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Résumé
La numérisation
des archives publiques représente un changement transformateur dans la manière
dont les documents et registres historiques sont préservés et consultés. Ce
processus, qui a commencé à prendre de l'ampleur à la fin du XXe siècle, permet
aux institutions de convertir des registres physiques en formats numériques,
améliorant ainsi l'accessibilité et facilitant la préservation du patrimoine
culturel. Alors que les administrations publiques du monde entier adoptent de
plus en plus des initiatives de numérisation, le sujet a gagné en importance en
raison de ses implications pour l'efficacité, la transparence et l'engagement
citoyen, en particulier dans le contexte des avancées technologiques continues
et des besoins sociétaux changeants.
Il est à noter
que la numérisation des archives publiques est semée d'embûches, englobant des
défis techniques, organisationnels et éthiques. Les obstacles techniques
incluent la nature laborieuse de la numérisation, la nécessité d'équipements
spécialisés et les complexités associées à la préservation numérique à long
terme, telles que l'obsolescence des formats de fichiers et la gestion de l'intégrité
des données. Sur le plan organisationnel, une numérisation réussie exige une
collaboration interdépartementale et un engagement fort envers le changement,
tandis que les considérations éthiques doivent concilier l'accès accru avec les
droits et la vie privée des communautés sources. Ces défis ont suscité des
discussions significatives au sein de la communauté archivistique concernant
les meilleures pratiques et la nécessité de cadres éthiques pour guider les
efforts de numérisation.
L'évolution de
l'archivage numérique met également en lumière les controverses persistantes
liées à la représentation culturelle et aux récits historiques préservés ou
négligés par la numérisation. Alors que les voix marginalisées cherchent à être
représentées dans les archives, le risque d'effacement culturel persiste, ce
qui incite à adopter des approches plus inclusives en matière de préservation
et d'accessibilité des documents. De plus, l'intégration de technologies
avancées, telles que l'intelligence artificielle, soulève des questions de
partialité et d'authenticité, nécessitant une considération attentive de leur
impact sur les pratiques archivistiques.
À mesure que
l'archivage numérique continue d'évoluer, il est crucial pour les
administrations de mettre en œuvre des stratégies efficaces pour relever ces
défis. Les solutions peuvent inclure la définition d'objectifs de projet
clairs, l'obtention de l'adhésion organisationnelle, l'adoption de technologies
appropriées et la priorisation de stratégies de préservation à long terme pour
assurer l'intégrité continue des collections numériques. En abordant ces
complexités, les archives publiques peuvent mieux servir leurs communautés et
s'adapter aux exigences de l'ère numérique.
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Contexte
historique
La numérisation
des archives publiques trouve ses racines dans les pratiques historiques de
documentation et de tenue de registres. Depuis le XVIIe siècle, les journaux
sont apparus comme des sources vitales pour les historiens, offrant une fenêtre
sur les événements et la dynamique culturelle de l'époque. À mesure que la
technologie a progressé, en particulier au milieu du XIXe siècle, les
photographies ont commencé à servir de sources primaires cruciales, offrant des
aperçus tangibles des événements passés et de l'évolution sociétale. Face aux
événements historiques et aux changements culturels, les archivistes ont
cherché à capturer et à préserver un large éventail de matériaux. Cela inclut
non seulement les documents traditionnels, mais aussi les témoignages de
témoins et les photographies qui reflètent les expériences personnelles et
collectives. Par exemple, des efforts récents d'institutions comme les North
Dakota State Archives visent à combler les lacunes dans les collections
d'archives liées aux sports scolaires, tandis que des initiatives mondiales
pendant la pandémie de COVID-19 ont souligné l'urgence de capturer des récits
en temps réel d'expériences individuelles.
Alors que la
société se débat avec l'inconfort des récits historiques, en particulier
concernant les groupes marginalisés, le défi de l'effacement culturel est
devenu de plus en plus prononcé. Ce phénomène se manifeste souvent par
l'omission ou la révision d'événements historiques significatifs dans le
matériel éducatif, tels que les réalités sous-estimées de la traite
transatlantique des esclaves. Il est essentiel de répondre à ces préoccupations
non seulement pour préserver le passé, mais aussi pour favoriser une
compréhension plus inclusive de l'histoire.
L'évolution des
pratiques archivistiques a également été considérablement influencée par l'ère
numérique. La nécessité de maintenir le contexte et la provenance des documents
d'archives a posé des défis aux efforts de numérisation, car l'expérience de
consultation physique ne peut pas être entièrement reproduite dans un format
numérique. Cependant, le besoin d'un accès à distance aux documents a accéléré
l'adoption des processus de numérisation, particulièrement mis en évidence
pendant la pandémie où de nombreuses organisations ont dû fonctionner à
distance.
La numérisation
sert de méthode cruciale pour préserver les documents historiques tout en
améliorant simultanément l'accessibilité. Ce processus, bien que laborieux et
coûteux, permet aux institutions de présenter leurs collections d'une manière
qui répond aux besoins de la recherche moderne. De plus, il permet aux archives
de bâtir des relations plus solides avec les communautés sources et fournit une
plateforme pour la récupération des récits culturels, défiant ainsi les
perspectives coloniales traditionnelles.
3
Défis
de la numérisation
La numérisation
des archives publiques présente une myriade de défis qui peuvent compliquer le
processus et entraver une mise en œuvre réussie. Ces défis peuvent être
globalement classés en préoccupations techniques, organisationnelles et éthiques.
3.1
Défis
techniques
La numérisation
est intrinsèquement une entreprise laborieuse et coûteuse. Elle nécessite des
équipements spécialisés et une formation, ou alternativement, l'embauche de
firmes externes pour le travail de numérisation. Une fois numérisées, les
images numériques nécessitent l'ajout de métadonnées pour faciliter leur
utilisation par les chercheurs, et elles doivent être stockées en toute
sécurité. Le processus implique généralement la capture d'images à la plus
haute résolution disponible, ce qui entraîne des fichiers de grande taille et
des coûts de stockage accrus. De plus, l'engagement envers la préservation
numérique signifie que les archivistes doivent gérer à la fois les artefacts
physiques et numériques, doublant ainsi efficacement leur charge de travail. Un
autre obstacle technique est la nécessité de techniques de préservation
numérique continues pour prévenir la dégradation des fichiers numériques au fil
du temps. Cela implique de s'assurer que l'intégrité des données est maintenue
par des processus tels que la préservation des bits, la redondance et des
vérifications régulières de l'intégrité des fichiers. De plus, l'évolution de
la technologie peut entraîner l'obsolescence des formats de fichiers, ce qui
pose des risques pour l'accessibilité des documents archivés.
3.2
Défis
organisationnels
Les problèmes
organisationnels jouent également un rôle important dans le processus de
numérisation. Les efforts de numérisation réussis nécessitent des initiatives
organisationnelles complètes, nécessitant souvent une collaboration entre
différents départements pour gérer efficacement le cycle de vie des matériaux
numériques. Le défi réside dans l'établissement d'une vision d'entreprise
solide qui peut unifier le personnel et stimuler l'engagement envers
l'initiative de numérisation. De plus, les projets de numérisation peuvent
rencontrer des difficultés liées aux changements organisationnels, tels que les
fusions ou l'interruption de services, qui peuvent avoir un impact sur la
préservation des matériaux numériques. La gestion des collections numériques
exige également une considération attentive des rôles et des responsabilités,
nécessitant la collaboration de personnel issu de divers domaines d'expertise
pour l'acquisition, la préservation et l'accès.
3.3
Préoccupations
éthiques
Les
considérations éthiques sont primordiales dans le processus de numérisation, en
particulier en ce qui concerne le droit d'auteur et la recontextualisation des
objets. La nécessité d'un accès accru doit être équilibrée avec les
préoccupations de confidentialité, surtout lorsqu'il s'agit de documents
sensibles susceptibles d'affecter les communautés sources. De plus, le
processus de numérisation peut faciliter une récupération de la culture pour
ces communautés, ce qui rend essentiel d'aborder la numérisation avec respect
pour leur patrimoine culturel et leurs relations continues avec les musées. Par
conséquent, des cadres éthiques devraient être intégrés dans les stratégies de
numérisation pour s'assurer que ces préoccupations sont adéquatement prises en
compte.
4
Solutions
pour les Administrations
Les projets de
numérisation gouvernementaux sont essentiels pour améliorer l'efficacité, la
transparence et l'engagement citoyen au sein des administrations publiques.
Cependant, ils sont souvent confrontés à des défis importants, notamment les
changements organisationnels, l'accessibilité des registres et la protection
des données. Pour résoudre ces problèmes, diverses meilleures pratiques peuvent
être mises en œuvre pour faciliter une transition réussie vers les systèmes
numériques.
4.1
Définir
les objectifs du projet
Dès le début de
tout projet de numérisation, il est crucial de définir des objectifs clairs qui
s'alignent sur les buts de l'administration. Cela inclut souvent l'amélioration
de la rapidité de prestation de services, la réduction des coûts et
l'amélioration de l'accessibilité à l'information. L'établissement de jalons
mesurables dans un plan de projet structuré fournira une feuille de route pour
la mise en œuvre et aidera à gérer les attentes tout au long du processus de
numérisation.
4.2
Adhésion
organisationnelle
Obtenir
l'adhésion de tous les départements impliqués est vital pour l'allocation des
ressources et le succès global du projet. Engager les parties prenantes tôt
dans la phase de planification aide à atténuer la résistance au changement et
favorise un environnement collaboratif, facilitant ainsi la navigation dans les
complexités de la numérisation.
4.3
Indexation
et gestion documentaire cohérentes
Pour assurer une
gestion efficace des divers types de documents, la mise en œuvre d'une
indexation basée sur des règles est recommandée. Cette technique crée un
ensemble de règles cohérentes qui peuvent être appliquées à tous les documents,
aidant à maintenir l'uniformité dans la catégorisation des registres9. De plus,
tester ces règles sur des exemples de documents avant la mise en œuvre complète
peut aider à identifier les écarts qui pourraient nécessiter une correction.
4.4
Adoption
technologique
Le choix de la
bonne technologie est fondamental pour le succès des efforts de numérisation.
Les administrations devraient privilégier les solutions flexibles, évolutives
et conviviales, minimisant le besoin de formation approfondie. L'intégration de
technologies avancées capables de s'adapter aux besoins évolutifs de
l'organisation améliorera l'efficacité globale des flux de travail numériques.
4.5
Assurance
qualité
L'intégration de
contrôles de qualité à différentes étapes du processus de numérisation est
essentielle pour identifier et corriger les erreurs potentielles dès le début.
Cette approche proactive peut réduire considérablement le risque de perte ou de
mauvaise gestion des données à mesure que l'archive numérique est établie.
4.6
Formation
et soutien
Des programmes de
formation complets pour le personnel sont nécessaires pour s'assurer qu'il est
équipé pour gérer les nouveaux systèmes de gestion numérique. L'atténuation de
la résistance potentielle à ces changements par des initiatives de soutien
ciblées favorisera également des taux d'adoption et de confort plus élevés avec
les nouveaux processus.
4.7
Stratégies
de préservation à long terme
L'élaboration de
plans d'archivage numérique à long terme est cruciale pour assurer
l'accessibilité et l'intégrité continues des registres. Cela inclut non
seulement des solutions de stockage numérique, mais aussi des stratégies de
gestion des catastrophes pour protéger les informations précieuses contre les
événements imprévus.
4.8
Collaboration
et partenariats
Enfin, la
promotion de partenariats avec des fournisseurs spécialisés peut fournir une
expertise et des ressources supplémentaires qui pourraient ne pas être
disponibles en interne. De telles collaborations peuvent améliorer la qualité
et l'efficacité des projets de numérisation, en particulier lorsqu'il s'agit de
défis complexes de gestion des registres. En mettant en œuvre ces solutions,
les administrations peuvent réussir à relever les défis de la numérisation, ce
qui conduit finalement à une amélioration de la gouvernance et de la prestation
de services publics.
5
Études
de cas
Cette section
présente des études de cas réelles qui illustrent divers défis et meilleures
pratiques dans la numérisation des archives publiques. Ces cas soulignent
l'importance d'adhérer au Code d'éthique des archivistes, particulièrement dans
des domaines tels que le jugement professionnel, la protection de
l'authenticité des registres et la résolution des problèmes de confidentialité.
5.1
Cas 1
: Une exposition en ligne : Un conte de triomphe et de tribulation
Rédigée par Nancy
Freeman, CA, et Robert B. Riter, cette étude de cas examine les complexités
rencontrées lors de la création d'une exposition en ligne. Elle discute de la
manière dont l'exposition a géré les problèmes d'accès, de représentation et
les défis technologiques associés à la numérisation des documents d'archives
pour créer un récit cohérent pour les utilisateurs.
5.2
Cas 2
: Demande FOIA
Dans cette étude
de cas, Nancy Freeman, CA, et Holly Geist, CA, explorent les implications de la
réponse à une demande de la loi sur la liberté d'information (FOIA) dans un
contexte de numérisation. L'étude met l'accent sur l'équilibre entre la
transparence et la protection des informations sensibles, détaillant les
procédures à suivre pour se conformer aux exigences légales tout en assurant
l'accès du public aux registres.
5.3
Cas 3
: Identification de matériaux amérindiens culturellement sensibles dans une
institution non tribale
Ellen M. Ryan,
MA, MLIS, discute des considérations éthiques dans l'identification et la
gestion des matériaux culturellement sensibles liés aux communautés
amérindiennes hébergés dans des institutions non tribales. Ce cas souligne
l'importance des relations professionnelles avec les donateurs et les
utilisateurs, garantissant que les matériaux sont traités avec respect et soin
tout en étant numérisés pour un accès public.
5.4
Cas 4
: Préoccupations en matière de propriété intellectuelle dans les collections
d'entreprise non documentées
L'étude de cas de
Katherine McCardwell aborde les défis posés par les collections d'entreprise
non documentées en termes de droits de propriété intellectuelle. Elle souligne
les difficultés rencontrées par les archivistes pour assurer la conformité aux
lois sur le droit d'auteur pendant le processus de numérisation, en particulier
lorsque la propriété originale des matériaux n'est pas claire.
5.5
Cas 5
: Les lettres de l'affaire Harding : Mesures de préservation par un archiviste
Timothy D. Pyatt
partage les idées de son expérience en tant qu'archiviste travaillant sur la
préservation de lettres historiques liées à l'affaire Harding. Ce cas met
l'accent sur les mesures méticuleuses prises pour assurer l'intégrité et la
longévité des documents originaux et de leurs reproductions numériques,
présentant les meilleures pratiques de préservation dans un cadre de
numérisation.
6
Tendances
futures
La numérisation
des archives publiques évolue rapidement, influencée par les avancées
technologiques et les besoins sociétaux changeants. À mesure que nous avançons
dans le XXIe siècle, plusieurs tendances sont susceptibles de façonner le
paysage futur de l'archivage et de la préservation numériques.
6.1
Durabilité
environnementale
L'une des
préoccupations majeures est l'impact environnemental des efforts de
préservation numérique. La consommation d'énergie croissante associée au
stockage et à la gestion des données, en particulier dans les centres de
données à forte consommation d'énergie, entraîne d'importantes émissions de gaz
à effet de serre. Les projections indiquent que les technologies de
communication pourraient contribuer jusqu'à 23 % des émissions mondiales de gaz
à effet de serre d'ici 2030, soulignant l'urgence d'aborder la durabilité dans
les pratiques numériques. Les efforts visant à aligner les pratiques
environnementalement durables sur les impératifs financiers sont cruciaux, car
de nombreuses archives sont déjà confrontées à des contraintes budgétaires qui
peuvent les pousser involontairement vers des solutions plus durables.
6.2
Technologies
évolutives
L'avancement
rapide des technologies numériques exige que les solutions d'archivage restent
dynamiques et adaptables. La nature des défis de la préservation numérique
n'est pas statique ; par conséquent, les stratégies de préservation doivent
évoluer en réponse aux nouvelles technologies et aux demandes des utilisateurs.
Cela inclut l'adoption d'innovations telles que l'intelligence artificielle
(IA), qui peut automatiser des tâches comme la génération de métadonnées et
améliorer l'accessibilité des données grâce à des capacités de recherche
améliorées. Cependant, le déploiement de l'IA soulève également des
considérations éthiques concernant la partialité et l'authenticité, nécessitant
une approche prudente de son intégration dans les pratiques archivistiques.
6.3
Engagement
et accessibilité des utilisateurs
L'avenir des
archives numériques accordera de plus en plus la priorité à l'engagement et à
l'accessibilité des utilisateurs. À mesure que la société se numérise, il y a
une attente croissante de la part des archives de fournir un accès transparent
à l'information. Cette tendance souligne la nécessité pour les archives non
seulement de préserver le contenu numérique, mais aussi de s'assurer qu'il est
découvrable et utilisable par un public diversifié. L'amélioration de
l'expérience utilisateur grâce à des interfaces intuitives et une technologie
de support est essentielle pour répondre aux attentes des futurs utilisateurs.
6.4
Le
rôle du crowdsourcing
Le crowdsourcing
émerge comme un outil précieux dans le processus de numérisation, permettant
une plus grande implication de la communauté et un partage des ressources.
Cette approche peut démocratiser le processus de curation, apportant de
nouvelles perspectives et compétences d'individus extérieurs aux cadres
institutionnels traditionnels. Comme on l'a vu pendant la pandémie de COVID-19,
il y a eu une recrudescence des efforts collaboratifs pour numériser et rendre
les archives plus accessibles, indiquant un changement potentiel vers des
modèles plus participatifs dans le travail archivistique.
6.5
Sécurité
et confidentialité
Avec la
dépendance accrue au cloud computing et aux plateformes numériques, le risque
accru concernant la sécurité et la confidentialité des collections numériques
se pose. Les menaces de cybersécurité telles que le piratage et les violations
de données posent des défis importants que les institutions d'archives doivent
relever pour protéger les informations sensibles. La mise en œuvre de mesures
de sécurité robustes et le respect des réglementations en matière de
confidentialité seront primordiaux pour maintenir l'intégrité et la fiabilité
des archives numériques.
À mesure que ces
tendances continuent de se manifester, les archives publiques devront naviguer
dans les complexités de l'innovation technologique, des attentes des
utilisateurs et de la responsabilité environnementale pour s'assurer qu'elles
restent pertinentes et efficaces à l'ère numérique.
7
Webgram
et l'Excellence Numérique en Afrique
Webgram, une
entreprise basée à Dakar-Sénégal, s'est établie comme un leader incontesté en
développement d'applications web en Afrique, offrant une expertise reconnue et
une équipe technique qualifiée. Forte de plus de 28 ans d'expérience en
ingénierie logicielle, Webgram est un acteur majeur dans la transformation
numérique des entreprises et des administrations publiques. Dans ce contexte
d'évolution rapide où la numérisation des documents et la gestion des données
sont cruciales pour l'efficacité et la transparence, comme le souligne
l'article sur la numérisation des archives, Webgram a développé SMARTFILE, le
logiciel de gestion des ressources humaines le plus performant en Afrique.
SMARTFILE adresse
directement plusieurs des défis soulevés par la numérisation, notamment les
problèmes organisationnels liés à la gestion des documents et la nécessité
d'une technologie flexible et évolutive. En offrant une solution conviviale qui
facilite l'indexation cohérente et la gestion documentaire, SMARTFILE permet
aux administrations de transcender la nature laborieuse des processus manuels
et de réduire les coûts associés au stockage physique. Il assure une
intégration harmonieuse des données et une intégrité des informations à long
terme, des aspects fondamentaux pour la préservation numérique. L'outil
SMARTFILE de Webgram ne se contente pas de numériser ; il optimise les flux de
travail numériques, garantit l'assurance qualité des données et renforce la
sécurité et la confidentialité des informations sensibles, qui sont des
préoccupations primordiales à l'ère numérique. Grâce à SMARTFILE, Webgram
positionne les organisations africaines à la pointe de l'innovation, leur
permettant de servir leurs communautés avec une efficacité et une fiabilité
accrues.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'Archivage numérique en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).