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• La création d'un bureau de gestion de projet est un excellent moyen de résoudre les problèmes ciblés, les points douloureux et les écarts de performance qui peuvent entraver votre activité.
• Un bureau de gestion de projet permet de répéter et d'organiser les activités de gestion de projet, ce qui renforce l'assurance et le contrôle du projet.
• Les PMO aident à capturer et à maintenir les données de qualité qui permettront une planification précise, une prévisibilité commerciale et une prise de décision éclairée. Ils contribueront également à améliorer l'efficacité des coûts et à optimiser la planification budgétaire.
• Enfin, le fait de disposer d'un bureau de gestion de projet permet d'améliorer la sélection des projets afin de garantir et de maintenir des avantages concurrentiels à long terme.

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Les nombreux avantages d'un PMO

L'idée de mettre en place un bureau de gestion de projet est très simple : " De quelle manière ma société aurait-elle intérêt à se doter d'un bureau de gestion de projet ? ". Pour un chef d'entreprise, cette question vaut la peine d'être posée. Si vous étudiez le sujet, vous êtes probablement bien conscient que les PMO sont conçus pour rationaliser et améliorer les activités de projet au sein d'une organisation. Mais lier cette action à une valeur commerciale visible et mesurable ou à une amélioration des résultats n'est pas forcément évident. Pourtant, ce type d'avantages organisationnels de haut niveau et à grande échelle est précisément ce que vous espérez obtenir dans votre entreprise en mettant en place un PMO. Voici un tour d'horizon des principaux avantages d'un bureau de gestion de projet.

Un bureau de gestion de projet est souvent créé pour répondre à un ensemble de problèmes spécifiques, de questions, de points douloureux ou de lacunes de performance que l'organisation veut et doit résoudre.

Par exemple, un problème clé pour de nombreuses organisations est l'énergie gaspillée sur des tâches sans valeur ajoutée - qui représente jusqu'à 90% de tout le travail de projet. Cela signifie qu'il existe une vaste marge d'amélioration de la productivité de l'exécution des projets. Le problème des tâches sans valeur ajoutée autour des projets - en d'autres termes, le gaspillage des projets - peut trouver son origine dans l'absence d'un moyen formel de centraliser et de partager les informations. Il est possible de l'atténuer efficacement en regroupant toutes les données liées au projet dans un référentiel centralisé afin d'obtenir la proverbiale "version unique de la vérité" et de garantir la visibilité et l'intégrité des données. Avec un emplacement unique pour toutes les données de projet, plus de temps perdu à chercher des informations, et plus de feuilles de calcul Excel distribuées : tout ce dont l'entreprise a besoin pour suivre et gérer ses projets est là, sur simple pression d'un bouton, facilement disponible et à jour à tout moment. Dans l'ensemble, un PMO doté des bonnes capacités peut réduire de 25 % le temps que les chefs de projet consacrent à des tâches manuelles sans valeur ajoutée. Vos équipes auront ainsi plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Parmi les autres problèmes d'entreprise répandus, citons un taux élevé de projets qui ne parviennent pas à apporter la valeur commerciale attendue. Cela peut être dû, entre autres, à un processus de sélection de projet sous-optimal ou à une mauvaise exécution du projet. Cela peut également être le résultat de délais d'exécution des projets plus longs que la moyenne, ce qui immobilise des ressources clés pendant de longues périodes et retarde le lancement de produits et services nouveaux sur le marché.

Le bureau de gestion de projet a une solution pour ces problèmes de longue date qui affligent les entreprises. En auditant les processus et les méthodes de travail en place et en les optimisant si nécessaire, en introduisant des approches plus structurées ainsi que des outils et des meilleures pratiques plus efficaces, les PMO ont le pouvoir de résoudre les points douloureux spécifiques qui ont freiné l'entreprise et pesé sur ses performances.

Les bureaux de gestion de projet cherchent à développer et à appliquer des processus standard dans leur domaine afin d'améliorer l'uniformité entre les équipes de projet. Ces normes peuvent s'appliquer à l'ensemble des activités et des tâches liées au projet : collecte de données, rapports, suivi du projet, communication entre les équipes. Les jalons de projet en sont un bon exemple : laissés à eux-mêmes, les chefs de projet utiliseront très probablement des jalons différents pour planifier, suivre et gérer leurs divers projets. Ils peuvent également utiliser des langages différents, ou donner des significations différentes à un même terme, ce qui peut donner lieu à des malentendus et affecter les projets.

Avec un PMO qui normalise les méthodes et les pratiques à tous les niveaux et aligne toutes les équipes de projet autour d'un langage commun, vous pouvez être sûr que les désalignements et les déconnexions n'entraveront pas la gestion du projet. Votre bureau de gestion de projet supervisera et contrôlera en tout cas le déroulement de l'exécution et les activités connexes pour s'assurer que tout reste parfaitement sous contrôle, que chaque membre de l'équipe fait ce qu'il est censé faire au bon moment et termine dans les délais, que les meilleures pratiques sont appliquées et reproduites, et que tous les projets sont sur la voie de la réussite.

Les bureaux de gestion de projet établissent également une structure de gouvernance pour les activités de gestion de projet, en définissant des responsabilités claires et en déterminant qui est responsable de quoi. De cette façon, en cas de problèmes imprévus ou d'événements inattendus, une chaîne de commandement claire accélère la résolution. En bref, avec un PMO, vous pouvez être sûr que le volet "projet" de l'entreprise fonctionne comme une machine bien huilée, que les gens savent toujours ce qu'ils doivent faire, comment le faire, comment résoudre ou signaler les problèmes, qui prend les décisions, etc.

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Une meilleure visibilité

Nombreux sont les organisations et les chefs d'entreprise qui souffrent d'une visibilité insuffisante des données et de rapports peu fiables. Sans le bon processus et les bons outils, la collecte, la génération et le partage des rapports peuvent être une activité fastidieuse et chronophage qui accapare une grande partie du temps des chefs de projet. De plus, les rapports produits manuellement ne sont pas nécessairement à jour ou précis, et ils peuvent avoir toutes les formes et toutes les tailles, car chaque chef de projet utilise les outils et les vues de son choix et peut mettre en évidence des informations différentes. Par conséquent, les rapports édités par différents chefs de projet peuvent ne pas être comparables.

Un bureau de gestion de projet s'assurera que l'organisation bénéficie d'une vue complète de tous les projets et portefeuilles en centralisant et en consolidant toutes les données dans un référentiel unique avec des mises à jour automatiques en temps réel. Grâce à cette visibilité, les PMO sont en mesure de soutenir les équipes de gestion de haut niveau avec des informations complètes et claires sur tout ce qui concerne les projets. Comme les données peuvent être comprimées et exportées directement à partir du référentiel, l'automatisation de la génération de rapports fait gagner un temps précieux aux gestionnaires de projets. Les décideurs obtiennent des rapports standard cohérents, avec une visualisation des données attrayante et convaincante pour faciliter la consommation des informations.

Des informations précieuses

Le PMO est, en quelque sorte, le gardien des données. Grâce à des outils professionnels, les bureaux de gestion de projet garantissent la qualité, l'exactitude et la fraîcheur des informations qu'ils utilisent et communiquent. Les systèmes numériques consolident les informations, ne laissant aucune place à la divergence, et les stockent en toute sécurité pour garantir leur intégrité. L'amélioration de la précision des données relatives à la planification, aux ressources, au calendrier et au budget, avec la possibilité de les analyser à un niveau granulaire, renforce la capacité de l'organisation à prendre des décisions optimales. Ces données précises peuvent être traitées automatiquement et faire l'objet d'une analyse croisée pour fournir des informations qui amélioreront encore les capacités de prise de décision.

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Une plus grande prévisibilité

La possibilité d'effectuer des simulations sur la base de ces données de qualité se traduit par une plus grande prévisibilité et une meilleure précision de la planification. Les bureaux de gestion de projet s'appuieront sur leurs outils professionnels pour exécuter de multiples scénarios de simulation de l'impact d'une décision donnée sur les calendriers, les ressources, le budget, les jalons, etc. Cela permet de tracer la meilleure voie pour les projets et de réajuster si nécessaire pendant la phase d'exécution. En fin de compte, cela augmentera le taux de réussite des projets, y compris leurs chances de répondre à toutes les attentes.

Un autre avantage clé d'un bureau de gestion de projet est l'impact positif significatif sur les résultats de votre entreprise.

Réduction des coûts

Au fur et à mesure que le PMO automatise les activités de base à fort volume et les tâches à faible valeur ajoutée, telles que l'élaboration de tableaux de bord et de rapports, le suivi du temps, le contrôle de l'achèvement, etc. Cela signifie que vous tirerez un meilleur parti de vos investissements en ressources productives. D'autant plus que la plupart des PMOs s'attaquent également à la question de l'allocation des ressources. Un bureau de gestion de projet normalisera les processus ou les outils de gestion des ressources et des capacités afin d'améliorer la capacité de l'organisation à prévoir les besoins en capacités des équipes et des projets et à prévenir les conflits relatifs à l'utilisation des ressources clés.

Amélioration de la compétitivité

Une gestion fine des ressources permet non seulement de soutenir la productivité globale en évitant la sur- ou sous-allocation de travailleurs clés, mais aussi d'améliorer les temps de cycle des projets : votre bureau de gestion de projet vous aidera à garantir que les bonnes ressources, avec les bonnes compétences, sont disponibles pour vos projets les plus importants et qu'elles travaillent au taux d'utilisation maximal possible.

En fin de compte, cela permet à votre entreprise d'être plus compétitive : la réduction des retards dans la livraison des projets et l'accélération des délais de commercialisation ont un impact positif sur les finances de l'organisation, mais aussi sur la satisfaction des clients et la part de marché.

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Respect accru du budget

L'amélioration de la visibilité, de la prévisibilité et du contrôle de tous les aspects de l'exécution des projets se traduit également par une meilleure maîtrise des budgets des projets. Les bureaux de gestion de projet mettent en œuvre des processus et des outils dédiés pour estimer le suivi des coûts et allouer des budgets réalistes aux projets et aux portefeuilles. En anticipant les problèmes, ils peuvent identifier les changements à apporter et agir rapidement, ce qui est beaucoup plus économique que de devoir trouver une solution de dernière minute à un problème détecté à la onzième heure.

Si vous combinez les économies de coûts et les gains de productivité, l'augmentation des revenus due à une compétitivité accrue et un meilleur respect du budget, l'entreprise rentabilise vraiment l'argent qu'elle a investi dans un PMO et les outils de soutien.

Enfin, les avantages d'un PMO comprennent l'amélioration de l'agilité de l'entreprise, l'alignement de la stratégie et la capacité à saisir de nouvelles opportunités.

Un bureau de gestion de projet aidera à relever le défi majeur de la sélection des projets. Vos projets doivent être alignés sur la stratégie de l'entreprise afin de générer de la valeur. Un alignement insuffisant est généralement dû à un manque de clarté sur les objectifs de l'entreprise au stade de la sélection des projets. Et un problème de qualité dans la sélection des projets a tendance à entraîner une perte de productivité ou l'échec des initiatives commerciales.

Alors que les organisations s'efforcent de faire plus avec moins, elles comptent sur leurs PMO pour sélectionner les projets à lancer avec le plus grand soin, afin que les rares ressources soient allouées aux projets et initiatives jugés les plus précieux et les plus critiques. Les capacités de gestion de la demande du PMO peuvent être utilisées pour sélectionner et hiérarchiser les meilleurs projets, en optimisant l'alignement des activités et en augmentant l'impact stratégique de l'activité de projet. L'objectif est d'améliorer le pourcentage de projets qui apportent de la valeur et de réduire le taux de projets considérés comme des échecs.

Dans la mesure où votre bureau de gestion de projets est capable de mener et d'exécuter de grandes initiatives stratégiques, il favorise le changement organisationnel et contribue aux résultats clés de l'entreprise et aux facteurs déterminants pour le niveau C, tels que la croissance rentable et la compétitivité à long terme. 

Bien plus qu'un simple contrôleur de projet, un bureau de gestion de projet est un véritable moteur de valeur pour l'entreprise. Les avantages de la mise en place d'un tel bureau couvrent un nombre impressionnant de domaines d'activité. Cependant, afin de vraiment maximiser les avantages de votre PMO, vous devez vous assurer qu'il est adapté aux défis spécifiques de votre organisation. Il n'y a pas deux bureaux de gestion de projets qui ont le même mandat et les mêmes responsabilités, et il n'y a pas deux bureaux de gestion de projets qui font le travail de la même façon. Par conséquent, lorsque vous mettez en place un PMO dans votre entreprise, vous devez vous assurer que vous évaluez soigneusement les besoins et les attentes de l'organisation afin de déterminer le type de PMO qui est adapté pour soutenir votre parcours de croissance.

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Dans ce post, nous allons couvrir : 

• ce qu'est le suivi de projet, et pourquoi il est important
• Comment suivre les projets facilement et efficacement
• Les conseils et les meilleures pratiques en matière de suivi de projet que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui. 

Commençons. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de marquer les réalisations faites sur un projet et d'identifier les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets ainsi que les risques à prévoir.

Qu'est-ce que le suivi de projet ? 

Dans le processus de gestion de projet, le suivi de projet (également appelé "suivi et contrôle de projet") est la quatrième étape, après le lancement, la planification et le début de l'exécution. Une fois l'exécution du projet commencée, le suivi du projet commence également. Mais, qu'est-ce que le suivi de projet exactement ? 

Le suivi d'un projet consiste à surveiller les paramètres, l'avancement et les tâches associées au projet afin de s'assurer que tout est terminé dans les délais, dans le respect du budget et conformément aux exigences et aux normes du projet. Le suivi de projet comprend également la reconnaissance et l'identification des obstacles ou des problèmes qui peuvent survenir au cours de l'exécution du projet, et la prise de mesures pour rectifier ces problèmes. 

Pourquoi le suivi du projet est-il important ?

Pour dire les choses simplement, le succès d'un projet repose sur un suivi complet et dynamique du projet. Un suivi attentif du projet permet aux chefs de projet de recueillir des données précieuses sur l'évolution du projet et de les utiliser pour prendre des décisions intelligentes. 

Parmi les autres avantages de la phase de suivi du projet, citons les suivants 

• S'assurer que les tâches sont exécutées conformément aux exigences du projet (contrôle de la qualité). 
• Permettre au chef de projet de s'assurer que les délais importants sont respectés. 
• Fournir une perspective approfondie de la charge de travail et de la capacité des employés. 
• permettre de modifier le projet ou d'y remédier en cas de problème
• Offrir un suivi et un respect clairs du budget 
• encourager la responsabilisation des membres de l'équipe et des parties prenantes.

Maintenant que vous savez ce qu'est le suivi de projet et pourquoi il est bénéfique, il est temps d'avoir une vue d'ensemble du processus de suivi de projet. 

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Comment assurer le suivi des projets

Afin de mettre en œuvre le processus de suivi et de contrôle des projets de manière efficace et efficiente, un certain nombre d'éléments communément acceptés sont impliqués.

Confirmation de la base de référence du projet

Avant de commencer à effectuer un suivi actif, le gestionnaire de projet doit comprendre la portée, le budget et le calendrier du projet. Cela permet d'établir un point de référence pour la réussite du projet tout au long de sa réalisation. 

Suivi et contrôle du travail

Il s'agit de tenir les parties prenantes informées et d'évaluer régulièrement l'état d'avancement du projet et la qualité des produits livrables, et de les mesurer par rapport aux objectifs et paramètres de base. 

Intégration du contrôle des changements

Comme vous le savez maintenant, même les projets les mieux organisés peuvent nécessiter des changements de temps à autre. Vous devez tenir compte des considérations relatives aux ressources (budget, calendrier, etc.) tout au long du processus de suivi. Assurez-vous de créer et d'enregistrer une documentation continue et tout suivi nécessaire concernant les changements de projet. 

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Vérification de la portée

Afin de garder une trace et de s'assurer que les parties prenantes et votre équipe sont sur la même longueur d'onde, il est important de sécuriser la documentation relative à chaque phase de réalisation du projet. Cela montre que le projet est accepté à chaque étape de son exécution. 

Contrôle du calendrier et des coûts 

C'est ici que les calendriers et les coûts sont suivis de près. Lorsque vous pensez au suivi d'un projet, c'est probablement ce à quoi vous pensez en premier. Les échéances sont contrôlées et suivies si nécessaire, et les budgets sont constamment surveillés. 

Le contrôle de la qualité 

Un projet peut être réalisé dans les délais et le budget impartis, mais s'il ne correspond pas aux attentes des parties prenantes ou si la qualité du travail est médiocre, il n'a guère de valeur pour quiconque. Le contrôle de la qualité est une partie essentielle du processus de suivi du projet. C'est là que les résultats et les livrables spécifiques du projet sont examinés par rapport aux normes de qualité établies. Si des problèmes sont constatés, des modifications sont demandées et apportées. 

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Rapport de performance 

Il s'agit d'une sorte de bulletin de notes pour le projet. Le rapport de performance consiste à collecter et à partager toutes les données relatives à la performance du projet par rapport aux objectifs et aux normes de base. 

Conseils et meilleures pratiques pour le suivi des projets

Après avoir compris ce que comprend généralement le processus de suivi et de contrôle d'un projet, vous voudrez savoir comment mettre en œuvre au mieux vos nouvelles connaissances. Voici quelques conseils et meilleures pratiques pour le processus de suivi de projet. 

Utilisez les bons outils

Bien que le processus de suivi puisse sembler accablant, le bon outil peut certainement vous aider. Que vous souhaitiez utiliser un outil qui vous permette de visualiser et de combiner des calendriers et un diagramme de Gantt en un seul endroit, ou un outil qui offre plusieurs tableaux de bord personnalisables pour suivre les processus, il existe de nombreuses options pour le suivi de vos projets avec un outil dynamique. 

Si vous savez que vous voudrez utiliser plus d'un outil, proposez une solution simplifiée. Lorsque les projets font appel à plusieurs outils, il peut être difficile de suivre les performances et de s'assurer que tout se déroule comme prévu. Grâce à des dizaines d'intégrations profondes avec les principaux outils de gestion du travail du marché, vous êtes assuré de pouvoir suivre les projets, quel que soit l'outil dans lequel ils se trouvent. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Suivre efficacement les indicateurs clés de performance ( ICP )

Le suivi d'un projet sans savoir ce que l'on surveille peut être une tâche inutile. Pour garantir le succès d'un projet, vous devez suivre certains indicateurs clés de performance ou ICP. Ceux-ci agissent comme des jalons au cours du projet et permettent de s'assurer que tout est sur la bonne voie. 

Les ICP reconnus comprennent les objectifs de votre projet (c'est-à-dire un projet qui respecte les délais et le budget), la qualité des produits livrables (si les normes de qualité sont respectées), le suivi des efforts et des coûts (ressources et budget) et la performance du projet (changements dans le projet et nombre et importance des problèmes survenus). 

Encourager une communication efficace

Essayer de déterminer l'état d'avancement d'un projet sans disposer de méthodes de communication appropriées est un véritable défi. Tous les membres de votre équipe et les parties prenantes doivent comprendre les procédures, les objectifs et les attentes avant le début du projet - et savoir comment vous les communiquer. 

Que ce soit en marquant l'achèvement d'une tâche ou en participant à des contrôles hebdomadaires, il est toujours bon d'avoir un plan de communication en place tout au long de vos projets.

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Effectuez une rétrospective 

Non seulement une rétrospective du projet permet aux membres de votre équipe d'exprimer leurs doléances, mais elle vous fournit des informations précieuses que vous pouvez utiliser pour affiner les projets futurs. Une fois le projet terminé, prenez le temps de prévoir une heure ou deux pour le passer en revue. 

Vous réfléchirez alors aux problèmes qui se sont posés, aux délais qui n'ont pas été respectés et à tout autre élément digne d'intérêt qui est apparu lors du suivi du projet. 

Assurez le bon déroulement de vos projets

Aucun projet ne peut se dérouler efficacement sans l'aide d'un suivi attentif. Le suivi des délais, des objectifs, de la qualité du travail et du budget sont autant de responsabilités essentielles pour tout chef de projet. Et, avec les bons outils et quelques bonnes pratiques, vous pouvez être sûr que votre projet sera accueilli par des parties prenantes satisfaites - et des membres d'équipe heureux. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Cependant, il s'agit d'une méthode souvent négligée et utilisée uniquement pour répondre aux exigences d'un plan de gestion de projet. Mais s'il est mis en pratique, le suivi du projet peut aider les chefs de projet et leurs équipes à prévoir les risques et les obstacles potentiels qui, s'ils ne sont pas traités, pourraient faire dérailler le projet. Il permet de clarifier les objectifs du projet, de relier les activités aux objectifs, de fixer la cible, de rendre compte de l'avancement du projet à la direction et de la tenir informée des problèmes qui surviennent pendant la mise en œuvre du projet. Il soutient et motive la direction à achever le projet dans le respect du budget et des délais.  

Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi d'un projet consiste à suivre toutes les mesures liées au projet, y compris les performances de l'équipe et la durée des tâches, à identifier les problèmes potentiels et à prendre les mesures correctives nécessaires pour s'assurer que le projet respecte la portée, le budget et les délais fixés.  En termes simples, le suivi de projet consiste à superviser toutes les tâches et à garder un œil sur les activités du projet pour s'assurer que le projet est mis en œuvre comme prévu.

Le processus de suivi du projet commence pendant la phase de planification du projet. Au cours de cette phase, il est important de définir à quoi ressemblera la réussite du projet et comment les objectifs peuvent être mesurés à l'aide d'indicateurs de performance clés ( ICP ).

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantages aux organisations la planification des activités du projet selon une structure quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, la gestion efficace des différentes équipes, le suivi de la progression du travail, la coordination transparente des équipes.

Pourquoi le suivi du projet est-il important ?

Lorsque les gestionnaires de projet prennent des décisions importantes sans données vérifiées, c'est comme s'ils se lançaient à l'aveuglette. Vos décisions seront basées sur très peu de preuves, voire aucune, et l'action risque de ne pas être très efficace et de n'être qu'une perte de temps et de ressources.  L'obtention d'une certification vous aidera à évoluer et à devenir un chef de projet orienté objet performant.  

C'est pourquoi il est important de suivre les projets avec diligence et d'utiliser les données recueillies pour prendre des décisions intelligentes. Voici quelques questions auxquelles le suivi de projet permet de répondre :

• Les tâches sont-elles exécutées comme prévu ?
• Ces tâches ont-elles des conséquences imprévues ?
• Quelles sont les performances de votre équipe à une période donnée ?
• Quels sont les éléments du projet qui doivent être modifiés ?
• Quel est l'impact de ces changements ?
• Ces actions vous conduiront-elles aux résultats escomptés ?

Les outils et technologies automatisés peuvent simplifier le processus fastidieux du suivi de projet. La plupart des chefs de projet ont déjà adopté des outils de gestion de projet pour déléguer les tâches et suivre leurs projets. Cependant, le suivi d'un projet est un processus complexe et il n'existe que quelques applications de gestion de projet capables de répondre aux besoins des chefs de projet en se concentrant sur les tâches individuelles et l'efficacité de l'équipe.

Types de suivi de projet :

Le suivi de projet peut être réalisé par le biais de :

• Des réunions du personnel, qui peuvent être organisées sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
• Les réunions des partenaires, les forums d'apprentissage ( discussions de groupe, enquêtes) ou les retraites.
• Des examens participatifs par les parties prenantes.
• des missions de suivi et de supervision qui peuvent être effectuées par le bénéficiaire lui-même, par un donateur ou conjointement.
• Statistiques ou rapports d'avancement

Comment mettre en œuvre le suivi et le contrôle de projet dans les projets ?

Voici les étapes à suivre pour mettre en œuvre le suivi et le contrôle de projet (SCP) dans les projets :

1. Surveiller les paramètres de la planification du projet : Il faut surveiller les paramètres du projet tels que l'effort, le coût, le calendrier, l'échéancier, etc. Il est de la responsabilité d'un chef de projet de suivre ces paramètres tout en travaillant sur un projet.

2. Contrôler les engagements : En tant que chef de projet, vous devrez suivre les engagements des différentes parties prenantes du projet. Les parties prenantes peuvent être n'importe qui : les membres de l'équipe, la direction, les pairs, les vendeurs ainsi que les clients.

3. Surveiller les risques du projet : Il est important de garder une trace de tous les risques qui peuvent être impliqués dans le projet. Il existe différents types de risques qui peuvent être impliqués dans un projet, y compris le processus, les personnes, la technologie, les outils, etc.

4. Suivi de la gestion des données : Garder la trace de tous les éléments de configuration, ce qui inclut les logiciels, le matériel et la documentation du projet.

5.     Suivi de l'implication des parties prenantes : En tant que chef de projet, il est important que vous suiviez la manière dont toutes les parties prenantes sont impliquées dans le projet. Cela peut se faire par le biais de différents types de réunions, de rapports d'état, etc.

6. Gérer les revues d'avancement : Conduisez et gérez les revues d'avancement du projet à l'aide de différentes techniques, notamment l'avancement du travail des membres de l'équipe, les réunions avec le client, les revues des étapes clés, etc. Sur la base de ces activités, divers rapports d'état sont créés, qui sont également partagés avec les parties prenantes.

7. Gérer les actions jusqu'à la clôture : Sur la base de l'avancement du projet, il est important de prendre des actions correctives pour contrôler l'avancement du plan de projet.  Ces actions correctives sont ensuite suivies par les chefs de projet jusqu'à la clôture du projet ou jusqu'à ce que l'avancement soit sous contrôle.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de faire fonctionner ensemble la conception et l’exécution du projet.

Pourquoi un suivi de projet ?

Le suivi du projet a plusieurs objectifs. Il met en évidence les problèmes qui se produisent ou qui pourraient se produire pendant la mise en œuvre du projet et qui exigent des solutions pour une progression plus harmonieuse du projet. Un suivi efficace permet de savoir si les résultats escomptés sont atteints comme prévu, quelles actions sont nécessaires pour atteindre les résultats escomptés pendant l'exécution du projet, et si ces initiatives ont un impact positif sur l'exécution du projet.

• Évaluer les résultats du projet : Pour savoir si les objectifs sont atteints et si les changements souhaités sont réalisés.
• Pour améliorer la planification des processus : Elle permet de mieux s'adapter aux facteurs contextuels et de risque qui affectent le processus de recherche, comme les dynamiques sociales et de pouvoir.
• Pour promouvoir l'apprentissage : Il vous aidera à apprendre comment les différentes approches de la participation influencent les résultats.
• Pour comprendre les perspectives des parties prenantes : En participant directement au processus de suivi et d'évaluation, apprenez à connaître les personnes impliquées dans le projet de recherche. Comprenez leurs valeurs et leurs points de vue, et concevez des méthodes pour résoudre les conflits d'opinions et d'intérêts.
• Assurer la responsabilité : Évaluer si le projet a été exécuté de manière efficace, appropriée et efficiente, afin de pouvoir en rendre compte.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, aide les organisations à gérer des projets beaucoup plus complexes, à obtenir une vue d'ensemble instantanée de l'état d'avancement du projet, des tâches associées et des délais correspondants.

3 façons de suivre et de replanifier un projet

On dit que les projets ne se déroulent jamais comme on l'avait prévu. Il faut donc être prêt à apporter des modifications si nécessaire. Vous pouvez également opter pour l'approche suivante en trois étapes :

1. Vérifiez et comprenez l'état d'avancement du projet : Avant de commencer à replanifier votre projet, vous devez être sûr de l'état actuel et du statut du travail. Il est utile d'organiser une réunion de toute l'équipe pour connaître les mises à jour du travail en cours, les tâches à venir et les problèmes. Reconnaissez également les étapes importantes lors de cette réunion.

2. Recherchez et gérez les exceptions : Restez à l'affût des exceptions telles que les risques, les problèmes et les demandes de changement. Les problèmes en suspens devront être résolus afin de lever les obstacles, et un plan d'atténuation des risques devra être élaboré.

3. Re-planifiez le projet : Vous avez une idée de la manière de replanifier le projet. Les étapes suivantes vous aideront à le faire :

• Maintenez à jour les documents importants du projet, notamment la charte du projet.
• Partagez le nouveau plan avec les actionnaires.
• Réaffectez le travail en fonction de la demande. Communiquez avec les membres de l'équipe concernant les nouvelles affectations et envoyez-leur des rappels automatiques.
• Si nécessaire, effectuez des changements sur le site du projet avec les rapports et les tableaux de bord mis à jour.
• Suivi en temps réel des performances de l'équipe 

• Rapports d'état et de progression réguliers

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Rapports sur l'état des projets

Un rapport sur l'état d'un projet est un document qui décrit l'état d'avancement d'un projet pendant une période donnée et le compare au plan du projet. Les gestionnaires de projet utilisent les rapports d'état pour tenir les parties prenantes informées de l'avancement du projet et surveiller les coûts, les risques, le temps et le travail. Les rapports d'état du projet permettent aux gestionnaires de projet et aux parties prenantes de visualiser les données du projet au moyen de tableaux et de graphiques.

Les rapports d'état du projet sont établis de manière répétée, à chaque phase de l'exécution du projet, afin de respecter le calendrier et de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Le rapport d'état d'un projet comprend généralement les éléments suivants :

• Le travail qui a été effectué
• Le résumé du budget et du calendrier du projet
• une liste des mesures à prendre
• les problèmes et les risques éventuels, ainsi que les mesures prises pour les résoudre.

La véritable valeur d'un rapport sur l'état d'un projet ne se limite pas à son utilisation comme canal de communication. Il fournit également un historique documenté du projet. Vous disposez ainsi de données historiques qui vous permettront d'éviter les faux pas et les goulots d'étranglement lors de la prochaine planification d'un projet similaire.

Les rapports sur l'état d'un projet couvrant de nombreux sujets, leur création prenait historiquement beaucoup de temps. Heureusement, les logiciels de gestion de projet modernes accélèrent le processus de création de rapports, qui est d'une importance capitale. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de collecter et d'analyser des données, et de déterminer si un projet/programme a atteint ses objectifs.

Comment rédiger un rapport d'état de projet

La rédaction d'un rapport d'état de projet est une tâche essentielle de la gestion de projet. Que vous en produisiez un chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre, les étapes sont essentiellement les mêmes. Voilà la procédure à suivre pour écrire un rapport sur l'état d'un projet :

1. Déterminez l'objectif

2. Ciblez votre public (Clients, membres de l'équipe, sponsors, etc.)

3. Choisissez le format et le type

4. Collectez vos données

5. Structurez le rapport

6. Assurez-vous qu'il est clair

7. Modifier le projet

Étant donné qu'un rapport d'étape de projet suit un plan de base, il peut être utile d'utiliser un modèle de rapport d'étape de projet. Cependant, un modèle de rapport d'état de projet n'est qu'un document statique. L'utilisation d'un logiciel de rapport d'état de projet s'intègre à tous vos outils de gestion de projet pour une plus grande efficacité.

Comment demander un rapport sur l'état d'un projet ?

Une mise à jour de l'état d'avancement d'un projet est généralement distribuée selon un calendrier régulier, mais il arrive que les gens souhaitent voir un rapport d'avancement immédiatement. Vous pouvez demander un rapport sur l'état d'un projet par courrier électronique, mais vous ne devez pas paraître impoli. Pour demander un rapport sur l'état d'avancement d'un projet, vous devez le demander de manière professionnelle et passer par les canaux appropriés.

Un rappel amical n'est jamais une mauvaise idée, car il permet de maintenir un lien, surtout si vous pouvez offrir quelque chose de valeur en retour. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, vous pouvez toujours obtenir un rapport d'état instantané en consultant le tableau de bord du projet qui suit diverses mesures.

Le tableau de bord reflète tout ce que vous avez accompli pendant les phases de planification et d'exécution du projet. Laissez l'outil faire le travail difficile pour vous et tirez des calendriers, des budgets, des ressources et plus encore, sans possibilité d'erreur humaine. Ensuite, personnalisez votre affichage et filtrez les informations pour ne montrer que ce que vous voulez voir, comme les ressources restantes, la santé du projet, les tâches et les coûts. Grâce aux mises à jour en temps réel, vous disposez toujours des informations les plus récentes pour prendre les décisions les plus judicieuses. Améliorez la qualité de vos rapports. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, assure la transparence sur l'utilisation des fonds alloués aux projets par les parties prenantes.

Éléments d'un rapport d'état de projet

Les différents éléments d'un rapport d'état de projet organisent les différentes parties en un tout cohérent. L'objectif d'un rapport d'état est, bien entendu, de tenir les parties prenantes informées et d'exposer les domaines du projet qui nécessitent un plus grand soutien organisationnel.

Pour mieux communiquer ces éléments, veillez à aborder tous les points suivants lorsque vous rédigez votre rapport d'étape.

Informations générales sur le projet

Pour commencer, vous allez devoir poser les bases du projet. Quel est le nom du projet ? Qui est le chef de projet ? Quel est le nombre de ressources ? Toutes ces informations sont essentielles, voire évidentes, pour suivre la paperasse. Ne supposez pas que votre partie prenante connaît toutes ces informations. C'est particulièrement utile lorsque vous effectuez des recherches historiques pour des projets futurs. Intégrez-les à votre modèle de rapport d'état, si vous en avez un.

Informations générales sur l'état d'avancement

Une fois de plus, vous allez vouloir ajouter au rapport des données qui le distingueront du déluge de rapports qui afflueront dans les dossiers du projet. Il s'agit donc d'indiquer la date à laquelle le rapport a été généré, l'identité de l'auteur, etc.

Examen des jalons

Les jalons sont les principales phases de votre projet. C'est un bon moyen de diviser le grand projet en parties plus petites et plus faciles à digérer. La revue des jalons vous permet de noter où vous en êtes par rapport à ces jalons (par rapport à ce que vous aviez prévu d'être à ce stade) dans le cycle de vie du projet.

Résumé du projet

L'un des principaux objectifs du rapport d'état est de comparer l'avancement du projet avec les estimations du plan de projet. Pour ce faire, incluez un bref résumé de la date d'achèvement et des coûts prévus du projet. Cela permet aux gestionnaires de projet de contrôler l'exécution du projet et d'en mesurer le succès. Veillez à inclure les activités qui rencontrent des problèmes et la manière dont ces problèmes pourraient avoir un impact sur la qualité, les ressources, le calendrier et les coûts du projet. Expliquez ce que vous prévoyez de faire pour résoudre ces problèmes et quels seront les résultats une fois que vous aurez réglé le problème.

Problèmes et risques

Les risques sont tous les facteurs internes et externes qui constituent une menace pour votre projet. Ils deviennent des problèmes lorsqu'ils affectent le budget, le calendrier ou la portée de votre projet. Dressez la liste des problèmes qui se sont posés au cours du projet jusqu'à présent. Quels sont ces problèmes ? Comment les résolvez-vous ? Quel impact auront-ils sur l'ensemble du projet ? Posez les mêmes questions aux risques dont vous avez connaissance. Sont-ils apparus ? Si oui, que faites-vous pour remettre le projet sur la bonne voie ?

Mesures du projet

Il est important d'étayer votre rapport par des chiffres concrets afin de prouver les déclarations que vous faites. Vous auriez dû établir les paramètres de mesure pour les rapports d'état pendant la phase de planification du projet. Il est impossible de savoir si votre projet réussit sans mesurer son efficacité. Ces paramètres sont un moyen de montrer que vous êtes sur la bonne voie et d'évaluer ce qui nécessite une attention particulière, le cas échéant.

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Qu'est-ce qu'un logiciel de reporting ?

Un logiciel de reporting est utilisé pour collecter automatiquement les données d'un projet, les analyser et afficher les résultats afin d'aider les chefs de projet à prendre de meilleures décisions lors de la gestion d'un projet. Le logiciel rassemble des informations provenant de différentes sources au sein du projet et les convertit en feuilles de calcul, graphiques et tableaux.

Avec un logiciel, les données du rapport peuvent être filtrées pour mettre en évidence les zones du projet que vous devez voir à ce moment-là. Les rapports peuvent être générés sur divers aspects de l'avancement et de la performance du projet, tels que le temps, le coût, la charge de travail, etc.

Les rapports sont également utilisés pour tenir les principales parties prenantes, telles que les sponsors et les clients, au courant de l'avancement du projet, et doivent donc pouvoir être partagés.

Rapports d'état de projet manuels ou logiciels de reporting

Les rapports ont toujours été un élément essentiel de la gestion de projet. Il s'agit d'une discipline axée sur les données. Étant donné que de nombreux projets ont réussi par le passé (sans l'aide d'un logiciel), est-il nécessaire d'utiliser un outil de reporting ?

Oui, bien sûr ! Un projet moderne traite beaucoup plus de données que les projets du passé, et les outils automatiques peuvent soulager beaucoup de maux de tête induits par la navigation manuelle dans tout cela.

Bien sûr, le reporting manuel présente certains avantages. Il est moins coûteux, car il n'y a pas de logiciel à acheter ou à souscrire. Vous contrôlez également le processus et pouvez le rendre aussi simple que vous le souhaitez.

Cependant, l'utilisation d'un logiciel de reporting automatique présente bien plus d'avantages. Il collecte automatiquement vos données et effectue les calculs pour vous - et ces rapports peuvent être archivés pour servir de données historiques lors de la planification de votre prochain projet. Les logiciels sont également beaucoup plus rapides et plus précis que si vous deviez tout faire manuellement.

Les logiciels de reporting peuvent également être basés sur le cloud, ce qui signifie qu'ils recueillent des données en temps réel. Quelle que soit la rapidité de vos calculs manuels, vous ne pourrez jamais rivaliser avec la vitesse et l'efficacité d'un outil de reporting dédié. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, fournit un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet.

Avantages du logiciel de reporting

Disposer d'un outil rapide et facile à utiliser qui récupère instantanément les données importantes du projet, les organise et les affiche de manière simple et claire vous aide à tenir les parties prenantes informées. Avec toutes les informations à portée de main, vous pouvez également prendre de meilleures décisions.

Tous les logiciels de reporting ne se valent pas. Pour en avoir plus pour votre argent, assurez-vous que l'outil que vous choisissez possède les caractéristiques suivantes :

• Convertit des données compliquées en rapports utiles.
• Filtre les informations pour ne montrer que celles qui vous intéressent
• Permet de créer des rapports sur des périodes spécifiques
• Partager les rapports et tenir les parties prenantes au courant
• Mise à jour instantanée pour une plus grande précision
• Suivez les progrès réels par rapport à votre plan
• Rapport sur un programme ou un portefeuille de projets

Fonctionnalités incontournables des logiciels de reporting

Les rapports d'état de projet ne sont que l'un des nombreux rapports proposés par les logiciels de reporting, mais vous devez également vous assurer que le produit que vous choisissez possède les fonctionnalités suivantes.

Comment créer des rapports d'état de projet

Un logiciel de reporting est un outil qui permet de surveiller et de suivre les paramètres d'un projet en temps réel, puis de rassembler ces données dans un rapport qui est facilement partagé avec les membres du projet.

L'utilisation de la fonction de rapport vous permet de voir l'état des jalons du projet et des tâches récapitulatives, si vous filtrez le rapport pour les inclure. Les rapports peuvent être prévisualisés avant d'être exportés vers un PDF, Excel, CSV ou imprimés. Chaque rapport peut être personnalisé en sélectionnant les données et les colonnes que vous souhaitez inclure.

Voici tous les rapports que vous pouvez créer avec un logiciel.

Rapport sur l'état du projet

Comme mentionné ci-dessus, le rapport sur l'état du projet donne un aperçu de l'état actuel de votre projet, et vous permet de déterminer si le projet respecte les délais et le budget. Il indique les tâches qui sont dues la semaine où il a été généré, et celles qui sont en retard.

Résumé

Obtenez les éléments clés de votre projet condensés en bref pour capturer les points culminants de votre calendrier, budget et coûts pour les parties prenantes. Vous pouvez fournir des mises à jour du projet à tout moment pour votre équipe, vos clients et vos sponsors.

Tâches

Voyez quelles tâches sont en retard et quand leur date limite est fixée pour ne jamais perdre le fil de votre progression et rester dans les temps. L'outil vous permet d'assigner des activités aux membres de votre équipe et de communiquer avec eux en temps réel.

Jalons et tâches récapitulatives

Notez quels jalons ont été complétés pour mieux suivre l'avancement du projet. Visualisez où vous en êtes en termes d'achèvement des tâches récapitulatives ou des sous-tâches de votre calendrier.

Planifié et réel

Connaissez la variance de votre projet en suivant l'avancement réel sur le rapport d'état, qui est comparé à l'endroit où vous avez prévu d'être à ce point dans votre calendrier.

Rapport d'état du portefeuille

Un portefeuille est un ensemble de projets que l'on gère. Ils doivent fonctionner ensemble en accord avec la stratégie globale de l'organisation.

Voyez l'état de santé de l'ensemble de votre portefeuille, et voyez s'ils respectent leurs calendriers et leurs budgets. Obtenez les listes de vos chefs de projet, de votre équipe et de vos tâches pour mieux déterminer la santé globale de votre portefeuille.

Rapport sur le plan de projet

Le plan de projet est la carte qui guide votre activité lorsque vous gérez un projet. Le rapport vous permet de savoir si le plan est respecté grâce à votre progression réelle.

Gardez votre projet sur la bonne voie, dans le respect du budget et sachez à quelle distance vous êtes de l'achèvement. Obtenez un aperçu de votre calendrier et une liste de toutes les tâches et du moment où elles doivent être effectuées.

Tableau de bord du projet

Contrairement aux rapports précédents, qui sont des documents statiques exportés en tant qu'instantané d'un projet, un tableau de bord peut servir de regard contemporain sur le projet.

Vous pouvez obtenir des rapports d'état en temps réel grâce à un tableau de bord de projet. Chaque facette trouvée dans un rapport d'état est automatiquement mise à jour à travers les six métriques du tableau de bord pour une vue d'ensemble de la performance de votre projet.

Tableau de bord de portefeuille

Tout comme le tableau de bord de projet, le tableau de bord de portefeuille sert de vue en temps réel, mais pour une collection de projets plutôt qu'un seul.

Formatage des rapports d'état des projets

Pour récapituler, les objectifs des rapports d'état sont les suivants :

• Aider l'équipe de gestion du projet à suivre les coûts, les tâches et les délais.
• Comparer le budget et les prévisions de temps avec les coûts réels et la durée des tâches
• Améliorer la transparence dans tous les services de l'entreprise
• Simplifier le processus de communication
• Tenir les parties prenantes informées
• Transmettez les messages clés au public cible prévu
• Améliorer le soutien de l'organisation à vos projets ou à votre équipe

Si vous rendez compte aux parties prenantes, vous ne voulez pas les embourber dans des détails qui ne les intéressent pas. Faites en sorte que votre présentation soit légère et pertinente. Leur temps, comme le vôtre, est limité. Respectez-le. S'ils veulent en savoir plus sur un aspect spécifique du projet, vous pouvez aller plus loin.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Comment formater votre rapport d'avancement de projet

Il existe de nombreuses façons de formater votre rapport d'avancement. Vous pouvez composer le vôtre de n'importe quelle manière. Naturellement, en fonction du type de rapport et de son destinataire, vous suivrez une voie spécifique. Mais il existe généralement un modèle à suivre, quelle que soit la voie que vous choisissez de suivre.

Comme tout rapport, vous commencez par une introduction. Donnez un bref aperçu de ce qui va suivre. Il serait plus judicieux de composer cette section en dernier, afin de pouvoir faire un résumé précis du contenu à venir.

Vous voudrez ensuite énumérer les réalisations. Utilisez des faits concrets, des chiffres et des détails, et montrez comment ils reflètent vos progrès pour atteindre les buts et objectifs généraux du projet. En parlant d'objectifs, vous voudrez également les énoncer, en particulier l'objectif du rapport.

Ne négligez pas les problèmes. Notez les goulots d'étranglement et les barrages routiers qui vous empêchent d'être là où vous aviez prévu d'être à ce stade du projet. Fixez des attentes en détaillant les risques et les questions qui pourraient se transformer en problèmes rendant plus difficile l'atteinte de votre objectif. Indiquez également comment vous comptez aborder et résoudre ces problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent et quelles ressources seront nécessaires.

Meilleures pratiques pour la présentation des rapports sur l'état d'avancement du projet

Que vous présentiez votre rapport d'étape hebdomadaire lors d'une réunion ou que vous envoyiez une mise à jour hebdomadaire par courrier électronique, il est bon de connaître les meilleures pratiques pour rendre compte de l'avancement d'un projet avant de vous lancer dans la présentation de votre rapport.

Communiquez à l'adresse

Les rapports sur l'état d'avancement du projet ne sont qu'une facette de votre plan de communication. Ne comptez pas sur eux pour tout communiquer, mais utilisez-les pour transmettre les bonnes données à la bonne personne au bon moment.

Connaissez votre public

Les rapports sur l'état d'avancement du projet sont des véhicules de communication, mais si vous n'êtes pas sûr de la destination, vous ne livrerez pas la marchandise. Les parties prenantes telles que les clients et les sponsors veulent avoir une vue d'ensemble, tandis que les membres de l'équipe seront plus intéressés par les détails.

Cohérence

Utilisez le même format, le même cycle de distribution et la même méthode. Ne mélangez pas tout. Cela ne fait que perturber l'efficacité de l'aspect communication du rapport.

Établissez des paramètres

Lorsque vous planifiez le projet, déterminez comment vous allez mesurer son avancement, puis tenez-vous en à cette méthode lorsque vous rédigez des rapports sur le projet tout au long de son cycle de vie.

Simplifiez le site

Vous voulez que le rapport soit efficace, alors ne l'obscurcissez pas avec des détails inutiles. Allez droit au but et contentez-vous de rendre compte de ce qui doit l'être.

Vérifiez

Votre public ne veut pas d'opinions ou de faits non corroborés. Faites preuve de diligence raisonnable et assurez-vous que vous ne donnez que ce que votre public veut.

Normes

Tout comme la cohérence, le respect de normes de processus et d'un modèle de rapport garantit la clarté de votre rapport.

Utilisez des outils

Il existe des outils de gestion de projet qui intègrent ces meilleures pratiques, rationalisant le processus de rapport grâce à des tableaux de bord et des fonctions de rapport automatisées.

Autres types de rapports d'état

Les rapports d'état ne sont que l'un des nombreux rapports utilisés par les chefs de projet pour se tenir informés de l'avancement de leurs projets. Les rapports d'état sont plus généraux, tandis que d'autres se concentrent sur des aspects spécifiques du projet. Voici quelques-uns des types de rapports d'état les plus courants.

Rapport sur les tâches

Chaque projet est constitué de tâches, souvent très nombreuses. Vous avez besoin d'un rapport pour en assurer le suivi.

Rassemblez toutes les tâches de votre projet en un seul endroit. Filtrez le rapport pour afficher l'état de chaque tâche et voir si des obstacles ou des goulots d'étranglement ralentissent la progression. Vous devez vous occuper des problèmes avant qu'ils n'affectent le calendrier de votre projet.

Rapport sur les feuilles de temps

Les équipes consignent leurs heures sur des feuilles de temps qu'elles soumettent aux responsables pour la paie. Les feuilles de temps sont également un autre moyen de suivre l'avancement d'un projet en contrôlant les heures enregistrées pour les tâches.

Consultez les feuilles de temps des membres de l'équipe sélectionnés et sachez les heures qu'ils ont travaillées sur une période donnée en utilisant un logiciel de gestion de projet en ligne.

Rapport de disponibilité

Il est essentiel pour la planification et la gestion de la charge de travail de savoir quand votre équipe peut travailler, quand elle a des congés payés ou quand il y a des vacances.

Sachez instantanément qui a trop de travail dans votre équipe et s'il est disponible pour travailler. Les membres de l'équipe sont répertoriés dans ce rapport avec les taux d'utilisation. Ces données vous aident à réaffecter les tâches.

Rapport sur la charge de travail

La charge de travail est la quantité de tâches qui ont été assignées à votre équipe. En veillant à ce que la charge de travail soit équilibrée, afin que personne n'ait trop de travail, vous augmentez la productivité et le moral des troupes.

Visualisez l'ensemble de votre équipe avec le nombre de tâches qui lui ont été assignées. Sachez si quelqu'un a trop ou trop peu de tâches et équilibrez leur charge de travail pour en faire plus et ne pas épuiser les gens.

Rapport sur les écarts

La variance est la différence entre ce que vous avez planifié pour le projet et où vous en êtes réellement dans son exécution. C'est ainsi que vous savez si votre projet est sur la bonne voie ou non.

Définissez la ligne de base sur l'outil graphique de Gantt lors de la planification et obtenez des données sur votre calendrier actuel. Ensuite, comparez-le à l'endroit où vous aviez prévu d'être à ce stade du calendrier.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises de documenter leurs progrès au fil du temps.

Les rapports hebdomadaires sur l'état du projet sont-ils une bonne idée ?

L'importance d'un rapport sur l'état d'avancement du projet devrait être claire, mais à quelle fréquence devez-vous le produire ? En général, les rapports d'état sont hebdomadaires, mais il n'est pas rare de créer des rapports quotidiens ou même mensuels, ce qui peut être le meilleur choix pour les entreprises de certains secteurs. La fréquence des rapports d'état est généralement hebdomadaire, mais il n'est pas rare de créer des rapports quotidiens ou même mensuels.

Journalier

Un rapport d'activité quotidien est axé sur les objectifs à court terme. C'est un moyen de faire une rétrospective du travail de la journée et de tirer des leçons de ce qui s'est mal passé et de ce qui s'est bien passé. Il évoque également les réalisations de la veille et ce qui est prévu pour le lendemain.

Hebdomadaire

Un rapport d'état hebdomadaire est plus étendu dans la mesure où il couvre le travail de la semaine, y compris ce qui a été accompli et ce qui reste à faire. Ils partagent un contenu similaire à celui du rapport quotidien, comme les défis et les leçons apprises, mais sur une période plus longue.

Mensuel

Un rapport d'état mensuel n'est vraiment utile que pour les projets d'une durée extrêmement longue. Sinon, vous voudrez obtenir des données plus régulières. Toutefois, lorsque le projet s'étend sur une longue période, les rapports d'étape mensuels (ou même trimestriels) sont recommandés. Le contenu est généralement le même.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).