WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Ce n'est certainement pas une bonne nouvelle pour les entreprises, car les dépassements de coûts ont non seulement un impact sur leurs marges, mais entravent également leur capacité à exécuter de futurs projets. Comprendre ce qu'est la gestion des coûts d'un projet et comment être efficace dans ce domaine peut aider les entreprises à garder le cap.

Découvrez dans cet article ce qu'est la gestion des coûts d'un projet, ses avantages et les étapes de son application.

Que signifie la gestion des coûts d'un projet ?

La gestion des coûts d'un projet est le processus d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts tout au long du cycle de vie du projet, dans le but de garder les coûts dans les limites du budget autorisé.

Pour qu'un projet soit qualifié de réussi, il est nécessaire que

• qu'il réponde aux exigences et à la portée du projet
• la qualité de son exécution soit élevée
• qu'il soit terminé dans les temps et
• qu'il soit achevé dans les limites du budget.

La gestion des coûts d'un projet est donc l'un des principaux piliers de la gestion de projet et est pertinente quel que soit le domaine, qu'il s'agisse de fabrication, de vente au détail, de technologie, de construction, etc. Elle permet de créer une base financière à partir de laquelle les chefs de projet peuvent évaluer l'état actuel des coûts de leur projet et réorienter la direction si nécessaire.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de planifier et d’utiliser ces ressources le plus efficacement possible, afin que votre projet puisse être mené jusqu’à son terme.

Pourquoi la gestion des coûts d'un projet est-elle importante ?

Il est facile de comprendre l'importance de la gestion des coûts. Pour prendre un exemple simple et concret, si vous décidez de construire une maison, la première chose à faire est de fixer le budget. Lorsque vous avez une idée du montant à dépenser pour le projet, l'étape suivante consiste à diviser le budget de haut niveau en dépenses pour des sous-tâches et des postes plus petits.

Le budget déterminera des points de décision critiques tels que : quel concepteur engager - un concepteur haut de gamme qui construira et réalisera le projet de bout en bout, ou quelqu'un qui peut aider sur quelques éléments et être capable de travailler avec un budget plus petit ? Combien d'étages la maison doit-elle comporter ? Quelle qualité de matériaux doit-on utiliser ?

Sans budget prédéfini, il est non seulement difficile de répondre à ces questions, mais il devient impossible d'évaluer si vous avancez dans la bonne direction une fois le projet en cours. Dans les grandes organisations, l'ampleur de ce problème est encore amplifiée par la gestion simultanée de plusieurs projets, la modification des hypothèses initiales et l'ajout de coûts imprévus. C'est là que la gestion des coûts peut aider.

En appliquant des pratiques de gestion des coûts efficaces, les chefs de projet peuvent :

• Définir des objectifs précis avec les acteurs du projet
• Contrôler la dérive du projet grâce aux transparences établies avec le client.
• suivre les progrès et prendre rapidement des mesures correctives
• maintenir la limite prévue, accroître le retour sur investissement et ne pas perdre d'argent sur le projet
• générer des données de référence pour les projets futurs et suivre les tendances des coûts à long terme.

Les quatre étapes de la gestion des coûts d'un projet

Bien que la gestion des coûts soit considérée comme un processus continu, il est utile de diviser la fonction en quatre étapes : planification des ressources, estimation, budgétisation et contrôle. Ces étapes sont généralement séquentielles, mais il est possible que des changements de ressources surviennent à mi-parcours du projet, obligeant à ajuster les budgets. Ou encore, les écarts observés au cours du processus de contrôle peuvent nécessiter une révision des estimations.

Examinons en détail chacune de ces quatre étapes.

1. Planification des ressources du projet

La planification des ressources est le processus qui consiste à identifier les ressources nécessaires pour exécuter un projet et le mener à bien. Les ressources sont, par exemple, les personnes (employés et entrepreneurs) et les équipements (infrastructures, gros véhicules de construction et autres équipements spécialisés en quantité limitée).

La planification des ressources se fait au début d'un projet, avant que le travail ne commence réellement.

Pour commencer, les gestionnaires de projet doivent d'abord préparer la structure de répartition du travail (SRT). Ils doivent examiner chaque sous-tâche de la SRT et se demander combien de personnes, avec quel type de compétences, sont nécessaires pour accomplir cette tâche, et quel type d'équipement ou de matériel est requis pour accomplir cette tâche.

En adoptant cette approche au niveau de la tâche, les gestionnaires de projet peuvent dresser un inventaire précis et complet de toutes les ressources, qui est ensuite utilisé pour l'étape suivante de l'estimation des coûts.

Quelques conseils à prendre en compte au cours du processus :

• Tenez compte des données historiques - calendriers et efforts antérieurs - avant de déterminer les sous-tâches et les ressources correspondantes.
• Prenez en compte les commentaires des PME et des membres de l'équipe - une approche collaborative fonctionne bien, en particulier dans les projets qui ne disposent pas de données antérieures à utiliser.
• Évaluez les conséquences du délai sur les exigences en matière de ressources. Par exemple, une ressource peut n'être disponible qu'après quelques mois, ce qui fait glisser le calendrier du projet. Cela pourrait avoir un impact sur l'estimation des coûts.
• Bien que cette étape se situe au stade de la planification, les gestionnaires de projet doivent tenir compte des réalités du terrain. Par exemple, vous pouvez identifier le besoin d'une ressource possédant une certaine expertise, mais si cette ressource n'est pas disponible au sein de l'organisation, vous devez envisager d'engager un entrepreneur ou de former votre équipe pour la mettre à niveau. Tous ces aspects réels influent sur la gestion des coûts.

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2. L'estimation des coûts

L'estimation des coûts est le processus qui consiste à quantifier les coûts associés à toutes les ressources nécessaires à l'exécution du projet. Pour effectuer les calculs de coûts, nous avons besoin des informations suivantes :

• Les besoins en ressources (résultat de l'étape précédente).
• Prix de chaque ressource (par exemple, le coût horaire du personnel, les coûts d'embauche des fournisseurs, les coûts d'acquisition des serveurs, les taux de matériel par unité, etc.)
• Durée durant laquelle chaque ressource est nécessaire
• Liste des hypothèses
• Risques potentiels
• Coûts des projets antérieurs et références industrielles, le cas échéant.
• un aperçu de la santé financière de l'entreprise et des structures de rapport.

L'estimation est sans doute l'étape la plus difficile de la gestion des coûts, car la précision est la clé. Les gestionnaires de projet doivent également tenir compte de facteurs tels que les coûts fixes et variables, les frais généraux, l'inflation et la valeur temporelle de l'argent.

Plus l'écart entre l'estimation et les coûts réels est important, moins le projet a de chances de réussir. Cependant, il existe de nombreux modèles d'estimation parmi lesquels choisir. L'estimation analogique est un bon choix si vous disposez de nombreuses données historiques sur les coûts de projets similaires. Certaines organisations préfèrent les approches mathématiques telles que la modélisation paramétrique ou la technique d'évaluation et de révision des programmes.

Il faut ensuite choisir entre une approche descendante et une approche ascendante. L'approche descendante fonctionne généralement lorsque des données antérieures sur les coûts sont disponibles. Dans ce cas, les chefs de projet ont généralement l'expérience de l'exécution de projets similaires et peuvent donc prendre une bonne décision. L'approche ascendante fonctionne pour les projets pour lesquels les organisations n'ont pas beaucoup d'expérience, et il est donc logique de calculer une estimation des coûts au niveau de la tâche, puis de la faire remonter au niveau supérieur.

Les prévisions de coûts comme outil de décision

Il est utile de rappeler que l'estimation des coûts est effectuée au stade de la planification et que, par conséquent, tout n'est pas encore figé. Il arrive souvent que les responsables de projet proposent plusieurs formules pour un même projet, et l'estimation des coûts les amène à prendre une décision. Il existe de nombreuses méthodes de calcul des coûts, telles que la comptabilité par activité, la comptabilité par tâche et la comptabilité du cycle de vie, qui permettent de réaliser cette analyse comparative.

Le coût du cycle de vie, par exemple, prend en compte le cycle de vie complet d'un projet. Dans les projets informatiques, par exemple, les coûts de maintenance sont souvent ignorés, mais le calcul du coût du cycle de vie porte sur le long terme et tient compte de l'utilisation des ressources jusqu'à la fin du cycle. De même, dans les projets de fabrication, l'objectif est de minimiser les coûts de service et les frais de remplacement futurs.

Parfois, le processus d'estimation permet également aux équipes d'évaluer et de réduire les coûts. L'ingénierie de la valeur, par exemple, permet d'obtenir la valeur optimale d'un projet tout en réduisant les coûts.

3. Budgétisation des coûts

La budgétisation des coûts peut être considérée comme faisant partie de l'estimation ou comme un processus distinct. La budgétisation est le processus d'affectation des coûts à une certaine partie du projet, telle que des tâches ou des modules individuels, pour une période de temps spécifique. Les budgets comprennent des réserves pour imprévus allouées pour gérer les coûts inattendus.

Par exemple, disons que le coût total estimé pour un projet qui s'étend sur trois ans est de 2 millions de dollars. Cependant, comme l'allocation budgétaire est fonction du temps, le chef de projet décide de ne considérer pour l'instant que les deux premiers trimestres. Il identifie les éléments de travail à réaliser et alloue un budget de, disons, 35 000 $ pour cette période et ces éléments de travail. Le chef de projet utilise la structure de répartition du travail et certaines des méthodes d'estimation présentées dans la section précédente pour parvenir à ce chiffre.

La budgétisation crée une base de référence des coûts par rapport à laquelle nous pouvons continuer à mesurer et à évaluer la performance des coûts du projet. Sans le budget, le coût total estimé resterait un chiffre abstrait, et il serait difficile de le mesurer à mi-parcours. L'évaluation des performances du projet permet de déterminer le montant du budget qui doit être libéré pour les phases ultérieures du projet.

Le fait que les organisations comptent souvent sur les flux de trésorerie futurs prévus pour leur financement constitue une autre raison de consolider les budgets. Au cours des phases initiales, le gestionnaire de projet dispose d'une réserve financière limitée et doit fixer des objectifs en conséquence. C'est un peu comme si vous construisiez les fondations et un étage de la maison dans les premiers mois et que vous acheviez le reste du projet plus tard, en économisant davantage.

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4. Le contrôle des coûts

Le contrôle des coûts est le processus qui consiste à mesurer les écarts de coûts par rapport à la base de référence et à prendre les mesures appropriées, comme l'augmentation du budget alloué ou la réduction de l'étendue des travaux, pour corriger cet écart. Le contrôle des coûts est un processus continu réalisé tout au long du cycle de vie du projet. L'accent est mis ici autant sur la production de rapports clairs et opportuns que sur la mesure.

Avec la base de référence des coûts, le plan de gestion des coûts est un élément essentiel du contrôle des coûts. Ce plan contient des détails tels que la manière dont les performances du projet seront mesurées, le seuil de déviation, les mesures à prendre en cas de dépassement du seuil et la liste des personnes et des rôles qui ont l'autorité exécutive pour prendre des décisions.

La gestion de la valeur acquise est l'une des approches les plus populaires pour mesurer la performance des coûts. 

Lorsqu'il s'agit de traiter des centaines de tâches dans le cadre d'énormes projets, le contrôle des coûts peut fournir le niveau de transparence dont les décideurs ont besoin pour réagir rapidement à la situation.

Logiciel de gestion des coûts de projet

La gestion des coûts, comme d'autres aspects de la gestion de projet, devient complexe avec de nombreuses variables en jeu. Le processus lui-même est élaboré, nécessitant une attention aux détails et une approche rigoureuse. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut simplifier considérablement ce processus.

Examinons quelques avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des coûts de projet :

• L'automatisation des analyses chiffrées complexes pendant les phases d'estimation et de calcul permet de prévenir les erreurs manuelles.
• L'intégration des données dans la planification, l'estimation, la budgétisation et le contrôle permet un suivi continu et des réponses rapides et proactives, plutôt que des interventions ponctuelles.
• La prise de décision est facilitée par le fait que le logiciel de calcul des coûts permet d'évaluer des solutions alternatives en utilisant des scénarios de prévision et des analyses de simulation.
• Des rapports clairs et simples sous forme de tableaux de bord et d'autres interfaces utilisateur riches.
• La complexité de la gestion multidevise des projets sur différents sites géographiques est simplifiée par les logiciels de gestion des coûts de projet.
• De nombreuses solutions de gestion des coûts de projet permettent des intégrations avec des tiers, de sorte que les données peuvent être mises en commun et analysées.
• L'analyse comparative et la standardisation sont réalisables grâce à la disponibilité de données sur les résultats de plusieurs projets.

Gestion des coûts et performance des projets d'entreprise

Il n'est donc pas surprenant que 40 % des participants à l'enquête considèrent " l'investissement dans la technologie pour mieux permettre la réussite des projets " comme leur priorité absolue.

La maîtrise des coûts est fortement liée à la capacité d'une entreprise à gérer avec succès ses projets en cours et à venir. La mise en place d'un logiciel de gestion des coûts efficace permet de faire des économies importantes. Une bonne solution pour la gestion des coûts ne la traitera pas comme une fonction isolée mais l'exploitera comme partie intégrante de la performance du projet et du portefeuille, et corrélera les données entre les projets.

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5 avantages clés d'un système de gestion des ressources humaines (SGRH) intégré, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La raison d'être de la stratégie " meilleure solution " est que les fonctionnalités spécialisées et les caractéristiques plus avancées de ces solutions offrent des avantages qu'un système intégré ne peut pas offrir. C'est le cas, par exemple, d'un outil de recrutement spécialisé qui offre toute la gamme des fonctions dont vous pourriez avoir besoin, telles que le multipostage, le suivi des candidatures, la gestion des candidats, etc.

En revanche, avec cette approche, vous devrez peut-être développer des intégrations sur mesure entre ces systèmes ou les exploiter de manière isolée, ce qui entraînera la multiplication des ensembles de données.

Pour la plupart des gens, aucun de ces scénarios n'est attrayant. La question est donc de savoir si vos besoins sont si complexes que vous devez disposer d'un système spécialisé, ou si vous pouvez faire un compromis pour profiter des avantages considérables de l'intégration.

Il est également important de garder à l'esprit que les systèmes RH intégrés se sont améliorés dans tous les principaux domaines fonctionnels au cours des deux dernières années, de sorte que vous ne ferez peut-être pas autant de compromis qu'il n'y paraît à première vue.

Travailler avec un seul système peut faciliter la vie de votre département RH. Avant de décider de votre stratégie, vous devez donc évaluer soigneusement tous les avantages et les inconvénients. Cela signifie que vous devez prendre en compte l'impact de votre décision sur l'ensemble du service et de l'entreprise, et pas seulement sur un seul domaine, aussi unique ou complexe soit-il.

Pour vous aider, cet article présente cinq des avantages les plus importants qui découlent du choix d'une option intégrée :

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre un espace de stockage illimité dans un environnement numérique sécurisé, pour faciliter la gestion des dépenses, des factures et de la facturation.

1. Un gain de temps

Disposer de différents systèmes pour différents services peut être source de confusion et de difficultés pour vos employés. Les RH peuvent alors être amenées à répondre à un nombre croissant de questions de la part des employés sur les problèmes liés à ces différents systèmes, ce qui peut faire perdre un temps précieux à tout le monde et ralentir la productivité.

Avec un système intégré, vous réunissez tous les éléments, de sorte que les employés n'ont qu'à se connecter à un seul système pour consulter les informations clés (état actuel de la formation, données de paie, dates de congé, etc.

En outre, avec un système unique, les possibilités d'automatisation et de flux de travail sont beaucoup plus grandes, ce qui réduit le nombre d'interventions manuelles nécessaires pour mener à bien un processus. Cette fonctionnalité sera déjà intégrée au système, il n'est donc pas nécessaire de créer des interfaces complexes et coûteuses entre deux ou plusieurs systèmes disparates.  

2. Il vous fournit un ensemble unique de données

Avec différents systèmes en place, vous risquez de reproduire les données, ce qui entraîne des solutions manuelles et des doublons inutiles. Un système intégré, en revanche, vous fournit un ensemble unique de données à jour, ce qui permet aux informations de circuler plus librement dans votre système - toute modification ou mise à jour doit être effectuée une seule fois et est ensuite cohérente pour tous les domaines. Là encore, il n'est pas nécessaire de recourir à des intégrations supplémentaires pour synchroniser les données au fur et à mesure des modifications apportées aux différents systèmes.

Pour vous donner un exemple simple, si le contrat d'un employé est résilié, les détails nécessaires sont saisis une seule fois et chaque domaine concerné est automatiquement mis à jour, au lieu que la tâche doive être répétée dans plusieurs systèmes.

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3. Une précision accrue

Le fait que les données ne doivent être saisies qu'une seule fois dans votre système a l'avantage supplémentaire d'améliorer la précision de vos données. Avec des systèmes multiples, davantage de personnes doivent saisir davantage de données, ce qui multiplie les possibilités d'erreur humaine - et tous les problèmes qui en découlent.

Un système intégré, même s'il n'élimine pas complètement le risque d'erreur humaine, le réduit considérablement grâce à une saisie de données simplifiée et beaucoup moins importante, ce qui vous donne une plus grande confiance dans l'exactitude des dossiers de vos employés.

4. Il améliore considérablement le reporting et l'analyse

L'un des défis les plus courants auxquels sont confrontées les équipes RH est la quantité d'efforts nécessaires pour produire des rapports apparemment simples. La cause première est la qualité des données. Avec des systèmes disparates, la collecte, le nettoyage et l'agrégation des données est généralement un processus manuel. Il faut parfois plusieurs jours pour établir des rapports à l'aide de feuilles de calcul peu maniables et de formules compliquées.

La plupart des systèmes intégrés intègrent des outils de reporting et d'analyse, ainsi qu'un ensemble unique de données précises sur lesquelles travailler. Les rapports peuvent donc être générés en quelques clics, ce qui permet aux équipes RH de consacrer plus de temps à l'analyse des données, à l'identification des tendances et à la prise de mesures, plutôt que de perdre d'innombrables heures à manipuler des feuilles de calcul.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique, permet de gagner du temps, désencombrer votre bureau, sécuriser vos documents confidentiels, gérer les congés et les maladies, développer votre entreprise et votre personnel.

5. La conformité est facilitée

Les exigences réglementaires imposées aux professionnels des RH augmentent, avec l'introduction du règlement général sur la protection des données (RGPD), l'exemple le plus évident. Il y a beaucoup de nouvelles choses à faire, qui ne font que s'ajouter à une assiette déjà bien remplie.

Les systèmes RH intégrés aident les équipes RH à remplir bon nombre de ces nouvelles obligations, en minimisant à la fois la quantité d'efforts requis et le risque d'erreur. Ils automatiseront certains aspects des processus de conformité et fourniront une piste d'audit des activités de conformité. Il peut s'agir, par exemple, de fonctionnalités permettant d'assurer un suivi correct du consentement, de gérer rapidement les demandes d'accès des personnes concernées et de fonctionnalités de suppression pour se conformer au droit à l'effacement.

Les logiciels les plus performants offriront certainement un grand nombre de ces fonctions, mais imaginez que vous deviez reproduire ce processus sur plusieurs systèmes, sans compter les nombreux contrôles supplémentaires nécessaires pour garantir la conformité ? Un système intégré peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous épargner bien des tracas, tout en vous protégeant d'amendes potentiellement paralysantes si les autorités de réglementation venaient à contrôler vos systèmes.

En résumé

Dans la plupart des cas, les systèmes intégrés offrent la meilleure solution globale pour les équipes RH. Même si vous devrez peut-être faire quelques compromis en ce qui concerne la richesse des fonctionnalités offertes par une solution de pointe, dans l'ensemble, un seul et même système vous facilite grandement la vie.

Bien sûr, il peut y avoir des exceptions lorsqu'une certaine fonction RH est très spécialisée et nécessite un logiciel très complexe. Mais en général, les petites et moyennes entreprises ne sont pas assez complexes pour justifier un tel niveau de fonctionnalités spécialisées.

Le fait est que de nombreuses organisations ont accordé une importance excessive aux fonctionnalités avancées fournies par les meilleures solutions, même si la complexité de leurs opérations ne le justifie tout simplement pas. Cela a conduit à un investissement important dans des solutions ponctuelles qui n'ont pas été récompensées par un avantage concurrentiel conséquent. En fait, cela a souvent augmenté la charge de travail des RH, ce qui signifie que le système est rarement utilisé.

Globalement, l'intégration améliore la précision, permet une plus grande automatisation, élimine les répétitions et garantit que tous les systèmes sont gérés de manière cohérente. Cela améliore la productivité et permet aux équipes RH d'apporter plus de valeur ajoutée grâce à des rapports plus précis et plus cohérents.

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Différence entre gestion de projets ou gestion de programmes ou encore gestion de portefeuilles en suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Qu'est-ce que la gestion de programme ?

La définition de la gestion de programme varie selon la source ; toutefois, elle se définit comme "un groupe de projets connexes gérés de manière coordonnée afin d'obtenir des avantages que l'on ne pourrait obtenir en les gérant individuellement". 

Les programmes peuvent être considérés de plusieurs façons. Tout d'abord, il s'agit d'un ensemble de projets qui visent à atteindre des objectifs d'entreprise identiques ou similaires. Ils constituent un ensemble de projets connexes qui doivent être réunis pour atteindre un objectif.

Les projets d'un programme peuvent être distincts, affectés à des équipes différentes et gérés par des chefs de projet distincts, mais ils visent tous à atteindre des résultats liés au même objectif stratégique. Par exemple, il peut y avoir plusieurs projets fonctionnant indépendamment, mais avec des interdépendances, tous alignés pour atteindre l'objectif unique du programme, à savoir réduire le taux de désabonnement.

Mais la gestion de programme est bien plus qu'un ensemble de projets similaires. L'objectif de la gestion de programme est de permettre une exécution stratégique en organisant les personnes et les équipes à travers les départements pour travailler ensemble dans un but commun.

Alors que la gestion de projet se préoccupe davantage des tâches et des délais spécifiques au projet, la gestion de programme est axée sur la planification stratégique, l'amélioration continue et la réalisation de la valeur. La gestion de programme garantit que les ensembles de projets sont mieux alignés sur les stratégies de l'entreprise et que les ressources sont optimisées dans l'ensemble de l'organisation, avec un minimum de conflits pouvant entraîner des retards ou des problèmes budgétaires.

Les feuilles de route constituent l'un des outils de gestion de programme les plus efficaces pour traduire la vision en plans stratégiques. Les feuilles de route offrent un moyen visuel de définir les échéances, les jalons et les versions du programme, tout en donnant aux gestionnaires la possibilité de justifier leurs décisions et de communiquer le plan à travers l'organisation.

Les programmes ont souvent des objectifs stratégiques de nature transformationnelle qui concernent plusieurs départements ou unités d'affaires. La gestion de programme est la traduction des objectifs stratégiques en résultats commerciaux mesurables, associée à l'intégration de nombreuses initiatives connexes nécessaires à la réalisation du résultat.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'améliorer votre réussite en tant que chef de projet.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

Un projet est généralement un effort d'équipe conçu pour atteindre un objectif spécifique et a un début et une fin définis. Bien que les projets puissent être limités dans le temps, leur taille et leur portée peuvent varier considérablement.

La gestion de projet est la discipline qui consiste à utiliser des principes et des procédures pour gérer un projet de la conception à la livraison d'un résultat, tel qu'une application, un événement, un produit ou un service. Cela peut inclure

• La définition des objectifs du projet
• la réception et la gestion des exigences
• la répartition et l'ordonnancement des tâches
• la gestion du budget et des coûts
• Affectation et gestion des ressources du projet
• Communication de l'état d'avancement du projet par rapport aux jalons

Qu'est-ce que la gestion de portefeuille ?

La gestion de portefeuille "est un mécanisme permettant de combler le fossé entre la théorie et la pratique". Au lieu de se concentrer sur un projet particulier, la gestion de portefeuille considère chaque projet ou projet potentiel et son potentiel pour atteindre les objectifs de l'entreprise. L'objectif de la gestion de portefeuille est d'équilibrer efficacement la mise en œuvre des initiatives de changement avec le retour potentiel sur investissement. Elle met en lumière des questions telles que :

• Est-ce que je dispose des ressources et des budgets nécessaires pour lancer un nouveau projet ?
• Y a-t-il d'autres projets qui peuvent être modélisés ?
• Y a-t-il des projets en cours qui pourraient interférer avec ce nouveau projet ?
• Devons-nous adapter les attentes des parties prenantes ?
• Ce projet est-il conforme aux objectifs de notre entreprise ?

Une gestion de portefeuille efficace permet aux organisations de prévoir les résultats et de planifier les projets qui offriront les meilleurs résultats. La gestion de portefeuille aboutit à un plan stratégique unique qui dirige les programmes de transformation et facilite la hiérarchisation des décisions en matière de technologie, de travail et de ressources.

Le logiciel de suivi et d'évaluation des projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement des systèmes informatiques en Afrique, consiste à collecter des données, à suivre les indicateurs clés d'un programme et à évaluer la réalisation de ses objectifs.

Gestionnaire de programme versus gestionnaire de projet versus gestionnaire de portefeuille

Au-delà de la gestion des programmes et des projets, il est important de comprendre qui gère chacun d'entre eux et les rôles spécifiques qui leur sont attribués.

Le rôle du gestionnaire de programme varie selon l'organisation. Certaines organisations mettent l'accent sur les aspects commerciaux de ce rôle. D'autres se concentrent sur l'informatique ou les technologies spécialisées et mettront en avant des qualifications techniques et de gestion de projet spécifiques.

Les gestionnaires de programme dirigent la charge de bout en bout du programme interfonctionnel, de l'élaboration de l'approche à la livraison de l'ensemble des résultats souhaités. Le gestionnaire de programme est également responsable de ce qui suit

• établir les priorités et le budget des initiatives
• définir une feuille de route inter-organisationnelle
• Garantir la capacité et la disponibilité des ressources
• Gérer les interdépendances entre les projets
• s'assurer que les objectifs du programme sont atteints.

Les gestionnaires de programme dépendent souvent d'un PMO d'entreprise, d'un bureau de planification stratégique ou d'un secteur d'activité et ont la responsabilité de gérer des initiatives stratégiques qui couvrent plusieurs départements et unités d'affaires.

Certains chefs de projet ont des années d'expérience en gestion de projet, mais dans de nombreux cas, ils sont des "chefs de projet accidentels", c'est-à-dire des professionnels qui se retrouvent simplement à un poste de chef de projet sans grande expérience. Une enquête menée par Appleseed Partners auprès de 200 personnes qui gèrent des projets ou y participent a révélé que deux participants sur trois ne sont pas nécessairement certifiés en gestion de projet et que, parmi eux, 30 % se considèrent comme des gestionnaires de projet accidentels.

Parmi les tâches d'un chef de projet, on peut citer

• la définition de la portée du projet, l'établissement du calendrier et les approbations
• la gestion des ressources
• la gestion du budget
• la gestion des risques
• la communication de l'état d'avancement aux membres de l'équipe et aux parties prenantes.

Un gestionnaire de portefeuille est chargé de gérer et d'exploiter le cycle de vie des investissements, des initiatives, des programmes, des projets et des résultats pour atteindre de manière optimale les buts et objectifs de l'entreprise. Les gestionnaires de portefeuille s'efforcent d'optimiser leurs portefeuilles de projets, d'équilibrer la capacité par rapport à la demande et de relier les plans et les ressources à l'exécution des projets.

Dans certaines organisations, les gestionnaires de projets, les gestionnaires de programmes et les gestionnaires de portefeuilles travaillent dans ou avec un groupe ou un département appelé Bureau de gestion de projet (PMO). Le PMO définit et établit des normes sur la manière dont les projets sont gérés au sein de l'organisation.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, assure la transparence sur l'utilisation des fonds alloués aux projets par les parties prenantes.

Le bureau du gestionnaire de programme

Le Bureau de Gestion de Programme n'est pas typiquement ce que l'on entend quand on définit le PMO. L'acronyme PMO est le plus souvent utilisé en relation avec un bureau de gestion de projet. Pourtant, Gartner et d'autres autorités ont souvent utilisé le terme de manière interchangeable ou avec de légères nuances depuis une décennie ou plus.

Au lieu de se concentrer sur les opérations de projet quotidiennes et les initiatives à court terme du Bureau de gestion de projet, le Bureau de gestion de programme se préoccupe principalement des programmes de l'entreprise et de la manière dont ces programmes répondent aux objectifs plus larges de l'entreprise. Le bureau de gestion de programme a pris de l'importance avec la montée en puissance des programmes de transformation numérique qui s'inscrivent parfaitement dans la timonerie de la gestion de programme, étant interfonctionnels, interentreprises et impliquant un changement permanent.

 Le Bureau de gestion des programmes d'entreprise "offre un moyen efficace mais politiquement sensible de résoudre le problème de la gestion des plans concurrents et des interdépendances non articulées". En outre, il permet d'avoir un aperçu du "portefeuille d'investissements technologiques" et "une meilleure visibilité des priorités et des décisions prises par l'organisation."

Essentiellement, le Bureau de gestion des programmes travaille avec les départements pour s'assurer que :

• les ressources sont correctement allouées entre les programmes
• les programmes sont conformes aux accords sur les objectifs du portefeuille
• les programmes soient efficacement priorisés et obtiennent de la valeur.

Le bureau de gestion de programme joue un rôle important dans la traduction des objectifs stratégiques en résultats commerciaux mesurables.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, fournit un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet.

Que signifie la gestion de portefeuille de projets ?

Un portefeuille de projets est l'ensemble des projets sur lesquels travaille une organisation.

La gestion de portefeuille de projets ( GPP ) est généralement une fonction de l'équipe du PMO et constitue une approche formelle pour orchestrer, hiérarchiser et analyser la valeur potentielle d'un ensemble de projets. Une organisation qui utilise la gestion de portefeuille de projets centralise l'identification, la hiérarchisation, l'autorisation et la gestion des projets au sein d'un portefeuille.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de portefeuille de projets ?

La plupart des équipes de PMO utilisent une forme de logiciel conçu pour automatiser un grand nombre de fonctions nécessaires à la gestion efficace des projets et des portefeuilles de projets. Une plus grande automatisation permet une plus grande visibilité, une meilleure compréhension et une efficacité accrue grâce à l'utilisation de données exploitables. Mais une taille unique ne convient pas à tous les besoins.

Tout comme il existe une différence entre les champs d'application de la gestion de projet, de la gestion de programme et de la gestion de portefeuille, il existe également une différence entre les logiciels de gestion de projet et les logiciels de gestion de portefeuille de projets. Gardez à l'esprit qu'un gestionnaire de projet se préoccupe des tâches, des délais et des résultats, tandis qu'un gestionnaire de programme se concentre sur des initiatives plus larges, des feuilles de route, la hiérarchisation des priorités et la capacité des ressources. Il est clair que chacun a besoin d'un logiciel spécialisé adapté à ses intérêts et à ses responsabilités.

Les logiciels de gestion de projet facilitent les fonctions courantes de gestion de projet, telles que la création d'une structure de répartition du travail (SRT) et de diagrammes de Gantt. Les logiciels de gestion de portefeuille de projets offrent les mêmes fonctionnalités que les logiciels de gestion de projets, mais avec des capacités supplémentaires pour gérer les portefeuilles de projets. Les solutions de gestion de portefeuille de projets les plus reconnues offrent les capacités requises pour gérer le travail et les ressources dans l'ensemble du portefeuille, telles que :

• La centralisation des projets
• Alignement et priorisation des projets
• Analyse en temps réel pour mesurer et gérer les projets et les ressources
• Gestion des ressources et planification des capacités
• Suivi des temps
• Gestion financière des projets
• Gestion de l'accueil et de la demande
• Diagrammes de Gantt intégrés
• Visibilité sur tous les types de travail - agile, collaboratif, itératif, projet
• Planification des investissements et gestion financière au niveau du portefeuille/programme
• Feuille de route
• Gestion des programmes
• Gestion des dépendances
• Planification de scénarios hypothétiques

Il est important de choisir un logiciel performant pour chaque cas d'utilisation et capable de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise. Les applications patrimoniales maison ou mises à jour n'offrent généralement pas le niveau d'intégration, de transparence et de facilité qu'une solution logicielle spécialement conçue peut offrir.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de collecter et d'analyser des données, et de déterminer si un projet/programme a atteint ses objectifs.

Votre PMO doit-il passer d'un logiciel de gestion de projet à un logiciel de GPP ?

Les logiciels de gestion de projet sont à la portée de la plupart des organisations et valent bien l'investissement. Le coût de l'inaction ou de l'utilisation d'applications incomplètes ou obsolètes est élevé et peut être attribué à un grand nombre des problèmes les plus courants rencontrés par de nombreuses organisations.

 Les entreprises très matures sont nettement plus à même d'atteindre leurs objectifs dans les délais et le budget impartis, de réduire les dérives et les échecs de projets.

Les organisations à haut niveau de maturité utilisent les logiciels de gestion de projets principalement pour fournir la visibilité nécessaire qui fait généralement défaut à la gestion de projets. Sans une vue complète et en temps réel des projets, du travail et des ressources dans le contexte de la stratégie, il est difficile de prendre des décisions éclairées sur les investissements à réaliser.

C'est pourquoi l'utilisation d'un logiciel de gestion de portefeuille de projets, en disant : "La livraison continue incite davantage de dirigeants GPP à relier les investissements stratégiques alignés de l'entreprise à une valeur diversifiée, changeante, axée sur la livraison et le respect des délais."

Si votre organisation semble ne jamais avoir assez de ressources pour répondre à la demande entrante, le logiciel de gestion de portefeuille de projets aidera votre PMO à équilibrer, hiérarchiser et planifier la capacité des ressources. Il fournit une vue en temps réel du travail futur et en cours au sein des équipes de projet, des départements, des zones géographiques et de l'entreprise, et montre les interdépendances. Ces informations facilitent grandement la hiérarchisation et la planification de l'allocation des ressources dans le temps, ainsi que la rationalisation du besoin de recruter des ressources supplémentaires.

Si les projets de votre organisation ne sont pas alignés sur les objectifs de l'entreprise, le logiciel de gestion de portefeuille de projets aidera votre PMO à centraliser la demande et à optimiser le portefeuille de projets afin de réaliser les initiatives stratégiques. Une fois les stratégies d'entreprise définies, le logiciel de gestion de projets permet de voir plus facilement où se situent les écarts et les déconnexions, tout en fournissant des données pour justifier les décisions.

Si un pourcentage élevé des projets de votre organisation échoue, le logiciel de gestion de portefeuille de projets donnera à votre équipe de gestion de portefeuille de projets une vue unifiée et descendante de tous les travaux et ressources afin qu'elle puisse gérer de manière proactive les changements et les risques liés aux projets. Vous serez mieux à même de détecter les risques et de les traiter rapidement, avant qu'ils ne conduisent un projet à l'échec et qu'ils ne consomment des ressources précieuses qui auraient pu être mieux utilisées ailleurs.

Les équipes de PMO ont toujours été en mesure d'apporter de la valeur. Mais pour rester pertinentes, elles doivent évoluer avec le temps et s'adapter aux changements technologiques, aux exigences de la direction et aux besoins de l'entreprise. En dotant votre équipe PMO des bons outils, vous lui permettez de piloter les programmes stratégiques et quotidiens qui font progresser la stratégie de l'entreprise.

Résumé

La gestion intégrée des programmes, des portefeuilles et des projets nécessite une structure de gestion organisationnelle cohérente qui couvre les trois domaines. Il est important de se rappeler que si l'intégration est essentielle, la gestion de ces domaines doit rester séparée et complémentaire à la fois.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets ( GPP ) permettent aux organisations d'améliorer les performances du PMO, de prendre de meilleures décisions et de rendre opérationnelle la stratégie de l'entreprise en centralisant la gestion de la demande, en hiérarchisant le travail et en améliorant la visibilité du portefeuille de projets.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).