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Sans une collection de documents historiques et actuels, où en serait une entreprise ? Les documents sont la manifestation de tout le dur labeur que vous avez fourni pour construire votre entreprise et soutenir sa croissance.

Cependant, ces documents sont pratiquement inutiles si vous ne disposez pas d'un bon moyen de les gérer. Une Stratégie de Gestion des Documents solide aide les employés à localiser les documents importants, à y accéder et à les transmettre rapidement et facilement.

Et bien que la création d'un Système de Gestion de Documents puisse sembler insurmontable au début, il y a de bonnes nouvelles. Premièrement, dire que les avantages à long terme, à savoir gagner du temps et de l'argent et éviter le stress et la frustration, en valent la peine est un euphémisme. Deuxièmement, c'est faisable et nous pouvons vous aider.

Qu'est-ce qu'une Stratégie de Gestion de Documents ?

Une Stratégie de Gestion Documentaire est un système utilisé pour organiser numériquement et suivre les documents électroniques et papier, tels que les dossiers de projet, les produits livrables, les factures, les reçus, les accords, les certificats, les chartes, les obligations et les contrats. Un système bien conçu définit la manière dont une entreprise traite les documents afin de faciliter la création, le partage, la sécurité, l'organisation, le suivi, la transmission et le stockage.

Essentiel pour faciliter le flux d'informations au sein d'une entreprise, un Système de Gestion de Documents offre de nombreux avantages : amélioration de l'efficacité du flux de travail - ce qui permet de réaliser des économies - protection des données confidentielles des clients et des données intellectuelles, conformité et réduction des risques, etc.

Examinons de plus près comment développer une stratégie de gestion documentaire efficace pour votre entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre de nombreux avantages : amélioration de l'efficacité du flux de travail, ce qui permet de réaliser des économies, protection des données confidentielles des clients et des données intellectuelles, conformité et réduction des risques, etc.

Comment rédiger un plan de gestion des documents ?

Si vous n'avez pas encore de plan de Gestion des Documents ou si vous cherchez à améliorer celui que vous avez déjà, voici quelques étapes à suivre pour commencer à mettre les choses en ordre.

1. Constituez une équipe

Avant même de commencer à franchir les étapes nécessaires à l'amélioration ou à la mise en place d'un Système de Gestion Documentaire solide, vous devrez créer une équipe de collègues capables de gérer ce projet.

Même dans les petites entreprises, il peut être difficile d'appréhender toute la documentation et les processus associés à ces fichiers dont dispose votre entreprise. Former une équipe pour mener à bien cette entreprise permet non seulement de s'assurer qu'un nombre suffisant de personnes sont sur le coup, mais aussi de créer une responsabilité pour s'assurer que le projet est mené à bien.

2. Examinez votre processus actuel

Une fois votre équipe en place, l'examen de votre processus documentaire actuel vous donnera une bonne idée de la direction à prendre lors du développement de votre nouveau Système de Gestion Documentaire.

Prenons l'exemple d'un hôpital. Le volume et la variété de la documentation qu'un hôpital traite sont énormes. Et les patients, le personnel hospitalier, les fournisseurs et les membres du conseil d'administration comptent sur un accès efficace, confidentiel, facile et sécurisé aux documents. Cependant, chacune de ces parties utilise les documents pertinents de différentes manières. La comptabilité fournisseurs, par exemple, doit traiter les documents provenant de fournisseurs externes, tandis que les RH gèrent les documents que les membres de l'équipe doivent envoyer aux employés et aux responsables et qu'ils doivent recevoir d'eux.

Un examen efficace de votre processus actuel doit explorer les éléments de Gestion des Documents existants pour chaque département. Examinez de près la manière dont les documents sont :

• Collectés ou reçus
• Gérés (approuvés, rejetés ou en attente)
• Transmis
• Sécurisés
• Supprimés, transférés ou éliminés d'une autre manière

L'examen de ces points de contact des documents vous aidera à déterminer les domaines dans lesquels les choses fonctionnent bien et ceux dans lesquels vous devrez peut-être faire des ajustements.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet un classement des dossiers personnalisable en fonction du niveau de confidentialité.

3. Déterminez vos objectifs et vos exigences

Pour que votre Système de Gestion Documentaire soit efficace, vous devez déterminer vos objectifs et vos besoins. Il est plus facile d'entreprendre un tel projet en sachant ce que vous voulez atteindre et pourquoi.

Votre organisation a peut-être connu des problèmes de Gestion Documentaire dans le passé et vous voulez éviter que cela ne se reproduise. Ou peut-être voulez-vous libérer du temps que votre équipe pourra consacrer à des tâches plus importantes. Vous pourriez également chercher à améliorer les délais de paiement de vos fournisseurs afin d'obtenir des remises pour paiement anticipé. Quel que soit votre raisonnement, le fait de savoir quels résultats finaux vous souhaitez obtenir vous aidera à définir les étapes spécifiques à suivre pour y parvenir.

4. Dressez l'inventaire de vos documents actuels

Tout comme vous devez faire l'inventaire de vos processus documentaires, vous devez également déterminer quels types de documents soutiennent votre organisation. Plongez dans tous les documents de votre système afin de comprendre de qui ils relèvent et comment vous pourriez éventuellement les classer dans votre système.

Dans l'exemple de notre hôpital, certains de ces documents peuvent inclure :

• Les factures des fournisseurs gérées par la comptabilité fournisseurs
• Les factures des patients gérées par les comptes clients
• Les réclamations d'assurance gérées par la facturation
• Les formulaires W-4 et les fiches de paie des employés gérés par les RH.

Quel que soit votre secteur d'activité et le type de documents que votre entreprise traite, il est important d'examiner les départements clés comme ceux-ci pour voir quels types de fichiers ils traitent régulièrement.

Pour vous aider à cibler vos efforts, commencez par

• Évaluer votre système actuel, en enregistrant la quantité de documentation papier et numérique dont vous disposez. Voyez s'il y a des possibilités de réduire votre documentation papier.
• Dresser une liste de documents tels que des rapports d'activité, des factures, des contrats, des demandes d'emploi et des formulaires W-4  pour tous les secteurs ou départements de votre entreprise.
• Choisir un ou deux départements pour évaluer leurs procédures documentaires et déterminer leur efficacité ou leur inefficacité.

5. Débarrassez-vous des documents inutiles

Ensuite, il est temps de rationaliser la documentation et d'éliminer les documents dont vous n'avez plus besoin.

Travaillez avec votre équipe pour créer une liste des documents que vous utilisez régulièrement et de ceux qui n'ont pas été utilisés depuis un certain temps. Pour ces documents qui n'ont pas été utilisés depuis un certain temps, interrogez les membres du service concerné pour savoir pourquoi, s'il y a moyen d'améliorer le formulaire ou si le formulaire est simplement devenu inutile ou redondant. Ces réponses vous aideront à rationaliser la documentation à l'avenir.

Recherchez également les possibilités de réduire la taille des dossiers que vous avez sur place et dans tout stockage numérique ; les vieux dossiers ne font pas que prendre de l'espace, ils peuvent aussi présenter des responsabilités juridiques, selon votre secteur d'activité.

Pour les documents papier, déterminez si et comment vous pouvez les numériser pour les consulter ultérieurement. Et lorsque vous éliminez des documents, numériques ou physiques, consultez vos politiques de conservation et de destruction pour vous assurer que vous suivez les procédures appropriées. Il peut y avoir des réglementations sectorielles qui dictent la manière dont vous devez procéder.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

6. Rédigez votre stratégie

Maintenant que tout est en place, il est temps de commencer à rédiger une stratégie qui vous aidera à atteindre rapidement et efficacement vos objectifs de Gestion de Documents.

Voici quelques points pour vous guider dans l'élaboration d'un plan adapté à votre entreprise :

• Réfléchissez aux questions et aux problèmes que vous avez rencontrés dans le passé avec la Gestion des Documents, comme les documents périmés et en double, que vous voulez éliminer. Existe-t-il des processus ou des flux de travail que vous pouvez rationaliser ou automatiser pour éviter que l'erreur humaine n'ait un impact négatif sur votre entreprise ?
• Concevez une norme pour la catégorisation, l'étiquetage, le traitement, la révision, le stockage, la récupération, la sécurité, la transmission et la suppression des documents. Formez tous les membres de l'organisation à ces normes pour en assurer la conformité.
• Nommez des utilisateurs autorisés et établissez des permissions pour contrôler l'accès et assurer la sécurité des documents.
• Travaillez avec votre équipe informatique ou votre service d'hébergement en nuage pour vous assurer que vous disposez d'un plan de sauvegarde et de récupération des données.
• Adhérez aux meilleures pratiques de gestion des documents, notamment en préservant l'intégrité du document original et en vous assurant que le processus facilite le travail de vos employés.

7. Mettez-le en œuvre

Maintenant que vous avez fait tout le travail préparatoire, il est temps de mettre en œuvre votre processus de gestion de documents.

Vous pouvez commencer par un programme pilote dans un ou deux services. Fixez un jour et une heure pour le lancement officiel du projet pilote. Au cours de la période préparatoire, communiquez clairement la stratégie aux équipes et assurez une formation, afin qu'elles sachent ce qu'elles doivent faire et ce qu'elles attendent le jour du lancement. Il y aura probablement des contretemps ou des questions pendant que les gens se familiarisent avec le nouveau système.

Si tout se passe bien ou si les choses fonctionnent sans problème pendant un certain temps (ce délai dépendra de ce qui convient à votre entreprise), déterminez un calendrier pour le déploiement de la stratégie dans le reste de votre organisation.

8. Gérez-le à long terme

Une fois que vous avez mis en œuvre votre plan de Gestion des Documents, effectuez une maintenance régulière pour que tout fonctionne bien. Vous ne voulez pas faire tout ce travail pour retomber dans les vieilles habitudes. Chargez votre équipe de gestion de documents d'effectuer des audits réguliers et de mettre à jour les processus si nécessaire, en veillant à ce que tous les membres de l'organisation soient au courant.

Trouvez une solution logicielle de gestion de documents adaptée à votre équipe

Vous avez maintenant tous les conseils dont vous avez besoin pour élaborer une stratégie de Gestion de Documents efficace pour aider vos employés et vos clients. Vous êtes sur la bonne voie pour rationaliser votre entreprise et économiser du temps et de l'argent.

Bien sûr, vous et votre équipe êtes les seuls à pouvoir élaborer la stratégie qui convient le mieux à votre entreprise. Mais l'une des meilleures façons d'y parvenir est de s'assurer le soutien d'un fournisseur de solutions de Gestion de Documents d'entreprise.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

8 Objectifs principaux de la Gestion des Ressources Humaines (GRH), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels.

Qu'est-ce que la gestion des RH ?

La Gestion des Ressources Humaines est essentiellement l'administration des ressources humaines. Elle se réfère principalement à la gestion des employés et à la reconnaissance de leurs besoins pour maintenir une culture d'entreprise positive.

La définition de la GRH comprend également un ensemble de pratiques qui permettent de gérer les données relatives aux employés, telles que la présence, la paie et la garantie d'un emploi régulier.

Les autres fonctions de la Gestion des Ressources Humaines comprennent la gestion des dépenses et la dotation en personnel.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un logiciel de gestion des ressources humaines sur mesure pour aider les entreprises à mieux gérer leurs employés.

Quel est l'objectif de la gestion des ressources ?

L'objectif principal de la Gestion des Ressources est d'assurer une expérience sans faille pour le personnel et les autres personnes associées à la gestion et aux objectifs organisationnels. Les objectifs de la GRH consistent notamment à assurer la disponibilité des ressources, à faciliter l'accès aux données, à verser les salaires à temps, à assurer la conformité, etc.

Les objectifs de la GRH sont fondamentalement influencés par les objectifs et la verticalité de l'organisation. L'objectif de la GRH est d'assurer un environnement de travail stable avec des données en un seul endroit et des opérations efficaces.

Quels sont les objectifs organisationnels de la GRH ?

Objectifs de la GRH

Vous trouverez ci-dessous les 8 principaux objectifs de la GRH, accompagnés d'une description détaillée :

• Atteindre les objectifs organisationnels
• Culture du travail
• Intégration de l'équipe
• Formation et développement
• Motivation des employés
• Responsabilisation du personnel
• Maintien en poste
• Données et conformité  

Atteindre les objectifs organisationnels

La fonction de GRH commence ici. L'un des principaux objectifs de la GRH est d'atteindre les objectifs de l'organisation. L'utilisation des Ressources Humaines pour atteindre les exigences et les objectifs de l'entreprise est très importante pour une GRH efficace.

Les objectifs organisationnels comprennent la gestion de la main-d'œuvre, les besoins en personnel tels que l'embauche et l'intégration, la gestion de la paie et la retraite. Pour atteindre les objectifs organisationnels, la GRH doit être planifiée et exécutée de manière efficace. Sans un paramètre défini pour les objectifs, la mission et les ressources, la GRH est incomplète. Une fois que vous connaissez vos ressources et que la planification est en place, il n'est pas si difficile d'atteindre les objectifs de la GRH.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de faire l'évaluation des performances des employés et de déterminer s'ils sont aptes à recevoir des primes.

Culture du travail

Lorsqu'il s'agit de gérer efficacement la GRH et d'atteindre les objectifs, les employés et l'environnement de travail sont les facteurs prioritaires. La culture de travail joue un rôle important dans la définition de la GRH et des performances de l'entreprise.

Un responsable RH doit être actif lorsqu'il demande des stratégies pour favoriser une meilleure culture de travail. L'automatisation des activités telles que l'approbation des congés, l'accusé de réception des demandes de remboursement, etc. peut vous aider. Des opérations rapides et la responsabilisation des employés contribuent à créer des vibrations positives sur le lieu de travail. Le développement et le maintien de relations saines et transparentes entre les membres de l'équipe et les équipes contribuent à donner un bon exemple de culture de travail. Adopter les bonnes solutions comme le logiciel de gestion des employés peut résoudre plus de la moitié de votre travail.

De petits pas, comme un processus d'accueil court et efficace, peuvent contribuer à donner une bonne image du lieu de travail.

Intégration de l'équipe

L'un des principaux rôles et objectifs de la GRH est de s'assurer que les équipes se coordonnent efficacement. Une communication facile est nécessaire pour les équipes d'une entreprise. La GRH doit disposer d'un outil permettant de faciliter l'intégration et de la rendre harmonieuse.

Une bonne connexion entre les individus est indispensable pour garantir la productivité. Pour faire de la gestion des RH un succès, vous devez rechercher de meilleurs portails d'intégration pour faciliter la disponibilité des données pour les personnes. Les objectifs fonctionnels tels que l'intégration des équipes visent à rationaliser les opérations et les tâches.

Un outil approprié, tel qu'un portail de libre-service, peut rapprocher les employés des responsables des RH.

Formation et développement

L'efficacité et la performance de la main-d'œuvre sont deux éléments importants et fondamentaux sur lesquels il faut travailler pour atteindre les objectifs de base d'une organisation. Grâce à une formation adéquate et à l'offre d'opportunités futures, les employés se sentent en sécurité et organisés.

L'efficacité de l'emploi dépend fortement des pratiques de formation. Offrir des opportunités aux employés est une étape importante pour assurer la gestion de la main-d'œuvre.

Il peut y avoir des difficultés telles que la planification, la programmation, les sessions de formation et l'évaluation de chaque employé. Pour atténuer ces difficultés, une solution telle qu'un logiciel de gestion de la formation peut vous aider grâce à des rappels automatiques, un planificateur facile, des rapports et des capacités de suivi. Le responsable RH peut s'assurer de l'efficacité des pratiques de formation dans l'entreprise.

Avec le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, les responsables RH peuvent avoir une fiche de poste par employé contenant toutes les informations qui le concerne (ancienneté, diplôme, formation, salaire, type de contrat, missions, congés et absences, etc.)

Motivation des employés

L'objectif principal d'un responsable des RH est de maintenir les choses dans le droit chemin. Il faut éviter les distractions et les ondes négatives. Pour cela, les employés doivent être suivis et rester motivés tout au long du processus. Comment les RH peuvent-elles motiver les employés ?

La reconnaissance des employés, comme l'évaluation annuelle basée sur leurs performances, peut également aider.

Un système de retour d'information automatisé pour la gestion de l'évaluation des performances peut maintenir la motivation de vos employés et garantir leur productivité tout au long du service. Lorsque les employés sont satisfaits et épanouis, rien d'autre ne peut vous empêcher de perdre vos objectifs et vos buts.

Responsabilisation de la main-d'œuvre

En ce qui concerne la motivation des employés, rien n'est plus efficace que de les responsabiliser. En leur donnant les moyens d'agir grâce à des outils, les RH peuvent également économiser leurs efforts.

Grâce au logiciel RH, les employés peuvent eux-mêmes demander des approbations et les suivre à l'aide de leur téléphone portable. Qu'il s'agisse d'une demande de congé, de la création d'une fiche de paie, de la vérification d'un compte PF, des congés restants, des vacances à venir, des coordonnées du manager ou de tout autre élément, l'intervention des RH est minimale. Désormais, vous n'avez plus besoin de frapper au bureau des RH pour de petites questions.

Que pourrait-on faire de plus pour responsabiliser la main-d'œuvre ? Comment pouvez-vous garantir un engagement correct de la main-d'œuvre ? Des mesures de GRH efficaces peuvent certainement vous aider. Recherchez des conseils faciles pour la gestion des employés.

Fidélisation

Outre le recrutement, l'intégration et le cycle de formation des employés, la fidélisation des employés à long terme est le plus grand défi et l'objectif des RH. Il arrive souvent que des employés quittent l'organisation dans les deux mois suivant leur intégration. Cela peut être dû à une gestion inefficace de la formation ou à un processus d'embauche approximatif.

L'expérience des employés doit être suivie de près. En fidélisant vos employés, vous pouvez contribuer à maintenir un bon niveau de rotation du personnel. Pour le maintenir stable, le responsable RH doit apprendre les meilleurs conseils de fidélisation pour les entreprises.

Données et conformité

Les objectifs fonctionnels et organisationnels incluent également la gestion des données de l'entreprise/des employés et la gestion des conformités. La gestion de la conformité des salaires et la protection de l'entreprise contre les pénalités ou les amendes représentent un défi considérable pour les responsables des ressources humaines et les managers.

Même une petite erreur ou un mauvais calcul peut vous coûter d'énormes pénalités et même vous faire perdre le respect. Lorsque vous vous engagez dans des tâches telles que l'emploi et la paie, vous devez être attentif aux lois et aux règlements. L'objectif ici est de tenir à distance toute réclamation indésirable pour un fonctionnement harmonieux.

Un logiciel automatisé, peut vous aider à éviter les erreurs et à ne laisser aucune chance de payer une pénalité. Il est de la responsabilité des RH de suivre les directives et les normes pour un emploi efficace dans l'entreprise. 

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Qu'est-ce que le Suivi-Evaluation de Projets et Programmes ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les gouvernements et les autres bailleurs de fonds s'attendent de plus en plus à ce que les ONG, les organisations de volontaires et les autres organisations qui reçoivent des fonds utilisent le Suivi-Evaluation au cours/à la fin de leurs projets.

Les pratiques de suivi et d'évaluation permettent également aux organisations et aux volontaires de vérifier qu'ils aident effectivement les communautés avec lesquelles ils travaillent et, dans certains cas, de résoudre tout problème avant la fin du projet.

Le S&E est donc conçu pour vous aider à apprendre, à assurer la responsabilité et à démontrer l'efficacité ainsi que l'efficience. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de marquer les réalisations faites sur un projet et d'identifier les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets ainsi que les risques à prévoir.

Qu'est-ce que le suivi ?

Le suivi est "la collecte et l'analyse régulières d'informations pour suivre les progrès par rapport aux plans établis et vérifier la conformité aux normes établies" (FICR). Il s'agit en fait d'un processus de vérification au fur et à mesure que vous avancez, pour vous assurer que vous n'êtes pas en retard, que vous ne vous écartez pas du chemin ou que vous ne faites pas de mal.

La bonne nouvelle, c'est que vous êtes certainement déjà engagé dans le Suivi, même si vous ne le faites pas de manière formelle.

Vous effectuez probablement déjà des visites régulières sur le terrain et avez des contacts réguliers par téléphone, Skype ou e-mail avec vos partenaires. Vous pouvez utiliser ces visites et ces conversations pour garder un œil sur le déroulement du processus de Suivi.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux types de suivi. Mais vous ne devez pas vous préoccuper des distinctions entre les formes de suivi et vous concentrer sur ce qui peut être utilement suivi.

Il y a deux principaux pièges à éviter :

• Le premier consiste à ne pas surveiller du tout ou à le faire d'une manière qui dépend entièrement de la mémoire à court terme et qui n'est donc jamais enregistrée.
• Le deuxième danger est de tout enregistrer et de finir par rassembler de vastes rames de données qui ne vous diront pas si vous atteignez ou non vos objectifs et faites une différence.

Lors de la conception de votre projet, essayez de réfléchir à vos objectifs et à la manière de mesurer les progrès accomplis vers ces objectifs. C'est ce progrès, ou l'absence de progrès, que vous surveillez.

Par exemple, lors de votre suivi, vous constatez que seuls 80 des 150 nourrissons prévus ont été vaccinés à la fin de la première année de votre projet de trois ans. Cela devrait être un signal d'alarme mais, grâce à votre processus de suivi, vous avez peut-être encore le temps de remettre votre programme de vaccination sur les rails ou d'ajuster les attentes de votre bailleur de fonds.

Types de Suivi

D'après la FICR, le suivi peut prendre différentes formes :

• Le suivi des résultats, qui permet de déterminer si un projet est sur la bonne voie pour atteindre les résultats escomptés (produits, effets, impact), par exemple, tous les enfants d'une communauté cible ont-ils été vaccinés ?
• Le suivi des processus (activités) permet de déterminer si les intrants et les ressources ont été utilisés efficacement. Par exemple, les bons médicaments ont-ils été livrés dans les délais à la bonne unité médicale ?
• Le contrôle de conformité vérifie le respect des réglementations, des exigences contractuelles, des lois et des normes éthiques. Par exemple, les équipements électriques donnés ont-ils été correctement testés ?
• Le contrôle du contexte (situation) permet de suivre l'environnement dans lequel le projet opère, en particulier dans la mesure où il présente un risque pour le projet. Par exemple, comment les troubles civils dans un village voisin peuvent-ils avoir un impact sur les résultats de votre projet ou vous amener à modifier les hypothèses sur lesquelles il est basé ?
• Le suivi financier se concentre sur les coûts et garantit que la mise en œuvre respecte le budget. Les uniformes scolaires ont-ils été achetés et livrés au prix prévu ?
• Le suivi organisationnel permet de suivre les aspects institutionnels de la mise en œuvre d'un projet : comment les partenaires du projet ont-ils travaillé ensemble et communiqué les uns avec les autres ?
• Le suivi des bénéficiaires permet de suivre la perception qu'ont les bénéficiaires d'un projet. Il comprend la satisfaction ou les plaintes à l'égard du projet et des partenaires. Quel bénéfice ont-ils perçu du creusement d'un puits dans le village ?

Qu'est-ce que l'Evaluation ?

Pour l'OCDE, l'évaluation est "une appréciation, aussi systématique et objective que possible, d'un projet, d'un programme ou d'une politique, en cours ou achevé, de sa conception, de sa mise en œuvre et de ses résultats".

Le but est de déterminer la pertinence et la réalisation des objectifs, l'efficience du développement, l'efficacité, l'impact et la durabilité ".

Pour la FICR, il s'agit d'un "processus structuré d'évaluation du succès d'un projet dans la réalisation de ses objectifs et de réflexion sur les leçons apprises".

Pour nos besoins, l'Evaluation sera considérée comme signifiant simplement : vérifier que vous faites (avez fait) la bonne chose et que vous la faites (avez fait) correctement".

Une Evaluation est périodique, rétrospective et peut être menée en interne ou par des évaluateurs externes indépendants.

Une distinction essentielle est faite entre les Evaluations formatives et sommatives. Les premières ont souvent lieu à mi-parcours d'un projet/programme. Les secondes sont généralement menées à la fin d'un projet/programme.

Lorsque le cuisinier goûte la soupe, c'est une évaluation formative.

Quand les invités goûtent la soupe, c'est une évaluation sommative.

Une Evaluation formative/à mi-parcours/de progrès cherche donc à mesurer les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs du programme/projet. Les données peuvent aider à affiner le projet et contribuer à une future évaluation sommative qui évalue le succès d'un projet mature à atteindre ses objectifs déclarés. L'Evaluation sommative pose souvent les mêmes questions que l'évaluation des progrès, mais elle a lieu à la fin du projet/programme.

Types d'évaluation

Selon la FICR, il existe plusieurs types d'évaluation :

1. Les Evaluations de processus complètent et vont au-delà du Suivi de routine. Elles améliorent la compréhension du processus de mise en œuvre du projet et sont souvent menées au début d'un projet pour savoir pourquoi les produits et les résultats directs prévus ne sont pas atteints ou lorsqu'il y a des préoccupations opérationnelles spécifiques. Elles s'appuient sur les dossiers du projet, les groupes de discussion, les entretiens et l'observation des participants.

2. Les Evaluations d'impact mesurent les effets causaux d'une intervention, y compris les effets involontaires, positifs ou négatifs, sur les bénéficiaires ciblés ou d'autres groupes. Elles évaluent également les coûts de l'intervention par rapport à ses effets (son rapport coût-efficacité). Les donateurs, comme l'Agence française de développement, utilisent ces évaluations pour déterminer si, par exemple, tous les programmes de microfinance des donateurs dans un pays bénéficiaire cible ont un impact cumulatif. Ces Evaluations ne sont pas à prendre à la légère et sont coûteuses à entreprendre.

3. Les Evaluations thématiques et sectorielles se concentrent sur des thèmes particuliers (par exemple, le genre ou l'environnement) ou sur des groupes ou secteurs (par exemple, la santé) et évaluent la performance d'un certain nombre de projets dans ces thèmes ou secteurs. Il s'agit d'évaluations à grande échelle qu'il vaut mieux laisser aux gouvernements donateurs et aux grandes ONG.

4. Les Evaluations en temps réel sont entreprises pendant la mise en œuvre du projet/programme afin de fournir un retour d'information instantané pour des modifications visant à améliorer la mise en œuvre en cours. L'accent est mis sur l'apprentissage immédiat des leçons plutôt que sur l'évaluation de l'impact ou la responsabilité. Elles sont particulièrement utiles lors des opérations d'urgence (FICR).

5. Les auto-évaluations ou auto-appréciation par lesquelles le personnel des ONG évalue les programmes/projets et soumet des rapports à la direction générale. L'auto-évaluation est beaucoup moins chère à mettre en œuvre que l'embauche d'un consultant indépendant. Elle peut également encourager l'apprentissage et le sentiment d'appartenance du personnel au processus d'évaluation (BOND). Le personnel des ONG peut également être mieux placé qu'un évaluateur externe pour comprendre les complexités d'un projet ou d'un programme. Cependant, les auto-évaluations peuvent être difficiles à mener efficacement, et les évaluateurs internes peuvent passer à côté de certaines choses qu'un observateur extérieur remarquerait. Ils n'ont pas non plus de garantie d'impartialité/de crédibilité (BOND). Demandez l'avis de votre financeur avant de vous lancer dans une telle évaluation. Votre argument pourrait être que c'est votre façon de vous lancer dans l'évaluation et que vous n'avez pas le budget pour entreprendre une évaluation indépendante à grande échelle.

6. Les évaluations conjointes (ou évaluation par les pairs) impliquent que le personnel d'une ou plusieurs organisations homologues mène l'évaluation. Les coûts restent ainsi relativement bas et l'évaluation peut être plus perspicace et plus crédible.

Comme les évaluateurs proviennent d'organisations similaires, ils sont bien informés des défis du secteur. Le principal problème est qu'il faut un haut niveau de confiance entre les ONG, afin que l'organisation évaluée puisse être ouverte et honnête pendant l'évaluation. Lorsqu'il existe une forte concurrence pour l'obtention de fonds, par exemple, les ONG peuvent être réticentes à laisser une organisation rivale potentielle examiner leurs opérations, au cas où les informations seraient utilisées ultérieurement contre elles.

7. Les "Evaluations accompagnées", où les ONG sont accompagnées par un expert/évaluateur indépendant, sont un bon moyen pour les ONG et les organisations de volontaires de commencer à s'engager dans le Suivi et l'Evaluation. Cette technique peut offrir des perspectives, une expertise et un apprentissage inestimables. Le défi consiste toutefois à trouver un collaborateur volontaire. Dans le secteur des ONG, l'organisme financé par le gouvernement et les ONG fournit de bons évaluateurs à un coût très faible.

La valeur du Suivi et de l'Evaluation (S&E) est désormais largement reconnue dans les milieux du développement international. La plupart des organisations non gouvernementales (ONG) et des organisations de volontaires (VO) sont censées s'engager dans le Suivi-Evaluation, en particulier lorsqu'elles reçoivent des fonds des organismes de financement publics.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les ONG devraient adopter le S&E, notamment parce qu'une attitude tiède à l'égard de l'évaluation a un impact négatif sur la capacité des ONG à apprendre, à stocker et à diffuser des leçons formelles.

Malgré les nombreux avantages du S&E, il est souvent négligé par les ONG, en partie parce qu'il est perçu comme trop difficile et coûteux.  N'oubliez pas que l'évaluation ne consiste pas à tout savoir sur un projet ou un programme, mais à identifier certains marqueurs clés de réussite ou d'échec.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de suivre l'état d'avancement des projets, leurs statuts ainsi que leurs réalisations.

Le S&E peut être bénéfique:

Pour vos bénéficiaires

• Il peut faire partie d'un processus participatif qui vous oblige à écouter l'opinion des partenaires et des bénéficiaires locaux.

Pour vous-même

• Elle évalue comment et où un projet a atteint ses objectifs, comment et où il ne les a pas atteints et comment et où il pourrait être amélioré.
• Il identifie l'efficacité avec laquelle le projet a converti (ou pourrait convertir) les ressources (financières et en nature) en activités, objectifs et buts.
• Il met en évidence la durabilité et la signification du projet pour les participants.

Pour votre donateur

• Il vous aide à répondre aux exigences de l'organisation en matière de rapports et de donateurs.
• Il peut aider à montrer la valeur de l'argent à un moment où la presse et d'autres organismes examinent et critiquent le financement des ONG par les donateurs.
• Il peut ouvrir la porte à de futurs financements de la part d'organismes publics.

Derniers points à retenir :

• L'évaluation peut être réalisée une seule fois, à la fin d'un projet, ou peut être une étude continue.
• Dans tous les cas, l'évaluation est un moyen d'apprendre de ce qui s'est passé, de l'examiner objectivement et d'utiliser ces connaissances pour prendre des décisions éclairées sur l'avenir de votre travail.
• L'évaluation ne consiste pas seulement à démontrer le succès, mais aussi à apprendre pourquoi les choses ne fonctionnent pas. En tant que telle, l'identification et l'apprentissage des erreurs est l'un des éléments clés de l'évaluation.