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Comment rédiger un document sur la portée d'un projet en suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

On parle de dérapage lorsque les exigences de votre projet augmentent lentement tout au long du projet, alors que le calendrier et le budget ne changent pas pour refléter cette croissance. Selon une étude, plus de la moitié des projets sont affectés par ce phénomène. 

Il convient de noter qu'il existe une différence entre la dérive et la surréglementation. Dans ce dernier cas, les exigences peuvent rester les mêmes, mais la charge de travail dépasse le point de rendement décroissant.

Sans un document sur la portée du projet, il est difficile de s'assurer que la portée de votre projet ne s'élargisse pas, ce qui entraîne une augmentation des dépenses et un risque de non-respect des délais. Lisez ce qui suit pour découvrir comment rédiger un document sur l'étendue du projet qui définira correctement l'étendue de votre projet et vous protégera contre toute dérive. 

Qu'est-ce qu'un document sur la portée d'un projet ? 

La portée d'un projet décrit l'ensemble des travaux nécessaires à sa réalisation. Elle comprend les fonctions et les caractéristiques du produit final à livrer, ainsi que tous les facteurs qui définissent la réussite du projet. 

Le document sur la portée du projet, souvent appelé énoncé des travaux, consigne toutes ces caractéristiques, fonctions et exigences que les parties prenantes attendent du projet. Il s'agit de la partie du plan de projet qui décrit le travail à effectuer pour le projet. 

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'identifier les lacunes, les points forts, les meilleures pratiques et les enseignements qui peuvent aider les organisations à améliorer la mise en œuvre des projets et programmes à l'avenir.

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Si un élément n'est pas défini dans le document sur la portée du projet, il est considéré comme hors de portée. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une nouvelle fonctionnalité, mais qu'elle ne figure pas dans le document sur la portée du projet, elle est hors de portée et l'ajouter en tant qu'exigence entraînerait une dérive.

Pourquoi avez-vous besoin d'un document sur la portée du projet ?

L'une des étapes clés de la gestion du champ d'application est la création d'un document sur le champ d'application du projet. Il permet de consigner ce qui a été convenu, afin d'éviter toute confusion tout au long du projet. Sans ce document, les gens doivent se fier à leur mémoire pour se rappeler ce qui a été convenu. 

Un document sur l'étendue du projet permet à votre équipe de ne pas dépasser ou ne pas respecter ses engagements. Sans ce document, des fonctions clés pourraient être oubliées ou omises du projet. Le client pourrait également demander des fonctions supplémentaires. Sans ce document, vous et votre équipe ne disposerez pas de la documentation nécessaire pour prouver que ce qu'il demande est hors de portée et qu'il faudra plus de temps et d'argent pour l'intégrer. 

En fin de compte, un document sur la portée du projet permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ce qui sera et ne sera pas livré dans le cadre du projet. Vous pouvez trouver un modèle de déclaration de portée pour commencer le processus de création de votre propre document de portée de projet.

Qui rédige le document sur la portée du projet ?

Le chef de projet est généralement responsable de la rédaction du document sur la portée du projet. Ce document nécessite la participation du client et des principales parties prenantes, y compris les utilisateurs finaux, les sponsors du projet, les experts en la matière, etc. 

Étant donné que le document doit rassembler les besoins, les souhaits et les points de vue de plusieurs groupes différents, le chef de projet est le mieux placé pour le faire.  

Le logiciel de suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, implique la collecte de données, le suivi des indicateurs clés d'un programme et l'évaluation de la réalisation de ses objectifs.

Comment rédiger un document sur l'étendue des travaux

Voici les trois étapes de la rédaction d'un document sur l'étendue des travaux d'un projet :

Étape 1 : Créez votre modèle

Plusieurs éléments standard doivent être inclus dans chaque document sur l'étendue des travaux. En créant un modèle standard, vous gagnerez du temps tout en vous assurant que vos documents sont toujours cohérents et que rien ne manque. 

Voici les principales sections que vous devriez inclure dans votre modèle :

• L'analyse de rentabilisation :  Il s'agit de la raison d'être du projet et des objectifs finaux que vous espérez atteindre.
• Produits livrables du projet : Une description de tous les produits livrables qui seront fournis au client.
• Critères d'acceptation : Il s'agit d'une liste de critères auxquels les produits livrables doivent répondre pour que le client les accepte. 
• Contraintes : Les contraintes sont des limitations du projet, telles que le manque de temps ou d'argent. Si l'on vous demande d'utiliser un certain processus ou de suivre des directives précises, il peut s'agir de contraintes. 
• Hypothèses : Souvent, au début d'un projet, il y a encore beaucoup d'inconnues. Tout ce que vous devez deviner doit être indiqué ici comme une hypothèse. 
• Exclusions : Cette section couvre tout ce que vous souhaitez préciser qui est hors du champ d'application et ne sera pas inclus dans le projet. 
• Accord : Pour qu'il n'y ait aucun doute quant à l'accord de vos principales parties prenantes sur la portée du projet, vous devez leur demander d'examiner et de signer le document. 

Étape 2 : Rassemblez votre équipe

Votre document sur l'étendue des travaux ne doit jamais être rempli de manière isolée. Une fois que vous avez votre modèle, il est temps de réunir votre équipe de projet, les experts en la matière et les autres parties prenantes pour faire un brainstorming sur les exigences. 

Essayez d'inclure autant de détails que possible. Vous ne voulez pas que les déclarations soient vagues, car les gens pourraient les interpréter différemment. Évitez d'utiliser du jargon et des termes que les lecteurs pourraient ne pas comprendre. Si plusieurs parties prenantes ont des demandes contradictoires, il est important de trouver un compromis adéquat et de le documenter, afin qu'il n'y ait pas de question ultérieure. 

Étape 3 : Soyez clair et concis

Lorsque vous rédigez votre document, veillez à ce que les choses soient claires et faciles à comprendre. Les détails sont importants, mais pas au détriment de la lisibilité et de la cohérence. Plus votre document est long, plus le processus d'approbation sera long, et plus votre projet sera impacté. Veillez à ce que votre document contienne toutes les informations nécessaires, et ne soyez pas vague sur les exigences, les délais, etc. La meilleure façon de réussir est d'être clair sur les attentes, afin que vous et votre client soyez tous deux satisfaits du résultat. 

Étape 4 : Finalisez le document

Une fois que vous avez créé votre document, il est temps de l'envoyer à votre client pour la signature finale. Cela doit se faire avant de terminer votre plan de projet et de commencer à exécuter le projet. Sinon, votre équipe pourrait commencer à travailler pour découvrir qu'une exigence est erronée et qu'elle doit recommencer. 

Une fois le document signé, veillez à le conserver dans un endroit sûr et facilement accessible au cas où des questions relatives à la portée du projet se poseraient tout au long de celui-ci. 

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Créez le document parfait sur la portée du projet 

 Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à créer le document parfait sur l'étendue du projet à chaque fois. Vous pouvez créer et stocker votre modèle et vos documents de portée complétés directement dans le logiciel. Au fur et à mesure que vous créez votre nouveau document d'étendue des travaux, les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires et faire des suggestions. De plus, vous pouvez utiliser des outils d'épreuvage pour envoyer le projet de document à votre client pour examen et approbation. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Suivi et évaluation et mesure de l'impact social - S'agit-il vraiment de deux choses différentes ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

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Quelle est la principale différence ?

La mesure de l'impact social n'est pas si différente de la pratique traditionnelle du suivi et de l'évaluation. En fait, le développement d'une stratégie d'investissement utilise la théorie du changement popularisée par la pratique du suivi et de l'évaluation. La principale différence réside dans la capacité à quantifier financièrement le changement mesuré, afin qu'il puisse s'inscrire dans un cadre d'investissement et dans les stratégies qui y sont associées. Le revers de la médaille est que le S&E peut contenir une grande quantité d'apprentissage et d'informations qui sont exclues de l'objectif plus étroit de la mesure d'impact pour l'investissement. Dans un cas comme dans l'autre, une connaissance approfondie des deux aspects vous permettra de maintenir la pertinence de votre projet pour les bailleurs de fonds traditionnels, ainsi que pour les "nouveaux entrants sur le marché" - les investisseurs d'impact. La maîtrise de ces deux aspects vous permettra également de constituer une mémoire institutionnelle en enregistrant vos apprentissages, tout en établissant un bilan solide de la pratique de l'optimisation des ressources. Les deux pratiques convergent et divergent à différents moments, mais toutes deux ont de la valeur.

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Quantifier votre impact social en termes financiers

Si vous êtes conscient de la nécessité de quantifier votre impact social en termes financiers, cela peut modifier le type d'indicateurs sur lesquels vous choisissez de vous concentrer, car certains peuvent être difficiles à relier à un indicateur financier fiable. En même temps, ces changements non quantifiables (en termes financiers) sont souvent très significatifs pour expliquer les changements qui ont eu lieu, ou pour décrire les transformations significatives qui ont eu lieu chez les individus ou les organisations, lorsque cette transformation était une condition nécessaire à la réalisation de l'impact final.

En gardant cela à l'esprit, il est important d'adopter une approche bien informée lorsque vous concevez votre système de suivi et d'évaluation afin de pouvoir montrer l'impact social. Choisir des indicateurs qui servent votre impact social ou vos décisions d'investissement vous aidera à renforcer la façon dont vous pensez au changement, comme étant significatif pour l'amélioration des moyens de subsistance, du bien-être ou de la durabilité, mais ces indicateurs ne doivent pas être les seuls que vous incluez dans votre processus analytique.

Un exemple : Programme d'emploi des jeunes

Prenons l'exemple d'un programme d'emploi des jeunes. Votre objectif d'impact social peut mesurer la valeur actuelle des revenus des anciens participants au programme, par rapport aux coûts liés à l'acquisition de compétences et à la mise en relation avec des opportunités d'emploi (les activités de votre programme), mais comme votre équipe de mise en œuvre ne le sait que trop bien, c'est la profonde transformation personnelle dont ont fait état tant de vos bénéficiaires qui leur a véritablement permis d'intégrer le monde du travail. Vous pouvez peut-être attribuer une valeur financière à leurs revenus, mais il est un peu plus difficile d'attribuer une valeur monétaire au bien-être accru, à l'épanouissement personnel et au développement d'un sentiment d'autonomie alors que les jeunes ont surmonté des défis antérieurs et réalisé ce qui leur semblait impossible ! Montrer les retombées sociales à vos investisseurs sociaux sera formidable, mais savoir comment vous y êtes parvenu est vraiment la "recette secrète" sur laquelle repose le succès de l'investissement. Pour recueillir ces informations, vous avez peut-être utilisé des méthodes de collecte de résultats, par le biais de groupes de discussion, d'enquêtes continues ou d'activités de journalisation pour saisir ces changements, qui font tous partie des méthodes mixtes, du S&E complexe.

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Les points communs

Les deux secteurs présentent des outils et des systèmes permettant de comprendre le changement et la valeur. Examinez-les et trouvez ce qui vous permettra de mieux communiquer le changement que vous créez. Sauf incohérence logique flagrante entre les méthodes, rien ne vous empêche d'innover dans ce domaine.

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Quelle est l'importance du suivi et de l'évaluation dans la gestion de projet ?

Les gestionnaires de projet peuvent suivre et évaluer la mise en œuvre de leurs projets pour s'assurer que les ressources sont utilisées de manière appropriée. Ce document fournit des conseils sur la manière de planifier la durabilité des projets et de procéder à l'avenir.

Objectif du suivi et de l'évaluation

Le but du suivi et de l'évaluation (S&E) est d'améliorer les performances du projet et de l'organisation afin que vous puissiez atteindre vos objectifs. Le suivi est une partie du S&E qui fournit des informations détaillées sur les activités évaluées et sur les améliorations à apporter.

En quoi consiste le suivi et l'évaluation dans la gestion de projet ?

Les plans sont suivis pour s'assurer qu'ils sont respectés. Le suivi est utilisé pour évaluer les données acquises. L'évaluation d'un projet ou d'un programme est une appréciation systématique et objective du projet ou du programme achevé (ou d'une phase d'un projet ou d'un programme en cours).

Quelle est l'importance du suivi de projet ?

Le suivi de la bonne exécution des différentes tâches du projet, du travail et des résultats de vos collaborateurs, permet de s'assurer que votre équipe est efficace et que les objectifs définis sont atteints. En outre, le suivi du projet permet de calculer le budget en fonction du temps écoulé.

Quelle est l'importance du suivi et de l'évaluation dans la gestion de projet ?

Ensemble, le suivi et l'évaluation fournissent les données nécessaires à la planification stratégique, à la conception et à la mise en œuvre de programmes et de projets, ainsi qu'à l'affectation et à la réaffectation plus efficaces des ressources.

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Pourquoi le suivi et l'évaluation ?

Un système de suivi et d'évaluation (S&E) peut être un outil efficace pour améliorer la qualité de la planification et de la gestion des projets. Le suivi est un outil que les gestionnaires de projet utilisent pour s'assurer que les intrants, les activités, les extrants et les facteurs externes sont réalisés comme prévu, ainsi que pour suivre l'avancement des projets.

Quels sont les avantages du suivi et de l'évaluation ?

En outre, il fournit une base plus solide pour collecter des fonds et influencer les politiques en évaluant le lien crucial entre les exécutants et les bénéficiaires sur le terrain.

Quels sont les objectifs du suivi ?

Un système de suivi des activités est un moyen d'observer et d'enregistrer les activités qui se déroulent dans un projet ou un programme. Le suivi est un processus de collecte régulière d'informations sur tous les aspects du projet. Le suivi permet de s'assurer que le projet se déroule comme prévu. L'observation est un processus systématique et ciblé.

Quels sont les quatre principaux objectifs du suivi ?

• Le processus d'apprentissage à partir des expériences afin d'améliorer les pratiques et les activités futures.
• L'utilisation des ressources et les résultats obtenus doivent faire l'objet d'une reddition de comptes en interne et en externe.

Quel est l'objectif principal de l'évaluation ?

Une évaluation est une appréciation critique d'un programme. Elle permet d'analyser les activités, les caractéristiques et les résultats d'un programme. 

Que fait un gestionnaire de projet de S&E ?

Les professionnels du S&E sont essentiels pour suivre et mettre à jour les données de S&E, ainsi que pour s'assurer que ces données sont de la plus haute qualité. Ils doivent mettre en place et concevoir des systèmes et des outils de suivi. Les outils de collecte de données.

Quelles sont les 4 étapes du suivi ?

• La conception d'un plan de suivi efficace est la première étape.
• La deuxième étape consiste à concevoir un mécanisme de rapport efficace.
• La troisième étape consiste à formuler des recommandations pour améliorer le projet.
• La quatrième étape consiste à s'assurer que les directives et les recommandations sont suivies de manière cohérente.

Quelle est la différence entre le suivi et l'évaluation dans la gestion de projet ?

Le suivi fait référence à un processus organisé de supervision et de vérification des activités d'un projet pour déterminer s'il est capable d'atteindre ses objectifs. En revanche, l'évaluation est un processus scientifique qui mesure le succès d'un projet ou d'un programme dans la réalisation de ses objectifs.

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Qu'est-ce que le système d'information de gestion de projet ?

Les projets sont constitués de données provenant de l'environnement interne et externe. Les données recueillies dans le cadre du projet sont précieuses et doivent être stockées pour une utilisation future. Le système d'information de gestion de projet (SIGP) est une application logicielle utilisée pour stocker, organiser et contrôler les données et les informations du projet. Avec l'aide de ces données, les gestionnaires de projet peuvent facilement exécuter les livrables du projet sans avoir besoin de fournir les données réelles aux membres de l'équipe. Il existe plusieurs SIGP disponibles sur le marché pour gérer et contrôler les données du projet. Bien qu'il existe des différences entre les différents systèmes, les caractéristiques essentielles sont communes. Voici les caractéristiques essentielles des systèmes d'information de gestion de projet.

Nécessité d'un système d'information de gestion de projet

Avec les anciens systèmes traditionnels de gestion de projet, les gestionnaires de projet ont eu des difficultés. Cela est dû à diverses raisons comme la gestion des données et des informations concernant le projet. En outre, le cloisonnement des équipes de projet entraîne des problèmes tels que le manque de coordination et de collaboration entre les équipes. La communication et les connaissances entre les autres équipes sont également en retard dans le système traditionnel de gestion de projet. Pour surmonter ces problèmes, le système d'information de gestion de projet a été développé comme un outil logiciel que les gestionnaires de projet peuvent utiliser pour gérer et communiquer avec le projet. Il offre diverses caractéristiques et avantages par rapport à la gestion de projet traditionnelle.

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Caractéristiques essentielles du système d'information de gestion de projet

Un système d'information de gestion de projet nécessite des caractéristiques essentielles pour gérer ses différentes fonctions. Voici quelques-unes des caractéristiques importantes qu'un SIGP doit posséder :

Planification et ordonnancement

C'est l'une des fonctions les plus importantes de la gestion de projet. Lorsque vous lancez un projet, le plan et le calendrier sont les deux composantes importantes. Le SIGP aura des outils de planification avec lesquels le projet peut être contrôlé. Le calendrier est communiqué aux membres de l'équipe pour qu'ils s'y conforment. La planification du projet est plus facile avec le SIGP puisque la disponibilité des ressources et les coûts peuvent être facilement liés à la planification.

Budget et estimation

Le budget et l'estimation sont des fonctions qui sont combinées avec le plan et le calendrier du projet. La raison en est que les coûts sont affectés à chaque tâche du projet. L'estimation de l'ensemble du projet est calculée en estimant les coûts de chaque tâche. Elle permet de suivre le flux actuel et les dépenses du projet. L'estimation doit prendre en compte les ressources du projet, le temps disponible et le budget du client.

Gestion des ressources et des achats

Les ressources du projet peuvent être de plusieurs types : ressources humaines, ressources matérielles, machines, etc. La gestion des ressources est essentielle car elle permet de calculer le temps et le coût de chaque tâche. Les coûts d'acquisition de biens ou de services sont gérés. La gestion des ressources est essentielle, car elle permet de calculer le temps et le coût de chaque tâche.

Performance du projet

La mesure de la performance de la gestion est une autre fonctionnalité disponible dans le SIGP. Les plans existants sont mis à jour en cas de changements effectués en interne ou par les clients. Certains de ces changements doivent être acceptés et mis à jour dans le plan du projet. L'état actuel du projet est identifié à l'aide de calculs tels que l'estimation de l'achèvement, l'estimation de l'achèvement, la variation de l'achèvement, etc.

Rapports d'avancement et communication

Les rapports sont générés pour chaque tâche et projet afin de comprendre et de livrer le travail effectué. Ils sont utilisés pour les projets futurs afin de tirer des enseignements positifs du projet. Le système de gestion de projet permet de générer des rapports d'avancement pour communiquer avec les différents membres de l'équipe et les parties prenantes. Les rapports sont analysés pour toute sélection qui est faite. Le SIGP est utile pour communiquer avec les différents membres de l'équipe de projet.

Intégration

Le cloisonnement est le principal problème en matière de gestion de projet. Cela est dû au fait que les équipes travaillent sur des aspects différents. Pour surmonter ces défis, le SIGP est très utile pour maintenir l'intégration des données dans le projet. Plusieurs applications et programmes sont intégrés au SIGP afin que les informations soient collectives et puissent produire des informations productives et utiles. Les informations nécessaires peuvent être collectées ou analysées efficacement.

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Avantages du système d'information de gestion de projet

Comme nous l'avons vu, le système traditionnel de gestion de projet présente certains inconvénients qu'il faut surmonter. Cependant, le système d'information sur la gestion de projet offre plusieurs avantages, dont voici quelques-uns.

Une meilleure collaboration et un meilleur travail d'équipe

Les équipes peuvent collaborer et travailler ensemble car la communication est efficace avec le système d'information de gestion de projet. Comme les équipes travaillent ensemble, le temps et les coûts sont réduits. En outre, tout changement ou problème peut être immédiatement adressé aux autres équipes, qui peuvent alors y travailler instantanément. Un autre avantage est la documentation qui est plus facile à transmettre entre les membres de l'équipe.

Avantage concurrentiel

Les équipes de projet ont migré vers le système basé sur PMIS pour en tirer des avantages. La concurrence dans l'industrie n'est abordée qu'en utilisant des technologies nouvelles et de pointe. Ici, avec l'aide de PMIS, chaque processus est géré efficacement sans prendre beaucoup de temps et de coûts. Plus de projets sont réalisés avec l'augmentation du nombre de clients.

Garder la trace de tout

L'avantage principal de l'utilisation du SIGP est la concentration et le suivi qu'il permet. Les chefs de projet peuvent travailler sur l'objectif du projet à l'aide de divers outils et techniques. Par exemple, la planification, l'estimation, la gestion, etc. ont permis de se concentrer sur l'objectif du projet. Le contrôle complet du projet est assuré avec l'aide de ce SIGP. Le coût et le temps sont les deux facteurs importants qui ont été suivis facilement avec le système de gestion des projets.

Capacités de prise de décision

La prise de décision est l'un des rôles les plus importants du chef de projet. Rien ne sera un problème quand un projet va bien, et si un projet a perdu le contrôle, les conséquences seront graves. Avec le SIGP, les défis qui arrivent dans le projet peuvent être traités efficacement afin que les gestionnaires de projet puissent prendre les décisions de la bonne manière. Par exemple, tout changement ou problème dans le projet sera résolu immédiatement sans prendre beaucoup de temps.

Gérer plusieurs projets à la fois

Le nombre de projets pouvant être gérés avec le SIGP est plus important. Comme il s'agit d'un outil logiciel, plusieurs projets sont gérés efficacement en se concentrant sur les paramètres essentiels. Les risques d'erreurs et de défaillances sont également réduits grâce au SIGP. Les projets sont gérés simultanément avec cette option avancée. 

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Comment choisir un système d'information sur la gestion de projets

Tous les systèmes d'information sur la gestion de projets ne sont pas identiques, c'est pourquoi il faut choisir celui qui convient au projet. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors de la sélection d'un système d'information de gestion de projet. Voici quelques facteurs qui aideront à sélectionner le bon SIGP pour le projet.

Adéquation

L'adéquation fait ici référence à divers aspects tels que la taille du projet, la taille de l'équipe, le coût de la suite PMIS, etc. La compatibilité et les autres facteurs sont vérifiés avant de sélectionner le SIGP pour l'organisation.

Facilité d'utilisation

La facilité d'utilisation diffère d'un système SIGP à l'autre. La facilité d'utilisation du SIGP doit être prise en compte lors de sa sélection. Les membres de l'équipe ne doivent pas trouver difficile de travailler avec lui.

Fonctionnalités

L'étape suivante est la sélection des fonctionnalités qui sont disponibles dans le système. La plupart des systèmes SIGP ont les fonctions de base essentielles pour gérer le projet, mais les fonctions requises sont sélectionnées en fonction des besoins.

Application mobile

La disponibilité de l'application mobile doit être vérifiée avant d'acheter le système d'information de gestion de projet. L'application mobile sera utile aux utilisateurs pour gérer la tâche efficacement sans avoir besoin d'un ordinateur, et donc elle est attendue.

Communication

La plate-forme ou l'option de communication et de partage des fichiers est vérifiée lors de la sélection du SIGP. Ici, il est important de communiquer avec les membres de l'équipe du projet.

Intégration d'applications tierces

Il est prévu d'intégrer des applications tierces au SIGP afin de le rendre plus efficace. En outre, elles aideront à gérer les tâches grâce à l'intégration et à la collaboration avec les autres tâches.

Exemples de systèmes d'information sur la gestion de projets

Plusieurs systèmes d'information de gestion de projet sont disponibles sur le marché. En fonction des besoins et du budget, on peut choisir celui qui est nécessaire à l'organisation. 

En dehors de ceux-ci, il existe de nombreux autres logiciels de gestion de projet disponibles. Le choix de l'outil logiciel est uniquement basé sur les exigences, les budgets et la facilité d'utilisation.

Conclusion

On comprend clairement qu'avec le système d'information de gestion de projet, les défis rencontrés dans le système traditionnel sont surmontés. Il permet également de répondre aux divers autres avantages de la gestion de projet pour les gestionnaires de projet. Les caractéristiques et les fonctions du SIGP permettent aux chefs de projet de travailler efficacement avec lui. Comme la gestion de projet est la tâche principale des chefs de projet, un outil qui les aide dans toutes leurs tâches serait utile. Cette application logicielle informatique avancée aide les chefs de projet à gérer les tâches liées au projet de manière efficace et effective.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Ces mesures permettent au chef de projet de voir comment les différents domaines fonctionnent et lesquels doivent être améliorés. Pour ce faire, il convient de définir des indicateurs clés de performance adaptés à l'objectif de chaque rôle. Cela peut être lié au coût, au temps ou au service par exemple. Sans eux, il est difficile de voir et de mesurer les progrès.

Lors de la réalisation d'un projet, l'enjeu est souvent important. Il est important que chaque personne travaillant sur le projet soit consciente de son objectif personnel et de celui du projet. Les indicateurs clés de performance permettent de s'assurer qu'un projet reste sur la bonne voie.

Avant de définir des indicateurs clés de performance pour votre projet, il est important de comprendre les avantages des mesures de gestion de projet. Réfléchissez également aux indicateurs clés de performance à utiliser et à quel moment.

Apprenez-en plus sur ce sujet dans cet article créé par notre équipe de gestion de projet.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, Grâce aux données collectées et à un plan d'évaluation, le  cadre de suivi des résultats permet de suivre et de contrôler les activités afin de mieux gérer les résultats.

Alors, pourquoi utiliser des indicateurs de gestion de projet ?

Le respect des délais, du budget, de la qualité et de l'efficacité sont tous des facteurs critiques pour votre projet et doivent être mesurés en cours de route. S'ils ne sont pas mesurés, des problèmes peuvent survenir trop tard pour être résolus ou les ressources peuvent manquer pour achever le projet. Cela peut être coûteux, stressant et démotivant pour l'équipe.

Un chef de projet peut utiliser les indicateurs clés de performance de la gestion de projet comme un outil de motivation ; ils doivent donc être quantifiables et cohérents. Lorsqu'une équipe est unie vers un objectif commun, la performance d'un individu sur un ICP peut faire ressortir sa contribution au projet. Celle-ci peut alors être reconnue et récompensée équitablement. Un ICP peut encourager la compétition au sein de l'équipe, être utilisé comme un facteur de motivation et servir de base à des incitations pour maintenir la dynamique.

Les indicateurs prouvent leur valeur

Il existe des indicateurs de gestion de projet liés aux coûts, qui peuvent prouver la valeur d'une équipe et du projet. Par exemple, un prestataire de services à la clientèle peut mesurer le temps qu'un client passe dans une file d'attente. Cela peut aider à comprendre l'expérience client fournie.

La définition de paramètres de gestion de projet est essentielle pour améliorer la façon dont les projets sont gérés et réalisés. Ils peuvent également être utilisés pour démontrer et prévoir les améliorations d'une année sur l'autre.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de guider les activités de suivi et évaluation.

Les indicateurs améliorent les performances

En mettant en place des indicateurs de gestion de projet et en les communiquant largement au sein de l'entreprise, les employés comprennent ce que l'on attend d'eux. Ils sauront également comment leurs progrès sont mesurés. La définition de paramètres permet de lever les incertitudes et de mieux comprendre la tâche à accomplir. Cela permet de prendre des décisions en toute connaissance de cause et peut conduire à une amélioration des performances.

Si un projet semble être en retard sur le calendrier, le chef de projet peut suivre le moment où un membre de l'équipe prend ses pauses. Il peut alors ajuster les horaires pour s'assurer que le projet respecte la date d'achèvement.

Définir des indicateurs clés de performance efficaces

Les objectifs de performance importants doivent être mesurés à l'aide d'un indicateur de performance clé.

Un indicateur clé de performance efficace doit être convenu par toutes les parties avant le début du projet. Cela permettra de mieux comprendre le projet et les attentes. Un indicateur de performance clé solide doit donner à l'employé les moyens d'agir et lui fournir les informations dont il a besoin pour accomplir son travail.

Lorsque vous définissez un ICP, vous devez réfléchir à ce qui compte le plus et le relier à votre stratégie. L'ICP doit fournir les réponses aux questions les plus importantes, en accord avec la culture de votre organisation. Un ICP doit également être réaliste, rentable et tenir compte des contraintes et des délais.

Ils doivent être simples et avoir un sens pour l'organisation, ce qui permet de bien voir l'objectif final. En outre, un ICP doit être clairement mesurable et équitable pour tous. L'ICP doit être cohérent et soutenu par des données réelles. Vous devez mesurer régulièrement l'ICP et ajuster les performances pour atteindre le résultat requis. L'ICP doit servir de base à la prise de décisions critiques tout au long du projet et être aligné sur les objectifs.

Il est avantageux de faire en sorte que l'ICP reflète les succès antérieurs de l'organisation. L'ICP doit être aligné sur les objectifs du projet de l'entreprise.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de définir des indicateurs de projets qui sont des outils importants pour évaluer, cibler et suivre les performances.

Les huit indicateurs clés de performance les plus importants en matière de gestion de projet

Comme nous l'avons mentionné, il existe différents types d'indicateurs qui peuvent être utilisés pour suivre votre projet et son évolution. Ils vous aideront à comprendre les domaines dans lesquels vous réussissez et ceux qui doivent être améliorés pour que votre projet soit mené à bien.

Voici quelques types de mesures à envisager pour votre projet.

Indicateur clé de performance de la valeur planifiée ( VP ) du projet

De quoi s'agit-il ?

La valeur planifiée est le coût estimé de votre projet, y compris les activités planifiées et prévues.

Que mesure-t-elle ?

L'ICP mesure la part de votre budget qui a été utilisée par rapport à ce qu'il reste à acheter. Vous pouvez l'utiliser avec d'autres ICP pour le projet afin de comparer le calendrier et le coût.

Comment le mesurer ?

La valeur planifiée peut être calculée à l'aide de deux formules :

Valeur planifiée = (les heures restantes prévues sur le projet) X (le taux horaire du travailleur du projet).

Valeur planifiée = (pourcentage planifié des tâches restant à accomplir) X (budget du projet)

Si vous travaillez sur un projet d'un an avec un budget total de 125 000 $, vous pouvez mesurer la valeur planifiée à la fin du premier trimestre. Au bout de trois mois, vous devriez avoir réalisé 25 % des activités du projet, et il vous reste 75 % à réaliser. Si vous respectez le calendrier, vous aurez peut-être dépensé un quart des fonds à ce stade. Il s'agit de la valeur planifiée du projet. Si vous avez effectivement dépensé plus à ce jour, cela signifie que votre coût réel a été plus élevé que la valeur planifiée.

Autrement connu sous le nom de :

Cette mesure est également appelée coût budgété du travail prévu.

Qualité et satisfaction du client

Qu'est-ce que c'est ?

L'assurance qualité est une mesure axée uniquement sur les clients. Il peut s'agir du service fourni, de l'expérience du client et de sa satisfaction.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, offre comme avantage des indicateurs quantitatifs, des indicateurs qualitatifs et des indicateurs hybrides.

Que mesure-t-elle ?

L'indice de satisfaction de la clientèle (ISC) est le système le plus largement utilisé pour mesurer la satisfaction des clients. Le taux de recommandation net est une autre méthode de mesure de la satisfaction des clients. Le taux de recommandation net mesure la fidélité des clients, en déterminant la probabilité qu'un client recommande l'entreprise à une autre personne.

Comment la mesurer ?

Chaque entreprise et chaque projet peut choisir différents moyens de mesurer la qualité et la satisfaction des clients, en fonction de l'importance de chaque variable. Il peut s'agir du nombre de plaintes reçues, des recommandations en ligne, des résultats des formulaires de commentaires et des résultats des enquêtes.

Marge bénéficiaire brute

De quoi s'agit-il ?

Cette mesure, qui s'exprime en chiffres, est directement liée au résultat net et peut prédire le succès ou l'échec plus rapidement que les autres mesures.

Que mesure-t-elle ?

Plus la marge bénéficiaire brute est élevée, plus l'entreprise se porte bien. Chaque projet entrepris au sein de l'entreprise doit contribuer au bénéfice de l'entreprise. La marge est le pourcentage de chaque dollar gagné après déduction des coûts.

Comment la mesurer ?

Marge bénéficiaire brute = (bénéfice total - coûts totaux) /100

Heures planifiées et heures travaillées

De quoi s'agit-il ?

Avant de commencer un projet, il est important de planifier le nombre d'heures de travail qui seront nécessaires pour le mener à bien, en incluant le nombre d'heures de chaque membre de l'équipe. Ce nombre sera utilisé comme mesure des heures planifiées.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de déterminer si votre programme est efficace ou pas.

Que mesure-t-il ?

Périodiquement, vous devez mesurer le nombre d'heures qui ont été effectivement travaillées sur le projet. Une fois le projet terminé, ce chiffre correspondra aux heures travaillées.

Comment le mesurer ?

Les heures prévues peuvent être comparées au nombre d'heures effectivement travaillées, ce qui vous permet de voir à quel point votre estimation était juste et si des modifications doivent être apportées au délai du projet. Vous devrez peut-être aussi ajuster les coûts pour payer les heures travaillées requises.

Indice de performance des coûts (IPC)

Qu'est-ce que c'est ?

Le CPI est utilisé dans la gestion de projet comme un indicateur clés de performance pour mieux comprendre les coûts réels associés à un projet.

Que mesure-t-il ?

Il peut être utilisé pour prévoir les performances et allouer les fonds de manière efficace.

Comment le mesurer ?

Calcul : CPI = Valeur acquise / Coûts réels

Si votre résultat est supérieur à un, votre projet est en bonne voie pour se terminer en dessous des coûts prévus. En revanche, si votre résultat est inférieur à un, à ce rythme, votre projet risque de dépasser les coûts prévus.

Valeur acquise

Qu'est-ce que c'est ?

Ce indicateur clés de performance est un contrôle de la réalité pour le gestionnaire de projet. Il utilise la stratégie pour fournir une orientation en montrant la valeur que vous avez gagnée à partir de l'argent dépensé à ce jour.

Que mesure-t-il ?

La valeur acquise utilise des dates spécifiques pour comparer la valeur du travail accompli par rapport au budget approuvé pour le projet.

Comment la mesure-t-on ?

Valeur acquise ( VA ) = % du travail achevé / Budget à l'achèvement 

Autrement connu sous le nom de :

• La valeur acquise est également appelée coût budgété des travaux réalisés.
• Écart de calendrier 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet, grâce à ses indicateurs de performance, d'expliquer les caractéristiques intangibles, les propriétés, les concepts abstraits et les processus qualitatifs d'un projet.

Qu'est-ce que c'est ?

Cette mesure peut être utilisée comme un indicateur pour savoir si votre projet est en avance ou en retard sur le calendrier.

Que mesure-t-il ?

La variation du calendrier mesure vos estimations de temps et de budget, et la façon dont elles sont maintenues.

Comment la mesurer ?

Soustrayez votre valeur prévue (budget total divisé par le nombre total d'heures prévues) de votre valeur acquise (total des dépenses effectuées jusqu'à présent divisé par le nombre total d'heures travaillées jusqu'à présent). Si votre VA est positive, cela signifie que votre projet dépasse le budget ou le temps imparti. Si votre VA est négative, cela signifie que votre projet est inférieur au budget ou au temps imparti.

Retour sur investissement ( RSI )

Qu'est-ce que c'est ?

Le RSI aide un gestionnaire de projet à quantifier la valeur du projet et à comprendre la rentabilité d'un investisseur. Il est souvent utilisé avant le lancement d'un projet pour déterminer quel sera le rendement.

Que mesure-t-il ?

Le calcul du retour sur investissement mesure la valeur financière du projet par rapport à son coût.

Comment le mesurer ?

Calcul : RSI = (gain de l'investissement moins le coût de l'investissement) divisé par le coût de l'investissement.

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