WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Le suivi et l'évaluation sont des processus de collecte et d'analyse de données permettant de suivre l'évolution d'un projet et de soutenir la prise de décision. Comme le dit l'adage, ce qui est mesuré est géré. Le suivi et l'évaluation sont essentiels à la réussite de tout projet, car ils impliquent la collecte de données qui donnent un aperçu de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Cela aide les équipes de projet à trouver des moyens d'améliorer la mise en œuvre du projet pour obtenir les résultats prévus.

Le personnel chargé de la gestion et de l'évaluation a la responsabilité de produire des plans de gestion et d'évaluation, de développer des outils de collecte de données, de collecter des données, de développer et de gérer des bases de données, d'analyser des données, de produire des visualisations significatives, de rédiger des rapports et de communiquer les résultats. Pour ce faire, le personnel de Suivi-Evaluation doit posséder un large éventail de compétences et utiliser un certain nombre d'outils informatiques.

Voici les outils les plus importants que tout professionnel de la gestion et de l'évaluation travaillant dans des organisations à impact social (et toute personne responsable des tâches énumérées ci-dessus) doit maîtriser.

Logiciel de collecte de données

L'une des tâches les plus fondamentales dont tout professionnel de la gestion et de l'évaluation est responsable est le développement d'outils de collecte de données. Pour ce faire, il existe des solutions de collecte de données sur ordinateur, en ligne et sur téléphone portable que vous pouvez utiliser.

De nombreuses organisations internationales de développement passent de la collecte de données sur papier à la collecte de données mobiles en raison, entre autres, de leur efficacité, de leur facilité d'utilisation et de leur capacité à collecter différents types de données. Il est donc conseillé d'investir dans l'apprentissage d'un ou plusieurs outils pour développer et déployer des projets de collecte de données mobiles.

WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, a conçu le logiciel numéro 1 de Suivi-évaluation de projets et programmes afin de permettre aux organisations de suivre leurs projets et programmes, d'identifier les problèmes rencontrés, de prévoir les risques et de proposer des solutions appropriées.

Voici les meilleurs logiciels de collecte de données disponibles :

Logiciel de base de données

Pour les organisations qui collectent de gros volumes de données, l'utilisation de bases de données relationnelles puissantes est indispensable. Les bases de données relationnelles permettent d'agréger d'importants volumes de données générés par plusieurs systèmes. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour obtenir une vue à 360 degrés de l'organisation dans son ensemble, des projets aux opérations en passant par l'administration.

Voici les principaux logiciels de base de données utilisés aujourd'hui dans les projets internationaux :

Logiciel de visualisation des données

La visualisation des données est la représentation visuelle des données à l'aide de tableaux, de graphiques et d'autres diagrammes. Plutôt que d'essayer de tirer un sens d'un tas de chiffres, les visualisations facilitent la détection des tendances et des modèles dans les données en les présentant visuellement. Notre cerveau traite les informations visuelles très rapidement ; il détecte facilement les changements de taille, de forme, de position, de quantité et de couleur. La visualisation des données exploite cette capacité pour faciliter l'obtention et la communication d'informations.

Chaque professionnel de la gestion et de l'évaluation est chargé de communiquer les résultats à un large éventail de parties prenantes au projet, dont la plupart n'ont pas nécessairement de bonnes bases en matière de statistiques avancées. L'utilisation de visualisations de données telles que des diagrammes linéaires, des diagrammes à barres, des diagrammes circulaires, des cartes, des diagrammes de Gantt, des nuages de mots et autres garantit que votre présentation est facile à comprendre, visuellement attrayante et attrayante pour toutes les parties prenantes.

Certains des logiciels de visualisation de données les plus populaires sont énumérés ci-dessous :

Logiciels d'analyse statistique des données

Les professionnels des données s'appuient sur des méthodes statistiques d'analyse des données pour découvrir des informations plus approfondies à partir de données quantitatives. Les statistiques nous permettent de résumer les données en mesures significatives ainsi que de déduire et de prédire des phénomènes à partir d'un petit ensemble de données pour une population plus large.

En tant que professionnel du Suivi-Evaluation, vous êtes chargé d'effectuer des analyses statistiques sur les données. Il est donc essentiel qu'en plus de comprendre les méthodes statistiques d'analyse des données, vous sachiez utiliser les logiciels d'analyse statistique.

 Vous trouverez ci-dessous une liste des logiciels d'analyse statistique les plus populaires :

Logiciels d'analyse de données qualitatives

Dans de nombreux cas, les données se présentent sous la forme de descriptions, d'histoires, de vidéos, d'audios et de photos, entre autres formats. C'est ce qu'on appelle des données qualitatives.

En tant que professionnel de la gestion et de l'évaluation, vous devrez utiliser des données qualitatives pour recueillir des informations plus larges qui ne pourraient pas être saisies quantitativement à l'aide de chiffres. Ces scénarios peuvent inclure, entre autres, la capture d'histoires de changements significatifs, l'interview d'informateurs clés et l'observation des participants.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de saisir, stocker, organiser, manipuler, analyser et présenter des données à référence géographique.

Les logiciels d'analyse qualitative les plus populaires sont les suivants :

Logiciel SIG

Un système d'information géographique (SIG) est un système informatique utilisé pour saisir, stocker, organiser, manipuler, analyser et présenter des données à référence géographique.

L'ajout d'informations géographiques à vos rapports enrichit les idées que vous essayez de communiquer en mettant en évidence des modèles et des tendances identifiables dans l'espace.

Parmi les exemples d'application des SIG en Suivi-Evaluation citons l'utilisation de cartes thermiques pour montrer la concentration des cas de choléra, la cartographie des bénéficiaires d'un projet et les caractéristiques de leur foyer, l'utilisation de la télédétection pour surveiller les forêts, entre autres.

Les logiciels SIG les plus populaires sont les suivants :

Logiciels de gestion des données spécifiques au secteur

Il existe des logiciels spécialement conçus pour collecter, gérer, analyser et communiquer des données pour des secteurs spécifiques.

Par exemple, si vous travaillez dans le secteur de la santé, vous devrez peut-être vous familiariser avec le système d'information sanitaire de district (DHIS2). Le DHIS2 est une plateforme puissante pour la collecte, la gestion, l'analyse et la présentation des données de santé. Il est utilisé dans de nombreux pays du monde pour gérer leurs rapports nationaux sur la santé. Les applications comprennent le suivi de la santé des patients, la surveillance des maladies, la cartographie des épidémies.

Les professionnels de l'eau et de l'assainissement dans le secteur de l'eau, de l'assainissement et de l'hygiène (WASH) devront peut-être s'intéresser à mWater, une plateforme de gestion des données pour le secteur WASH. Cette plateforme comprend une application mobile de collecte de données et un portail pour l'agrégation et l'analyse des données.

Logiciels de documentation et de présentation

L'un des domaines où les professionnels passent une grande partie de leur temps est la rédaction de rapports et de présentations de leurs conclusions et recommandations. Pour ce faire, ils doivent utiliser des outils de rédaction de documents et de présentations.

Les outils les plus utilisés sont les suivants :

Les logiciels de communication

En tant que professionnel de la gestion et de l'évaluation, vous travaillez généralement au sein d'une équipe composée d'autres membres du personnel de projet, tels que le personnel de terrain, les chefs de projet et les coordinateurs, entre autres. Vous devez également communiquer avec d'autres parties prenantes, notamment les donateurs et la direction de l'organisation. Vous devez donc être familier avec les logiciels de communication suivants :

Logiciels de stockage en nuage

Les logiciels de stockage en nuage offrent une solution de stockage de fichiers plus sûre qui, dans la plupart des cas, inclut la possibilité de collaborer avec d'autres utilisateurs.

La connaissance de l'utilisation des plates-formes de stockage en nuage et de la collaboration avec d'autres personnes en ligne est très importante pour le travail des professionnels du Suivi-Evaluation, qui doivent travailler avec d'autres membres d'une équipe et assurer la disponibilité et la sécurité des données et des rapports.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, offre la possibilité aux acteurs des projets d'échanger et de partager des données sur l'ensemble des projets et programmes qu'ils gèrent.

Résumé

Les professionnels du Suivi-Evaluation ont de nombreuses responsabilités, notamment la planification des activités de Suivi-Evaluation, la collecte de données, l'analyse, la visualisation, l'établissement de rapports et la communication.

Il existe de nombreux outils logiciels qui peuvent être utilisés pour accomplir ces tâches, comme nous l'avons vu dans cet article. Beaucoup de ces outils sont mis à jour très fréquemment et d'autres outils et normes sont introduits.

Le professionnel de la gestion et de l'évaluation qui réussit est suffisamment polyvalent pour travailler avec un certain nombre d'outils dans les catégories énumérées.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment intégrer la technologie dans le Suivi-Evaluation de Projets et Programmes? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les tâches impliquées dans le Suivi-Evaluation comprennent

• La préparation de plans et d'outils pour le suivi-évaluation
• La collecte de données
• Le développement et la gestion de dépôts de données ou de bases de données
• Analyses quantitatives, qualitatives et spatiales des données
• Production de visualisations de données significatives
• Préparation de rapports 
• La communication des résultats aux différentes parties prenantes.

Il existe des possibilités d'utiliser les technologies de l'information dans toutes ces fonctions de gestion et d'ingénierie. Cependant, l'adoption de ces technologies de l'information nécessite une évaluation des coûts et des avantages.

Voici des façons d'intégrer les technologies de l'information dans ces fonctions de gestion et d'évaluation.

Préparation de plans et d'outils pour le Suivi-Evaluation

La première et l'une des plus importantes fonctions de la gestion et de l'évaluation consiste à examiner la conception du projet et à élaborer des plans et des Outils de Suivi-Evaluation. Cela implique généralement une équipe comprenant du personnel de Suivi-Evaluation, des gestionnaires de projet et même du personnel de terrain.

Le domaine clé de l'intégration des technologies de l'information dans cette fonction est la collaboration. Pour accélérer le processus d'élaboration des plans et des outils, on peut utiliser des outils de collaboration documentaire ainsi que des outils de communication d'équipe.

Lorsque des équipes réparties sur plusieurs sites doivent travailler ensemble sur cette fonction, la collaboration en ligne représente un moyen rentable d'atteindre le même objectif de développement d'outils et de plans solides pour le Suivi-Evaluation.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour une évaluation optimisée des projets et programmes, le meilleur logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes.

Voici les meilleurs outils de leur catégorie qui vous aideront dans cette fonction :

Collecte de données

Le personnel chargé du Suivi-Evaluation passe beaucoup de temps à recueillir des informations auprès de différentes parties prenantes, notamment les bénéficiaires du projet, les gardiens de la communauté, les informateurs clés et le personnel du projet, entre autres.

C'est dans la collecte des données que se trouvent la plupart des possibilités d'utilisation des technologies, notamment les suivantes :

Collecter des données à l'aide d'appareils mobiles

La collecte de données mobiles consiste à utiliser des appareils mobiles comme les smartphones et les tablettes pour collecter des données. Avec la collecte de données mobiles, les formulaires sont généralement développés par le biais du navigateur ou à l'aide d'un logiciel informatique et chargés sur les appareils mobiles. Les meilleurs outils de collecte de données mobiles offrent la possibilité de collecter des données hors ligne, puis de les envoyer à un serveur lorsqu'une connexion Internet est disponible. Ces données sont immédiatement agrégées et peuvent être consultées pour des analyses.

De nombreuses organisations de développement international abandonnent les formulaires papier au profit de la collecte mobile de données, et ce pour plusieurs raisons :

• La possibilité de collecter des données riches telles que des photos, des vidéos et des GPS,
• Le rapport coût-efficacité,
• La flexibilité, la capacité de collecter, d'agréger et d'analyser les données en temps réel.
• La capacité d'appliquer des contrôles automatiques de saut et des validations de données qui se traduiront par une meilleure qualité des données, parmi de nombreuses autres raisons.

Les meilleurs logiciels pour développer et déployer des outils mobiles de collecte de données sont les suivants :

Utiliser des capteurs pour la collecte et le suivi des données

Les capteurs sont utilisés pour détecter les changements dans la quantité de certaines propriétés physiques telles que la lumière, la pression ou la température. Ils constituent un moyen objectif et très précis de mesurer les propriétés physiques des objets.

Dans le domaine de l'éducation physique et de l'éducation permanente, vous pouvez utiliser les capteurs de différentes manières, notamment dans les cas suivants :

• Surveiller l'humidité du sol d'une zone à l'aide de capteurs d'humidité du sol
• Utiliser des capteurs de température connectés à l'internet pour surveiller les températures des livraisons telles que les vaccins et le sang.
• Des capteurs d'eau peuvent être déployés dans les pompes à eau d'une communauté pour surveiller les pannes en temps réel

Utiliser l'imagerie satellitaire

Les images satellites sont des photos de la surface de la terre recueillies par des satellites en orbite dans l'atmosphère.

Ces images peuvent être utilisées, entre autres, pour surveiller les cultures ou les forêts.

Utiliser des drones de cartographie

Les drones, également connus sous le nom de véhicules aériens sans pilote (UAV), sont de petits aéronefs qui fonctionnent sans humain à bord. Ces dernières années, les organisations de développement international ont expérimenté les drones dans le cadre de leurs projets, comme la livraison de vaccins et de médicaments essentiels dans des zones reculées.

Les drones peuvent être utilisés en suivi-évaluation pour :

• Fournir une cartographie de haute qualité d'une zone
• Surveiller l'évolution des cultures ou de la couverture forestière
• Surveiller et évaluer les risques de catastrophes

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'avoir une vue d'ensemble sur les moyens financiers déployés pour les projets.

Utiliser des SMS, USSD ou IVR pour la collecte de données.

Lorsqu'il n'est pas possible ou rentable d'atteindre les bénéficiaires d'un projet en les contactant physiquement, il est possible d'utiliser des technologies de téléphonie mobile de base telles que les SMS (Short Message Service), les USSD (Unstructured Supplementary Service Data) et les IVR (Interactive Voice Response).

Les SMS sont utilisés depuis longtemps pour diffuser des messages et collecter des données. Avec l'accès accru à la connectivité mobile dans les zones rurales, les technologies mobiles telles que les SMS offrent la possibilité d'atteindre une population plus large à faible coût.

De même, les questions peuvent être administrées par USSD à l'aide d'un code court mobile unique.

Les réponses vocales interactives, telles que celles utilisées par les opérateurs de téléphonie mobile pour fournir une assistance, peuvent être utilisées pour collecter des données auprès des bénéficiaires.

Lors du choix de ces technologies, il faut tenir compte de leur nature et de leur coût par rapport à d'autres approches telles que les formulaires mobiles de collecte de données.

Les meilleures plates-formes qui peuvent être utilisées pour développer des outils SMS, USSD ou IVR sont les suivantes :

Utiliser les médias sociaux pour collecter des données

Avec des milliards d'utilisateurs actifs dans le monde, les plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Twitter offrent la possibilité de collecter de grands volumes de données pour votre projet.

La collecte de données sur les médias sociaux peut être aussi simple que de demander l'avis des utilisateurs des médias sociaux en leur posant directement des questions, ou en partageant un formulaire de collecte de données sur le web. Vous pouvez également utiliser des langages de programmation tels que Python pour explorer des sites de médias sociaux tels que Twitter et analyser les données sur la base de mots clés.

Recueillir des données auprès d'informateurs clés et d'autres parties prenantes à l'aide de formulaires Web

Si votre projet de collecte de données implique des répondants qui ne peuvent pas être facilement contactés en raison d'un emploi du temps chargé, les formulaires web auto-administrés constituent un moyen pratique de les interroger.

Les plateformes qui peuvent être utilisées pour développer des formulaires de collecte de données en ligne sont les suivantes :

Exploiter un centre d'appels et/ou utiliser le CATI

Les centres d'appels sont les mieux utilisés dans les projets à impact social pour diffuser des informations telles que des messages sur la santé reproductive. Cependant, non seulement les appels peuvent être suivis pour collecter des données qui peuvent être utilisées pour surveiller les messages consultés et les services demandés, mais les bénéficiaires peuvent également être appelés dans le but d'administrer un questionnaire CATI (Computer Assisted Telephone Interview).

Outre l'utilisation de tout un centre d'appels, l'entretien téléphonique est également un moyen courant de collecte de données. Au lieu de rencontrer les répondants en personne, les appels peuvent être utilisés pour administrer les enquêtes.

Communiquer les résultats de Suivi-Evaluation aux différentes parties prenantes

Outre la planification des activités de Suivi-Evaluation et la collecte des données, les technologies de l'information peuvent également être utilisées pour la diffusion des informations de Suivi-Evaluation.

Par exemple, des tableaux de bord construits à l'aide de logiciels tels que Microsoft Power BI et Tableau peuvent être utilisés pour donner aux parties prenantes un aperçu des performances du projet. Connectés à des sources de données telles que des bases de données et des plateformes mobiles de collecte de données, ces tableaux de bord peuvent fournir une vue actualisée en temps réel de l'état des indicateurs clés de performance du projet.

Les sites web, les médias sociaux et le courrier électronique peuvent également être utilisés pour diffuser des informations sur l'avancement du projet à différentes parties prenantes telles que les donateurs, les organisations partenaires et le grand public.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre l'avantage de tableaux de bord qui peuvent fournir une vue actualisée en temps réel de l'état des indicateurs clés de performance des projets.

Résumé

Il existe de nombreuses façons pour un projet d'intégrer les technologies de l'information dans ses fonctions de gestion et d'éducation. Les avantages sont nombreux, notamment en termes de temps et de coûts, d'efficacité, de capacité à atteindre les bénéficiaires à grande échelle et de capacité à prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Il est toutefois impératif de procéder à une évaluation préalable avant d'adopter une technologie de l'information dans votre organisation. L'accent doit être mis sur les objectifs de suivi-évaluation du projet. La technologie doit venir à l'appui de ces objectifs, et non l'inverse.

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Qu'est-ce qu'un plan de Suivi-Evaluation ?

Un plan de suivi et d'évaluation (S&E) est un document qui permet de suivre et d'évaluer les résultats des interventions tout au long de la vie d'un programme. Il s'agit d'un document vivant qui doit être consulté et mis à jour régulièrement. Bien que les détails du plan de S&E de chaque programme soient différents, ils doivent tous suivre la même structure de base et inclure les mêmes éléments clés.

Un plan de S&E comprendra certains documents qui ont pu être créés pendant le processus de planification du programme, et d'autres qui devront être créés à nouveau. Par exemple, des éléments tels que le modèle logique/cadre logique, la théorie du changement et les indicateurs de suivi peuvent avoir déjà été développés avec la contribution des parties prenantes clés et/ou du donateur du programme. Le plan de suivi-évaluation reprend ces documents et développe un plan supplémentaire pour leur mise en œuvre.

Pourquoi développer un plan de Suivi-Evaluation ?

Il est important de développer un plan de Suivi-Evaluation avant de commencer toute activité de suivi, afin de disposer d'un plan clair pour les questions relatives au programme auxquelles il faut répondre. Il aidera le personnel du programme à décider comment il va collecter les données pour suivre les indicateurs, comment les données de suivi seront analysées, et comment les résultats de la collecte de données seront diffusés à la fois au donateur et en interne parmi les membres du personnel pour améliorer le programme. N'oubliez pas que les données de S&E ne sont utiles que si quelqu'un les utilise ! Un plan de S&E permettra de s'assurer que les données sont utilisées efficacement pour rendre les programmes aussi efficaces que possible et pour pouvoir rendre compte des résultats à la fin du programme.

Qui doit élaborer un plan de Suivi-Evaluation ?

Un plan de suivi et d'évaluation doit être élaboré par l'équipe de recherche ou par le personnel ayant une expérience de la recherche, avec des contributions du personnel du programme impliqué dans la conception et la mise en œuvre du programme.

WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, a conçu le meilleur logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes, qui donne la possibilité de répartir les projets et programmes par zone géographique.

Quand un plan de suivi-évaluation doit-il être élaboré ?

Un plan de Suivi-Evaluation doit être élaboré au début du programme, lorsque les interventions sont conçues. Cela permettra de s'assurer qu'il y a un système en place pour suivre le programme et évaluer son succès.

Objectifs d'apprentissage

Après avoir terminé les étapes de développement d'un plan de S&E, l'équipe devra :    

1. Identifier les éléments et les étapes d'un plan de S&E

2. Expliquer comment créer un plan de Suivi-Evaluation pour un programme à venir.

3. Décrire comment plaider pour la création et l'utilisation de plans de Suivi-Evaluation pour un programme ou une organisation.

Estimation du temps nécessaire

Le développement d'un plan de S&E peut prendre jusqu'à une semaine, selon la taille de l'équipe disponible pour développer le plan, et si un modèle logique et une théorie du changement ont déjà été conçus.

Conditions préalables

Comment développer un modèle logique

Étape 1 : Identifier les buts et les objectifs du programme

La première étape de la création d'un plan de S&E consiste à identifier les buts et les objectifs du programme. Si le programme dispose déjà d'un modèle logique ou d'une théorie du changement, les objectifs du programme sont très probablement déjà définis. Cependant, si ce n'est pas le cas, le plan de S&E est un excellent point de départ. Identifier les buts et les objectifs du programme.

La définition des buts du programme commence par la réponse à trois questions :

1. Quel problème le programme tente-t-il de résoudre ?

2. Quelles mesures sont prises pour résoudre ce problème ?

3. Comment le personnel du programme saura-t-il que le programme a réussi à résoudre le problème ?

Les réponses à ces questions permettront d'identifier ce que le programme est censé faire, et comment le personnel saura s'il a fonctionné ou non. 

Il est également nécessaire de développer des résultats et des objectifs intermédiaires pour le programme afin de suivre les étapes réussies sur la voie de l'objectif global du programme. 

Étape 2 : Définir les indicateurs

Une fois les buts et objectifs du programme définis, il est temps de définir les indicateurs qui permettront de suivre les progrès accomplis dans la réalisation de ces buts. Les indicateurs du programme doivent être un mélange de ceux qui mesurent le processus, ou ce qui est fait dans le programme, et ceux qui mesurent les résultats. 

Les indicateurs de processus permettent de suivre les progrès du programme. Ils aident à répondre à la question "Les activités sont-elles mises en œuvre comme prévu ?". Voici quelques exemples d'indicateurs de processus :

• Le nombre de formations organisées avec les prestataires de santé
• Nombre d'activités de sensibilisation menées dans des lieux adaptés aux jeunes

Les indicateurs de résultats permettent de déterminer dans quelle mesure les activités du programme ont permis d'atteindre ses objectifs. Ils aident à répondre à la question "Les activités du programme ont-elles fait une différence ?"

Ce ne sont là que quelques exemples d'indicateurs qui peuvent être créés pour suivre le succès d'un programme. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède de multiples fonctionnalités tel que la génération de rapport d'activités sur les projets et programmes annuels et trimestriels.

Étape 3 : Définir les méthodes de collecte des données et la ligne de démarcation

Après avoir créé des indicateurs de suivi, il est temps de décider des méthodes de collecte des données et de la fréquence à laquelle les diverses données seront enregistrées pour suivre les indicateurs. Cela doit être une conversation entre le personnel du programme, les parties prenantes et les donateurs. Ces méthodes auront des implications importantes sur les méthodes de collecte de données qui seront utilisées et sur la manière dont les résultats seront rapportés.

La source des données de suivi dépend largement de ce que chaque indicateur tente de mesurer. Le programme aura probablement besoin de plusieurs sources de données pour répondre à toutes les questions de programmation.

Une fois que l'on a déterminé comment les données seront collectées, il est également nécessaire de décider de la fréquence de leur collecte. Cela dépendra des exigences des donateurs, des ressources disponibles et du calendrier de l'intervention. Certaines données seront collectées en permanence par le programme (comme le nombre de formations), mais elles seront enregistrées tous les six mois ou une fois par an, en fonction du plan de S&E. 

Étape 4 : Identifier les rôles et les responsabilités en matière de S&E

Il est important de décider dès les premières étapes de la planification qui est responsable de la collecte des données pour chaque indicateur. Il s'agira probablement d'un mélange de personnel de S&E, de personnel de recherche et de personnel du programme. Tout le monde devra travailler ensemble pour que les données soient collectées avec précision et en temps voulu.

Les rôles de gestion des données doivent être décidés avec la participation de tous les membres de l'équipe afin que chacun soit sur la même longueur d'onde et sache quels indicateurs lui sont attribués. Ainsi, au moment de la rédaction du rapport, il n'y aura pas de surprise.

Une façon simple d'intégrer cela dans le plan de S&E est d'ajouter au tableau des indicateurs des colonnes supplémentaires pour indiquer qui est responsable de chaque indicateur. 

Étape 5 : Créer un plan d'analyse et des modèles de rapports

Une fois que toutes les données ont été collectées, quelqu'un devra les compiler et les analyser afin de remplir un tableau de résultats pour un examen interne et un rapport externe. Il s'agira probablement d'un responsable interne du S&E ou d'un assistant de recherche pour le programme.

Le plan de S&E doit inclure une section avec des détails sur les données qui seront analysées et comment les résultats seront présentés. Le personnel de recherche doit-il effectuer des tests statistiques pour obtenir les réponses nécessaires ? Si c'est le cas, de quels tests s'agit-il et quelles données seront utilisées dans ces tests ? Quel logiciel sera utilisé pour analyser les données et créer des tableaux de présentation ? Excel ? Ce sont des considérations importantes.

Une autre bonne chose à inclure dans le plan est un tableau vierge pour le rapport des indicateurs. Ces tableaux doivent présenter les indicateurs, les données et la période de rapport. Ils peuvent également inclure des éléments tels que l'objectif de l'indicateur et la mesure dans laquelle le programme a progressé vers cet objectif. 

Étape 6 : Plan de diffusion et de rapport aux donateurs

Le dernier élément du plan de S&E décrit comment et à qui les données seront diffusées. Les données pour les données ne doivent pas être le but ultime des efforts de suivi et d'évaluation.  Les données doivent toujours être collectées dans un but précis.

Considérez les points suivants :

• Comment les données de S&E seront-elles utilisées pour informer le personnel et les parties prenantes sur le succès et les progrès du programme ?
• Comment seront-elles utilisées pour aider le personnel à faire des modifications et des corrections de trajectoire, si nécessaire ?
• Comment les données seront-elles utilisées pour faire avancer le domaine et rendre les pratiques du programme plus efficaces ?

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets te programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, est un système sécurisé, qui offre la fonctionnalité de traçabilité de toute action menée en précisant le nom de l'utilisateur, son profil, la date et l'heure de connexion et de déconnexion au système.

Le plan de S&E doit inclure des plans de diffusion interne au sein de l'équipe du programme, ainsi qu'une diffusion plus large parmi les parties prenantes et les donateurs. Par exemple, une équipe de programme peut vouloir examiner les données sur une base mensuelle pour prendre des décisions programmatiques et développer des plans de travail futurs, tandis que les réunions avec le donateur pour examiner les données et les progrès du programme peuvent avoir lieu trimestriellement ou annuellement. La diffusion de documents imprimés ou numériques peut avoir lieu à des intervalles plus fréquents. Ces options doivent être discutées avec les parties prenantes et votre équipe afin de déterminer les attentes raisonnables en matière d'examen des données et d'élaborer des plans de diffusion au début du programme. Si ces plans sont mis en place dès le début et deviennent une routine pour le projet, les réunions et autres types d'examen périodique ont de bien meilleures chances d'être productifs et attendus avec impatience par tous.

Conclusion

Après avoir suivi ces 6 étapes, les grandes lignes du plan de S&E devraient ressembler à ceci :

1. Introduction au programme :

• Buts et objectifs du programme
• Modèle logique/Cadre logique/Théorie du changement

2. Indicateurs :

• Tableau indiquant les sources de données, le calendrier de collecte et le membre du personnel responsable.

3. Rôles et responsabilités :

• Description du rôle de chaque membre du personnel dans la collecte, l'analyse et/ou le rapport des données de suivi-évaluation.

4. Rapports :

• Plan d'analyse
• Tableau des modèles de rapports

5. Plan de diffusion :

• Description de la manière et du moment où les données de S&E seront diffusées en interne et en externe.