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| Essayez la version gratuite du meilleur logiciel de gestion électronique de documents (GED) |
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CIBLE
Institutions Publiques, Grandes Entreprises, PME, PMI, ONG
La gestion électronique des documents (GED) désigne un
procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des
documents électroniques au sein de votre organisation.
WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Leader
(meilleure entreprise / société / agence) du développement de logiciel d'archivage
et de gestion électronique de documents en Afrique, à travers sa solution de
EAGLE GED, met principalement en œuvre des systèmes de numérisation,
d'indexation, de classement, de stockage d'information, d'accès (navigation et
recherche) et de diffusion des documents.
Notre solution de GED a atteint un exceptionnel niveau de
maturité, et apporte des bénéfices uniques en termes d'ouverture, de pérennité,
et de coûts. La gestion électronique des documents recèle de multiples
avantages. Elle permet de :
- limiter au minimum la circulation des documents papier afin
d’éviter les pertes des données ;
- rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des
documents disséminés dans toute l’organisation ;
- éviter la multiplication des documents pour faciliter leur
mise à jour ;
- sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux
dossiers ;
- favoriser la sauvegarde des documents sensibles ;
- réduire les coûts directs et indirects liés à l'exploitation
des documents.
Architecture web de Eagle GED développée par WEBGRAM
(entreprise basée à Dakar-Sénégal), Leader (meilleure entreprise / société /
agence) du développement de logiciel d'archivage et de gestion électronique de
documents en Afrique.
Eagle GED est :
- une solution Full Web, développée avec des outils Open
Source,
- un système ouvert, pouvant s’interfacer facilement avec
d’autres systèmes informatiques (ERP, Systèmes d’Information Géographique,
etc.),
- générique et fortement paramétrable permettant une
personnalisation et une mise en œuvre très rapide,
- ergonomique et offre une interface conviviale et intuitive,
- multi-langues et se paramètre simplement pour prendre en
compte les spécificités d’un pays,
- doté d’un module d’administration indépendant avec une
gestion de la sécurité respectant les standards internationaux.
Les fonctionnalités de Eagle GED énumérées par WEBGRAM
(agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web
et mobiles et de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents
en Afrique
Sécurité et connexion
Il s’agit de rendre les documents accessibles aux personnes
autorisées. C’est à l’entreprise de bien définir qui a le droit de faire quoi
sur quelles données.
Administration
Les personnes autorisées ont la possibilité de gérer la
sécurité, les utilisateurs et groupes, les flux de productions, l’archivage des
documents, ….
Arborescence des documents
Les documents existants dans le système sont affichés selon
leur arborescence. Ainsi on peut organiser les documents et accéder à tous les
détails des dossiers.
Métadonnées
C’est un ensemble d’informations qui renseigne les éléments
essentiels dont nous avons besoin pour gérer, classer et rechercher un
document, au-delà du contenu du document en tant que tel. Chaque document est
associé à des métadonnées qui peuvent regrouper :
- le titre,
- l'auteur,
- les données de validation,
- une ou des signatures électroniques,
- un horodatage,
- la source,
- le type de fichier,
- ...
Ces métadonnées constituent un premier niveau d'indexation.
Indexation
La GED tire parti de l'outil informatique pour indexer les
documents. Cette indexation regroupe les métadonnées du document (dérivées
automatiquement ou saisies manuellement) et le contenu du document par
extraction de mots-clés.
Cette extraction peut être :
- automatique : généralement exhaustive mais moins précise,
- manuelle : plus précise mais sujette à omissions et erreurs.
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Les outils de recherche utilisent ensuite l'indexation pour
retrouver les documents.
Recherche
Le moteur de recherche tire parti de la puissance
documentaire des applications GED. Grâce à la recherche simple, vos
collaborateurs requêtent en un clic sur les métadonnées et les contenus de
l’ensemble des éléments de la base documentaire, les droits d’accès aux
documents étant respectés.
Une grille de recherche avancée propose à vos collaborateurs
de combiner plusieurs critères pour retrouver aisément une information précise.
Sauvegardes
La mise en place d'une GED impose la sauvegarde régulière et
fiable du dépôt de documents. Perdre une année entière de factures à cause du
dysfonctionnement d'un disque dur est une perspective inacceptable.
Droits d'accès
Tous les employés ne peuvent avoir accès à tous les
documents d'une entreprise. C'est notamment le cas pour les documents
commerciaux confidentiels ou les données des ressources humaines. Un système de
GED doit donc fournir une gestion forte des droits d'accès (lecture,
modification, suppression, création). Ces droits sont alors attribués à des
personnes et à des groupes de personnes prédéfinis.
Workflow
L'utilisation correcte d'un système de GED suppose qu'un
workflow (ensemble de procédures définissant les tâches individuelles à effectuer
pour différentes opérations) est mis en place à tous les niveaux de
l'entreprise. Pour que la GED soit utile, il faut que le document soit numérisé
et bien indexé. Le workflow doit regrouper toutes les étapes du cycle de vie
d'un document électronique, de son acquisition à son archivage en passant par
son indexation et les procédures de sauvegardes. Ce workflow peut certes être
considéré comme une contrainte, mais il permet de rationaliser la gestion
documentaire de toute l'entreprise.
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