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Le suivi des performances peut être défini comme le processus d'évaluation d'un environnement d'apprentissage et de développement continu. Il se fera par le maintien de la performance de l'employé, l'amélioration des compétences individuelles afin de les rendre plus productifs pour l'organisation.

Une gestion d'entreprise réussie nécessite un suivi permanent des performances afin de générer des données permettant de juger de la réussite ou non de stratégies spécifiques. L'amélioration des performances ne peut être réalisée de manière réaliste que lorsque la direction est correctement informée des performances actuelles et, à cette fin, il est important d'identifier les indicateurs clés de performance (ICP) qui permettront à la direction de suivre les progrès.

Selon l'American Compensation Association, il est important de développer la gestion des performances sur la base d'une "communication ouverte, honnête, positive et à double sens entre les superviseurs et les employés tout au long de la période".

Pour expliquer cela du point de vue de la performance, cela signifie un retour instantané aux individus et aux équipes sur les choses qu'ils ont bien ou moins bien faites. Dans toute organisation, si l'on peut fournir aux gens les informations dont ils ont besoin pour contrôler leurs propres performances, c'est tant mieux.

Il est vrai que ces données ne sont pas facilement disponibles ; on peut les encourager à les rechercher. L'objectif principal est de fournir une motivation intrinsèque en donnant aux gens l'autonomie et les moyens de contrôler leur travail.

Des examens intermédiaires informels peuvent être organisés selon les besoins, que ce soit tous les mois, tous les trimestres, etc., afin de fournir un retour d'information plus structuré et, surtout, de réviser les objectifs et les plans en fonction de l'évolution des circonstances.

Les progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan de développement personnel peuvent également être suivis au cours de l'année.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de promouvoir la communication entre le manager et l'employé.

Caractéristiques du suivi des performances

Les principales caractéristiques du suivi des performances sont indiquées ci-dessous :

1. Dans les organisations, un plan de suivi des performances est un outil essentiel pour planifier, gérer et documenter la collecte de données.

2. C'est une partie importante du système de gestion des performances pour contrôler et mesurer les comportements.

3. Cela permet de maintenir la performance des employés conformément aux buts et objectifs de l'organisation.

4. Le suivi des performances permet d'établir des relations solides entre la direction et les employés afin d'obtenir des performances efficaces.

5. Il facilite le développement de la carrière des employés et leur offre des possibilités de formation et de développement.

Certains comportements de suivi et de mentorat du manager sont les suivants :

• Ils font l'éloge des bonnes performances.
• Ils aident à critiquer le comportement sans rejeter la personne.
• Ils partagent leurs sentiments plutôt que de prononcer des jugements de valeur.
• Ils croient qu'il faut démontrer et exiger l'intégrité dans le comportement et l'intention.
• Ils encouragent les employés efficaces en réaffirmant continuellement leur valeur pour l'organisation.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet d'améliorer les compétences des employés et corriger les mauvaises performances.

Processus de suivi des performances

Dans ce processus, le manager observe les performances de son employé par le biais de :

• Des rapports écrits périodiques.
• De réunions planifiées.
• Des inspections sur place, ou des visites sur le terrain ou sur le site dans le cas de gestionnaires dont l'emplacement est différent de celui du gestionnaire.
• Des informations pertinentes et fiables provenant d'autres sources disponibles.

Tout au long du processus de suivi, le responsable fournit un retour d'information aux dirigeants et demande un retour d'information aux dirigeants lors des réunions de groupe ou d'équipe. Ils doivent discuter des questions communes, des problèmes, etc.

Des réunions individuelles sont organisées pour discuter de questions et de problèmes spécifiques rencontrés par certains cadres.

Le manager et le manageré discutent ensuite des mesures correctives nécessaires, des actions à entreprendre par l'un ou l'autre ou par les deux. Ils discutent des autres aides ou soutiens nécessaires pour accomplir les tâches et les objectifs requis.

Objectifs du suivi des performances

Le suivi des performances promeut explicitement la valeur selon laquelle un manager et son collaborateur acceptent la responsabilité conjointe du suivi de la progression des tâches et des objectifs convenus lors de la réunion initiale de planification des performances ou de définition des attentes et des réunions d'évaluation ultérieures. Les managers utilisent des instruments tels que les rapports écrits, les discussions de révision et les inspections sur place pour assurer le suivi :

• L'accomplissement opportun et de qualité des tâches et des objectifs de gestion.
• L'aide et le soutien légitimement requis par les tâches du manager, y compris ceux convenus lors des réunions de planification et d'examen.
• Améliorer les performances professionnelles des employés ainsi que les méthodes et techniques de mesure.
• Introduire le processus d'apprentissage et de développement continu.
• Les examens périodiques aident le gestionnaire des performances.
• Ils permettent de corriger les hypothèses de planification et les erreurs à mi-parcours avant qu'il ne soit trop tard.
• Il surveille et encourage les progrès, et maintient le travail sur la bonne voie.
• Il renforce une relation dyadique entre le manager et l'employé.

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Importance du suivi des performances

Le suivi des performances est important pour les raisons suivantes :

• Le suivi des performances permet de modifier, de changer ou d'altérer le système de gestion des performances existant en fonction des résultats mesurés au cours du processus.
• Il permet de réviser et de corriger les objectifs de performance. Parce qu'il est lié à la mission et aux objectifs de l'organisation.
• Il identifie les domaines d'amélioration des compétences pour le développement global des employés et de l'organisation.
• Il améliore continuellement les performances des employés et les rend efficaces.
• Elle aide à réaliser le plein potentiel des employés et des organisations en vue de l'excellence des performances.

Le coaching et le mentorat dans l'organisation

L'importance du coaching et du mentoring pour l'organisation moderne réside dans quatre aspects clés qui sont les suivants :

• Les individus bénéficient d'une attention particulière grâce à ces activités. En soi, il s'agit d'un changement par rapport aux attitudes précédentes en matière de gestion des subordonnés et cette attention peut fournir un point de stabilité qui rend les personnes plus aptes à répondre efficacement au changement.
• L'objectif sous-jacent de ces deux activités est de faire de l'individu un apprenant habile et réfléchi. Les individus utilisent de plus en plus leur propre expérience comme matériel clé pour l'apprentissage. Il sera aidé par les connaissances et la sagesse du coach ou du mentor.
• L'importance de la relation joue un grand rôle car les deux activités sont des exemples de ce qui a été décrit comme des "relations de travail évolutives". En effet, une grande partie du succès du mentor ou du coach dépend de la manière dont il gère la relation à un niveau humain et personnel.

Cette capacité est transférée dans d'autres domaines de travail, non seulement comme une compétence de survie dans le nouveau style d'organisation, mais aussi comme un moyen de partager les connaissances et l'expertise.

• L'effet du climat organisationnel et l'effet sur celui-ci d'une relation individuelle sont clairement centraux dans le coaching et le mentorat. Pour être pleinement efficace, le coaching et le mentorat doivent s'inscrire dans le cadre d'une appréciation, à l'échelle de l'organisation, de la valeur de l'apprentissage en tant que moteur d'un changement pertinent.

Pour être pleinement efficace, il doit s'inscrire dans le cadre d'une appréciation de la valeur de l'apprentissage en tant que moteur d'un changement pertinent. Le coaching et le mentorat peuvent contribuer à développer ce processus plus large, tout en en tirant des avantages.

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Les avantages de la gestion axée sur les résultats

Il existe 6 bonnes raisons d'utiliser la gestion axée sur les résultats :

• Une mise en œuvre des programmes et des projets plus efficace
• Une meilleure communication des résultats
• Un ciblage plus efficace des interventions de renforcement des capacités
• Des calendriers de projet plus réalistes
• Des évaluations plus utiles
• Moins d'opportunités et moins de pression pour la corruption et le gaspillage.

Les personnes travaillant sur des projets de développement international savent ce qu'elles font et ce qu'elles veulent obtenir. Ils veulent un moyen facile d'expliquer clairement leurs résultats à d'autres personnes : à leurs collègues, aux dirigeants politiques, aux fonctionnaires, aux donateurs, aux professionnels d'autres domaines et aux personnes qu'ils essaient d'aider, dans les villages ou les villes du monde entier.  Un cadre de gestion axée sur les résultats peut, s'il est bien fait, fournir un moyen de planifier et de rendre compte de nos résultats.

La gestion axée sur les résultats n'est pas le seul outil de planification, de suivi ou d'évaluation disponible mais, si elle fonctionne, elle devrait faciliter, et non compliquer, la vie des praticiens du développement.   Le fait est, cependant, que beaucoup de gens trouvent que la gestion axée sur les résultats (" GAR ") est un cauchemar bureaucratique.  Pour qu'elle soit utile, nous avons besoin d'un cadre de GAR plus simple et d'une terminologie de la gestion axée sur les résultats basée sur la réalité.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de guider l’équipe projet dans la réalisation de ses tâches.

6 raisons pratiques d'utiliser la gestion axée sur les résultats

Lorsque la concurrence pour des ressources limitées est forte, les gouvernements nationaux et les organismes donateurs veulent obtenir une valeur maximale pour l'argent dépensé dans les projets de développement.  Et d'ailleurs, tous ceux qui travaillent dans le domaine du développement, que ce soit dans les ONG, les gouvernements ou le secteur privé, veulent obtenir des résultats et être en mesure de les expliquer. 

La plupart des donateurs bilatéraux et pratiquement toutes les agences multilatérales, notamment l'UNICEF, le PNUD, l'OIT, ONU Femmes, la FAO, le FIDA et le groupe de la Banque mondiale, se concentrent désormais sur les résultats.  Ou, pour être plus précis, elles disent se concentrer sur les résultats, même si certaines d'entre elles ont de sérieux problèmes à utiliser la gestion axée sur les résultats dans la pratique. 

Certaines agences continuent d'appeler le processus "gestion axée sur les résultats", d'autres "gestion des résultats de développement", et des approches telles que la cartographie des résultats et peuvent être intégrées au processus, ou utilisées comme alternatives.  Mais quel que soit le nom qu'ils lui donnent, la plupart des gouvernements nationaux d'Asie, d'Afrique, d'Amérique latine et des Caraïbes se disent intéressés par l'utilisation d'une forme de gestion et d'évaluation axées sur les résultats.  Ces gouvernements mettent en place des systèmes de suivi et d'évaluation basés sur les résultats parce qu'ils veulent avoir le contrôle des programmes qu'ils gèrent et parce que, dans de nombreux cas, ils répondent à la pression des agences internationales. 

Les gouvernements, les donateurs et les partenaires de programmation peuvent tirer des leçons utiles en se concentrant sur les résultats, et non sur les activités.  Il y a au moins six avantages majeurs à se concentrer sur les résultats :

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

1. Une meilleure mise en œuvre

En pensant en termes de problèmes et d'opportunités, une compréhension explicite et partagée des "résultats attendus" peut renforcer l'évaluation des besoins, les évaluations rapides, la planification et le suivi, et révéler très tôt dans le processus les malentendus ou les désaccords sur les objectifs entre les parties prenantes et les partenaires de mise en œuvre, qui peuvent nuire à une mise en œuvre efficace s'ils sont ignorés. Clarifier les résultats dès le départ est le meilleur choix, mais les clarifier plus tard peut encore aider à lever les obstacles à la mise en œuvre.  

2. Une meilleure communication

Clarifier ce que nous entendons par résultats nous permet de traiter les différences de compréhension avant le début d'un projet, et aide les agences de mise en œuvre à communiquer les résultats aux financeurs - gouvernements nationaux, agences donatrices, communautés et contribuables - de manière claire et sans ambiguïté.

3. Renforcement des capacités

Identifier les résultats escomptés de manière claire, réalisable et réaliste nous aide à renforcer les capacités, car cela nous permet de clarifier ce sur quoi nous devons nous concentrer, les ressources que nous devons mettre à disposition et nos hypothèses réelles sur les causes et les effets.

Comprendre les résultats comme faisant partie d'une "chaîne de résultats" progressive peut aider à identifier où les interventions visant à renforcer les capacités sont nécessaires et susceptibles de fonctionner.     

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises de documenter leurs progrès au fil du temps.

4. Des calendriers de projet plus réalistes

Une planification claire basée sur les résultats produit des calendriers plus réalistes, nous obligeant à réfléchir aux conditions préalables et à la séquence des actions, ainsi qu'aux ressources qu'elles nécessitent.

5. Des résultats d'évaluation plus utiles

La clarification des résultats lors de la planification et du suivi interne prépare les projets à des évaluations efficaces. Toute organisation qui sait où se trouvent ses résultats et comment les documenter est dans une position beaucoup plus forte pour faire valoir efficacement ses arguments lors des évaluations externes.  Plus important encore, une telle organisation est également bien placée pour tirer les leçons de son propre suivi interne.

La gestion basée sur les faits remplace les vagues espoirs sur ce qui fonctionne, par une réelle compréhension de la manière dont les choses peuvent être améliorées.  Les personnes chargées de la mise en œuvre peuvent elles-mêmes suivre le changement progressif au fur et à mesure qu'elles travaillent, en examinant si et comment elles font progressivement une différence dans la situation - en d'autres termes, en obtenant des résultats.  Ils peuvent alors soit continuer avec plus d'assurance, soit prendre des mesures correctives si nécessaire.

Les responsables de la mise en œuvre peuvent également identifier les résultats non planifiés, au fur et à mesure qu'ils se produisent, et évaluer s'ils sont souhaitables ou problématiques, nécessitant un soutien ou des stratégies d'adaptation.

6. réduire les opportunités et les pressions de la corruption

Le fait de se concentrer clairement sur les résultats, et d'établir des liens entre les intrants, les activités financées et les résultats qu'ils devraient permettre d'obtenir, réduit les possibilités de corruption - ou simplement de réflexion indifférente et de gaspillage de ressources dans la prise de décision et la mise en œuvre du projet. Lorsque nous planifions en fonction des résultats, nous ne finançons pas n'importe quelle activité qui se présente. Nous ne continuons pas non plus à financer des activités simplement parce qu'elles ont été réalisées auparavant. Nous ne finançons que ce qui contribue clairement aux résultats que nous avons identifiés comme prioritaires. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).