WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Qu'est-ce que le système d'information de gestion de projet ?

Les projets sont constitués de données provenant de l'environnement interne et externe. Les données recueillies dans le cadre du projet sont précieuses et doivent être stockées pour une utilisation future. Le système d'information de gestion de projet (SIGP) est une application logicielle utilisée pour stocker, organiser et contrôler les données et les informations du projet. Avec l'aide de ces données, les gestionnaires de projet peuvent facilement exécuter les livrables du projet sans avoir besoin de fournir les données réelles aux membres de l'équipe. Il existe plusieurs SIGP disponibles sur le marché pour gérer et contrôler les données du projet. Bien qu'il existe des différences entre les différents systèmes, les caractéristiques essentielles sont communes. Voici les caractéristiques essentielles des systèmes d'information de gestion de projet.

Nécessité d'un système d'information de gestion de projet

Avec les anciens systèmes traditionnels de gestion de projet, les gestionnaires de projet ont eu des difficultés. Cela est dû à diverses raisons comme la gestion des données et des informations concernant le projet. En outre, le cloisonnement des équipes de projet entraîne des problèmes tels que le manque de coordination et de collaboration entre les équipes. La communication et les connaissances entre les autres équipes sont également en retard dans le système traditionnel de gestion de projet. Pour surmonter ces problèmes, le système d'information de gestion de projet a été développé comme un outil logiciel que les gestionnaires de projet peuvent utiliser pour gérer et communiquer avec le projet. Il offre diverses caractéristiques et avantages par rapport à la gestion de projet traditionnelle.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Caractéristiques essentielles du système d'information de gestion de projet

Un système d'information de gestion de projet nécessite des caractéristiques essentielles pour gérer ses différentes fonctions. Voici quelques-unes des caractéristiques importantes qu'un SIGP doit posséder :

Planification et ordonnancement

C'est l'une des fonctions les plus importantes de la gestion de projet. Lorsque vous lancez un projet, le plan et le calendrier sont les deux composantes importantes. Le SIGP aura des outils de planification avec lesquels le projet peut être contrôlé. Le calendrier est communiqué aux membres de l'équipe pour qu'ils s'y conforment. La planification du projet est plus facile avec le SIGP puisque la disponibilité des ressources et les coûts peuvent être facilement liés à la planification.

Budget et estimation

Le budget et l'estimation sont des fonctions qui sont combinées avec le plan et le calendrier du projet. La raison en est que les coûts sont affectés à chaque tâche du projet. L'estimation de l'ensemble du projet est calculée en estimant les coûts de chaque tâche. Elle permet de suivre le flux actuel et les dépenses du projet. L'estimation doit prendre en compte les ressources du projet, le temps disponible et le budget du client.

Gestion des ressources et des achats

Les ressources du projet peuvent être de plusieurs types : ressources humaines, ressources matérielles, machines, etc. La gestion des ressources est essentielle car elle permet de calculer le temps et le coût de chaque tâche. Les coûts d'acquisition de biens ou de services sont gérés. La gestion des ressources est essentielle, car elle permet de calculer le temps et le coût de chaque tâche.

Performance du projet

La mesure de la performance de la gestion est une autre fonctionnalité disponible dans le SIGP. Les plans existants sont mis à jour en cas de changements effectués en interne ou par les clients. Certains de ces changements doivent être acceptés et mis à jour dans le plan du projet. L'état actuel du projet est identifié à l'aide de calculs tels que l'estimation de l'achèvement, l'estimation de l'achèvement, la variation de l'achèvement, etc.

Rapports d'avancement et communication

Les rapports sont générés pour chaque tâche et projet afin de comprendre et de livrer le travail effectué. Ils sont utilisés pour les projets futurs afin de tirer des enseignements positifs du projet. Le système de gestion de projet permet de générer des rapports d'avancement pour communiquer avec les différents membres de l'équipe et les parties prenantes. Les rapports sont analysés pour toute sélection qui est faite. Le SIGP est utile pour communiquer avec les différents membres de l'équipe de projet.

Intégration

Le cloisonnement est le principal problème en matière de gestion de projet. Cela est dû au fait que les équipes travaillent sur des aspects différents. Pour surmonter ces défis, le SIGP est très utile pour maintenir l'intégration des données dans le projet. Plusieurs applications et programmes sont intégrés au SIGP afin que les informations soient collectives et puissent produire des informations productives et utiles. Les informations nécessaires peuvent être collectées ou analysées efficacement.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Avantages du système d'information de gestion de projet

Comme nous l'avons vu, le système traditionnel de gestion de projet présente certains inconvénients qu'il faut surmonter. Cependant, le système d'information sur la gestion de projet offre plusieurs avantages, dont voici quelques-uns.

Une meilleure collaboration et un meilleur travail d'équipe

Les équipes peuvent collaborer et travailler ensemble car la communication est efficace avec le système d'information de gestion de projet. Comme les équipes travaillent ensemble, le temps et les coûts sont réduits. En outre, tout changement ou problème peut être immédiatement adressé aux autres équipes, qui peuvent alors y travailler instantanément. Un autre avantage est la documentation qui est plus facile à transmettre entre les membres de l'équipe.

Avantage concurrentiel

Les équipes de projet ont migré vers le système basé sur PMIS pour en tirer des avantages. La concurrence dans l'industrie n'est abordée qu'en utilisant des technologies nouvelles et de pointe. Ici, avec l'aide de PMIS, chaque processus est géré efficacement sans prendre beaucoup de temps et de coûts. Plus de projets sont réalisés avec l'augmentation du nombre de clients.

Garder la trace de tout

L'avantage principal de l'utilisation du SIGP est la concentration et le suivi qu'il permet. Les chefs de projet peuvent travailler sur l'objectif du projet à l'aide de divers outils et techniques. Par exemple, la planification, l'estimation, la gestion, etc. ont permis de se concentrer sur l'objectif du projet. Le contrôle complet du projet est assuré avec l'aide de ce SIGP. Le coût et le temps sont les deux facteurs importants qui ont été suivis facilement avec le système de gestion des projets.

Capacités de prise de décision

La prise de décision est l'un des rôles les plus importants du chef de projet. Rien ne sera un problème quand un projet va bien, et si un projet a perdu le contrôle, les conséquences seront graves. Avec le SIGP, les défis qui arrivent dans le projet peuvent être traités efficacement afin que les gestionnaires de projet puissent prendre les décisions de la bonne manière. Par exemple, tout changement ou problème dans le projet sera résolu immédiatement sans prendre beaucoup de temps.

Gérer plusieurs projets à la fois

Le nombre de projets pouvant être gérés avec le SIGP est plus important. Comme il s'agit d'un outil logiciel, plusieurs projets sont gérés efficacement en se concentrant sur les paramètres essentiels. Les risques d'erreurs et de défaillances sont également réduits grâce au SIGP. Les projets sont gérés simultanément avec cette option avancée. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Comment choisir un système d'information sur la gestion de projets

Tous les systèmes d'information sur la gestion de projets ne sont pas identiques, c'est pourquoi il faut choisir celui qui convient au projet. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors de la sélection d'un système d'information de gestion de projet. Voici quelques facteurs qui aideront à sélectionner le bon SIGP pour le projet.

Adéquation

L'adéquation fait ici référence à divers aspects tels que la taille du projet, la taille de l'équipe, le coût de la suite PMIS, etc. La compatibilité et les autres facteurs sont vérifiés avant de sélectionner le SIGP pour l'organisation.

Facilité d'utilisation

La facilité d'utilisation diffère d'un système SIGP à l'autre. La facilité d'utilisation du SIGP doit être prise en compte lors de sa sélection. Les membres de l'équipe ne doivent pas trouver difficile de travailler avec lui.

Fonctionnalités

L'étape suivante est la sélection des fonctionnalités qui sont disponibles dans le système. La plupart des systèmes SIGP ont les fonctions de base essentielles pour gérer le projet, mais les fonctions requises sont sélectionnées en fonction des besoins.

Application mobile

La disponibilité de l'application mobile doit être vérifiée avant d'acheter le système d'information de gestion de projet. L'application mobile sera utile aux utilisateurs pour gérer la tâche efficacement sans avoir besoin d'un ordinateur, et donc elle est attendue.

Communication

La plate-forme ou l'option de communication et de partage des fichiers est vérifiée lors de la sélection du SIGP. Ici, il est important de communiquer avec les membres de l'équipe du projet.

Intégration d'applications tierces

Il est prévu d'intégrer des applications tierces au SIGP afin de le rendre plus efficace. En outre, elles aideront à gérer les tâches grâce à l'intégration et à la collaboration avec les autres tâches.

Exemples de systèmes d'information sur la gestion de projets

Plusieurs systèmes d'information de gestion de projet sont disponibles sur le marché. En fonction des besoins et du budget, on peut choisir celui qui est nécessaire à l'organisation. 

En dehors de ceux-ci, il existe de nombreux autres logiciels de gestion de projet disponibles. Le choix de l'outil logiciel est uniquement basé sur les exigences, les budgets et la facilité d'utilisation.

Conclusion

On comprend clairement qu'avec le système d'information de gestion de projet, les défis rencontrés dans le système traditionnel sont surmontés. Il permet également de répondre aux divers autres avantages de la gestion de projet pour les gestionnaires de projet. Les caractéristiques et les fonctions du SIGP permettent aux chefs de projet de travailler efficacement avec lui. Comme la gestion de projet est la tâche principale des chefs de projet, un outil qui les aide dans toutes leurs tâches serait utile. Cette application logicielle informatique avancée aide les chefs de projet à gérer les tâches liées au projet de manière efficace et effective.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Ces mesures permettent au chef de projet de voir comment les différents domaines fonctionnent et lesquels doivent être améliorés. Pour ce faire, il convient de définir des indicateurs clés de performance adaptés à l'objectif de chaque rôle. Cela peut être lié au coût, au temps ou au service par exemple. Sans eux, il est difficile de voir et de mesurer les progrès.

Lors de la réalisation d'un projet, l'enjeu est souvent important. Il est important que chaque personne travaillant sur le projet soit consciente de son objectif personnel et de celui du projet. Les indicateurs clés de performance permettent de s'assurer qu'un projet reste sur la bonne voie.

Avant de définir des indicateurs clés de performance pour votre projet, il est important de comprendre les avantages des mesures de gestion de projet. Réfléchissez également aux indicateurs clés de performance à utiliser et à quel moment.

Apprenez-en plus sur ce sujet dans cet article créé par notre équipe de gestion de projet.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, Grâce aux données collectées et à un plan d'évaluation, le  cadre de suivi des résultats permet de suivre et de contrôler les activités afin de mieux gérer les résultats.

Alors, pourquoi utiliser des indicateurs de gestion de projet ?

Le respect des délais, du budget, de la qualité et de l'efficacité sont tous des facteurs critiques pour votre projet et doivent être mesurés en cours de route. S'ils ne sont pas mesurés, des problèmes peuvent survenir trop tard pour être résolus ou les ressources peuvent manquer pour achever le projet. Cela peut être coûteux, stressant et démotivant pour l'équipe.

Un chef de projet peut utiliser les indicateurs clés de performance de la gestion de projet comme un outil de motivation ; ils doivent donc être quantifiables et cohérents. Lorsqu'une équipe est unie vers un objectif commun, la performance d'un individu sur un ICP peut faire ressortir sa contribution au projet. Celle-ci peut alors être reconnue et récompensée équitablement. Un ICP peut encourager la compétition au sein de l'équipe, être utilisé comme un facteur de motivation et servir de base à des incitations pour maintenir la dynamique.

Les indicateurs prouvent leur valeur

Il existe des indicateurs de gestion de projet liés aux coûts, qui peuvent prouver la valeur d'une équipe et du projet. Par exemple, un prestataire de services à la clientèle peut mesurer le temps qu'un client passe dans une file d'attente. Cela peut aider à comprendre l'expérience client fournie.

La définition de paramètres de gestion de projet est essentielle pour améliorer la façon dont les projets sont gérés et réalisés. Ils peuvent également être utilisés pour démontrer et prévoir les améliorations d'une année sur l'autre.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de guider les activités de suivi et évaluation.

Les indicateurs améliorent les performances

En mettant en place des indicateurs de gestion de projet et en les communiquant largement au sein de l'entreprise, les employés comprennent ce que l'on attend d'eux. Ils sauront également comment leurs progrès sont mesurés. La définition de paramètres permet de lever les incertitudes et de mieux comprendre la tâche à accomplir. Cela permet de prendre des décisions en toute connaissance de cause et peut conduire à une amélioration des performances.

Si un projet semble être en retard sur le calendrier, le chef de projet peut suivre le moment où un membre de l'équipe prend ses pauses. Il peut alors ajuster les horaires pour s'assurer que le projet respecte la date d'achèvement.

Définir des indicateurs clés de performance efficaces

Les objectifs de performance importants doivent être mesurés à l'aide d'un indicateur de performance clé.

Un indicateur clé de performance efficace doit être convenu par toutes les parties avant le début du projet. Cela permettra de mieux comprendre le projet et les attentes. Un indicateur de performance clé solide doit donner à l'employé les moyens d'agir et lui fournir les informations dont il a besoin pour accomplir son travail.

Lorsque vous définissez un ICP, vous devez réfléchir à ce qui compte le plus et le relier à votre stratégie. L'ICP doit fournir les réponses aux questions les plus importantes, en accord avec la culture de votre organisation. Un ICP doit également être réaliste, rentable et tenir compte des contraintes et des délais.

Ils doivent être simples et avoir un sens pour l'organisation, ce qui permet de bien voir l'objectif final. En outre, un ICP doit être clairement mesurable et équitable pour tous. L'ICP doit être cohérent et soutenu par des données réelles. Vous devez mesurer régulièrement l'ICP et ajuster les performances pour atteindre le résultat requis. L'ICP doit servir de base à la prise de décisions critiques tout au long du projet et être aligné sur les objectifs.

Il est avantageux de faire en sorte que l'ICP reflète les succès antérieurs de l'organisation. L'ICP doit être aligné sur les objectifs du projet de l'entreprise.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de définir des indicateurs de projets qui sont des outils importants pour évaluer, cibler et suivre les performances.

Les huit indicateurs clés de performance les plus importants en matière de gestion de projet

Comme nous l'avons mentionné, il existe différents types d'indicateurs qui peuvent être utilisés pour suivre votre projet et son évolution. Ils vous aideront à comprendre les domaines dans lesquels vous réussissez et ceux qui doivent être améliorés pour que votre projet soit mené à bien.

Voici quelques types de mesures à envisager pour votre projet.

Indicateur clé de performance de la valeur planifiée ( VP ) du projet

De quoi s'agit-il ?

La valeur planifiée est le coût estimé de votre projet, y compris les activités planifiées et prévues.

Que mesure-t-elle ?

L'ICP mesure la part de votre budget qui a été utilisée par rapport à ce qu'il reste à acheter. Vous pouvez l'utiliser avec d'autres ICP pour le projet afin de comparer le calendrier et le coût.

Comment le mesurer ?

La valeur planifiée peut être calculée à l'aide de deux formules :

Valeur planifiée = (les heures restantes prévues sur le projet) X (le taux horaire du travailleur du projet).

Valeur planifiée = (pourcentage planifié des tâches restant à accomplir) X (budget du projet)

Si vous travaillez sur un projet d'un an avec un budget total de 125 000 $, vous pouvez mesurer la valeur planifiée à la fin du premier trimestre. Au bout de trois mois, vous devriez avoir réalisé 25 % des activités du projet, et il vous reste 75 % à réaliser. Si vous respectez le calendrier, vous aurez peut-être dépensé un quart des fonds à ce stade. Il s'agit de la valeur planifiée du projet. Si vous avez effectivement dépensé plus à ce jour, cela signifie que votre coût réel a été plus élevé que la valeur planifiée.

Autrement connu sous le nom de :

Cette mesure est également appelée coût budgété du travail prévu.

Qualité et satisfaction du client

Qu'est-ce que c'est ?

L'assurance qualité est une mesure axée uniquement sur les clients. Il peut s'agir du service fourni, de l'expérience du client et de sa satisfaction.

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Que mesure-t-elle ?

L'indice de satisfaction de la clientèle (ISC) est le système le plus largement utilisé pour mesurer la satisfaction des clients. Le taux de recommandation net est une autre méthode de mesure de la satisfaction des clients. Le taux de recommandation net mesure la fidélité des clients, en déterminant la probabilité qu'un client recommande l'entreprise à une autre personne.

Comment la mesurer ?

Chaque entreprise et chaque projet peut choisir différents moyens de mesurer la qualité et la satisfaction des clients, en fonction de l'importance de chaque variable. Il peut s'agir du nombre de plaintes reçues, des recommandations en ligne, des résultats des formulaires de commentaires et des résultats des enquêtes.

Marge bénéficiaire brute

De quoi s'agit-il ?

Cette mesure, qui s'exprime en chiffres, est directement liée au résultat net et peut prédire le succès ou l'échec plus rapidement que les autres mesures.

Que mesure-t-elle ?

Plus la marge bénéficiaire brute est élevée, plus l'entreprise se porte bien. Chaque projet entrepris au sein de l'entreprise doit contribuer au bénéfice de l'entreprise. La marge est le pourcentage de chaque dollar gagné après déduction des coûts.

Comment la mesurer ?

Marge bénéficiaire brute = (bénéfice total - coûts totaux) /100

Heures planifiées et heures travaillées

De quoi s'agit-il ?

Avant de commencer un projet, il est important de planifier le nombre d'heures de travail qui seront nécessaires pour le mener à bien, en incluant le nombre d'heures de chaque membre de l'équipe. Ce nombre sera utilisé comme mesure des heures planifiées.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de déterminer si votre programme est efficace ou pas.

Que mesure-t-il ?

Périodiquement, vous devez mesurer le nombre d'heures qui ont été effectivement travaillées sur le projet. Une fois le projet terminé, ce chiffre correspondra aux heures travaillées.

Comment le mesurer ?

Les heures prévues peuvent être comparées au nombre d'heures effectivement travaillées, ce qui vous permet de voir à quel point votre estimation était juste et si des modifications doivent être apportées au délai du projet. Vous devrez peut-être aussi ajuster les coûts pour payer les heures travaillées requises.

Indice de performance des coûts (IPC)

Qu'est-ce que c'est ?

Le CPI est utilisé dans la gestion de projet comme un indicateur clés de performance pour mieux comprendre les coûts réels associés à un projet.

Que mesure-t-il ?

Il peut être utilisé pour prévoir les performances et allouer les fonds de manière efficace.

Comment le mesurer ?

Calcul : CPI = Valeur acquise / Coûts réels

Si votre résultat est supérieur à un, votre projet est en bonne voie pour se terminer en dessous des coûts prévus. En revanche, si votre résultat est inférieur à un, à ce rythme, votre projet risque de dépasser les coûts prévus.

Valeur acquise

Qu'est-ce que c'est ?

Ce indicateur clés de performance est un contrôle de la réalité pour le gestionnaire de projet. Il utilise la stratégie pour fournir une orientation en montrant la valeur que vous avez gagnée à partir de l'argent dépensé à ce jour.

Que mesure-t-il ?

La valeur acquise utilise des dates spécifiques pour comparer la valeur du travail accompli par rapport au budget approuvé pour le projet.

Comment la mesure-t-on ?

Valeur acquise ( VA ) = % du travail achevé / Budget à l'achèvement 

Autrement connu sous le nom de :

• La valeur acquise est également appelée coût budgété des travaux réalisés.
• Écart de calendrier 

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Qu'est-ce que c'est ?

Cette mesure peut être utilisée comme un indicateur pour savoir si votre projet est en avance ou en retard sur le calendrier.

Que mesure-t-il ?

La variation du calendrier mesure vos estimations de temps et de budget, et la façon dont elles sont maintenues.

Comment la mesurer ?

Soustrayez votre valeur prévue (budget total divisé par le nombre total d'heures prévues) de votre valeur acquise (total des dépenses effectuées jusqu'à présent divisé par le nombre total d'heures travaillées jusqu'à présent). Si votre VA est positive, cela signifie que votre projet dépasse le budget ou le temps imparti. Si votre VA est négative, cela signifie que votre projet est inférieur au budget ou au temps imparti.

Retour sur investissement ( RSI )

Qu'est-ce que c'est ?

Le RSI aide un gestionnaire de projet à quantifier la valeur du projet et à comprendre la rentabilité d'un investisseur. Il est souvent utilisé avant le lancement d'un projet pour déterminer quel sera le rendement.

Que mesure-t-il ?

Le calcul du retour sur investissement mesure la valeur financière du projet par rapport à son coût.

Comment le mesurer ?

Calcul : RSI = (gain de l'investissement moins le coût de l'investissement) divisé par le coût de l'investissement.

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Types de suivi et d'évaluation de projets et programmes, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les types de suivi et d'évaluation sont considérés par rapport aux objectifs du projet, mais aussi par rapport aux objectifs du processus de S&E lui-même. Nous commençons par considérer les différents types de suivi et d'évaluation en fonction de ce que le processus de suivi et d'évaluation espère réaliser.

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Suivi et évaluation du processus

Si vous effectuez un S&E dans le but premier d'assurer l'efficacité de la mise en œuvre, vous vous concentrerez sur le S&E de processus. Le S&E de processus cherche à établir que les activités du programme sont menées conformément au plan du projet, à l'engagement de mener un certain nombre d'activités, selon certaines spécifications de qualité ou d'intensité. Tous les exercices de suivi et d'évaluation doivent contrôler les activités du programme pour refléter les indicateurs de base des activités et des résultats, même lorsqu'un projet ne cherche pas à évaluer son efficacité par rapport au seul plan de mise en œuvre. Le S&E de processus est le moyen de décrire précisément ce qui a été fait, quels bénéficiaires ont participé aux activités du programme, des informations importantes pour tout praticien du S&E visant à déterminer les actions ou les apports de base nécessaires pour catalyser le changement.

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Le suivi et l'évaluation orientés vers les effets ou l'impact

Si, d'autre part, votre travail vise à déterminer si les résultats et les impacts ont été atteints, vous effectuerez un S&E plus orienté vers les résultats ou l'impact. Bien que l'évaluation de l'impact et l'évaluation des résultats soient définies différemment selon le contexte ou l'orientation des programmes, elles peuvent être regroupées en un mode de S&E qui va au-delà des activités et vise un changement à un niveau plus large. Ces types d'évaluation visent à déterminer si le changement prévu a été réalisé, dans quelle mesure et pourquoi. Alors que l'évaluation des résultats peut demander si les résultats escomptés ont été atteints, l'évaluation de l'impact examine dans quelle mesure ils ont été atteints en termes d'impacts durables, mesurables ou observables. Il est important de tenir compte de l'importance du suivi et des explications lorsque les résultats n'ont pas été atteints, ou des résultats non intentionnels qui ont pu se manifester et de leur incidence sur le projet.

Une évaluation sommative fait généralement référence à une évaluation externe menée à la clôture du projet, qui cherche à examiner plus rigoureusement si les objectifs en matière de processus, de résultats ou d'impact ont été atteints, mais n'inclut pas nécessairement les détails sur les raisons pour lesquelles ils ne l'ont pas été.

Ensuite, en examinant une autre manière d'explorer les types de suivi et d'évaluation, nous explorons le détail des sciences sociales et des méthodologies de recherche qui sous-tendent toutes les pratiques de S&E. Cela a beaucoup à voir avec les racines des sciences sociales qui sont enclines à prendre en compte la complexité qui accompagne les systèmes ouverts, les nombreux participants et les résultats inattendus.

Il est utile, pour décider du type de suivi et d'évaluation à appliquer, de considérer le degré de complexité de votre projet. Travaillez-vous dans un contexte où une grande partie des résultats attendus sont sous le contrôle direct des activités de votre programme ? Par exemple, un programme de vaccination, ou un programme impliquant une évaluation de la santé puis la fourniture d'un appareil ? Certains programmes sont relativement directs, mais montrer l'attribution de l'impact au travail que vous avez effectué est un peu plus complexe car il n'est pas entièrement dans votre sphère d'influence. Par exemple, si vous travaillez sur un programme d'alphabétisation avec un échantillon aléatoire d'enfants, et que vous pouvez tenir des registres de présence à vos activités, et évaluer le niveau d'alphabétisation, mais vous n'avez pas de groupe de contrôle, et les enfants que vous voyez peuvent ou non fréquenter l'école normale et/ou d'autres programmes d'alphabétisation en cours dans la région. Vous travaillez peut-être sur un projet dont l'objectif ultime est d'évaluer le bien-être ou la santé mentale de vos bénéficiaires, ou sur un programme de prévention, tel que la réduction de la violence basée sur le genre, où la mesure de votre impact peut prendre du temps et n'est possible qu'au niveau de la communauté.

Ces exemples diffèrent tous par leur complexité et vous devez en tenir compte lorsque vous déterminez ce qui est mesurable de manière réaliste. Il n'y a pas de spectre clair où une méthode spécifique de S&E peut être appliquée à un type de projet spécifique, et parfois il est préférable de combiner les méthodes ; peut-être avoir un système de S&E global basé sur des études de cas, ponctué d'évaluations hautement quantitatives pour certains aspects du programme. 

Cette section explore certains des principaux types de suivi et d'évaluation qui pourraient vous mettre sur la bonne voie pour déterminer et concevoir la solution de S&E idéale pour votre projet.

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Évaluation du développement

L'évaluation évolutive est utile pour adopter pleinement un système de S&E itératif, qui reflète de manière critique l'évolution de l'organisation ou du programme au fil du temps. Ce type d'évaluation est particulièrement utile pour les projets très complexes, où l'organisation elle-même est dirigée par des membres de la communauté bénéficiaire et où elle vise à créer un changement plus large. Cela fonctionne également bien lorsque le programme est nouveau dans sa conception, et qu'il est donc encore en pleine phase d'apprentissage et de découverte. La recherche basée sur la conception peut être un complément utile à l'évaluation du développement, afin de garder en place certaines questions de recherche clés, à mesure que l'organisation et son travail évoluent et se développent au fil du temps.

Évaluation réaliste

Il s'agit d'un terme plus large pour désigner un ensemble d'approches d'évaluation des systèmes complexes. Certains considèrent que l'évaluation évolutive décrite ci-dessus fait partie de ce vaste groupe de méthodes. L'essentiel est que l'évaluation réaliste est fondée sur la théorie et, selon ses fondateurs, vise à définir ce qui peut fonctionner pour différents groupes et pourquoi cela peut fonctionner dans certains contextes et pas d'autres. Elle ne cherche pas uniquement à mesurer si quelque chose fonctionne ou non. Cela étant, le raisonnement et la décision sont davantage pris en compte dans la mise en œuvre et la réussite du programme, ce qui est logique, surtout dans les programmes qui cherchent à créer et à comprendre un changement de comportement chez les groupes bénéficiaires. Si, par exemple, les participants au programme développent une motivation intrinsèque pour poursuivre les actions, les comportements ou les compétences transmises par le programme, ou si votre principale source d'information consiste à étudier les changements de mentalité, cette approche globale est peut-être la meilleure pour vous. N'oubliez pas que l'utilisation d'une approche d'évaluation réaliste globale peut être combinée avec des approches de résultats pour obtenir une histoire d'impact vraiment convaincante.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'avoir les statistiques sur les finances allouées aux projets.

Essais contrôlés randomisés

Un essai contrôlé randomisé est considéré par certains comme la méthode de S&E la plus proche de la "science". Cette méthode compare un échantillon sélectionné au hasard à un groupe de traitement afin d'essayer de déterminer l'impact du projet. Cette méthode est hautement quantitative et repose sur un certain niveau d'évaluation objective pour fonctionner. Si votre programme fonctionne dans le cadre d'un ensemble de paramètres relativement définis, si vous avez accès à un groupe de contrôle approprié et si vous disposez de méthodes d'évaluation standardisées solides (idéalement notées quantitativement ou avec un critère de réussite/échec), cette approche pourrait être la meilleure pour vous.

Retour social sur investissement

La méthodologie du retour sur investissement social est une approche hautement participative qui cherche à évaluer une série d'avantages économiques et sociaux en termes financiers à comparer aux coûts du projet. La méthode vise à définir la valeur financière du gain pour chaque dollar dépensé. Il s'agit d'une méthode très utile pour ceux qui cherchent à trouver une articulation simple, un ratio, pour justifier un investissement social, mais il faut être prudent car trouver des approximations financières pour un changement vraiment intangible peut être aussi difficile que d'identifier des indicateurs à mesurer. Heureusement, il existe une base croissante de ressources à cet égard, telles que l'indice du bonheur global et les comptes financiers du bien-être.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de marquer les réalisations faites sur un projet et d'identifier les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets ainsi que les risques à prévoir.

Suivi et évaluation axés sur les résultats

Il peut s'agir de méthodes inductives ou déductives. Les méthodes inductives seront utilisées pour développer une théorie, par exemple pendant que vous recherchez votre théorie du changement sur la base de la recherche empirique existante. Ensuite, vous pouvez mettre en œuvre votre projet et utiliser des méthodes déductives, une fois que vous avez évalué vos indicateurs clés pour savoir si vous avez atteint les résultats, et parallèlement, si la causalité, la voie du changement s'alignent sur votre théorie du changement. L'utilisation de cette combinaison est souvent appelée "cartographie des résultats", qui vise à évaluer le succès par rapport à un plan théorique.

D'autre part, vous pouvez utiliser une approche plus abductive, dans laquelle vous mettez en œuvre le programme, puis évaluez le changement, et utilisez vos preuves (informations recueillies par rapport à vos indicateurs) pour trouver l'explication la plus simple possible du comment et du pourquoi du changement, et si le programme a "fonctionné".

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).