire qu'il n'est plus viable d'imprimer beaucoup de papier pour qu'il soit un jour jeté dans l'écosystème.

La GED vise à stocker et à distribuer des documents dans un environnement numérique. Ainsi, si différents départements d'une entreprise ont besoin du même document, par exemple, il n'est pas nécessaire de l'imprimer plusieurs fois.

Gestion à distance

Le monde est de plus en plus numérique et global, et cela n'a plus de sens de n'avoir que des documents physiques dans une entreprise. 

La GED permet de gérer les fichiers à distance, surtout si elle est intégrée à un système en nuage.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'améliorer les gains de productivité en réduisant le temps de traitement et de récupération des documents à chaque étape de leur utilisation, de réduire les frais de stockage et de gestion des documents physiques, de fournir un accès rapide et facile aux documents à distance (ce qui peut être un facteur clé pour atteindre les performances souhaitées en termes de rapidité de livraison des produits),de répondre à certaines contraintes légales (archivage, normes de qualité, etc.).

Contrôle d'accès des utilisateurs

Avec la GED, vous pouvez également contrôler les autorisations d'accès aux fichiers et aux dossiers. Cet accès contrôlé, qui peut être appliqué à un document entier ou à une partie seulement de celui-ci, rend les informations plus sûres.

Les documents peuvent également être signés numériquement, ce qui est crucial pour les dossiers financiers, juridiques et de contrôle.

Comment fonctionne la GED ?

Comme expliqué précédemment, la Gestion Electronique des Documents est un ensemble de technologies permettant la gestion complète des documents. Elle comprend généralement plusieurs outils, tels que :

• OCR : grâce à la reconnaissance optique de caractères, la GED peut numériser (scanner) des documents et reconnaître des mots et des lettres même dans des fichiers images. De cette façon, il est possible de rechercher des mots-clés, de trouver des informations spécifiques et de découper des parties d'un document pour les utiliser dans un autre.
• ICR et IHR : selon le même principe, la reconnaissance intelligente des caractères (ICR) et la reconnaissance intelligente de l'écriture manuscrite (IHR) peuvent identifier les caractères dans les documents manuscrits.
• DIP : grâce au traitement d'image des documents (DIP), un scanner peut identifier, stocker et visualiser les images d'un document, en les numérisant sous forme de bitmap.
• RM : le système permet également le Records Management (également appelé Document Management ou DM), qui assure la gestion à long terme des documents physiques et numériques et supervise leur cycle de vie, de la création à l'archivage définitif ou à la suppression.
• COLD/ERM : Enterprise Report Management vous permet de formater, d'indexer et de condenser des rapports, des inventaires, des factures et d'autres documents, libérant ainsi de l'espace et facilitant la recherche d'informations.

Avec toutes ces fonctionnalités intégrées, la GED favorise la gestion des connaissances dans les entreprises en organisant, numérisant et distribuant les documents. En outre, cette technologie permet d'accéder aux documents hors ligne, sans avoir à les télécharger.

Quelle est la différence entre GED ( Gestion Electronique de Documents) et l'ECM (Gestion de Contenu d'Entreprise)  ?

Si vous avez entendu parler de la GED, vous connaissez probablement aussi de l'ECM. Mais il ne s'agit pas de la même chose.

Alors que la GED est un ensemble de technologies conçues pour faciliter et rationaliser le processus de gestion numérique des documents, l'ECM est l'ensemble des technologies utilisées pour gérer le cycle de vie des informations non structurées, en passant par les étapes suivantes :

• création et capture
• stockage
• contrôle des versions
• indexation
• gestion
• nettoyage
• distribution
• publication
• recherche et archivage

Il est important de souligner que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) relie tous les contenus aux processus métier.

On peut donc dire que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) est un prolongement de la GED. Outre la gestion et l'organisation des documents, l'ECM permet également de gérer les informations de votre entreprise de manière structurée, ce qui permet une meilleure traçabilité des données en gérant les relations existantes entre elles.

Pour mieux comprendre, on peut dire que l'ECM vous permet de modéliser et de stocker toutes les informations relatives aux employés d'une entreprise, par exemple. À partir de là, vous pouvez les relier à d'autres informations d'enregistrement, comme les documents (photo, carte d'identité, contrats, paie), les projets sur lesquels ils ont travaillé, leurs chefs et subordonnés, etc. Tout sera soumis à des autorisations d'accès et de modification appropriées, bien entendu.

Cette structure de données et de documents devient encore plus puissante si l'ECM dispose d'outils de gestion des processus d'affaires (BPM) et de gestion des flux de travail, ce qui n'est pas toujours le cas mais peut constituer un grand avantage concurrentiel. Outre le fait de faciliter l'accès aux données, l'ECM permet d'inclure les données dans les processus et donc de les optimiser.

Gestion des Processus Métier (BPMS) : vers une gestion complète

Alors que la GED gère le contenu d'une entreprise de manière plus ciblée, la gestion par processus vise une gestion complète, qui couvre tous les domaines et activités d'une entreprise, de bout en bout.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, a pour objectif d'organiser, de sécuriser et de gérer les flux d'informations générés par votre entreprise. 

Disposer d'une suite de gestion des processus métier (BPMS) avec une gestion électronique des documents native permet une bien meilleure gestion.

Le BPMS est un outil qui automatise la gestion des processus d'entreprise. L'ensemble du flux de travail peut être cartographié, conçu, exécuté, analysé et optimisé en temps réel, ce qui augmente la productivité et la qualité du service à la clientèle.

Chaque processus métier comporte plusieurs documents intrinsèques, et le BPMS avec GED intégrée permet de documenter, de visualiser et de partager les connaissances relatives au processus entre les personnes concernées. Il crée une base de données d'informations qui aidera à la prise de décision concernant les processus.

En plus des fichiers eux-mêmes, le système permet d'intégrer les données provenant des documents pendant l'exécution du processus, ce qui permet une automatisation plus complexe.

Par exemple, un candidat peut utiliser le BPMS pour stocker un document dans le système, exécuter automatiquement l'OCR et vérifier si le document joint contient les données nécessaires. Il est également possible d'effectuer des recherches rapides dans la base de données des contrats d'un client afin de trouver des solutions qui génèrent plus de valeur pour lui.

Et pour accroître l'intégration de la gestion, il est intéressant d'avoir d'autres solutions intégrées au BPMS en dehors de la GED. 

Lorsque la direction a accès à ces représentations en temps réel, elle peut offrir des informations importantes pour la prise de décision, avec une rapidité maximale, ce qui est essentiel pour s'adapter au marché dynamique actuel.

Avec un système de gestion de la relation client (CRM), les données clients recueillies par la GED peuvent être déterminantes pour de bonnes relations avec les consommateurs, générant des ventes plus fortes et un service après-vente plus personnalisé.

Qu'est-ce qu'un système efficace de gestion des performances ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce qu'un système efficace de gestion des performances ? Qu'est-ce qu'un cycle de gestion des performances et comment peut-il motiver de bonnes performances ?

La gestion des performances n'est pas un domaine facile à naviguer. Elle est en constante évolution, d'où la nécessité d'un système de gestion des performances efficace. De nouvelles tendances en matière de gestion des performances apparaissent chaque année et, trop souvent, les services des ressources humaines se trompent. Les employés se sentent découragés, démotivés et non engagés et les managers sont frustrés par les faibles niveaux de performance des équipes et des employés individuels. Heureusement, de plus en plus d'entreprises prennent conscience de l'importance (et des avantages qui en découlent) de systèmes efficaces de gestion des performances. La première étape pour revitaliser et améliorer vos processus de performance existants est de comprendre ce qu'est un système de gestion de la performance efficace. Pour ce faire, nous allons aborder les questions suivantes :

Qu'est-ce que la gestion des performances ? (Définition de la gestion des performances)

Lorsque l'on parle de gestion des performances, beaucoup de gens pensent immédiatement au processus d'évaluation annuelle des performances. Mais l'évaluation des performances n'est qu'une composante de ce qui est considéré comme la gestion des performances.

" Le management de la performance est le processus continu qui consiste à augmenter la performance en fixant des objectifs individuels et d'équipe qui sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'organisation, en planifiant la performance pour atteindre les objectifs, en revoyant et en évaluant les progrès, et en développant les connaissances, les compétences et les aptitudes des personnes. "

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Un point essentiel ici est que la gestion des performances est un processus continu, et non une activité annuelle. Une gestion des performances de qualité doit donc rassembler un certain nombre d'activités différentes et intégrées pour former un "cycle de gestion des performances" continu, comme indiqué ci-dessous.

Quelles sont les étapes du cycle de gestion des performances ?

La première étape du cycle de gestion des performances d'Armstrong est la phase de "planification" pour la période à venir. La planification doit impliquer

• Un accord sur des objectifs SMART
• Un plan de développement personnel
• Les mesures à mettre en œuvre dans les mois à venir
• Un examen des exigences professionnelles de l'employé, en mettant à jour le profil de rôle si nécessaire.

Historiquement, les organisations avaient tendance à effectuer cette étape de planification une fois par an. Toutefois, l'environnement commercial devenant de plus en plus agile et rapide, de nombreuses organisations adaptent leurs processus pour fixer des objectifs "à court terme" tous les trois mois. Les objectifs et les valeurs de l'organisation doivent être intégrés dans la planification des performances afin de garantir que les performances individuelles s'alignent sur la stratégie globale de l'organisation. Plus précisément, chaque objectif SMART doit contribuer à la réalisation d'un ou plusieurs des buts de l'organisation. 

La planification du développement personnel, quant à elle, doit prendre en compte les comportements, les compétences ou les connaissances que l'individu doit développer pour atteindre ses objectifs et respecter les valeurs de l'organisation.

Traditionnellement, les organisations ont mis l'accent sur la partie "bilan" du cycle, souvent parce qu'une évaluation des performances est nécessaire à des fins de récompense. Cependant, nous avons toujours conseillé que ce sont les étapes "Act" et "Track" qui sont les plus importantes. Ces étapes sont celles où les performances sont réellement fournies et les résultats obtenus. Les individus doivent être encouragés à prendre régulièrement le temps de travailler à la réalisation de leurs objectifs et de leurs plans de développement personnel. De même, les managers doivent s'entretenir régulièrement avec leur personnel. Ils doivent donner un feed-back fréquent et efficace et utiliser leurs compétences en matière de coaching pour aider les membres de leur équipe à surmonter les difficultés et à identifier les possibilités d'apprentissage et d'amélioration des performances. Si l'on attend l'examen de fin d'année pour le faire, il est trop tard les objectifs et les plans de développement risquent de n'être que partiellement atteints.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de traiter les demandes de congés et de gérer les soldes de congés, la planification des employés et la gestion des absences, et permet d'intégrer les fiches de présence à la paie et aux projets.

À quoi ressemble le nouveau cycle de gestion continue de la performance ?

Les performances sont généralement axées sur le développement et l'avenir. Elles donnent aux membres de l'équipe l'occasion d'explorer ce qui a bien fonctionné et comment reproduire ce succès, les difficultés rencontrées et comment les surmonter, et de convenir des mesures que l'individu et le manager doivent prendre pour développer l'individu et améliorer encore ses performances. Ces contrôles sont également une excellente occasion d'aborder le développement de l'employé en offrant des possibilités de formation et en renforçant régulièrement les attentes en matière de performances. Voici comment ce processus de gestion continue des performances se présente généralement dans les grandes organisations :

Processus de gestion des performances : Les éléments de base nécessaires à une gestion efficace de la performance ?

Quelques éléments de base sont nécessaires à la mise en place d'un cadre de gestion des performances efficace, notamment :

Fixation des objectifs : Vous devez fixer les objectifs de la bonne manière. Ils doivent être significatifs et compris. Les employés doivent savoir pourquoi ces objectifs individuels sont importants et comment ils contribuent aux objectifs de l'organisation. Les employés s'intéresseront beaucoup plus à leur rôle et seront beaucoup plus engagés s'ils savent, et comprennent vraiment, en quoi leur travail est important. 

La fixation des objectifs doit être un processus de collaboration. Alors qu'autrefois, les objectifs descendaient des échelons supérieurs de l'organisation, les entreprises modernes alignent les objectifs vers le haut. La fixation des objectifs doit donc impliquer de rencontrer les employés et de faire preuve de transparence quant aux objectifs, à la direction et aux obstacles de l'entreprise. Armés de ces informations, les employés peuvent créer des objectifs qui complètent les objectifs organisationnels et prendre des décisions quotidiennes pour favoriser ces objectifs. En outre, lorsque les employés sont mis aux commandes et autorisés à définir leurs propres objectifs (avant de les faire approuver par leur supérieur hiérarchique), ils éprouvent un sentiment accru d'autonomie et d'appropriation de leur travail. Cela se traduit inévitablement par une amélioration de leurs performances.

Communication et collaboration transparentes : Les employés veulent, et méritent que leurs managers et dirigeants soient ouverts et authentiques à tout moment. Ils ne veulent pas être tenus à l'écart lorsque leur entreprise traverse des moments difficiles. Ils veulent être tenus au courant des informations pertinentes. En outre, ils veulent une communication en temps réel tout en établissant des relations saines avec leurs collègues et leurs responsables. Cela implique un retour d'information régulier et une discussion honnête, même lorsque cette communication est difficile ou inconfortable. 

Reconnaissance des employés : Un système efficace de gestion des performances doit donner la priorité à la reconnaissance et à la récompense des employés. Les employés doivent se sentir valorisés et appréciés pour le travail qu'ils font et les efforts qu'ils fournissent. Si la reconnaissance des employés n'est pas une priorité, cela aura très probablement une incidence négative sur votre taux de rotation volontaire.

Un feedback et des examens honnêtes et réguliers : Plus le feedback est fréquent et précis, meilleures sont les performances individuelles. C'est aussi simple que cela. Les employés veulent avoir un aperçu régulier de leur travail et plus ils sont informés sur leurs performances, plus ils sont en mesure de s'améliorer et d'exceller.

Développement du personnel : Aucun employé ambitieux et performant ne souhaite rester longtemps dans une entreprise sans affiner et développer ses compétences. L'avancement et le développement sont importants pour les employés, sans compter que les entreprises ont tout à gagner lorsque les employés sont plus qualifiés et plus compétents.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises d'identifier les lacunes en matière de compétences, créer des plans de succession et hiérarchiser les efforts de recrutement.

En quoi consiste donc une gestion efficace des performances des employés ?

Il est très important de disposer de tous les éléments du cycle de gestion des performances, mais cela ne signifie pas nécessairement que la gestion des performances de votre entreprise est efficace. Beaucoup de facteurs entrent en ligne de compte, notamment :

• L'adhésion de la direction et des cadres supérieurs à la gestion des performances.
• Veiller à ce que le cycle de gestion des performances soit continu et non annuel.
• Veiller à ce que les entretiens et les évaluations de la performance soient significatifs et non des exercices de type "case à cocher".
• Disposer d'un logiciel de gestion des performances facile à utiliser qui favorise une gestion efficace des performances et vous donne une visibilité de l'activité de gestion des performances.
• Les compétences et la volonté de vos managers d'assurer une gestion efficace des performances au quotidien.

La gestion des attentes d'un projet en Suivi-Evaluation de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Vous est-il déjà arrivé qu'après avoir travaillé de toutes vos forces sur un projet, tout ce que vous recevez à la fin, c'est la déception du client ? 

Cela peut être décourageant, surtout lorsque le résultat final est de haute qualité et qu'il respecte le délai et le budget prévus. 

Une telle situation peut sembler inattendue si un projet se déroule sans problème depuis le début, sans que le client ne se soit plaint de quoi que ce soit. 

Alors, qu'est-ce qui peut bien faire qu'un client soit mécontent du résultat final ? 

Des attentes inadaptées et irréalistes peuvent en être la cause !

Des attentes démesurées qui n'ont pas été communiquées dès le départ, ou une différence d'attentes, peuvent être à l'origine de l'échec d'un projet et d'une relation flétrie entre vous et votre client. 

La gestion des attentes dès le début du projet est essentielle à sa réussite. Elle permet de garder les choses parfaitement claires et d'éviter les suppositions inutiles de part et d'autre. 

Définir correctement les attentes et les gérer tout au long du processus n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît. Nous vous expliquons tout sur la manière de gérer avec succès les attentes d'un projet, du début à la fin. 

Il est temps de mener votre projet à la réussite !

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Que sont les attentes et pourquoi sont-elles importantes ? 

Les attentes découlent d'hypothèses ou d'expériences passées. Il est dans la nature humaine de faire des suppositions et d'avoir des attentes pour tout dans la vie, notre restaurant préféré, la boutique en ligne où nous faisons souvent nos achats, le café du coin, et la liste est longue. 

La même logique s'applique à la gestion de projet. 

Vous avez certaines attentes vis-à-vis d'un projet, et vos clients ont également diverses attentes lorsqu'ils vous choisissent pour ce projet. Le moindre décalage entre ces attentes peut entraîner : 

• - une confusion et un malentendu accrus
• - une diminution de la confiance mutuelle
• - des heures perdues et une baisse de la productivité de l'équipe.

Cela peut nuire à la performance du projet et le vouer à l'échec. Il est donc important de définir les attentes en matière de gestion de projet dès le début. Si vous savez ce que veut votre client, et si le client sait ce que vous avez promis, il n'y aura pas de possibilité de déception ou de surprise choquante. 

Le simple fait de définir correctement les attentes apporte de la transparence dans le processus et vous évite des tracas et des maux de tête par la suite. 

Examinons maintenant rapidement quelques méthodes éprouvées pour gérer les attentes d'un projet.

Comment gérer les attentes d'un projet

1. Parlez à vos clients avant la planification du projet

Savez-vous ce qui vous ennuie le plus lorsque vous travaillez sur des projets ?

Une demande continue de changements ! 

Cela se produit lorsque vous ne discutez pas des attentes des clients de manière approfondie avant de vous plonger dans la phase de planification. En conséquence, il y a un va-et-vient d'e-mails concernant les changements de projet, ce qui, à son tour, conduit à la frustration. Cela remet également en question votre crédibilité et influence votre relation avec les clients.     

Il est donc crucial de discuter des résultats attendus, puis de passer à la phase de planification. Cela vous permettra d'éviter les changements de dernière minute et vous aidera à répondre aux attentes des clients, voire à les dépasser si tout se passe bien. 

Si vous avez l'impression que les clients ont des attentes irréalistes en matière de gestion de projet vis-à-vis de vous et de votre équipe, discutez-en immédiatement. Soyez proactif et trouvez un terrain d'entente pour éviter les pertes de temps et le gaspillage des ressources. 

Pour ce faire, vous devrez faire preuve de transparence lors des discussions et communiquer clairement les capacités de votre équipe, la disponibilité des ressources et les résultats que vous pouvez concrètement fournir.  Plus vous serez transparent, plus il sera facile de créer une situation gagnant-gagnant.  

2. Constituez la bonne équipe

Une équipe peut faire ou défaire un projet. Si vous avez les bons membres dans votre équipe, cela peut donner un coup de fouet à la performance de votre projet. Au contraire, une équipe inexpérimentée ou incompétente peut entraîner l'échec du projet. 

Une bonne équipe gère bien les attentes du client et vous donne l'assurance que le produit final sera génial. Soyez donc très prudent lorsque vous sélectionnez les membres de votre équipe de projet et que vous leur attribuez des responsabilités. 

Reprenez l'historique des membres de l'équipe, recherchez leurs forces et leurs faiblesses afin d'identifier ceux qui conviennent à votre projet et qui ont fait preuve d'une sincérité et d'une diligence décentes dans des projets précédents. La constitution d'une équipe sera ainsi plus facile et plus efficace pour vous. 

Divisez votre projet en petits morceaux et attribuez-les à chaque membre de l'équipe. Si une tâche nécessite plusieurs membres, confiez-la uniquement à ceux qui peuvent travailler dans un environnement collaboratif. Analysez la façon dont ils s'entendent avec leurs collègues et leur propension à travailler collectivement avant de leur confier la tâche. 

Voici quelques astuces qui pourraient vous aider à constituer la bonne équipe pour votre projet :  

• - Choisissez des personnes qui s'entendent bien entre elles 
• - Soyez sûr des forces et des faiblesses de tous les membres de votre équipe. 
• - Expliquez en détail les responsabilités professionnelles lors de la première réunion de l'équipe. 
• - Communiquez les objectifs et les attentes dès le début.

3. Communiquez régulièrement

Vous ne voulez pas que les hypothèses et les attentes créent un chaos indésirable pendant la phase d'exécution du projet, n'est-ce pas ? 

Pour éviter cela, il est essentiel de communiquer souvent avec vos clients ainsi qu'avec votre équipe de projet. 

La communication commence dès la phase de planification et doit se poursuivre à toutes les étapes jusqu'à la livraison finale du projet. Organisez régulièrement des réunions en tête-à-tête avec vos clients après avoir franchi une étape importante. S'il n'est pas possible de rencontrer souvent votre client, utilisez les courriels ou les appels téléphoniques pour lui faire part des progrès réalisés. Posez autant de questions que vous le souhaitez, et encouragez même le client à faire des suggestions sur les tâches réalisées. 

Veillez à conserver une trace de chaque discussion avec votre client. L'idéal est de rédiger un "compte rendu de réunion" après chaque discussion et de le partager avec votre client et votre équipe de projet. En fin de compte, si votre client pose des questions, vous devez avoir des raisons logiques pour toutes les décisions importantes que vous avez prises en travaillant sur le projet. 

La communication est tout aussi importante lorsqu'il s'agit de votre équipe de projet. Chaque fois qu'il y a un développement ou un changement dans le schéma actuel des choses, communiquez clairement à votre équipe. 

Organisez des réunions régulières avec votre équipe ou, si vous estimez que les réunions vous font perdre du temps, les courriels sont la meilleure solution. Lorsque tous les membres du projet sont sur la même longueur d'onde, ils sont en mesure de travailler collectivement à la réussite du projet.

S'il s'agit d'un projet important et que de nombreuses parties prenantes sont impliquées, un outil de gestion de projet constitue une meilleure option. Il rend la gestion de projet et la collaboration d'équipe extrêmement facile. Vous pouvez suivre et hiérarchiser les projets, partager des fichiers, lancer des discussions avec votre équipe, le tout sur un seul tableau de bord. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de définir des autorisations de tâches afin que les membres autorisés de l'équipe reçoivent des notifications concernant les mises à jour du projet.

4. Ne promettez pas trop

Soyez réaliste et ne promettez que ce que votre équipe peut fournir. Si vous promettez trop de choses en vous emballant, c'est votre équipe qui devra en faire les frais et travailler jour et nuit pour atteindre ces objectifs irréalistes. 

Ne convenez que des objectifs que vous pensez que votre équipe est capable de réaliser. Une fois que vous et votre client vous êtes mis d'accord sur les objectifs du projet, veillez à ce qu'ils soient réalisés dans les délais et selon des normes exceptionnelles. 

Une bonne pratique consiste à consulter votre équipe de projet et à prendre en compte les suggestions de chaque membre avant de donner votre accord sur un délai. Votre équipe effectuera une grande partie du travail, il est donc conseillé de prendre leurs suggestions avant de décider de la date limite. 

Il est inutile de faire de fausses promesses à votre client. Les clients mettront en doute votre crédibilité si les promesses ne sont pas tenues. Par conséquent, ne promettez que ce que vous pouvez tenir !

5. Les choses peuvent parfois mal tourner. Soyez honnête à leur sujet

Les projets sont sujets aux risques, et le fait est que vous n'y pouvez rien. Il y aura des moments où les choses se détraqueront et où la situation semblera hors de contrôle. Il y aura des jours où un petit retard de votre part peut entraîner des gaffes.

Cela signifie-t-il que vous devez souffrir en silence et laisser vos clients et votre direction dans l'ignorance ?

Les erreurs sont inévitables. Il est préférable de les accepter, de les transmettre aux bonnes parties prenantes, de trouver un moyen de les corriger et d'aller de l'avant. 

Il n'y a rien de mal à être honnête sur ses erreurs. Cela ne fera que renforcer la confiance des parties prenantes à votre égard. Elles peuvent se montrer frustrées au début, mais elles vous laisseront le temps de rectifier le tir et de poursuivre le projet. 

Il est vrai que les erreurs ralentissent un projet, mais une plus grande erreur sera de ne pas transmettre la situation à votre client ou à vos seniors. Parfois, le fait d'être honnête et transparent vous ouvre d'autres portes, dont vous ne soupçonniez même pas l'existence. 

Par exemple, si vous communiquez le problème à votre supérieur immédiat, il ou elle peut proposer une solution rapide et pratique à laquelle vous n'auriez pas pensé. 

Être honnête dès le départ permet d'éviter que les erreurs ne s'aggravent davantage. 

6. Préparez-vous à des conflits

Les membres de votre équipe de projet peuvent aussi travailler sur d'autres projets. Ils devront gérer leur temps en fonction de l'urgence des tâches et des exigences du projet. 

C'est là que les conflits surgissent. D'autres chefs de projet voudront qu'un membre consacre plus de temps à un projet particulier, alors que vous voudrez qu'il fasse de même pour votre projet. Une situation conflictuelle de ce type peut mettre en péril les délais du projet. 

Ce n'est pas parce que vous êtes préoccupé par les délais que vous devez bombarder les membres de votre équipe d'une charge de travail. Cela serait à nouveau malsain, tant pour votre équipe que pour le projet. 

Ce que vous devez faire, c'est comprendre le scénario. Discutez avec d'autres chefs de projet des priorités et des échéances du projet. Ensuite, demandez à votre équipe combien de temps elle peut consacrer à votre projet. Comprenez leur flux de travail et soyez informé des distractions auxquelles ils sont confrontés en raison d'autres projets. 

Gardez tous ces éléments à l'esprit et proposez une solution pragmatique. Adoptez une approche systématique. Élaborez une stratégie qui permette à votre équipe de passer d'un projet à l'autre en toute transparence, sans que cela n'affecte ses performances.