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5 conseils pour une gestion électronique des documents efficace, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Comment une entreprise peut-elle choisir la meilleure solution de gestion des documents et créer un système qui réponde à ses besoins ? Lisez la suite pour découvrir cinq conseils pour une gestion efficace et efficiente des documents.

Le monde des affaires moderne déborde de fichiers texte, d'images, de graphiques et même de documents audio et vidéo, qui doivent tous être triés, stockés et classés pour une utilisation ultérieure. La gestion d'une entreprise exige la capacité d'organiser et de localiser les documents dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. C'est pourquoi un système de gestion de documents fiable et polyvalent est indispensable aux entreprises très actives. Mais que faut-il faire pour créer un système qui fonctionne vraiment pour votre entreprise ? Lisez la suite pour obtenir des conseils d'experts sur la gestion électronique des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

1. Choisissez un logiciel adapté à votre activité

Trop d'entreprises commettent l'erreur d'acheter d'abord un logiciel, puis d'essayer de faire entrer les besoins de leur entreprise dans les fonctionnalités existantes de l'application. Pour éviter de tomber dans ce piège, les responsables informatiques avisés prennent le temps d'examiner leurs besoins uniques en matière de gestion de documents.

Quels sont les types de documents que vous traitez le plus souvent ? Quels sont les principaux besoins de votre entreprise en termes de flexibilité et de sécurité ? Qu'est-ce qui est susceptible de changer à l'avenir, à mesure que votre entreprise se développe ? En faisant un "inventaire" mental des façons dont vous comptez utiliser le système avant de vous lancer dans l'achat d'un logiciel, vous pourriez vous épargner - et épargner à votre service technique - des années de frustration.

2. Rendez vos documents interrogeables

Que vous stockiez des documents électroniques ou que vous créiez une base de données numérique de vos dossiers papier, l'un des facteurs les plus importants d'un système de gestion de documents efficace est de fournir le plus d'informations possible pour permettre les fonctions de recherche. Marquez chaque document de votre système avec des informations complètes, notamment un nom de fichier, une description du contenu, des métadonnées et des mots-clés. Plus votre logiciel indexe d'informations, mieux c'est : vous trouverez plus facilement les documents dont vous avez besoin, ce qui vous fera gagner du temps et vous évitera des frustrations.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre la possibilité de faciliter les processus de gestion des documents pour l’utilisateur.

3. Choisissez des fonctions de sécurité qui protègent votre vie privée

La plupart des entreprises ont au moins quelques documents et fichiers clés qui doivent être protégés contre les lecteurs non autorisés. Qu'il s'agisse de protéger votre vie privée, les intérêts commerciaux de votre entreprise ou la sécurité de vos clients, il est important que votre logiciel offre les fonctionnalités et les garanties nécessaires.

Certains systèmes de gestion de documents exigent un mot de passe de chaque utilisateur, tandis que d'autres sécurisent des documents individuels ou des dossiers entiers à l'aide d'un verrouillage par mot de passe. Réfléchissez au niveau de sécurité dont vous avez besoin en fonction des circonstances de votre entreprise. Un seul mot de passe est-il suffisant ? Avez-vous besoin de crypter l'ensemble de votre base de données ? Certains logiciels peuvent même envoyer des alertes par courriel lorsque des documents marqués sont modifiés ou consultés.

4. Pensez aux flux de travail

L'un des principaux avantages d'un logiciel de gestion de documents est sa capacité à rationaliser et à contrôler les flux de travail de votre bureau. L'automatisation de la numérisation, de la conversion, de l'édition, de l'organisation, de la soumission, de la révision, de l'approbation et du partage des documents peut vous faire gagner beaucoup de temps, à vous et à vos employés, et augmenter la productivité et la rentabilité. Là encore, pour choisir un système adapté à vos procédures, il est important de prendre en compte la manière dont vous gérez les documents. Les systèmes qui permettent des flux de travail personnalisables vous offrent une marge de manœuvre pour les changements de procédure futurs.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'assurer un accès sécurisé aux informations et de protéger les documents contre les risques de sinistres.

5. Gérez les cycles de vie de vos documents

La plupart des entreprises s'appuient sur des règles de conformité qui régissent quand et comment les documents sont détruits, mais il peut être difficile de garder trace de la date exacte de création ou de modification d'un fichier lorsqu'il est sur papier - ou éparpillé dans des dizaines de systèmes électroniques désorganisés. Un bon système de gestion documentaire doit faciliter le suivi et l'identification des documents suffisamment anciens pour être archivés ou détruits.

Tenez compte de ces cinq facteurs et vous serez sur la bonne voie pour obtenir un système de gestion de documents qui résoudra les problèmes actuels et futurs et créera une nouvelle efficacité au sein de votre entreprise.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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WEBGRAM, entreprise informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobile, Pilotage des grands projets informatiques
Pilotage des grands projets informatiques, WEBGRAM, entreprise informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles

Piloter des projets de grande envergure dans le domaine du Web et de l’informatique est un véritable défi pour les entreprises. Pour réussir de tels projets il est nécessaire de mettre en place une bonne stratégie de pilotage. La solution est de vous faire encadrer par les experts de notre équipe. Notre mission sera :
  • analyser les besoins de l'entreprise
  • rédiger un cahier des charges
  • réaliser et mettre en place le projet
  • suivre le projet
  • conseiller le client au-delà des phases de développement
WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste dans le développement de logiciel en Afrique, vous accompagne dans la réalisation de vos projets à travers des conseils pertinents et un savoir-faire reconnu. Pour commencer il faut établir un comité de pilotage qui se chargera exclusivement de mener à bien le projet. Cela est autant plus important car si l’équipe en charge de réaliser un projet n’est pas assez qualifiée ou ne dispose pas des compétences requises dans le domaine, il risque d’y avoir des répercussions négatives sur l’aboutissement dudit projet. 
WEBGRAM est une agence qui a acquis de l'expérience dans le pilotage des grands projets informatiques. En effet, nous sommes présent dans le secteur depuis bientôt une décennie. Notre objectif reste de promouvoir les nouvelles technologies en Afrique et de faciliter la transition pour rendre les entreprises africaines beaucoup plus compétitives. WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), expert dans le développement de systèmes informatiques en Afrique, est parmi les références dans le secteur informatique que ce soit pour le développement d'applications, la conception de logiciels ou encore le pilotage des grands projets informatiques. Grâce à la compétence et à l'expérience de nos agents plusieurs entreprises à Dakar et à l'intérieur du pays nous font de plus en plus confiance.

 Qu’est ce que le comité de pilotage ?
 Il s’agit, dans le cas spécifique d’une entreprise de l’équipe (groupe) désignée et choisie pour assurer le bon déroulement de la mise en place d’un projet. Ce groupe est chargé de suivre l’évolution des différentes étapes de la procédure de réalisation. Ce comité s’occupe entre autres de :
  • Etablir les dates importantes du projet ;
  • Explorer les différentes propositions du chef de projet ;
  • Définir les enjeux majeurs ainsi que les démarches à suivre dans le but de réduire les frais, faire un bon suivi du projet et promouvoir le mécanisme de réalisation.
Quand il est question de projets de grande envergure dont les enjeux sont importants voire même complexes, il devient plus judicieux de mettre en place, en plus du comité de pilotage, un comité directeur. La mission du premier étant diligente celle du second est plutôt tactique. Ces deux entités sont vitales pour le pilotage de n’importe quel projet car elles soutiennent, corrigent et orientent les décisions du chef de projet. Mais pour ce qui est de valider certaines propositions importantes et prendre des décisions adéquates concernant questions délicates c’est le comité directeur qui entre en jeu dans ces cas là. Toujours est-il que les deux se complètent et ont besoin l’un de l’autre pour le bon déroulement d’un projet.
Comment pouvons – nous vous aider à mieux piloter vos projets ?
 Les entreprises comme WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), expert dans le Développement de systèmes d'informations en Afrique, mettent en place un comité de pilotage composé de professionnels aguerris qui travaillent en étroite collaboration avec le comité directeur de l’entreprise qui sollicite ses services pour le pilotage d’un projet. Il s’agit là de privilégier les besoins du client tout en l’orientant dans les démarches à suivre et dans la prise de décisions afin de garantir la réussite et le succès du projet par l’atteinte des objectifs fixés par le client.

 Piloter un projet et le mener à bien n’est pas toujours facile mais quand on choisit de se faire accompagner on peut bien s’en sortir. Alors n’hésitez surtout pas à faire recours à notre expertise nous serons ravi de mettre notre savoir-faire à votre service.
WEBGRAM est (Meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo)
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Afrique, Sénégal, Dakar, WEBGRAM, ingénierie logicielle, programmation, développement web, application, informatique : Le référencement naturel ou SEO
Le référencement naturel ou SEO, WEBGRAM, entreprise informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles


Qu’est-ce que le référencement web ?
Lorsque nous voulons créer un site internet ou un blog, le plus souvent nous entendons parler de <<référencement naturel>> ou <<SEO>>, expression qui fait souvent l’objet de confusions. Qu’est ce qui sous-tend ce terme du lexique informatique ? L’agence WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), (meilleure entreprise / société / agence) de en développement d'applications web et mobiles en Afrique, se propose ici de vous apporter quelques précisions. Le référencement naturel, SEO (Search Engine Optimization en anglais) ou l'optimisation du référencement naturel a pour finalité dernière de faciliter votre classement dans les résultats de recherche comme Google, Yahoo, Bing, etc, pour optimaliser le nombre de visiteurs sur votre site web.
Pour répondre à la concurrence, les entreprises sont appelées à avoir un bon référencement web. WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web en Afrique, aide les entreprises en leur offrant ses services pour un bon référencement web. Plusieurs entreprises bénéficient de notre expertise.

Le référencement naturel ou SEO, comment ça marche ?
Pour parvenir à un bon référencement, votre site internet doit respecter certains critères parmi lesquels :
  • L’Audit technique, qui est l’une des étapes essentielles du référencement SEO. La finalité de cet audit est de vous permettre une meilleure utilisation des outils du web. Il vous permet de vérifier si votre site respecte les règles de Google, et de voir s’il n’existe pas d’autres difficultés.
  • L’optimisation de l’ergonomie de votre site web.
  • Se garder de copier les contenus des autres plateformes web sur votre blog ; c’est-à-dire des moteurs de recherche comme Google pourraient révéler la supercherie, ce qui va diminuer votre crédit et amoindrir vos chances de visibilité sur le web.
  • Concevoir un contenu éditorial original, ce qui vous permettra de gagner la confiance de Google.
  • Élaborer une bonne stratégie dans l’emploi des termes clés pour atteindre vos cibles. En effet, il est important de mettre en place une méthode efficace dans l’utilisation de vos mots clés, cela  a l’avantage de faciliter la compréhension des visiteurs de votre site internet. Le choix des termes clés doit toujours prendre en considération le client ou le visiteur et non être fondé sur vos propres besoins. Ce qui est à retenir ici, c’est l’importance qu’il y a de privilégier les utilisateurs (visiteurs) car sans eux votre blog n’aura pas beaucoup de succès.
  • Réfléchir sur la manière d’augmenter votre pourcentage de visibilité sur les moteurs de recherche. Vous devez donner aux internautes l’envie de visiter et de passer plus de temps sur votre site. Cela passe par une ergonomie dynamique et simple. 
  • Améliorer sans cesse votre expérience sur les moteurs de recherche.
A quoi sert un référencement ?
WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de l'ingénierie logicielle en Afrique, vous montre ici l’intérêt d’un référencement.
L’importance d’avoir un bon référencement c’est qu’il vous permet de bien positionner votre site sur Google, mais aussi vous permet de gagner la confiance de ce dernier. Ce qui aura un avantage certain pour votre site internet.

Voici quelques pistes que WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement de logiciel en Afrique, vous propose pour bien référencer votre site :
  • Les réseaux sociaux,
  • La publicité,
  • Le bouche-à-oreille,
  • Le référencement SEO,
  • Le référencement payant.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo)



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Afrique, Sénégal, Dakar, WEBGRAM, ingénierie logicielle, programmation, développement web, application, informatique : Les systèmes d'information
Les systèmes d'information, WEBGRAM, entreprise informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles 

L’environnement des systèmes d’information est bien pris en compte par l’agence WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant de l'ingénierie logicielle en Afrique, le responsable et l’équipe d’audit peuvent procéder à des risques et établir un plan. Les facteurs organisationnels entrent en ligne lors de la planification du processus, tels que le secteur dans lequel travaille l’organisation, son chiffre d’affaires, le type et la complexité de ses processus ou encore la localisation géographique de ses opérations. Deux facteurs ont une incidence directe sur l’évaluation des risques et sur la définition de ce qu’il convient d’auditer au sein de l’environnement de système d’information : les composantes et le rôle de ce dernier.
L'informatique est devenue incontournable pour toute entreprise qui veut devenir compétitive. WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste en développement web et mobiles en Afrique s'est engagé à promouvoir le développement de l'informatique en Afrique. Au Sénégal, nous aidons nos clients en leur faisant bénéficier d'applications performantes ou de logiciels de système d'information qui la facilitent la gestion des ressources humaines et de la clientèle. Plusieurs entreprises basées à Dakar et dans les autres régions ont eu à bénéficier de nos services à la grande satisfaction de leurs clients.

L’objectif de l’Audit de système d’information ?
Le système d’information est d’une grande utilité au sein de l’entreprise, il sert d’aide à la décision, il permet en plus d’agir de manière optimale, de faire des prévisions qui vont orienter les stratégies élaborés. Il sert à contrôler et superviser les différentes activités de l’entreprise. WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Elite en développement web à Dakar, au Sénégal et en Afrique, utilise un système d’information efficace et fiable pour la création de la valeur et la réalisation d’un avantage comparatif. L’Audit de système d’information consiste à faire une intervention réalisée par une personne indépendante et extérieure au service audité, qui permet d’analyser une partie d’une organisation informatique, d’établir un constat des points forts et des points faibles et dégager ainsi les recommandations d’amélioration.

Audit de la fonction informatique :
Le but de l'audit de la fonction informatique est de répondre aux préoccupations de la direction informatique concernant l'organisation de la fonction informatique, son pilotage, son positionnement dans la structure, ses relations avec les utilisateurs, ses méthodes de travail…Pour effectuer un audit de la fonction informatique on se base sur les bonnes pratiques connues en matière d'organisation de la fonction informatique. Elles sont nombreuses et bien connues, parmi celles-ci on peut citer :
  • La clarté des structures et des responsabilités de l'équipe informatique ;
  • La définition des relations entre la direction générale, les directions fonctionnelles et opérationnelles et la fonction informatique ; 
  • L'existence de dispositifs de mesures de l'activité et notamment d'un tableau de bord de la fonction informatique ;
  • Le niveau des compétences et des qualifications du personnel de la fonction.
Les règles d’Audit de système d’information :
Quel que soit le type de l’audit (interne ou externe, contractuel ou légal, etc.), la finalité est toujours de porter un jugement sur le management du système d’information et l’exécution de ses objectifs. Ainsi, les règles de l’audit informatique doivent être établit comme une comparaison entre ce qui est observé et ce que cela devrait être, selon un système de références :
  • L’audit informatique doit porter non seulement au jugement, qui ne peut se limiter qu’à une approbation ou plus à une condamnation, qui serait totalement inutile en soi aux audités.
  • L’auditeur doit garantir, même implicitement par une simple acceptation d’une tâche, qu’il a, par lui-même ou grâce à une équipe sur laquelle il peut compter, les compétences nécessaires.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement d'applications web et mobiles en Afrique

met en place un système d’information très efficace pour accompagner les entreprises dans leur processus d’audit en utilisant des stratégies spécifiques sur le plan organisationnel.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo)
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