WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Tout ce que vous devez savoir sur la Gestion de Contenu d'Entreprise : WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents.

Il est fort probable que votre entreprise dispose d'une grande quantité de contenu. Qu'il s'agisse de documents Word, d'e-mails, de feuilles de calcul Excel, d'images numérisées ou de fichiers PDF, tout ce contenu vous aide, vous et votre équipe, à atteindre vos objectifs.

Bien que le fait d'avoir tout ce contenu à portée de main soit bénéfique, il peut aussi rapidement devenir écrasant et entraîner des inefficacités qui vous font perdre du temps et de l'argent. Pour éviter ces maux, la Gestion de Contenu d'Entreprise est indispensable. Elle permet à votre entreprise d'organiser et de gérer son contenu de manière à améliorer les processus et à réduire les inefficacités.

Nous allons examiner plus en détail ci-dessous ce qu'est la Gestion de Contenu d'Entreprise, pourquoi elle est importante, comment elle fonctionne et ce que vous devez faire pour la mettre en œuvre.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de rassembler, d'organiser, de numériser et de classer tous les contenus papiers d'une entreprise.

Définition de la Gestion de Contenu d'Entreprise

La Gestion de Contenu d'Entreprise désigne les outils et les stratégies qui permettent de capturer, de stocker, de gérer et de diffuser du contenu de manière à accomplir les processus quotidiens essentiels d'une organisation. Au fond, la Gestion de Contenu d'Entreprise met de l'ordre dans des données qui étaient auparavant non structurées, difficiles à trouver et indisponibles. Elle élimine le "chaos du contenu" et garantit que les bonnes personnes obtiennent le bon contenu au bon moment.

La mise en œuvre d'un système de Gestion de Contenu d'Entreprise profite à de nombreux services de votre entreprise : comptes créditeurs et débiteurs, ressources humaines, paie, gestion de la chaîne logistique, marketing, etc.

Pourquoi la Gestion de Contenu d'Entreprise est-elle importante ?

Quelle que soit la taille ou la portée de votre organisation, la GED est essentielle. Après tout, l'organisation du contenu peut s'avérer un véritable défi lorsque celui-ci est très abondant et se trouve à différents endroits. La Gestion de Contenu d'Entreprise améliore votre mode de fonctionnement de diverses manières.

En plus de vous aider à garder un œil sur tout le contenu à votre disposition, un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise améliore la communication entre les équipes, en particulier celles qui travaillent dans des lieux, des bureaux et des fuseaux horaires différents. Lorsque tous vos fichiers sont organisés dans un lieu central, les équipes ont plus de facilité à se parler et à s'entraider. L'amélioration de la communication conduit à des flux de travail rationalisés, libérés du processus manuel et fastidieux du cycle de vie du contenu, ce qui permet à votre organisation de gagner du temps et de l'argent.

Les éléments de la Gestion de Contenu d'Entreprise

Maintenant que nous avons passé en revue l'importance de la Gestion de Contenu d'Entreprise, examinons de plus près ses éléments. Un bon Système de Gestion de Contenu d'Entreprise :

1. Fonctionne avec des documents numérisés

Si les documents papier ont été la seule option dans le passé, les documents numériques sont désormais la norme. Pour comprendre pourquoi, imaginez que vous travaillez pour l'État et que vous devez traiter des dizaines de milliers de transactions de comptes fournisseurs chaque mois.

Avec les factures physiques des fournisseurs, vous devez remettre des copies papier aux différentes parties pour effectuer les paiements. Ce type de travail manuel prend des heures, et à l'échelle à laquelle fonctionne une administration, ces heures-personnes s'accumulent rapidement. En outre, le suivi d'un si grand nombre de documents physiques est pour le moins difficile.

En utilisant un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise qui, par nature, requiert des documents numériques, vous évitez ces problèmes. Les documents numériques sont faciles à suivre et à récupérer, contrairement à leurs homologues physiques. De plus, ils peuvent également réduire l'impact des copies papier sur l'environnement.

2. Agit comme un site de stockage central et sécurisé pour les documents

Avec un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise en place, chacun sait où aller pour trouver les documents dont il a besoin. Imaginons que vous travaillez dans un hôpital avec des médecins, des infirmières et d'autres spécialistes qui collaborent pour diagnostiquer et traiter les patients.

Une solution de Gestion de Contenu d'Entreprise permet à chaque professionnel de la santé d'accéder facilement à des informations pertinentes et actualisées afin de comprendre parfaitement l'histoire d'un patient et d'effectuer son travail de manière appropriée. Ils n'auront plus à perdre leur temps à trier les dossiers médicaux et autres documents.

En outre, étant donné qu'un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise regroupe toutes les informations dans un emplacement central, il est facile d'établir les paramètres de sécurité adéquats pour garantir que l'hôpital est conforme à la loi HIPAA et aux autres réglementations relatives à l'accès aux informations sur les patients.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de gagner du temps avec sa fonctionnalité de recherche avancée optimisée multicritère.

3. Automatiser les processus qui tournent autour des documents

Un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise peut faire des merveilles pour tout processus d'entreprise, en particulier ceux qui dépendent des documents. Si vous travaillez pour un district scolaire avec de nombreux étudiants et membres du personnel, par exemple, vous ne manquez pas de demandes, de bons de commande, de bordereaux d'emballage, de fiches de paie et de documents fiscaux.

Grâce à la Gestion de Contenu d'Entreprise, vous pouvez vous débarrasser de la paperasserie et du stockage excessifs qui sont à l'origine d'inefficacités importantes. Un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise facilite l'automatisation de vos traitements, comme la validation des factures, afin d'améliorer le suivi et les temps d'exécution. Il accroît également la visibilité des documents dans l'ensemble de l'organisation et améliore la satisfaction des employés.

Comment fonctionne la Gestion de Contenu d'Entreprise ?

La Gestion de Contenu d'Entreprise est constitué de divers composants qui travaillent tous ensemble pour améliorer la façon dont votre organisation gère le contenu. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre avec un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise.

• Les documents sont numérisés : Pour numériser les documents, la Gestion de Contenu d'Entreprise utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). La technologie ROC convertit les images de documents, comme celles produites lorsque vous numérisez un document physique, en un fichier texte facilement lisible par un logiciel. Ainsi, votre organisation peut éliminer la saisie manuelle des données, réduire le risque d'erreurs, réaffecter l'espace de stockage physique et augmenter la productivité.
• Les fichiers numériques sont stockés : Lorsque tous vos fichiers sont numérisés via un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise, vous pouvez les stocker dans le cloud, sur un serveur sur site, ou une combinaison des deux. Quelle que soit la solution la mieux adaptée à votre entreprise, ce stockage numérique est bien plus pratique que les méthodes traditionnelles. Fini les armoires à dossiers et les salles dédiées au stockage des dossiers.
• Un accès sécurisé est possible : Un site de stockage virtuel vous permet de mieux contrôler qui a accès aux documents précieux et aux informations confidentielles. La plupart des Systèmes de Gestion de Contenu d'Entreprise offrent la possibilité de fournir un accès hiérarchisé aux fichiers. Cela permet de s'assurer que les seules personnes qui peuvent consulter certains documents sont celles qui en ont vraiment besoin. Cet accès est particulièrement important si vous travaillez dans un secteur comme celui de la santé, où vous devez respecter la réglementation HIPAA. Cela atténue le risque de perte ou de compromission de vos données et vous évite des poursuites judiciaires, une réputation entachée et d'autres conséquences.
• Les processus sont automatisés : Tout bon Système de Gestion de Contenu d'Entreprise possède des fonctions d'automatisation. En fonction de ce qui vous convient, ces fonctions peuvent inclure l'acheminement automatique des documents vers les bonnes personnes au bon moment ou la notification aux membres de l'équipe lorsque des documents méritent leur attention.

Ces processus automatisés peuvent être particulièrement utiles pour les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs qui utilisent encore des processus manuels. Ces processus conduisent souvent à des retards de paiement et à l'absence de remises pour paiement anticipé. Une fois que le système a numérisé les factures de la comptabilité fournisseurs via l'OCR, il extrait les informations et les soumet à votre ERP pour le routage des approbations.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Comment mettre en œuvre un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise dans votre organisation

Si vous n'avez pas encore mis en place un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise dans votre entreprise, le processus pour y parvenir peut prendre du temps, mais c'est réalisable. Pour aider votre entreprise à profiter des avantages d'un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise, suivez les étapes suivantes.

1. Constituez une équipe

Examinez attentivement l'ensemble des responsables et des employés de votre entreprise. Déterminez qui est le plus apte à gérer le processus de mise en œuvre et affectez-le à votre équipe Système de Gestion de Contenu d'Entreprise. Ces personnes seront chargées de lancer le processus et de le mener à bien. Vous pouvez choisir un employé ou un responsable de chaque service, comme les comptes fournisseurs et la logistique. Il sera ainsi plus facile pour les autres d'embarquer une fois que votre Système de Gestion de Contenu d'Entreprise sera prêt à fonctionner.

2. Obtenez une base de référence

La relation de votre entreprise avec les fichiers est unique. Il vous incombe donc de la déterminer avec précision. Demandez-vous à quelle fréquence les employés travaillent avec des fichiers et du contenu. Quels sont ceux qui les utilisent le plus pour accomplir leur travail ? Quels flux de travail dépendent des documents ? Devez-vous protéger certains contenus des autres pour rester conforme à votre secteur d'activité ? En répondant à ces questions, vous pouvez créer une base de référence qui vous aidera pour le reste de la mise en œuvre.

3. Sonder les employés

Un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise étant conçu pour aider vos employés et leur faciliter la vie, il est logique de les interroger. En fonction de la base de référence que vous avez définie, vous pouvez envoyer un questionnaire à l'ensemble de l'entreprise ou cibler certains départements qui utilisent le plus de fichiers et de contenu. Une enquête vous donnera une bonne idée des forces et des faiblesses de votre organisation en matière de gestion des fichiers et du contenu.

4. Classez vos incontournables

Déterminez quelles sont les fonctionnalités d'un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise non négociables, dressez-en la liste, puis hiérarchisez-les. Si vous avez des salles entières de dossiers papier, par exemple, un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise capable de les numériser avec OCR est probablement indispensable. Si votre processus de comptabilité fournisseurs utilise un ERP et que vous souhaitez que votre Système de Gestion de Contenu d'Entreprise lui envoie des factures, l'intégration de l'ERP sera en tête de votre liste. Une autre fonction essentielle est le traitement direct, qui permet de collecter, d'examiner et de traiter les factures des comptes fournisseurs jusqu'au paiement sans intervention manuelle.

5. Recherchez vos options

Maintenant que vous avez une bonne idée de vos besoins et de vos problèmes, il est temps de faire des recherches et de découvrir les GCE qui s'offrent à vous. Pendant que vous examinez vos options, notez leurs avantages et leurs inconvénients. N'oubliez pas qu'ils ne sont pas tous égaux et que le bon Système de Gestion de Contenu d'Entreprise pour une autre organisation n'est pas nécessairement celui qui convient à la vôtre. Gardez à l'esprit les fonctionnalités, le prix, le service client et les critiques pendant que vous évaluez toutes vos options.

6. Obtenir l'adhésion

Si votre entreprise est novice en matière de Gestion de Contenu d'Entreprise ou si elle est lente à s'adapter aux nouvelles technologies, aux nouveaux outils et aux nouveaux processus, il peut être difficile d'obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'entreprise. Il est pourtant essentiel de le faire. Sans cela, il sera difficile d'amener les employés à utiliser le système qui est censé les aider et leur faciliter la vie. Organisez une réunion à l'échelle de l'entreprise ou une réunion plus restreinte avec votre équipe de direction pour expliquer les avantages d'une solution de Gestion de Contenu d'Entreprise et partager vos recherches.

7. Choisissez un projet pilote

Une fois que vous avez obtenu l'adhésion de tous, commencez petit. Choisissez un projet pilote avec un service plus petit afin de pouvoir gérer et dépanner facilement ce qui se passe. Si tout semble fonctionner et que vous avez la preuve qu'un Système de Gestion Electronique des bâtiments vaut l'investissement, vous pouvez le déployer à plus grande échelle. Un projet pilote peut également renforcer la confiance dans la solution que vous avez trouvée, plutôt que de vous lancer sans preuve concrète de l'efficacité de vos efforts en matière de Gestion de Contenu d'Entreprise.

L'étape suivante : Trouver la bonne solution de Gestion de Contenu d'Entreprise

La Gestion de Contenu d'Entreprise permet à votre entreprise de devenir plus intelligente et plus efficace que vos concurrents. Si vous la mettez en œuvre correctement, vous économiserez du temps, de l'argent et des soucis. Maintenant que vous connaissez les principes de base et les avantages de la Gestion de Contenu d'Entreprise, l'étape suivante consiste à trouver la solution idéale pour votre entreprise.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Comment identifier les indicateurs de suivi-évaluation de projets et programmes? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet.

Le Suivi et l'Evaluation nécessitent la définition de deux types d'indicateurs au stade de la planification : les indicateurs de déclenchement (qui seront utilisés pour déclencher une nouvelle action ou un changement d'action) et les indicateurs de performance. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de définir des indicateurs de performance configurables en périodicité et en  unités de mesure.

Le Suivi et l'Evaluation sont des aspects essentiels de la planification et de la mise en œuvre de l'adaptation.  Il y a trois aspects de la planification et de la mise en œuvre de l'adaptation qui doivent être suivis. 

Le Suivi de la performance des travaux entrepris lors de l'élaboration d'un plan d'adaptation (par exemple, la performance des activités d'engagement à toutes les étapes du cycle de planification). 

Suivi des seuils de risque et des niveaux de déclenchement pré-identifiés qui déterminent quand les actions d'adaptation doivent être entreprises. Déterminer l'efficacité des produits et des résultats prévus des actions d'adaptation.

La clé du Suivi est d'identifier les indicateurs qui doivent être suivis. Cela doit être fait tôt, pendant la formation d'un plan d'adaptation détaillé, afin de s'assurer que :

• - les indicateurs sélectionnés sont appropriés pour les actions mises en œuvre ; et
• - les déclencheurs pour stimuler les actions sont appropriés et liés à la prochaine action possible dans la séquence ou la voie d'adaptation.

Les indicateurs doivent être liés à des actions et/ou des objectifs spécifiques.  Il est important qu'ils soient pris en compte lors de la préparation des plans d'adaptation et qu'ils fassent partie intégrante du plan. Dans ce document, nous fournissons des informations sur l'identification d'indicateurs appropriés.

Le Suivi et l'Evaluation impliquent le développement d'un plan d'évaluation pour mesurer la performance des efforts d'adaptation en termes de pertinence, d'efficacité, d'efficience, de résultats et de durabilité des résultats. Les indicateurs en sont un élément essentiel. 

Les indicateurs sont des choses que nous pouvons mesurer. Ils permettent de déterminer si nous avons atteint les objectifs d'un programme ou d'un projet spécifique, ou si nous avons atteint un seuil ou un déclencheur d'action.

Qu'est-ce qu'un bon indicateur de déclenchement ?

Les indicateurs de déclenchement sont utilisés pour déterminer quand un seuil particulier est atteint et qu'il y a eu un changement irréversible. Les indicateurs de déclenchement identifient le moment où l'action d'adaptation spécifique n'atteint plus les objectifs visés. À ce stade, une autre mesure d'adaptation est nécessaire. Les indicateurs de déclenchement doivent être fixés à des niveaux qui laissent suffisamment de temps pour que la planification, l'engagement des parties prenantes et le financement appropriés soient réalisés pour l'action suivante dans la séquence.  Selon la nature du plan d'adaptation, les indicateurs de déclenchement peuvent être de nature sociale ou biophysique.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de comparer les valeurs cibles et les valeurs atteintes sur les indicateurs de performance des projets.

Les niveaux ou seuils de déclenchement sélectionnés doivent refléter les changements réels résultant d'un changement climatique ; ils ne doivent pas être fixés pour des changements résultant d'un événement extrême non lié au changement climatique ou d'autres facteurs. Par exemple, un simple épisode d'érosion d'une plage ne doit pas nécessairement être le déclencheur d'une action totalement nouvelle dans une voie ou une séquence d'adaptation.  Mais un événement d'érosion peut être un déclencheur dans les cas où l'érosion de la plage se produit à des niveaux et des taux sans précédent (par exemple, les dunes supérieures sont érodées quatre à six fois par an, avec un potentiel d'impact sur les infrastructures et l'agrément à long terme pour les baigneurs).

Les indicateurs de déclenchement doivent être développés en collaboration avec les parties prenantes, afin de s'assurer qu'ils sont acceptés et compris et qu'ils reflètent les connaissances locales.  Travailler avec les parties prenantes peut contribuer à garantir que les déclencheurs prennent en compte les impacts sociaux en plus des impacts biophysiques. 

Qu'est-ce qui fait un bon indicateur de performance ?

Les bons indicateurs doivent être facilement compréhensibles et significatifs pour ceux qui cherchent à utiliser les informations qu'ils fournissent. Il ne sert pas à grand-chose de collecter des informations complexes si l'on n'est pas en mesure de les analyser ou si l'on n'a pas l'intention de les utiliser lors de l'examen des plans d'adaptation.  Les indicateurs doivent être SMART (spécifiques, mesurables, réalisables et attribuables, pertinents et réalistes, et limités dans le temps), avec les caractéristiques suivantes :

• - Spécifique : les indicateurs doivent saisir l'essence du résultat souhaité en se rapportant clairement et directement à la réalisation d'un objectif et uniquement de cet objectif.
• - Mesurables : les indicateurs doivent être mesurables, en tenant compte de la répétabilité de l'évaluation, de la précision requise pour la mesure et des ressources (financement, temps) nécessaires à la mesure.
• - Réalisable et attribuable : le Système de Suivi et d'Evaluation, et les indicateurs associés, identifient les changements attendus suite à l'intervention et si les résultats sont réalistes. L'attribution exige que les changements dans le problème de développement ciblé puissent être liés à l'intervention.
• - Pertinent et réaliste : le système de Suivi et d'Evaluation et les indicateurs associés établissent des niveaux de performance susceptibles d'être atteints de manière pratique et qui reflètent les attentes des parties prenantes.
• - Rapide : les indicateurs doivent être sensibles au changement dans le temps. Par exemple, certaines variables évoluent lentement et sont très variables d'une année à l'autre (par exemple le climat), ce qui signifie que les progrès vers les résultats peuvent être difficiles à évaluer à court terme. Dans ces situations, il est utile d'identifier les résultats intermédiaires qui mènent à des résultats à plus long terme.
• - Limité dans le temps, opportun, traçable et ciblé : le système de Suivi-Evaluation et les indicateurs associés permettent de suivre les progrès de manière rentable, à la fréquence souhaitée et pendant une période déterminée, en identifiant clairement le ou les groupes de parties prenantes concernés par le projet ou le programme.

Les indicateurs doivent également être sensibles au changement afin qu'ils fournissent les informations nécessaires pour détecter une réponse au changement et aider les gestionnaires à évaluer l'efficacité de leurs actions.

Le cas échéant, les indicateurs doivent également être liés à des normes, car celles-ci permettent de s'assurer que les gens utilisent les mêmes types d'indicateurs et sont capables d'apprendre les uns des autres. Cependant, il est plus important que les indicateurs sélectionnés correspondent aux objectifs d'adaptation du plan plutôt que d'être sélectionnés parce qu'ils sont utilisés par d'autres. 

Attribution

Il est important d'attribuer les indicateurs aux actions. Cela permet de s'assurer que lorsque les indicateurs sont mesurés, tout changement peut être lié à cette action, ou dans certains cas à une série d'actions. Il existe de nombreuses façons d'y parvenir. Parmi celles-ci, citons le développement de diagrammes d'influence, de réseaux causaux ou la construction de modèles conceptuels. Plus le système est complexe, plus il est difficile d'attribuer directement le changement d'un indicateur à une ou plusieurs actions. 

Il est possible d'avoir des indicateurs à court terme qui montrent qu'une action particulière est terminée, et des indicateurs à long terme qui montrent que les actions ont entraîné un changement de résultats. Il est plus difficile d'attribuer les résultats à une action particulière en raison des nombreux facteurs potentiels. 

Les indicateurs de performance du logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, sont SMART (spécifiques, mesurables, réalisables et attribuables, pertinents et réalistes, et limités dans le temps).

Utiliser les indicateurs pour soutenir le Suivi-Evaluation

Les indicateurs ne sont qu'un élément du Suivi-Evaluation.  Il faut faire attention à la conception des programmes de Suivi et à l'utilisation des résultats pour entreprendre l'évaluation.

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Sans une collection de documents historiques et actuels, où en serait une entreprise ? Les documents sont la manifestation de tout le dur labeur que vous avez fourni pour construire votre entreprise et soutenir sa croissance.

Cependant, ces documents sont pratiquement inutiles si vous ne disposez pas d'un bon moyen de les gérer. Une Stratégie de Gestion des Documents solide aide les employés à localiser les documents importants, à y accéder et à les transmettre rapidement et facilement.

Et bien que la création d'un Système de Gestion de Documents puisse sembler insurmontable au début, il y a de bonnes nouvelles. Premièrement, dire que les avantages à long terme, à savoir gagner du temps et de l'argent et éviter le stress et la frustration, en valent la peine est un euphémisme. Deuxièmement, c'est faisable et nous pouvons vous aider.

Qu'est-ce qu'une Stratégie de Gestion de Documents ?

Une Stratégie de Gestion Documentaire est un système utilisé pour organiser numériquement et suivre les documents électroniques et papier, tels que les dossiers de projet, les produits livrables, les factures, les reçus, les accords, les certificats, les chartes, les obligations et les contrats. Un système bien conçu définit la manière dont une entreprise traite les documents afin de faciliter la création, le partage, la sécurité, l'organisation, le suivi, la transmission et le stockage.

Essentiel pour faciliter le flux d'informations au sein d'une entreprise, un Système de Gestion de Documents offre de nombreux avantages : amélioration de l'efficacité du flux de travail - ce qui permet de réaliser des économies - protection des données confidentielles des clients et des données intellectuelles, conformité et réduction des risques, etc.

Examinons de plus près comment développer une stratégie de gestion documentaire efficace pour votre entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre de nombreux avantages : amélioration de l'efficacité du flux de travail, ce qui permet de réaliser des économies, protection des données confidentielles des clients et des données intellectuelles, conformité et réduction des risques, etc.

Comment rédiger un plan de gestion des documents ?

Si vous n'avez pas encore de plan de Gestion des Documents ou si vous cherchez à améliorer celui que vous avez déjà, voici quelques étapes à suivre pour commencer à mettre les choses en ordre.

1. Constituez une équipe

Avant même de commencer à franchir les étapes nécessaires à l'amélioration ou à la mise en place d'un Système de Gestion Documentaire solide, vous devrez créer une équipe de collègues capables de gérer ce projet.

Même dans les petites entreprises, il peut être difficile d'appréhender toute la documentation et les processus associés à ces fichiers dont dispose votre entreprise. Former une équipe pour mener à bien cette entreprise permet non seulement de s'assurer qu'un nombre suffisant de personnes sont sur le coup, mais aussi de créer une responsabilité pour s'assurer que le projet est mené à bien.

2. Examinez votre processus actuel

Une fois votre équipe en place, l'examen de votre processus documentaire actuel vous donnera une bonne idée de la direction à prendre lors du développement de votre nouveau Système de Gestion Documentaire.

Prenons l'exemple d'un hôpital. Le volume et la variété de la documentation qu'un hôpital traite sont énormes. Et les patients, le personnel hospitalier, les fournisseurs et les membres du conseil d'administration comptent sur un accès efficace, confidentiel, facile et sécurisé aux documents. Cependant, chacune de ces parties utilise les documents pertinents de différentes manières. La comptabilité fournisseurs, par exemple, doit traiter les documents provenant de fournisseurs externes, tandis que les RH gèrent les documents que les membres de l'équipe doivent envoyer aux employés et aux responsables et qu'ils doivent recevoir d'eux.

Un examen efficace de votre processus actuel doit explorer les éléments de Gestion des Documents existants pour chaque département. Examinez de près la manière dont les documents sont :

• Collectés ou reçus
• Gérés (approuvés, rejetés ou en attente)
• Transmis
• Sécurisés
• Supprimés, transférés ou éliminés d'une autre manière

L'examen de ces points de contact des documents vous aidera à déterminer les domaines dans lesquels les choses fonctionnent bien et ceux dans lesquels vous devrez peut-être faire des ajustements.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet un classement des dossiers personnalisable en fonction du niveau de confidentialité.

3. Déterminez vos objectifs et vos exigences

Pour que votre Système de Gestion Documentaire soit efficace, vous devez déterminer vos objectifs et vos besoins. Il est plus facile d'entreprendre un tel projet en sachant ce que vous voulez atteindre et pourquoi.

Votre organisation a peut-être connu des problèmes de Gestion Documentaire dans le passé et vous voulez éviter que cela ne se reproduise. Ou peut-être voulez-vous libérer du temps que votre équipe pourra consacrer à des tâches plus importantes. Vous pourriez également chercher à améliorer les délais de paiement de vos fournisseurs afin d'obtenir des remises pour paiement anticipé. Quel que soit votre raisonnement, le fait de savoir quels résultats finaux vous souhaitez obtenir vous aidera à définir les étapes spécifiques à suivre pour y parvenir.

4. Dressez l'inventaire de vos documents actuels

Tout comme vous devez faire l'inventaire de vos processus documentaires, vous devez également déterminer quels types de documents soutiennent votre organisation. Plongez dans tous les documents de votre système afin de comprendre de qui ils relèvent et comment vous pourriez éventuellement les classer dans votre système.

Dans l'exemple de notre hôpital, certains de ces documents peuvent inclure :

• Les factures des fournisseurs gérées par la comptabilité fournisseurs
• Les factures des patients gérées par les comptes clients
• Les réclamations d'assurance gérées par la facturation
• Les formulaires W-4 et les fiches de paie des employés gérés par les RH.

Quel que soit votre secteur d'activité et le type de documents que votre entreprise traite, il est important d'examiner les départements clés comme ceux-ci pour voir quels types de fichiers ils traitent régulièrement.

Pour vous aider à cibler vos efforts, commencez par

• Évaluer votre système actuel, en enregistrant la quantité de documentation papier et numérique dont vous disposez. Voyez s'il y a des possibilités de réduire votre documentation papier.
• Dresser une liste de documents tels que des rapports d'activité, des factures, des contrats, des demandes d'emploi et des formulaires W-4  pour tous les secteurs ou départements de votre entreprise.
• Choisir un ou deux départements pour évaluer leurs procédures documentaires et déterminer leur efficacité ou leur inefficacité.

5. Débarrassez-vous des documents inutiles

Ensuite, il est temps de rationaliser la documentation et d'éliminer les documents dont vous n'avez plus besoin.

Travaillez avec votre équipe pour créer une liste des documents que vous utilisez régulièrement et de ceux qui n'ont pas été utilisés depuis un certain temps. Pour ces documents qui n'ont pas été utilisés depuis un certain temps, interrogez les membres du service concerné pour savoir pourquoi, s'il y a moyen d'améliorer le formulaire ou si le formulaire est simplement devenu inutile ou redondant. Ces réponses vous aideront à rationaliser la documentation à l'avenir.

Recherchez également les possibilités de réduire la taille des dossiers que vous avez sur place et dans tout stockage numérique ; les vieux dossiers ne font pas que prendre de l'espace, ils peuvent aussi présenter des responsabilités juridiques, selon votre secteur d'activité.

Pour les documents papier, déterminez si et comment vous pouvez les numériser pour les consulter ultérieurement. Et lorsque vous éliminez des documents, numériques ou physiques, consultez vos politiques de conservation et de destruction pour vous assurer que vous suivez les procédures appropriées. Il peut y avoir des réglementations sectorielles qui dictent la manière dont vous devez procéder.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

6. Rédigez votre stratégie

Maintenant que tout est en place, il est temps de commencer à rédiger une stratégie qui vous aidera à atteindre rapidement et efficacement vos objectifs de Gestion de Documents.

Voici quelques points pour vous guider dans l'élaboration d'un plan adapté à votre entreprise :

• Réfléchissez aux questions et aux problèmes que vous avez rencontrés dans le passé avec la Gestion des Documents, comme les documents périmés et en double, que vous voulez éliminer. Existe-t-il des processus ou des flux de travail que vous pouvez rationaliser ou automatiser pour éviter que l'erreur humaine n'ait un impact négatif sur votre entreprise ?
• Concevez une norme pour la catégorisation, l'étiquetage, le traitement, la révision, le stockage, la récupération, la sécurité, la transmission et la suppression des documents. Formez tous les membres de l'organisation à ces normes pour en assurer la conformité.
• Nommez des utilisateurs autorisés et établissez des permissions pour contrôler l'accès et assurer la sécurité des documents.
• Travaillez avec votre équipe informatique ou votre service d'hébergement en nuage pour vous assurer que vous disposez d'un plan de sauvegarde et de récupération des données.
• Adhérez aux meilleures pratiques de gestion des documents, notamment en préservant l'intégrité du document original et en vous assurant que le processus facilite le travail de vos employés.

7. Mettez-le en œuvre

Maintenant que vous avez fait tout le travail préparatoire, il est temps de mettre en œuvre votre processus de gestion de documents.

Vous pouvez commencer par un programme pilote dans un ou deux services. Fixez un jour et une heure pour le lancement officiel du projet pilote. Au cours de la période préparatoire, communiquez clairement la stratégie aux équipes et assurez une formation, afin qu'elles sachent ce qu'elles doivent faire et ce qu'elles attendent le jour du lancement. Il y aura probablement des contretemps ou des questions pendant que les gens se familiarisent avec le nouveau système.

Si tout se passe bien ou si les choses fonctionnent sans problème pendant un certain temps (ce délai dépendra de ce qui convient à votre entreprise), déterminez un calendrier pour le déploiement de la stratégie dans le reste de votre organisation.

8. Gérez-le à long terme

Une fois que vous avez mis en œuvre votre plan de Gestion des Documents, effectuez une maintenance régulière pour que tout fonctionne bien. Vous ne voulez pas faire tout ce travail pour retomber dans les vieilles habitudes. Chargez votre équipe de gestion de documents d'effectuer des audits réguliers et de mettre à jour les processus si nécessaire, en veillant à ce que tous les membres de l'organisation soient au courant.

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Vous avez maintenant tous les conseils dont vous avez besoin pour élaborer une stratégie de Gestion de Documents efficace pour aider vos employés et vos clients. Vous êtes sur la bonne voie pour rationaliser votre entreprise et économiser du temps et de l'argent.

Bien sûr, vous et votre équipe êtes les seuls à pouvoir élaborer la stratégie qui convient le mieux à votre entreprise. Mais l'une des meilleures façons d'y parvenir est de s'assurer le soutien d'un fournisseur de solutions de Gestion de Documents d'entreprise.

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