Archivage numérique et durabilité des données, Quelles solutions pour demain ? cas de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel dArchivage numérique en Afrique.

 

1        Résumé

L'archivage numérique et la durabilité des données sont des composantes essentielles de la gestion contemporaine de l'information, axées sur la préservation à long terme et l'accessibilité du contenu numérique. Alors que la société dépend de plus en plus des formats numériques pour la communication, la tenue de registres et le patrimoine culturel, des pratiques d'archivage numérique efficaces sont devenues indispensables. Ce domaine englobe diverses stratégies et technologies visant à garantir que les informations précieuses restent intactes et accessibles pour les générations futures, ce qui en fait un sujet d'intérêt savant et pratique significatif.

 L'évolution de l'archivage numérique reflète à la fois les avancées technologiques et une prise de conscience accrue des défis associés à la perte de données numériques, tels que les pannes matérielles, l'obsolescence logicielle et les menaces de cybersécurité. Des institutions comme les bibliothèques, les musées et les archives ont adopté des cadres sophistiqués pour relever ces défis, incorporant des pratiques qui privilégient l'intégrité des données et la préservation à long terme. Ce changement a stimulé des solutions innovantes, notamment le cloud computing, la technologie blockchain et l'intelligence artificielle, qui améliorent toutes l'efficacité et la sécurité du stockage numérique.

 Malgré ces avancées, le domaine de l'archivage numérique fait face à des controverses notables, concernant en particulier les questions de propriété des données, d'accès, et le potentiel de "dark archiving", où les données sont stockées mais restent inaccessibles en raison d'un manque de transparence ou de communication sur les échecs de préservation. De plus, les différences dans les modèles de gouvernance entre les systèmes de préservation numérique commerciaux et non-lucratifs soulèvent des questions de durabilité et de pratiques éthiques dans la gestion des données d'archives. Alors que les organisations s'efforcent de promouvoir la diversité, l'équité et l'inclusion dans leurs efforts de préservation, ces débats soulignent la complexité de concilier innovation et responsabilité éthique dans l'archivage numérique.

 En regardant vers l'avenir, l'archivage numérique doit continuellement s'adapter aux technologies et paysages réglementaires en évolution tout en relevant les défis de financement qui entravent le progrès. L'engagement envers des pratiques durables se reflète de plus en plus dans l'intégration de l'automatisation, de l'IoT et de la collaboration communautaire au sein des stratégies de gestion des données. À mesure que ce domaine continue de croître, la recherche et le dialogue continus seront essentiels pour façonner des pratiques d'archivage numérique efficaces et inclusives qui garantissent la durabilité à long terme de l'information numérique.

2        Contexte historique

Le concept d'archivage numérique a considérablement évolué au cours des dernières décennies, influencé par les avancées technologiques et la reconnaissance croissante de l'importance de préserver l'information numérique. Aux débuts de l'informatique, le stockage des données... À mesure que la technologie numérique a progressé, le besoin de méthodes plus efficaces et fiables de préservation des données est devenu évident, conduisant au développement de pratiques d'archivage numérique visant à sauvegarder une large gamme de formats numériques, y compris les fichiers texte, images, audio et vidéo.

 L'essor d'Internet dans les années 1990 a marqué un tournant dans l'accessibilité de l'information, incitant de nombreuses institutions et organisations à commencer à numériser leurs collections. Ce changement s'est accompagné de la compréhension que le contenu numérique, bien que facilement réplicable, est également susceptible de perte et de corruption en raison de pannes matérielles, d'obsolescence logicielle et de cybermenaces. En réponse, les efforts pour établir des protocoles standardisés pour l'archivage numérique ont pris de l'ampleur, avec des cadres axés sur l'intégrité des données, l'accessibilité et les stratégies de préservation à long terme.

 Au début des années 2000, plusieurs initiatives ont émergé pour relever ces défis. Les bibliothèques et les archives ont commencé à adopter des politiques complètes de préservation numérique qui englobaient la sécurité des données, la durabilité des formats et la conformité aux exigences légales et réglementaires. Cette période a également vu l'introduction de technologies avancées telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, qui ont encore amélioré les capacités de l'archivage numérique en facilitant une meilleure récupération et gestion des données.

 Aujourd'hui, le contexte historique de l'archivage numérique reflète une prise de conscience croissante de son importance pour les générations futures. Les archives numériques offrent non seulement un accès à une richesse de matériaux historiques, mais jouent également un rôle crucial pour garantir la fiabilité et l'intégrité de l'information. Alors que la société dépend de plus en plus des formats numériques pour la communication et la tenue de registres, l'importance d'un archivage numérique efficace continue de s'intensifier, soulignant le besoin d'innovation et d'investissement continus dans les stratégies de préservation.

3        Technologies d'archivage numérique

L'archivage numérique évolue rapidement avec l'intégration de technologies avancées, améliorant l'efficacité, la sécurité et l'accessibilité des matériaux numériques stockés. Cette section explore les technologies clés qui façonnent l'avenir de l'archivage numérique.

3.1      Cloud Computing

La technologie cloud devient de plus en plus une pierre angulaire des stratégies de préservation numérique. Elle offre des solutions de stockage évolutives qui permettent aux organisations de stocker de grands volumes de données de manière efficace et rentable. La flexibilité du stockage basé sur le cloud facilite également la reprise après sinistre et améliore l'accessibilité des données, ce qui en fait une option attrayante pour de nombreuses institutions. Cependant, des défis tels que la sécurité des données, la dépendance vis-à-vis des fournisseurs et la conformité aux lois sur la souveraineté des données doivent être soigneusement examinés.

3.2      Technologie Blockchain

La technologie blockchain est apparue comme un outil puissant pour garantir l'intégrité et la sécurité des archives numériques. En utilisant des algorithmes cryptographiques et une base de données décentralisée, la blockchain crée un système d'archivage transparent et inviolable. Chaque transaction est enregistrée dans un bloc, rendant les altérations non autorisées presque impossibles. Cette technologie répond à des préoccupations importantes liées à la perte de données et à la confiance, en particulier dans des domaines tels que l'architecture, l'ingénierie et la construction (AEC), où des registres précis sont cruciaux.

3.3      Intelligence Artificielle et Apprentissage Automatique

L'application de l'intelligence artificielle (IA) et de l'apprentissage automatique dans l'archivage numérique transforme les méthodologies de préservation. Ces technologies aident à l'extraction de métadonnées, à l'analyse de contenu et à la modélisation prédictive pour la planification de la préservation. Les algorithmes d'IA peuvent traiter de grands ensembles de données, permettant aux bibliothèques et archives de gérer et de résumer efficacement l'information, améliorant ainsi l'accès pour les chercheurs et les utilisateurs. À mesure que ces technologies continuent de progresser, elles promettent d'améliorer considérablement les capacités de l'archivage numérique.

3.4      Infrastructure de stockage optimisée

Une infrastructure de stockage bien structurée est essentielle pour un archivage numérique efficace. Cela inclut l'emploi de solutions de stockage hiérarchisées qui optimisent la performance et la consommation d'énergie en alignant les supports de stockage sur la fréquence d'accès. Par exemple, les disques SSD peuvent être utilisés pour les données fréquemment consultées, tandis que les disques durs (HDD) à faible énergie ou le stockage sur bande peuvent servir les besoins d'archivage de données. La virtualisation du stockage joue également un rôle crucial en abstrayant les ressources de stockage, ce qui conduit à une meilleure utilisation et minimise le gaspillage.

3.5      Techniques de préservation des données

Garantir la préservation à long terme des fichiers numériques implique la mise en œuvre de divers mécanismes de sauvegarde. Ceux-ci incluent des procédures de vérification des erreurs, des plans de reprise après sinistre et une surveillance régulière des supports de stockage pour prévenir la perte de données. À mesure que la technologie évolue, les organisations doivent continuellement adapter leurs stratégies de préservation pour se protéger contre les menaces telles que la dégradation des supports, l'obsolescence et la suppression accidentelle.

4        Stratégies de durabilité des données

4.1      Systèmes complets de gestion des données

 L'une des stratégies clés pour atteindre la durabilité des données est la mise en œuvre de systèmes complets de gestion des données. Ces systèmes sont conçus pour rationaliser les processus de collecte, d'analyse et de rapport des données, garantissant que les données de durabilité sont précises et complètes. Les entreprises utilisent de plus en plus de technologies avancées, telles que les outils d'automatisation et l'intelligence artificielle, pour améliorer l'efficacité de leurs tâches liées aux données. Cela permet aux organisations de se concentrer sur l'obtention d'informations significatives et la fixation d'objectifs de durabilité ambitieux mais réalisables.

4.2      Stratégies de communication transparentes

Une communication transparente joue un rôle essentiel dans la résolution des défis de rapport sur la durabilité. En établissant des canaux de communication clairs, les entreprises peuvent recueillir efficacement les données de durabilité auprès de divers départements, lieux et partenaires externes. Cela nécessite des systèmes robustes de gestion des données pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des informations collectées. Alors que les organisations suivent les indicateurs critiques, tels que les émissions de gaz à effet de serre, elles doivent s'engager dans une collecte de données méticuleuse pour garantir que toutes les informations pertinentes sont capturées et rapportées avec précision.

4.3      Automatisation et intégration de l'IoT

La collecte automatisée de données par le biais de capteurs Internet des Objets (IoT), de compteurs intelligents et de plateformes de chaîne d'approvisionnement numériques améliore considérablement la précision des données et réduit les erreurs de saisie manuelle. Ces technologies facilitent la centralisation et l'organisation des données de durabilité provenant de diverses sources, créant un environnement structuré pour le stockage et l'analyse des données. L'automatisation aide également à améliorer le contrôle de la qualité des données, à rationaliser les processus de vérification et, finalement, permet aux organisations de se concentrer sur les résultats en matière de durabilité.

4.4      Engagement et collaboration communautaires

L'engagement avec la communauté et la promotion de la collaboration entre les parties prenantes sont essentiels à la durabilité des données. Les organisations devraient viser à bâtir des réseaux solides qui facilitent l'apprentissage partagé et les meilleures pratiques en matière de rapports et de gestion des données de durabilité. Cela implique la création de communautés de pratique qui encouragent l'échange d'idées et de ressources, ce qui peut améliorer la prise de décision collective et aligner les efforts à travers divers départements et organisations.

4.5      Adopter diverses stratégies de préservation

La durabilité des données nécessite une approche multifacette de la préservation numérique. Des stratégies telles que la migration, l'émulation et la copie bitstream sont essentielles pour maintenir l'accès aux matériaux numériques au fil du temps. La migration, par exemple, implique le transfert périodique de matériaux numériques pour garantir leur intégrité et leur utilisabilité face à l'évolution de la technologie. L'émulation permet l'utilisation de logiciels et de formats obsolètes dans de nouveaux environnements, garantissant que les données critiques restent accessibles. Chaque stratégie a ses propres avantages et est adaptée à différents types de données et besoins institutionnels.

4.6      Aborder la complexité des données

Compte tenu de la nature intrinsèquement complexe des données de durabilité, les organisations doivent être équipées pour gérer les informations qualitatives et quantitatives provenant de l'ensemble de leurs opérations et chaînes de valeur. Cette complexité nécessite des protocoles rigoureux de gestion des données qui tiennent compte des incohérences, des lacunes et des erreurs potentielles dans les données de durabilité. En mettant en œuvre des processus structurés et en utilisant des plateformes avancées de gestion des données, les organisations peuvent améliorer leur capacité à collecter, gérer et vérifier efficacement ces données multifacettes.

5        Études de cas

5.1      Aperçu des systèmes de préservation et de conservation numériques

Les informations recueillies à partir de diverses études de cas révèlent des insights significatifs sur les défis de durabilité rencontrés par les bibliothèques numériques, les archives et les musées. Ces études soulignent l'importance de comprendre les dynamiques complexes impliquées dans les systèmes de préservation et de conservation numériques, y compris les facteurs organisationnels, techniques et sociaux qui éclairent les processus décisionnels.

5.2      Détection des actions malveillantes et corruption des données

 Un cas d'utilisation courant identifié dans la recherche est la détection des actions malveillantes contre les objets archivés. Cependant, un problème plus répandu concerne l'identification de la corruption des données pendant le processus de conversion. Compte tenu de l'échelle des données et des ressources nécessaires, la vérification manuelle de ces processus est souvent irréalisable.

5.3      Archivage "Dark" et défis communautaires

La question de l'archivage "dark" présente des défis notables, en particulier le manque de forums pour discuter des échecs de données. De nombreux professionnels ont exprimé une réticence à partager leurs expériences concernant les pertes et les erreurs, suggérant qu'une communication ouverte pourrait être vitale pour aborder les risques associés aux archives "dark". Cette réticence à discuter des échecs entrave le développement de systèmes de préservation efficaces, qui reposent souvent sur les expériences partagées pour identifier et atténuer les risques.

5.4      Systèmes commerciaux vs. non-lucratifs

Les études de cas révèlent également des différences distinctes entre les systèmes de préservation numérique à but lucratif et non-lucratif. Les systèmes commerciaux priorisent souvent la croissance et l'évolutivité, leur permettant de s'adapter à divers secteurs, y compris la technologie et les produits pharmaceutiques. En revanche, les fournisseurs non-lucratifs ont tendance à se concentrer sur des besoins institutionnels spécifiques, aux prises avec des problèmes de gouvernance tout en s'efforçant d'atteindre la diversité, l'équité et l'inclusion au sein de leurs modèles.

5.5      Modèles de gouvernance et transparence financière

 Les structures de gouvernance des systèmes non-lucratifs mettent généralement l'accent sur le contrôle communautaire, ce qui, bien que bénéfique, introduit des frais généraux supplémentaires. À l'inverse, les systèmes commerciaux fonctionnent avec des modèles de gouvernance simplifiés qui font un compromis entre la transparence et l'efficacité. La durabilité des fournisseurs à but lucratif reste incertaine en raison d'un manque de transparence financière et technique, soulevant des préoccupations quant à la robustesse et à la longévité de leurs solutions.

5.6      Orientations futures et recommandations

 En réponse aux conclusions de ces études de cas, des plans sont en cours pour produire un rapport public détaillant les résultats et les recommandations issues de la recherche. Ce rapport présentera chaque système de préservation et de conservation numérique participant, fournissant des insights basés sur des variables communes collectées à travers la cohorte. Les participants auront l'occasion de revoir leurs profils et de contribuer leurs commentaires pour garantir l'exactitude des conclusions. Grâce à ces études de cas, la communauté de la préservation numérique peut acquérir des insights précieux sur les stratégies et pratiques efficaces, ouvrant finalement la voie à des solutions plus durables en archivage numérique.

6        Tendances futures

6.1      Durabilité dans les pratiques commerciales

À mesure que la prise de conscience mondiale du changement climatique et de son impact s'intensifie, les entreprises privilégient de plus en plus la durabilité dans leurs opérations. Ce changement est motivé non seulement par le besoin d'un meilleur rapport Environnemental, Social et de Gouvernance (ESG), mais aussi par la reconnaissance que les pratiques durables peuvent améliorer la performance commerciale. En 2023, les entreprises devraient adopter des outils de rapport numérique plus avancés, passant des méthodes traditionnelles comme les feuilles Excel à des logiciels spécialisés conçus pour le rapport sur la durabilité.

6.2      Changements réglementaires et communication numérique

Le paysage évolutif de la communication numérique, en particulier dans le secteur financier, entraîne un examen réglementaire accru. La Securities Exchange Commission (SEC) et la Commodity Futures Trading Commission (CFTC) ont accéléré leurs processus d'élaboration de règles suite à la mise en œuvre de la nouvelle règle de marketing de la SEC en novembre 2022. Cette règle redéfinit la publicité pour englober diverses plateformes numériques, élargissant ainsi la portée de la conformité requise pour les entreprises. Par conséquent, les entreprises doivent adapter leurs stratégies de gestion des communications numériques, y compris les pratiques d'archivage, pour se conformer à ces réglementations mises à jour.

6.3      Évolution technologique dans la préservation numérique

Les avancées technologiques rapides remodèlent également les stratégies de préservation numérique. Les organisations font face au défi de développer des stratégies de préservation adaptables qui prennent en compte les technologies émergentes et les formats de fichiers changeants. L'importance de supports de stockage fiables et durables ne peut être surestimée, car le maintien de l'intégrité du contenu numérique est crucial pour les générations futures. L'intelligence artificielle (IA) est apparue comme une force transformatrice dans ce domaine, permettant des méthodes plus efficaces de numérisation et de préservation du patrimoine culturel. Malgré le scepticisme entourant l'IA, son potentiel dans ce domaine est de plus en plus reconnu, ce qui incite à un changement dans la manière dont les organisations abordent les efforts de préservation.

6.4      Aborder les défis de financement

Malgré les développements prometteurs en matière de technologie et de pratiques pour la durabilité et la préservation numérique, un défi important demeure : le manque de financement. Les organisations doivent trouver des moyens de sécuriser des ressources financières suffisantes pour mettre en œuvre et maintenir efficacement ces avancées. À mesure que la demande d'archivage numérique et de pratiques durables augmente, aborder les problèmes de financement sera crucial pour garantir que les organisations puissent suivre le rythme de l'évolution technologique et des exigences réglementaires.

7        WEBGRAM et SMARTFILE

Webgram, leader reconnu en développement d'applications web et mobiles en Afrique, basé à Dakar, Sénégal, a démontré une expertise de plus de 28 ans dans l'ingénierie logicielle. L'entreprise est structurée pour offrir une réactivité et une qualité de service exceptionnelles, grâce à une équipe technique composée d'ingénieurs, de consultants et de chefs de projet qualifiés. S'appuyant sur ses compétences en Étude et Ingénierie Logicielle ainsi qu'en Business Intelligence, Webgram a développé SMARTFILE, un outil puissant conçu pour être le meilleur logiciel de Suivi-Évaluation de projets et programmes en Afrique. 

Face à la complexité inhérente à la gestion des données de projet, SMARTFILE intègre des systèmes complets de gestion des données pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des informations collectées. Il rationalise les processus de collecte, d'analyse et de rapport, essentiels pour une communication transparente avec les parties prenantes. En permettant un suivi méticuleux des indicateurs clés et en facilitant la vérification des données, SMARTFILE s'aligne parfaitement avec les principes de la durabilité des données et de l'archivage numérique efficace, garantissant que les performances des projets sont documentées de manière fiable et accessible pour une préservation à long terme et une gouvernance éclairée dans un paysage technologique et réglementaire en constante évolution.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'Archivage numérique en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).