Comment gérer les budgets des projets en Suivi-Evaluation de projets et programmes : Quatre conseils donnés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique.
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Gérer un projet peut sembler facile, mais apprendre à gérer les budgets d'un projet nécessite un mélange spécial d'éducation et d'expérience. Un projet qui sort de son cadre peut non seulement mettre le projet en danger, mais aussi votre réputation, celle de votre équipe et celle de l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Lorsque le moment est venu pour vous de déterminer comment budgétiser un projet, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour garder votre équipe interne et votre client heureux, notamment :
- Créez un plan de projet détaillé
- Vérifier le budget
- Suivre le projet
- Soyez toujours proactif
Bien sûr, la plupart des projets connaissent des aléas, mais le fait d'être bien préparé à toute une série de circonstances possibles peut aider à maintenir les projets sur la voie prévue. Qu'il s'agisse de créer un plan de projet détaillé ou de comprendre les principales surprises qui feront exploser votre budget, vous pouvez apprendre comment budgétiser un projet grâce à ces conseils.
Créez un plan de projet détaillé
Chaque élément du plan doit être exposé en détail. Il doit ensuite être examiné et signé par toutes les parties concernées pour éviter toute confusion ultérieure. Le budget doit être soigneusement aligné sur le plan, avec de préférence une marge de manœuvre pour quelques modifications. Si vous rédigez votre premier plan de projet, demandez l'aide d'un membre expérimenté de l'équipe ou d'un mentor. Que vous cherchiez de l'aide en ligne ou auprès d'un collègue, vous n'êtes pas obligé de le faire seul.
Contrôlez le budget
Vérifier régulièrement l'état d'avancement du projet et s'assurer qu'il correspond au budget est un élément important de la maintenance que les chefs de projet devraient mettre en pratique. Recevoir systématiquement des mises à jour pendant les différentes phases du projet, du lancement à la clôture, pour voir si les dépenses sont conformes à la tendance, peut aider à identifier rapidement tout problème. Si une augmentation des coûts se profile à l'horizon, il est important de l'aborder et de la rectifier dès que possible.
Suivre le projet
Une partie du travail du chef de projet (et l'apprentissage de la gestion des budgets de projet) consiste à prendre l'habitude de vérifier régulièrement tous les aspects du projet. Cela lui donnera l'occasion non seulement de garder un œil sur le budget, mais aussi de vérifier les tâches et les ressources et de les réaffecter si nécessaire.
Soyez toujours proactif
Une fois que vous avez appris à gérer les budgets d'un projet, ne vous asseyez jamais et ne vous attendez pas à ce que le projet suive son cours comme prévu sans interférence. Si vous attendez que quelqu'un vous signale un problème ou que, soudainement, à la fin du projet, vous êtes prêt à présenter les produits livrables pour découvrir que vous avez largement dépassé le budget, vous vous retrouverez avec un client très mécontent. Si vous êtes en mesure de reconnaître les domaines problématiques qui siphonnent plus de fonds que prévu, vous serez dans une position plus souhaitable pour maintenir le budget du projet à un niveau gérable.
Les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à suivre les budgets
Grâce à un logiciel de gestion de projet performant, vous pouvez suivre toutes les dépenses engagées dans le cadre d'un projet : employé, service, tâche et élément de travail, ce qui vous permet de mieux contrôler les dépenses pour vous assurer que votre projet respecte le budget. Vous pouvez fixer des taux horaires pour l'ensemble de l'entreprise à un niveau élevé et général ou pour un projet spécifique. Vous pouvez également visualiser les projets et les heures effectives du personnel en temps réel, et analyser le taux d'absorption et l'état de la facturation pour chaque projet, ce qui vous permet de remarquer immédiatement si un projet dévie de sa trajectoire et se dirige vers le dépassement du budget.
Le respect du budget exige une participation active du début à la fin. Commencez par un plan de projet détaillé qui a été examiné par tous les participants. Vérifiez régulièrement l'état du budget et suivez le projet de près. Les chefs de projet doivent être proactifs dans le maintien des dépenses engagées au cours du projet et doivent tenir tous les membres de l'équipe informés de l'état d'avancement en utilisant un système de gestion de projet transparent.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).