WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Les types de suivi et d'évaluation sont considérés par rapport aux objectifs du projet, mais aussi par rapport aux objectifs du processus de S&E lui-même. Nous commençons par considérer les différents types de suivi et d'évaluation en fonction de ce que le processus de suivi et d'évaluation espère réaliser.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Suivi et évaluation du processus

Si vous effectuez un S&E dans le but premier d'assurer l'efficacité de la mise en œuvre, vous vous concentrerez sur le S&E de processus. Le S&E de processus cherche à établir que les activités du programme sont menées conformément au plan du projet, à l'engagement de mener un certain nombre d'activités, selon certaines spécifications de qualité ou d'intensité. Tous les exercices de suivi et d'évaluation doivent contrôler les activités du programme pour refléter les indicateurs de base des activités et des résultats, même lorsqu'un projet ne cherche pas à évaluer son efficacité par rapport au seul plan de mise en œuvre. Le S&E de processus est le moyen de décrire précisément ce qui a été fait, quels bénéficiaires ont participé aux activités du programme, des informations importantes pour tout praticien du S&E visant à déterminer les actions ou les apports de base nécessaires pour catalyser le changement.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Le suivi et l'évaluation orientés vers les effets ou l'impact

Si, d'autre part, votre travail vise à déterminer si les résultats et les impacts ont été atteints, vous effectuerez un S&E plus orienté vers les résultats ou l'impact. Bien que l'évaluation de l'impact et l'évaluation des résultats soient définies différemment selon le contexte ou l'orientation des programmes, elles peuvent être regroupées en un mode de S&E qui va au-delà des activités et vise un changement à un niveau plus large. Ces types d'évaluation visent à déterminer si le changement prévu a été réalisé, dans quelle mesure et pourquoi. Alors que l'évaluation des résultats peut demander si les résultats escomptés ont été atteints, l'évaluation de l'impact examine dans quelle mesure ils ont été atteints en termes d'impacts durables, mesurables ou observables. Il est important de tenir compte de l'importance du suivi et des explications lorsque les résultats n'ont pas été atteints, ou des résultats non intentionnels qui ont pu se manifester et de leur incidence sur le projet.

Une évaluation sommative fait généralement référence à une évaluation externe menée à la clôture du projet, qui cherche à examiner plus rigoureusement si les objectifs en matière de processus, de résultats ou d'impact ont été atteints, mais n'inclut pas nécessairement les détails sur les raisons pour lesquelles ils ne l'ont pas été.

Ensuite, en examinant une autre manière d'explorer les types de suivi et d'évaluation, nous explorons le détail des sciences sociales et des méthodologies de recherche qui sous-tendent toutes les pratiques de S&E. Cela a beaucoup à voir avec les racines des sciences sociales qui sont enclines à prendre en compte la complexité qui accompagne les systèmes ouverts, les nombreux participants et les résultats inattendus.

Il est utile, pour décider du type de suivi et d'évaluation à appliquer, de considérer le degré de complexité de votre projet. Travaillez-vous dans un contexte où une grande partie des résultats attendus sont sous le contrôle direct des activités de votre programme ? Par exemple, un programme de vaccination, ou un programme impliquant une évaluation de la santé puis la fourniture d'un appareil ? Certains programmes sont relativement directs, mais montrer l'attribution de l'impact au travail que vous avez effectué est un peu plus complexe car il n'est pas entièrement dans votre sphère d'influence. Par exemple, si vous travaillez sur un programme d'alphabétisation avec un échantillon aléatoire d'enfants, et que vous pouvez tenir des registres de présence à vos activités, et évaluer le niveau d'alphabétisation, mais vous n'avez pas de groupe de contrôle, et les enfants que vous voyez peuvent ou non fréquenter l'école normale et/ou d'autres programmes d'alphabétisation en cours dans la région. Vous travaillez peut-être sur un projet dont l'objectif ultime est d'évaluer le bien-être ou la santé mentale de vos bénéficiaires, ou sur un programme de prévention, tel que la réduction de la violence basée sur le genre, où la mesure de votre impact peut prendre du temps et n'est possible qu'au niveau de la communauté.

Ces exemples diffèrent tous par leur complexité et vous devez en tenir compte lorsque vous déterminez ce qui est mesurable de manière réaliste. Il n'y a pas de spectre clair où une méthode spécifique de S&E peut être appliquée à un type de projet spécifique, et parfois il est préférable de combiner les méthodes ; peut-être avoir un système de S&E global basé sur des études de cas, ponctué d'évaluations hautement quantitatives pour certains aspects du programme. 

Cette section explore certains des principaux types de suivi et d'évaluation qui pourraient vous mettre sur la bonne voie pour déterminer et concevoir la solution de S&E idéale pour votre projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Évaluation du développement

L'évaluation évolutive est utile pour adopter pleinement un système de S&E itératif, qui reflète de manière critique l'évolution de l'organisation ou du programme au fil du temps. Ce type d'évaluation est particulièrement utile pour les projets très complexes, où l'organisation elle-même est dirigée par des membres de la communauté bénéficiaire et où elle vise à créer un changement plus large. Cela fonctionne également bien lorsque le programme est nouveau dans sa conception, et qu'il est donc encore en pleine phase d'apprentissage et de découverte. La recherche basée sur la conception peut être un complément utile à l'évaluation du développement, afin de garder en place certaines questions de recherche clés, à mesure que l'organisation et son travail évoluent et se développent au fil du temps.

Évaluation réaliste

Il s'agit d'un terme plus large pour désigner un ensemble d'approches d'évaluation des systèmes complexes. Certains considèrent que l'évaluation évolutive décrite ci-dessus fait partie de ce vaste groupe de méthodes. L'essentiel est que l'évaluation réaliste est fondée sur la théorie et, selon ses fondateurs, vise à définir ce qui peut fonctionner pour différents groupes et pourquoi cela peut fonctionner dans certains contextes et pas d'autres. Elle ne cherche pas uniquement à mesurer si quelque chose fonctionne ou non. Cela étant, le raisonnement et la décision sont davantage pris en compte dans la mise en œuvre et la réussite du programme, ce qui est logique, surtout dans les programmes qui cherchent à créer et à comprendre un changement de comportement chez les groupes bénéficiaires. Si, par exemple, les participants au programme développent une motivation intrinsèque pour poursuivre les actions, les comportements ou les compétences transmises par le programme, ou si votre principale source d'information consiste à étudier les changements de mentalité, cette approche globale est peut-être la meilleure pour vous. N'oubliez pas que l'utilisation d'une approche d'évaluation réaliste globale peut être combinée avec des approches de résultats pour obtenir une histoire d'impact vraiment convaincante.

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Essais contrôlés randomisés

Un essai contrôlé randomisé est considéré par certains comme la méthode de S&E la plus proche de la "science". Cette méthode compare un échantillon sélectionné au hasard à un groupe de traitement afin d'essayer de déterminer l'impact du projet. Cette méthode est hautement quantitative et repose sur un certain niveau d'évaluation objective pour fonctionner. Si votre programme fonctionne dans le cadre d'un ensemble de paramètres relativement définis, si vous avez accès à un groupe de contrôle approprié et si vous disposez de méthodes d'évaluation standardisées solides (idéalement notées quantitativement ou avec un critère de réussite/échec), cette approche pourrait être la meilleure pour vous.

Retour social sur investissement

La méthodologie du retour sur investissement social est une approche hautement participative qui cherche à évaluer une série d'avantages économiques et sociaux en termes financiers à comparer aux coûts du projet. La méthode vise à définir la valeur financière du gain pour chaque dollar dépensé. Il s'agit d'une méthode très utile pour ceux qui cherchent à trouver une articulation simple, un ratio, pour justifier un investissement social, mais il faut être prudent car trouver des approximations financières pour un changement vraiment intangible peut être aussi difficile que d'identifier des indicateurs à mesurer. Heureusement, il existe une base croissante de ressources à cet égard, telles que l'indice du bonheur global et les comptes financiers du bien-être.

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Suivi et évaluation axés sur les résultats

Il peut s'agir de méthodes inductives ou déductives. Les méthodes inductives seront utilisées pour développer une théorie, par exemple pendant que vous recherchez votre théorie du changement sur la base de la recherche empirique existante. Ensuite, vous pouvez mettre en œuvre votre projet et utiliser des méthodes déductives, une fois que vous avez évalué vos indicateurs clés pour savoir si vous avez atteint les résultats, et parallèlement, si la causalité, la voie du changement s'alignent sur votre théorie du changement. L'utilisation de cette combinaison est souvent appelée "cartographie des résultats", qui vise à évaluer le succès par rapport à un plan théorique.

D'autre part, vous pouvez utiliser une approche plus abductive, dans laquelle vous mettez en œuvre le programme, puis évaluez le changement, et utilisez vos preuves (informations recueillies par rapport à vos indicateurs) pour trouver l'explication la plus simple possible du comment et du pourquoi du changement, et si le programme a "fonctionné".

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Comment tout cela a-t-il commencé ? À la fin des années 1980, Microsoft lançait un projet ambitieux et s'était heurté à un problème : il y avait beaucoup trop d'acteurs impliqués. Il y avait des équipes de marketing, d'ingénierie et de gestion, et personne ne savait comment les coordonner.

Microsoft a donc proposé ce qui était alors une solution ingénieuse. Ils ont choisi un responsable à qui ils ont donné une grande autorité pour organiser et coordonner leur nouveau projet. Une fois que Microsoft a nommé un leader dévoué, tout s'est déroulé sans heurts et les équipes étaient beaucoup plus heureuses de leur dynamique de travail. Le résultat final de cette nouvelle stratégie était Excel.

Finalement, Microsoft a fait de ce nouveau rôle un élément de base pour tous ses projets. C'est ainsi qu'est né le chef de projet.

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8 rôles clés et responsabilités professionnelles des chefs de projet

À la fin de cet article, vous trouverez un aide-mémoire contenant un aperçu des principales responsabilités d'un chef de projet ! Mais d'abord...

Qui sont les chefs de projet et à quoi ressemblent-ils ?

Les bons chefs de projet sont des personnes dotées d'un excellent esprit d'entreprise. Cela leur permet de penser à un projet au-delà des compétences de base nécessaires pour le gérer, et c'est le travail du chef de projet de diriger les équipes et les membres de l'équipe jusqu'à la ligne d'arrivée. Au bout du compte, le succès ou l'échec du projet repose uniquement sur les épaules du chef de projet, et c'est lui qui est responsable du résultat final.

Les gestionnaires de projet assurent une transmission transparente des informations et des connaissances. Ils ont besoin à la fois d'un savoir-faire technique et d'une connaissance de première main des tâches qu'ils confient aux autres pour faire avancer le projet.

"Les gestionnaires de projet jouent le rôle principal dans la planification, l'exécution, le suivi, le contrôle et la clôture des projets. On attend d'eux qu'ils livrent un projet dans les délais, dans le respect du budget et de manière brève, tout en veillant à ce que tout le monde soit informé et satisfait."

Mais le savoir-faire technique ne permet pas seulement aux chefs de projet de communiquer efficacement des idées à toutes les personnes concernées. Les bons chefs de projet utilisent leurs connaissances techniques pour gagner le respect des membres de l'équipe. Étant donné que les chefs de projet influencent plus de décisions que quiconque dans l'entreprise, leur tâche principale consiste à utiliser leurs connaissances pour non seulement gagner le respect des employés, mais aussi pour le conserver tout au long du projet et à l'avenir.

Que font les chefs de projet ? 8 rôles et responsabilités clés

1. Planification des activités et des ressources

La planification est essentielle pour respecter les délais du projet, et de nombreux projets échouent en raison d'une mauvaise planification. Avant tout, les bons chefs de projet définissent la portée du projet et déterminent les ressources disponibles. Les bons chefs de projet savent comment établir des estimations de temps réalistes et évaluer les capacités de l'équipe ou des équipes.

Ils créent ensuite un plan clair et concis pour à la fois exécuter le projet et suivre son évolution. Les projets étant naturellement imprévisibles, les bons gestionnaires de projet savent comment procéder aux ajustements nécessaires en cours de route avant que le projet n'atteigne sa phase finale.

2. Organiser et motiver une équipe de projet

Les bons chefs de projet n'encombrent pas leurs équipes de feuilles de calcul élaborées, de longues listes de contrôle et de tableaux blancs. Au contraire, ils mettent leurs équipes au premier plan. Ils élaborent des plans clairs et directs qui incitent leurs équipes à atteindre leur plein potentiel. Ils réduisent la bureaucratie et dirigent leurs équipes sur un chemin clair vers l'objectif final.

"Il n'y a pas d'autre moyen que de montrer l'exemple. Si vous faites votre part correctement, que vous soutenez toujours votre équipe et que vous avez une approche juste et saine avec elle, la motivation ne devrait jamais être un problème."

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de déceler les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets et de les visualiser par secteur d'activités en statistiques et représentation graphique.

3. Maîtriser la gestion du temps

Les clients jugent généralement le succès ou l'échec d'un projet selon qu'il a été livré dans les délais. Par conséquent, le respect des délais n'est pas négociable. Les bons chefs de projet savent comment fixer des échéances réalistes et comment les communiquer de manière cohérente à leurs équipes.

Ils savent comment faire efficacement ce qui suit :

• Définir l'activité
• Séquence de l'activité
• Estimer la durée de l'activité
• élaborer un calendrier
• Maintenir un calendrier

4. Estimer les coûts et définir le budget

Les bons gestionnaires de projet savent comment maintenir un projet dans les limites du budget fixé. Même si un projet répond aux attentes du client et est livré dans les délais, il sera toujours un échec s'il dépasse largement le budget. Les bons gestionnaires de projet revoient fréquemment le budget et planifient à l'avance afin d'éviter les dépassements de budget massifs.

5. Garantir la satisfaction du client

En fin de compte, un projet n'est un succès que si le client est satisfait. L'une des principales responsabilités de tout chef de projet est de minimiser l'incertitude, d'éviter toute surprise indésirable et d'impliquer ses clients dans le projet autant qu'il est raisonnablement possible de le faire. Les bons chefs de projet savent comment maintenir une communication efficace et tenir les clients de l'entreprise au courant.

6. Analyser et gérer les risques du projet

Plus le projet est important, plus il est probable qu'il y ait des obstacles et des écueils qui ne faisaient pas partie du plan initial. Les contretemps sont inévitables, mais les bons gestionnaires de projet savent identifier et évaluer méticuleusement et presque intuitivement les risques potentiels avant le début du projet. Ils savent ensuite comment éviter les risques ou du moins minimiser leur impact.

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7. Suivi des progrès

Au cours des phases initiales, les gestionnaires de projet et leurs équipes ont une vision claire et de grands espoirs de produire le résultat souhaité. Cependant, le chemin vers la ligne d'arrivée n'est jamais sans heurts en cours de route. Lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, le chef de projet doit surveiller et analyser les dépenses et les performances de l'équipe et toujours prendre des mesures correctives efficaces.

8. Gérer les rapports et la documentation nécessaire

Enfin, les chefs de projet expérimentés savent combien les rapports finaux et la documentation appropriée sont essentiels. Les bons chefs de projet peuvent présenter des rapports complets prouvant que toutes les exigences du projet ont été satisfaites, ainsi que l'historique des projets, y compris les actions réalisées, les personnes impliquées et ce qui pourrait être fait différemment dans le futur.

Faites défiler la page jusqu'à la fin de cet article pour trouver notre aide-mémoire où tous ces rôles et responsabilités sont résumés !

Avez-vous besoin d'un chef de projet ?

Quelle que soit l'ampleur ou l'exigence des projets, vous avez besoin d'une personne qui maintiendra l'efficacité et la productivité de manière fiable et constante. Des études ont montré non seulement que 89 % des organisations très performantes comptent un chef de projet, mais aussi que cette profession est constamment l'une des plus demandées. La gestion de projet est indispensable à la réussite des entreprises, et les propriétaires d'entreprises ont besoin de dirigeants dotés de la bonne vision, des bonnes compétences et du bon savoir-faire pour relever les plus grands défis et veiller à ce que les projets soient menés à bien et dans les délais prévus.

Les chefs de projet font partie intégrante de presque tous les types d'organisation - des petites agences où un seul chef de projet guide une poignée de projets aux multinationales de l'informatique qui emploient des chefs de projet hautement spécialisés chargés de projets ambitieux. Si l'une de ces situations décrit votre entreprise ou tout autre type d'entreprise, alors la réponse est définitivement oui.

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KPIs pour le succès : Un aperçu des indicateurs de performance des chefs de projet, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

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Comment mesurer les performances du chef de projet ?

Il est notoirement difficile d'évaluer les performances des chefs de projet car une grande partie de leur travail est très qualitative et difficile à mesurer. Les gens ont tendance à remarquer un manque de gestion de projet : les canaux de communication sont faibles, les gens ne savent pas sur quoi les autres travaillent, des problèmes inattendus créent des retards, etc. Cependant, lorsqu'un chef de projet est présent et que tout se passe bien, nombre de ses collègues ne sont pas en mesure de déterminer clairement ce qu'il fait exactement.

Une autre difficulté de l'évaluation des performances est que la profession de gestionnaire de projet est en pleine évolution. Avec l'avènement de l'informatique, d'autres rôles tels que ceux de propriétaire de produit et de maître de mêlée ont repris certaines responsabilités qui étaient traditionnellement assumées par les gestionnaires de projet.

En outre, dans de nombreuses entreprises et équipes, les rôles de gestionnaire de projet et de gestionnaire de produit sont imbriqués. Parfois, un seul d'entre eux endosse les deux responsabilités. Il est utile de considérer le chef de projet comme le directeur des opérations d'un produit, qui est responsable de la manière et du moment où les choses sont construites, tandis que le chef de produit est le PDG et est responsable de ce qui est construit et pourquoi. Le chef de projet est responsable du processus, tandis que le chef de produit est responsable du contenu. En ce sens, le chef de projet doit être évalué pour son efficacité à livrer un projet.

Dans ce contexte, il existe six indicateurs clés de performance (ICP) qui constituent la base de l'évaluation de la performance d'un chef de projet :

La livraison dans les délais :

• Projets à durée déterminée
• Projets flexibles

Respect du budget

Amélioration des processus

Relations et communication

Gestion des risques

Orientation client

La compréhension de ces indicateurs clés de performance sera essentielle pour évaluer le succès des chefs de projet que vous intégrerez à votre entreprise ou à votre équipe, ainsi que pour fournir une base d'évaluation.

• Respect des délais

Le chef de projet est responsable de la gestion du plan global du projet. Il doit notamment coordonner la préparation en temps voulu de tous les éléments livrables et veiller à ce que le budget soit adapté au plan.

Les chefs de projet d'une équipe de développement vont gérer les communications des équipes afin de soutenir les objectifs de mise sur le marché d'un produit dans les délais. Bien qu'il soit entendu que la méthode est conçue pour être flexible afin de créer la bonne solution pour les clients, à moins que les compromis ne soient correctement gérés, cela peut conduire à une dérive de la portée, puis à des retards.

Les retards peuvent également provenir de nombreux points du cycle de publication du produit, et pas seulement des organisations d'ingénierie et de test. Il peut s'agir d'une décision exécutive de retarder pour des raisons tactiques ou stratégiques. Il se peut que les services juridiques ou le bureau des affaires ne soient pas prêts à traiter les offres et les commandes. Il se peut aussi que le marketing veuille coordonner le lancement avec un événement.

Un bon chef de projet examinera constamment le plan par rapport à l'avancement réel afin de détecter toute incohérence.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet, grâce à ses indicateurs de performance, d'expliquer les caractéristiques intangibles, les propriétés, les concepts abstraits et les processus qualitatifs d'un projet.

LIVRAISON À TEMPS DANS LES PROJETS À DURÉE DÉTERMINÉE

Pour les projets à durée et à portée fixes, l'évaluation du chef de projet est relativement explicite. Le chef de projet a-t-il réussi à livrer le projet dans les délais initialement convenus ? La mesure la plus simple serait un oui ou un non binaire. Une façon plus nuancée de mesurer la livraison dans les délais serait une approche à plusieurs niveaux :

Dépasse les attentes : Achevé plus rapidement que prévu

Bon : Terminé à temps

Acceptable : Retard insignifiant

Mauvais : retard important

Ces niveaux sont particulièrement utiles pour évaluer les performances de plusieurs projets. Ils peuvent être modifiés en fonction de la réalité de l'entreprise. Par exemple, si les projets sont liés par un accord contractuel avec le client et que les retards de livraison entraînent des pénalités financières, les évaluations des retards doivent être plus sévères. Les mêmes niveaux peuvent être utilisés non seulement pour l'ensemble du projet, mais aussi pour des périodes plus courtes, comme les jalons.

LIVRAISON À TEMPS DANS LES PROJETS AGRÉÉS

Les projets peuvent également être à temps fixe, auquel cas les mesures de la section précédente sont toujours valables. Cependant, de nombreuses entreprises fonctionnent aujourd'hui sans calendrier fixe, donnant la priorité à la livraison d'une valeur réelle pour le client plutôt qu'à un calendrier de développement strict. Le chef de projet doit être évalué pour fixer les attentes en matière de diffusion et gérer les lignes de communication avec toutes les parties prenantes afin de réduire le mécontentement et de protéger la marque auprès du client.

Les retards des tiers peuvent souvent affecter l'efficacité de l'équipe de projet. Ces retards proviennent généralement des dépendances de l'équipe. Voici quelques exemples de ces retards

• Attendre l'approbation des parties prenantes
• Attendre que les opérations du développeur préparent l'environnement requis
• Attendre que le marketing fournisse une copie pour une page web publique
• Attendre que les équipes de fonctionnalités co-dépendantes terminent leur partie de la portée globale.

Une approche d'évaluation à plusieurs niveaux est également nécessaire pour les projets à calendrier flexible :

Dépasse les attentes : Les retards dus à des tiers étaient pratiquement inexistants.

Bon : La plupart des dépendances de tiers ont été gérées, les retards ont été minimes.

Acceptable : Les retards des tiers ont parfois affecté les résultats de l'équipe.

Mauvais : les retards des tiers ont constamment et lourdement affecté les résultats de l'équipe.

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Respect du budget

Les chefs de projet peuvent avoir des responsabilités en matière de gestion budgétaire, en identifiant les dépassements au fur et à mesure qu'ils se produisent pour éviter les surprises. Pour la gestion du budget, il y a trois domaines clés qui doivent être surveillés attentivement :

• Les ressources (effectifs et budget en dollars associé).
• Ressources pour les opérations de développement
• Ressources d'exploitation du réseau

Lorsque les marges sont un objectif essentiel de l'entreprise, la gestion des coûts opérationnels des produits (hors ventes et marketing) constitue un indicateur clé de performance essentiel pour les chefs de projet. En cas de difficultés budgétaires, un bon chef de projet recherchera des possibilités supplémentaires de réduire les coûts dans d'autres domaines. S'il n'y a aucune possibilité de récupération, il doit alors gérer l'escalade de la situation et, en collaboration avec le chef de produit, demander l'approbation d'un budget supplémentaire.

Tout comme le critère de respect des délais, la gestion du budget peut également être une évaluation binaire : le chef de projet a-t-il réalisé le projet dans les limites du budget ? Il est possible d'apporter plus de nuances en évaluant l'importance des économies ou des dépassements et les efforts de planification budgétaire :

Dépasse les attentes : Le projet a été achevé avec des économies de 10% ou plus, les jalons budgétaires ont été planifiés et atteints.

Bon : Le projet a été achevé avec des économies de 0-10%, les étapes du budget ont été planifiées et réalisées.

Acceptable : Le budget du projet a été dépassé de moins de 10%, les étapes du budget ont été planifiées mais non réalisées.

Mauvais : le budget du projet a été dépassé de plus de 10%, les étapes du budget n'ont pas été atteintes.

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Amélioration des processus

Les processus sont des accords internes sur la façon dont les choses sont faites au sein d'une équipe ou d'une entreprise. La majorité des employés ne remettent pas en question les processus et les considèrent comme des règles. Le chef de projet, cependant, a la responsabilité de remettre constamment en question les processus et de chercher à les améliorer. Cela fait écho aux critères d'évaluation de la livraison à temps des projets agréés, mais va au-delà. Les améliorations des processus peuvent :

• Faire gagner du temps en éliminant les dépendances inutiles.
• Gagner de l'argent en automatisant les processus et en supprimant les efforts manuels.
• Augmenter la satisfaction du client en simplifiant les interactions et en améliorant l'expérience client.

Contrairement aux évaluations de temps et de budget, les améliorations de processus ont rarement un résultat binaire. Il est important d'inclure "l'effort" comme critère d'évaluation car les améliorations de processus incluent souvent d'autres parties de l'entreprise, qui pourraient être difficiles à changer pour le chef de projet. L'effort signifie qu'aucune pierre n'a été négligée et que les gains d'efficacité ont été maximisés dans les circonstances de l'entreprise. De plus, le fait de donner la priorité à l'amélioration des processus les plus lucratifs se traduira par les gains d'efficacité les plus importants. En gardant tout cela à l'esprit, un chef de projet peut être évalué pour ses améliorations de processus selon les niveaux suivants :

Dépasse les attentes : Les améliorations de processus ont été constamment entreprises et ont apporté des gains d'efficacité précieux la plupart du temps.

Bon : Les améliorations de processus ont été entreprises souvent et ont apporté des gains d'efficacité importants la plupart du temps.

Acceptable : Des améliorations de processus ont été entreprises souvent mais ont apporté de faibles gains d'efficacité.

Mauvais : Aucune amélioration des processus n'a été entreprise.

Relations et communication

Le chef de projet est l'interface clé avec toutes les organisations pour la mise sur le marché d'un produit. Il est essentiel que ces relations reflètent l'objectif du chef de projet de fournir une excellente solution pour répondre à leurs besoins dans les délais annoncés. Pour les chefs de projet, cela se traduit par trois questions qui permettront d'identifier si cette organisation partenaire est en mesure de répondre aux exigences du projet.

Pouvez-vous le faire avec le talent dont vous disposez ?

Quand pouvez-vous le faire ?

Que puis-je faire pour vous aider ?

Parler avec des employés d'autres départements peut donner un aperçu précieux de la qualité des relations que le chef de projet a établies. Une approche plus rigoureuse consisterait à procéder à un examen à 360 degrés des compétences interpersonnelles et de communication. Les résultats peuvent ensuite être utilisés pour évaluer les performances du chef de projet.

Dépasse les attentes : Engagement proactif avec les autres départements et engagement proactif des autres départements avec le chef de projet ou son équipe.

Bonne : Engagement proactif avec les autres départements.

Acceptable : S'engage avec les autres départements de manière réactive.

Mauvais : Rarement engagé avec les autres départements.

Les chefs de projet interagissent avec toutes les parties prenantes.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de guider les activités de suivi et évaluation.

Gestion des risques

Tout projet comporte inévitablement des risques, qui peuvent être ignorés ou gérés. Alors qu'un mauvais gestionnaire de projet peut être facilement évalué après qu'un risque non contrôlé a causé des dommages, il est plus difficile d'évaluer un bon gestionnaire de projet parce que les risques sont contrôlés et qu'il n'y a pas de dommages pour calculer et quantifier l'impact négatif.

Une façon d'évaluer un chef de projet est de sonder son degré de préparation et l'impact de ses décisions. Un chef de projet efficace élaborera un plan d'atténuation des risques pour décider quels risques méritent une attention et une action.

Dépasse les attentes : Il a maintenu un plan d'atténuation des risques avec des actions claires et a été capable de communiquer clairement ses décisions.

Bon : A maintenu un plan d'atténuation des risques mais les réponses aux risques n'étaient pas bien réfléchies ou réalistes.

Acceptable : N'avait pas de plan d'atténuation des risques mais y avait réfléchi et était capable de communiquer au moins certains risques.

Médiocre : N'a pas réfléchi aux risques et les a gérés de manière ad hoc lorsqu'ils se sont présentés.

Les chefs de projet prennent le pouls du produit grâce à des mesures de performance de la gestion de projet.

Orientation client

Un bon chef de projet validera constamment ses décisions en fonction de la perspective du client et des objectifs de rentabilité de l'entreprise. Il représentera le point de vue du client dans les décisions relatives au produit et examinera ce que le client pourrait ressentir si une action était prise plutôt qu'une autre. En évaluant l'approche d'un chef de projet dans son poste, écoutez l'attitude gagnant-gagnant qui équilibre les objectifs du client et ceux de l'entreprise.

Pour une évaluation complète, créez des objectifs en gardant le client à l'esprit. Le gestionnaire de projet devra travailler avec l'ensemble de l'organisation pour anticiper les dérapages éventuels qui auront une incidence sur la relation du client avec l'entreprise. Voici quelques questions qu'un chef de projet peut se poser lorsqu'il travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'entreprise :

Quel est notre état d'avancement par rapport aux délais prévus ?

Avons-nous la capacité de répondre aux questions des prospects ?

Pouvons-nous prendre une commande ?

Tous les services fonctionnent-ils comme décrit ?

Le service d'assistance est-il prêt à répondre aux questions ?

Sommes-nous prêts à accueillir de nouveaux clients ?

Comment les clients se mettent-ils à jour ?

L'orientation client d'un chef de projet peut être évaluée à l'aide des niveaux suivants :

Dépasse les attentes : Il a intégré le point de vue du client dans toutes les discussions et décisions et a su l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Bon : Apporté le point de vue du client dans la plupart des discussions et des décisions et a parfois été capable de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Acceptable : Apportait le plus souvent le point de vue du client aux discussions et aux décisions, mais n'était pas en mesure de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Mauvais : ne représente que rarement le client et se concentre uniquement sur les objectifs commerciaux.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, Grâce aux données collectées et à un plan d'évaluation, le  cadre de suivi des résultats permet de suivre et de contrôler les activités afin de mieux gérer les résultats.

Les indicateurs clés de performance du chef de projet soutiennent une machine bien huilée

Les chefs de projet doivent fonctionner comme l'eau dans un toboggan aquatique, en veillant à ce que tout se déroule comme prévu. Il est tout aussi important pour les chefs de projet, comme pour d'autres rôles, de planifier l'évaluation des performances à l'aide d'un ensemble convenu de paramètres de performance qui peuvent être examinés à tout moment.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).