WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

10 avantages de la Gestion Electronique des Documents, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents.  Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage un classement personnalisable en fonction du métier et des réalités de chaque organisation. 

Les 10 principaux avantages du passage à la Gestion Electronique des Documents que nous avons identifiés sont les suivants :

#1 - Des sauvegardes fiables : Très souvent, le contenu n'est pas correctement sauvegardé. Nous le découvrons souvent lorsqu'il est trop tard et que le contenu est perdu. La réglementation exige de pouvoir produire des copies originales et lisibles des documents et il est important de disposer d'une solution de sauvegarde solide. Une fois que vos données ont été numérisées, vous pouvez facilement créer des copies de sauvegarde à stocker hors site. Cela garantit également que votre entreprise survivra à toute catastrophe. 

#2 - Sécurité et contrôle accrus : Les documents peuvent être extrêmement sensibles et il est impératif d'avoir une sécurité et un contrôle adéquats sur les personnes qui peuvent récupérer vos informations. Il est extrêmement difficile d'obtenir ce contrôle au moyen d'un système manuel de classement ou de papier. En déplaçant vos données vers le cloud, vous pouvez définir des autorisations pour chaque document, dossier ou armoire et identifier clairement qui a récupéré quels documents et quand. 

#3 - Collaboration facilitée : La possibilité de créer et de mettre en œuvre des flux de travail de vos informations améliore considérablement la collaboration interne et externe. Par exemple, un employé ou un responsable peut être en mesure d'identifier à tout moment où en est un dossier dans le processus d'approbation. 

#4 - Amélioration de la rapidité d'exécution : Le personnel qui travaille dans un bureau ou à distance peut accéder instantanément à la documentation dont il a besoin. Le fait de pouvoir rechercher un dossier ou un document à partir de leur ordinateur plutôt que de fouiller manuellement dans un classeur leur fait gagner du temps. De plus, les documents étant désormais électroniques, ils peuvent être consultés par plusieurs personnes à la fois.

#5 - Réduction des coûts d'archivage : La gestion et l'archivage des documents papier peuvent demander beaucoup de travail et donc coûter cher. Le traitement, le stockage et la récupération des documents archivés peuvent être considérablement améliorés lorsqu'on passe à un environnement électronique.  

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

#6 - Amélioration du contrôle des versions : La possibilité de rechercher rapidement un document ou un fichier spécifique permet aux utilisateurs d'identifier la version la plus récente du document. De plus, l'indication de la date et de l'heure de la dernière mise à jour du document est très utile aux utilisateurs qui souhaitent consulter le document le plus récent.

#7 - Efficacité et gestion des fichiers accrues : Le processus de gestion des documents permet également d'améliorer considérablement la productivité de votre personnel. Plutôt que de fouiller dans des classeurs pour trouver des informations insaisissables, il suffit de rechercher ces informations à partir de votre ordinateur. Une fois que vous avez trouvé les documents, vous pouvez en imprimer une copie ou simplement les lire à l'écran. Les documents ne se perdent pas puisqu'il n'est pas nécessaire de les classer à nouveau. 

#8 - Meilleures capacités de recherche : Pouvoir trouver facilement des informations et des connaissances à partir d'un contenu indexé permet d'améliorer la prise de décision et de réduire le temps perdu à chercher des informations. La plupart des logiciels de gestion de documents utilisent la reconnaissance optique de caractères, qui est une technologie permettant de convertir différents types de documents, tels que des documents papier scannés, des fichiers PDF ou des images capturées par un appareil photo numérique, en données éditables et consultables. Une fois que vos données ont été converties à l'aide d'un logiciel OCR, il est beaucoup plus facile de les organiser, de les rechercher, de les stocker et même de les afficher en ligne.

#9 - Un contenu plus cohérent : Il n'est pas facile de s'assurer que le contenu est formaté, nommé et contrôlé de manière cohérente. En mettant en œuvre des flux de travail numériques ou en concevant la manière dont vous souhaitez que vos documents soient classés, vous générez généralement un contenu qui est archivé de la même manière. Par exemple, vos factures seront toutes classées numériquement avec les mêmes informations requises (numéro de facture, date, nom du fournisseur, code de dépense, etc).    

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

#10 - Amélioration de la gestion des tâches : La numérisation de vos informations permet d'attribuer des tâches aux utilisateurs si vous le souhaitez. Des fonctionnalités de flux de travail avancées sont également disponibles et vous permettent d'acheminer les documents à travers votre organisation tout en conservant la possibilité de suivre leur progression et de recevoir des notifications par e-mail sur leur statut.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

10 raisons pour lesquelles le suivi et l'évaluation de projets et programmes sont importants, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le suivi et l'évaluation sont essentiels à tout projet ou programme. Grâce à ce processus, les organisations collectent et analysent des données, et déterminent si un projet/programme a atteint ses objectifs. Le suivi commence dès le début et s'étend sur toute la durée du projet. L'évaluation vient ensuite et permet d'apprécier les résultats du programme. Chaque organisation devrait avoir un système de S&E en place. Voici dix raisons pour lesquelles :

Le S&E permet d'améliorer la transparence et la responsabilité

Parce que les organisations suivent, analysent et rendent compte d'un projet pendant la phase de suivi, il y a plus de transparence. Les informations circulent librement et sont disponibles pour les parties prenantes, ce qui leur permet d'avoir plus d'influence sur le projet. Un bon système de suivi garantit que personne n'est laissé dans l'ignorance. Cette transparence conduit à une meilleure responsabilisation. Avec une telle disponibilité des informations, les organisations doivent veiller à ce que tout soit transparent. Il est également beaucoup plus difficile de tromper les parties prenantes.

Le suivi et l'évaluation aident les organisations à détecter rapidement les problèmes

Les projets ne se déroulent jamais parfaitement selon le plan, mais un S&E bien conçu aide le projet à rester sur la bonne voie et à obtenir de bons résultats. Les plans de S&E permettent de définir la portée d'un projet, d'établir des interventions lorsque les choses tournent mal et de donner à chacun une idée de l'impact de ces interventions sur le reste du projet. Ainsi, lorsque des problèmes surviennent inévitablement, une solution rapide et efficace peut être mise en œuvre.

Le S&E permet de s'assurer que les ressources sont utilisées efficacement

Tout projet a besoin de ressources. La quantité de liquidités disponibles détermine des éléments tels que le nombre de personnes travaillant sur un projet, la portée du projet et les solutions disponibles si les choses dérapent. Les informations recueillies par le suivi révèlent des lacunes ou des problèmes, qui nécessitent des ressources pour être résolus. Sans le S&E, on ne saurait pas clairement quels domaines doivent être prioritaires. Des ressources pourraient facilement être gaspillées dans un domaine qui n'est pas à l'origine du problème. Le suivi et l'évaluation permettent d'éviter ce gaspillage.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, fournit un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet.

Le suivi et l'évaluation aident les organisations à apprendre de leurs erreurs

Les erreurs et les échecs font partie de toute organisation. Le suivi et l'évaluation fournissent un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet. Des documents de suivi et d'évaluation détaillés permettent aux organisations d'identifier des échecs spécifiques, au lieu de se contenter de deviner la cause des problèmes. Souvent, les organisations peuvent apprendre davantage de leurs erreurs que de leurs réussites.

Le S&E améliore la prise de décision

Les données doivent guider les décisions. Les processus de S&E fournissent les informations essentielles nécessaires pour avoir une vue d'ensemble. Après la fin d'un projet, une organisation dotée d'un bon S&E peut identifier les erreurs, les réussites et les éléments qui peuvent être adaptés et reproduits pour de futurs projets. La prise de décision est alors influencée par ce qui a été appris grâce au suivi et à l'évaluation passés.

Le S&E aide les organisations à rester organisées

L'élaboration d'un bon plan de suivi et d'évaluation exige beaucoup d'organisation. Ce processus est en soi très utile pour une organisation. Elle doit développer des méthodes pour collecter, distribuer et analyser les informations. L'élaboration de plans de suivi et d'évaluation exige également que les organisations décident des résultats souhaités, de la manière de mesurer le succès et de la façon de s'adapter au fur et à mesure que le projet avance, afin que ces résultats deviennent une réalité. De bonnes compétences organisationnelles profitent à tous les secteurs d'une organisation.

Le S&E aide les organisations à reproduire les meilleurs projets/programmes.

Les organisations n'aiment pas perdre du temps sur des projets ou des programmes qui n'aboutissent à rien ou qui ne répondent pas à certaines normes. Les avantages du S&E que nous avons décrits ci-dessus, tels que la détection précoce des problèmes, la bonne gestion des ressources et les décisions éclairées, se traduisent tous par des informations qui permettent aux organisations de reproduire ce qui fonctionne et d'abandonner ce qui ne fonctionne pas.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de collecter et d'analyser des données, et de déterminer si un projet/programme a atteint ses objectifs.

Le suivi et l'évaluation encouragent l'innovation

Le suivi et l'évaluation peuvent contribuer à alimenter une réflexion et des méthodes innovantes pour la collecte de données. Si certains domaines exigent des méthodes spécifiques, d'autres sont ouverts à des idées plus originales. Par exemple, les domaines qui s'appuient traditionnellement sur des outils standardisés tels que les questionnaires, les groupes de discussion, les entretiens, etc. peuvent se tourner vers la documentation vidéo et photographique, les récits et même les beaux-arts. Les outils novateurs offrent de nouvelles perspectives sur les données et de nouvelles façons de mesurer le succès.

Le S&E encourage la diversité des pensées et des opinions

En matière de suivi et d'évaluation, plus il y a d'informations, mieux c'est. Chaque membre de l'équipe offre une perspective importante sur l'état d'un projet ou d'un programme. Encourager la diversité des idées et explorer de nouvelles façons d'obtenir un retour d'information renforce les avantages du S&E. Les outils de suivi et d'évaluation, comme les enquêtes, ne sont vraiment utiles que s'ils incluent un large éventail de personnes et de réponses. Dans les bons plans de suivi et d'évaluation, toutes les voix sont importantes.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, assure la transparence sur l'utilisation des fonds alloués aux projets par les parties prenantes.

Chaque organisation bénéficie du suivi et de l'évaluation

Si certaines organisations peuvent utiliser des outils de S&E plus spécifiques, toutes les organisations ont besoin d'un système de suivi et d'évaluation. Qu'il s'agisse d'une petite entreprise, d'une société ou d'une agence gouvernementale, toutes les organisations ont besoin d'un moyen de suivre leurs projets et de déterminer s'ils sont réussis. Sans un solide système de suivi et d'évaluation, les organisations ne sont pas viables, elles sont plus vulnérables à l'échec et elles peuvent perdre la confiance des parties prenantes.