Par "Suivi-Evaluation"

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8 types de rapports de projet essentiels en suivi-évaluation, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Faire des rapports, c'est ce que fait un chef de projet. Que vous soyez un compagnon ou un apprenti sur le terrain, vous avez déjà rédigé un rapport de projet, que ce soit à la main ou à l'aide d'outils de reporting. Cependant, vous ne savez peut-être pas qu'il existe plusieurs types de rapports différents, ni comment adresser ces rapports à des publics particuliers.

Qu'est-ce qu'un rapport de projet ?

Un rapport de projet est simplement un document qui fournit des détails sur l'état général du projet ou sur des aspects spécifiques de son avancement ou de ses performances. Quel que soit le type de rapport, il est constitué de données sur le projet basées sur des aspects économiques, techniques, financiers, de gestion ou de production.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Avantages d'un rapport de projet

Ce sont d'importants outils de communication avec les parties prenantes pour les tenir au courant du projet et de son avancement. Mais ils sont également utiles aux gestionnaires de projet et les aident lors de l'allocation des ressources et des autres moyens de gérer le projet jusqu'à une conclusion réussie. La plupart des rapports de projet comparent l'effort réel à l'effort prévu afin de maintenir le projet sur la voie financière et de respecter son calendrier.

Les rapports de projet n'aident pas seulement les gestionnaires et les parties prenantes à suivre l'évolution du projet, ils peuvent aussi prévoir les menaces et, ce faisant, s'efforcer d'élaborer une réponse pour les éviter. Ils permettent de contrôler les coûts et de respecter le budget, de suivre les performances de l'équipe et d'accroître la visibilité du projet pour mieux le gérer.

En raison de son niveau de détail, la création d'un rapport de projet prend du temps. Les logiciels de gestion de projet peuvent accélérer le processus de création de rapports. Créez des rapports d'état, des rapports sur les ressources, des rapports sur les écarts, etc. en quelques clics. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de guider l’équipe projet dans la réalisation de ses tâches. 

Types de rapports de projet courants

Voici un aperçu de huit des types de rapports de projet les plus courants, mais qui sont néanmoins essentiels au bon déroulement d'un projet.

1. Rapports d'état

"Puis-je avoir ce rapport d'état dans une heure ?" C'est le genre de question que les gestionnaires de projet entendent souvent. Cela peut venir du sponsor du projet, du responsable du bureau de projet ou d'un collègue. Il s'agit du type de rapport de projet le plus courant et celui sur lequel vous vous retrouvez probablement à travailler le plus régulièrement.

Les rapports d'état peuvent être hebdomadaires ou mensuels. La fréquence dépend de l'endroit où vous vous trouvez dans le projet et de ce qu'il y a à dire. Il n'y a pas beaucoup d'intérêt à produire un rapport quotidien si toutes vos tâches s'étendent sur une semaine, car vous n'aurez pas de progrès à signaler d'un jour à l'autre.

Comme vous passerez beaucoup de temps à rédiger des rapports d'étape, il est utile de réfléchir à des moyens d'accélérer leur rédaction. Mieux encore, automatisez autant que possible les rapports de projet.

Créez un modèle standard de rapport d'avancement ou utilisez celui qui est fourni avec votre logiciel de gestion de projet, et utilisez les données de votre outil de planification pour alimenter l'avancement du projet. Même si vous devez le modifier par la suite, le fait d'avoir certains des champs remplis pour vous vous fera gagner beaucoup de temps.

 Grâce à un logiciel de reporting facile à utiliser, vous êtes en mesure de suivre les projets en toute confiance, de proposer des présentations plus efficaces et de fournir de meilleurs résultats.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de collecter et d'analyser des données, et de déterminer si un projet/programme a atteint ses objectifs.

2. Rapport d'avancement

Le rapport d'avancement est l'un des rapports les plus importants que vous aurez à produire au cours de l'exécution d'un projet. Il s'agit d'un rapport qui met à jour les informations sur votre projet, en particulier s'il respecte la ligne de base fixée par le calendrier et le budget. C'est une autre façon d'informer vos parties prenantes sur l'état d'avancement du projet.

Vous devez être précis lorsque vous rédigez un rapport d'avancement. Notez les données, puis rédigez une brève introduction comprenant le titre du projet, les coordonnées des personnes à contacter, un résumé de l'état d'avancement du projet et des informations générales sur le calendrier, le coût et l'achèvement prévu du projet.

Les rapports d'avancement peuvent être générés avec un logiciel de gestion de projet, mais il existe des modèles qui peuvent être utiles. 

3. Rapports sur les risques

De nombreux chefs de projet établissent un rapport sur les risques au moins une fois par mois, et ce rapport est normalement le résultat d'une réunion d'examen des risques. Bien entendu, vous pouvez mettre à jour votre registre des risques à tout moment, et vous devriez encourager tous les membres de l'équipe de projet à ajouter des risques au registre chaque fois qu'ils estiment que quelque chose doit être enregistré.

Le rapport sur les risques doit inclure un résumé du profil de risque du projet, mais c'est à vous de décider de la manière de le présenter. Une bonne approche consiste à n'inclure que les détails des risques susceptibles de créer le plus de problèmes pour votre projet. Ensuite, incluez une déclaration sur les risques de niveau inférieur, en résumant peut-être la manière dont vous les gérez.

Vous voudrez également avoir la possibilité de produire un rapport sur tous vos risques, quelle que soit leur importance. Le plus simple est sans doute de le faire sous la forme d'un téléchargement automatisé à partir de votre logiciel de gestion de projet ou, si vous conservez votre journal des risques dans un autre format, comme une feuille de calcul, en émettant une copie complète de ce document.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, fournit un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet.

4. Rapports du conseil d'administration/de la direction

Les rapports de projet doivent être adaptés aux personnes qui vont les lire. Ainsi, le rapport que vous produisez pour le conseil d'administration du projet aura un niveau de détail différent de celui de la mise à jour hebdomadaire de l'état d'avancement qui est destinée à votre équipe de projet et aux principales parties prenantes de l'entreprise.

Pour les rapports du conseil de projet, pensez à un niveau élevé. Ils voudront lire ce qui est important pour eux, comme les problèmes qu'ils peuvent aider à résoudre, un résumé de la situation budgétaire et si vous êtes ou non sur la bonne voie pour atteindre les étapes clés.

Veillez à ce que le rapport du conseil d'administration soit présenté dans un format qu'ils peuvent facilement lire. Par exemple, si vos dirigeants sont toujours en déplacement et utilisent leurs smartphones pour consulter leurs e-mails, ne produisez pas votre rapport sous la forme d'une feuille de calcul compliquée qui ne s'affichera pas correctement, ou n'incluez pas de grands graphiques qui prendront des heures à télécharger. Un pdf s'affichera sur tous les appareils si vous envoyez un rapport statique. Vous pouvez également accorder des licences aux membres du conseil d'administration ou aux cadres supérieurs afin qu'ils puissent consulter les rapports du tableau de bord en temps réel lors de leurs déplacements. 

5. Rapport d'analyse coûts-avantages

Lorsque vous décidez si un projet est viable, l'un des rapports que vous voudrez exécuter est un rapport d'analyse coûts-avantages. C'est un moyen de comparer les avantages ou les opportunités que le projet offre à votre organisation par rapport à l'investissement. Il s'agit d'une étape clé pour décider si le projet a du sens d'un point de vue commercial.

Il s'agit d'un processus important pour déterminer si l'initiative que vous étudiez a de la valeur. Il permettra à votre entreprise de mieux utiliser ses ressources si elle va de l'avant avec le projet, et fournira des documents qui appuient la poursuite du projet. Vous pouvez utiliser une analyse des coûts pour suivre vos dépenses et vos frais afin de vous assurer que les fonds sont correctement affectés.

L'analyse coûts-avantages montre ce que vous vous attendez à payer pour un projet et compare ce montant aux avantages ou aux opportunités que vous obtiendrez après la réalisation du projet. L'utilisation du modèle gratuit d'analyse coûts-avantages pour Excel permet de recueillir vos coûts quantitatifs et vos types de coûts et de les comparer aux avantages quantitatifs et aux types d'avantages. Cette analyse coûts-avantages vous aidera à prendre des décisions lorsque vous déciderez de poursuivre ou non un projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, assure la transparence sur l'utilisation des fonds alloués aux projets par les parties prenantes.

6. Rapports sur les ressources

Comment savoir qui fait quoi et quand ? Vous pourriez passer en revue l'ensemble du plan de projet et déterminer à la main l'affectation des ressources. Cela prendrait beaucoup de temps et serait également très ennuyeux. Ou bien vous pouvez utiliser votre logiciel de planification de la gestion de projet pour calculer tout cela pour vous. La plupart des outils logiciels, qu'il s'agisse d'un logiciel autonome de diagramme de Gantt ou d'outils de projet complets avec feuilles de temps intégrées, ont la possibilité de créer un rapport de ressources.

Le rapport de ressources vous montrera la répartition des membres de l'équipe de projet affectés à telle ou telle tâche, tel ou tel jour. Il peut également être utilisé pour identifier les problèmes de surallocation - lorsqu'un membre de l'équipe est affecté à plus d'une tâche. Il est évident qu'ils ne peuvent pas travailler sur deux choses à la fois. Si vous ne détectez pas ces problèmes, vous constaterez que votre projet prend du retard. Utilisez le rapport sur les ressources pour vous assurer qu'il n'y a pas d'incompatibilité entre les tâches des uns et des autres et réorganisez ces tâches si nécessaire.

Dans l'ensemble, les rapports de ressources sont l'un des types de rapports de projet les plus utiles pour le chef de projet, même s'ils peuvent être un peu difficiles à interpréter au début. Cela vaut vraiment la peine de prendre le temps d'apprendre à lire les rapports afin de pouvoir apporter les modifications nécessaires au calendrier de votre projet.

7. Rapports sur les écarts

Comment pouvez-vous savoir si le projet progresse comme prévu ? C'est là tout l'intérêt d'un rapport sur les écarts : il compare le résultat prévu au résultat réel, ce qui vous permet de mesurer si vous êtes sur la bonne voie, en avance ou en retard. Le rapport sur les écarts rassemble et organise les données sur ce que vous comparez, qu'il s'agisse du budget, du calendrier ou de la portée de la variable du projet que vous mesurez. Le rapport sur les écarts vous donne l'outil nécessaire pour effectuer une analyse des écarts ou un changement mesurable par rapport à la base de référence.

Il existe plusieurs rapports d'écarts, tels que l'écart de coût, l'écart à l'achèvement (excédent ou déficit budgétaire), l'écart de calendrier, etc. La plupart du temps, le rapport sur les écarts est utilisé dans l'analyse budgétaire, le rapport sur les tendances et l'analyse des dépenses.

Le rapport sur les écarts est un excellent outil pour le chef de projet, qui a besoin d'un aperçu de l'avancement du projet afin de prendre des décisions intelligentes sur l'allocation des ressources. Mais les gestionnaires de projet ne sont pas les seuls à bénéficier de ces rapports. Les parties prenantes sont intéressées par des rapports de haut niveau, et les rapports sur les écarts leur donnent un aperçu de l'avancement du projet et du respect du calendrier et du budget.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises de documenter leurs progrès au fil du temps.

8. Rapport d'analyse des écarts

Que vous gériez un projet ou que vous soyez en train de faire passer votre entreprise au niveau supérieur, vous avez besoin d'un rapport qui vous montre comment aller du point A au point B. C'est ce qu'on appelle un rapport d'analyse des écarts. Il vous permet de voir si vous répondez aux attentes et si vous utilisez les ressources efficacement.

Le rapport d'analyse des écarts mesure l'état actuel du projet ou de l'entreprise en termes de temps, d'argent et de main-d'œuvre, puis le compare à l'état cible qu'il prévoit d'atteindre. Ensuite, en définissant et en analysant l'écart entre ces deux points, un plan d'action peut être élaboré pour organiser les tâches nécessaires pour y parvenir.

Vous trouverez un modèle gratuit d'analyse des écarts pour Excel. Il comporte un espace pour l'état actuel et l'état futur de l'élément. Vous pouvez ensuite noter le pourcentage d'écart que vous devez combler pour atteindre votre objectif et énumérer les actions nécessaires pour y parvenir. Identifiez qui dirigera cette initiative et saisissez même le statut de l'action.

Rapports de projet automatisés 

Le logiciel de gestion de projet primé permet aux gestionnaires de créer des rapports d'état, des rapports de tâches, des rapports de disponibilité, des rapports d'écarts et bien plus encore. Il est facile de les partager en ligne, ou de les imprimer au format PDF pour votre prochaine réunion avec les parties prenantes. Les chefs de projet disposent de tout ce dont ils ont besoin pour suivre leurs projets et en rendre compte dans un seul et même logiciel basé sur le cloud.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Le suivi et l'évaluation sont deux outils de gestion qui permettent de garder le contrôle sur les activités commerciales et d'améliorer le niveau de performance. Le suivi est un processus organisé de supervision et de vérification des activités entreprises dans le cadre d'un projet, afin de déterminer s'il est capable d'atteindre les résultats prévus ou non. Par contre, l'évaluation est un processus scientifique qui permet de mesurer le succès du projet ou du programme par rapport aux objectifs fixés.

La principale différence entre le suivi et l'évaluation est que le suivi est une activité continue, réalisée au niveau fonctionnel de la gestion, tandis que l'évaluation est une activité périodique, réalisée au niveau de l'entreprise. Pour en savoir plus sur ces deux notions, consultez l'article présenté ci-dessous.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Définition de la surveillance

Le suivi est le processus systématique d'observation et d'enregistrement, sur une base régulière, des activités menées dans le cadre d'un projet, afin de s'assurer que ces activités sont conformes aux objectifs de l'entreprise.

Le suivi tient compte de l'utilisation optimale des ressources, pour aider les gestionnaires à prendre des décisions rationnelles. Il permet de suivre l'évolution et de vérifier la qualité du projet ou du programme par rapport aux critères fixés et de contrôler le respect des normes établies.

Les informations recueillies dans le cadre du processus de suivi permettent d'analyser chaque aspect du projet, d'en mesurer l'efficacité et d'ajuster les apports lorsque cela est nécessaire.

Définition de l'évaluation

L'évaluation est définie comme une analyse objective et rigoureuse d'un projet en cours ou achevé, afin d'en déterminer la signification, l'efficacité, l'impact et la durabilité en comparant le résultat à un ensemble de normes. C'est le processus qui consiste à porter un jugement de valeur sur le niveau de performance ou la réalisation d'objectifs définis.

En bref, l'évaluation est un processus qui permet d'apprécier, de tester et de mesurer de manière critique la conception, la mise en œuvre et les résultats du projet ou du programme, à la lumière des objectifs. Elle peut être menée à la fois de manière qualitative et quantitative, afin de déterminer la différence entre le résultat réel et le résultat souhaité.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Principales différences entre le suivi et l'évaluation

La différence entre le suivi et l'évaluation peut être clairement établie sur les bases suivantes :

1. Par suivi, on entend un processus de routine qui examine minutieusement les activités et les progrès du projet et qui détermine également les déviations qui se produisent pendant la réalisation du projet. En revanche, l'évaluation est une activité périodique qui permet de tirer des conclusions sur la pertinence et l'efficacité du projet ou du programme.

2. Alors que le suivi est une activité d'observation, l'évaluation est une activité de jugement.

3. Le suivi est une activité de niveau opérationnel, réalisée par les superviseurs. En revanche, l'évaluation est une activité de niveau opérationnel réalisée par les gestionnaires.

4. Le suivi est un processus à court terme, qui concerne la collecte d'informations relatives au succès du projet. A l'inverse, l'évaluation est un processus à long terme, qui non seulement enregistre les informations mais évalue également les résultats et l'impact du projet.

5. Le suivi se concentre sur l'amélioration de l'efficacité globale du projet, en éliminant les goulots d'étranglement, pendant que le projet est en cours de réalisation. A l'inverse, l'évaluation met l'accent sur l'amélioration de l'efficacité du projet, en effectuant une comparaison avec les normes établies.

6. Le suivi est généralement effectué par les personnes qui sont directement impliquées dans le processus de mise en œuvre. En revanche, l'évaluation peut être menée par le personnel interne de l'organisation, c'est-à-dire les gestionnaires, ou par une partie externe indépendante, qui peut donner son avis impartial sur le projet ou le programme.

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Conclusion

Dans les projets de développement, le suivi et l'évaluation jouent des rôles différents, dans le sens où le suivi est un processus continu, alors que l'évaluation est effectuée périodiquement. En outre, l'objectif de l'évaluation différencie également les deux, c'est-à-dire que le suivi concerne ce qui se passe, tandis que l'évaluation s'intéresse à la façon dont cela s'est passé.

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Cette section fournit une brève introduction à ce qu'est le suivi et l'évaluation, ainsi qu'une sélection de lectures recommandées et de liens supplémentaires pour vous aider à démarrer.

Le suivi est la collecte systématique et régulière d'informations sur les projets et les programmes dans quatre buts principaux :

  • Tirer des enseignements des expériences pour améliorer les pratiques et les activités à l'avenir ;
  • Rendre compte, en interne et en externe, des ressources utilisées et des résultats obtenus ;
  • Prendre des décisions éclairées sur l'avenir de l'initiative ;
  • Promouvoir l'autonomisation des bénéficiaires de l'initiative.

Le suivi est une tâche récurrente qui commence dès la phase de planification d'un projet ou d'un programme. Le suivi permet de documenter les résultats, les processus et les expériences et de les utiliser comme base pour orienter les processus de décision et d'apprentissage. Le suivi consiste à vérifier les progrès réalisés par rapport aux plans. Les données acquises grâce au suivi sont utilisées pour l'évaluation.

L'évaluation consiste à apprécier, de manière aussi systématique et objective que possible, un projet ou un programme achevé (ou une phase d'un projet ou d'un programme en cours qui a été achevée). Les évaluations apprécient les données et les informations qui éclairent les décisions stratégiques, améliorant ainsi le projet ou le programme à l'avenir.

Les évaluations doivent permettre de tirer des conclusions sur cinq aspects principaux de l'intervention :

  • la pertinence
  • l'efficacité
  • l'efficience
  • l'impact
  • la durabilité

Les informations recueillies en relation avec ces aspects au cours du processus de suivi constituent la base de l'analyse évaluative.

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Suivi et évaluation

Le Suivi-évaluation est un concept intégré et une partie constitutive de la conception de tout projet ou programme. Le suivi et l'évaluation ne sont pas un instrument de contrôle imposé par le donateur ou un accessoire facultatif ("agréable à avoir") de tout projet ou programme. Le suivi et l'évaluation sont idéalement compris comme un dialogue sur le développement et ses progrès entre toutes les parties prenantes.

En général, le suivi fait partie intégrante de l'évaluation. Au cours d'une évaluation, les informations issues des processus de suivi précédents sont utilisées pour comprendre les manières dont le projet ou le programme s'est développé et a stimulé le changement. Le suivi se concentre sur la mesure des aspects suivants d'une intervention :

  • Sur la quantité et la qualité des activités mises en œuvre (résultats : Que faisons-nous ? Comment gérons-nous nos activités ?).
  • Sur les processus inhérents à un projet ou un programme (résultats : Quels sont les effets/changements qui se sont produits suite à votre intervention ?)
  • Sur les processus externes à une intervention (impact : Quels effets plus larges et à long terme ont été déclenchés par les activités mises en œuvre en combinaison avec d'autres facteurs environnementaux ?)

Le processus d'évaluation est une analyse ou une interprétation des données collectées qui approfondit les relations entre les résultats du projet/programme, les effets produits par le projet/programme et l'impact global du projet/programme.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Etapes fondamentales de la réalisation d'un projet et programme de suivi et d'évaluation, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Le suivi et l'évaluation doivent être abordés dans le cadre de la planification du projet et intégrés à la mise en œuvre du projet et aux systèmes de gestion pour une efficacité maximale. Dans notre blog précédent, nous avons exploré les 5 phases du cycle de vie de la gestion de projet. Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur les principales phases nécessaires à la réalisation d'un projet de suivi et d'évaluation. La méthodologie et le contenu du S&E doivent être pris en compte.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Les étapes clés d'un projet de suivi et d'évaluation

Voyons comment les principales étapes du suivi et de l'évaluation sont liées aux étapes clés du cycle de projet.

Étape 1 : Convenir du point de départ

Quel est le contexte pour établir le suivi et l'évaluation ? Idéalement, les décisions concernant le suivi et l'évaluation sont prises au début du programme. Le projet prévu et le contexte dans lequel il se déroulera peuvent n'avoir que quelques qualités de base. Il y a encore quelques décisions cruciales à prendre au début, notamment :

  • Qui sont les principaux exécutants ?
  • Qui sont les principaux bénéficiaires ?
  • Qui finance la réforme et s'agit-il d'une intervention multi-donateurs ?
  • Qui fournit les ressources pour le suivi et l'évaluation ?
  • Y a-t-il des partenaires supplémentaires ?
  • Qui a les compétences et est disponible pour entreprendre le travail de S&E dans l'équipe/l'organisation ?

Ces informations donnent le contexte dans lequel concevoir le suivi et l'évaluation.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Qui doit effectuer le suivi et l'évaluation ?

La responsabilité du suivi et de l'évaluation est répartie entre plusieurs sections au sein de nombreuses organisations multilatérales et bilatérales. Le personnel local du programme, en collaboration avec ses homologues des organisations partenaires locales, est normalement chargé du suivi continu. L'équipe locale est normalement chargée de l'examen des réalisations et des résultats immédiats, mais avec l'aide de consultants externes et de professionnels du suivi et de l'évaluation. Ceux-ci peuvent provenir du service d'évaluation local de l'organisation ou du service d'évaluation central.

L'équipe du programme, quant à elle, est chargée de s'assurer que ses systèmes de suivi et ses résultats d'évaluation offrent des preuves pour l'évaluation de l'impact, elle doit donc comprendre ce qu'est l'évaluation d'impact et comment elle est réalisée. Le gestionnaire de projet (GP) doit avoir le contrôle de ce qui est nécessaire à la mise en œuvre, ainsi que la capacité de démontrer ce qui a été fait, comment cela a été fait, ce qui a été mesuré et quels résultats ont été atteints. Les GP doivent également s'assurer que les évaluateurs et les évaluateurs d'impact seront en mesure d'accéder aux informations dont ils ont besoin sur le projet ainsi que sur un groupe de comparaison ou de contrôle. La responsabilité réelle de la conception varie d'un projet à l'autre et d'une organisation à l'autre. Le GP, quant à lui, doit être conscient des exigences du suivi et de l'évaluation et être capable d'intégrer et de traduire les exigences du suivi et de l'évaluation et de la gestion du programme.

Étape 2 : Identifier l'approche et obtenir un budget

La création d'une stratégie de suivi et d'évaluation est généralement un processus itératif qui implique de nombreuses itérations différentes de la stratégie. Le gestionnaire de programme ne sera pas en charge de toutes les tâches, mais il devra comprendre, influencer, et peut-être faire le choix final. Avant d'obtenir un budget et d'intégrer le tout dans un plan formel, il y a généralement six variables à prendre en compte dans la conception du suivi et de l'évaluation.

Établir un budget de suivi et d'évaluation

Le coût du suivi et de l'évaluation est de plus en plus préoccupant. Alors que les organisations de développement cherchent des moyens plus fiables de mesurer les résultats du développement, les préoccupations concernant les coûts et l'efficacité du suivi et de l'évaluation font surface. Le coût est souvent cité comme un obstacle à la réalisation d'efforts d'évaluation sérieux au-delà de la traditionnelle synthèse de fin de projet. L'idée est que les ressources consacrées au suivi et à l'évaluation seraient mieux utilisées pour l'intervention d'aide elle-même, afin de maximiser les avantages pour les personnes aidées.

Le budget global des activités de suivi et d'évaluation et leur portée pour chaque projet spécifique doivent être proportionnels au volume et à la portée de l'intervention humanitaire évaluée. Les projets plus importants et plus complexes impliquant un grand nombre d'entreprises et/ou de personnes auront généralement des systèmes de suivi et d'évaluation plus étendus et donc plus coûteux. De même, parce que de nouvelles méthodes doivent être développées, un projet innovant peut nécessiter des efforts et des ressources supplémentaires pour le suivi et l'évaluation. Une activité pilote, en revanche, peut nécessiter un travail de suivi et d'évaluation plus intensif sur une période plus courte afin de déterminer s'il convient de la "déployer" à plus grande échelle.

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'établir la liste des missions à réaliser, à évaluer le coût de l'exécution de chaque mission et à sélectionner les profils et les ressources nécessaires.

Quel montant faut-il allouer ?

Une fois que les composantes de la conception du suivi et de l'évaluation ont été déterminées, tout doit être chiffré et combiné dans un budget de suivi et d'évaluation. Cela aussi peut être un processus itératif. Le budget doit trouver un équilibre entre les ressources de S&E disponibles et les exigences du cadre et du plan de suivi et d'évaluation qui ont été élaborés.

Qui gère le budget ?

Le budget ne peut pas être administré en un seul endroit ou par une seule personne. Comme mentionné précédemment, plusieurs de ces tâches de suivi et d'évaluation (en particulier le suivi) font partie de la collecte de routine des données sur les activités et les résultats de la réforme et peuvent être effectuées par les partenaires ou l'équipe du projet. Pour assurer une collecte et un enregistrement précis et opportuns des données, des programmes informatiques ou des formations peuvent être nécessaires. Cet argent pourrait être utilisé à d'autres fins. Au lieu d'être financé par le programme, une évaluation d'impact peut être requise et payée par un seul donateur. Tous ces éléments doivent être pris en compte lors de la création d'un budget et des "règles empiriques" pour l'établissement des rapports.

Étape 3 : Mise en œuvre du plan de suivi et d'évaluation

Une fois que l'exécution d'un programme a été approuvée, l'étape suivante consiste à mettre les activités de S&E en action.

Le premier devoir sera de mettre à jour le cadre et le plan de suivi et d'évaluation, ainsi que de compléter un cadre de gestion du programme plus étendu, dans le but de :

  • Refléter tout changement dans le calendrier initial.
  • Identifier et assigner les tâches et responsabilités de suivi et d'évaluation aux responsables internes du suivi et de l'évaluation.
  • Préparer les termes de référence définitifs pour tout consultant externe qui aidera au suivi et à l'évaluation, ainsi qu'une procédure et un calendrier de recrutement.
  • S'assurer que les systèmes de rapportage du projet sont liés aux systèmes de suivi et d'évaluation, aux procédures de rapportage et à la documentation.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Quelles sont les tâches clés pour la mise en œuvre du plan de suivi et d'évaluation ?

Le chef de projet a des responsabilités spécifiques de mise en œuvre :

  • Les responsables internes du suivi et de l'évaluation seront informés du plan global et de leur rôle essentiel dans les activités de suivi et d'évaluation.
  • Choisir et informer des consultants externes pour aider aux évaluations périodiques.
  • S'assurer que tout travail d'enquête de base est commencé.
  • Si vous utilisez une technique de suivi et d'évaluation quasi-expérimentale, il est nécessaire de planifier l'identification et la constitution de groupes de contrôle, ainsi que la confirmation du principal groupe cible de l'activité de réforme.
  • Mettre en place des systèmes de suivi pour saisir et enregistrer les intrants, les activités, les processus et les extrants.
  • La collecte de données pour l'évaluation des produits et des résultats se fait régulièrement.
  • Collecte régulière de données pour l'évaluation des effets.
  • Examiner et mettre à jour le cadre logique.
  • Mise en place de forums de parties prenantes.
  • Identification d'autres parties qui pourraient être intéressées.
  • Création d'une stratégie de communication.

Étape 4 : Analyser les résultats du suivi et de l'évaluation

Les données sont collectées au cours des activités de suivi et d'évaluation tout au long du projet ; l'analyse des données doit donc se faire en parallèle.

Si les responsabilités d'information et d'apprentissage du suivi et de l'évaluation doivent être remplies, il est nécessaire de mener une analyse continue et de débattre des résultats au fur et à mesure qu'ils sont fournis. Les outils nécessaires à l'analyse des données acquises lors des activités de suivi et d'évaluation seront déterminés par la méthodologie utilisée, les types d'instruments de collecte de données utilisés, ainsi que le volume et la nature des données recueillies.

Les données doivent être examinées pour divers groupes, comparées entre groupes et comparées dans le temps.

Une expertise externe peut être nécessaire pour l'analyse des données, à la fois en termes de conseils sur les outils à utiliser et sur la façon dont les données doivent être collectées et conservées, ainsi que pour effectuer l'analyse proprement dite une fois les données acquises. En plus des rapports de suivi et d'évaluation de routine réalisés dans le cadre de la gestion du projet, il y a généralement quatre ou cinq points dans un projet où les résultats doivent être analysés et rapportés.

Les points suivants sont les principaux points d'analyse et de rapport :

  • Première étape du travail de base et de cartographie. Si un projet nécessite la réalisation d'une base de référence ou d'un exercice de cartographie, les résultats de ce travail doivent être examinés et rapportés dès que possible car ils créent une base importante sur laquelle le projet sera construit et détermineront souvent les activités qui seront réalisées et celles qui ne le seront pas.
  • Phases pilotes ou travaux pilotes. Un projet peut comporter une phase pilote, au cours de laquelle quelque chose est testé auprès d'un petit groupe ou dans un domaine spécifique avant d'être "déployé" auprès d'un public plus large.

Là encore, il est essentiel que les données de suivi et d'évaluation de ce pilote soient analysées de manière approfondie et rapide, car les résultats seront utilisés pour guider l'évolution du projet.

  • Examens évaluatifs à mi-parcours ou périodiques. Les principales conclusions du travail d'évaluation périodique, qui commence normalement autour de l'échéance à mi-parcours du projet, doivent être évaluées et rapportées en temps utile, car elles montrent si les résultats du projet sont atteints et si les questions de processus progressent. Les données de ces évaluations à mi-parcours permettent de s'assurer que le plan de suivi et d'évaluation pour analyser les résultats et l'impact du projet est toujours valable. Si les résultats préliminaires indiquent que le projet n'atteint pas ses objectifs, ou qu'il les atteint d'une manière inattendue, le plan de suivi et d'évaluation devra peut-être être revu et modifié dans le cadre des efforts d'évaluation finale du projet. Cet examen des résultats du projet/programme est basé sur les objectifs et les indicateurs, les hypothèses et les chaînes de résultats, ainsi que les données et les informations recueillies par le biais d'un suivi axé sur les résultats.
  • Évaluation de fin de projet. Il s'agit généralement de l'étude la plus approfondie, car elle combine tous les éléments ci-dessus tout en procédant à la collecte, à l'analyse et à la communication des données de fin de projet. Si les résultats doivent être traités et communiqués rapidement après la fin du projet, c'est le moment le plus important pour le travail de suivi et d'évaluation. Par conséquent, les ressources doivent avoir été mises en place et les tâches doivent avoir été bien gérées pendant cette période. Du personnel externe - des collègues du service central d'évaluation et/ou des consultants externes - sera toujours impliqué dans cette évaluation. Ne sous-estimez pas le temps qu'il faudra pour compiler les données et les résultats du suivi et de l'évaluation sommative.
  • Évaluation post-projet. Parfois, après la fin d'un projet - un an ou plus après - il y a une disposition dans le contrat pour une révision avec l'accent sur l'effet Ceci est généralement fait par un professionnel au sein de l'organisation et/ou des consultants externes qui sont engagés pour faire le travail, développer l'analyse, et fournir les résultats.

Étape 5 : Communiquer les résultats du suivi et de l'évaluation

Bien que les résultats du suivi et de l'évaluation soient souvent communiqués par le biais des systèmes de gestion de projet, comme mentionné ci-dessus, il n'est pas rare qu'ils passent inaperçus, tant en interne qu'en externe. Ceux qui travaillent dans le domaine du suivi et de l'évaluation, en particulier dans les activités d'évaluation d'impact, consacrent souvent beaucoup d'efforts à la conception et à la mise en œuvre des systèmes de suivi et d'évaluation, mais négligent de se demander comment leurs résultats seront utilisés. Il est essentiel de mettre en place un bon plan de diffusion si l'on veut que la pratique du suivi et de l'évaluation remplisse à la fois ses responsabilités d'apprentissage et de preuve, et que ses résultats influencent la réflexion, la politique et la pratique du développement.

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Comment assurer l'inclusion

Il doit y avoir une incitation permanente à la diversité et à l'inclusion qui fonctionne à chaque étape de la conception, de la mise en œuvre et de la gestion de la pratique du S&E d'un projet afin de garantir que les questions et les préoccupations relatives à la diversité et à l'inclusion sont examinées et traitées lorsque cela est possible.

Messages clés

  • Dès le départ, le suivi et l'évaluation doivent être complètement intégrés au cycle du projet et aux systèmes de gestion du projet.
  • Les GP doivent jouer un rôle important dans la conception et la planification du suivi et de l'évaluation.
  • Les GP peuvent ou non être chargés de toutes les responsabilités en matière de suivi et d'évaluation.
  • Dès le début du processus, identifiez les questions essentielles que le suivi et l'évaluation devront poser et auxquelles il faudra répondre.
  • Avec les représentants des organisations partenaires, les jalons et les plans opérationnels doivent être élaborés en collaboration.
  • Une communication efficace peut contribuer à renforcer le soutien à la réforme, à accélérer son acceptation et à assurer sa viabilité à long terme.
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La fonction principale d'un chef de projet est de mener à bien un projet dans le respect du budget, du temps et de la portée estimés. Si le temps et la portée peuvent avoir une importance égale dans le cycle de vie d'un projet, tout dépend de la disponibilité et de la bonne gouvernance des finances, ce qui nécessite une analyse financière bien menée par le chef de projet.

Lorsque les gestionnaires de projet effectuent une analyse financière, ils le font pour déterminer si un projet sera une entreprise rentable et s'il justifie un investissement financier. L'analyse financière ne doit pas seulement être effectuée lors de la planification d'un projet, mais à chaque étape du projet. Il est du ressort du gestionnaire de projet d'être à jour avec les finances du projet sur la base des estimations initiales, et de garder un œil sur celles-ci pendant toute la durée du projet.

Avant de lancer un nouveau projet, il est essentiel de procéder à une analyse financière adéquate pour déterminer si le projet sera financièrement viable ou non. Pour ce faire, il y a plusieurs façons de procéder.

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Commencez par une analyse coûts-avantages

L'analyse coûts-avantages (ACA) en gestion de projet est l'évaluation des coûts par rapport aux avantages du projet proposé. Elle offre également une base de référence sur laquelle comparer les projets et évaluer ceux dont les avantages sont supérieurs aux coûts, afin de savoir lesquels poursuivre.

En dressant la liste de toutes les dépenses prévues pour le projet et des avantages attendus, le gestionnaire de projet peut calculer ce qui suit :

  • Le retour sur investissement ( RSI ). Il s'agit de comparer la valeur du bénéfice qui peut être obtenu d'un projet par rapport au coût de l'investissement, sous forme de pourcentage. Plus le pourcentage est élevé, meilleur est le retour sur investissement.
  • Analyse du délai de récupération. Il s'agit de la manière la plus simple d'examiner une ou plusieurs idées de projet, car elle calcule le temps nécessaire pour récupérer le capital du projet. Elle se calcule comme suit : Le coût du projet divisé par le flux de trésorerie annuel est égal à la période de récupération.
  • Taux de rendement comptable (TRC). Le TCR fournit une estimation rapide des bénéfices nets du projet sur l'ensemble de sa durée de vie, et permet de comparer plusieurs projets différents. Il peut être calculé comme suit : La RAR est égale aux entrées de trésorerie annuelles moins l'investissement initial d'amortissement.
  • Valeur actuelle nette (VAN). La VAN représente la différence entre la valeur actuelle des liquidités et la valeur qu'elles auront à l'avenir, ou la somme de la valeur actuelle des flux de trésorerie (positifs et négatifs) pour chaque année associée à l'investissement, qui est ensuite actualisée afin d'être exprimée en valeur monétaire actuelle. En gestion de projet, elle est utilisée pour calculer si le bénéfice attendu d'un projet est supérieur aux coûts d'investissement actuels. La valeur actualisée nette est déterminée de la manière suivante :
  • Taux de rendement interne (IRR). La méthode IRR d'analyse financière tient compte de la valeur temporelle de l'argent, ce qui permet au gestionnaire de projet de trouver le taux d'intérêt qui correspond au rendement financier attendu du projet. Une fois ce taux connu, il peut être comparé aux taux qui pourraient être obtenus en investissant ailleurs afin de déterminer si le projet est financièrement viable.

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Créer une estimation du projet

Une fois que le projet a été jugé viable grâce au processus d'analyse coûts-avantages, une estimation doit être faite au début du projet et peut être réalisée en utilisant les modèles d'estimation suivants :

  • Le temps et les matériaux. Ce type d'estimation est utile lorsqu'il est difficile d'estimer la portée complète du projet et que l'accent est mis sur le temps passé et les matériaux utilisés.
  • Estimation à prix fixe. Il s'agit d'un prix fixe total pour le projet, indépendamment de la quantité d'effort appliquée au projet.
  • Analyse des réserves. Il s'agit d'un budget mis de côté pour les dépassements ou les risques imprévus.
  • Coût de la qualité. Il s'agit de la somme d'argent nécessaire pour s'assurer que le projet est bien fait, en vérifiant les bogues ou les erreurs pendant le projet et en les corrigeant, en plus des coûts en temps et en matériel.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Suivre l'évolution du projet

Le chef de projet doit identifier les écarts de coûts par rapport au budget et gérer ces écarts en comparant régulièrement les sommes dépensées avec le montant budgété et en en rendant compte aux principales parties prenantes. Il est important d'établir une compréhension de la manière dont ces progrès seront mesurés et rapportés.

1. Analyse de la valeur acquise ( AV). Méthode largement utilisée par les chefs de projet, la valeur acquise permet de comparer périodiquement les coûts budgétisés aux coûts réels pendant le projet. Elle associe les activités programmées du projet à des estimations de coûts détaillées pour chaque activité, et prévoit l'achèvement partiel d'une activité, lorsque certains des coûts associés ont été payés et d'autres pas.

2. Le calendrier budgétaire. Les coûts sont liés aux étapes du projet, chaque activité ayant une date de début et de fin. Il est donc possible de déterminer combien d'argent sera dépensé à une date donnée au cours du projet. Cela permet de déposer le capital du projet à des intervalles stratégiques tout au long du projet, afin que les fonds soient disponibles et gérés en fonction du calendrier des activités.

3. Variance du calendrier ( VC ). Le chef de projet doit savoir si le projet respecte le budget par rapport au calendrier. La différence entre le calendrier prévu et l'avancement réel est la variation du calendrier. 

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L'analyse post-projet

Une fois le projet terminé, il convient de procéder à une analyse financière post-projet afin de déterminer sa rentabilité. La marge bénéficiaire mesure le bénéfice d'un projet par rapport à ses recettes, et comporte trois paramètres principaux de marge bénéficiaire :

1. La marge bénéficiaire brute. Il s'agit du revenu total moins les coûts du projet, comme le temps et les matériaux.

2. La marge bénéficiaire d'exploitation. Elle mesure les recettes moins les coûts du projet avec les dépenses d'exploitation.

3. La marge bénéficiaire nette. Il s'agit des recettes moins toutes les dépenses, y compris les intérêts et les impôts.

Lorsque l'on compare les pertes ou les profits réels du projet avec l'estimation initiale effectuée au début du projet, des écarts peuvent apparaître. Une analyse des écarts consiste à étudier la différence entre ce qui s'est réellement passé et ce qui était prévu, et à étudier les raisons de ces écarts.

Si le projet a été considéré comme un échec financier avec une marge bénéficiaire négative, il est facile pour les gestionnaires de projet de tomber dans l'un ou l'autre de ces sophismes :

1. Le "sophisme des coûts irrécupérables". Il s'agit du cas où les gestionnaires de projet ou les parties prenantes pensent que, si l'on investit davantage dans un projet qui a échoué, celui-ci se rétablira. Or, cela conduit généralement à des résultats financièrement catastrophiques.

2. Le "sophisme de l'engagement". Il s'agit du cas où des personnes sont tellement attachées à un projet qu'elles ne veulent pas admettre leur défaite, au point de porter atteinte à leurs finances, à leur réputation et à leur entreprise.

Les chefs de projet qui réussissent savent quand il faut admettre qu'un projet est une perte financière, et tirer les leçons des échecs et des erreurs. De nombreux chefs de projet procèdent à un examen des "enseignements tirés" à la fin de chaque projet pour cette même raison. Les connaissances et l'expérience acquises lors des projets précédents s'avéreront très précieuses pour la réussite des projets à venir.

Savoir faire une analyse financière avant, pendant et après un projet est une compétence clé dont les chefs de projet de tous les secteurs d'activité ont besoin s'ils veulent prendre des décisions judicieuses concernant la viabilité du projet et s'assurer que le projet est réalisé dans les délais, dans les limites du champ d'application et du budget.

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