WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Pourquoi est-ce important ?

Voici les principaux avantages que toute organisation cherche à obtenir en documentant explicitement ses processus :

Aucune ambiguïté opérationnelle : La première et principale raison de documenter tout processus est le fait que cela réduit l'ambiguïté opérationnelle. La prochaine fois qu'il y aura une confusion sur qui est censé faire quoi ou sur les meilleures pratiques à suivre pour effectuer une tâche, il suffira de consulter la documentation détaillée pour résoudre le problème. Ces documents constituent la réserve de connaissances organisationnelles collectives concernant les processus et sont accessibles à tous en cas de besoin.

Matériel de formation : La documentation sert également de matériel de formation pour aider les nouvelles ressources à progresser plus rapidement dans la courbe d'apprentissage. Au lieu de faire en sorte que les ressources se joignent au travail et apprennent de manière tacite, la documentation peut être utilisée pour donner aux nouvelles ressources des cours sur les tâches à accomplir. La documentation fait office de manuel de formation et couvre le programme de cours, tout en fournissant des notes pour former les ressources. Elle peut être complétée par des visites sur le terrain pour une création plus rapide et plus efficace des ressources.

Utilisation marketing : La documentation peut également être utilisée par les services de marketing et de vente pour comprendre réellement les capacités de l'organisation. Cette connaissance les aide à déterminer réellement ce qu'ils peuvent promettre au client et ce qui peut être réalisé. Grâce à la connaissance des processus, le département marketing sera en mesure de faire des promesses que l'organisation pourra tenir. Il ne sera pas nécessaire de faire des promesses excessives ou insuffisantes, ce qui provoque des aigreurs et des troubles chez les clients à un stade ultérieur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de fournir des informations correctes, cohérentes et complètes.

Avantages secondaires

Outre les avantages primaires apparents qui contribuent directement aux opérations quotidiennes de l'entreprise, il existe certains avantages secondaires qui aident l'entreprise à analyser et à améliorer ses processus en permanence. Voici comment la documentation y contribue :

Disponible pour l'analyse : Lorsque les changements de processus sont documentés de manière détaillée, ils sont disponibles pour l'analyse quand cela est nécessaire. Cela aide la direction à comprendre les connaissances qui ont été utilisées pour concevoir les meilleures pratiques qui sont actuellement suivies. Cela permet également à la direction de décider si les meilleures pratiques suivies sont effectivement pertinentes dans l'environnement dans lequel elle opère et lui évite d'avoir à faire appel à des consultants pour la collecte des besoins, qui sont facturés à l'heure.

Possibilité de comparaison version par version : Avec une documentation détaillée en place, les améliorations des processus peuvent être suivies version par version. Cela signifie que la direction disposera des 3 ou 4 processus précédents et de leurs performances, ainsi que du processus et des performances actuels. Ils peuvent ainsi les voir ensemble et constater quels changements produisent quels résultats. Cela leur indiquera ce qu'ils ont réussi à faire et ils pourront continuer à le faire.

Qu'est-ce que le BPR ?

"Le BPR consiste à repenser fondamentalement et à redéfinir radicalement les processus d'entreprise afin d'obtenir des améliorations spectaculaires des mesures contemporaines essentielles de la performance, telles que le coût, la qualité, le service et la rapidité." Au lieu de commencer par un organigramme des activités, on conseille aux entreprises de faire table rase du passé. On leur dit ensuite de chercher à savoir pourquoi elles effectuent les tâches de la manière dont elles le font. Un ingénieur de processus examinera les activités à réaliser et la manière dont elles peuvent être conçues pour investir un minimum de ressources et obtenir un maximum de bénéfices.

Pourquoi réorganiser l'entreprise ?

La réingénierie des processus d'affaires est nécessaire dans deux cas :

1. L'organisation a découvert une méthodologie révolutionnaire qui va bouleverser ses processus pour lui donner plus de productivité et d'efficacité et, par conséquent, l'ensemble du processus doit être modifié.

2. L'organisation n'a pas réussi à se tenir au courant de l'évolution des technologies. Comme elle n'a pas innové en permanence, elle est maintenant confrontée à une situation du type "changer ou mourir" et la réingénierie des processus d'entreprise, qui permet d'intégrer les meilleures pratiques les plus récentes dans les processus, est le seul moyen de sauver l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

Comment réingénier l'entreprise ?

Disponibilité de l'information : Pour redéfinir fondamentalement un processus, il faut connaître les détails impliqués. Les détails provenant de sources internes et externes doivent être capturés et fournis aux personnes concernées dans les délais requis. Cela les aide à identifier les goulots d'étranglement et à trouver de meilleurs moyens d'atteindre le but recherché.

Partage de l'information : Un projet BPR est généralement facilité par une équipe interfonctionnelle. La plupart du temps, les équipes sont réparties sur différents sites géographiques. Les informations doivent être partagées avec succès entre les différentes personnes pour s'assurer que la réingénierie se déroule comme prévu et sans accrocs.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

La technologie comme solution : Les nouveaux processus qui sont développés à la suite d'initiatives de BPR font appel aux technologies les plus récentes pour atteindre les résultats finaux souhaités. Il s'agit généralement de commerce électronique, d'automatisation ou d'une autre solution technologique.

La réingénierie des processus d'entreprise est devenue un mot à la mode très important dans le lexique du BPR. De nombreuses entreprises qui ont tardé à prendre conscience de la puissance et de l'importance du BPR doivent se soumettre à des initiatives de réingénierie pour s'assurer qu'elles sont toujours pertinentes sur le marché. Les initiatives de réingénierie sont toutefois coûteuses et peuvent nécessiter certains temps d'arrêt. C'est la raison pour laquelle elles sont mal accueillies par de nombreuses entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

La gestion des transactions numériques en Gestion Electronique de Documents GED : de quoi s'agit-il et comment cela fonctionne-t-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

De nombreuses entreprises ont troqué leurs classeurs pour des GED basés sur le cloud, leurs documents clients et employés pour des CRM et HRM, leurs feuilles de calcul pour des ERPs - mais elles reviennent au stylo et au papier lorsqu'il s'agit de vérifier l'identité, d'approuver et d'auditer. En d'autres termes, ils interrompent leur transformation numérique au meilleur moment et passent à côté de tous les avantages de la gestion numérique des transactions.

Cet article explore les opportunités offertes par les solutions de gestion des transactions numériques et les avantages pour les entreprises en termes d'efficacité et de sécurité de leurs processus documentaires.

Qu'est-ce que la gestion des transactions numériques ?

La gestion des transactions numériques consiste à tirer parti d'un ensemble d'outils et de pratiques électroniques pour optimiser les tâches documentaires courantes. Cette expression est généralement utilisée pour désigner la catégorie de services en nuage conçus pour gérer les transactions basées sur des documents.

Les solutions de gestion des documents vont au-delà des avantages du classement sécurisé des documents fournis par les systèmes de gestion des documents (SGD). Il s'agit de passer de la gestion des documents à la gestion des transactions documentaires avec une variété de processus - notamment la signature, la vérification de l'identité, le contrôle et le routage sécurisé.

Un logiciel de GED permet de réaliser des processus commerciaux plus rapides, plus faciles et plus sûrs grâce à des fonctionnalités intégrées telles que la signature électronique, l'authentification numérique et l'automatisation des flux de travail.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de favoriser la croissance numérique. 

Les éléments essentiels de la gestion des transactions numériques

La gestion des transactions numériques touche tous les aspects du cycle de vie d'un document, de la création au stockage. Quatre domaines fonctionnels principaux permettent à la gestion des transactions numériques de traiter toutes les activités autour d'un document à un niveau avancé d'efficacité et de sécurité.

1. Gestion des archives

Les fondements du bureau sans papier reposent sur la gestion et le stockage des archives dans le cloud. La capture, l'indexation, la recherche et la récupération de documents, le partage sécurisé et le contrôle d'accès, la sauvegarde, le cryptage et les capacités d'intégration sont des éléments clés des systèmes de gestion de documents et les bases nécessaires à la gestion des transactions numériques.

Il n'est pas surprenant que les entreprises désignent les capacités de capture et d'analyse du contenu (29 %), l'élimination de la saisie et de la classification redondantes des données (33 %) et la prévention du tri et de l'acheminement manuels des documents (35 %) comme les trois principaux catalyseurs numériques de la mise en œuvre de la GED.

Les pratiques de gestion électronique des documents comportent un certain nombre d'avantages, tels que :

• L'amélioration de la manipulation des données, de l'accessibilité et de la collaboration pour augmenter la productivité globale.
• L'atténuation des cyber-risques et la prévention de la perte de données pour renforcer la sécurité et assurer la continuité des activités.
• La conservation, l'élimination et l'effacement appropriés des données des clients et des entreprises pour répondre aux obligations légales et maintenir la conformité réglementaire.

2. Authentification numérique

L'identification sécurisée est la condition préalable à toute action impliquant des documents. De nombreux processus documentaires quotidiens peuvent tirer parti de l'authentification numérique : connexion au système de stockage, accès et partage de fichiers, approbation de documents, etc. L'authentification numérique conforme à la lutte contre le blanchiment d'argent est également largement utilisée pour répondre aux exigences en matière d'accueil de nouveaux clients.

La vérification de l'identité via une carte d'identité électronique avant de permettre l'accès à un document offre la plus haute sécurité sur l'identité de la personne. Et cela devient encore plus important à l'ère du numérique où les relations à distance ou transfrontalières nécessitent nécessairement une validation d'identité sans contact pour être certain de l'identité des parties et accélérer les tâches administratives.

C'est pourquoi l'authentification numérique est essentielle pour la gestion des transactions numériques. Les méthodes d'identité électronique permettent aux utilisateurs de remplacer les anciennes pratiques et les pièces d'identité en papier par des mécanismes d'identification plus rapides, plus sûrs et plus pratiques.

En fait, la satisfaction des attentes des clients en matière d'accès et d'utilisation de l'information (38 %) et l'application et l'automatisation de la gouvernance et de la conformité (28 %) figurent parmi les principaux facteurs d'évolution vers la gestion des transactions numériques.

3. Signature électronique

La signature électronique est incontournable pour toute entreprise. En fait, les signatures électroniques constituent une grande partie des solutions de gestion des transactions numériques , captant la plus grande part de marché (44,32 %) en 2020. Un logiciel de gestion des transactions numériques avec des capacités de signature électronique intégrées évite d'avoir à intégrer cette fonctionnalité primordiale depuis une source externe.

Une solution de gestion des transactions numériques offre un aperçu complet de l'état du processus documentaire, de sorte qu'il est facile de vérifier qui a signé et quelles signatures manquent. 95 % des entreprises reconnaissent l'importance d'un retour d'information permanent et de mises à jour de l'état d'avancement du processus. La solution de gestion des transactions numériques permet d'y parvenir grâce à un suivi en temps réel et à une surveillance permanente du parcours du document.

Ce qui compte encore plus que les économies de temps et de coûts, c'est le niveau de fiabilité et de sécurité beaucoup plus élevé offert par les signatures numériques par rapport aux signatures traditionnelles.

Les documents papier peuvent être facilement modifiés : les signatures manuscrites peuvent être falsifiées, des modifications peuvent être apportées au contenu du document papier et les parties contractantes peuvent nier l'avoir signé. Rien de tout cela n'est possible lorsque des signatures numériques sont utilisées, car le document est protégé d'un triple point de vue :

• L'authentification des signataires au moyen d'identifiants numériques confirme l'identité du signataire et lie les données de validation de la signature électronique à cette personne.
• L'intégrité du contenu du document est garantie car chaque étape est capturée dans une piste d'audit sécurisée qui permet aux utilisateurs de détecter toute tentative de modification.
• L'intention de signer et d'être lié à l'accord est explicitement exprimée après lecture et acceptation d'une déclaration et d'un consentement. Chaque signature numérique est horodatée de sorte que le moment fiable de la génération de la signature peut être utilisé comme preuve de non-répudiation.

4. Automatisation du flux de travail

Les capacités d'automatisation fusionnent et relient les trois premiers domaines pour des opérations fonctionnelles et combinées. Avec l'automatisation du flux de travail, toutes les tâches à effectuer autour d'un document sont traitées et exécutées de manière cohérente, efficace et sécurisée. Il en résulte des économies de temps et d'argent, une réduction des efforts manuels, une standardisation des processus documentaires et une protection contre les erreurs.

Le système de gestion des transactions numériques permet aux utilisateurs de mettre en place des scénarios de routage personnalisés afin de créer des flux basés sur des règles qui déclenchent les étapes nécessaires de manière autonome et systématique.

Par exemple, imaginez que vous avez un document qui doit être signé par plusieurs personnes dans un ordre particulier. Avec la gestion des transactions numériques En outre, vous pouvez définir des paramètres de sécurité tels que l'authentification par carte d'identité électronique avant la consultation du document, afin de vous assurer que seules les bonnes personnes y ont accès. De plus, des rappels automatiques notifieront les participants pour s'assurer que le document suit son chemin vers la finalisation du processus.

Avec le logiciel de gestion des documents, plusieurs processus peuvent être traités simultanément. Aucune étape critique ne peut être manquée, et aucun document ne peut être perdu. Les flux de documents sans entrave améliorent les performances d'évolutivité et accélèrent la prestation de services pour l'utilisateur final. En d'autres termes, l'automatisation est synonyme de résultats commerciaux plus rapides et d'une meilleure expérience client, qui sont les deux principaux facteurs de la croissance continue du marché de la gestion des transactions numériques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage une expérience utilisateur de grande qualité. 

Comment fonctionne la gestion des transactions numériques ?

Une solution de gestion des transactions numériques intègre et automatise la gestion d'archives en ligne sécurisées, l'authentification fiable, la signature numérique et l'automatisation des flux de travail sur la même plateforme afin de faciliter le contrôle et la surveillance des documents commerciaux. Au lieu d'adopter un logiciel différent pour chacun des objectifs mentionnés ci-dessus, les utilisateurs peuvent s'appuyer sur un outil unique pour gérer toutes les transactions documentaires.

Quel type de transactions documentaires pouvez-vous gérer avec le système de gestion des documents ?

Toutes les fonctions d'une organisation gèrent des processus documentaires à un certain niveau, et peuvent donc toutes bénéficier de la gestion des transactions numériques. Les flux de travail interdépartementaux qui impliquent plusieurs personnes sont ceux qui ont le plus besoin d'une automatisation numérique. La solution de gestion des transactions numériques s'avère donc particulièrement bénéfique pour la collaboration interne et externe.

Le logiciel de gestion des transactions numériques permet aux utilisateurs d'interagir avec les documents depuis différents endroits et d'accroître l'efficacité et la productivité à tous les niveaux de l'entreprise.

Que vous souhaitiez essayer la solution de gestion des transactions numériques pour répondre à un besoin administratif spécifique ou que vous soyez prêt à lancer une initiative globale à l'échelle de l'entreprise, les cas d'utilisation suivants peuvent vous aider à bien comprendre les applications réelles de gestion des transactions numériques:

• Finances, achats et comptabilité : la gestion des transactions numériques facilite le traitement des factures, des créances et des documents de paie en supprimant les remises de documents papier et en numérisant les approbations des responsables. Il en va de même pour l'audit des bilans et des comptes de résultat, le traitement des documents de fusion et d'acquisition, les bons de commande, les déclarations de travaux et la gestion de tout autre type de documents et de rapports financiers. On attend des départements financiers une sécurité et une fiabilité de haut niveau, et la gestion des transactions numériques ne laisse aucune place aux erreurs et améliore la précision.
• Services juridiques : La plupart des transactions de documents juridiques incluent des processus de signature. Lorsqu'il s'agit d'opérations sensibles au facteur temps ou à forte valeur ajoutée, la rapidité et la conformité sont de la plus haute importance. La signature numérique réduit considérablement le temps et les efforts à consacrer à la gestion des contrats et à la conformité interne. De la paperasse quotidienne aux documents de l'entreprise, en passant par les règlements, et jusqu'aux dossiers des dirigeants et du conseil d'administration et aux documents relatifs aux réunions d'actionnaires - les documents de grande valeur peuvent être traités en toute tranquillité et protégés contre tout accès non autorisé.
• Gestion informatique et support client : La gestion des accès et des changements, le suivi des actifs et les rapports d'incidents sont cruciaux pour toute entreprise en ligne. Le système de gestion des données permet d'agir immédiatement pour répondre aux besoins des clients. Grâce à l'amélioration de la gestion et de l'accessibilité des données, les informations et les dossiers des clients peuvent être retrouvés en un rien de temps. La gestion des accès et des changements permet d'effectuer des modifications de compte, des demandes d'annulation et, plus généralement, d'aider les clients à un rythme et avec une efficacité qui seraient impossibles pour une entreprise qui s'appuie sur le papier et les armoires physiques.
• Ressources humaines : Les documents d'embauche, les accords de confidentialité, les formulaires de paie et tous les documents et données sensibles impliqués dans les processus RH peuvent être traités en toute sécurité par une solution de gestion des données numériques. Une meilleure protection des données, une efficacité accrue des processus et des transactions plus rapides donnent une meilleure image à vos employés avant même qu'ils ne commencent à travailler pour vous.
• Ventes : L'inscription de nouveaux clients et le traitement des commandes de vente peuvent être facilement automatisés pour améliorer les indicateurs clés de performance, tels que des cycles de commercialisation plus courts et des niveaux de transformation plus importants. La solution de gestion de la relation client peut être utilisée pour envoyer des devis et des contrats sous forme numérique afin qu'ils soient examinés et signés par les clients, sans perdre de temps en courriels et en appels téléphoniques. Grâce à l'authentification numérique, la vérification de l'identité des nouveaux clients peut être effectuée sans effort. Le système permet un accueil facile et efficace des clients dans le respect de la législation anti-blanchiment.
• Administration générale et relations avec les tiers : Quel que soit le sujet de la tâche - lorsqu'il s'agit de documents à partager, à signer, puis à stocker en toute sécurité - la GED change la donne. Tout le travail administratif peut être rationalisé et automatisé, tant en interne pour des processus commerciaux plus efficaces qu'en externe pour les clients, partenaires et fournisseurs.

Voici le marché des solutions de gestion de la relation client

83% des décideurs ressentent un besoin pressant pour une solution de gestion de la relation client qui n'est pas ou peu prise en compte par leurs solutions existantes. Et ce besoin devient plus urgent en raison de la croissance prévue du volume d'informations entrantes dans l'organisation, ainsi que de l'expansion et de la diversification des types d'informations. Un pourcentage exceptionnel de 98 % des entreprises ont signalé un impact sur le chiffre d'affaires dû à une mauvaise gestion des transactions, sous la forme d'affaires perdues, de prospects qui abandonnent les processus d'accueil, d'expériences décousues qui créent une faible satisfaction client, et d'affaires perdues en raison de l'absence de libre-service et de plateformes numériques orientées vers le consommateur.

La croissance du marché de la gestion des transactions numériques démontre la demande toujours croissante et l'efficacité de cet outil pour les entreprises modernes. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de fournir des renseignements à partir de données.

Quels sont les avantages de la gestion des transactions numériques ?

La gestion des transactions numériques offre de grands avantages aux organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité, à trois niveaux :

1. Des économies de coûts et de temps qui rendent votre entreprise plus efficace et plus rentable.

Numériser les processus documentaires signifie permettre des actions sur ces documents sur tous les appareils, à tout moment et de n'importe où. Les employés, les clients et toutes les parties prenantes concernées peuvent accéder au document dont ils ont besoin au même moment, sans avoir à se trouver au même endroit. Cette activation mobile améliore la collaboration et stimule la productivité. En outre, le logiciel de gestion des documents peut être intégré à d'autres programmes existants afin de minimiser la saisie de données et d'automatiser les flux d'informations entre différentes plateformes.

Le logiciel de gestion des documents réduit les dépenses de l'entreprise et fait progresser les bénéfices :

• Supprimant les coûts superflus liés aux processus papier
• libérant le temps des employés pour qu'ils puissent se concentrer sur des activités plus orientées vers les résultats.
• en accélérant le délai de rentabilisation grâce à des transactions plus courtes.

2. Les fonctions de sécurité garantissent des transactions plus sûres et une conformité de haut niveau.

Les gens sont traditionnellement habitués à traiter avec des papiers, et le manque de familiarité avec les solutions électroniques peut les amener à craindre les risques plus élevés des transactions numériques. Pourtant, il n'existe aucun moyen d'assurer un contrôle total des documents papier, ni d'avoir une visibilité sur les modifications apportées, ni de superviser le parcours du document. C'est à cela que sert le logiciel de gestion des documents numériques.

• Chaque document porte en lui une piste d'audit numérique détaillant qui y a accédé, quand et ce qu'il a fait. Tout est enregistré, suivi et contrôlable. Grâce aux paramètres de permission et au contrôle d'accès basé sur les rôles, seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fichiers et aux informations.
• Le stockage dans le nuage et les sauvegardes automatiques évitent toute perte potentielle de données. Les transferts de documents peuvent être cryptés, de sorte que vous pouvez envoyer des dossiers en toute sécurité, même s'ils contiennent des informations sensibles, et être sûr qu'ils ne seront jamais exposés au risque de falsification et de fraude. Des politiques de conservation des données peuvent être mises en place pour automatiser la durée de conservation de chaque type de document et répondre aux exigences de protection des données.
• Les signatures numériques sont tout aussi valables et juridiquement contraignantes que les signatures manuscrites, mais elles sont beaucoup plus sûres et fiables. Les documents signés numériquement intègrent des éléments cryptographiques qui peuvent être utilisés comme preuves légales en cas de litige devant un tribunal ou de contestation de la fiabilité du document. Le PDF final est verrouillé pour les modifications et certifie que le document est intact, non falsifié et original.

3. Des clients plus heureux et une meilleure performance en matière de responsabilité sociale

L'augmentation du nombre de clients numériques est un moteur important pour l'amélioration de l'orientation numérique. La gestion des transactions numériques améliore la satisfaction des clients en leur donnant un moyen facile de s'identifier et de signer des documents.

La gestion des transactions numériques est également le moyen le plus efficace de parvenir à un bureau entièrement sans papier. Réduire l'impact de l'entreprise sur l'environnement peut sembler un petit pas dans une perspective plus large. Mais toute organisation a la même responsabilité (et le même potentiel) pour déclencher ce que l'on appelle l'effet papillon numérique et façonner le futur standard de l'entreprise durable. Il s'agit de changer l'état d'esprit en passant de "réduire les coûts pour maximiser les revenus" à "réduire les déchets pour optimiser les profits".

Une transparence radicale et une approche environnementale consciente sont des facteurs de différenciation commerciale importants, qui vous permettent d'attirer et de fidéliser les clients et de vous démarquer sur le marché.

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Supposons que vous ayez planifié un projet, attribué des tâches et fixé la date d'achèvement prévue. Vous avez affaire à de nombreux éléments mobiles, ce qui signifie que vous voulez faciliter le suivi de chaque ressource importante.

Un détail crucial que vous ne devez pas négliger ? Les feuilles de temps des employés. 

Vos feuilles de temps, ou journaux d'heures des employés, vous aident à savoir où va votre temps et où il est le plus dépensé. 

Si certains avantages de la tenue des feuilles de temps sont assez évidents, d'autres le sont moins. 

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de déterminer si votre programme est efficace ou pas.

Qu'est-ce qu'une feuille de temps ? 

Une feuille de temps est un registre de la façon dont chaque employé a passé son temps de travail. Elle vous aide à suivre le temps qu'il faut aux employés pour terminer les tâches, mener à bien les projets ou s'occuper de la gestion des clients.

Mais la tenue d'une feuille de temps présente bien d'autres avantages qu'il n'y paraît. Les feuilles de temps sont également un élément crucial de l'estimation du coût des projets et de la gestion de la charge de travail.

Les feuilles de temps vous donnent une vue d'ensemble de la façon dont chacun de vos projets est géré, et si la gestion est bonne. Lorsque vous considérez les heures de travail des employés comme une ressource, vous pouvez en tirer parti pour une efficacité maximale sur chaque projet.

Une étude récente a constaté en suivant plus de 500 travailleurs ne suivaient pas le temps passé sur les e-mails et autres tâches liées au travail. 

Si l'on ajoute à cela le fait que plus de la moitié de leurs employeurs utilisaient des informations inexactes pour fixer le prix de leurs honoraires, on comprend qu'il y a un vrai problème. 

Plus de 80 % des feuilles de temps des employés doivent être corrigées. Cela indique que les travailleurs ne sont pas les meilleurs pour tenir à jour les feuilles de temps. 

C'est une raison de plus pour adopter une approche infaillible du suivi du temps avec les bons outils. Ainsi, vous éviterez que des tâches importantes, mais faciles à oublier, ne passent à travers les mailles du filet.

Avantages des feuilles de temps

Maintenant que vous savez ce qu'est une feuille de temps, examinons les avantages de sa création et de sa conservation. 

Calculer le bénéfice d'un projet 

Une feuille de temps vous permet de savoir combien d'heures vous avez payées aux salariés et aux contractants pour travailler sur un projet donné. Avec cette information en main, vous pouvez la comparer aux revenus générés par votre projet pour voir si la façon dont vous gérez le temps vous rapporte des bénéfices. 

Avez-vous passé trop de temps sur l'activité A et pas assez sur l'activité B ? L'embauche d'un entrepreneur a-t-elle été une perte de temps compte tenu des tâches qu'il a effectuées ? Trop de membres de l'équipe ont-ils consacré du temps à des tâches qui se chevauchent ?

Les feuilles de temps répondent à des questions clés de gestion de projet comme celles-ci, ce qui vous aide à créer de meilleures approches pour les projets futurs. Sans une feuille de temps appropriée, vous ne pouvez pas calculer avec précision les bénéfices du projet. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de guider les activités de suivi et évaluation.

Prévoir la capacité future

Près de 74 % des membres d'une équipe sont surchargés de travail sur des projets au moins une fois par mois, et cela va continuer sans une feuille de temps sur laquelle vous pouvez compter dans le cadre de votre gestion de projet. 

La prévision de la capacité future et le suivi du temps vont de pair. Que vous utilisiez la méthode de l'avance, du retard ou de la correspondance pour travailler sur des projets, chacune d'entre elles implique de mesurer le temps en tant que ressource allouée. 

Par exemple, supposons que vous utilisiez l'approche de la correspondance pour la planification prévisionnelle. Comment saurez-vous quelle est la capacité temporelle actuelle de votre équipe ? Jusqu'où pouvez-vous étendre cette capacité sans surcharger les membres de votre équipe ni décevoir vos clients ?

Presque tout dans la gestion de projet repose sur la gestion des heures. C'est la raison pour laquelle les feuilles de temps font partie intégrante de toute approche saine et mesurable de la gestion de projet. 

Exécuter une paie précise

Si vous avez déjà travaillé dans le domaine des ressources humaines ou de la comptabilité, vous savez à quel point il est important de gérer la paie avec précision. Sans feuilles de temps, il n'y a pas d'enregistrement du temps passé au travail. Sinon, comment pourrez-vous avoir la preuve du total des heures travaillées ? 

Par exemple, avec la feuille de temps, vous pouvez indiquer le taux horaire d'un employé sur son profil. Cela permet de calculer facilement les éventuelles heures supplémentaires dues, mais aussi d'évaluer la gestion des ressources. Si une partie de votre projet est à la traîne, vous pouvez rectifier le tir en temps réel.

La bonne feuille de temps peut également permettre de suivre des tâches plus complexes de suivi du temps. 

Par exemple, si un membre de l'équipe consacre 20 heures à une tâche, et qu'un autre membre consacre 10 heures à la même tâche, cela donne un total de 30 heures passées sur ce projet. "L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources nous a permis de mieux calculer le coût par embauche en fonction du nombre d'heures travaillées pour chaque rôle".

Comment créer des feuilles de temps

Manuellement

C'est un peu vieux jeu, mais vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel ou des fiches de présence en papier (ou même un tableau blanc) pour suivre les tâches liées aux feuilles de présence, par exemple

• le temps passé sur un projet
• Temps passé sur des tâches spécifiques
• Temps passé en réunion avec les clients
• les heures d'arrivée, les heures facturables, les heures de repos ou les heures de travail
• le temps d'un entrepreneur ajouté au projet à la dernière minute.

Or, opter pour des modèles papier ou des tableurs allonge le processus de suivi du temps. Les choses deviennent plus fastidieuses qu'elles ne doivent l'être, et vous vous exposez à des erreurs faciles. 

Il est également difficile pour les chefs de projet et les RH d'analyser les données. Si quelque chose ne va pas dans le projet, il n'y a pas de point de référence auquel se référer pour rendre des comptes.

Pourtant, il existe une meilleure façon d'aborder la gestion des feuilles de temps. Cela commence et se termine par le choix du bon logiciel pour le travail. 

Logiciel de feuille de temps

Les logiciels de gestion des feuilles de temps changent la donne (si l'on peut dire). En voici quelques avantages :

• Réduire de moitié le temps que vous consacrez au suivi des heures de travail 
• Gérer tous vos projets de manière rentable
• Un accès facile aux dossiers

Comme si cela ne suffisait pas, vous pouvez vous débarrasser de l'horrible pile de papiers à laquelle aboutissent toujours les feuilles de temps de la vieille école.

Comment gérer les feuilles de temps des employés 

Une fois que vous avez configuré votre feuille de temps, quelle est l'étape suivante ? Voici comment gérer les feuilles de temps des employés et améliorer votre productivité.

Définissez vos attentes

Le meilleur point de départ est de définir des attentes claires pour l'équipe. Cela suppose une approche organisée de la gestion de projet dès le départ, surtout si vous planifiez plusieurs projets. 

Lorsque vous définissez les attentes, soyez prêt à répondre à des questions telles que :

• Quand le personnel doit-il soumettre des feuilles de temps ?
• Comment doivent-ils étiqueter chaque entrée ?
• Comment doivent-ils arrondir les heures irrégulières ? 
• Comment doivent-ils suivre le temps des clients ?
• Comment allez-vous comptabiliser et payer les heures supplémentaires ?

En fixant des attentes et en anticipant toutes les questions relatives aux feuilles de temps, vous réduirez automatiquement les allers-retours inutiles au sein de votre équipe. L'association de cette première étape avec l'automatisation constitue une combinaison puissante (nous y reviendrons plus loin). 

Catégorisez le temps

La gestion des feuilles de temps n'est pas toujours aussi simple que d'enregistrer une heure de début et de fin et d'appeler cela une journée. Souvent, vous devez catégoriser vos temps. Le temps passé sur différentes tâches ne compte pas tous de la même façon. 

Demandez aux membres de l'équipe de diviser leurs feuilles de temps en heures facturables et non facturables pour mieux comprendre la portée du projet. Il faut également tenir compte de la soumission des feuilles de temps pour les congés de maladie ou les heures supplémentaires lors de la catégorisation du temps. 

Le bon logiciel de suivi du temps facilite la catégorisation du temps. Au lieu de demander aux membres de votre équipe de se rappeler comment gérer et catégoriser chacune de leurs heures, vous pouvez utiliser l'automatisation, les règles et les préréglages qui leur donnent un endroit fiable pour suivre et étiqueter leur temps correctement.

Utiliser l'automatisation des feuilles de temps

L'automatisation est votre meilleur ami si vous voulez rationaliser le processus de saisie des temps. Par exemple, le système vous permet de définir un modèle de temps pré-rempli pour les projets avec des heures précises. À partir de là, les employés n'ont plus qu'à vérifier l'exactitude des données et à soumettre leur journal.

Cela améliore la précision et vous fait gagner un temps précieux. Vous pouvez également essayer de configurer des rappels automatiques par e-mail ou Slack aux membres de l'équipe qui ont oublié de soumettre leurs feuilles de temps en ligne.

Voici un fait amusant : saviez-vous que près de la moitié des membres de l'équipe maquillent leurs heures déclarées ? Ce n'est pas tout, environ 1 membre d'équipe sur 4 estime ne pas avoir les outils ou les ressources nécessaires pour fournir son meilleur travail. Même si 68 % des agences demandent à leurs équipes de suivre leur temps, 43 % de leurs employés décrivent leur processus de suivi du temps comme "inférieur à la moyenne".

Quelque chose d'aussi bénéfique que l'automatisation du suivi du temps n'est pas quelque chose dont vous voulez priver votre équipe. Avec un processus de feuille de temps en ligne reproductible en place, les chefs de projet et les équipes s'en portent mieux. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, Grâce aux données collectées et à un plan d'évaluation, le  cadre de suivi des résultats permet de suivre et de contrôler les activités afin de mieux gérer les résultats.

Faites approuver les feuilles de temps par une seule personne

Une solution de sécurité simple pour la gestion des feuilles de temps consiste à confier à une seule personne la responsabilité des tâches de suivi du temps. Cela peut contribuer à améliorer la précision et la responsabilité.

Il peut s'agir d'un chef de projet ou d'un membre des ressources humaines. Cette personne devrait être en mesure de vérifier les feuilles de temps chaque semaine pour confirmer leur exactitude. 

Analysez vos feuilles de temps

En plus de vous assurer que vous gérez correctement les salaires et la facturation, vous ne tirerez pas grand profit de vos feuilles de temps si vous ne les analysez pas.

Au fur et à mesure que vous avancez dans votre prochain projet, prenez le temps d'examiner les paramètres des feuilles de temps, comme la durée moyenne des activités, les heures facturables et non facturables, les heures réelles et les heures budgétées, la capacité, le temps alloué au travail contractuel ou même le temps passé avec les clients. 

Par exemple, si vous avez budgétisé 50 heures pour un projet mais que vous en avez passé 35 facturables et 20 non facturables, voyez comment vous pouvez réduire les tâches administratives (ou augmenter vos tarifs).

Ou, si vous êtes une petite entreprise qui fait appel à des sous-traitants pour un ensemble de tâches récurrentes, voyez s'il ne serait pas plus rentable de développer un rôle interne pour ces besoins récurrents.

Facilitez la gestion des feuilles de temps

La gestion des feuilles de temps ne doit pas être une corvée. Avec un logiciel de gestion du temps, vous n'aurez plus à vous soucier du suivi manuel du temps ou à trébucher sur des erreurs d'enregistrement.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).