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Les 7 raisons de repenser l'architecture globale de la gestion documentaire ! WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Découvrez pourquoi vous devez repenser l'architecture de votre système d'information dans le cadre d'un projet de gestion documentaire

Les entreprises ont largement intégré les logiciels de gestion électronique de documents (GED). Les avantages sont bien connus : accessibilité, collaboration, sécurité.... Dans les grandes organisations, il semble cependant que les solutions se multiplient car chaque service se soucie de ses propres objectifs, préférences et spécificités.

A long terme, ces choix peuvent non seulement imposer des limites en termes d'évolution, mais aussi créer des risques sur la cohérence et l'intégrité des données. En effet, il ne faut pas perdre de vue que la gestion documentaire est un sujet qui concerne tous les départements d'une organisation, et qui a un impact non seulement sur la communication interne mais aussi externe.

Repenser l'architecture globale de votre système d'information sous l'angle de la gestion documentaire vous permet d'évoluer réellement vers des processus dématérialisés. Elle offre également une fluidité dans les échanges entre les processus et augmente leur cohérence. Enfin, c'est l'occasion d'aller au-delà du stockage et du classement des documents, en réévaluant le rôle de chaque logiciel et en ajoutant de nouvelles fonctionnalités.

Focus sur 7 bonnes raisons de repenser la gestion documentaire dans une architecture unifiée pour en multiplier les bénéfices.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Être prêt pour le cloud

La question de l'architecture reste un sujet sensible pour de nombreuses organisations. Placer tous les documents de l'entreprise dans le cloud suscite encore des interrogations. Pourtant, le passage au cloud permet, dans de nombreux cas, de sécuriser les données. Il offre une structure rigoureuse, un meilleur contrôle de l'emplacement des documents et un cadre strict pour les opérations telles que les transferts ou les flux d'approbation. La génération de documents "as a service" présente également des avantages en termes de fiabilité et d'accessibilité.

Aujourd'hui, les entreprises se retrouvent souvent dans des contextes hybrides où les plateformes de cloud coexistent avec des solutions hors cloud. Il en va de même pour les documents et contenus avec la complexité et les risques que cela engendre. Disposer d'une architecture centrale capable d'évoluer vers un fonctionnement en mode cloud est donc aujourd'hui indispensable.

Centraliser la génération de documents

Un projet conçu de manière globale permet également de mettre en place une gestion uniforme de la génération de documents. Dans les grandes entreprises, il n'est pas rare de voir plus de 10 moyens différents, actifs, de générer des fichiers PDF. Outre les coûts de licence qui s'additionnent, chaque changement dans les styles graphiques ou dans les données de l'entreprise génère un projet de mise à jour de grande envergure.

Si les informations telles que les logos, les adresses sont gérées en un seul endroit, elles peuvent être utilisées pour générer des documents pour tous les départements. Factures, contrats, devis, brochures bénéficient d'une source d'information unique. Tout changement dans le style maison de l'entreprise devient facile et rapide à déployer.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Lancer des actions de marketing

L'utilisation d'un composant centralisé de génération de documents permet d'utiliser des espaces libres qui peuvent, tout en respectant la charte de l'entreprise, être utilisés par exemple par le marketing pour mettre en avant des produits ou services annexes, ou des actualités de l'entreprise sur des documents tels que les factures ou les bons de livraison.

Sans toucher aux processus, sans impacter l'entreprise, cela offre la possibilité d'utiliser les espaces vides sur les documents pour pousser du contenu pertinent pour les clients. Cette technique, largement utilisée par les télécoms, est très efficace et rentable.

Réduire les coûts

La propension de chaque département à s'équiper de ses propres outils génère bien sûr des coûts importants.

Outre les frais de licence, la mise en place d'une architecture globale de gestion documentaire permet de réduire considérablement les coûts de maintenance. En effet, l'entreprise a l'opportunité d'optimiser la gestion des ressources de support informatique ainsi que de l'équipe de développement. Tous se concentrent sur l'optimisation d'un seul système.

Réduire les risques

De nombreuses entreprises ont déjà été confrontées à une situation critique d'un point de vue commercial ou juridique en raison d'un manque d'efficacité des processus documentaires. Perte de documents, erreurs de version, problèmes de conformité, sont autant de problèmes qu'une architecture unifiée pourrait facilement éviter. L'objectif est également d'améliorer le contrôle d'accès et d'effectuer un audit régulier.

Elle permet aussi de se prémunir contre le départ d'un collaborateur ayant toutes les compétences sur une solution, pour les seuls besoins de son service. Vous aurez l'opportunité de créer une équipe de taille raisonnable au sein du service informatique et ainsi avoir du renfort.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de rassembler, d'organiser, de numériser et de classer tous les contenus papiers d'une entreprise.

Intégrer la signature électronique

Parmi les outils complémentaires à la GED, la signature électronique est l'un des outils essentiels pour mener une organisation vers la dématérialisation.

La mise en place d'un workflow numérisé et automatisé, notamment pour la signature des contrats, vous rend plus rapide et plus sûr. En moins d'une heure, un document peut être signé par plusieurs directeurs et renvoyé à un client. Chaque participant reçoit un exemplaire signé à la fin du processus. Le document n'est pas modifiable, ne passe pas plusieurs fois par scan et copies... La signature électronique offre la garantie qu'aucune modification n'a été apportée aux termes du document.

L'archivage numérique

Une architecture globale assure un accès durable à l'information et augmente la valeur de l'information. Elle permet d'envisager, dans le cadre d'un projet d'entreprise, de classer et d'indexer les documents, ce qui permet d'accélérer et de faciliter la recherche, et de réduire les risques de perte ou de détérioration.

Pour cela, la condition essentielle de réussite est une classification des documents qui répond à des règles strictes, valables pour tous les employés. Celles-ci seront définies grâce à une analyse approfondie des flux documentaires de chaque service.

Parmi les autres avantages tangibles de la mise en place de règles d'archivage communes, citons la gestion de la durée de validité des documents par des dates d'expiration.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

En conclusion

Sauver un projet d'architecture globale, c'est prendre le risque de ne pas pouvoir évoluer dans un environnement toujours plus complexe, diversifié et concurrentiel. La transformation numérique est partout, et l'environnement documentaire a considérablement évolué ces dernières années.

Alors que les entreprises se concentrent avant tout sur la croissance de leur activité et les processus qui peuvent y contribuer, il semble qu'à terme, la réussite passe aussi par la mise en place d'une véritable stratégie métier de la gestion documentaire et de ses outils capables de servir l'ensemble des collaborateurs.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comparaison entre la gestion et l'évaluation des performances en ressource humaine, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Le succès d'une entreprise, quelle que soit sa taille, repose essentiellement sur les performances de ses employés. Il devient donc impératif de suivre les performances de ces derniers. Bien que la gestion et l'évaluation des performances soient souvent utilisées de manière interchangeable, il s'agit en fait de deux termes différents qui jouent des rôles différents dans le suivi et l'amélioration de la courbe de réussite de toute entreprise ou organisation.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Qu'est-ce que la gestion des performances ?

La gestion des performances est un processus continu qui se concentre sur des aspects tels que la planification, le suivi et l'évaluation des objectifs des employés dans le but d'améliorer leurs performances. Cela aide les employés à faire de leur mieux pour atteindre les objectifs de l'entreprise. 

Le management des performances ne consiste pas à renforcer toutes les compétences. Une bonne gestion des performances vise uniquement à améliorer les compétences spécifiques qui correspondent aux intérêts et aux objectifs de l'entreprise. Elle évalue la contribution globale d'un employé à l'organisation afin d'améliorer sa productivité et son efficacité. Des aspects cruciaux de la carrière comme les primes, les promotions, les licenciements sont étroitement liés à ce processus.

Objectifs de la gestion des performances

Les principaux objectifs de la gestion des performances sont les suivants :

  • Définir les objectifs de l'entreprise.
  • Fixer des attentes réalistes pour les managers et les employés.
  • Établir une communication claire entre les individus et les équipes.
  • Définir un plan de performance en fixant des repères de performance.
  • Façonner des plans de formation et de performance individuels.

Approches pour la conduite de la gestion des performances 

Les deux approches utilisées pour mener la gestion des performances sont les suivantes :

  • L'approche comportementale - Cette approche est la mieux adaptée aux situations où les résultats individuels sont difficiles à mesurer. L'approche comportementale identifie et mesure les comportements pour évaluer les employés. Cette approche est principalement utilisée pour évaluer les personnes travaillant en équipe, le personnel de soutien, les professionnels des RH.
  • Approche axée sur les résultats - Cette approche est utilisée lorsque le résultat est plus important que l'exécution. Les employés sont évalués sur la base de critères objectifs. Une approche axée sur les résultats est utilisée pour évaluer les professionnels de la vente, les employés des centres d'appels, etc.

Exemple de gestion des performances

Le processus de gestion des performances de Facebook met fortement l'accent sur le feedback entre pairs. Ce retour d'information est utilisé lors des examens semestriels pour évaluer le fonctionnement des équipes. Facebook dispose également d'un logiciel interne qui fournit un retour d'information en temps réel, garantissant que les problèmes sont résolus avant qu'ils ne se transforment en problèmes.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

Qu'est-ce que l'évaluation des performances ?

L'évaluation des performances, également connue sous le nom d'examen/évaluation des performances, est l'identification, la documentation et l'évaluation des performances d'un employé afin de comprendre si celui-ci améliore la productivité d'une entreprise ou s'il est simplement un handicap. L'évaluation des performances est menée selon une procédure systématique comprenant les étapes suivantes :

  • La rémunération d'un employé est mesurée et comparée aux objectifs et aux plans de l'entreprise.
  • Les facteurs responsables de la performance d'un employé sont appréciés et évalués.
  • Les employés sont guidés par les employeurs pour améliorer leurs performances.

Objectifs de l'évaluation des performances

Les principaux objectifs de l'évaluation des performances sont les suivants :

  • Tenir des registres pour décider de la structure des allocations, des primes, etc.
  • Attribuer les bonnes tâches aux bons employés après avoir évalué leurs forces et leurs faiblesses.
  • Identifier et évaluer le potentiel d'un employé pour sa croissance et son développement futurs.
  • Fournir un retour d'information et avoir un impact positif sur les habitudes de travail des employés.

Avantages de l'évaluation des performances

La mise en place d'un plan approprié d'évaluation des performances peut aider une entreprise/organisation de la manière suivante :

  • Décider de la promotion ou du licenciement des employés.
  • Décider de la structure des salaires/indemnités des employés.
  • Favoriser le développement des employés.
  • Établir une communication claire et efficace entre les employeurs et les employés.
  • Motiver les employés.

Exemple d'évaluation des performances

Voici un exemple d'évaluation des performances d'un employé :

Lorsqu'une entreprise a obtenu de bons résultats au cours des derniers mois. Les frais généraux ont été considérablement réduits et la production a augmenté de 39 %. Sans aucun doute, c'est grâce aux employés qui ont réussi à atteindre leurs objectifs. 

La personne organise efficacement des réunions et des séminaires, et transmet efficacement ses messages aux clients. 

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Comparaison entre la gestion des performances et l'évaluation des performances

La gestion des performances et l'évaluation des performances sont des termes distincts. Voici les principales différences entre la gestion des performances et l'évaluation des performances :

1. Rectification Vs. Croissance

L'appréciation des performances évalue les performances antérieures et communique efficacement la manière dont un employé a travaillé dans une tâche actuelle. Elle ne fournit pas de stratégie de croissance future.

La gestion des performances, en revanche, vise à consacrer du temps et des ressources aux employés pour la croissance de l'entreprise.

2. Apprentissage vs. Application

L'appréciation des performances évalue les erreurs d'un employé et communique la manière dont il aurait pu fournir de meilleurs efforts. 

La gestion des performances, au contraire, guide les employés afin qu'ils puissent être plus performants à l'avenir.

3. Occasionnel Vs. Continu

L'évaluation des performances n'a pas lieu plus de deux fois par an. 

En revanche, la gestion des performances est un processus continu qui peut faire partie des conversations quotidiennes entre les managers et les employés.

4. Approche quantitative vs. Approche holistique

L'évaluation des performances utilise généralement une approche quantitative. 

La gestion des performances, en revanche, utilise un mélange d'approches qualitatives et quantitatives pour améliorer les performances des employés.

5. Les RH et les managers

L'évaluation des performances est généralement effectuée par le département des RH

La gestion des performances, en revanche, est menée par les managers et les superviseurs, ainsi que par de multiples autres parties prenantes impliquées dans le processus en cours.

6. Inflexibilité et flexibilité

L'évaluation des performances est inflexible, tandis que la gestion des performances est inflexible.

7. Outil opérationnel vs. Outil stratégique

L'évaluation des performances est un outil opérationnel permettant d'accroître l'efficacité des employés. 

La gestion des performances est considérée comme un outil stratégique.

Une combinaison de la gestion des performances et de l'évaluation des performances sert au mieux les intérêts d'une entreprise. 

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Le but de la gestion de suivi-évaluation de projets et la fixation des objectifs, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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La gestion de projet s'est développée afin de planifier, coordonner et contrôler les activités complexes et diverses des projets industriels et commerciaux modernes. Tous les projets ont une caractéristique commune : la projection d'idées et d'activités dans de nouvelles entreprises.

L'objectif de la gestion de projet est de prévoir ou de prédire autant de dangers et de problèmes que possible, et de planifier, d'organiser et de contrôler les activités de manière à ce que le projet soit achevé avec le plus de succès possible malgré tous les risques. L'élément omniprésent de risque et d'incertitude signifie que les événements et les tâches menant à l'achèvement ne peuvent jamais être prévus avec une précision absolue. Pour certains projets complexes ou avancés, la possibilité même d'une réalisation réussie peut être sérieusement mise en doute.

La gestion de projet peut impliquer les activités suivantes : la planification - décider de ce qui doit être fait ; l'organisation - prendre des dispositions ; la dotation en personnel - sélectionner les bonnes personnes pour le travail ; la direction - donner des instructions ; le suivi - vérifier les progrès ; le contrôle - prendre des mesures pour remédier aux retards ; l'innovation - trouver de nouvelles solutions ; la représentation - assurer la liaison avec les utilisateurs.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'établir la liste des missions à réaliser, à évaluer le coût de l'exécution de chaque mission et à sélectionner les profils et les ressources nécessaires.

Fixer des objectifs

Les objectifs efficaces en matière de gestion de projet sont spécifiques. Un objectif spécifique augmente les chances d'aboutir à un résultat spécifique. Les objectifs ne doivent donc pas être vagues, comme "améliorer les relations avec les clients", car ils ne sont pas mesurables. Les objectifs doivent montrer la réussite d'un projet, par exemple "réduire les plaintes des clients de 50%" serait un bon objectif. La mesure peut être, dans certains cas, une simple réponse par oui ou par non, par exemple, "avons-nous réduit le nombre de plaintes des clients de 50 % ?".

Bien qu'il puisse y avoir un objectif principal de projet, il peut y avoir des objectifs intermédiaires dans la poursuite de cet objectif. Dans de nombreux cas, les équipes de projet sont chargées de réaliser une série d'objectifs en vue de l'objectif final. Dans de nombreux cas, les équipes ne peuvent procéder que par paliers pour atteindre le résultat souhaité. Si elles procédaient autrement, elles risqueraient de ne pas pouvoir développer en cours de route les compétences ou les connaissances qui leur permettraient de progresser de manière productive.

Les objectifs peuvent souvent être fixés sous trois rubriques :

1. Performance et qualité

Le résultat final d'un projet doit correspondre à l'objectif pour lequel il a été conçu. A une certaine époque, la qualité était considérée comme la responsabilité du département de contrôle de la qualité. Ces dernières années, le concept de gestion de la qualité totale a été mis en avant, la responsabilité de la qualité étant partagée par l'ensemble du personnel, de la direction à la base.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

2. Budget

Le projet doit être réalisé sans dépasser les dépenses autorisées. Les sources de financement ne sont pas toujours inépuisables et un projet peut être abandonné si les fonds sont épuisés avant son achèvement. Si tel était le cas, l'argent et les efforts investis dans le projet seraient perdus et amortis. Dans des cas extrêmes, l'entrepreneur du projet pourrait être ruiné. Il existe de nombreux projets où il n'y a pas de but lucratif direct, mais il est néanmoins important de prêter une attention particulière aux budgets des coûts, et la gestion financière reste essentielle.

3. Délai d'achèvement

Les progrès réels doivent correspondre aux progrès prévus, voire les dépasser. Toutes les étapes importantes du projet doivent se dérouler au plus tard à leurs dates spécifiées, pour aboutir à un achèvement total à la date de fin prévue ou avant. L'objectif de délai est extrêmement important car l'achèvement tardif d'un projet n'a guère de chances de plaire à l'acheteur du projet ou au commanditaire.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Conclusion

La gestion de projet s'est développée au fil des ans et implique diverses activités avant l'achèvement d'un projet. Les objectifs doivent être spécifiques afin d'être mesurables, et bien qu'il puisse y avoir un objectif majeur, il peut y avoir des objectifs mineurs tout au long du projet.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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