Par "Suivi-Evaluation"

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Rôles et responsabilités d'un chef de projet [8 rôles clés], WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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"Un chef de projet est comme un médecin qui dirige l'équipe de traumatologie et décide de la marche à suivre pour un patient - les deux en même temps. Sans le bon type d'autorité pour gérer efficacement toutes les questions de gestion de projet, les équipes de développement peuvent facilement se retrouver en difficulté.

Comment tout cela a-t-il commencé ? À la fin des années 1980, Microsoft lançait un projet ambitieux et s'était heurté à un problème : il y avait beaucoup trop d'acteurs impliqués. Il y avait des équipes de marketing, d'ingénierie et de gestion, et personne ne savait comment les coordonner.

Microsoft a donc proposé ce qui était alors une solution ingénieuse. Ils ont choisi un responsable à qui ils ont donné une grande autorité pour organiser et coordonner leur nouveau projet. Une fois que Microsoft a nommé un leader dévoué, tout s'est déroulé sans heurts et les équipes étaient beaucoup plus heureuses de leur dynamique de travail. Le résultat final de cette nouvelle stratégie était Excel.

Finalement, Microsoft a fait de ce nouveau rôle un élément de base pour tous ses projets. C'est ainsi qu'est né le chef de projet.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède une fonctionnalité médiathèque qui permet d'attacher les images et vidéos illustratives des réalisations sur les projets.

8 rôles clés et responsabilités professionnelles des chefs de projet

À la fin de cet article, vous trouverez un aide-mémoire contenant un aperçu des principales responsabilités d'un chef de projet ! Mais d'abord...

Qui sont les chefs de projet et à quoi ressemblent-ils ?

Les bons chefs de projet sont des personnes dotées d'un excellent esprit d'entreprise. Cela leur permet de penser à un projet au-delà des compétences de base nécessaires pour le gérer, et c'est le travail du chef de projet de diriger les équipes et les membres de l'équipe jusqu'à la ligne d'arrivée. Au bout du compte, le succès ou l'échec du projet repose uniquement sur les épaules du chef de projet, et c'est lui qui est responsable du résultat final.

Les gestionnaires de projet assurent une transmission transparente des informations et des connaissances. Ils ont besoin à la fois d'un savoir-faire technique et d'une connaissance de première main des tâches qu'ils confient aux autres pour faire avancer le projet.

"Les gestionnaires de projet jouent le rôle principal dans la planification, l'exécution, le suivi, le contrôle et la clôture des projets. On attend d'eux qu'ils livrent un projet dans les délais, dans le respect du budget et de manière brève, tout en veillant à ce que tout le monde soit informé et satisfait."

Mais le savoir-faire technique ne permet pas seulement aux chefs de projet de communiquer efficacement des idées à toutes les personnes concernées. Les bons chefs de projet utilisent leurs connaissances techniques pour gagner le respect des membres de l'équipe. Étant donné que les chefs de projet influencent plus de décisions que quiconque dans l'entreprise, leur tâche principale consiste à utiliser leurs connaissances pour non seulement gagner le respect des employés, mais aussi pour le conserver tout au long du projet et à l'avenir.

Que font les chefs de projet ? 8 rôles et responsabilités clés

1. Planification des activités et des ressources

La planification est essentielle pour respecter les délais du projet, et de nombreux projets échouent en raison d'une mauvaise planification. Avant tout, les bons chefs de projet définissent la portée du projet et déterminent les ressources disponibles. Les bons chefs de projet savent comment établir des estimations de temps réalistes et évaluer les capacités de l'équipe ou des équipes.

Ils créent ensuite un plan clair et concis pour à la fois exécuter le projet et suivre son évolution. Les projets étant naturellement imprévisibles, les bons gestionnaires de projet savent comment procéder aux ajustements nécessaires en cours de route avant que le projet n'atteigne sa phase finale.

2. Organiser et motiver une équipe de projet

Les bons chefs de projet n'encombrent pas leurs équipes de feuilles de calcul élaborées, de longues listes de contrôle et de tableaux blancs. Au contraire, ils mettent leurs équipes au premier plan. Ils élaborent des plans clairs et directs qui incitent leurs équipes à atteindre leur plein potentiel. Ils réduisent la bureaucratie et dirigent leurs équipes sur un chemin clair vers l'objectif final.

"Il n'y a pas d'autre moyen que de montrer l'exemple. Si vous faites votre part correctement, que vous soutenez toujours votre équipe et que vous avez une approche juste et saine avec elle, la motivation ne devrait jamais être un problème."

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de déceler les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets et de les visualiser par secteur d'activités en statistiques et représentation graphique.

3. Maîtriser la gestion du temps

Les clients jugent généralement le succès ou l'échec d'un projet selon qu'il a été livré dans les délais. Par conséquent, le respect des délais n'est pas négociable. Les bons chefs de projet savent comment fixer des échéances réalistes et comment les communiquer de manière cohérente à leurs équipes.

Ils savent comment faire efficacement ce qui suit :

  • Définir l'activité
  • Séquence de l'activité
  • Estimer la durée de l'activité
  • élaborer un calendrier
  • Maintenir un calendrier

4. Estimer les coûts et définir le budget

Les bons gestionnaires de projet savent comment maintenir un projet dans les limites du budget fixé. Même si un projet répond aux attentes du client et est livré dans les délais, il sera toujours un échec s'il dépasse largement le budget. Les bons gestionnaires de projet revoient fréquemment le budget et planifient à l'avance afin d'éviter les dépassements de budget massifs.

5. Garantir la satisfaction du client

En fin de compte, un projet n'est un succès que si le client est satisfait. L'une des principales responsabilités de tout chef de projet est de minimiser l'incertitude, d'éviter toute surprise indésirable et d'impliquer ses clients dans le projet autant qu'il est raisonnablement possible de le faire. Les bons chefs de projet savent comment maintenir une communication efficace et tenir les clients de l'entreprise au courant.

6. Analyser et gérer les risques du projet

Plus le projet est important, plus il est probable qu'il y ait des obstacles et des écueils qui ne faisaient pas partie du plan initial. Les contretemps sont inévitables, mais les bons gestionnaires de projet savent identifier et évaluer méticuleusement et presque intuitivement les risques potentiels avant le début du projet. Ils savent ensuite comment éviter les risques ou du moins minimiser leur impact.

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7. Suivi des progrès

Au cours des phases initiales, les gestionnaires de projet et leurs équipes ont une vision claire et de grands espoirs de produire le résultat souhaité. Cependant, le chemin vers la ligne d'arrivée n'est jamais sans heurts en cours de route. Lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, le chef de projet doit surveiller et analyser les dépenses et les performances de l'équipe et toujours prendre des mesures correctives efficaces.

8. Gérer les rapports et la documentation nécessaire

Enfin, les chefs de projet expérimentés savent combien les rapports finaux et la documentation appropriée sont essentiels. Les bons chefs de projet peuvent présenter des rapports complets prouvant que toutes les exigences du projet ont été satisfaites, ainsi que l'historique des projets, y compris les actions réalisées, les personnes impliquées et ce qui pourrait être fait différemment dans le futur.

Faites défiler la page jusqu'à la fin de cet article pour trouver notre aide-mémoire où tous ces rôles et responsabilités sont résumés !

Avez-vous besoin d'un chef de projet ?

Quelle que soit l'ampleur ou l'exigence des projets, vous avez besoin d'une personne qui maintiendra l'efficacité et la productivité de manière fiable et constante. Des études ont montré non seulement que 89 % des organisations très performantes comptent un chef de projet, mais aussi que cette profession est constamment l'une des plus demandées. La gestion de projet est indispensable à la réussite des entreprises, et les propriétaires d'entreprises ont besoin de dirigeants dotés de la bonne vision, des bonnes compétences et du bon savoir-faire pour relever les plus grands défis et veiller à ce que les projets soient menés à bien et dans les délais prévus.

Les chefs de projet font partie intégrante de presque tous les types d'organisation - des petites agences où un seul chef de projet guide une poignée de projets aux multinationales de l'informatique qui emploient des chefs de projet hautement spécialisés chargés de projets ambitieux. Si l'une de ces situations décrit votre entreprise ou tout autre type d'entreprise, alors la réponse est définitivement oui.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

KPIs pour le succès : Un aperçu des indicateurs de performance des chefs de projet, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Développez une équipe performante en responsabilisant le chef de projet. Un chef de projet logiciel est la pierre angulaire du cycle de vie d'un produit. Découvrez les six indicateurs clés de performance qui vous permettront d'obtenir des résultats incroyables.

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Comment mesurer les performances du chef de projet ?

Il est notoirement difficile d'évaluer les performances des chefs de projet car une grande partie de leur travail est très qualitative et difficile à mesurer. Les gens ont tendance à remarquer un manque de gestion de projet : les canaux de communication sont faibles, les gens ne savent pas sur quoi les autres travaillent, des problèmes inattendus créent des retards, etc. Cependant, lorsqu'un chef de projet est présent et que tout se passe bien, nombre de ses collègues ne sont pas en mesure de déterminer clairement ce qu'il fait exactement.

Une autre difficulté de l'évaluation des performances est que la profession de gestionnaire de projet est en pleine évolution. Avec l'avènement de l'informatique, d'autres rôles tels que ceux de propriétaire de produit et de maître de mêlée ont repris certaines responsabilités qui étaient traditionnellement assumées par les gestionnaires de projet.

En outre, dans de nombreuses entreprises et équipes, les rôles de gestionnaire de projet et de gestionnaire de produit sont imbriqués. Parfois, un seul d'entre eux endosse les deux responsabilités. Il est utile de considérer le chef de projet comme le directeur des opérations d'un produit, qui est responsable de la manière et du moment où les choses sont construites, tandis que le chef de produit est le PDG et est responsable de ce qui est construit et pourquoi. Le chef de projet est responsable du processus, tandis que le chef de produit est responsable du contenu. En ce sens, le chef de projet doit être évalué pour son efficacité à livrer un projet.

Dans ce contexte, il existe six indicateurs clés de performance (ICP) qui constituent la base de l'évaluation de la performance d'un chef de projet :

La livraison dans les délais :

  • Projets à durée déterminée
  • Projets flexibles

Respect du budget

Amélioration des processus

Relations et communication

Gestion des risques

Orientation client

La compréhension de ces indicateurs clés de performance sera essentielle pour évaluer le succès des chefs de projet que vous intégrerez à votre entreprise ou à votre équipe, ainsi que pour fournir une base d'évaluation.

  • Respect des délais

Le chef de projet est responsable de la gestion du plan global du projet. Il doit notamment coordonner la préparation en temps voulu de tous les éléments livrables et veiller à ce que le budget soit adapté au plan.

Les chefs de projet d'une équipe de développement vont gérer les communications des équipes afin de soutenir les objectifs de mise sur le marché d'un produit dans les délais. Bien qu'il soit entendu que la méthode est conçue pour être flexible afin de créer la bonne solution pour les clients, à moins que les compromis ne soient correctement gérés, cela peut conduire à une dérive de la portée, puis à des retards.

Les retards peuvent également provenir de nombreux points du cycle de publication du produit, et pas seulement des organisations d'ingénierie et de test. Il peut s'agir d'une décision exécutive de retarder pour des raisons tactiques ou stratégiques. Il se peut que les services juridiques ou le bureau des affaires ne soient pas prêts à traiter les offres et les commandes. Il se peut aussi que le marketing veuille coordonner le lancement avec un événement.

Un bon chef de projet examinera constamment le plan par rapport à l'avancement réel afin de détecter toute incohérence.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet, grâce à ses indicateurs de performance, d'expliquer les caractéristiques intangibles, les propriétés, les concepts abstraits et les processus qualitatifs d'un projet.

LIVRAISON À TEMPS DANS LES PROJETS À DURÉE DÉTERMINÉE

Pour les projets à durée et à portée fixes, l'évaluation du chef de projet est relativement explicite. Le chef de projet a-t-il réussi à livrer le projet dans les délais initialement convenus ? La mesure la plus simple serait un oui ou un non binaire. Une façon plus nuancée de mesurer la livraison dans les délais serait une approche à plusieurs niveaux :

Dépasse les attentes : Achevé plus rapidement que prévu

Bon : Terminé à temps

Acceptable : Retard insignifiant

Mauvais : retard important

Ces niveaux sont particulièrement utiles pour évaluer les performances de plusieurs projets. Ils peuvent être modifiés en fonction de la réalité de l'entreprise. Par exemple, si les projets sont liés par un accord contractuel avec le client et que les retards de livraison entraînent des pénalités financières, les évaluations des retards doivent être plus sévères. Les mêmes niveaux peuvent être utilisés non seulement pour l'ensemble du projet, mais aussi pour des périodes plus courtes, comme les jalons.

LIVRAISON À TEMPS DANS LES PROJETS AGRÉÉS

Les projets peuvent également être à temps fixe, auquel cas les mesures de la section précédente sont toujours valables. Cependant, de nombreuses entreprises fonctionnent aujourd'hui sans calendrier fixe, donnant la priorité à la livraison d'une valeur réelle pour le client plutôt qu'à un calendrier de développement strict. Le chef de projet doit être évalué pour fixer les attentes en matière de diffusion et gérer les lignes de communication avec toutes les parties prenantes afin de réduire le mécontentement et de protéger la marque auprès du client.

Les retards des tiers peuvent souvent affecter l'efficacité de l'équipe de projet. Ces retards proviennent généralement des dépendances de l'équipe. Voici quelques exemples de ces retards

  • Attendre l'approbation des parties prenantes
  • Attendre que les opérations du développeur préparent l'environnement requis
  • Attendre que le marketing fournisse une copie pour une page web publique
  • Attendre que les équipes de fonctionnalités co-dépendantes terminent leur partie de la portée globale.

Une approche d'évaluation à plusieurs niveaux est également nécessaire pour les projets à calendrier flexible :

Dépasse les attentes : Les retards dus à des tiers étaient pratiquement inexistants.

Bon : La plupart des dépendances de tiers ont été gérées, les retards ont été minimes.

Acceptable : Les retards des tiers ont parfois affecté les résultats de l'équipe.

Mauvais : les retards des tiers ont constamment et lourdement affecté les résultats de l'équipe.

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Respect du budget

Les chefs de projet peuvent avoir des responsabilités en matière de gestion budgétaire, en identifiant les dépassements au fur et à mesure qu'ils se produisent pour éviter les surprises. Pour la gestion du budget, il y a trois domaines clés qui doivent être surveillés attentivement :

  • Les ressources (effectifs et budget en dollars associé).
  • Ressources pour les opérations de développement
  • Ressources d'exploitation du réseau

Lorsque les marges sont un objectif essentiel de l'entreprise, la gestion des coûts opérationnels des produits (hors ventes et marketing) constitue un indicateur clé de performance essentiel pour les chefs de projet. En cas de difficultés budgétaires, un bon chef de projet recherchera des possibilités supplémentaires de réduire les coûts dans d'autres domaines. S'il n'y a aucune possibilité de récupération, il doit alors gérer l'escalade de la situation et, en collaboration avec le chef de produit, demander l'approbation d'un budget supplémentaire.

Tout comme le critère de respect des délais, la gestion du budget peut également être une évaluation binaire : le chef de projet a-t-il réalisé le projet dans les limites du budget ? Il est possible d'apporter plus de nuances en évaluant l'importance des économies ou des dépassements et les efforts de planification budgétaire :

Dépasse les attentes : Le projet a été achevé avec des économies de 10% ou plus, les jalons budgétaires ont été planifiés et atteints.

Bon : Le projet a été achevé avec des économies de 0-10%, les étapes du budget ont été planifiées et réalisées.

Acceptable : Le budget du projet a été dépassé de moins de 10%, les étapes du budget ont été planifiées mais non réalisées.

Mauvais : le budget du projet a été dépassé de plus de 10%, les étapes du budget n'ont pas été atteintes.

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Amélioration des processus

Les processus sont des accords internes sur la façon dont les choses sont faites au sein d'une équipe ou d'une entreprise. La majorité des employés ne remettent pas en question les processus et les considèrent comme des règles. Le chef de projet, cependant, a la responsabilité de remettre constamment en question les processus et de chercher à les améliorer. Cela fait écho aux critères d'évaluation de la livraison à temps des projets agréés, mais va au-delà. Les améliorations des processus peuvent :

  • Faire gagner du temps en éliminant les dépendances inutiles.
  • Gagner de l'argent en automatisant les processus et en supprimant les efforts manuels.
  • Augmenter la satisfaction du client en simplifiant les interactions et en améliorant l'expérience client.

Contrairement aux évaluations de temps et de budget, les améliorations de processus ont rarement un résultat binaire. Il est important d'inclure "l'effort" comme critère d'évaluation car les améliorations de processus incluent souvent d'autres parties de l'entreprise, qui pourraient être difficiles à changer pour le chef de projet. L'effort signifie qu'aucune pierre n'a été négligée et que les gains d'efficacité ont été maximisés dans les circonstances de l'entreprise. De plus, le fait de donner la priorité à l'amélioration des processus les plus lucratifs se traduira par les gains d'efficacité les plus importants. En gardant tout cela à l'esprit, un chef de projet peut être évalué pour ses améliorations de processus selon les niveaux suivants :

Dépasse les attentes : Les améliorations de processus ont été constamment entreprises et ont apporté des gains d'efficacité précieux la plupart du temps.

Bon : Les améliorations de processus ont été entreprises souvent et ont apporté des gains d'efficacité importants la plupart du temps.

Acceptable : Des améliorations de processus ont été entreprises souvent mais ont apporté de faibles gains d'efficacité.

Mauvais : Aucune amélioration des processus n'a été entreprise.

Relations et communication

Le chef de projet est l'interface clé avec toutes les organisations pour la mise sur le marché d'un produit. Il est essentiel que ces relations reflètent l'objectif du chef de projet de fournir une excellente solution pour répondre à leurs besoins dans les délais annoncés. Pour les chefs de projet, cela se traduit par trois questions qui permettront d'identifier si cette organisation partenaire est en mesure de répondre aux exigences du projet.

Pouvez-vous le faire avec le talent dont vous disposez ?

Quand pouvez-vous le faire ?

Que puis-je faire pour vous aider ?

Parler avec des employés d'autres départements peut donner un aperçu précieux de la qualité des relations que le chef de projet a établies. Une approche plus rigoureuse consisterait à procéder à un examen à 360 degrés des compétences interpersonnelles et de communication. Les résultats peuvent ensuite être utilisés pour évaluer les performances du chef de projet.

Dépasse les attentes : Engagement proactif avec les autres départements et engagement proactif des autres départements avec le chef de projet ou son équipe.

Bonne : Engagement proactif avec les autres départements.

Acceptable : S'engage avec les autres départements de manière réactive.

Mauvais : Rarement engagé avec les autres départements.

Les chefs de projet interagissent avec toutes les parties prenantes.

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Gestion des risques

Tout projet comporte inévitablement des risques, qui peuvent être ignorés ou gérés. Alors qu'un mauvais gestionnaire de projet peut être facilement évalué après qu'un risque non contrôlé a causé des dommages, il est plus difficile d'évaluer un bon gestionnaire de projet parce que les risques sont contrôlés et qu'il n'y a pas de dommages pour calculer et quantifier l'impact négatif.

Une façon d'évaluer un chef de projet est de sonder son degré de préparation et l'impact de ses décisions. Un chef de projet efficace élaborera un plan d'atténuation des risques pour décider quels risques méritent une attention et une action.

Dépasse les attentes : Il a maintenu un plan d'atténuation des risques avec des actions claires et a été capable de communiquer clairement ses décisions.

Bon : A maintenu un plan d'atténuation des risques mais les réponses aux risques n'étaient pas bien réfléchies ou réalistes.

Acceptable : N'avait pas de plan d'atténuation des risques mais y avait réfléchi et était capable de communiquer au moins certains risques.

Médiocre : N'a pas réfléchi aux risques et les a gérés de manière ad hoc lorsqu'ils se sont présentés.

Les chefs de projet prennent le pouls du produit grâce à des mesures de performance de la gestion de projet.

Orientation client

Un bon chef de projet validera constamment ses décisions en fonction de la perspective du client et des objectifs de rentabilité de l'entreprise. Il représentera le point de vue du client dans les décisions relatives au produit et examinera ce que le client pourrait ressentir si une action était prise plutôt qu'une autre. En évaluant l'approche d'un chef de projet dans son poste, écoutez l'attitude gagnant-gagnant qui équilibre les objectifs du client et ceux de l'entreprise.

Pour une évaluation complète, créez des objectifs en gardant le client à l'esprit. Le gestionnaire de projet devra travailler avec l'ensemble de l'organisation pour anticiper les dérapages éventuels qui auront une incidence sur la relation du client avec l'entreprise. Voici quelques questions qu'un chef de projet peut se poser lorsqu'il travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'entreprise :

Quel est notre état d'avancement par rapport aux délais prévus ?

Avons-nous la capacité de répondre aux questions des prospects ?

Pouvons-nous prendre une commande ?

Tous les services fonctionnent-ils comme décrit ?

Le service d'assistance est-il prêt à répondre aux questions ?

Sommes-nous prêts à accueillir de nouveaux clients ?

Comment les clients se mettent-ils à jour ?

L'orientation client d'un chef de projet peut être évaluée à l'aide des niveaux suivants :

Dépasse les attentes : Il a intégré le point de vue du client dans toutes les discussions et décisions et a su l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Bon : Apporté le point de vue du client dans la plupart des discussions et des décisions et a parfois été capable de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Acceptable : Apportait le plus souvent le point de vue du client aux discussions et aux décisions, mais n'était pas en mesure de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.

Mauvais : ne représente que rarement le client et se concentre uniquement sur les objectifs commerciaux.

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Les indicateurs clés de performance du chef de projet soutiennent une machine bien huilée

Les chefs de projet doivent fonctionner comme l'eau dans un toboggan aquatique, en veillant à ce que tout se déroule comme prévu. Il est tout aussi important pour les chefs de projet, comme pour d'autres rôles, de planifier l'évaluation des performances à l'aide d'un ensemble convenu de paramètres de performance qui peuvent être examinés à tout moment.

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La gestion de projets et programmes : quels sont ses objectifs  en suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Connaissez-vous le facteur qui assure une transition en douceur au cours des phases du projet, c'est-à-dire l'initiation, la planification, l'exécution et la clôture ?
 

Vous n'arrivez pas à trouver quelques mots pour répondre ? Dans ce cas, vous aurez sans doute des difficultés dans votre parcours de gestion de projet. Le fait d'être vague en ce qui concerne les objectifs du projet est la raison principale qui mènera à la lutte ici. 

Il est extrêmement important de fixer des objectifs clairs et nets en matière de gestion de projet, car cela détermine dans quelle mesure vous êtes susceptible de répondre aux attentes de vos clients ou de les dépasser.

De nombreux rapports de l'industrie confirment ce fait, et l'un d'eux a même révélé que 37% des projets échouent en raison d'objectifs et de jalons non définis. Cela signifie que la décision de mettre les objectifs de gestion de projet en veilleuse peut nuire à la croissance de votre entreprise de toutes les manières possibles.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Que sont les objectifs d'un projet ?

Les objectifs de projet peuvent être définis comme un événement particulier sur lequel les gestionnaires ou les organisations se concentrent pour l'accomplir dans un délai donné. 

L'importance des objectifs d'un projet ne doit pas être prise à la légère, car cela peut entraîner des problèmes tels que des pertes de temps, une consommation inutile de ressources, etc.

Quels sont les types d'objectifs de projet ? 

Il existe 6 types d'objectifs de gestion de projet, et chacun d'entre eux doit être pris en charge correctement pour garantir le succès du projet.

1. Les objectifs financiers

Les objectifs financiers sont liés aux résultats de l'entreprise et sont évalués en fonction des avantages économiques. Les objectifs financiers jouent un rôle clé dans la gestion de projet, car ils vous aident à éviter les dépassements de budget et à augmenter les niveaux de profit. 

En outre, les objectifs financiers et les relations avec les clients sont indissociables. Comment cela ?

Eh bien, si vous ne suivez pas et ne mesurez pas les dépenses du projet, vous risquez de ne pas être en mesure de livrer les produits attendus en raison d'un flux d'argent incontrôlé. En plus d'affecter négativement les relations avec les clients, cela entraîne un faible retour sur investissement, ce qui signifie moins de bénéfices. 

Dans le pire des cas, vous pouvez finir par demander plus de capital aux clients pour la réussite du projet. Cela brisera définitivement le lien de confiance que vous avez établi après beaucoup de travail. 

2. Objectifs de qualité

Vous pouvez conserver la confiance et la fidélité des clients tant que vous fournissez des produits de qualité. Il est impératif de noter que les retombées négatives d'une qualité médiocre peuvent porter atteinte à l'image de marque. Il est donc essentiel d'avoir des objectifs de qualité.

Grâce à ces objectifs, vous pouvez respecter certaines normes de qualité internes et externes. De plus, la probabilité de laisser des failles dans un projet diminuera et les chances d'obtenir la satisfaction du client feront boule de neige.

Par conséquent, discutez avec votre équipe des objectifs de qualité que vous souhaitez atteindre au cours du processus de développement du projet. 

3. Objectifs techniques

Les objectifs techniques concernent les activités et les efforts liés à la technologie, qui doivent être réalisés pour une clôture réussie du projet. Au cours du cycle de vie du projet, différents équipements et technologies sont utilisés pour atteindre les produits livrables souhaités.

Il est donc fondamental d'avoir à disposition le matériel et les logiciels nécessaires, car sinon votre projet peut dérailler.

Le déploiement d'un logiciel de gestion de projet fiable doit faire partie de votre objectif technique. Il en est ainsi parce que vous pouvez atteindre les objectifs du projet avec l'aide d'un logiciel de gestion de projet inégalé. Les fonctions énumérées ci-dessous vous aideront à comprendre les raisons pour lesquelles nous sommes en faveur de l'utilisation d'un outil de gestion de projet :

  • Graphiques de Gantt pour suivre l'évolution du projet
  • Dépendances des tâches pour la collaboration de l'équipe 
  • Facturation automatisée pour éviter les problèmes de facturation.
  • Suivi des jalons pour évaluer la performance de l'équipe 

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4. Objectifs de performance

Les objectifs de performance sont assez explicites. Cela signifie que vous devez fixer des objectifs tournant autour de l'aspect performance, car les clients s'en prennent à vous si le projet livré ne fonctionne pas de la manière attendue.

Par conséquent, recherchez toujours les points à améliorer pour que les objectifs de performance soient atteints sans problème.

Conseil : suivez les mesures liées à la performance pendant le cycle de développement du projet afin d'éviter d'éventuelles plaintes liées au fonctionnement.

5. Objectifs de conformité

Chaque projet est conforme à quelque chose, qu'il s'agisse d'une règle, d'une procédure ou d'une politique particulière.

Il est donc fondamental d'avoir des objectifs de conformité dans la gestion de projet. Cependant, les atteindre peut représenter une sorte de défi, disons que vous devez vous conformer aux réglementations locales tout en travaillant sur un projet. 

Ne prenez jamais les objectifs de conformité à la légère, car vous risquez de mettre votre entreprise en difficulté juridique si vous osez le faire.

6. Objectifs commerciaux

Enfin, les objectifs commerciaux sont directement liés au succès et au profit. Cela ne devrait pas être surprenant car vous développez un projet en gardant à l'esprit les exigences commerciales des clients, n'est-ce pas ? Et ces exigences sont tout simplement vos objectifs à atteindre.

Les objectifs commerciaux comprennent des stratégies pour gagner du temps, éviter les reprises, etc. Et ils doivent être définis clairement afin que le résultat final corresponde à vos attentes. 

Nous espérons que ces informations ont répondu à votre question : "Quels sont les objectifs de la gestion de projet ? Allons plus loin dans notre discussion :

Comment définir des objectifs de gestion de projet efficaces

Eh bien, les objectifs de la gestion de projet ont été définis et leurs types ont été mis en lumière, mais la question qui vous trotte dans la tête est la suivante : "Comment puis-je fixer des objectifs de gestion de projet efficaces ? 

Honnêtement, vous ne devez pas transpirer en fixant des objectifs de gestion de projet si vous avez pris en considération les critères relatifs à la méthodologie intelligente. Développons-les pour mieux les comprendre : 

  • Spécifique

Vous devez être spécifique si vous voulez atteindre les objectifs de la gestion de projet. C'est extrêmement important, car des objectifs vagues n'entraînent que des retards et affectent négativement votre parcours de gestion de projet

Définissez donc clairement les objectifs de votre projet et faites un pas de plus vers le succès. Assurez-vous également de savoir qui travaillera sur quoi et à quel moment, afin qu'aucun problème ne survienne au cours du processus de développement du projet. 

  • Mesurables

Vos objectifs doivent être mesurables, car c'est le seul moyen de savoir quand vous devez passer à d'autres activités de projet. Ne prenez pas pour acquis l'importance de quantifier les objectifs du projet, car votre progression risque d'être entravée si vous ne le faites pas.

Outre l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet pour garder un œil sur les objectifs fixés, vous pouvez également suivre les paramètres de gestion de projet tels que les coûts, le retour sur investissement, etc.

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  • Réalisables

La définition d'objectifs de projet réalisables est essentielle pour un processus de développement harmonieux. En général, les chefs d'entreprise ont du mal à gérer leurs projets car ils acceptent les demandes de changement des clients sans tenir compte de l'impact sur le flux de travail actuel. 

De ce fait, leurs objectifs réalisables se transforment en objectifs irréalisables, ce qui fait dérailler leurs projets les uns après les autres. 

Parlez donc librement aux clients et expliquez-leur comment les demandes de changement dans les activités du projet peuvent affecter le processus de développement. Vous obtiendrez ainsi une prolongation des délais prévus et serez en mesure de livrer les produits attendus par la suite.  

  • Réaliste

L'échec d'un projet et les objectifs irréalistes vont de pair car les objectifs hypothétiques mettent les employés sous pression. Cela conduit à des erreurs, qui entraînent à leur tour des remaniements. 

En bref, le triangle du projet est gravement affecté et vous mordez la poussière. Fixez donc des objectifs en gardant à l'esprit les triples contraintes du projet. 

  • La contrainte de temps

Le facteur qui détermine si vous allez vivre une expérience immersive ou exaspérante au cours de votre parcours de gestion de projet est la façon dont vous avez fixé les dates de début et de fin pour chaque objectif. 

Parfois, les chefs d'entreprise donnent un délai serré et veulent que leurs chefs de projet réalisent une horde d'objectifs pour satisfaire leur désir de dépasser les attentes des clients. Cependant, cela donne des résultats contraires, car leur équipe de projet s'effondre dans le processus. 

Mettez donc votre équipe à l'aise en lui accordant le temps nécessaire et profitez des avantages de livrables de qualité, en conséquence.

Conclusion

Pour réussir dans la gestion de projet, vos premières étapes doivent être précises. Cela signifie que si vous ne fixez pas d'objectifs idéaux dès le départ, votre parcours de gestion de projet sera plein d'épines. Vous avez dû le ressentir si vous avez lu attentivement les informations mentionnées ci-dessus.

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La gestion de projet s'est développée afin de planifier, coordonner et contrôler les activités complexes et diverses des projets industriels et commerciaux modernes. Tous les projets ont une caractéristique commune : la projection d'idées et d'activités dans de nouvelles entreprises.

L'objectif de la gestion de projet est de prévoir ou de prédire autant de dangers et de problèmes que possible, et de planifier, d'organiser et de contrôler les activités de manière à ce que le projet soit achevé avec le plus de succès possible malgré tous les risques. L'élément omniprésent de risque et d'incertitude signifie que les événements et les tâches menant à l'achèvement ne peuvent jamais être prévus avec une précision absolue. Pour certains projets complexes ou avancés, la possibilité même d'une réalisation réussie peut être sérieusement mise en doute.

La gestion de projet peut impliquer les activités suivantes : la planification - décider de ce qui doit être fait ; l'organisation - prendre des dispositions ; la dotation en personnel - sélectionner les bonnes personnes pour le travail ; la direction - donner des instructions ; le suivi - vérifier les progrès ; le contrôle - prendre des mesures pour remédier aux retards ; l'innovation - trouver de nouvelles solutions ; la représentation - assurer la liaison avec les utilisateurs.

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Fixer des objectifs

Les objectifs efficaces en matière de gestion de projet sont spécifiques. Un objectif spécifique augmente les chances d'aboutir à un résultat spécifique. Les objectifs ne doivent donc pas être vagues, comme "améliorer les relations avec les clients", car ils ne sont pas mesurables. Les objectifs doivent montrer la réussite d'un projet, par exemple "réduire les plaintes des clients de 50%" serait un bon objectif. La mesure peut être, dans certains cas, une simple réponse par oui ou par non, par exemple, "avons-nous réduit le nombre de plaintes des clients de 50 % ?".

Bien qu'il puisse y avoir un objectif principal de projet, il peut y avoir des objectifs intermédiaires dans la poursuite de cet objectif. Dans de nombreux cas, les équipes de projet sont chargées de réaliser une série d'objectifs en vue de l'objectif final. Dans de nombreux cas, les équipes ne peuvent procéder que par paliers pour atteindre le résultat souhaité. Si elles procédaient autrement, elles risqueraient de ne pas pouvoir développer en cours de route les compétences ou les connaissances qui leur permettraient de progresser de manière productive.

Les objectifs peuvent souvent être fixés sous trois rubriques :

1. Performance et qualité

Le résultat final d'un projet doit correspondre à l'objectif pour lequel il a été conçu. A une certaine époque, la qualité était considérée comme la responsabilité du département de contrôle de la qualité. Ces dernières années, le concept de gestion de la qualité totale a été mis en avant, la responsabilité de la qualité étant partagée par l'ensemble du personnel, de la direction à la base.

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2. Budget

Le projet doit être réalisé sans dépasser les dépenses autorisées. Les sources de financement ne sont pas toujours inépuisables et un projet peut être abandonné si les fonds sont épuisés avant son achèvement. Si tel était le cas, l'argent et les efforts investis dans le projet seraient perdus et amortis. Dans des cas extrêmes, l'entrepreneur du projet pourrait être ruiné. Il existe de nombreux projets où il n'y a pas de but lucratif direct, mais il est néanmoins important de prêter une attention particulière aux budgets des coûts, et la gestion financière reste essentielle.

3. Délai d'achèvement

Les progrès réels doivent correspondre aux progrès prévus, voire les dépasser. Toutes les étapes importantes du projet doivent se dérouler au plus tard à leurs dates spécifiées, pour aboutir à un achèvement total à la date de fin prévue ou avant. L'objectif de délai est extrêmement important car l'achèvement tardif d'un projet n'a guère de chances de plaire à l'acheteur du projet ou au commanditaire.

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Conclusion

La gestion de projet s'est développée au fil des ans et implique diverses activités avant l'achèvement d'un projet. Les objectifs doivent être spécifiques afin d'être mesurables, et bien qu'il puisse y avoir un objectif majeur, il peut y avoir des objectifs mineurs tout au long du projet.

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Lorsqu'on commence un projet, avoir un plan est l'une des meilleures façons d'en assurer le succès. L'une des façons de planifier efficacement est de mettre en œuvre des objectifs de projet

Également considérés comme des objectifs à court terme et plus tangibles, les objectifs de projet sont de différents types et peuvent être rédigés de différentes manières pour répondre aux besoins de votre entreprise. Cet article explique en quoi consistent exactement les objectifs de projet, comment les rédiger et fournit des exemples pour vous aider à démarrer. 

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Que sont les objectifs d'un projet ?

Il s'agit de décrire les résultats souhaités de votre projet. Dans de nombreux cas, cela inclut un élément tangible qui peut montrer ou représenter l'achèvement du projet (plus de revenus, nouveaux clients, augmentation des ventes, nouveaux produits, etc.) 

Ces résultats sont généralement mesurables en raison de leurs spécificités : délai, budget, détails et contraintes de qualité. En d'autres termes, vous disposez d'une certaine marge de manœuvre pour produire le résultat souhaité (objectif du projet).

Qu'il s'agisse d'un projet pour votre entreprise, d'un projet personnel ou même d'un projet à plus grande échelle, par exemple pour le gouvernement, les objectifs de projet permettent de garder les choses droites, organisées et linéaires. 

En connaissant les différents types d'objectifs, vous pourrez déterminer celui qui vous convient le mieux et qui répond à vos besoins, ce qui vous permettra d'atteindre ces objectifs et de réussir.   

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Types d'objectifs de projet

Il existe six types principaux d'objectifs de projet qui correspondent à un élément spécifique d'un projet. Ces différents types permettent de répartir facilement le travail entre une personne ou une organisation, de sorte que les projets puissent être réalisés selon une "chaîne de montage". Lorsqu'une étape est terminée dans un délai donné, le projet peut passer à l'étape suivante. 

Chacun des types d'objectifs de projet contribue à la cohésion de l'ensemble du projet, et la compréhension de ces types vous permet de savoir quels sont les paramètres dont vous aurez besoin et quels sont ceux dont vous n'aurez pas besoin. 

Les principaux types d'objectifs de projet sont les suivants 

  • Objectifs de qualité
  • Objectifs techniques
  • Objectifs financiers 
  • Objectifs de performance 
  • Objectifs commerciaux 
  • Objectifs de conformité

Voici le contexte de chaque type de projet. 

Objectifs de qualité 

Les objectifs de qualité comprennent la planification du coût de la formation, les mesures préventives contre la mauvaise qualité et les mesures de sécurité. En d'autres termes, les objectifs de qualité permettent à votre projet et à ses résultats d'être conformes aux normes de votre entreprise, du marché, des directives fédérales, ou des trois. 

Si vous renoncez aux objectifs de qualité, vous risquez de devoir faire face au coût de la non-conformité, qui peut être incroyablement élevé : perte de clients, perte de travailleurs, perte de matériaux et perte de temps.  

Objectifs techniques

La technologie se présente sous de nombreuses formes : logiciels, matériel, réseaux, machines, appareils mobiles, etc. Étant donné que de nombreuses entreprises et personnes utilisent déjà une certaine technologie, les objectifs techniques consistent à s'assurer que votre technologie est conforme aux normes. 

Cela signifie qu'il faut soit mettre à niveau les technologies qui ne fonctionnent plus, soit les tester pour s'assurer qu'elles peuvent répondre aux besoins de votre entreprise.

Objectifs financiers 

Les objectifs financiers sont ceux qui vous aident à déterminer le budget de votre projet. Dépenser plus que ce que vous avez prévu peut ruiner le projet et nuire à votre entreprise. Il est donc important de mesurer et de respecter vos paramètres financiers. Il peut s'agir d'économiser de l'argent, de gagner de l'argent, d'éviter les coûts supplémentaires ou de respecter strictement le budget. 

Objectifs de performance

Ces objectifs sont assez simples. Ils décrivent ce que vous voulez que le projet accomplisse : amélioration des produits et des services ? De meilleurs processus ? Une plus grande accessibilité ? 

Ces objectifs peuvent être liés à la manière dont le projet se déroulera, à ce qu'il fera, à ce qu'il est censé accomplir (et à la manière dont il l'accomplira). En gros, comment voulez-vous que votre projet et son résultat fonctionnent ? 

Objectifs commerciaux

Les objectifs commerciaux sont des objectifs de projet importants car ils sont le moteur de votre projet et de votre entreprise. Ils doivent être clairement définis car ils mettent en évidence une valeur nécessaire pour votre entreprise et le projet lui-même. 

Dans cette optique, les objectifs commerciaux peuvent être l'ouverture (ou la fermeture) d'un bureau ou d'une succursale, le lancement d'un nouveau produit, d'un nouveau service ou d'une nouvelle idée, le recrutement de nouveaux talents ou tout autre objectif directement lié à la réalisation finale du projet. 

Objectifs de conformité 

Les objectifs de conformité sont importants car ils garantissent que le résultat de votre projet est conforme aux normes, règles, réglementations ou exigences de quelque chose dans un secteur donné. Votre projet est conforme au code, aux lois ou aux normes de santé et de sécurité en vigueur dans votre secteur ou dans votre région.

Comment rédiger les objectifs d'un projet

Lorsque vous rédigez les objectifs d'un projet, le but est d'être aussi clair que possible. Vous voulez qu'il y ait le moins d'erreurs possible et le plus de succès possible. Pour commencer, gardez à l'esprit ces cinq éléments d'objectifs : 

  • Spécifique
  • Mesurable 
  • Réalisable 
  • Réaliste
  • Limité dans le temps 

Lorsque vous rédigez un objectif de projet, vous écrivez simplement ce que vous voulez ou devez faire avec ce projet, aussi clairement que possible. La meilleure façon de procéder est de commencer par le début et de mesurer vos besoins par rapport à ces cinq éléments. 

L'objectif est-il mesurable ? Aurez-vous un moyen de savoir si l'objectif aboutit au résultat que vous souhaitez ? Le projet est-il réaliste ? Nous avons tous une idée de ce que nous voulons qu'un projet, un produit ou un service fasse ou soit, mais le résultat est-il quelque chose que vous et votre équipe pouvez réellement obtenir ? 

Cela signifie également que votre objectif est réalisable. Quelque chose peut être réaliste mais pas nécessairement réalisable en raison du manque de ressources, de temps et d'outils, ce qui nous amène à savoir si votre objectif est spécifique ou non. Vous ne pouvez pas avoir une vague idée de ce que vous voulez. Vous devez créer des énoncés d'orientation brefs mais clairs pour obtenir des résultats optimaux. 

Enfin, l'objectif peut-il fonctionner dans le temps imparti ? Y a-t-il trop ou trop peu de travail à faire dans le temps dont vous disposez ? Vous devez vous assurer que vous disposez de suffisamment de temps pour fournir ce que votre objectif exige pour un résultat réussi. 

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Exemple d'objectifs de projet

Il faut du temps pour se mettre au diapason de la rédaction des objectifs de projet, mais c'est normal. Pour vous aider avant votre première tentative, voici un exemple d'un bon et d'un mauvais objectif de projet : 

Mauvais :

Lancer une nouvelle page de destination pour le produit X. 

Pourquoi c'est mauvais :

Cet objectif de projet est trop vague. Il manque les éléments de spécificité et d'allocation de temps. Pour que cet objectif soit utile, il devrait ressembler davantage à ceci : 

Bien :

Créez une nouvelle page d'accueil pour le produit X avec un nouveau texte, un appel à l'action, et des exemples de la façon dont le produit X est utilisé et pourquoi il est nécessaire. Incluez les cas et les résultats des groupes de discussion. Contrôlez la qualité de la nouvelle page dans les deux semaines pour un lancement à la fin de l'année.

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