WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

La Gestion Electronique des Documents : un outil sur mesure pour votre système de gestion de la qualité, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La Gestion Electronique des Documents (GED) est la base du système de gestion de la qualité et chaque organisation doit disposer d'un système de documentation performant dans le cadre de son processus qualité. L'utilisation d'un système basé sur le papier peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs. C'est pourquoi il existe des outils électroniques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de mettre en place un système pour acquérir et stocker l'information, contrôler les accès et diffuser les documents. Elle participe également au travail collaboratif et à la capitalisation de l'information.

Quels sont les avantages de la GED et comment la mettre en œuvre ?

La numérisation des documents pour qu'ils soient immédiatement disponibles crée de la valeur pour les employés afin de libérer leur productivité.

À l'ère du numérique, cette notion de documentation liée à la paperasse a été progressivement abandonnée et remplacée par des systèmes de gestion électronique de documents accessibles sur différents formats tels que les smartphones ou les tablettes. Un changement motivé par la volonté d'optimiser au mieux les performances de l'organisation.

Comment est organisée la documentation sur la qualité ?

Le système de documentation de la qualité est composé de différents documents ayant un rang et un degré d'importance spécifiques. Ils sont structurés comme une pyramide : du sommet, qui est la politique de qualité, à la base, qui est un ensemble de divers documents d'enregistrement tels que les formulaires d'enregistrement, etc...

Voyons ce que représente chaque couche de la pyramide :

• Le manuel qualité : ce document est le premier document du système de management de la qualité d'une entreprise. C'est un document de synthèse qui définit comment une démarche qualité s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise.

Selon la dernière version de l'ISO 9001, le manuel qualité n'est plus un document obligatoire. 

• Fiches de processus : c'est un document qui rassemble les informations nécessaires à une compréhension complète du champ d'activités de chaque processus, des éléments d'entrée qui déclenchent l'initiation du processus, des éléments de sortie et de leur niveau de performance attendu.
• Les procédures : elles formalisent la manière dont une ou plusieurs activités doivent être réalisées dans l'entreprise. Elles déterminent avec précision qui fait quoi, comment, où et pourquoi. 
• Instructions de travail : les instructions de travail et les procédures opérationnelles complètent les procédures en détaillant chacune des tâches décrites dans le processus.
• Les enregistrements : leur fonction est de prouver les résultats des opérations et d'assurer leur traçabilité (preuves et traces).

La gestion documentaire traditionnelle

C'est un système de gestion documentaire qui consiste à conserver les documents sur papier, sur des serveurs ou sur des disques durs. Les documents sont généralement au format Word, Excel ou PDF et sont la plupart du temps classés manuellement. Cette activité prend beaucoup de temps et la gestion des différentes versions et la mise à jour des documents peuvent être difficiles.  

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, prend en charge la gestion des flux de documents au sein d'une organisation.

Ce système présente plusieurs risques et inconvénients dans la gestion des données de l'entreprise :

• Une mauvaise centralisation des données : La centralisation des documents est essentielle pour assurer un rendement optimal.  Au sein de chaque entreprise, toutes les personnes participent au classement et au tri des documents. Dans chaque entreprise, tout le monde participe au classement et au tri des documents. Cette activité est souvent source d'erreurs, comme la création de plusieurs versions ou le classement d'un même document plusieurs fois. De plus, chaque membre de l'équipe a sa propre logique et méthode de classement, ce qui peut poser problème à un autre membre de l'équipe qui se retrouve dans une méthode de classement qui n'est pas la sienne.
• Les problèmes de traçabilité : Une déficience de la traçabilité des documents, voire une absence totale de visibilité sur la partie mise à jour des documents. 
• Une maîtrise limitée de la diffusion : la gestion du cycle de vie de ces versions papier est très complexe en termes de diffusion et de destruction.

Ainsi, lorsque le système traditionnel de gestion des documents d'une entreprise n'est pas optimisé, celle-ci s'expose à des risques qui peuvent affecter sa performance et même la satisfaction de ses clients. 

Ces risques se traduisent par : la perte de temps des employés à rechercher des documents ou des informations, le coût de la gestion des archives papier, ou encore la sécurité et l'intégrité des données de l'entreprise.

C'est pourquoi nous verrons que la GED est un allié majeur dans cette démarche. 

La gestion électronique des documents et ses fonctionnalités

La GED est une solution logicielle permettant de gérer le cycle de vie d'un document électronique depuis sa création, son stockage, sa diffusion, jusqu'à son archivage ou sa destruction, le cas échéant. Elle prend en charge la gestion des flux de documents au sein d'une organisation.

La GED offre un large éventail de fonctions :

• Le classement des documents, basé sur l'indexation ou le balisage, qui consiste à décrire le document (type, auteur, titre, source, date, etc.) ou en fonction de leur contenu (mots-clés), afin de faciliter leur utilisation.
• La diffusion de documents ou d'informations sous forme électronique peut être réalisée par le biais d'Internet ou d'Intranet. 
• L'intégration de documents existants dans le logiciel en les numérisant avec des photos ou des versions scannées, l'intégration de documents électroniques existants et la production de nouveaux documents électroniques.
• L'archivage, qui consiste à classer les documents qui ne sont plus pertinents pour les opérations courantes mais qui doivent être conservés. L'indexation ou le balisage des documents archivés pour en faciliter l'accès.

Ces différentes fonctions permettent à la GED de garantir à chaque membre de l'équipe un accès dédié et sécurisé pour une gestion fiable des documents et des informations. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, garantit aux entreprises un accès dédié et sécurisé pour une gestion fiable des documents et des informations. 

La GED est également un outil qui permet aux collaborateurs de gagner du temps en offrant un accès immédiat aux versions électroniques de chaque document via une barre de recherche, tout en réduisant les coûts liés à l'archivage physique. 

La GED facilite le traitement et la diffusion des documents : les membres de l'équipe sont automatiquement avertis par e-mail lorsqu'une mise à jour ou une nouvelle version du document est disponible.

L'outil permet également aux utilisateurs d'attribuer un code couleur aux documents afin qu'ils puissent voir quelles modifications ont été apportées d'une version à l'autre, tout en ayant la possibilité de consulter l'historique correspondant.

La GED est une avancée technologique en termes d'optimisation de la gestion documentaire, offrant des fonctionnalités utiles et pratiques pour les entreprises qui aspirent à optimiser leurs performances. C'est un changement que les entreprises doivent opérer si elles veulent rester compétitives sur le marché actuel.

Passer d'un système de gestion documentaire traditionnel à une GED n'est pas chose aisée. Cependant, cette approche assure une meilleure diffusion de l'information, surtout dans un contexte de travail à distance où les entreprises ont dû s'adapter en conséquence.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Un guide pas à pas de la planification de projets et programmes en Suivi-Evaluation, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La définition, le lancement, la mise en œuvre et la gestion réussie d'un projet dépendent fortement de sa planification. Qu'il s'agisse de définir des objectifs clairs ou de créer un plan pour les atteindre dans les délais impartis, il est essentiel de planifier correctement un projet pour éviter tout problème lors de son exécution.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantages aux organisations la planification des activités du projet selon une structure quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, la gestion efficace des différentes équipes, le suivi de la progression du travail, la coordination transparente des équipes.

Étape 1 : Définir des objectifs de projet clairs et spécifiques

Des objectifs de projet peu clairs ou irréalistes sont la principale raison de l'échec des projets. 

La définition des objectifs du projet est en effet la partie la plus critique du processus de planification d'un projet. Il est donc essentiel d'évaluer soigneusement les attentes de vos parties prenantes avant de définir les objectifs du projet.

C'est particulièrement important lorsque vous rédigez votre proposition commerciale. Vous ne voulez pas vous surestimer et vanter vos capacités pour ensuite ne pas tenir vos promesses. Il est préférable de sous-estimer vos capacités et d'impressionner votre client en vous surpassant par la suite. Ainsi, lorsque vous fixez l'objectif au départ, assurez-vous de gérer les attentes de chacun et de ne pas prendre plus que ce que vous pouvez mâcher. Enfin, n'oubliez pas que les objectifs de votre projet doivent également être cohérents avec votre proposition commerciale et vos conversations précédentes.

Astuce de planification de projet : La meilleure technique pour y parvenir est de les examiner en fonction des critères SMART. En utilisant la technique SMART, vous vous assurez que les objectifs du projet que vous fixez sont réalistes et réalisables.

Étape 2 : Identifier la technique de mise en œuvre

Une fois que vous avez fixé des objectifs clairs, l'étape suivante consiste à planifier une technique de mise en œuvre. Il est essentiel de connaître trois choses :

• - Les produits livrables du projet,
• - Le calendrier du projet,
• - Les ressources du projet.

Lorsque vous identifiez et planifiez une technique de mise en œuvre réalisable, assurez-vous toujours que les éléments livrables, le calendrier et les ressources de votre projet sont clairement définis.

Étape 3 : Planifiez efficacement les tâches du projet

L'étape suivante consiste à définir la série de tâches et d'activités qui doivent être réalisées afin d'accomplir chaque livrable. Et pour chaque tâche, identifiez le temps spécifique qu'elle prendra, les ressources dont elle aura besoin et la personne qui sera chargée de la mener à bien.

De plus, déterminez les dépendances entre les tâches. Voyez s'il y a des tâches qui doivent être achevées avant que les membres de votre équipe ne passent à la suivante.

Utilisez un logiciel de gestion de projet en ligne ou un diagramme de Gantt pour rendre ce processus aussi efficace que possible.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises de faire la représentation facile des activités et des calendriers du projet, la visualisation précise des tâches, des sous-tâches, des activités du projet et des jalons, la définition claire des délais, la gestion efficace du temps.

La gestion des ressources humaines et la gestion des performances, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La gestion des performances est à l'aube d'un énorme changement. Les vieux systèmes du passé, où les objectifs de performance étaient fixés une fois par an et réexaminés lors de l'examen de fin d'année, commencent à disparaître. Les entreprises reconnaissent que ces systèmes génèrent beaucoup de travail et ne sont pas liés à l'engagement et aux performances des employés. En fait, ils obligent souvent les employés et les managers à fixer des objectifs annuels qui deviennent obsolètes dans les mois qui s'écoulent entre l'examen réel et leur fixation, ils peuvent également démotiver les employés, lorsqu'ils ont le sentiment que le processus est menaçant ou ne les concerne pas.

C'est la raison pour laquelle nous sommes à l'aube d'un grand changement dans la gestion de la performance, qui sera moderne, attrayante et transparente, et qui sera liée à de nombreux autres changements dans la façon dont les employés sont gérés et exposés à l'apprentissage dans un monde transformé par le numérique. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de donner aux employés un retour d'information en temps réel sur leurs performances, ce qui leur permet de s'autocorriger.

Qu'est-ce que la gestion des performances ?

La gestion des performances est le processus continu de communication entre les managers et les employés, dans le but mutuel d'atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise. C'est le fondement de la performance et de l'engagement des employés dans toute organisation qui souhaite que ses employés atteignent leur potentiel maximal et stimulent leur productivité et leur réussite.

Le processus, qui combine souvent des éléments oraux et écrits, se déroule tout au long de l'année et aboutit généralement à une évaluation annuelle des performances. L'ensemble de ce processus de communication implique de définir des attentes spécifiques claires, de fixer des objectifs, d'établir des buts, de fournir un retour d'information continu et d'examiner les résultats.

La gestion des performances de nouvelle génération ne consiste pas à fixer des objectifs annuels, mais plutôt des objectifs personnalisés pour les employés, qui évoluent de manière aussi dynamique que l'entreprise. Cela permet non seulement de s'adapter aux changements dynamiques de l'environnement professionnel, mais aussi de donner aux employés un retour d'information en temps réel sur leurs performances, ce qui leur permet de s'autocorriger et leur donne un sentiment d'accomplissement (comme le ferait l'utilisation d'un tracker de fitness).

Étapes de la gestion des performances RH

En général, le concept de gestion des performances est un cycle composé de trois éléments majeurs :

1) La planification des performances

Il est crucial de se préparer à l'avance. La première étape consiste à établir des buts et des objectifs, qui seront la cible que les employés veulent atteindre et marqueront l'état souhaité auquel ils souhaitent arriver. L'objectif de chaque individu doit soutenir et s'aligner sur les objectifs de l'organisation, et plus la planification des performances est détaillée, plus les chances d'atteindre les objectifs sont grandes. Cette étape aide les employés à comprendre à quoi ils doivent consacrer leur temps et comment répartir leurs efforts entre les missions spéciales et les tâches sur le lieu de travail. Une fois cette étape réalisée avec succès, les membres du personnel et les managers doivent être pleinement conscients des délais, des résultats attendus et de la manière dont le succès sera mesuré.

2) Accompagnement des performances

L'objectif principal de cette étape est de fournir un retour d'information régulier sur les performances tout au long de l'année, tout en fournissant une orientation et un soutien, et en accompagnant les employés pour modifier leurs performances et augmenter l'exercice si nécessaire. Chaque employé est différent d'un autre, il peut travailler sur des tâches différentes, être compétent dans d'autres domaines et avoir besoin de soutien dans d'autres domaines. Les managers doivent donc être conscients des différents besoins des employés et les encadrer de manière à répondre à leurs besoins personnels. Cette étape est extrêmement importante pour responsabiliser les employés, maintenir un dialogue encourageant avec eux et tirer parti de leur réussite.

3) Examen des performances

Cette étape permet aux employés de recevoir un retour d'information. Le retour d'information doit inclure à la fois la reconnaissance des points forts de l'employé et une discussion sur les défis qui nécessitent une amélioration et un accompagnement supplémentaire. Une fois cela fait, de nouveaux plans de développement peuvent être élaborés. Ces plans doivent également être clairs et mesurables, et ils représentent en fait le début de tout le processus.

Notez que les systèmes de nouvelle génération se concentrent sur le retour d'information en temps réel sur les performances. Plutôt que de lier la discussion sur les performances à la discussion sur la rémunération et de le faire annuellement (ce qui ne permet pas aux employés de réfléchir à leurs performances en temps réel, de corriger le tir et de vérifier quotidiennement ce qu'on attend d'eux), les systèmes de nouvelle génération fournissent un retour d'information en temps réel.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'automatiser le traitement des fiches de présence, les demandes d'emploi et les demandes de congés.

Comment les managers peuvent-ils mener à bien ce processus ?

Comme vous pouvez le constater, le processus de gestion des performances est assez long et comporte de nombreux éléments à prendre en compte. En outre, il doit être réalisé simultanément avec chaque employé de l'organisation, alors que chaque employé a des objectifs et des caractéristiques individuels différents. Par conséquent, ce processus, en particulier dans les grandes organisations, peut nécessiter l'utilisation d'une plateforme qui soutient le processus et aide les responsables à le gérer et à l'exploiter du début à la fin. Les systèmes de gestion de la performance RH permettent aux managers de suivre et de contrôler la performance des employés individuels, des départements et de l'organisation dans son ensemble.

Que devez-vous rechercher dans une plateforme de gestion de la performance RH ?

Les segments de la plateforme de gestion des performances fournissent le cadre dans lequel les employeurs et les employés fonctionnent. Chaque composant a son propre objectif, et ensemble, ils assemblent la structure qui garantit que les employés reçoivent les clés nécessaires pour comprendre et atteindre leurs objectifs.

Lorsque vous choisissez votre logiciel ou votre plateforme de gestion de la performance, vous devez vous assurer qu'il répond à ces éléments clés :

• Des mesures claires

En fonction du rôle spécifique, des missions en cours et de la position actuelle dans le parcours de l'employé, chaque employé devrait obtenir ses propres indicateurs clés de performance (connus sous le nom de KPI). Il est essentiel de fournir des mesures claires et personnalisées pour chaque employé afin qu'il comprenne les attentes du manager, et essentiel pour le manager de suivre les résultats et les réalisations de l'employé. La personnalisation est très importante, car les objectifs doivent être pertinents pour chaque employé afin de garantir son engagement.

• Outils d'engagement

Un système de gestion de la performance efficace doit intégrer l'amélioration de la performance et l'engagement des employés, afin de s'assurer qu'ils s'engagent à se développer et à progresser. Il existe de nombreuses façons de susciter l'engagement.

• Connaissances

Les employés doivent acquérir les compétences et les connaissances requises pour effectuer leur travail et atteindre leurs objectifs comme prévu, ce qui peut être confirmé par des activités d'apprentissage et de développement. Idéalement, l'apprentissage (micro-apprentissage quotidien) devrait être intégré au système.

• Retour d'information et reconnaissance

La reconnaissance est importante pour la gestion des performances, car elle fait partie intégrante du sens émotionnel que l'employé a de son travail, servant ainsi de moteur important. Vous voulez que vos employés soient induits par une motivation intrinsèque qui dure et non qu'ils soient focalisés sur la vanité de gagner un prix.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de créer des programmes de formation, de personnaliser les plans d'apprentissage et les parcours professionnels et de mettre en place des mentorats.

• L'analyse

Pour que la gestion des performances soit efficace, les managers doivent recevoir des données précises en fonction des paramètres exacts qui ont été définis. Ils doivent pouvoir consulter ces données à tout moment afin de fixer les bons objectifs de réussite. Le logiciel de gestion des performances doit analyser et aider les managers dans leur raisonnement et leur évaluation de l'employé.

Dans l'ensemble, nous devons nous rappeler que la gestion de la performance des RH est un processus de communication entre les employeurs et les employés, et qu'elle est essentielle à la prospérité et à la croissance de toute organisation. Pour qu'elle soit menée correctement, les systèmes de gestion des performances peuvent aider les managers et rendre le processus plus facile et beaucoup plus efficace. Lorsqu'ils choisissent une plate-forme de ce type, les managers doivent prendre en considération ses ingrédients et s'assurer qu'elle contient les éléments clés qui rendent ce cycle le plus communicatif, efficace et fructueux possible.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).