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Système de gestion électronique des documents (SGED) : Un guide complet, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Système de gestion électronique des documents (SGED) : Un guide complet, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Dans ce guide, nous expliquons ce qu'est un système de gestion électronique de documents (GED), ses caractéristiques communes et ses avantages pour les entreprises.

Qu'est un système de gestion électronique de documents (GED)?

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un SGED?

Pourquoi votre entreprise doit-elle utiliser un système de gestion des documents ?

Comment faire adopter votre solution de gestion de documents par l'ensemble de votre entreprise ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est conçu pour regrouper tous les fichiers (numériques et physiques) tels que les feuilles de présence, les demandes de congés payés, les reçus de dépôt direct, les contrats clients, les factures ou les reçus, etc. sous un même toit.

Comment votre entreprise gère-t-elle la multitude de documents et de papiers ?

Il n'est pas rare que les petites entreprises adoptent une approche moins structurée de la gestion des documents. Malheureusement, une telle approche " à l'année " de la gestion des documents peut causer un certain nombre de problèmes au sein de votre organisation. 

Selon le rapport de référence 2019 sur la gestion intelligente de l'information :

  • 86 % des employés interrogés rencontrent des difficultés pour localiser des dossiers de bureau spécifiques.
  • 46 % déclarent que la localisation des fichiers de bureau est difficile et prend du temps.
  • 83 % finissent par recréer un document existant parce qu'ils n'ont pas réussi à localiser l'original
  • 65% trouvent qu'il est difficile de vérifier, d'approuver et d'utiliser les fichiers et documents de bureau.

Ces problèmes peuvent entraîner une perte de productivité allant jusqu'à 21 %. 

Ce chiffre ne tient compte que des pertes monétaires réelles dues à une mauvaise productivité. Le coût est encore plus élevé si l'on prend en compte les pertes potentielles, comme les clients qui se désistent et les opportunités manquées).

Si vous n'avez pas une approche claire et standardisée de la gestion des documents, votre entreprise est probablement en train de perdre du capital et de laisser une tonne de revenus potentiels sur la table.

C'est pourquoi vous avez besoin d'un SGED ou système de gestion électronique des documents.

En quoi consiste un système de gestion électronique des documents (GED) ?

Un système de gestion électronique de documents, ou GED, est un système sur lequel les documents et les fichiers d'une entreprise peuvent être stockés, rappelés, gérés et utilisés si nécessaire.

Mais les caractéristiques d'un bon SGED ne s'arrêtent pas là.

Une GED complète remplit un certain nombre de fonctions, de la gestion des documents et du contenu à l'imagerie numérique et à la conversion des fichiers.

Jetons un coup d'œil rapide à certains des acronymes qui circulent dans le monde de la gestion électronique des documents.

  • EDRMS : Système de gestion des documents et des dossiers électroniques
  • EDMS : Système de gestion des documents électroniques
  • EDM : Gestion des documents électroniques
  • ERM : Gestion des documents électroniques
  • ERMS : Système de gestion des documents électroniques
  • DMS : Système de gestion des documents
  • DIP : Traitement des images numériques
  • ECM : Gestion du contenu de l'entreprise
  • RM : Gestion des documents
  • DM : Gestion des documents

Caractéristiques de la GED

Examinons maintenant de plus près certaines des fonctions clés à rechercher dans un système de gestion électronique de documents.

Notez que les systèmes de gestion électronique de documents diffèrent en termes d'orientation, chacun offrant des degrés variables de fonctionnalité dans certains domaines. Néanmoins, la plupart des systèmes modernes de gestion électronique de documents sont généralement dotés des fonctions suivantes.

Stockage des documents

À la base, un SGED agit comme une plaque tournante centralisée pour toute la paperasse qui entre et sort de votre entreprise.

Qu'il s'agisse de feuilles de présence, de demandes de congés payés, de reçus de dépôt direct, de contrats clients, de factures ou de reçus, les systèmes de gestion électronique de documents sont conçus pour regrouper tous les fichiers (numériques et physiques) sous un même toit.

Les fournisseurs de GED proposent généralement des niveaux de stockage différenciés pour les organisations dont les besoins varient. 

Il est important de penser à vos besoins futurs en matière de stockage lorsque vous choisissez une GED.

Capture de l'information

Les systèmes de gestion électronique de documents automatisent également le processus de capture de la documentation numérique et physique.

La capture de l'information numérique est assez simple : Le SGED reproduit les documents entrants en vue de leur stockage. Dans certains cas, ce processus peut impliquer la conversion des fichiers entrants dans des formats plus appropriés ou plus efficaces.

La capture d'informations physiques nécessite l'utilisation de la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) et de lecture optique de marques (LOM). Combinées à la technologie de numérisation en masse, les organisations peuvent capturer rapidement de gros volumes de documents manuscrits ou imprimés avec une quasi exactitude.

Les systèmes de gestion électronique de documents créent également des métadonnées pour les documents numériques et physiques lors de leur capture. Ces métadonnées fournissent des informations d'identification supplémentaires pour les fichiers individuels, telles que la date de création, la date des dernières modifications, et bien plus encore.

Structuration et indexation des documents

Lors de la capture d'un document ou d'un fichier, un SGED l'indexe selon une structure hiérarchique générée automatiquement.

Dans le cas le plus simple, il peut s'agir de créer des noms de fichiers séquentiels pour les documents d'une série (par exemple, fichier 001, fichier 002, etc.). La GED peut également automatiser ou rationaliser le processus de création d'arbres de dossiers navigables et intuitifs.

Toujours en ce qui concerne les métadonnées, votre GED doit indexer les fichiers en fonction de la manière et du moment où ils ont été utilisés. Cela permet de retrouver facilement les documents les plus utilisés ou les plus récents, ou les fichiers qui répondent à un certain critère.

Localiser et récupérer des documents

Plus vos fichiers sont indexés et stockés efficacement, plus il sera facile de les localiser et de les récupérer pour les utiliser. La plupart des GED rendent ce processus encore plus facile en fournissant des fonctionnalités de navigation et de recherche conviviales. 

En ce qui concerne la recherche de fichiers, il s'agit de naviguer dans les bonnes arborescences de dossiers. Cela signifie qu'une interface utilisateur intuitive est indispensable pour les GED modernes, ainsi qu'un système automatisé intuitif pour la structuration des fichiers, bien sûr.

Les fonctions de recherche sont de plus en plus avancées dans les GED, et ce à bien des égards. Là encore, les noms de fichiers, les métadonnées, etc. générés automatiquement permettent d'obtenir des résultats de recherche plus précis dans le système. Les fonctions de recherche de la plupart des systèmes de gestion documentaire prennent également en compte le contenu des fichiers lors de la recherche d'un terme interrogé.

En outre, de nombreux SGED utilisent désormais l'analyse sémantique pour comprendre la signification du contenu d'un document. Cela peut permettre à votre équipe de trouver facilement des documents, même si elle ne dispose pas d'informations spécifiques sur le document en question.

Octroi de permissions et blocage

Les documents qui entrent et sortent de votre organisation ne sont pas tous destinés à être vus par tout le monde dans votre entreprise.

Avec un GED, vous pouvez facilement définir des autorisations pour des fichiers individuels, ainsi que pour les fichiers qui répondent à certains critères. Certains peuvent ainsi permettre à des équipes de modifier un document donné, alors que le reste de l'équipe ne pourra que le consulter, et que d'autres ne pourront pas y accéder du tout.

Ainsi, vos équipes se concentrent uniquement sur les fichiers et les documents qui leur importent, et vous réduisez les risques de perte ou d'endommagement des fichiers par des personnes qui n'avaient pas besoin d'y accéder en premier lieu.

Communication et collaboration

Votre système de gestion électronique de documents doit permettre à votre équipe de communiquer entre eux à distance et de modifier les documents en collaboration.

En général, les SGED permettent aux propriétaires et aux gestionnaires de documents de s'envoyer des messages, de faire des commentaires sur certaines parties du document et de modifier le document si nécessaire. 

Vous pouvez également censurer ou masquer des informations pour des collaborateurs spécifiques en fonction de leurs autorisations et habilitations, ce qui leur permet de se concentrer uniquement sur les informations importantes pour leurs objectifs.

Il est essentiel que la GED que vous choisissez soit agnostique en termes de plateforme, car cela permettra à vos équipes de collaborer sur des documents à partir d'ordinateurs de bureau, de mobiles et de tablettes.

Versionnage

Au fil du temps, les différents documents de votre entreprise subiront un certain nombre de modifications.

Il est essentiel que votre GED conserve un enregistrement clair de ces modifications, et qu'il conserve également des copies de chaque version distincte du document tout au long de son cycle de vie. Les administrateurs doivent également être en mesure de revenir aux itérations précédentes d'un document en cas de besoin.

En outre, l'enregistrement des versions sert de preuve que certaines modifications ont été apportées à un moment précis (et que toutes les parties prenantes étaient d'accord avec ces modifications). Cela peut contribuer à atténuer la confusion ou les malentendus qui peuvent survenir entre les personnes concernées par le dossier en question.

Sécurité et conformité

Les GED modernes offrent un certain nombre de fonctionnalités visant à assurer la sécurité de vos données et à garantir leur conformité.

Comme nous l'avons mentionné, des fonctions telles que l'autorisation et la gestion des versions agissent elles-mêmes comme des sécurités. D'une part, elles minimisent les risques qu'un document tombe entre de mauvaises mains. Si un fichier est accidentellement consulté et modifié (ou, pire, supprimé), les gestionnaires seront facilement en mesure de récupérer le document dans sa forme correcte.

En ce qui concerne la conformité, de nombreuses lois et réglementations (HIPAA, GDPR, etc.) imposent aux entreprises de conserver un enregistrement de leurs documents du début à la fin. Ainsi, le versionnage, etc. ne se contente pas d'aider à fournir une preuve de conformité, il s'agit en fait d'un élément nécessaire de la conformité en soi.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, remplit un certain nombre de fonctions, de la gestion des documents et du contenu à l'imagerie numérique et à la conversion des fichiers.

Avantages de l'utilisation d'une GED

Sur la base des fonctions que nous venons d'aborder, vous pouvez probablement comprendre certains des principaux avantages de la migration vers un système de gestion électronique des documents.

Néanmoins, examinons un peu plus en détail comment, spécifiquement, un SGED peut permettre à votre organisation de prospérer.

Productivité et rentabilité accrues

Comme nous l'avons mentionné précédemment, la quantité de ressources consacrées à la capture, au stockage et à la récupération des données peut être considérable.

Comme la GED rend ces processus beaucoup plus faciles et plus efficaces, elle réduit le travail de terrain nécessaire. En retour, vous passerez moins de temps à localiser des documents importants et plus de temps à les utiliser à bon escient.

Ainsi, dès le départ, vous constaterez une augmentation de votre marge bénéficiaire. En fait, certaines entreprises estiment qu'elles réduisent jusqu'à 40 % les coûts liés à la gestion des documents.

Pour aller plus loin, vous pourrez réinvestir le capital économisé dans votre entreprise. Vous pourrez ainsi rationaliser vos processus, vous concentrer davantage sur l'innovation et améliorer le service et l'assistance à la clientèle. 

Tout cela, bien sûr, se traduit par des bénéfices et une croissance encore plus importants, et ce, dans un laps de temps encore plus court.

Meilleure adhésion aux processus

Sans un système centralisé sur lequel s'appuyer, il est difficile (voire impossible) de systématiser vos processus de gestion documentaire.

(Et, rappelez-vous : l'approche du " laisser faire " s'est avérée inefficace, même pour les plus petites organisations).

Cependant, un SGED convivial ne sera que cela : Un outil facile d'accès qui permet à vos équipes de suivre à tout moment les procédures opérationnelles standard et les meilleures pratiques de gestion des documents.

Dans certains cas, comme pour le nommage et l'indexation des fichiers, ce processus est presque automatique. En d'autres termes, pour suivre le protocole, il suffit de mettre le processus en marche et de laisser le système opérer sa magie. 

Dans des cas plus pratiques, votre logiciel de GED peut faire en sorte que l'utilisateur (vos employés) suive le chemin de moindre résistance lorsqu'il effectue certaines tâches.

Voici quelques exemples :

  • L'envoi des mises à jour de fichiers par l'intermédiaire de la GED, plutôt que par e-mail.
  • Création de nouvelles factures à partir d'un modèle défini 
  • Envoi et enregistrement des documents le long de la chaîne de commandement appropriée.

Vous avez tout intérêt à systématiser ces processus et d'autres encore, que vous utilisiez une GED ou non. Mais si vous le faites, ce sera beaucoup mieux pour les affaires.

Amélioration du partage des connaissances 

L'adoption d'un système de gestion électronique des documents vous permet de contrôler le flux d'informations au sein de votre organisation. À l'exception des restrictions liées aux autorisations, cela signifie généralement que les données et la documentation peuvent circuler librement d'une équipe à l'autre, ce qui facilite grandement le partage des connaissances. 

En raison de la nature centralisée d'un GED, vos employés auront toujours un accès immédiat à la version la plus récente de tout fichier dont ils pourraient avoir besoin. 

Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer les fichiers dans les deux sens (ou d'attendre que cela se produise) après chaque modification ou changement. 

Au contraire, le fichier mis à jour est téléchargé sur le serveur en temps réel, ce qui signifie que votre équipe n'a jamais à attendre pour recevoir le bon fichier lorsqu'elle en a besoin.

Il convient également de mentionner que les GED modernes s'intègrent généralement bien aux outils et logiciels tiers. La communication et la collaboration, et donc le transfert de connaissances, s'en trouvent grandement facilitées, puisque les membres de l'équipe peuvent le faire directement dans l'interface de votre GED.

Amélioration de la préservation des connaissances

En plus de faciliter le partage des connaissances, la GED assure également la préservation des connaissances et des données de l'organisation au fil du temps.

En termes de conformité, cela renvoie à l'importance de la gestion des versions et de l'archivage. Une GED de qualité sera construite de manière à ce que vous deviez respecter les réglementations nécessaires simplement en utilisant l'outil. En revanche, si vous optez pour une solution moins systématisée, vous vous exposez à des violations potentielles à tout moment.

Un GED peut également vous aider à préserver les données organisationnelles après le départ d'un employé. Alors que les connaissances implicites et tacites sont plus souvent hébergées dans des bases de connaissances internes, les connaissances explicites (c'est-à-dire les informations tangibles contenues dans les fichiers et les documents) sont plus importantes pour les processus de gestion des documents. 

Fondamentalement, votre GED vous permettra de localiser, d'accéder et d'utiliser tous les documents que les anciens membres de votre équipe ont pu laisser derrière eux. Le reste de votre équipe pourra ainsi reprendre le flambeau là où il s'est arrêté et continuer à avancer dans la bonne direction.

Une assurance qualité garantie

Tout ce que nous avons évoqué jusqu'ici débouche sur un avantage majeur :

L'assurance qualité, pour votre équipe et pour vos clients.

Votre équipe peut travailler en toute confiance, sachant qu'elle a un contrôle total sur les fichiers avec lesquels elle travaille, tout en respectant les mesures de sécurité et de conformité appropriées. 

Pour vos clients, vous aurez également garanti la sécurité de leurs données, ce qui signifie qu'ils se sentiront également en confiance lorsqu'ils feront appel à votre entreprise.

De plus, l'optimisation de vos processus de gestion de documents aura un effet d'entraînement qui se répercutera sur l'expérience client en termes de rapidité et de réactivité. 

Parce que vous serez mieux à même de trouver, localiser et utiliser les documents selon les besoins, vous finirez inévitablement par servir vos clients plus rapidement et plus efficacement.

Obtenir l'adhésion de vos employés à un GED

Si vous n'avez pas encore fait grand-chose pour systématiser vos processus de gestion documentaire, il ne suffira probablement pas d'appuyer sur un bouton et de regarder votre équipe se mettre au travail.

Vous devrez plutôt sensibiliser vos employés à cette idée afin qu'ils soient en mesure de tirer le meilleur parti du changement à opérer.

Jusqu'à présent, nous avons vu comment l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents peut être bénéfique pour votre entreprise.

Mais ce qui est important à ce stade, c'est d'aider vos équipes et vos employés à voir en quoi cela leur sera bénéfique. S'ils ne comprennent pas comment un SGED leur permettra d'être plus productifs, d'être moins frustrés, etc., vous risquez d'être confronté à une certaine réticence lorsqu'ils l'adopteront.

Parlez des différences tangibles qu'un DMS (Système de gestion des documents) apportera à leurs opérations quotidiennes. Définissez les indicateurs clés de performance à atteindre, en étayant votre raisonnement par des études de cas d'organisations similaires ayant atteint des objectifs similaires. Répondez aux plaintes antérieures de votre personnel, en expliquant comment un SGED contribuera à résoudre le problème en question.

Plus vous serez en mesure de convaincre votre équipe des avantages de l'utilisation d'un SGED, plus il sera facile de passer aux étapes suivantes du processus. Obtenez leur adhésion au changement et commencez à les préparer à systématiser vos processus.

Renforcer et améliorer les processus de gestion documentaire au fil du temps

Une fois que vous aurez créé et optimisé vos processus de gestion documentaire, vous devrez veiller à ce que vos employés restent concentrés sur ces processus au fil du temps.

(Dans le cas contraire, ils risquent de revenir rapidement à l'"ancienne façon de faire les choses", ce qui rendra inutiles tous les efforts que vous avez déployés jusque-là).

Il est donc important de reconnaître et d'apprécier les efforts de vos employés, et de célébrer les réussites obtenues grâce à ces efforts. 

Cela peut se faire de manière plus structurée (par exemple, en soulignant la croissance de la productivité lors des réunions trimestrielles) ou de manière spontanée (par exemple, lorsqu'un responsable remarque qu'un employé fait preuve des meilleures pratiques absolues).

En plus de renforcer vos processus systématisés de gestion des documents, vous devriez également revoir vos processus définis au fil du temps. 

Vous et votre équipe pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être complètement revu.

L'idée est de faire en sorte que votre équipe adopte pleinement des processus de gestion documentaire systématiques, au point que les "anciennes méthodes" appartiennent au passé.

Développer et systématiser les processus de manière collaborative

Il est important d'impliquer vos différents employés dans la création de vos processus de gestion systématique des documents.

La raison en est la suivante :

L'expérience et les connaissances que chacun d'entre eux apporte sont essentielles pour déterminer comment votre organisation doit aborder la gestion des documents en premier lieu. 

Ici, votre équipe peut glaner des informations précieuses auprès de votre personnel de base et de direction, telles que :

  • Ce que l'équipe fait actuellement (le cas échéant) en termes de gestion systématisée des documents.
  • Quels sont les processus de gestion des documents qui doivent être créés et/ou améliorés ?
  • Quel outil de gestion électronique des documents convient le mieux à votre organisation ?

Si la gestion des documents s'articule autour de processus similaires dans toutes les organisations, elle se présente de manière très différente d'une entreprise à l'autre.

Cela dit, vous devez garder à l'esprit les questions les plus urgentes pour votre organisation lorsque vous systématisez vos propres processus de gestion de documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est un système sur lequel les documents et les fichiers d'une entreprise peuvent être stockés, rappelés, gérés et utilisés si nécessaire.

Déployez votre plan et intégrez vos employés progressivement

La systématisation de vos processus de gestion documentaire ne se fera pas en un clin d'œil.

Il faudra au contraire que toutes les personnes concernées y consacrent du temps et des efforts.

Il est donc essentiel que vous accordiez du temps à vos employés pour qu'ils s'efforcent d'adopter les nouveaux processus dans leurs activités générales. 

Cela signifie qu'il faut prévoir des sessions de formation, faciliter la co-création de matériel didactique et d'autres efforts de collaboration, et permettre une pratique simulée avant d'introduire les processus dans le "monde réel".

En outre, vos employés doivent avoir un accès libre à toutes les connaissances organisationnelles relatives à vos processus de gestion de documents

Des guides de procédures aux instructions pour les logiciels et autres équipements, vos équipes doivent toujours être en mesure de trouver les informations dont elles ont besoin pour approfondir leur compréhension de vos processus de gestion de documents.

Renforcer et améliorer les processus de gestion documentaire au fil du temps

Une fois que vous aurez créé et optimisé vos processus de gestion documentaire, vous devrez veiller à ce que vos employés restent concentrés sur ces processus au fil du temps.

(Dans le cas contraire, ils risquent de revenir rapidement à l'"ancienne façon de faire les choses", ce qui rendra inutiles tous les efforts que vous avez déployés jusque-là).

Il est donc important de reconnaître et d'apprécier les efforts de vos employés, et de célébrer les réussites obtenues grâce à ces efforts. 

Cela peut se faire de manière plus structurée (par exemple, en soulignant la croissance de la productivité lors des réunions trimestrielles) ou de manière spontanée (par exemple, lorsqu'un responsable remarque qu'un employé fait preuve des meilleures pratiques absolues).

En plus de renforcer vos processus systématisés de gestion des documents, vous devriez également revoir vos processus définis au fil du temps. 

Vous et votre équipe pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être complètement revu.

L'idée est de faire en sorte que votre équipe adopte pleinement des processus de gestion documentaire systématiques, au point que les "anciennes méthodes" appartiennent au passé.

Conclusion de la GED

Il est indéniable qu'une approche ciblée de la gestion des documents est vitale pour votre entreprise, aujourd'hui et demain.

(Après tout, vous ne ferez qu'accumuler de plus en plus de documents au fur et à mesure que votre entreprise se développera, n'est-ce pas ?)

Si vous hésitez encore à vous lancer dans une solution complète de gestion de documents, nous vous proposons une alternative. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Impacts de la gestion électronique de documents (GED) sur les coûts, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Impacts de la gestion électronique de documents (GED) sur les coûts, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Une gestion inadéquate des documents peut avoir de graves conséquences pour les entreprises. Parmi elles, on peut citer les pertes de documents et les pertes, les reprises, les amendes pour absence de documentation et les amendes pour documents en retard.

Lorsque l'entreprise ne met pas en œuvre une politique de gestion permettant de retracer le cycle de vie de toute la documentation organisationnelle, il est difficile de savoir quand certains documents peuvent être jetés ou lesquels doivent être conservés à des fins de preuve juridique et fiscale.

Mais quelles sont les conséquences financières de la gestion des documents ? Consultez notre article aujourd'hui et apprenez-en davantage !

Les risques d'une mauvaise gestion des documents

Réduire les coûts et augmenter la productivité, voilà ce dont rêve tout entrepreneur et ce qu'il souhaite réaliser au quotidien. Pourtant, la maturité de la gestion documentaire est encore peu adoptée dans les entreprises, impactant directement les résultats et la croissance des organisations.

Pour vous donner une idée, l'absence d'une gestion correcte - et complète - des documents entraîne les situations suivantes :

  • Les managers perdent en moyenne 1 mois, sur les 12 mois de l'année, à chercher des informations mal stockées et dans des dossiers désorganisés ;
  • Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire les informations contenues dans les documents, mais cela peut atteindre jusqu'à 50% du temps de recherche de ces documents ;
  • Les employés passent en moyenne 2 heures par jour à chercher des documents perdus ;
  • Au moins 2/3 des informations détenues par les entreprises sont obsolètes et peuvent être supprimées ou détruites ;
  • Un document est photocopié, en moyenne, 19 fois. Près de 40% des impressions sont inutiles                                                                                                                            

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, simplifie le processus de stockage des données, et le stockage hors site des données permet à votre entreprise de gagner un temps précieux.

Des dépenses avec des amendes

Lorsque l'entreprise ne maintient pas une gestion efficace des documents, elle s'expose facilement à des pertes. Parmi celles-ci, citons les amendes imposées par les autorités fiscales en raison de l'absence de documents (ou de la difficulté à les trouver).

De nombreuses entreprises ne savent pas non plus comment gérer correctement leurs informations numériques, en ouvrant inutilement des comptes bancaires en réseau et des comptes de messagerie. Il est important de savoir comment les gérer et tirer le meilleur parti de la technologie - en réduisant les coûts et en augmentant la productivité.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Retravail

Les documents perdus, voire égarés, génèrent des reprises et, par conséquent, une baisse de la productivité. En outre, les employés perdent beaucoup de temps à indexer des documents physiques, qui pourraient facilement être traités par des opérations automatisées.

Avec une bonne gestion des documents, il est possible de standardiser l'organisation des dossiers, que ce soit par date, année ou autres spécifications. Cela élimine la difficulté de gérer les documents physiques qui peut entraîner la perte et la disparition d'informations importantes.

En utilisant les outils et systèmes appropriés, il est possible d'intégrer tous les secteurs de l'entreprise. Vous disposez de toutes les informations en un seul endroit, sans avoir à rechercher des dossiers isolés ou des fichiers numériques.

Coûts du self-stockage

Les entreprises produisent quotidiennement une grande quantité d'informations, qui occupent beaucoup d'espace physique pour le stockage. En outre, de nombreuses organisations sont obligées de louer un self-stockage pour y affecter toute la documentation. Cela génère des coûts plus élevés en termes de loyer, de maintenance et de personnel.

En maintenant la gestion des documents au format numérique, l'entreprise peut conserver toutes les informations en toute sécurité et dans le nuage. Toutes les données sont accessibles de n'importe où et à tout moment, sans utilisation excessive d'espace et sans dépenses plus importantes.

Le logiciel de gestion comme solution

La gestion des documents est l'une des pratiques les plus importantes pour éviter (voire éliminer) les coûts inutiles qui peuvent entraîner de graves pertes.

Il est nécessaire de traiter correctement l'immense quantité de documents physiques et électroniques. Mais en plus de cela, il faut compter sur l'aide de professionnels spécialisés dans ce domaine, avec des connaissances suffisantes pour définir une stratégie capable d'intégrer toute l'entreprise et de rendre accessible et organisée toute la documentation produite.

En choisissant les bons outils, l'entreprise peut rationaliser les coûts documentaires, optimiser les ressources et augmenter la productivité, ce qui se traduit par de meilleurs résultats.

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Votre équipe vous a aidé à traverser la phase de planification du cycle de vie d'un projet. Toutes les ressources ont été alignées en fonction des tâches à venir. Leurs dates d'échéance sont fixées et tout le monde s'est mis au travail pour commencer la phase d'exécution.

Cette même équipe peut être confrontée à divers défis auxquels elle n'est pas encore préparée. Et si :

  • Votre client demande une modification qui change en plein milieu de l'exécution du projet ?
  • Votre équipe ne suit pas correctement le plan du projet, ce qui accroît les inefficacités ?
  • Toutes les parties prenantes sont toujours occupées et ne participent pas à l'exécution du projet ?

Il existe de nombreux obstacles qui peuvent entraîner des retards dans la réalisation d'un projet. Vos clients et les autres parties prenantes seront les premiers à subir les conséquences de ces retards. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de visualiser les jalons avec les membres de votre équipe, de planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet, de garder toutes les équipes concernées dans la boucle, de partager des fichiers.

Le projet peut finalement échouer. Donc, avant de vous retrouver dans cette situation, il est temps de réfléchir à toutes les raisons possibles qui pourraient en être la cause. En voici quelques-unes qui sont courantes :

  • Un plan de projet imprécis,
  • Collaboration inefficace de l'équipe,
  • Vision imprécise du client.

Le manque de collaboration peut certainement conduire votre équipe à un tel scénario. Alors, comment faire pour que vos projets donnent les résultats que vos clients attendent ? 

Vous devez intégrer un logiciel de collaboration de projet qui vous aide à communiquer facilement les dernières mises à jour aux équipes internes et distantes.

Vous vous demandez peut-être "pourquoi un logiciel de gestion de projet collaboratif est important pour notre organisation". Mais avant de nous plonger dans cette tangente, comprenons d'abord ce qu'est un logiciel de collaboration de projet.

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration de projet ? 

Il existe plusieurs définitions de logiciel de collaboration de projet que vous rencontrerez si vous effectuez une recherche.

  • Un logiciel de collaboration de projet est conçu pour aider les membres d'une équipe à communiquer toutes les mises à jour du projet qui les aident à atteindre leurs objectifs de projet dans les délais. Pourtant, un logiciel de gestion de projet en collaboration était auparavant défini comme "des processus de groupe intentionnels et un logiciel pour les soutenir."
  • Un logiciel de collaboration de projet est un outil qui permet le partage, le traitement et la gestion de fichiers et d'autres types de données entre plusieurs utilisateurs et/ou systèmes. Ce type de logiciel permet à deux ou plusieurs utilisateurs distants de travailler ensemble sur une tâche ou un projet. 
  • Un logiciel ou une plate-forme de collaboration de projet est une catégorie d'outils commerciaux qui ajoute toutes les larges capacités de réseau social aux processus de travail.  L'objectif d'un logiciel de collaboration est de favoriser l'innovation en incorporant la gestion des connaissances dans les processus d'entreprise afin que les employés distants puissent partager des informations et résoudre efficacement les problèmes de l'entreprise. 

Si nous devions donner la définition la plus simple d'un logiciel de collaboration de projet, elle serait la suivante :

Un logiciel de collaboration de projet est une plateforme qui rassemble des équipes de régions éloignées pour travailler en équipe sur une tâche ou un projet.

Types de logiciels de collaboration de projet

Avec autant d'options sur le marché, il existe différents types de logiciels de collaboration que l'on doit connaître avant de faire le bon choix.

Les types de logiciels de collaboration sont les suivants :

  • La communication
  • La coordination
  • Conférence

Tous ces outils de collaboration pour la gestion de projet font la même chose, mais de manière différente.

D'autre part, au lieu d'une large catégorisation, voici sept types principaux de logiciels de gestion de projet. Ce sont :

  • Le partage de fichiers
  • Partage de calendrier 
  • Messagerie instantanée
  • Vidéo-conférence
  • Stockage en nuage
  • Synchronisation de documents
  • Tableaux blancs

Cependant tous les types de logiciels susmentionnés peuvent faire partie d'un seul et même logiciel.

C'est là une des caractéristiques des logiciels de collaboration de projet. Il vous offre toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, ce qui facilite la collaboration avec vos équipes de manière instantanée.
Maintenant que nous savons clairement ce qu'est un logiciel de collaboration de projet, il est essentiel de comprendre les raisons qui rendent l'intégration de ce logiciel importante pour une organisation. Mais avant cela, discutons des principales caractéristiques des logiciels de collaboration de projet.

Caractéristiques des logiciels de collaboration de projet

Travailler avec des équipes à distance peut être très difficile et le plus difficile est de garder tous vos employés sur la même longueur d'onde. Même si vous disposez de 100% d'employés internes, il est impossible pour eux de savoir ce qui doit être fait et quand.
C'est pourquoi il est essentiel d'avoir toutes les informations clés du projet sur un seul tableau de bord. Par exemple, le logiciel de gestion de projet propose un tableau de bord unique qui vous permet de :
  • Voir qui travaille sur quoi
  • de suivre l'évolution du projet
  • de voir combien de temps chaque membre de l'équipe consacre aux tâches qui lui sont assignées
  • de vous assurer que toutes les échéances sont respectées. 
La gestion de tâches multiples est une tâche ardue. Tout d'abord, vous devez vous assurer que les membres de votre équipe comprennent les buts et les objectifs du projet, puis vous leur attribuez une tâche et leur donnez une échéance.


Dans une configuration manuelle, comment allez-vous vous assurer que tout sera livré à temps ?

Saviez-vous que, beaucoup de projets échouent parce qu'ils fixent des délais irréalistes (de moins d'un an), ce qui oblige les membres de l'équipe à se précipiter dans les phases du projet ?
Ainsi, lorsqu'il s'agit de délais, le plus important est la gestion des tâches. Cette fonctionnalité ne se limite pas au suivi et à l'affectation. Le logiciel de gestion de projet simple propose une gestion des tâches qui vous permet de :
  • créer des dépendances de tâches, en veillant à ce que les membres de votre équipe ne passent à une nouvelle tâche qu'après avoir terminé la tâche en cours.
  • de définir des autorisations de tâches afin que les membres autorisés de l'équipe reçoivent des notifications concernant les mises à jour du projet.
  • d'ajouter des commentaires sur les tâches afin de donner aux équipes un retour d'information et de tenir tout le monde au courant.
  • calendrier partagé
La visualisation des jalons est un autre obstacle auquel les membres de l'équipe sont confrontés lors de l'exécution d'un projet. C'est pourquoi il devient impossible de collaborer à l'achèvement du projet dans les délais impartis.
Avec un logiciel de gestion de projet collaboratif robuste, vous pouvez :
  • Visualiser les jalons avec les membres de votre équipe
  • Planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet
  • Garder toutes les équipes concernées dans la boucle
  • Partage de fichiers
Pouvez-vous imaginer travailler sur des projets avec des documents papier pour chaque petite tâche ? Ne serait-ce pas un véritable casse-tête ?
À part cela, imaginons que vous utilisiez une plateforme de documents en ligne. Serait-il facile de séparer les documents en fonction des projets et de s'assurer que seules les équipes concernées ont accès à ces documents ?
Cela ne peut être réalisé qu'avec un logiciel de collaboration de projet qui offre le partage de fichiers. Avec l'aide de cette fonctionnalité, vous pouvez :
  • Partager les fichiers pertinents aux membres autorisés de l'équipe
  • garantir la sécurité des fichiers
  • Accéder, gérer et stocker plusieurs fichiers sur une seule plateforme.
  • Suivi du temps
Tout responsable souhaite savoir sur quoi travaillent les membres de son équipe, surtout s'ils ne respectent pas les délais. Cela devient un cauchemar de les suivre en permanence, eux et leurs produits livrables. Mais il existe aussi une solution à ce problème.
Un logiciel de collaboration pour la gestion de projets doté d'une fonction de suivi du temps peut résoudre tous vos problèmes. Il vous aide à :
  • Suivre le temps passé sur chaque projet/tâche
  • Comparer le temps passé sur une tâche avec le temps estimé qui devrait être consacré à cette tâche.
  • Respecter facilement les délais.
Raisons d'utiliser les outils de collaboration de projet dans votre organisation

Lorsque vous demandez "quels sont les avantages d'un logiciel de collaboration de projet", vous devez penser à l'organisation dans son ensemble. Examinons donc quelques-uns des avantages dont votre équipe et votre organisation peuvent bénéficier après avoir intégré cette solution logicielle dans votre processus de travail.

- Améliorer le travail d'équipe en augmentant l'engagement
Il est évident que le travail d'équipe est important pour que toute équipe de projet puisse fournir des résultats de qualité en temps voulu. Mais le travail d'équipe ne peut s'améliorer que s'il existe des occasions ou des moyens pour l'équipe de s'engager les uns envers les autres.
Avec des moyens tels qu'un logiciel de collaboration de projet, l'équipe peut accroître son engagement envers le projet et travailler à la réalisation des objectifs dans les délais fixés.

Cela conduit à deux conclusions :
1. L'organisation ne s'efforce pas de stimuler l'engagement des employés de manière proactive.
2. L'entreprise risque de recevoir moins de projets et de voir ses bénéfices diminuer.
Mais cette conclusion peut être évitée pour votre organisation si elle travaille activement à augmenter l'engagement des employés, ce qui conduit à un meilleur travail d'équipe.

- Collaboration efficace, réunions d'équipe efficaces
Après avoir adopté une approche proactive pour développer le travail d'équipe, vous pouvez organiser moins de réunions. Pourquoi ? C'est clair, des modes de collaboration efficaces permettent de mener des réunions efficaces qui, au final, réduisent le nombre de réunions d'équipe.
Un outil de collaboration de projet permet d'atteindre les objectifs d'une tâche et de documenter l'avancement du projet sans difficulté. De plus, vous pouvez facilement assigner des tâches aux membres de l'équipe.
Une fois que cette part de travail est cochée dans la liste, les équipes se mettent au travail et partagent des informations plus proactives pendant les réunions, ce qui augmente également l'engagement de l'équipe.

- Collaboration transparente avec les parties prenantes
L'une des plaintes des parties prenantes à laquelle vous pouvez mettre un terme est le manque de collaboration. L'utilisation d'un outil de collaboration peut être utile à bien des égards.
Examinons-en quelques-unes.
1. Vous pouvez vous concentrer sur la collaboration externe
2. Vos équipes ne manquent pas une seule nouvelle mise à jour sur un projet.
3. Vous évitez les retards dans les livrables du projet.
4. Votre équipe peut travailler sans problème à la gestion des risques.

Ce qui est encore plus utile avec l'utilisation d'une solution de collaboration, c'est que vous pouvez obtenir un retour de vos clients à chaque étape de l'exécution du projet. Cela vous aidera à améliorer la qualité du produit ou du service et à atteindre facilement l'objectif prévu.


- Amélioration de la productivité de l'équipe
La communication et l'engagement des employés sont stimulés, tout comme la productivité globale. Les outils de mise en réseau, comme les logiciels de collaboration de projet ou les outils de collaboration de projet en ligne, ont tendance à augmenter la productivité pour les équipes de développement de logiciels à l'échelle mondiale.
Qu'une équipe de développement soit complètement distante ou dans un environnement de travail hybride, il est essentiel de s'assurer que chaque employé est aligné. Des réunions et des réunions régulières sont indispensables pour discuter des projets et des tâches, mais il ne faut pas en faire trop et tuer la productivité des employés. Mettez en place un outil de communication pour les petits détails auquel tout le monde a accès.

Ainsi, si une organisation intègre un outil qui l'aide :
1. Améliorer la communication entre les équipes et les autres parties prenantes
2. Augmenter l'engagement des employés
3. Réduire les multiples réunions d'équipe à quelques-unes
4. Et, faire évoluer la collaboration externe vers un autre niveau tend également à stimuler la productivité de l'équipe.

- Collaboration = Profits
En fin de compte, il est important de compter tout ce qu'un logiciel de collaboration peut vous apporter. Bien qu'il soit essentiel de comprendre les bénéfices offerts par l'utilisation d'un logiciel, il est tout aussi important de se concentrer sur la manière de l'intégrer à votre équipe et à votre organisation.

Une fois cette étape franchie, il deviendra plus facile pour votre équipe de :
1. Travailler à l'amélioration de la flexibilité du travail
2. Améliorer l'engagement des employés envers les projets existants et à venir
3. Stimuler une culture de réunion d'équipe plus ou moins productive.
4. Terminez vos projets à temps avec des livrables de qualité, augmentant ainsi le nombre de projets entrants.
5. Augmenter le taux de rétention des clients
6. Obtenir un maximum d'idées innovantes pour passer à la phase d'exécution.
7. Collaborer avec les parties prenantes de manière transparente

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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