WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

Les rôles du Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet.   Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

De nombreux projets dans les pays du tiers monde ne sont pas menés à bien pour plusieurs raisons. Parmi celles-ci, le manque de compréhension de la nécessité du Suivi-Evaluation. Nous allons souligner l'importance du Suivi-Evaluation et la manière dont il peut être appliqué pour assurer la réussite des projets. Nous allons présenter également les contraintes communes qui entravent le Suivi-Evaluation et décrire les moyens de les surmonter. 

INTRODUCTION

De nombreux pays du tiers-monde ont de nombreux projets pour tenter d'améliorer leurs infrastructures et ainsi améliorer le niveau de vie de leurs citoyens. D'énormes sommes d'argent sont investies dans cette activité et il est important d'en avoir pour son argent. Le suivi-évaluation est un aspect qui contribue à garantir cette optimisation. Malheureusement, de nombreux propriétaires et gestionnaires de projets ne reconnaissent pas la nécessité et l'utilité du Suivi-Evaluation. Nous allons vous présenter les rôles du suivi-évaluation dans la mise en œuvre réussie des projets et la manière dont il peut être appliqué. 

DÉFINITIONS DU SUIVI ET DE L'ÉVALUATION DES PROJETS ET PROGRAMMES

Bien que le Suivi et l'Evaluation soient considérés comme liés, ils constituent des fonctions distinctes. Le suivi est considéré comme un processus qui fournit des informations et assure l'utilisation de ces informations par la direction pour évaluer les effets du projet - intentionnels ou non, et leur impact. Il vise à déterminer si les objectifs visés ont été atteints ou non. L'évaluation s'appuie sur les données et les informations générées par le système de suivi pour analyser les tendances des effets et de l'impact du projet. Dans certains cas, il convient de noter que les données de suivi peuvent révéler un écart important par rapport aux attentes du projet, ce qui peut justifier l'entreprise d'une évaluation pour examiner les hypothèses et les prémisses sur lesquelles la conception du projet est basée. 

CONCEPTS DE CONCEPTION DU PROJET 

Pour tenter de résoudre ce problème, il est nécessaire d'avoir une compréhension commune des concepts de conception du projet sur lesquels repose la compréhension du suivi et de l'évaluation du projet. Les projets sont une tentative, utilisant des intrants spécifiques, de créer une meilleure situation pour les bénéficiaires. Il convient également de souligner que les projets sont conçus sur la base d'un ensemble d'hypothèses et de suppositions liées entre elles et que, par conséquent, ils sont par nature des entreprises quelque peu "risquées" dans la mesure où leur approche particulière peut ne pas avoir été essayée auparavant. Passons au processus de conception du projet pour souligner les liens entre les différents niveaux de la conception du projet. Il faut procéder à un rapide "test" pour s'assurer que les concepts d'intrants, de résultats, d'effets et d'impact du projet sont partagés par tous. Sur la base de cette identification des quatre niveaux d'un projet, le suivi du projet peut être défini comme le processus de collecte d'informations permettant de comparer l'utilisation réelle des intrants et des extrants du projet avec l'utilisation prévue des intrants et des extrants. L'évaluation du projet peut être définie comme le processus de collecte d'informations visant à évaluer les effets et l'impact d'un projet.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de déceler les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets et de les visualiser par secteur d'activités en statistiques et représentation graphique.

RÔLE DU SUIVI 

Pour définir le terme "suivi", il faut connaître un certain nombre de concepts qui lui sont associés. Le suivi est un bon outil de gestion qui, s'il est utilisé correctement, devrait fournir un retour d'information continu sur la mise en œuvre du projet et aider à identifier les succès et les contraintes potentiels afin de faciliter la prise de décisions opportunes. Malheureusement, dans de nombreux projets, son rôle est à peine compris et a donc un impact négatif sur les projets. Le suivi ne concerne pas seulement la transformation des intrants en extrants, mais peut également prendre les formes suivantes : 

• Suivi physique et financier 
• Mesure de l'avancement des activités d'un projet ou d'un programme par rapport aux calendriers et aux indicateurs de réussite établis. 
• Suivi des processus 
• Identification des facteurs expliquant l'avancement des activités ou la réussite de la production des résultats. 
• Suivi de l'impact 
• Mesure des réponses et réactions initiales aux activités du projet et de leurs effets immédiats à court terme. 

Les projets sont suivis de manière à :

• évaluer la compréhension du projet par les parties prenantes ;
• minimiser le risque d'échec du projet ; 
• promouvoir une gestion systématique et professionnelle ; et 
• évaluer les progrès de la mise en œuvre.

Il faut reconnaître le rôle joué par les différents acteurs dans le suivi. Ces acteurs comprennent les financiers, les agences de mise en œuvre, les équipes de projet, les groupes intéressés tels que les églises, les environnementalistes, etc. Il faut également reconnaître que, pour être un outil de gestion efficace, le suivi doit être régulier mais doit tenir compte des risques inhérents au projet/programme et à sa mise en œuvre. Dans de nombreux pays en développement, on a tendance à retrouver les aspects suivants dans le suivi-évaluation des projets :

• Il y a une utilisation dominante de consultants externes dans le suivi-évaluation. 
• Il y a une utilisation dominante des procédures et des directives des donateurs dans le suivi. - La durabilité n'est souvent pas prise en compte. 
• Le suivi est parfois utilisé pour justifier des actions passées. 
• Les préoccupations des parties prenantes ne sont généralement pas prises en compte. 
• Les enseignements tirés ne sont pas intégrés. 

Si l'on examine ces éléments, il est clair qu'il est nécessaire de les revoir dans une optique de durabilité. Par exemple, une dépendance excessive à l'égard des consultants externes et des donateurs peut avoir un impact négatif sur la durabilité, un aspect important de tout projet.

Prise de décision dans le suivi et conception du système de suivi de projet 

L'objectif est de fournir un cadre conceptuel qui peut être utilisé dans la conception d'un système de suivi de projet. Pour commencer, il convient de réidentifier les objectifs d'un système de suivi de projet. Il convient de souligner que, alors qu'un système de suivi de projet est un processus de comparaison de l'utilisation réelle des intrants et des produits finis avec l'utilisation prévue des intrants et les produits finis prévus, le but d'un système de suivi de projet est de fournir des informations aux parties prenantes qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions pendant la mise en œuvre du projet. Ensuite, par le biais d'un brainstorming, les groupes peuvent identifier les parties prenantes possibles d'un projet. Parmi celles-ci, on peut citer les bénéficiaires, le personnel de gestion du projet, les fonctionnaires des ministères régionaux et nationaux, et les donateurs / financiers. Une fois cette étape franchie, il est important de mettre en place un plan clair sur la manière d'assurer le suivi tout en garantissant un maximum de bénéfices. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède une fonctionnalité médiathèque qui permet d'attacher les images et vidéos illustratives des réalisations sur les projets.

Quelles sont les caractéristiques d'un excellent système de suivi ? 

Chaque projet est unique. Il est donc suggéré qu'avant de commencer un projet, une discussion soit assurée pour essayer de les identifier. Parmi celles-ci, on pourrait citer : la simplicité, la fourniture rapide d'informations permettant de prendre des mesures correctives, le rapport coût-efficacité, la flexibilité, la précision, l'exhaustivité, la pertinence, l'accessibilité, l'apprentissage, la transparence et le partage des informations de haut en bas.

Outils de suivi 

L'une des plus grandes faiblesses de l'information de gestion est le manque de communication efficace et opportune de l'information aux utilisateurs. Certains membres du personnel chargé du suivi investissent souvent trop de temps et de ressources dans la collecte de données qu'ils échouent souvent à interpréter et à présenter sous une forme qui transmettra le sens des progrès accomplis. Des outils de suivi appropriés doivent être mis en place et utilisés en conséquence. L'importance de la communication dans la gestion de projet est tout aussi cruciale. Elle est "l'huile" qui lubrifie le mouvement du projet dans la réalisation des objectifs fixés. Voici quelques-uns des outils les plus utilisés pour le suivi des projets, ainsi que leurs limites : 

La communication verbale 

Il s'agit probablement du mode de communication le plus efficace. Parmi ses avantages, il y a la rapidité et la possibilité d'adapter sa présentation aux préoccupations et aux questions de l'auditoire. Cependant, ce type d'outil pour communiquer des informations de suivi peut conduire à des malentendus et parfois à un déni d'information. 

Réunions 

La nature même de la gestion d'un projet / programme rend inévitable la convocation de certaines réunions pour communiquer et partager les informations relatives au projet. D'autres programmes peuvent même nécessiter des comités permanents où des personnes extérieures peuvent être invitées à examiner les performances du programme. Il convient d'être attentif au fait que, s'il est important d'organiser des réunions, celles-ci doivent être utilisées comme des outils efficaces. Les réunions peuvent être utilisées pour partager et échanger des informations, clarifier, stimuler et rechercher les meilleures solutions concernant la performance du projet. 

Rapports 

L'importance des rapports de suivi ne doit pas être négligée. Il convient de noter que ceux-ci constituent une partie essentielle du suivi du projet / programme. Les activités entreprises, les intrants fournis, l'argent déboursé, etc. doivent être enregistrés et comptabilisés. Cependant, les rapports ne sont efficaces que s'ils sont soumis aux bonnes personnes au bon moment afin de faciliter la prise de décisions correctives.

Notes d'agenda 

Bien que la plupart des gens n'utilisent pas ce mode d'enregistrement des informations, il reste une option importante. Il est essentiel d'enregistrer les décisions clés, qui peuvent avoir été prises lors de réunions formelles ou informelles. Son format doit être simple, indiquer la date, l'heure, le lieu et le nom des personnes présentes lorsque la décision a été prise. Cependant, l'expérience de nombreux pays (en développement) indique que certains des problèmes en général seraient les suivants : 

• - La plupart des rapports prennent la poussière dans les bureaux sans être utilisés efficacement. 
• Parfois, les mauvaises informations sont collectées, ce qui peut ne pas être utile à la prise de décision. 
• Certains départements ou unités ne disposent pas de la logistique nécessaire, par exemple, du papier, des machines à écrire, etc,  pour rédiger des rapports. 
• Il n'y a généralement pas de retour d'information sur les rapports présentés aux autorités supérieures. Tous ces éléments doivent être pris en compte afin d'en tirer le maximum de bénéfices. 
• Fournir des informations pour la coordination des programmes de développement nationaux; 
• Fournir du matériel de référence pour la planification de projets ultérieurs ; et 
• Fournir des informations aux futurs évaluateurs. 

Limites potentielles du rapport de suivi de projet 

Certaines de ces limites sont les suivantes : 

• - Ils ont tendance à se concentrer sur un ensemble prédéterminé de données à titre d'information. 
• - L'attitude des personnes qui établissent le rapport peut les amener à cacher des problèmes. 
• - Ils peuvent mettre l'accent sur les problèmes plutôt que sur les opportunités. 
• - Ils peuvent ne pas être partagés avec ceux qui ont fourni les données. 
• - L'information peut être trop subjective. 

D'un autre côté, les bons rapports de suivi de projet présentent certains avantages : 

• - Ils fournissent le flux régulier d'informations nécessaire à la prise de décision. 
• - Ils fournissent un historique du projet qui peut servir de base aux leçons apprises et à l'évaluation du projet. 
• - Ils aident à encourager la discipline parmi les parties prenantes. 
• - Ils peuvent donner le sens des responsabilités au groupe cible. 
• - Ils peuvent être utilisés pour identifier les besoins de renforcement des compétences des personnes responsables de la collecte des données et de la préparation des rapports.

EVALUATION 

Définition de l'évaluation 

L'évaluation peut être définie comme un processus qui détermine de manière aussi systématique et objective que possible la pertinence, l'efficacité, l'efficience, la durabilité et l'impact des activités à la lumière de la performance d'un projet / programme, en se concentrant sur l'analyse des progrès accomplis vers la réalisation des objectifs fixés. Dans la plupart des cas, l'évaluation n'est pas mise en avant dans les projets, car ce qui est normalement considéré est le suivi. 

Objectif de l'évaluation 

L'évaluation a plusieurs objectifs, dont les suivants : 

• - Elle aide à déterminer le degré de réalisation des objectifs. 
• - Elle détermine et identifie les problèmes liés à la planification et à la mise en œuvre du programme. 
• - Elle génère des données qui permettent un apprentissage cumulatif qui, à son tour, contribue à des programmes mieux conçus, à une meilleure gestion et à une meilleure évaluation de leur impact. 
• - Elle aide à la reformulation des objectifs, des politiques et des stratégies dans les projets / programmes. Il convient également de noter que dans certains cas, l'évaluation a été utilisée pour résoudre des problèmes non liés aux programmes et affectant différents donateurs. Par exemple, deux organisations impliquées dans des programmes distincts mais similaires sur la gestion des terres peuvent entreprendre une évaluation de l'ensemble du programme pour déterminer dans quelle mesure elles peuvent coopérer. Par conséquent, l'évaluation peut être considérée comme un processus qui détermine la viabilité des programmes / projets et facilite les décisions sur l'engagement de ressources supplémentaires. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de répartir les projets par secteur d'activités.

Utilisation et limites des différents types d'évaluation 

Ceux-ci comprennent : 

• - L'évaluation intermédiaire: Elle a normalement lieu à un moment donné de la vie d'un programme, généralement à mi-parcours. 
• - L'évaluation finale: Elle évalue les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs prédéterminés à la fin du programme et fournit une base pour les décisions concernant les actions futures. Ses conclusions et recommandations sont souvent utilisées pour décider de l'arrêt ou non du projet ou de l'examen d'une nouvelle phase. 
• - Évaluation ex-post : Elle est menée après qu'un nombre suffisant d'années (selon le projet) se soit écoulé depuis l'achèvement du projet afin de mesurer l'impact. 

Il est généralement admis que, pour être objectives, les évaluations doivent être réalisées par des consultants externes. Toutefois, le sentiment général est que, parfois, les consultants externes sont surutilisés. Ils ont recommandé que les consultants externes travaillent dans un environnement propice pour faciliter le transfert de connaissances à leurs homologues. Les gouvernements devraient prendre l'initiative de promouvoir cet aspect. 

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS 

Le Suivi et l'Evaluation, lorsqu'ils sont effectués correctement, au bon moment et au bon endroit, sont deux des aspects les plus importants pour assurer le succès de nombreux projets. Malheureusement, ces deux aspects, bien que connus de nombreux développeurs de projets, ont tendance à ne pas être considérés comme prioritaires et, par conséquent, ils sont réalisés simplement pour répondre aux exigences de la plupart des agences de financement sans avoir l'intention de les utiliser comme mécanisme pour assurer le succès des projets. Il convient également de noter que chaque projet peut avoir des exigences uniques en la matière et que, dans de telles circonstances, les gestionnaires et les développeurs de projets devraient tenter de mettre au point des mécanismes de Suivi-Evaluation appropriés. Il est recommandé que de nombreux chefs de projet reçoivent une formation complémentaire sur les aspects du Suivi-Evaluation afin de les encourager à utiliser ces outils souvent et correctement.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de la Gestion Electronique des Documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents.

Des frais généraux peu élevés sont essentiels pour que les petites entreprises puissent protéger leurs marges bénéficiaires. Mais le contrôle des coûts administratifs est également important pour les grandes entreprises.

De nombreuses petites entreprises ont vu des sociétés mettre en place des services de partage de documents, de signature de documents et de paiement de factures en ligne pour leurs clients. Des services qui permettent à ces entreprises de gagner beaucoup de temps et d'argent.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est sécurisé par la gestion des accès utilisateurs et une configuration par profil. Il est aussi doté d'une fonctionnalité de traçabilité qui permet d'identifier les activités effectuées en son sein ainsi que les acteurs concernés.

Ces solutions de Gestion Electronique de Documents peuvent sembler hors de portée des structures de coûts et du savoir-faire technique d'une petite entreprise, mais rien n'est plus faux.

Aujourd'hui, les Logiciels de Gestion de Documents sont disponibles, abordables et apportent une valeur ajoutée à votre entreprise. Le bon Outil de Gestion Electronique des Documents offre des solutions rentables pour augmenter les revenus et la vitesse de traitement des paiements, et peut même vous aider à améliorer la tenue de vos dossiers.

Augmenter les revenus

L'utilisation d'un Système de Gestion Electronique des Documents pour votre entreprise présente de nombreux avantages. Le plus important est sans doute son impact sur les revenus de votre entreprise.

RECEVEZ PLUS DE PAIEMENTS

En rendant les paiements plus pratiques grâce à la livraison de documents numériques et aux signatures électroniques, vous augmenterez le nombre de paiements que vous recevrez. En facilitant la tâche des consommateurs, vous réduisez les obstacles qui se dressent entre votre entreprise et l'argent.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est doté d'une puissante fonctionnalité de recherche avancée multicritère.

FIDÉLISATION DES CLIENTS

Les clients vivent dans un monde numérique. Ils apprécient la commodité et la rapidité des solutions numériques pour les signatures et les paiements. En offrant un flux de travail rapide et sécurisé pour la livraison, l'autorisation et le paiement des documents, vous satisferez et impressionnerez vos clients. Et nous savons tous que les clients satisfaits restent avec vous.

Augmentez la vitesse de traitement des paiements

Les clients ne paient plus de la même manière qu'avant. En offrant un moyen de signer, de payer et de recevoir un enregistrement numérique d'une transaction en un seul flux de travail, votre entreprise reste à jour et les consommateurs sont satisfaits. Mais surtout, vous pouvez servir plus de clients dans le même laps de temps grâce aux solutions de signature électronique et de paiement numérique.

ACCÈS FACILE

Proposer des solutions auxquelles les consommateurs peuvent accéder via un mobile, un ordinateur de bureau ou une tablette vous permet de rester connecté. Si les consommateurs peuvent facilement accéder aux outils dont ils ont besoin pour signer et payer, l'ensemble de votre cycle de revenus s'accélérera.

FAITES VENIR LE PAIEMENT JUSQU'À EUX

N'obligez pas les consommateurs à venir à vous. L'envoi d'une demande de paiement par SMS ou par e-mail est le moyen le plus simple d'accélérer votre flux de travail. Au lieu d'attendre qu'ils accèdent à votre système de paiement en ligne ou qu'ils se rendent à votre bureau, vous pouvez envoyer une demande aux consommateurs et prendre les paiements immédiatement.

Réduire les frais généraux

Les solutions numériques offrent aux consommateurs vitesse et commodité. Mais elles présentent aussi des avantages sur le plan interne. La gestion numérique des dossiers permet de réduire les frais généraux dans de nombreux secteurs du bureau.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) développé par WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est numéro 1 en matière d'archivage et de gestion électronique de documents.

RATIONALISER LA TENUE DES DOSSIERS

L'impression, l'expédition et l'envoi de documents peuvent entraîner des problèmes dans la tenue de vos dossiers. Par exemple, l'erreur humaine peut entraîner un mauvais classement des documents. De plus, compter sur les consommateurs pour renvoyer par courrier des documents signés est toujours un risque. Les tracas du courrier postal peuvent constituer un obstacle suffisant pour empêcher certaines ventes de se concrétiser. La livraison de documents sans papier et la technologie de signature électronique présentent également d'autres avantages :

• Réduction des heures de travail : Une formation facile au logiciel, des autorisations et des encaissements plus rapides, un système de classement plus ordonné et plus efficace, tout cela se traduit par une réduction du temps que votre personnel consacre aux tâches subalternes.
• Économie de papier : Ce simple avantage peut sembler insignifiant, mais le coût du papier, de l'affranchissement, du toner et de l'entretien de l'imprimante peut atteindre des sommes considérables (surtout dans une petite entreprise dont les marges bénéficiaires sont réduites).  
• Vous économisez sur le recrutement de personnel compétent en matière de technologie : Si vous craignez que votre personnel ne soit pas assez familier avec la technologie, trouver un système simple de livraison de documents et de paiement numérique est une solution simple.

Comment les Systèmes de Gestion de Documents aident les entreprises à gérer efficacement les flux de travail, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Indépendamment des spécificités sectorielles, presque toutes les entreprises ont une chose en commun : elles doivent gérer une quantité importante (et sûrement ennuyeuse) de travail sur papier. Il va sans dire que les documents font partie intégrante de toute entreprise et qu'il est presque impossible d'imaginer le monde sans eux.

Pourtant, plus nous créons de documents, plus il devient compliqué de les gérer, et c'est exactement là qu'un Système de Gestion de Documents (SGD) prend tout son sens. Un Système de Gestion Documentaire bien conçu est capable de gérer toute une série de processus, notamment la numérisation, l'organisation, la sécurisation, la capture et le marquage des fichiers commerciaux. Il accroît l'efficacité de divers processus et secteurs d'activité et offre des avantages supplémentaires tels qu'une sécurité de haute qualité, une collaboration efficace et une conformité réglementaire automatisée. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, capable de gérer toute une série de processus, notamment la numérisation, l'organisation, la sécurisation, la capture et le marquage des fichiers.

Les systèmes de gestion de documents expliqués

Essentiellement, un outil de Gestion de Documents est considéré comme un logiciel informatique qui permet aux utilisateurs de stocker, traiter, classer, suivre leurs documents électroniques et d'exécuter un tas d'autres fonctions, ce qui simplifie considérablement le travail avec eux sur une base régulière.

À l'origine, les GED ont été introduits pour répondre aux problèmes rencontrés par les entreprises qui cherchaient des moyens d'abandonner les bureaux sur papier, où des millions de dossiers étaient entassés dans des classeurs. Depuis lors, la Gestion des Documents a pris une place plus importante. Elle est désormais considérée comme un outil inestimable pour faciliter les flux de travail et rassembler des référentiels disparates dans un pôle central.

Les solutions de Gestion Documentaire sont utiles aux grandes entreprises comme aux petites. De nos jours, les entreprises du monde entier doivent traiter un énorme volume de documents et gérer des flux de travail complexes. Elles ont aussi souvent des unités commerciales individuelles qui sont dispersées sur différents sites. Il est clairement plus pratique et plus efficace de stocker et de traiter toutes les données internes sur une plateforme unifiée et partagée.

Un Outil de Gestion Electronique des Documents est pertinent pour tous les secteurs d'activité. Toutefois, ce type de solution est actuellement plus courant dans les entreprises de fabrication, de construction et de distribution, car elles doivent gérer un flux continu de factures, de bons de commande et de contrats divers. Sans un SGD sophistiqué, ces tâches deviendraient rapidement trop fastidieuses et trop longues à réaliser.

Types de Systèmes de Gestion de Documents : sur site ou dans le nuage ?

Lorsque vous choisissez le meilleur Système de Gestion de Documents pour votre entreprise, vous devez décider du type d'hébergement. Les Systèmes de Gestion de Documents peuvent être divisés en deux catégories : sur site et dans le nuage. Voyons maintenant en quoi ils diffèrent les uns des autres et examinons les avantages de chacun.

Sur site

Si vous optez pour une solution sur site, vous êtes tenu d'utiliser vos propres serveurs et votre propre stockage, ce qui implique que votre organisation sera responsable de la maintenance et de la sécurité du système. Étant donné que la solution sur site impose des exigences techniques élevées, elle convient généralement mieux aux grandes entreprises qui disposent de ressources informatiques dédiées : si un petit bug logiciel survient, vos développeurs seront en mesure de le corriger immédiatement.

Le grand avantage d'un DMS auto-hébergé est que seule votre entreprise a le contrôle direct du système et que vous ne devez compter sur personne pour le faire fonctionner. De plus, vous n'avez pas besoin d'une connexion Internet, car vous pouvez accéder à tous vos documents et fichiers hors ligne.

Basé sur le cloud

Les logiciels basés sur le cloud sont normalement hébergés par le fournisseur de DMS et les employés de votre organisation peuvent y accéder en ligne. Tous les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le nuage, et vous pouvez bénéficier d'une grande flexibilité. 

Les logiciels basés sur le cloud computing présentent deux avantages majeurs. Premièrement, vous n'avez pas besoin d'une équipe informatique pour installer et maintenir le logiciel. Ensuite, vous pouvez littéralement accéder au système de n'importe où et à tout moment, à condition de disposer d'une connexion Internet stable.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un outil de gestion de documents ?

Pour vous assurer que vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de votre future GED, il est essentiel d'examiner exactement l'ensemble des fonctionnalités qu'elle offre. Nous allons examiner ci-dessous les aspects que vous devez prendre en compte pour comparer les Logiciels de Gestion de Documents et choisir le meilleur pour votre entreprise. 

Entrée de documents provenant de plusieurs sources

Lorsqu'il s'agit d'entrée de documents, la majorité des organisations combinent à la fois des fichiers papier et des fichiers numériques. Par conséquent, un SGD devrait permettre l'entrée de fichiers provenant de plusieurs sources telles que des scanners, des courriels, des formulaires Web, des applications mobiles et des documents numériques créés manuellement.

Organisation intelligente de tous les fichiers et recherche avancée

Jongler avec de nombreux documents est sans aucun doute problématique, surtout pour les entreprises en pleine croissance. Vous devez vous assurer que votre Système de Gestion de Documents dispose des fonctionnalités de catégorisation, de balisage et de classement appropriées, car elles vous permettront de trouver facilement des documents et des fichiers. En outre, grâce à des fonctionnalités de recherche robustes et avancées, les processus auparavant longs et lents seront considérablement accélérés.

Interface utilisateur intuitive

Étant donné que votre personnel utilisera régulièrement un GED, il est essentiel de s'assurer qu'il dispose d'une interface intuitive et conviviale. Dans le cas contraire, ils trouveront l'Outil de Gestion Documentaire difficile à utiliser et, à long terme, abandonneront l'idée d'entreprendre la transition numérique.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de stocker, traiter, classer, suivre leurs documents électroniques et d'exécuter un tas d'autres fonctions.

Partage autorisé et contrôle de version

Avec le partage avec autorisation, vous avez le pouvoir de choisir qui peut modifier et supprimer les fichiers. Un Système de Gestion Documentaire idéal doit permettre aux administrateurs de définir des autorisations spécifiques pour chaque employé, ce qui permet de contrôler les fichiers les plus importants et de les protéger contre toute modification.

Les SGD sont également tenus de suivre les mises à jour des différentes versions des fichiers et de sauvegarder chaque version d'un document. Cette fonction s'avère particulièrement utile si quelqu'un a fait une erreur dans le document et a enregistré la version modifiée. Si cela se produit, à condition que votre GED enregistre toutes les versions d'un document, vous pouvez simplement restaurer la forme précédente et commencer à travailler avec elle.

Prise en charge universelle des formats

Les extensions telles que .pdf et .docx sont considérées comme les formats de fichiers dominants de nos jours, mais cela ne signifie pas qu'ils sont les seuls. Il arrive que des clients ou des partenaires nous envoient des documents dans des formats étranges qui vont à l'encontre de nos programmes de fichiers, et nous avons du mal à les ouvrir. Par conséquent, plus votre SGD prend en charge de formats, moins vous rencontrerez de problèmes par la suite , et plus vous économiserez du temps.

Intégration transparente

Si votre organisation travaille avec une application CRM ou une base de données ERP, il est préférable de rechercher un DMS qui peut être intégré à ces programmes. Cela simplifiera grandement le travail de tous les départements. Bien sûr, vous êtes libre d'opter pour un logiciel de GED avec une capacité d'intégration limitée, mais cela nuit à l'efficacité de toute l'organisation. Lorsque le logiciel est compatible, tous les employés auront la possibilité d'accéder, de modifier, de gérer et de surveiller tous les documents créés avec votre CRM et/ou ERP sans aucune restriction.

Une évolutivité exceptionnelle

Lorsque vous choisissez un Outil de Gestion de Documents, il est judicieux de regarder au-delà de vos besoins actuels pour prévoir les fonctionnalités dont votre entreprise pourrait avoir besoin à l'avenir pour prospérer. C'est pourquoi il est très important de rechercher une solution de GED qui évoluera et progressera en même temps que votre organisation, et s'adaptera à ses besoins en constante évolution.

Intelligence du contenu

En raison des avantages qu'offre l'intelligence artificielle, certains fournisseurs de GED ont commencé à la mettre en œuvre dans leurs solutions. Avec l'aide de l'IA, il est facile de classer vos documents, d'analyser les fichiers à la recherche de données particulières, et même de séparer les données professionnelles importantes du fouillis. Donc, si vous êtes désireux de rester dans l'air du temps, vous devez absolument rechercher une fonctionnalité d'IA dans votre logiciel de gestion de documents.

Automatisation avancée des flux de travail

Un SGD doit également posséder une fonctionnalité intégrée de gestion des processus métier et d'automatisation des flux de travail au niveau de l'entreprise, qui sera chargée de diriger automatiquement les documents vers leur destination prévue. Parmi les autres fonctions qu'il doit être en mesure d'exécuter, citons le traitement des documents entrants basé sur des règles, la configuration de règles individuelles et d'actions sur les documents, la modélisation des processus métier avec des rapports personnalisés et la configuration des approbations à plusieurs niveaux.

Quelques-uns des avantages les plus évidents d'une GED

Un Système de Gestion Documentaire performant ne peut que donner un coup de pouce à votre organisation. Une fois que vous l'aurez installé, vous bénéficierez d'avantages nombreux et substantiels tels que la réduction de la dépendance au papier, l'amélioration de l'efficacité, la garantie de la sûreté et de la sécurité de tous vos documents, une plus grande précision et une réduction des coûts.

Réduction de la dépendance au papier

Si votre entreprise utilise encore beaucoup de documents papier, il est grand temps d'envisager la mise en œuvre d'une GED. La suppression du papier est considérée comme un choix durable et éthique : en plus de vous aider à faire votre part pour l'environnement, elle vous permettra de bénéficier d'une plus grande flexibilité et d'une meilleure délivrabilité de vos fichiers.

Une efficacité accrue

La recherche de vos fichiers numériques sur plusieurs plateformes et appareils prend beaucoup de temps. Cela vous empêche de faire le travail qui vous a été confié, et l'efficacité globale de votre organisation s'en ressent. Avec une GED élaborée à portée de main, la productivité augmentera à tous les niveaux, et tous les employés seront habilités à travailler plus efficacement, tant individuellement que collectivement.

La garantie de la sûreté et de la sécurité de vos documents

La meilleure façon de sécuriser tous vos fichiers professionnels essentiels est sans aucun doute de les stocker dans un Système de Gestion Electronique de Documents. Grâce à ses capacités de sécurité de premier ordre, notamment le contrôle des versions, la protection par mot de passe, les notifications en temps réel et le suivi des documents, les documents d'une entreprise ne peuvent être consultés que par les personnes autorisées et approuvées.

Une plus grande précision

Grâce à des fonctionnalités telles que le contrôle des versions et le suivi des documents, toutes les modifications apportées au document sont visibles par tous ceux qui y ont accès. Si quelqu'un repère une erreur dans le document, il peut toujours rétablir la version précédente ou proposer ses propres modifications. Les problèmes concernant l'exactitude de vos fichiers ne seront plus un casse-tête.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de trouver facilement des documents et des fichiers, grâce à ses fonctionnalités de recherche robustes et avancées.

Des coûts réduits

Il va sans dire que les coûts du papier, de l'impression et des installations de stockage sont extrêmement élevés. Toutefois, si vous décidez de passer au numérique avec un Outil de Gestion des Documents, ces coûts seront éliminés. Vous pourrez alors allouer vos ressources financières à des activités et des projets plus productifs.

Les modèles de tarification DMS existants

La tarification est certainement l'une des considérations les plus importantes dans le choix de tout type de logiciel, et les GED ne font pas exception. Alors que certains fournisseurs présentent des informations sur les prix sur leurs sites Web, d'autres fournissent un devis spécialisé, car les besoins de chaque entreprise en matière de logiciels varient. Toutefois, la majorité des fournisseurs ont tendance à appliquer l'un des deux modèles de tarification les plus courants : les plans d'hébergement par abonnement (pour les GED basés sur le cloud) ou les licences perpétuelles (pour les GED sur site).

Plans d'abonnement

Lorsque les fournisseurs hébergent le logiciel sur leurs serveurs, l'organisation paie normalement un abonnement mensuel ou annuel. Cette approche est considérée comme avantageuse pour ceux qui ne souhaitent pas héberger et gérer eux-mêmes leurs données. En général, la structure tarifaire standard est calculée par utilisateur et par mois et dépend du nombre d'employés qui utiliseront le logiciel. Presque tous les fournisseurs de GED proposent des plans d'abonnement évolutifs qui tiennent compte du nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités incluses dans chaque plan.

Licence perpétuelle

Avec la licence perpétuelle, l'organisation est responsable de l'hébergement des données sur ses propres serveurs. Elle ne paie que la maintenance et l'assistance du logiciel au départ. Ce modèle de prix convient aux entreprises qui sont particulièrement soucieuses de la sécurité de leurs données et/ou qui ont des besoins particuliers.

Les principes de fonctionnement d'un Système de Gestion de Documents

Un Outil de Gestion Documentaire professionnel accompagne l'ensemble du cycle de vie d'un document d'entreprise, de la capture et la création à la distribution et au traitement. Voyons maintenant comment fonctionne un SGD.

Première étape : créer et capturer un document

Au départ, un document est capturé à partir d'une source particulière, puis il est enregistré et stocké. Naturellement, il existe de multiples options de capture, notamment pour les documents papier et les applications d'entreprise telles que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les progiciels de gestion intégrés (ERP), les courriers électroniques et les rapports générés par le système.

Cette étape implique également une autre opération appelée indexation, qui vise à faciliter la recherche de documents en les classant selon des critères tels que les métadonnées, l'identifiant unique, etc. Une fois que le document a été capturé et indexé, il peut être facilement récupéré à tout moment.

Deuxième étape : stocker un document

Tous les documents qui ont été capturés sont stockés dans un seul endroit centralisé auquel toutes les parties autorisées ont accès. Un dépôt centralisé unique a tendance à être sécurisé par défaut puisqu'il dispose de fonctions de contrôle d'accès intégrées qui prédéterminent les droits des utilisateurs à créer, gérer et modifier les documents. En outre, grâce au contrôle des versions, il est possible de suivre toutes les modifications apportées aux documents et de vérifier qui a modifié le fichier et quand.

Troisième étape : récupérer et distribuer un document

Une solution de gestion de documents permet également de récupérer et de distribuer efficacement les documents. Grâce à la fonction d'indexation, la recherche de documents est considérablement simplifiée - il n'est pas nécessaire de passer de longues heures à chercher les fichiers souhaités. Grâce à une puissante fonctionnalité de recherche, vous serez en mesure de trouver les informations pertinentes en quelques secondes.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet aux entreprises de bénéficier d'avantages nombreux et substantiels tels que la réduction de la dépendance au papier, l'amélioration de l'efficacité, la garantie de la sûreté et de la sécurité de tous vos documents, une plus grande précision et une réduction des coûts.

En ce qui concerne la distribution, il convient de noter qu'une GED permet de partager des documents par différents moyens, notamment le courrier électronique et les logiciels d'entreprise.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).