WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Parmi les principaux avantages de la gestion de l'information, citons l'amélioration de la productivité et de l'efficacité, l'accès plus rapide à l'information, l'amélioration du soutien aux besoins de l'entreprise, l'amélioration de la conformité, l'amélioration de la gestion des risques et la prise de décisions éclairées.

Face à l'augmentation du volume d'informations, la plupart des organisations éprouvent des difficultés à gérer efficacement leurs informations. Cependant, avec l'aide des meilleures pratiques, des outils et des bonnes stratégies, les entreprises peuvent récolter les avantages de la gestion de l'information.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Les 13 principaux avantages de la gestion de l'information

Les avantages de la gestion de l'information sont la principale raison pour laquelle les entreprises investissent dans les technologies de l'information.

Nous avons identifié les 13 principaux avantages de la gestion de l'information :

1- Amélioration de la productivité et de l'efficacité

Le premier avantage de la gestion de l'information est qu'elle augmente votre productivité et votre efficacité. Votre capacité à gérer l'information augmentera considérablement votre charge de travail en vous rendant plus efficace avec votre temps.

2- Un accès plus rapide à l'information

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est qu'elle vous permet d'accéder plus facilement aux informations importantes. Si vous êtes un gestionnaire de l'information, votre travail sera beaucoup plus facile si vous avez une meilleure idée de la façon de tirer le meilleur parti de vos ressources en information et d'améliorer la qualité, l'exactitude et la rapidité de la gestion de l'information de votre entreprise.

3- Développer une politique d'information efficace

Le troisième avantage de la gestion de l'information est la possibilité de créer une politique d'information efficace. Sans une politique d'information bien définie, une entreprise ne peut pas prévoir les résultats de ses pratiques d'information ni les appliquer efficacement dans le monde réel.

La clé est de communiquer à tous les employés une image claire de la politique d'information et des directives de l'organisation.

4- Soutenir les besoins de l'entreprise

Une bonne gestion de l'information aidera les entreprises à suivre les changements et à améliorer leurs performances. Elles l'utilisent pour planifier, organiser et suivre l'information.

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est de fournir les informations nécessaires pour soutenir les processus commerciaux, la prise de décision et les opérations.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

5- Amélioration de la performance

Les organisations sont en mesure d'analyser rapidement l'information en ajustant les détails des tâches et des processus afin d'améliorer les résultats de l'entreprise. Cette analyse leur permet également de savoir comment leurs produits ou services correspondent aux exigences du marché ou aux besoins de l'entreprise.

6- Une sécurité robuste

Les entreprises doivent traiter, stocker et gérer les données de manière sûre et sécurisée. Diverses mesures de sécurité sont utilisées comme le cryptage, les systèmes de contrôle d'accès, les pare-feu et autres.

7- Conformité améliorée

La gestion de l'information aide les entreprises à suivre les données qu'elles génèrent ou fournissent à d'autres personnes ou organisations afin d'assurer le respect des réglementations légales ou des codes de conduite. En outre, les informations peuvent être utilisées pour identifier la source des données et les personnes à qui il faut s'adresser pour y avoir accès.

8- Amélioration de la gestion des risques

L'un des avantages les plus importants de la gestion de l'information est d'accroître la sécurité et de réduire les risques. La sécurité de l'information protège les données confidentielles contre les menaces physiques et électroniques, mais surtout, elle empêche les accès non autorisés au réseau de l'entreprise.

Les entreprises doivent suivre un ensemble de règles et de procédures qui garantissent la sûreté, la sécurité et la confidentialité de leurs processus commerciaux. La gestion de l'information est utilisée pour suivre ces règles par des organisations telles que les banques, les institutions financières ou les fournisseurs de services Internet.

9- Optimisation de la prestation de services

Les entreprises doivent fournir aux clients les services requis afin de répondre à leurs besoins et à leurs attentes. La gestion de l'information est l'un des éléments utilisés pour fournir ces services.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

10- L'intelligence économique

Les entreprises jouent un rôle essentiel dans la gestion de grandes quantités de données. La gestion de l'information aide les entreprises, lors de la collecte de données provenant de toutes les parties de l'organisation, en leur fournissant un moyen commun de stocker et d'accéder à ces données.

11- Continuité des activités

La gestion de l'information est utilisée lorsqu'une organisation possède une grande quantité d'informations dans son système. Bien que de nombreuses entreprises disposent de plans de reprise d'urgence, elles perdent quand même des informations qui peuvent être cruciales pour le succès de l'ensemble de l'opération.

12- Reprise après sinistre

Si un système ou un de ses composants venait à tomber en panne, il serait difficile de se remettre en ligne et de terminer la tâche spécifique qui a été interrompue. La gestion de l'information est utilisée pour s'assurer que ces informations peuvent être récupérées en cas de défaillance. Le système doit également être capable de continuer à fonctionner si le composant spécifique est tombé en panne.

13- L'analyse des données

Les organisations qui utilisent l'analyse des données peuvent rapidement identifier des tendances et des idées, qui peuvent ensuite être utilisées pour éclairer la prise de décision. Par exemple, si un certain type d'entreprise a tendance à la fraude ou au vol, il peut être plus efficace de se concentrer sur ces problèmes là où le volume de données est plus élevé que pour d'autres types d'entreprises.

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Qu'est-ce que la gestion des archives et pourquoi est-elle importante ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La gestion des archives est le processus de gestion, d'organisation et de conservation des documents historiques. Elle fait référence à la création, au stockage et à l'accès aux documents et autres matériels pour une utilisation et une conservation à long terme.

En raison de sa profondeur et de sa complexité, l'archivage nécessite un certain nombre d'étapes, qui consistent notamment à assurer la protection des données, à préserver les documents afin qu'ils soient disponibles pour une utilisation future, à leur permettre d'être facilement accessibles en de multiples endroits et à fournir des outils pour gérer la collecte et l'accès. Pour bien comprendre ce processus, il faut d'abord comprendre pourquoi nous archivons en premier lieu.

Les archives sont des collections d'informations et la gestion des documents est le processus qui consiste à garder ces informations en ordre. La principale différence entre les archives et la gestion des documents est que les archives sont collectées dans un certain but, tandis que la gestion des documents est utilisée pour garder la trace de toutes les informations.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

7 Meilleures pratiques en matière de gestion des archives

La gestion des archives est un défi de taille pour de nombreuses entreprises. Cette section aborde les meilleures pratiques en matière d'archivage et la manière de conserver efficacement vos archives.

Les meilleures pratiques en matière de gestion des archives sont les suivantes :

1- Adopter un système d'archivage bien structuré.

La première des meilleures pratiques de gestion des archives est de s'assurer que vous avez mis en place un bon système d'archivage, solide et bien structuré. Un bon système d'archivage aura une bonne base de données stockées dans celui-ci, et il devrait ressembler à un serveur de fichiers. Vous pouvez créer le vôtre à défaut d'en avoir un.

Assurez-vous d'avoir la bonne quantité de stockage pour ce système. Connaissez les limites de chaque disque et ce qui est nécessaire pour chaque application. Cela vous aidera à concevoir votre système correctement, la capacité des disques étant utilisée à bon escient.

2- Minimisez la quantité de données

La deuxième meilleure pratique de gestion des archives consiste à minimiser la quantité de données que vous stockez dans votre serveur ou à la réduire au maximum. Pour ce faire, vous devez éviter de stocker des copies contenant des informations en double et supprimer les données redondantes avant de le faire.

Une seule copie de la même information est souvent plus efficace que le stockage d'un certain nombre de copies et leur duplication. La raison en est que les copies multiples (comme celles d'un système de fichiers) doivent généralement être lues sur le disque, et si le temps de lecture est plus long, vous pouvez alors utiliser les techniques basées sur la mémoire discutées ci-dessous pour analyser tous les fichiers et supprimer leurs données en double.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Leader du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet aux entreprises d'automatiser leurs opérations de back-office telles que les achats, les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et d'autres fonctions à forte intensité de papier.

3- Disposer d'une solution de partage de fichiers

La troisième meilleure pratique de gestion des archives consiste à disposer d'une solution de partage de fichiers entre vos utilisateurs. Cette solution doit être utilisée lorsque vous avez trop d'utilisateurs qui accèdent à vos propres fichiers, car l'utilisation de la bande passante pour chaque utilisateur sera augmentée.

4- Créez un système de gouvernance

L'un des meilleurs conseils en matière de gestion des archives consiste à créer un système de gouvernance dans lequel les personnes de votre organisation ont accès aux ressources archivistiques, et sont averties si un élément important doit être archivé ou si certains éléments doivent être remplacés ou dissipés.

Les archivistes doivent savoir quand et pourquoi l'organisation actuelle a établi des archives de conservation, ou comment les règles d'archivage ont été modifiées pour répondre aux besoins spécifiques d'une institution. Il convient de noter que toutes les organisations n'ont pas de responsables nommés, qui doivent être dotés d'une autorité conformément aux documents de gouvernance de l'organisation.

5- Sécuriser les archives

Vous devez vous assurer que toutes les informations et les données que vous souhaitez archiver le sont de manière à ce qu'elles puissent être récupérées par le personnel autorisé de votre organisation et que vos données sont à la fois sûres et fiables. Vous devez toujours savoir combien de temps il faudra pour que les données archivées soient accessibles, avec les risques associés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

6- Vérification périodique des serveurs

Pour une gestion efficace de l'archivage, il est important de s'assurer que vous vérifiez régulièrement vos serveurs d'archives afin de garantir que les employés puissent continuer à travailler correctement sans aucune interruption des données. Il est également nécessaire de maintenir votre système à jour et de le faire fonctionner correctement, ainsi que d'être en mesure de le mettre à niveau si nécessaire.

7- Une connaissance approfondie de la conservation numérique

La meilleure façon d'apprendre les techniques d'archivage est de consulter des livres, de suivre des cours et de lire et partager les expériences d'autres personnes. Si vous ne savez pas ce que vous faites et ne le faites pas déjà, faites-vous une idée en étudiant comment les autres archivent leurs documents.

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8 avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de suivi-évaluation de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les avantages des logiciels de gestion de projet sont illimités. Il n'y a pas si longtemps, les logiciels de gestion de projet étaient symbolisés par trois choses : un crayon, une feuille de papier et une méthodologie.

Cependant, le temps passe et la technologie évolue. Aujourd'hui, les logiciels de gestion de projet sont utilisés pour la planification des projets, la gestion du temps, l'allocation des ressources et la gestion du changement. Les logiciels de gestion de projet font partie des outils les plus utiles qui peuvent aider les entreprises à devenir aussi compétitives que possible et à se démarquer du reste de l'industrie.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Fonctions essentielles de la gestion de projet

• Planification des projets - Pouvoir planifier facilement les projets en tenant compte des antécédents.
• Suivre l'évolution du projet en termes d'achèvement, de délais et de coûts - Prévenir les bonnes personnes lorsque les choses dérapent.
• Planification et gestion du temps - Être en mesure d'enregistrer facilement le temps consacré aux tâches et de tenir compte du calendrier de travail des personnes.
• Allocation des ressources - S'assurer que les personnes travaillent sur les bonnes choses au bon moment.
• Budgets des projets, y compris les coûts des personnes - Contrôler en temps réel non seulement le temps mais aussi le budget alloué.
• Communication et collaboration - Publier facilement des commentaires et des préoccupations, communiquer avec les parties prenantes externes, tout en conservant un historique complet de toutes les actions.
• Documentation et fichiers - Documentez facilement les exigences, les spécifications, directement ou via des fichiers.
• Facilité d'utilisation - Le logiciel doit être un outil d'aide et non un obstacle au travail réel.
• Pas besoin d'une méthode spécifique - Soutenez la méthode préférée de l'entreprise pour décomposer tout projet, établir des calendriers, répartir les personnes et gérer les budgets des projets.

Vous trouverez une multitude de logiciels de gestion de projet et d'outils de collaboration en ligne. Le plus souvent, ils présentent tous des avantages communs que les entreprises peuvent apprécier.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Les 8 atouts majeurs des systèmes de gestion de projet

L'objectif premier d'un logiciel de gestion de projet est d'aider les chefs de projet à franchir les différentes étapes du projet. À cet égard, les plateformes de type "full-suite" présentent de nombreux avantages. En réunissant la planification de projet, la gestion des ressources, la collaboration d'équipe, les finances et la facturation, le suivi du temps et les rapports, vous pouvez gérer les projets du devis à la facture. Voici une explication des avantages et une présentation de chaque avantage individuellement :

1. Planification de projet sans effort

Si les entreprises ont appris quelque chose après des années de gestion de projets, c'est que la plupart du temps consacré à la planification des projets est perdu. Cependant, cette situation n'est pas une fatalité. Les logiciels de gestion de projet ont progressé pour vous permettre d'obtenir des prédictions précises de l'intelligence artificielle sur le moment où les projets peuvent être achevés, en tenant compte de contraintes telles que le coût, la portée et le calendrier.

Le principal avantage des solutions de gestion de projet avancées est l'automatisation de la planification et de l'ordonnancement des projets. Ces plates-formes n'aident pas seulement les experts en projets à établir une base solide pour leurs projets, en fournissant des outils pour définir les étapes, les livrables clés et les rôles avant l'exécution. Elles permettent de tenir les plans à jour et de suivre les progrès réalisés par rapport à votre base de référence.

Il y a dix ans, nous ne pouvions que rêver de réduire les frais généraux de planification. Aujourd'hui, les logiciels de gestion de projet permettent de supprimer les estimations et d'allouer automatiquement les meilleures ressources disponibles. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'avoir les statistiques sur les finances allouées aux projets.

2. Une gestion équilibrée des ressources

Les chefs de projet chevronnés savent que pour mener à bien un projet, ils ont besoin d'une stratégie de gestion des ressources efficace pour maintenir leurs équipes en pleine forme sans les surcharger de travail et vice-versa. L'importance de la planification des ressources ne doit pas être sous-estimée, car elle encourage des normes de travail plus saines. Les outils de gestion des projets et des ressources offrent les meilleures fonctionnalités pour repérer les ressources manquantes et déterminer quand il convient d'augmenter le nombre de personnes dans l'équipe.

La gestion des ressources est cruciale dans les entreprises de services professionnels qui gèrent de multiples projets. Avec la gestion des ressources en temps réel, il est beaucoup plus facile de garder un œil sur la charge de travail de chacun :

3. Prévision des flux de projets 

Le plus souvent, le rôle d'un chef de projet implique la gestion de plusieurs projets. Il est évident qu'en prenant plus d'initiatives et en les menant en parallèle, les entreprises deviennent plus compétitives et plus rentables. Cependant, ce qui accompagne souvent la gestion de plusieurs projets, c'est le manque de visibilité sur l'avancement des projets et l'affectation des ressources. Les logiciels de gestion de projet fournissent à chacun une vue d'ensemble des projets terminés, en cours et planifiés, de sorte que toutes sortes de goulots d'étranglement peuvent être évités avant qu'ils ne conduisent à une catastrophe.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

4. Amélioration de la collaboration au sein de l'équipe

En plus des divers avantages liés à la gestion des ressources, les solutions de gestion de projet sont conçues dans le but d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe. Les gens désignent souvent des tâches individuelles qui font partie d'un projet plus important que l'ensemble de l'équipe tente de réaliser. Les logiciels de gestion de projet offrent aux employés une méthode pour collaborer sur les projets en discutant des tâches, des délais, des dépendances, des travaux en cours, etc.

En utilisant un logiciel de gestion de projet avec des tableaux ou des sprints, vous gardez tout le monde dans la boucle et vous vous assurez que l'équipe de projet sait sur quoi travailler et dispose de listes de tâches avec des priorités au premier plan. En utilisant un logiciel de gestion de projet avec des tableaux ou des sprints, vous tenez tout le monde au courant et vous vous assurez que l'équipe de projet sait sur quoi elle travaille et qu'elle dispose de listes de tâches avec les priorités au centre.

5. Gestion du budget du projet en temps réel

Les budgets sont l'un des éléments les plus importants pour le contrôle de vos projets. L'avenir de toute entreprise dépend de sa capacité à respecter le budget prévu. Les logiciels de gestion de projet permettent de contrôler le budget depuis l'énoncé initial des travaux jusqu'à la livraison finale.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de générer des alertes des risques les plus critiques et les plus prioritaires. 

6. De solides rapports actualisés à la minute près

Pour assurer le succès à long terme de toute entreprise, il est essentiel de suivre l'avancement des travaux. Les logiciels dédiés jouent un rôle important dans le suivi des étapes des projets et permettent de savoir si les choses seront terminées à temps ou non. Cela est possible grâce à l'enregistrement quotidien des temps qui alimente directement le mécanisme de rapport. Les solutions logicielles de gestion de projet peuvent alors vous aider à prendre les bonnes décisions, car vous disposez de tous les détails en un seul endroit désigné.

Le processus de décision est donc amélioré et beaucoup plus précis. Si vous voulez tout savoir, il est préférable de choisir une plateforme qui couvre les rapports au niveau du portefeuille, mais qui vous permet également d'établir des chroniques, de personnaliser et de partager des éléments d'information plus digestes.

7. Communication interne et externe efficace

Le logiciel de gestion de projet développe un entonnoir pour la communication concernant les tâches et les projets, tant en interne pour l'équipe qu'en externe pour vos clients et autres parties prenantes. Le partage de documents, que ce soit au sein de l'outil ou dans un système tiers intégré, par exemple, permet aux personnes de trouver des informations complètes qui favorisent la transparence et la communication.

Outre la communication interne, les entreprises doivent également être en mesure de parler et de collaborer avec les clients et les fournisseurs depuis un même endroit. Grâce à un logiciel de gestion de projet, elles peuvent offrir à leurs clients la possibilité de se connecter et de consulter uniquement les données du projet qui les concernent spécifiquement. Ainsi, les clients peuvent fournir un retour d'information direct, apporter des modifications et examiner l'avancement du projet au même endroit.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de marquer les réalisations faites sur un projet et d'identifier les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets ainsi que les risques à prévoir.

8. Amélioration de la satisfaction du client

Un autre avantage fréquemment cité des logiciels de gestion de projet est la satisfaction accrue des clients. Lorsqu'un projet est mené à bien rapidement et dans le respect du budget, le client repart avec le sourire - et un client satisfait est un client que vous reverrez. Un logiciel de gestion de projet intelligent offre les outils qui permettent à cette relation client/fournisseur de se poursuivre. En appliquant les stratégies fondamentales d'un logiciel de gestion de projet, vous resserrez votre champ d'action, atteignez vos objectifs et améliorez votre capacité de livraison et votre taux de réussite.

Mis bout à bout, tous ces avantages peuvent bouleverser massivement les opérations commerciales. Sans les avantages des logiciels de gestion de projet, les entreprises centrées sur les projets auront toujours du mal à respecter simultanément trois contraintes : le budget, la portée et la qualité.

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