WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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• La création d'un bureau de gestion de projet est un excellent moyen de résoudre les problèmes ciblés, les points douloureux et les écarts de performance qui peuvent entraver votre activité.
• Un bureau de gestion de projet permet de répéter et d'organiser les activités de gestion de projet, ce qui renforce l'assurance et le contrôle du projet.
• Les PMO aident à capturer et à maintenir les données de qualité qui permettront une planification précise, une prévisibilité commerciale et une prise de décision éclairée. Ils contribueront également à améliorer l'efficacité des coûts et à optimiser la planification budgétaire.
• Enfin, le fait de disposer d'un bureau de gestion de projet permet d'améliorer la sélection des projets afin de garantir et de maintenir des avantages concurrentiels à long terme.

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Les nombreux avantages d'un PMO

L'idée de mettre en place un bureau de gestion de projet est très simple : " De quelle manière ma société aurait-elle intérêt à se doter d'un bureau de gestion de projet ? ". Pour un chef d'entreprise, cette question vaut la peine d'être posée. Si vous étudiez le sujet, vous êtes probablement bien conscient que les PMO sont conçus pour rationaliser et améliorer les activités de projet au sein d'une organisation. Mais lier cette action à une valeur commerciale visible et mesurable ou à une amélioration des résultats n'est pas forcément évident. Pourtant, ce type d'avantages organisationnels de haut niveau et à grande échelle est précisément ce que vous espérez obtenir dans votre entreprise en mettant en place un PMO. Voici un tour d'horizon des principaux avantages d'un bureau de gestion de projet.

Un bureau de gestion de projet est souvent créé pour répondre à un ensemble de problèmes spécifiques, de questions, de points douloureux ou de lacunes de performance que l'organisation veut et doit résoudre.

Par exemple, un problème clé pour de nombreuses organisations est l'énergie gaspillée sur des tâches sans valeur ajoutée - qui représente jusqu'à 90% de tout le travail de projet. Cela signifie qu'il existe une vaste marge d'amélioration de la productivité de l'exécution des projets. Le problème des tâches sans valeur ajoutée autour des projets - en d'autres termes, le gaspillage des projets - peut trouver son origine dans l'absence d'un moyen formel de centraliser et de partager les informations. Il est possible de l'atténuer efficacement en regroupant toutes les données liées au projet dans un référentiel centralisé afin d'obtenir la proverbiale "version unique de la vérité" et de garantir la visibilité et l'intégrité des données. Avec un emplacement unique pour toutes les données de projet, plus de temps perdu à chercher des informations, et plus de feuilles de calcul Excel distribuées : tout ce dont l'entreprise a besoin pour suivre et gérer ses projets est là, sur simple pression d'un bouton, facilement disponible et à jour à tout moment. Dans l'ensemble, un PMO doté des bonnes capacités peut réduire de 25 % le temps que les chefs de projet consacrent à des tâches manuelles sans valeur ajoutée. Vos équipes auront ainsi plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Parmi les autres problèmes d'entreprise répandus, citons un taux élevé de projets qui ne parviennent pas à apporter la valeur commerciale attendue. Cela peut être dû, entre autres, à un processus de sélection de projet sous-optimal ou à une mauvaise exécution du projet. Cela peut également être le résultat de délais d'exécution des projets plus longs que la moyenne, ce qui immobilise des ressources clés pendant de longues périodes et retarde le lancement de produits et services nouveaux sur le marché.

Le bureau de gestion de projet a une solution pour ces problèmes de longue date qui affligent les entreprises. En auditant les processus et les méthodes de travail en place et en les optimisant si nécessaire, en introduisant des approches plus structurées ainsi que des outils et des meilleures pratiques plus efficaces, les PMO ont le pouvoir de résoudre les points douloureux spécifiques qui ont freiné l'entreprise et pesé sur ses performances.

Les bureaux de gestion de projet cherchent à développer et à appliquer des processus standard dans leur domaine afin d'améliorer l'uniformité entre les équipes de projet. Ces normes peuvent s'appliquer à l'ensemble des activités et des tâches liées au projet : collecte de données, rapports, suivi du projet, communication entre les équipes. Les jalons de projet en sont un bon exemple : laissés à eux-mêmes, les chefs de projet utiliseront très probablement des jalons différents pour planifier, suivre et gérer leurs divers projets. Ils peuvent également utiliser des langages différents, ou donner des significations différentes à un même terme, ce qui peut donner lieu à des malentendus et affecter les projets.

Avec un PMO qui normalise les méthodes et les pratiques à tous les niveaux et aligne toutes les équipes de projet autour d'un langage commun, vous pouvez être sûr que les désalignements et les déconnexions n'entraveront pas la gestion du projet. Votre bureau de gestion de projet supervisera et contrôlera en tout cas le déroulement de l'exécution et les activités connexes pour s'assurer que tout reste parfaitement sous contrôle, que chaque membre de l'équipe fait ce qu'il est censé faire au bon moment et termine dans les délais, que les meilleures pratiques sont appliquées et reproduites, et que tous les projets sont sur la voie de la réussite.

Les bureaux de gestion de projet établissent également une structure de gouvernance pour les activités de gestion de projet, en définissant des responsabilités claires et en déterminant qui est responsable de quoi. De cette façon, en cas de problèmes imprévus ou d'événements inattendus, une chaîne de commandement claire accélère la résolution. En bref, avec un PMO, vous pouvez être sûr que le volet "projet" de l'entreprise fonctionne comme une machine bien huilée, que les gens savent toujours ce qu'ils doivent faire, comment le faire, comment résoudre ou signaler les problèmes, qui prend les décisions, etc.

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Une meilleure visibilité

Nombreux sont les organisations et les chefs d'entreprise qui souffrent d'une visibilité insuffisante des données et de rapports peu fiables. Sans le bon processus et les bons outils, la collecte, la génération et le partage des rapports peuvent être une activité fastidieuse et chronophage qui accapare une grande partie du temps des chefs de projet. De plus, les rapports produits manuellement ne sont pas nécessairement à jour ou précis, et ils peuvent avoir toutes les formes et toutes les tailles, car chaque chef de projet utilise les outils et les vues de son choix et peut mettre en évidence des informations différentes. Par conséquent, les rapports édités par différents chefs de projet peuvent ne pas être comparables.

Un bureau de gestion de projet s'assurera que l'organisation bénéficie d'une vue complète de tous les projets et portefeuilles en centralisant et en consolidant toutes les données dans un référentiel unique avec des mises à jour automatiques en temps réel. Grâce à cette visibilité, les PMO sont en mesure de soutenir les équipes de gestion de haut niveau avec des informations complètes et claires sur tout ce qui concerne les projets. Comme les données peuvent être comprimées et exportées directement à partir du référentiel, l'automatisation de la génération de rapports fait gagner un temps précieux aux gestionnaires de projets. Les décideurs obtiennent des rapports standard cohérents, avec une visualisation des données attrayante et convaincante pour faciliter la consommation des informations.

Des informations précieuses

Le PMO est, en quelque sorte, le gardien des données. Grâce à des outils professionnels, les bureaux de gestion de projet garantissent la qualité, l'exactitude et la fraîcheur des informations qu'ils utilisent et communiquent. Les systèmes numériques consolident les informations, ne laissant aucune place à la divergence, et les stockent en toute sécurité pour garantir leur intégrité. L'amélioration de la précision des données relatives à la planification, aux ressources, au calendrier et au budget, avec la possibilité de les analyser à un niveau granulaire, renforce la capacité de l'organisation à prendre des décisions optimales. Ces données précises peuvent être traitées automatiquement et faire l'objet d'une analyse croisée pour fournir des informations qui amélioreront encore les capacités de prise de décision.

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Une plus grande prévisibilité

La possibilité d'effectuer des simulations sur la base de ces données de qualité se traduit par une plus grande prévisibilité et une meilleure précision de la planification. Les bureaux de gestion de projet s'appuieront sur leurs outils professionnels pour exécuter de multiples scénarios de simulation de l'impact d'une décision donnée sur les calendriers, les ressources, le budget, les jalons, etc. Cela permet de tracer la meilleure voie pour les projets et de réajuster si nécessaire pendant la phase d'exécution. En fin de compte, cela augmentera le taux de réussite des projets, y compris leurs chances de répondre à toutes les attentes.

Un autre avantage clé d'un bureau de gestion de projet est l'impact positif significatif sur les résultats de votre entreprise.

Réduction des coûts

Au fur et à mesure que le PMO automatise les activités de base à fort volume et les tâches à faible valeur ajoutée, telles que l'élaboration de tableaux de bord et de rapports, le suivi du temps, le contrôle de l'achèvement, etc. Cela signifie que vous tirerez un meilleur parti de vos investissements en ressources productives. D'autant plus que la plupart des PMOs s'attaquent également à la question de l'allocation des ressources. Un bureau de gestion de projet normalisera les processus ou les outils de gestion des ressources et des capacités afin d'améliorer la capacité de l'organisation à prévoir les besoins en capacités des équipes et des projets et à prévenir les conflits relatifs à l'utilisation des ressources clés.

Amélioration de la compétitivité

Une gestion fine des ressources permet non seulement de soutenir la productivité globale en évitant la sur- ou sous-allocation de travailleurs clés, mais aussi d'améliorer les temps de cycle des projets : votre bureau de gestion de projet vous aidera à garantir que les bonnes ressources, avec les bonnes compétences, sont disponibles pour vos projets les plus importants et qu'elles travaillent au taux d'utilisation maximal possible.

En fin de compte, cela permet à votre entreprise d'être plus compétitive : la réduction des retards dans la livraison des projets et l'accélération des délais de commercialisation ont un impact positif sur les finances de l'organisation, mais aussi sur la satisfaction des clients et la part de marché.

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Respect accru du budget

L'amélioration de la visibilité, de la prévisibilité et du contrôle de tous les aspects de l'exécution des projets se traduit également par une meilleure maîtrise des budgets des projets. Les bureaux de gestion de projet mettent en œuvre des processus et des outils dédiés pour estimer le suivi des coûts et allouer des budgets réalistes aux projets et aux portefeuilles. En anticipant les problèmes, ils peuvent identifier les changements à apporter et agir rapidement, ce qui est beaucoup plus économique que de devoir trouver une solution de dernière minute à un problème détecté à la onzième heure.

Si vous combinez les économies de coûts et les gains de productivité, l'augmentation des revenus due à une compétitivité accrue et un meilleur respect du budget, l'entreprise rentabilise vraiment l'argent qu'elle a investi dans un PMO et les outils de soutien.

Enfin, les avantages d'un PMO comprennent l'amélioration de l'agilité de l'entreprise, l'alignement de la stratégie et la capacité à saisir de nouvelles opportunités.

Un bureau de gestion de projet aidera à relever le défi majeur de la sélection des projets. Vos projets doivent être alignés sur la stratégie de l'entreprise afin de générer de la valeur. Un alignement insuffisant est généralement dû à un manque de clarté sur les objectifs de l'entreprise au stade de la sélection des projets. Et un problème de qualité dans la sélection des projets a tendance à entraîner une perte de productivité ou l'échec des initiatives commerciales.

Alors que les organisations s'efforcent de faire plus avec moins, elles comptent sur leurs PMO pour sélectionner les projets à lancer avec le plus grand soin, afin que les rares ressources soient allouées aux projets et initiatives jugés les plus précieux et les plus critiques. Les capacités de gestion de la demande du PMO peuvent être utilisées pour sélectionner et hiérarchiser les meilleurs projets, en optimisant l'alignement des activités et en augmentant l'impact stratégique de l'activité de projet. L'objectif est d'améliorer le pourcentage de projets qui apportent de la valeur et de réduire le taux de projets considérés comme des échecs.

Dans la mesure où votre bureau de gestion de projets est capable de mener et d'exécuter de grandes initiatives stratégiques, il favorise le changement organisationnel et contribue aux résultats clés de l'entreprise et aux facteurs déterminants pour le niveau C, tels que la croissance rentable et la compétitivité à long terme. 

Bien plus qu'un simple contrôleur de projet, un bureau de gestion de projet est un véritable moteur de valeur pour l'entreprise. Les avantages de la mise en place d'un tel bureau couvrent un nombre impressionnant de domaines d'activité. Cependant, afin de vraiment maximiser les avantages de votre PMO, vous devez vous assurer qu'il est adapté aux défis spécifiques de votre organisation. Il n'y a pas deux bureaux de gestion de projets qui ont le même mandat et les mêmes responsabilités, et il n'y a pas deux bureaux de gestion de projets qui font le travail de la même façon. Par conséquent, lorsque vous mettez en place un PMO dans votre entreprise, vous devez vous assurer que vous évaluez soigneusement les besoins et les attentes de l'organisation afin de déterminer le type de PMO qui est adapté pour soutenir votre parcours de croissance.

Retrait d'une demande de gestion électronique de documents - Qu'est-ce que c'est ? Et comment cela fonctionne-t-il ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

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Retrait des applications : Adieu aux anciennes applications

Le retrait d'applications (parfois aussi appelé "déclassement d'applications" ou "extinction d'applications") est un processus qui consiste à fermer des applications obsolètes, des "dinosaures", tout en migrant les données qu'elles contiennent vers des archives normalisées où ces informations seront toujours accessibles.

Le terme "applications", dans ce cas, inclut également les plateformes, les systèmes, les configurations matérielles, les langages de programmation, etc. Quant au contenu, il s'agit de presque tous les types d'informations, mais le plus souvent de données, d'images, de vidéos ou de documents (tels que des contrats).

Le problème de l'entreprise : une entreprise conserve une application ancienne et vieillissante, mais n'y accède que rarement pour fournir des données à partir de sa base de données. Mais le coût de la maintenance permanente - maintenir en vie les applications patrimoniales - est élevé car elles ne sont plus prises en charge par l'auteur/vendeur via le support et la maintenance habituels. De plus, l'ancien système nécessite un savoir-faire spécifique et coûteux et souvent un matériel spécifique.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Outre le coût, cela représente également un risque pour l'entreprise : Que faire si le système tombe en panne ?

"Un bon retrait d'application se traduit par des informations stockées de manière à pouvoir être facilement recherchées et réutilisées pour une autre application."

Quand faut-il opter pour le retrait des applications ?

Le déclassement d'une application se pose typiquement dans ces situations :

• Lorsque vous envisagez de migrer les données de l'entreprise vers le cloud,
• Lorsque votre ou vos applications actuelles atteignent la fin naturelle de leur cycle de vie,
• Lorsque vous êtes sur le point de passer à une application plus moderne, pour offrir une solution actualisée, et
• Lorsque vous devez stocker, organiser et gérer la sensibilité conformément aux règles de conformité des données.

Dans le dernier cas, le problème est que les anciens systèmes - ceux que vous utilisez probablement actuellement - n'ont pas été conçus pour respecter les règles de conformité. Ils ne suppriment jamais aucune information, mais ils n'ont pas non plus été conçus pour démontrer clairement que vous respectez les périodes de conservation.

Lisez notre blog pour vérifier si vous pouvez vous imaginer dans l'un des 4 conseils pour savoir quand utiliser le retrait des applications.

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POURQUOI LES ANCIENNES APPLICATIONS ET LES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION FANTÔMES DOIVENT-ELLES DISPARAÎTRE ?

Retrait d'une application - avantages et responsabilités

Le déclassement d'une application obsolète permet d'accélérer les processus et de dépenser plus utilement le budget dans l'ensemble de l'entreprise. Mais qui doit poser la question ?

Voyons les principaux avantages pour savoir quels départements sont les plus concernés :

1. Réduction des coûts - La suppression des anciennes applications permet de réaliser d'importantes économies sur les coûts du système.

2. Meilleure accessibilité de l'information - Sortir l'information de l'ancienne application ; partage de l'information externe ; partage de l'information interne.

3. Réduction des risques opérationnels

4. Amélioration de la conformité

5. Préparation à la migration vers le cloud

Comme vous le voyez, le retrait des applications permet de réaliser des économies sur les finances de l'entreprise, de simplifier les choses pour le département informatique et est crucial pour le maintien de la conformité aux normes et réglementations. C'est donc principalement le directeur financier, le responsable informatique et le responsable de la conformité qui doivent être intéressés et impliqués en premier lieu.

"Les anciens systèmes n'ont pas été construits pour démontrer que vous respectez les périodes de conservation des données."

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Comment commencer et procéder ?

Le processus de retrait des applications nécessite une solide préparation - ce qui constitue un défi, car les anciens systèmes complexes ne montrent souvent pas tout à première vue.

Vous devez notamment prendre en compte

1) la capacité à organiser l'extraction des données

2) la vitesse d'exportation des données et de recherche,

3) le niveau de simplicité lors de l'ajout de nouvelles recherches, et

4) la facilité d'utilisation de l'archive.

Avec système vous travaillerez non seulement avec des experts du processus de migration des données, mais vous bénéficierez également d'une formation et d'un accueil gratuits.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Suivi de projet : Qu'est-ce que c'est et pourquoi c'est important ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Dans ce post, nous allons couvrir : 

• ce qu'est le suivi de projet, et pourquoi il est important
• Comment suivre les projets facilement et efficacement
• Les conseils et les meilleures pratiques en matière de suivi de projet que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui. 

Commençons. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de marquer les réalisations faites sur un projet et d'identifier les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets ainsi que les risques à prévoir.

Qu'est-ce que le suivi de projet ? 

Dans le processus de gestion de projet, le suivi de projet (également appelé "suivi et contrôle de projet") est la quatrième étape, après le lancement, la planification et le début de l'exécution. Une fois l'exécution du projet commencée, le suivi du projet commence également. Mais, qu'est-ce que le suivi de projet exactement ? 

Le suivi d'un projet consiste à surveiller les paramètres, l'avancement et les tâches associées au projet afin de s'assurer que tout est terminé dans les délais, dans le respect du budget et conformément aux exigences et aux normes du projet. Le suivi de projet comprend également la reconnaissance et l'identification des obstacles ou des problèmes qui peuvent survenir au cours de l'exécution du projet, et la prise de mesures pour rectifier ces problèmes. 

Pourquoi le suivi du projet est-il important ?

Pour dire les choses simplement, le succès d'un projet repose sur un suivi complet et dynamique du projet. Un suivi attentif du projet permet aux chefs de projet de recueillir des données précieuses sur l'évolution du projet et de les utiliser pour prendre des décisions intelligentes. 

Parmi les autres avantages de la phase de suivi du projet, citons les suivants 

• S'assurer que les tâches sont exécutées conformément aux exigences du projet (contrôle de la qualité). 
• Permettre au chef de projet de s'assurer que les délais importants sont respectés. 
• Fournir une perspective approfondie de la charge de travail et de la capacité des employés. 
• permettre de modifier le projet ou d'y remédier en cas de problème
• Offrir un suivi et un respect clairs du budget 
• encourager la responsabilisation des membres de l'équipe et des parties prenantes.

Maintenant que vous savez ce qu'est le suivi de projet et pourquoi il est bénéfique, il est temps d'avoir une vue d'ensemble du processus de suivi de projet. 

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Comment assurer le suivi des projets

Afin de mettre en œuvre le processus de suivi et de contrôle des projets de manière efficace et efficiente, un certain nombre d'éléments communément acceptés sont impliqués.

Confirmation de la base de référence du projet

Avant de commencer à effectuer un suivi actif, le gestionnaire de projet doit comprendre la portée, le budget et le calendrier du projet. Cela permet d'établir un point de référence pour la réussite du projet tout au long de sa réalisation. 

Suivi et contrôle du travail

Il s'agit de tenir les parties prenantes informées et d'évaluer régulièrement l'état d'avancement du projet et la qualité des produits livrables, et de les mesurer par rapport aux objectifs et paramètres de base. 

Intégration du contrôle des changements

Comme vous le savez maintenant, même les projets les mieux organisés peuvent nécessiter des changements de temps à autre. Vous devez tenir compte des considérations relatives aux ressources (budget, calendrier, etc.) tout au long du processus de suivi. Assurez-vous de créer et d'enregistrer une documentation continue et tout suivi nécessaire concernant les changements de projet. 

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Vérification de la portée

Afin de garder une trace et de s'assurer que les parties prenantes et votre équipe sont sur la même longueur d'onde, il est important de sécuriser la documentation relative à chaque phase de réalisation du projet. Cela montre que le projet est accepté à chaque étape de son exécution. 

Contrôle du calendrier et des coûts 

C'est ici que les calendriers et les coûts sont suivis de près. Lorsque vous pensez au suivi d'un projet, c'est probablement ce à quoi vous pensez en premier. Les échéances sont contrôlées et suivies si nécessaire, et les budgets sont constamment surveillés. 

Le contrôle de la qualité 

Un projet peut être réalisé dans les délais et le budget impartis, mais s'il ne correspond pas aux attentes des parties prenantes ou si la qualité du travail est médiocre, il n'a guère de valeur pour quiconque. Le contrôle de la qualité est une partie essentielle du processus de suivi du projet. C'est là que les résultats et les livrables spécifiques du projet sont examinés par rapport aux normes de qualité établies. Si des problèmes sont constatés, des modifications sont demandées et apportées. 

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Rapport de performance 

Il s'agit d'une sorte de bulletin de notes pour le projet. Le rapport de performance consiste à collecter et à partager toutes les données relatives à la performance du projet par rapport aux objectifs et aux normes de base. 

Conseils et meilleures pratiques pour le suivi des projets

Après avoir compris ce que comprend généralement le processus de suivi et de contrôle d'un projet, vous voudrez savoir comment mettre en œuvre au mieux vos nouvelles connaissances. Voici quelques conseils et meilleures pratiques pour le processus de suivi de projet. 

Utilisez les bons outils

Bien que le processus de suivi puisse sembler accablant, le bon outil peut certainement vous aider. Que vous souhaitiez utiliser un outil qui vous permette de visualiser et de combiner des calendriers et un diagramme de Gantt en un seul endroit, ou un outil qui offre plusieurs tableaux de bord personnalisables pour suivre les processus, il existe de nombreuses options pour le suivi de vos projets avec un outil dynamique. 

Si vous savez que vous voudrez utiliser plus d'un outil, proposez une solution simplifiée. Lorsque les projets font appel à plusieurs outils, il peut être difficile de suivre les performances et de s'assurer que tout se déroule comme prévu. Grâce à des dizaines d'intégrations profondes avec les principaux outils de gestion du travail du marché, vous êtes assuré de pouvoir suivre les projets, quel que soit l'outil dans lequel ils se trouvent. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Suivre efficacement les indicateurs clés de performance ( ICP )

Le suivi d'un projet sans savoir ce que l'on surveille peut être une tâche inutile. Pour garantir le succès d'un projet, vous devez suivre certains indicateurs clés de performance ou ICP. Ceux-ci agissent comme des jalons au cours du projet et permettent de s'assurer que tout est sur la bonne voie. 

Les ICP reconnus comprennent les objectifs de votre projet (c'est-à-dire un projet qui respecte les délais et le budget), la qualité des produits livrables (si les normes de qualité sont respectées), le suivi des efforts et des coûts (ressources et budget) et la performance du projet (changements dans le projet et nombre et importance des problèmes survenus). 

Encourager une communication efficace

Essayer de déterminer l'état d'avancement d'un projet sans disposer de méthodes de communication appropriées est un véritable défi. Tous les membres de votre équipe et les parties prenantes doivent comprendre les procédures, les objectifs et les attentes avant le début du projet - et savoir comment vous les communiquer. 

Que ce soit en marquant l'achèvement d'une tâche ou en participant à des contrôles hebdomadaires, il est toujours bon d'avoir un plan de communication en place tout au long de vos projets.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Effectuez une rétrospective 

Non seulement une rétrospective du projet permet aux membres de votre équipe d'exprimer leurs doléances, mais elle vous fournit des informations précieuses que vous pouvez utiliser pour affiner les projets futurs. Une fois le projet terminé, prenez le temps de prévoir une heure ou deux pour le passer en revue. 

Vous réfléchirez alors aux problèmes qui se sont posés, aux délais qui n'ont pas été respectés et à tout autre élément digne d'intérêt qui est apparu lors du suivi du projet. 

Assurez le bon déroulement de vos projets

Aucun projet ne peut se dérouler efficacement sans l'aide d'un suivi attentif. Le suivi des délais, des objectifs, de la qualité du travail et du budget sont autant de responsabilités essentielles pour tout chef de projet. Et, avec les bons outils et quelques bonnes pratiques, vous pouvez être sûr que votre projet sera accueilli par des parties prenantes satisfaites - et des membres d'équipe heureux. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).