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Les 5 principaux rôles des Ressources Humaines, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Un service des Ressources Humaines efficace peut aider à fournir une structure organisationnelle et la capacité de répondre aux besoins de l'entreprise en gérant l'atout le plus précieux de votre entreprise : vos employés. Plusieurs disciplines composent le service des RH, mais les praticiens des RH peuvent remplir plus d'une des six fonctions principales : gestion des talents, rémunération et avantages sociaux, formation et développement, conformité et sécurité au travail.

1. La gestion des talents

L'équipe chargée de la gestion des talents au sein du département RH couvre beaucoup de terrain. Ce qui était auparavant des domaines distincts du département a été regroupé sous un même toit. L'équipe de gestion des talents est responsable du recrutement, de l'embauche, du soutien et de la fidélisation des employés.

Les recruteurs sont les principaux acteurs du développement de la main-d'œuvre d'une entreprise. Ils sont chargés de publier les postes sur les tableaux d'affichage des offres d'emploi, de trouver des candidats par le biais de salons de l'emploi et de médias sociaux, de servir de contacts de première ligne pour la présélection des candidats, de mener les entretiens initiaux et d'assurer la coordination avec le responsable du recrutement chargé de la sélection finale. Le succès d'un recruteur est généralement déterminé par deux indicateurs clés : le nombre de postes qu'il pourvoit chaque année et le temps qu'il met à les pourvoir.

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Les relations ou le soutien aux employés sont le domaine de l'équipe de gestion des talents qui s'occupe de renforcer la relation employeur-employé. Les praticiens des RH qui jouent ce rôle étudient la satisfaction au travail, l'engagement des employés, la culture organisationnelle et la résolution des conflits sur le lieu de travail. Si l'entreprise dispose d'une main-d'œuvre syndiquée, cette équipe travaillera également sur les relations de travail, y compris la négociation de conventions collectives, la création de réponses managériales aux campagnes de syndicalisation et l'interprétation des questions relatives aux contrats syndicaux.

La gestion des talents comprend également des responsables RH qui se concentrent sur la planification et la gestion de la main-d'œuvre. Ce domaine comprend la planification de la relève et les efforts de fidélisation dans toute l'entreprise, de la direction à la base. Lorsqu'un employé démissionne, prend sa retraite, est licencié ou mis à pied, tombe malade ou meurt, l'équipe de planification des effectifs entre en action.

2. Rémunération et avantages sociaux

Dans les petites entreprises, les rôles de rémunération et d'avantages sociaux peuvent souvent être assumés par un seul professionnel des RH, mais les entreprises ayant un effectif plus important se partageront généralement les tâches. Les fonctions RH en matière de rémunération comprennent l'évaluation des pratiques salariales des concurrents et l'établissement de la structure de rémunération. Le service de la rémunération est également responsable de la création des descriptions de poste en collaboration avec les responsables de service, ainsi que de la planification de la relève.

En ce qui concerne les avantages sociaux, les praticiens des RH peuvent être chargés de négocier les tarifs de la couverture santé collective avec les compagnies d'assurance ou de coordonner avec l'administrateur du plan de l'entreprise. La paie fait également partie du domaine de la rémunération et des avantages sociaux des RH, mais de nombreuses entreprises choisissent de confier cette fonction à un comptable ou à un prestataire de services de paie. Celles qui ne le font pas placent généralement les spécialistes de la paie dans une équipe distincte qui travaille sur le processus tactique de production de la paie, l'équipe chargée de la rémunération se concentrant principalement sur la planification et la stratégie.

3. Formation et développement

Toute entreprise souhaite voir ses employés s'épanouir, ce qui implique de leur fournir tous les outils dont ils ont besoin pour réussir. Ces outils ne sont pas nécessairement physiques, comme des ordinateurs portables, des logiciels ou des outils pour un métier particulier ; ils peuvent inclure l'orientation des nouveaux employés, la formation au leadership, le développement personnel et professionnel et la formation à la gestion. La formation et le développement (parfois appelés apprentissage et développement) font partie intégrante de l'équipe RH. Selon le type de rôle joué par l'employé dans l'entreprise, l'équipe de formation peut être chargée d'élaborer des programmes d'enseignement qui ont un impact direct sur le succès de l'entreprise. Aujourd'hui, de nombreux collèges et universités proposent des diplômes en formation et développement ; un diplôme en conception pédagogique serait également utile dans ce rôle.

4. Conformité des RH

La conformité est une composante essentielle de tout département RH. Les lois sur l'emploi et le travail peuvent être très complexes, et il est essentiel de disposer d'une équipe chargée de surveiller ce paysage en constante évolution pour éviter aux entreprises d'avoir des problèmes avec les lois fédérales, nationales et locales. Lorsqu'une entreprise n'est pas en conformité, des candidats ou des employés peuvent déposer des plaintes pour pratiques discriminatoires en matière d'embauche et d'emploi ou pour conditions de travail dangereuses.

5. Sécurité sur le lieu de travail

Bien entendu, chaque entreprise souhaite offrir un lieu de travail sûr à ses employés, et la loi sur la santé et la sécurité au travail impose aux employeurs de fournir un environnement de travail sûr à leurs employés. L'un des principaux domaines d'intervention des RH est le développement et le soutien de la formation à la sécurité et la tenue des registres prévus par la loi fédérale en cas de blessures ou de décès sur le lieu de travail. En outre, ce service travaille souvent en étroite collaboration avec des spécialistes des avantages sociaux pour gérer les déclarations d'accidents du travail de l'entreprise.

Prêt à passer à l'étape suivante ?

Comme vous pouvez le constater, il peut y avoir beaucoup de recoupements entre les cinq principaux domaines du département RH et il peut être difficile de couvrir toutes ces parties mobiles. Mais le succès de votre entreprise dépend d'une couverture RH complète. S'il est trop difficile de faire cavalier seul, nous pouvons vous aider. Quels que soient vos défis en matière de RH et d'avantages sociaux, nous pouvons vous aider à les résoudre grâce à une technologie adaptée à votre entreprise.

Qu'est-ce que la Gestion des RH dans une organisation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels.

En pratique, les entreprises et les organisations dépendent de trois ressources clés : les ressources physiques, telles que les matériaux et les équipements ; les ressources financières, notamment les liquidités, le crédit et les dettes ; et les personnes. Il ne fait aucun doute que les personnes jouent un rôle essentiel dans une organisation ou une entreprise en tant que ressource.

Il est important d'avoir une stratégie rigoureuse, un produit ou un service commercialisable et des processus efficaces. Mais tout cela dépend de la capacité des personnes au sein de l'organisation à exécuter les stratégies, les plans et les processus pour assurer le succès de l'entreprise.

Chaque partie de l'entreprise se résume aux personnes. Et en gérant les personnes, les organisations peuvent être plus rentables, diriger plus efficacement, créer une fidélité à la marque et faire un meilleur travail.

La fonction des Ressources Humaines de chaque entreprise définit son succès en tant qu'organisation. La fonction RH d'une organisation joue un rôle majeur dans la croissance de ses résultats et le succès de sa stratégie commerciale. La nature même d'une entreprise réside dans son personnel, et la Gestion des Ressources Humaines (GRH) consiste à donner une direction aux personnes. La GRH fournit à une organisation les meilleurs services et systèmes pour stimuler à la fois le profit et la synergie des équipes.

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Qu'est-ce que la GRH ?

La Gestion des Ressources Humaines est une approche stratégique de l'emploi, du développement et du bien-être des personnes travaillant dans une organisation. La Gestion des Ressources Humaines implique toutes les décisions et actions de gestion qui affectent la relation entre l'organisation et ses employés, en d'autres termes, ses ressources humaines.

La GRH fait référence à la gestion de toutes les décisions relatives aux personnes au sein d'une organisation.

Elle s'attache à tirer le meilleur parti des Ressources Humaines dont dispose l'organisation et à améliorer les performances des employés pour atteindre les objectifs de l'organisation. La GRH assure l'application transparente et efficace des politiques et des processus dans l'entreprise. La GRH est là pour maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Dans la pratique, cependant, la GRH est un outil utilisé pour tenter d'optimiser l'utilisation des ressources humaines, pour favoriser le développement individuel et pour se conformer aux mandats gouvernementaux. Les grandes entreprises disposent généralement d'un département de GRH dont l'objectif principal est de rendre les objectifs de l'entreprise compatibles avec ceux des employés. Pour qu'une entreprise atteigne ses objectifs, elle doit avoir des employés qui l'aideront à les atteindre.

Une GRH qui fonctionne efficacement aide la main-d'œuvre d'une organisation à contribuer de manière efficiente et efficace à la réalisation globale des objectifs de l'organisation.

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Pour comprendre la GRH, il faut prendre en considération les fonctions de la GRH. Les fonctions de la GRH sont la gestion, l'exploitation et le conseil.

Les fonctions de gestion comprennent :

• La planification : La fonction de planification de la GRH assure la meilleure adéquation entre les employés et les emplois tout en évitant les pénuries ou les surplus de main-d'œuvre pour l'organisation. Le processus de GRH comporte quatre étapes clés : L'analyse de l'offre actuelle de Ressources Humaines, la prévision de la demande de Ressources Humaines, l'équilibre prévu entre la demande et l'offre de Ressources Humaines, et l'alignement des trois premières étapes sur les objectifs de l'organisation.
• Organiser : L'organisation est la fonction de la GRH qui consiste à développer une structure organisationnelle pour assurer la réalisation des objectifs de l'organisation. La société est souvent constituée d'un organigramme, qui fournit une représentation graphique de la chaîne de responsabilité au sein de la structure.
• Diriger : Il s'agit d'activer les employés à différents niveaux et de les faire contribuer au maximum à la réalisation des objectifs de l'organisation. Cette fonction de la GRH consiste à exploiter au maximum les potentialités d'un employé par le biais d'une motivation et d'un commandement constants.
• Le contrôle : Après la planification, l'organisation et la direction, les performances d'un employé doivent être évaluées, vérifiées et comparées aux objectifs de l'organisation. Si les performances s'écartent du plan, des mesures de contrôle doivent être prises.

La fonction opérationnelle comprend :

• Le recrutement et la sélection : Le recrutement et la sélection créent une réserve de candidats potentiels et sélectionnent les bons candidats dans cette réserve. 
• Analyse et conception des emplois : Cette fonction de GRH comprend la description de la nature du poste, y compris les qualifications, les compétences et l'expérience professionnelle requises pour un poste spécifique au sein d'une organisation. Cette fonction est essentielle pour aider à combiner les tâches, les fonctions et les responsabilités en une seule unité de travail afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.
• La gestion des performances : Contrôler et analyser les performances des employés est une autre fonction importante de la GRH. 
• Apprentissage et développement : Cette fonction de GRH permet aux employés d'acquérir de nouvelles compétences et connaissances pour accomplir leur travail efficacement. Le L&D prépare également les employés à assumer des responsabilités plus élevées. 
• Gestion de la rémunération : La GRH comprend également la détermination des salaires pour les différents types d'emploi et les compensations, incitations, primes et avantages liés à une fonction.
• Les politiques : La GRH fonctionne en rédigeant, révisant, publiant et mettant en œuvre les politiques de l'organisation, qui sont essentielles pour un traitement équitable de tous les employés.
• Bien-être des employés : Cette fonction s'occupe des nombreux services, avantages et équipements fournis à un employé pour son bien-être. 
• SGRH : Cette fonction implique l'enregistrement, la maintenance et la récupération des informations relatives aux employés, notamment l'historique de l'emploi, les heures de travail, l'historique des gains, etc.

La fonction de conseil comprend :

• Le conseil à la direction : L'une des fonctions essentielles de la GRH est de conseiller la direction générale dans la formulation des politiques et des procédures. La fonction consultative de la GRH conseille également la direction générale sur l'évaluation de la main-d'œuvre. Cette fonction implique également des conseils concernant le maintien de relations humaines de qualité et l'amélioration du moral des employés.
• Conseil aux chefs de service : Dans le cadre de cette fonction, la GRH conseille les responsables des différents départements sur les politiques liées à la conception et à la description des emplois, au recrutement, à la sélection et aux évaluations.

Quelle est l'importance de la GRH ?

Les raisons suivantes soulignent l'importance de la GRH.

Reconnaître et valoriser les individus : La GRH reconnaît la valeur de chaque employé au sein de l'organisation, ce qui suggère que l'organisation reconnaisse et valorise les contributions individuelles. 

Les gens apportent des idées : La GRH gère les personnes, et les personnes apportent de nouvelles compétences et de nouvelles idées à l'organisation et alimentent la croissance de l'entreprise.

Qualité de vie au travail : La qualité de vie au travail est une préoccupation légitime, et les employés ont droit à un environnement sûr, propre et agréable, ce qui est l'une des responsabilités de la GRH. 

La mise à niveau des compétences est un intérêt à long terme : La GRH reconnaît la nécessité d'un apprentissage continu ; les talents et les compétences doivent être continuellement affinés dans l'intérêt à long terme de l'organisation.

Faciliter l'adaptation continue des travailleurs : Les opportunités changent constamment. Les organisations ont besoin de méthodes pour faciliter l'adaptation continue des travailleurs et la GRH leur fournit ces méthodes.

Satisfaction des employés : Les gens ont le droit d'être satisfaits de leur travail, et les organisations ont la responsabilité, et une motivation de profit, d'essayer de faire correspondre leurs compétences à leur emploi. 

Au-delà de la formation technique : La GRH a une portée beaucoup plus large que la formation technique : les employés doivent savoir plus que les exigences d'une tâche spécifique afin d'apporter leur contribution maximale.

Avantages de la GRH

La GRH comble le fossé entre les employés et la direction d'une organisation. Le fonctionnement d'une organisation prospère nécessite une bonne GRH qui se consacre au progrès et à la croissance de l'organisation. Une GRH équilibrée est essentielle à la productivité et à la synergie de l'organisation.

Une GRH efficace permet aux organisations d'aborder les questions de Ressources Humaines de manière stratégique. La GRH permet d'attirer et de retenir des employés compétents, aide les dirigeants et les employés de l'organisation à s'adapter aux changements organisationnels et permet l'adoption de la technologie. La GRH joue un rôle essentiel dans la gestion des employés, en les aidant à travailler de manière efficace et créative pour permettre à leur organisation d'obtenir un avantage concurrentiel sur le marché.

On peut répondre à la question "Quelle est l'importance de la GRH ?" en considérant toutes les façons dont la GRH aide les organisations à relever leurs défis concurrentiels et à créer de la valeur. Ces facettes de la GRH comprennent la manière dont une organisation gère l'environnement des ressources humaines et acquiert, forme, évalue, développe et rémunère ses employés.

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L'importance de la GRH passe inaperçue dans l'organisation avec l'agitation routinière sur le lieu de travail, mais sans les contributions efficaces de la GRH, l'organisation pourrait ne pas être en mesure de réaliser son plein potentiel et d'élargir ses horizons.

Voici les avantages de la GRH :

• La gestion stratégique : La GRH améliore les résultats de l'entreprise en déclenchant un rendement positif, ce qui mène au succès de l'organisation. Les dirigeants ayant une expertise en GRH participent à la prise de décision de l'entreprise qui sous-tend les décisions relatives aux ressources humaines.
• Mission, vision, valeurs et objectifs : Lorsqu'elle est gérée de façon stratégique, la GRH contribue à la mission, à la vision, aux valeurs et aux objectifs de l'organisation. Cela permet ensuite aux employés de voir où se situe leur place dans l'organisation et contribue à façonner et à définir leur rôle.
• Créer une image de marque en interne : La création d'une image positive de l'organisation pour ses employés et ses parties prenantes internes est une responsabilité importante de la GRH. 
• Sensibiliser les employés : La GRH sensibilise les employés au milieu de travail en leur fournissant des informations complètes sur leur fonctionnement et leur gouvernance.
• Maintenir un environnement de travail favorable : La GRH s'occupe d'un environnement de travail favorable au sein de l'organisation, où les employés peuvent bénéficier à la fois de facteurs d'hygiène et de motivations. 
• La gestion des talents : C'est l'une des responsabilités importantes de la GRH. La GRH s'occupe du recrutement et de la sélection, de l'intégration, de la formation, du développement de la gestion, de la gestion des performances, de la planification de la succession, des parcours de carrière et d'autres aspects de la gestion des talents.
• La culture organisationnelle : La GRH a un impact sur la culture de l'organisation et a un rôle clé à jouer pour s'assurer que la culture d'une organisation continue d'être favorable et efficace. La culture d'une organisation ne se fige jamais, elle évolue en fonction des changements démographiques, des normes du lieu de travail, des forces du secteur et d'autres facteurs. La GRH façonne la culture de l'organisation, et la culture de l'organisation se reflète dans la GRH, elles sont donc intimement liées. 
• La gestion des conflits : Les conflits font partie de toute organisation saine et solide. Tout le monde ne ressent pas toujours la même chose, mais il est nécessaire de développer des relations de travail efficaces afin d'apporter des contributions et d'accroître la productivité. La GRH aide en connaissant la personnalité de chacun des employés et en assumant le rôle nécessaire de défenseur, de coach ou de médiateur.

Les rôles du Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet.   Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

De nombreux projets dans les pays du tiers monde ne sont pas menés à bien pour plusieurs raisons. Parmi celles-ci, le manque de compréhension de la nécessité du Suivi-Evaluation. Nous allons souligner l'importance du Suivi-Evaluation et la manière dont il peut être appliqué pour assurer la réussite des projets. Nous allons présenter également les contraintes communes qui entravent le Suivi-Evaluation et décrire les moyens de les surmonter. 

INTRODUCTION

De nombreux pays du tiers-monde ont de nombreux projets pour tenter d'améliorer leurs infrastructures et ainsi améliorer le niveau de vie de leurs citoyens. D'énormes sommes d'argent sont investies dans cette activité et il est important d'en avoir pour son argent. Le suivi-évaluation est un aspect qui contribue à garantir cette optimisation. Malheureusement, de nombreux propriétaires et gestionnaires de projets ne reconnaissent pas la nécessité et l'utilité du Suivi-Evaluation. Nous allons vous présenter les rôles du suivi-évaluation dans la mise en œuvre réussie des projets et la manière dont il peut être appliqué. 

DÉFINITIONS DU SUIVI ET DE L'ÉVALUATION DES PROJETS ET PROGRAMMES

Bien que le Suivi et l'Evaluation soient considérés comme liés, ils constituent des fonctions distinctes. Le suivi est considéré comme un processus qui fournit des informations et assure l'utilisation de ces informations par la direction pour évaluer les effets du projet - intentionnels ou non, et leur impact. Il vise à déterminer si les objectifs visés ont été atteints ou non. L'évaluation s'appuie sur les données et les informations générées par le système de suivi pour analyser les tendances des effets et de l'impact du projet. Dans certains cas, il convient de noter que les données de suivi peuvent révéler un écart important par rapport aux attentes du projet, ce qui peut justifier l'entreprise d'une évaluation pour examiner les hypothèses et les prémisses sur lesquelles la conception du projet est basée. 

CONCEPTS DE CONCEPTION DU PROJET 

Pour tenter de résoudre ce problème, il est nécessaire d'avoir une compréhension commune des concepts de conception du projet sur lesquels repose la compréhension du suivi et de l'évaluation du projet. Les projets sont une tentative, utilisant des intrants spécifiques, de créer une meilleure situation pour les bénéficiaires. Il convient également de souligner que les projets sont conçus sur la base d'un ensemble d'hypothèses et de suppositions liées entre elles et que, par conséquent, ils sont par nature des entreprises quelque peu "risquées" dans la mesure où leur approche particulière peut ne pas avoir été essayée auparavant. Passons au processus de conception du projet pour souligner les liens entre les différents niveaux de la conception du projet. Il faut procéder à un rapide "test" pour s'assurer que les concepts d'intrants, de résultats, d'effets et d'impact du projet sont partagés par tous. Sur la base de cette identification des quatre niveaux d'un projet, le suivi du projet peut être défini comme le processus de collecte d'informations permettant de comparer l'utilisation réelle des intrants et des extrants du projet avec l'utilisation prévue des intrants et des extrants. L'évaluation du projet peut être définie comme le processus de collecte d'informations visant à évaluer les effets et l'impact d'un projet.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de déceler les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets et de les visualiser par secteur d'activités en statistiques et représentation graphique.

RÔLE DU SUIVI 

Pour définir le terme "suivi", il faut connaître un certain nombre de concepts qui lui sont associés. Le suivi est un bon outil de gestion qui, s'il est utilisé correctement, devrait fournir un retour d'information continu sur la mise en œuvre du projet et aider à identifier les succès et les contraintes potentiels afin de faciliter la prise de décisions opportunes. Malheureusement, dans de nombreux projets, son rôle est à peine compris et a donc un impact négatif sur les projets. Le suivi ne concerne pas seulement la transformation des intrants en extrants, mais peut également prendre les formes suivantes : 

• Suivi physique et financier 
• Mesure de l'avancement des activités d'un projet ou d'un programme par rapport aux calendriers et aux indicateurs de réussite établis. 
• Suivi des processus 
• Identification des facteurs expliquant l'avancement des activités ou la réussite de la production des résultats. 
• Suivi de l'impact 
• Mesure des réponses et réactions initiales aux activités du projet et de leurs effets immédiats à court terme. 

Les projets sont suivis de manière à :

• évaluer la compréhension du projet par les parties prenantes ;
• minimiser le risque d'échec du projet ; 
• promouvoir une gestion systématique et professionnelle ; et 
• évaluer les progrès de la mise en œuvre.

Il faut reconnaître le rôle joué par les différents acteurs dans le suivi. Ces acteurs comprennent les financiers, les agences de mise en œuvre, les équipes de projet, les groupes intéressés tels que les églises, les environnementalistes, etc. Il faut également reconnaître que, pour être un outil de gestion efficace, le suivi doit être régulier mais doit tenir compte des risques inhérents au projet/programme et à sa mise en œuvre. Dans de nombreux pays en développement, on a tendance à retrouver les aspects suivants dans le suivi-évaluation des projets :

• Il y a une utilisation dominante de consultants externes dans le suivi-évaluation. 
• Il y a une utilisation dominante des procédures et des directives des donateurs dans le suivi. - La durabilité n'est souvent pas prise en compte. 
• Le suivi est parfois utilisé pour justifier des actions passées. 
• Les préoccupations des parties prenantes ne sont généralement pas prises en compte. 
• Les enseignements tirés ne sont pas intégrés. 

Si l'on examine ces éléments, il est clair qu'il est nécessaire de les revoir dans une optique de durabilité. Par exemple, une dépendance excessive à l'égard des consultants externes et des donateurs peut avoir un impact négatif sur la durabilité, un aspect important de tout projet.

Prise de décision dans le suivi et conception du système de suivi de projet 

L'objectif est de fournir un cadre conceptuel qui peut être utilisé dans la conception d'un système de suivi de projet. Pour commencer, il convient de réidentifier les objectifs d'un système de suivi de projet. Il convient de souligner que, alors qu'un système de suivi de projet est un processus de comparaison de l'utilisation réelle des intrants et des produits finis avec l'utilisation prévue des intrants et les produits finis prévus, le but d'un système de suivi de projet est de fournir des informations aux parties prenantes qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions pendant la mise en œuvre du projet. Ensuite, par le biais d'un brainstorming, les groupes peuvent identifier les parties prenantes possibles d'un projet. Parmi celles-ci, on peut citer les bénéficiaires, le personnel de gestion du projet, les fonctionnaires des ministères régionaux et nationaux, et les donateurs / financiers. Une fois cette étape franchie, il est important de mettre en place un plan clair sur la manière d'assurer le suivi tout en garantissant un maximum de bénéfices. 

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Quelles sont les caractéristiques d'un excellent système de suivi ? 

Chaque projet est unique. Il est donc suggéré qu'avant de commencer un projet, une discussion soit assurée pour essayer de les identifier. Parmi celles-ci, on pourrait citer : la simplicité, la fourniture rapide d'informations permettant de prendre des mesures correctives, le rapport coût-efficacité, la flexibilité, la précision, l'exhaustivité, la pertinence, l'accessibilité, l'apprentissage, la transparence et le partage des informations de haut en bas.

Outils de suivi 

L'une des plus grandes faiblesses de l'information de gestion est le manque de communication efficace et opportune de l'information aux utilisateurs. Certains membres du personnel chargé du suivi investissent souvent trop de temps et de ressources dans la collecte de données qu'ils échouent souvent à interpréter et à présenter sous une forme qui transmettra le sens des progrès accomplis. Des outils de suivi appropriés doivent être mis en place et utilisés en conséquence. L'importance de la communication dans la gestion de projet est tout aussi cruciale. Elle est "l'huile" qui lubrifie le mouvement du projet dans la réalisation des objectifs fixés. Voici quelques-uns des outils les plus utilisés pour le suivi des projets, ainsi que leurs limites : 

La communication verbale 

Il s'agit probablement du mode de communication le plus efficace. Parmi ses avantages, il y a la rapidité et la possibilité d'adapter sa présentation aux préoccupations et aux questions de l'auditoire. Cependant, ce type d'outil pour communiquer des informations de suivi peut conduire à des malentendus et parfois à un déni d'information. 

Réunions 

La nature même de la gestion d'un projet / programme rend inévitable la convocation de certaines réunions pour communiquer et partager les informations relatives au projet. D'autres programmes peuvent même nécessiter des comités permanents où des personnes extérieures peuvent être invitées à examiner les performances du programme. Il convient d'être attentif au fait que, s'il est important d'organiser des réunions, celles-ci doivent être utilisées comme des outils efficaces. Les réunions peuvent être utilisées pour partager et échanger des informations, clarifier, stimuler et rechercher les meilleures solutions concernant la performance du projet. 

Rapports 

L'importance des rapports de suivi ne doit pas être négligée. Il convient de noter que ceux-ci constituent une partie essentielle du suivi du projet / programme. Les activités entreprises, les intrants fournis, l'argent déboursé, etc. doivent être enregistrés et comptabilisés. Cependant, les rapports ne sont efficaces que s'ils sont soumis aux bonnes personnes au bon moment afin de faciliter la prise de décisions correctives.

Notes d'agenda 

Bien que la plupart des gens n'utilisent pas ce mode d'enregistrement des informations, il reste une option importante. Il est essentiel d'enregistrer les décisions clés, qui peuvent avoir été prises lors de réunions formelles ou informelles. Son format doit être simple, indiquer la date, l'heure, le lieu et le nom des personnes présentes lorsque la décision a été prise. Cependant, l'expérience de nombreux pays (en développement) indique que certains des problèmes en général seraient les suivants : 

• - La plupart des rapports prennent la poussière dans les bureaux sans être utilisés efficacement. 
• Parfois, les mauvaises informations sont collectées, ce qui peut ne pas être utile à la prise de décision. 
• Certains départements ou unités ne disposent pas de la logistique nécessaire, par exemple, du papier, des machines à écrire, etc,  pour rédiger des rapports. 
• Il n'y a généralement pas de retour d'information sur les rapports présentés aux autorités supérieures. Tous ces éléments doivent être pris en compte afin d'en tirer le maximum de bénéfices. 
• Fournir des informations pour la coordination des programmes de développement nationaux; 
• Fournir du matériel de référence pour la planification de projets ultérieurs ; et 
• Fournir des informations aux futurs évaluateurs. 

Limites potentielles du rapport de suivi de projet 

Certaines de ces limites sont les suivantes : 

• - Ils ont tendance à se concentrer sur un ensemble prédéterminé de données à titre d'information. 
• - L'attitude des personnes qui établissent le rapport peut les amener à cacher des problèmes. 
• - Ils peuvent mettre l'accent sur les problèmes plutôt que sur les opportunités. 
• - Ils peuvent ne pas être partagés avec ceux qui ont fourni les données. 
• - L'information peut être trop subjective. 

D'un autre côté, les bons rapports de suivi de projet présentent certains avantages : 

• - Ils fournissent le flux régulier d'informations nécessaire à la prise de décision. 
• - Ils fournissent un historique du projet qui peut servir de base aux leçons apprises et à l'évaluation du projet. 
• - Ils aident à encourager la discipline parmi les parties prenantes. 
• - Ils peuvent donner le sens des responsabilités au groupe cible. 
• - Ils peuvent être utilisés pour identifier les besoins de renforcement des compétences des personnes responsables de la collecte des données et de la préparation des rapports.

EVALUATION 

Définition de l'évaluation 

L'évaluation peut être définie comme un processus qui détermine de manière aussi systématique et objective que possible la pertinence, l'efficacité, l'efficience, la durabilité et l'impact des activités à la lumière de la performance d'un projet / programme, en se concentrant sur l'analyse des progrès accomplis vers la réalisation des objectifs fixés. Dans la plupart des cas, l'évaluation n'est pas mise en avant dans les projets, car ce qui est normalement considéré est le suivi. 

Objectif de l'évaluation 

L'évaluation a plusieurs objectifs, dont les suivants : 

• - Elle aide à déterminer le degré de réalisation des objectifs. 
• - Elle détermine et identifie les problèmes liés à la planification et à la mise en œuvre du programme. 
• - Elle génère des données qui permettent un apprentissage cumulatif qui, à son tour, contribue à des programmes mieux conçus, à une meilleure gestion et à une meilleure évaluation de leur impact. 
• - Elle aide à la reformulation des objectifs, des politiques et des stratégies dans les projets / programmes. Il convient également de noter que dans certains cas, l'évaluation a été utilisée pour résoudre des problèmes non liés aux programmes et affectant différents donateurs. Par exemple, deux organisations impliquées dans des programmes distincts mais similaires sur la gestion des terres peuvent entreprendre une évaluation de l'ensemble du programme pour déterminer dans quelle mesure elles peuvent coopérer. Par conséquent, l'évaluation peut être considérée comme un processus qui détermine la viabilité des programmes / projets et facilite les décisions sur l'engagement de ressources supplémentaires. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de répartir les projets par secteur d'activités.

Utilisation et limites des différents types d'évaluation 

Ceux-ci comprennent : 

• - L'évaluation intermédiaire: Elle a normalement lieu à un moment donné de la vie d'un programme, généralement à mi-parcours. 
• - L'évaluation finale: Elle évalue les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs prédéterminés à la fin du programme et fournit une base pour les décisions concernant les actions futures. Ses conclusions et recommandations sont souvent utilisées pour décider de l'arrêt ou non du projet ou de l'examen d'une nouvelle phase. 
• - Évaluation ex-post : Elle est menée après qu'un nombre suffisant d'années (selon le projet) se soit écoulé depuis l'achèvement du projet afin de mesurer l'impact. 

Il est généralement admis que, pour être objectives, les évaluations doivent être réalisées par des consultants externes. Toutefois, le sentiment général est que, parfois, les consultants externes sont surutilisés. Ils ont recommandé que les consultants externes travaillent dans un environnement propice pour faciliter le transfert de connaissances à leurs homologues. Les gouvernements devraient prendre l'initiative de promouvoir cet aspect. 

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS 

Le Suivi et l'Evaluation, lorsqu'ils sont effectués correctement, au bon moment et au bon endroit, sont deux des aspects les plus importants pour assurer le succès de nombreux projets. Malheureusement, ces deux aspects, bien que connus de nombreux développeurs de projets, ont tendance à ne pas être considérés comme prioritaires et, par conséquent, ils sont réalisés simplement pour répondre aux exigences de la plupart des agences de financement sans avoir l'intention de les utiliser comme mécanisme pour assurer le succès des projets. Il convient également de noter que chaque projet peut avoir des exigences uniques en la matière et que, dans de telles circonstances, les gestionnaires et les développeurs de projets devraient tenter de mettre au point des mécanismes de Suivi-Evaluation appropriés. Il est recommandé que de nombreux chefs de projet reçoivent une formation complémentaire sur les aspects du Suivi-Evaluation afin de les encourager à utiliser ces outils souvent et correctement.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).